TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH TIỂU LUẬN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ ĐỀ TÀI: ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP ENTERPRISE RESOURCE PLANNING – ERP TẠI DOANH NGHIỆP V
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
TIỂU LUẬN
THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ
ĐỀ TÀI: ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING –
ERP) TẠI DOANH NGHIỆP VINAMILK
Gv hướng dẫn : Th.s Nguyễn Thị Hồng Vân Sinh viên thực hiện : Lê Thu Trang
MSV : 1512230095 Lớp : TMA306.1
Trang 2MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 2
I CƠ SỞ LÝ LUẬN 3
1 Tổng quan về hoạch định nguồn lực doanh nghiệp – ERP 3
a) Khái niệm: 3
b) Chức năng cơ bản của ERP: 3
c) Lịch sử phát triển của ERP 3
2 Lợi ích, khó khăn khi ứng dụng ERP tại doanh nghiệp: 4
a) Lợi ích: 4
b) Khó khăn: 5
II THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING – ERP) TẠI DOANH NGHIỆP VINAMILK 6
1 Giới thiệu về doanh nghiệp 6
a) Công ty Vinamilk 6
b) Ngành kinh doanh: 6
c) Tầm nhìn và sứ mệnh 6
d) Sản phẩm: 7
e) Khách hàng mục tiêu: 7
f) Thị trường: 7
g) Kết quả kinh doanh: 8
h) Số lượng nhân viên: 8
2 Ứng dụng hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp (Enterprise Resourse Planning – ERP) tại doanh nghiệp Vinamilk 8
a) Quá trình ứng dụng ERP 8
b) Khó khăn trong quá trình thực hiện dự án ERP 9
c) Lý do thành công: 9
d) Kết quả đạt được sau khi ứng dụng ERP: 10
e) Tích hợp với hệ thống thông tin của doanh nghiệp 11
III BÀI HỌC KINH NGHIỆM 12
Trang 3LỜI MỞ ĐẦU
Trong giai đoạn phát triển bùng nổ của khoa hoc công nghệ, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng gay gắt Doanh nghiệp muốn tồn tại trên thị trường thì phải không ngừng đổi mới, ứng dụng công nghệ vào sản xuất kinh doanh Ngày nay việc ứng dụng công nghệ thông tin vào sản xuất trở nên phổ biến và là một yếu tố cần thiết không thể thiếu bởi vì có công nghệ thì mới tăng năng suất, giảm nhẹ khối lượng công việc tay chân, tiết kiệm thời gian, chi phí và cho thấy rõ ràng hiệu quả công việc
ERP (Enterprise Resource Planning) - Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là giải pháp ứng dụng tối ưu cho doanh nghiệp Giúp cho năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn Doanh N có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công… vừa đủ để sản xuất, kinh doanh Vinamilk là một trong những doanh nghiệp đi đầu trong ứng dụng ERP vào hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Việc tìm hiểu về ứng dụng ERP tại VNM sẽ giúp chúng ta hiểu sâu hơn về ERP và có những bài học kinh nghiệm trong việc ứng dụng ERP
Trang 4I CƠ SỞ LÝ LUẬN
1 Tổng quan về hoạch định nguồn lực doanh nghiệp – ERP a) Khái niệm:
ERP – Enterprise Resourse Planning là phần mềm trên máy tính có chức năng
hỗ trợ và tự động hóa toàn bộ hoạt động nghiệp vụ của mọi nhân viên trong doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý toàn diện doanh nghiệp Có thể đơn giản về ERP là phần mềm phục vụ tin học hóa tổng thể doanh nghiệp.
ERP theo chuẩn quốc tế giới hạn trong phạm vi hoạch định tổng thể các nguồn lực doanh nghiệp, bao gồm:
+ Nhân lực (con người) + Vật lực (tài sản, thiết bị,…) + Tài lực (tài chính)
b) Chức năng cơ bản của ERP:
Quản trị nguồn nhân lực Quản trị tài chính
Quản trị sản xuất Quản trị nguồn cung Quản trị hoạt động sản xuất kinh doanh Quản trị quan hệ khách hàng
c) Lịch sử phát triển của ERP
Thị trường ERP Việt Nam đi sau khoảng 10-15 năm so với thị trường ERP ở Châu Âu và Mỹ Số lượng chuyên viên tư vấn có khả năng triển khai những dự án ERP quy mô lớn vẫn còn rất ít, chủ yếu cần có sự trợ giúp từ các chuyên viên tư vấn nước ngoài.
Trang 52003, thị trường ERP Việt Nam bắt đầu phát triển.
2004, thị trường ERP phát triển trên nhiều phân khúc doanh nghiệp cả lớn
và nhỏ Nhiều dự án ERP quy mô lớn được triển khai tại các công ty: Bibica, Tổng công ty lương thực miền nam, Savimex và Vinamilk.
Tiếp đến 2010, ứng dụng ERP phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam từ các doanh nghiệp lớn tới cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
2 Lợi ích, khó khăn khi ứng dụng ERP tại doanh nghiệp:
a) Lợi ích:
- Tiếp cận Thông tin quản trị đáng tin cậy:
ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin Nếu không
có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn để có được thông tin cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động của công ty Với hệ thống ERP, điều này có thể được thực hiện một cách dễ dàng bằng cách sử dụng một phần mềm ứng dụng và trong thời gian thực1 Ngoài ra, hệ thống ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng Hơn nữa, hệ thống ERP không chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày, mà còn nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng.
- Công tác Kế toán chính xác hơn:
Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các công ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công Phần mềm kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản Hơn nữa, một phần mềm
kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ cho việc ứng dụng các quy trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng.
- Cải tiến quản lý hàng tồn kho:
Trang 6Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong phần mềm ERP cho phép các công ty theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó
mà giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả sản xuất.
Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các công ty nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong quy trình sản xuất Chẳng hạn, nhiều công ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch sản xuất một cách thủ công dẫn đến tính toán sai và điều này gây nên các điểm thắt cổ chai trong quá trình sản xuất và do đó do đó thường sử dụng không hết công suất của máy móc và công nhân Nói cách khác, điều này có nghĩa là áp dụng một hệ thống hoạch định sản xuất hiệu quả có thể làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm.
- Quản lý nhân sự hiệu quả hơn:
Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương giúp sắp xếp hợp lý các quy trình quản lý nhân sự và tính lương, do đó làm giảm chi phí quản lý đồng thời giảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương.
- Các quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn:
Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các quy trình kinh doanh để giúp phân công công việc được rõ ràng và giảm bớt những rối rắm và các vấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của công ty.
d) Khó khăn:
- Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) về cơ bản sẽ làm tha đổi toàn bộ hệ thống thông tin trong doanh nghiệp và tác động đến hai khối nguồn lực của doanh nghiệp: công nghệ và con người
- Rất khó lường trước được tỷ lệ giũa con người và công nghệ trong triển khai ERP vì trong dự án này có sự kết hợp vừa phức tạp, vừa tinh tế giữa phần cứng, phần mềm, người quản lý và người sử dụng Trung bình một dự án liên quan đến hàng nghìn đầu việc, dù triển khai một module hay nhiều module, sự thống nhất giữa các module đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ và thống nhất để đảm bảo sự thành công của dự án.
Trang 7Các vấn đề trong triển khai dự án: Quy mô dự án, nhân sự thực hiện, quản trị rủi ro, kế hoạch và thời hạn thực hiện, nguồn vốn, chính sách của tổ chức, cơ hội kinh doanh, thiếu sót không lường trước được, giao diện, thích nghi với thay đổi quy trình làm việc…
Trang 8II THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING – ERP) TẠI DOANH NGHIỆP VINAMILK
1 Giới thiệu về doanh nghiệp a) Công ty Vinamilk
- Vinamilk là tên viết tắt của công ty sữa Việt Nam, được thành lập trên quyết định số155/2003QĐ-BCN ngày 10 năm 2003 của Bộ Công nghiệp về chuyển doanh nghiệp Nhà nước Công Ty sữa Việt Nam thành Công ty Cổ Phần Sữa Việt Nam Giấy phép đăng ký kinh doanh: Lần đầu số 4103001932 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 20/11/2003 Lần sau số: 0300588569 cấp ngày 12/10/2009.
e) Ngành kinh doanh:
Ngành, nghề kinh doanh và các sản phẩm chính:
Sản xuất và kinh doanh sữa hộp, sữa bột, bột dinh dưỡng, bánh, sữa tươi, sữa đậu nành, nước giải khát và các sản phẩm từ sữa khác Ngoài ra, công ty Vinamilk còn kinh doanh thực phẩm công nghệ, thiết bị phụ tùng, vật tư, hóa chất, nguyên liệu; kinh doanh nhà, môi giới cho thuê bất động sản; kinh doanh kho bãi, bến bãi;
kinh doanh vận tải bằng ô tô, bốc xếp hàng hóa; sản xuất mua bán rượu, bia, đồ uống, thực phẩm chếbiến, chè uống, cà phê rang – xay – phin – hòa tan; và sản xuất, kinh doanh một số ngành nghề khác theo phạm vi cho phép của pháp luật
f) Tầm nhìn và sứ mệnh
Tầm nhìn: Vinamilk tập trung mọi nguồn lực để trở thành công ty sữa và thực phẩm có lợi cho sức khỏe với mức tăng trưởng nhanh, bền vững nhất tại Việt Nam bằng chiến lược xây dựng các dòng sản phẩm có lợi thế cạnh tranh dài hạn
Sứ mệnh: Vinamilk không ngừng đa dạng hóa các dòng sản phẩm, mở rộng lãnh thổ phân phối nhằm duy trì vị trí dẫn đầu bền vững trên thị trường nội địa và tối
Trang 9đa hóa lợi ích của cổ đông công ty Vinamilk mong muốn trở thành sản phẩm được yêu thích nhất ở mọi khu vực, lãnh thổ
Vì thế Vinamilk tâm niệm rằng chất lượng, sáng tạo là người bạn đồng hành của Công ty và xem khách hàng là trung tâm và cam kết đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng
g) Sản phẩm:
Có hơn 250 sản phẩm với các ngành hàng chính: sữa nước; sữa chua; sữa bột và bột dinh dưỡng; sữa đặc có đường; kem, phô mai; sữa đậu nành; nước trái cây và nước giải khát.
- Vinamilk: Sữa chua thanh trùng, tiệt trùng, sữa chua ăn, sữa chua uống, kem, phô mai, sản phẩm dinh dưỡng cho người lớn, sữa chua men sống.
- Dielac: Dành cho trẻ em, dành cho bà mẹ.
- Ridielac: Dành cho trẻ em
- V-fresh: Nước trái cây, nước trái cây sữa, trà, nước nha đam, nước mơ ngâm
- Icy: Chanh muối, nước uống đóng chai.
- Lincha: Trà nấm linh chi
- Sữa đặc: Ông thọ, ngôi sao phương nam.
- Sữa đậu nành: Goldsoy, Vfresh, GoldsoyCad
h) Khách hàng mục tiêu:
Sản phẩm sữa của Vinamilk rất đa dạng, phong phú các chủng loại, có những loại sữa dành riêng cho trẻ em, cho bà mẹ, được chia theo độ tuổi… và cũng
có những loại sữa phổ dụng, ai cũng có thể dùng được Vinamilk là doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam về sản xuất sữa và các sản phẩm từ sữa
i) Thị trường:
- Thị trường của Vinamilk là thị trường nội địa và thị trường nước ngoài.
Trang 10quốc gia trên thế giới, bao gồm khu vực Đông Nam Á, Trung Đông, Châu Phi và các nước khác
j) Kết quả kinh doanh:
- Năm 2016 doanh thu của Vinamilk là 46.965 tỷ đồng; đạt lợi nhuận 11.238
tỷ đồng với thị phần sữa nước 54,5% , thị phần sữa chua ăn 84,7%; thị phần sữa chua uống 33,9%
k) Số lượng nhân viên:
Đến năm 2013, Vinamilk có 24 đơn vị trực thuộc với 6.000 nhân viên, trong
đó, một nhà máy sản xuất sữa ở New Zealand và 13 nhà máy sản xuất sữa hiện đại
từ Bắc vào Nam.
3 Ứng dụng hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp (Enterprise Resourse Planning – ERP) tại doanh nghiệp Vinamilk
a) Quá trình ứng dụng ERP
ERP được khởi động từ tháng 3/2005, ngày 7/9/2007, Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vinamilk) chính thức nhận bàn giao, đưa vào sử dụng chính thức hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tổng thể trên quy mô toàn doanh nghiệp Đồng thời, công ty sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite và được Công
ty Cổ phần Công nghệ mới Kim Tự Tháp (Pythis) triển khai
Vinamilk đã triển khai ứng dụng ERP và cụ thể là sử dụng 3 hệ thống phần mềm ERP Oracle EBS 11i, SAP CRM và Microsoft Dynamics SL Solomon trong hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp
- Giải pháp ERP của Oracle Trên thị trường ERP, Oracle E-Business Suite được biết đến như là một trong những giải pháp ERP hàng đầu trên thế giới Đây là một bộ gồm các ứng dụng quản trị doanh nghiệp cho phép quản lí hiệu quả và tự động hóa tất cả các mảng nghiệp vụ: kế toán tài chính, thương mại dịch vụ, sản xuất, cung ứng, vật tư hàng hóa…
Để quản lý hiệu quả quá trình mua bán ở cả đầu vào và đầu ra Vinamilk sử
Trang 11nối tại 13 địa điểm, gồm các trụ sở, nhà máy, kho hàng của Vinamilk trên toàn quốc.
Hệ thống ERP được thiết kế theo kiểu các phân hệ Những phân hệ chức năng chính được chia thích hợp với những hoạt động kinh doanh chuyên biệt như tài chính kế toán, sản xuất và phân phối
- CRM của SAP Chức năng CRM của SAP kết hợp ERP Oracle EBI 11i, Vinamilk có thể quản lý mọi mặt trong quan hệ khách hàng và các quy trình hoạt động từ khi bắt đầu đến lúc kết thúc Vinamilk sử dụng SAP CRM để giao tiếp với các nhà phân phối Phần mềm này không chỉ giúp công ty giải quyết mục tiêu ngắn hạn - từ đó giảm chi phí
và tăng khả năng ra quyết định mà còn có thể giúp công ty có được khả năng cạnh tranh hiệu quả trong dài hạn.
- Microsoft Dynamics SL Solomon Hệ thống này đảm bảo thông tin được lưu chuyển thông suốt và kịp thời giữa Vinamilk và các nhà phân phối Nhân viên bán hàng dùng máy tính để bàn nhập dữ liệu, sau đó đồng bộ dữ liệu vào hệ thống CNTT của Vinamilk
l) Khó khăn trong quá trình thực hiện dự án ERP
- Nguồn vốn lớn: (khoảng 4 triệu USD)
- Xáo trộn đội ngũ nhân viên trong Vinamilk
- Việc học để tiếp thu công nghệ còn gặp nhiều khó khăn
- Thay đổi quy trình trong công ty cho phù hợp với quy trình phần mềm;
- Thay đổi cơ cấu tổ chức của công ty
- Nhiều bất đồng, trở ngại, thiếu liên kết trong quá trình thực hiện đồng thời cả 3 hệ thống phần mềm ERP Oracle EBS 11i, SAP CRM và Microsoft Dynamics SL Solomon trong hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp.
m)Lý do thành công:
- Về phía công ty Vinamilk:
Trang 12+ Sự cam kết và hỗ trợ mạnh mẽ của ban lãnh đạo Vinamilk - định hướng đúng và đi đến cùng
+ Vinamilk đã phân công đội ngũ có chuyên môn tham gia tích cực vào dự án.
+ Đội ngũ CNTT của Vinamilk chuyên nghiệp, làm việc bài bản và qui củ
- Về phía Pythis: Công ty đã thành lập đội dự án hơn 20 tư vấn nghiệp vụ và
tư vấn kỹ thuật.
- Các bên tham gia (Pythis, Vinamilk, Oracle và cả KPMG) cùng xác định rõ mục tiêu nhưng không đi quá chi tiết vào những vấn đề không quan trọng, đồng thời luôn luôn có người đứng ra giải quyết các vấn đề phát sinh Bên cạnh 3 phân hệ ERP chính, Vinamilk còn tiếp nhận hệ thống phần mềm trích xuất dữ liệu thông minh BI (Business Intelligence) cho cả 3 phân hệ đó
n) Kết quả đạt được sau khi ứng dụng ERP:
Trước khi ứng dụng ERP, thông tin phân phối của Vinamilk chủ yếu được tập hợp theo dạng thủ công giữa công ty và các đại lý.Sau khi ứng dụng ERP, hệ thống thông tin báo cáo và ra quyết định phục vụ ban lãnh đạo (Business Intelligence-BI) được thiết lập ở trung tâm chính để quản lý kênh phân phối bán hàng và các chương trình khuyến mại Việc kết nối với các nhà phân phối linh hoạt và thuận tiện hơn thông qua Internet (sử dụng chương trình SAP), hoặc kết nối offline (sử dụng phần mềm Solomon của Microsoft) Các đại lý sử dụng phần mềm được FPT phát triển cho PDA để ghi nhận các giao dịch, kết nối với hệ thống tại nhà phân phối để cập nhật thông tin.
Chương trình đã giúp CRM hóa hệ thống kênh phân phối của công ty qua các phần mềm ứng dụng Quá trình này đã hỗ trợ các nhân viên nâng cao năng lực, tính chuyên nghiệp và khả năng nắm bắt thông tin thị trường tốt nhất nhờ sử dụng các thông tin được chia sẻ trên toàn hệ thống.
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP giúp công ty thực hiện chặt chẽ, tránh được rủi ro trong công tác kế toán; với sự phân cấp, phân quyền rõ ràng, công tác tài chính – kế toán thuận lợi hơn nhiều so với trước đây Các khâu quản lý kho hàng, phân phối, điều hành doanh nghiệp, quan hệ khách hàng và sản