(Tiểu luận FTU) ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại tập đoàn xăng dầu việt nam petrolimex

Để vươn tới mục tiêu này, doanh nghiệp nỗ lực hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực trong quá trình sản xuất kinh doanh.. Tuy vậy, trên thị trư ng phần mềm n

TR NG Đ I H C NGO I TH ƠNG KHOA QU N TR KINH DOANH

-

TI U LU N

Đ tài: ng d ng ho ch đ nh nguồn l c doanh nghi p (Enterprise resource planning – ERP) t i T p đoàn xăng d u

Vi t Nam Petrolimex

SV th c hi n: Tr n Thanh Ng c MSV: 1412210153

L p: Anh 6 – khối 2 – QT – K53

L p tín ch : TMA306(2-1617).3_LT

GV h ng d n: Th.s Nguy n Th Hồng Vân

Hà n i, tháng 3 năm 2017

M C L C

L I M Ở Đ U 3

N I DUNG 4

CH ƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LU N 4

1.1 Khái ni m ERP 4

1.2 Vai trò c a ERP trong qu n lý doanh nghi p 5

1.3 L i ích c a doanh nghi p khi s ử d ng ERP 6

1.4 Các y u t ố quy t đ nh vi c tri n khai ERP thành công 7

CH ƠNG 2: PHÂN TÍCH TH C TR NG, KINH NGHI M VÀ NH N XÉT D ÁN ERP C A PETROLIMEX 8

2.1 Gi i thi u doanh nghi p 8

2.1.1 Gi ới thiệu chung 8

2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh và thị trường của doanh nghiệp 8

2.1.3 Mục tiêu 9

2.2 Ho t đ ng c a doanh nghi p tr c khi tri n khai ERP 10

2.3 Ho t đ ng c a doanh nghi p sau khi áp d ng ERP 11

2.3.1 Thực trạng triển khai ERP ở Petrolimex 11

2.3.1.1 Thực trạng về công nghệ 12

2.3.1.2 Th ực trạng về quy trình 13

2.3.1.3 Thực trạng về nhân sự 14

2.3.1.4 Thực trạng về ngân sách 15

2.3.2 Nh ận xét về dự án ERP của Petrolimex 15

2.3.2.1 L ợi ích, thành công đạt được 15

2.3.2.2 Một số hạn chế 16

CH ƠNG 3: BÀI H C KINH NGHI M 17

3.1 Gi i quy t khó khăn 17

3.2 Lý do thành công 18

K T LU N 19

L I MỞ Đ U

Môi trư ng kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày một gia tăng buộc doanh nghiệp luôn tìm kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm và dịch vụ tới khách hàng nhanh hơn, r hơn, và tốt hơn đối th Để vươn tới mục tiêu này, doanh nghiệp nỗ lực hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực trong quá trình sản xuất kinh doanh

Với sự trợ giúp c a công nghệ thông tin, doanh nghiệp đã có công cụ hữu hiệu là các hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp Việc áp dụng các phần mềm này ngày càng tr nên phổ biến và thiết yếu với doanh nghiệp Tuy vậy, trên thị trư ng phần mềm ng dụng phổ biến dành cho doanh nghiệp hiện nay mới chỉ là các sản phẩm áp dụng cho hệ thống kế toán hay quản lý công văn giấy t , chưa xuất hiện những hệ thống tích hợp có khả năng bao quát toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh c a doanh nghiệp

Những năm gần đây, một khái niệm mới được giới thiệu tại Việt Nam - Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP) Hiện nay,

Việt Nam đã bước vào một giai đoạn hội nhập quốc tế sâu sắc và toàn diện hơn bao

gi hết Chúng ta đã có quan hệ ngoại giao với hơn 179 quốc gia, có quan hệ kinh tế, thương mại, đầu tư với hơn 220 quốc gia và vùng lãnh thổ Quá trình hội nhập mang đến nhiều cơ hội đồng th i cũng mang đến những thách th c vô cùng lớn, sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt

Đa số các tập đoàn hàng đầu thế giới đều áp dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) để quản lý hoạt động kinh doanh c a mình và xem đây là yếu tố then chốt, chìa khóa cho sự thành công c a doanh nghiệp Các doanh nghiệp Việt Nam

đã và đang tiếp cận và áp dụng hệ thống ERP trong quá trình hoạt động doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, năng lực cạnh tranh trên thị trư ng trong nước và quốc tế

Trong bài tiểu luận dưới đây, em xin phép trình bày cụ thể về vấn đề ứng dụng

Hệ thống hoạch định Nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại tập đoàn Xăng dầu Việt Nam Petrolimex

N I DUNG

CH ƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LU N 1.1 Khái ni m ERP

ERP (Enterprise Resource Planning) là một thuật ngữ được dùng liên quan đến

một loạt hoạt động c a doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho công

ty quản lý các hoạt động ch chốt c a nó, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản

lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, v.v… Mục tiêu tổng quát c a hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp c a doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tài chính có

sẵn với số lượng đ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế

hoạch ERP là một hệ thống ng dụng phần mềm đa phân hệ, tích hợp theo một kiến trúc tổng thể, giúp doanh nghiệp: Hoạch định, thực hiện, kiểm soát, ra quyết định

Với ERP, mọi hoạt động c a một công ty, từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý dây chuyền sản xuất và cung ng vật tư, quản lý tài chính nội bộ, đến việc bán hàng,

tiếp thị sản phẩm, trao đổi với đối tác, khách hàng… đều được thực hiện trên một hệ

thống duy nhất ERP được xem là một giải pháp quản trị doanh nghiệp thành công nhất trên thế giới hiện nay Nếu triển khai thành công ERP, chúng ta sẽ có thể tiết

kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh và thêm cơ hội để phát triển vững mạnh

Trong thuật ngữ ERP, hai chữ R và P đã thể hiện hầu như trọn v n ý nghĩa c a giải pháp quản trị doanh nghiệp mới này

- R: Resource (Tài nguyên) Trong kinh doanh, resource là nguồn lực nói chung bao gồm cả tài chính, nhân lực và công nghệ Tuy nhiên, trong ERP, resource còn có nghĩa là tài nguyên Việc ng dụng ERP vào hoạt động quản trị công ty đòi hỏi chúng

ta phải biến nguồn lực này thành tài nguyên Cụ thể là chúng ta phải:

+ Làm cho mọi phòng ban đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ công ty

+ Hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực c a các bộ phận sao cho

giữa các bộ phận luôn có sự phối hợp nhịp nhàng

+ Thiết lập các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất

+ Luôn cập nhật thông tin một cách chính xác, kịp th i về tình trạng nguồn lực

c a công ty

+ Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên, chúng ta phải trải qua một th i kỳ “lột xác”, nghĩa là cần thay đổi văn hóa kinh doanh cả bên trong và ngoài công ty

- P: Planning (Hoạch định): Planning là khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh doanh Điều cần quan tâm đây là hệ ERP hỗ trợ công ty lên kế hoạch ra sao?

1.2 Vai trò c a ERP trong qu n lý doanh nghi p

Trước hết, ERP tính toán và dự báo các khả năng có thể phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất/kinh doanh c a công ty Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy tính toán chính xác kế hoạch cung ng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, năng suất, khả năng cung ng… Cách làm này cho phép công

ty luôn có đ vật tư sản xuất, mà vẫn không để lượng tồn kho quá lớn gây đọng vốn

ERP còn là công cụ hỗ trợ trong việc lên kế hoạch cho các nội dung công việc, nghiệp

vụ cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh, chẳng hạn như hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các hình th c mua hàng, hỗ trợ tính toán ra phương án mua nguyên

liệu, tính được mô hình sản xuất tối ưu… Đây là biện pháp giúp bạn giảm thiểu sai sót trong các xử lý nghiệp vụ Hơn nữa, ERP tạo ra mối liên kết văn phòng công ty – đơn

vị thành viên, phòng ban – phòng ban và trong nội bộ các phòng ban, hình thành nên các quy trình xử lý nghiệp vụ mà mọi nhân viên trong công ty phải tuân theo

Triển khai ERP là quá trình tin học hóa toàn diện các hoạt động c a doanh nghiệp dựa trên các qui trình quản lý tiên tiến Mọi hoạt động c a doanh nghiệp sẽ do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các qui trình xử lý một cách tự động hoá, giúp cho các doanh nghiệp quản lý các hoạt động then chốt, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, Mục tiêu tổng quát c a hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp c a doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đ khi cần, bằng cách

sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch

Đặc điểm nổi bật c a ERP là một hệ thống phần mềm có thể m rộng và phát triển theo th i gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hư ng đến

cấu trúc c a chương trình

ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng l các bộ phận trong một doanh nghiệp: Tài chính, Nhân sự, Kinh Doanh, Sản xuất, Kho… ERP sẽ thay thế chúng

bằng một chương trình phần mềm hợp nhất phân chia theo các phân hệ phần mềm

khác nhau và tạo nên một mối quan hệ thống nhất với nhau Phần mềm ERP rất linh động trong việc cài đặt các phân hệ theo yêu cầu doanh nghiệp

Các tính năng kỹ thuật quan trọng cần phải có c a phần mềm ERP là: cho phép

quản lý đa tiền tệ, quản lý nhiều công ty, nhiều chi nhánh, có giao diện đa ngôn ngữ, cho phép copy vào/ra (import/export) ra/vào EXCEL, có khả năng phân tích dữ liệu Drill-Down…

1.3 L i ích c a doanh nghi p khi sử d ng ERP

 Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để

có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ s có đầy đ thông tin.Nếu không có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn để có được thông tin cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động c a công ty Ngoài ra, hệ

thống ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ s quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia s thông tin với nhau một cách dễ dàng

Hơn nữa, hệ thống ERP không chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày mà còn nhanh chóng lập ra các phân tích ph c tạp và các báo cáo đa dạng

 Công tác kế toán chính xác hơn

Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán c a phần mềm ERP giúp các công ty

giảm bớt những sai sót mà nhân viên thư ng mắc phải trong cách hạch toán th công

Phân hệ kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao

cấp kiểm tra tính chính xác c a các tài khoản Hơn nữa, một phân hệ kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ các qui trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng

 Cải tiến quản lý hàng tồn kho Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong phần mềm ERP cho phép các công ty theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được m c hàng tồn kho tối ưu, nh đó mà

giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng th i giúp tăng hiệu quả sản xuất

 Tăng hiệu quả sản xuất Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất c a phần mềm ERP giúp các công ty

nhận dạng và loại bỏ những yếu tố képm hiệu quả trong qui trình sản xuất Chẳng hạn,

nếu công ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch sản xuất một cách th công dẫn đến tính toán sai và điều này gây nên các điểm thắt cổ chai trong quá trình

sản xuất và do đó thư ng sử dụng không hết công suất c a máy móc và công nhân

Nói cách khác, điều này có nghĩa là áp dụng một hệ thống hoạch định sản xuất hiệu

quả có thể làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm

 Quản lý nhân sự hiệu quả hơn Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương giúp sắp xếp hợp lý các qui trình quản lý nhân sự và tính lương, do đó làm giảm chi phí quản lý đồng th i giảm thiểu các sai sót

và gian lận trong hệ thống tính lương

 Các qui trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn Các phân hệ ERP thư ng yêu cầu công ty xác định rõ ràng các qui trình kinh doanh để giúp phân công công việc được rõ ràng và giảm bớt những rối rắm và các

vấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày c a công ty

1.4 Các y u tố quy t đ nh vi c tri n khai ERP thành công

- Nguồn nhân lực:

+ Quán triệt tư tư ng từ cấp lãnh đạo đến nhân viên thừa hành

+ Lãnh đạo phải có tầm nhìn, chiến lược rõ ràng Nhân viên phải là những ngư i có năng lực

+ Tinh thần đoàn kết, phối hợp cùng thực hiện một mục tiêu chung

+ Thiết lập cơ chế giám sát, kiểm tra thực hiện một cách chặt chẽ

- Qui trình:

+ Thực hiện khảo sát, mô tả qui trình hiện tại c a doanh nghiệp trước khi đưa vào triển khai ERP

+ Áp dụng các qui trình chuẩn c a ERP vào việc ng dụng Qui trình này đã được nghiên c u và áp dụng rộng rãi nên không thể tự ý thay đổi

+ Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm đáng tin cậy

- Công nghệ:

+ Lựa chọn ERP phù hợp với DN (cơ s hạ tầng, trình độ công nghệ….) + Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP sao cho đảm bảo việc hướng dẫn triển khai, qui trình triển khai nhanh chóng, đúng tiến độ

+ Giảm thiểu các chi phí bảo trì bảo dưỡng

- Ngân sách:

+ Lựa chọn ERP có khả năng đáp ng nhu cầu c a doanh nghiệp trong vòng

3-5 năm mà vừa đáp ng được năng lực về khoản ngân sách đầu tư

+ Thực hiện phân tích, đánh giá hiệu quả đầu tư một cách chi tiết, nghiêm túc trước khi đầu tư vào một hệ thống ERP

CH ƠNG 2: PHÂN TÍCH TH C TR NG, KINH NGHI M VÀ

NH N XÉT D ÁN ERP C A PETROLIMEX 2.1 Gi i thi u doanh nghi p

2.1.1 Giới thiệu chung

Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam có tên giao dịch quốc tế là Vietnam National

Petroleum Group, viết tắt là Petrolimex, được thành lập ngày 01/12/2011, tiền thân là

Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam, trước đó là Tổng Công ty Xăng dầu mỡ được thành lập theo Nghị định c a Bộ Thương nghiệp, sau được thành lập lại theo Quyết định 828/QĐ-TT ngày 31/5/2011 c a Th tướng Việt Nam Petrolimex là doanh nghiệp nhà nước được xếp hạng đặc biệt, có quy mô toàn quốc, bảo đảm phần lớn thị phần xăng dầu cả nước

2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh và thị trường của doanh nghiệp

Lĩnh vực kinh doanh chính c a Petrolimex là xuất nhập khẩu và kinh doanh xăng dầu, lọc - hóa dầu, đầu tư vốn vào các doanh nghiệp khác để kinh doanh các ngành nghề mà Petrolimex đang kinh doanh và các ngành nghề kinh doanh khác theo quy định c a pháp luật

Bên cạnh các lĩnh vực xăng dầu, dầu mỡ nh n & các sản phẩm hóa dầu, khí hóa

lỏng và vận tải xăng dầu; Petrolimex đầu tư kinh doanh vào các ngành nghề: Thiết kế, xây lắp, cơ khí và thiết bị xăng dầu; bảo hiểm, ngân hàng và các hoạt động thương mại

dịch vụ khác; trong đó, nhiều thương hiệu được đánh giá là dẫn đầu Việt nam như PLC, PGC, PG Tanker, Pjico,

Trong lĩnh vực xăng dầu, Petrolimex tiếp tục giữ vai trò ch đạo trên thị trư ng

nội địa theo đúng chỉ đạo c a Chính ph Cùng với 29 doanh nghiệp đầu mối kinh

doanh xăng dầu khác và 120 thương nhân phân phối xăng dầu (số liệu có đến ngày 12.01.2017), Petrolimex bảo đảm đầy đ và kịp th i các ch ng loại xăng dầu phục vụ

sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội c a đất nước, bảo đảm an ninh quốc phòng và nhu

cầu tiêu dùng c a nhân dân 43/69 đơn vị thành viên Petrolimex trực tiếp kinh doanh xăng dầu trên địa bàn 62/63 tỉnh, thành phố nước ngoài, Petrolimex có Công ty

TNHH 1 thành viên Petrolimex tại Singapore, Công ty TNHH 1 thành viên Petrolimex

tại Lào và đã m Văn phòng đại diện Petrolimex tại Campuchia

Đối với hoạt động bán l xăng dầu; trong số hơn 14.000 cửa hàng xăng dầu thuộc

tất cả các thành phần kinh tế (số liệu có đến 30.11.2015), Petrolimex s hữu 2.352 (số

li ệu có đến ngày 24.11.2015)cửa hàng hiện diện trên khắp cả nước tạo điều kiện thuận

lợi để ngư i tiêu dùng sử dụng hàng hoá, dịch vụ do Petrolimex trực tiếp cung cấp Tại các vùng sâu, vùng xa, vùng khó khăn và đặc biệt khó khăn - nơi hiệu quả kinh doanh

thấp nhưng ý nghĩa chính trị- xã hội cao, Petrolimex có thị phần cao hơn so với thị

phần bình quân c a toàn Tập đoàn Tính chung trên phạm vi cả nước và căn c sản lượng xăng dầu thực xuất bán tại thị trư ng nội địa (tại Việt Nam) năm 2013, thị phần

thực tế c a Petrolimex khoảng 50%

Bên cạnh mặt hàng xăng dầu, tại cửa hàng xăng dầu Petrolimex còn có các hàng hóa, dịch vụ khác như dầu mỡ nh n, gas, bảo hiểm, ngân hàng, v.v… do các đơn vị thành viên Petrolimex sản xuất, cung cấp Petrolimex là doanh nghiệp đầu tiên áp dụng phương th c bán xăng dầu thanh toán bằng th Flexicard với nhiều tiện ích và sẽ triển khai dịch vụ chuyển tiền nhanh tại Việt Nam

2.1.3 Mục tiêu

 Tầm nhìn

 Gía trị thương hiệu + Di sản: Tự hào là Việt Nam + Nhân bản: Đặt con ngư i là trọng tâm trong mọi hành động + Phát triển: Không ngừng vươn lên và đổi mới

+ Đa dạng: Đánh giá cao sự khác biệt và phong phú

 Tính cách thương hiệu + Lạc quan: Luôn tin vào tương lai sáng lạn + Trách nhiệm: Quan tâm đến nhân viên, khách hàng, môi trư ng và cộng đồng xung quanh

+ Nhiệt huyết: Yêu thích những gì đang làm + Tin cậy: Luôn luôn “giữ l i”

2.2 Ho t đ ng c a doanh nghi p tr c khi tri n khai ERP

Petrolimex là một doanh nghiệp lớn trong ngành xăng dầu tại Việt Nam Chiếm khoảng 80% thị phần trong nước và còn hướng ra thị trư ng thế Với mạng lưới nhà phân phối rộng khắp Vì vậy mà quy trình sản xuất cũng như bộ máy tổ ch c c a Petrolimex vô cùng ph c tạp Khi doanh nghiệp chưa ng dụng ERP vào hoạt động thì công ty gặp phải một số khó khăn như sau:

- Quy trình quản lý hàng hóa đầu vào và đầu ra cũng hoàn toàn th công, điều này đã dẫn đến một số hậu quả như lượng hàng tồn kho quá nhiều trong khi sản phẩm đầu ra lại tiêu thụ quá chậm hay việc sử dụng máy móc và công nhân đều chưa đạt hết công suất… tất cả những điều này đều đã gây ra tốn kém trong cả quá trình sản xuất

c a Petrolimex, trực tiếp ảnh hư ng đến lợi nhuận c a công ty

- Việc kiểm soát quá trình sản xuất, xử lý đơn đặt hàng, hạch toán chi phí chưa đồng bộ dẫn đến việc gia tăng chi phí sản xuất, chi phí lưu kho, hàng tồn kho

- Trong hạch toán, kế toán th công Petrolimex vẫn thư ng gặp phải những sai sót mà nhân viên thư ng mắc phải Với hạch toán theo kiểu th công, các cán bộ quản

lý c a Petrolimex cũng không dễ dàng gì khi kiểm tra các bước toán và các quy trình

Lượng giấy t phải lưu trữ lớn, trong nhiều trư ng hợp không thể tránh khỏi việc mất mát hoặc hư hại

- Hệ thống thông tin phân phối c a Petrolimex ch yếu được thực hiện giữa Công

ty và các đại lý