Doanh nghiệp Vinamilk đã đưa hệ thông ERP vào sử dụng chính thức từ năm 2007 và sau các quá trình triển khai, sửa đổi mô hình, Vinamilk đã đạt được hiệu quả tốt trong hệ thống bán lẻ của
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
TIỂU LUẬN CÁ NHÂN ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP
ERP TẠI DOANH NGHIỆP VINAMILK
Họ và tên: Nguyễn Thị Thu Hằng
Mã sinh viên: 1412230034 Lớp: TMA306(2-1617).1_LT
Trang 2Hà Nội, 23/03/2017
Trang 3MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 3
I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VINAMILK 4
1.1 Giới thiệu chung về công ty Vinamilk 4
1.2 Ngành nghề kinh doanh 4
1.3 Thị trường 4
1.4 Doanh thu 5
II KHÁI QUÁT VỀ HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP ERP 5
2.1 Khái niệm 5
2.2 Các yêu tố quyết định để triển khai ERP thành công 6
2.3 Các chức năng của ERP 6
III ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC ERP TẠI VINAMILK 6
3.1 Hoạt động của Vinamilk trước khi triển khai ERP 6
3.2 Hoạt động của Vinamilk sau khi triển khai ERP 7
IV BÀI HỌC KINH NGHIỆM TỪ ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC ERP CỦA VINAMILK 8
4.1 Lợi ích, thành công mà Vinamilk đã đạt được 8
4.2 Khó khăn khi triển khai ERP 9
4.3 Lý do thành công của Vinamilk 9
4.4 Bài học kinh nghiệm 9
KẾT LUẬN 11
TÀI LIỆU THAM KHẢO 12
Trang 4LỜI MỞ ĐẦU
Cuộc cách mạng số hóa đã đưa xã hội loài người lên một tầm cao mới, với sự thay đổi về mọi mặt kinh tế - văn hóa – chính trị Cuốn theo trào lưu của thời đại, hoạt động thương mại cũng biến đổi một cách mạnh mẽ Sự phát triển của cách mạng khoa học -công nghệ, nhất là -công nghệ thông tin, đã dẫn đến sự xuất hiện một phương thức kinh doanh thương mại hoàn toàn mới, đó là TMĐT (E.Commerce) TMĐT ngày càng tỏ rõ tính ưu việt của nó, ngày càng chiếm thị phần lớn trên thị trường của mỗi quốc gia và trên thị trường thế giới Nó đem lại lợi ích cho cả người sản xuất, doanh nghiệp TMĐT và người tiêu dùng, vì nó tiết kiệm chi phí, tiết kiệm thời gian, rút ngắn khoảng cách giữa các doanh nghiệp và giữa các nước
Trong đó ERP - hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp – có nhiều lợi ích đối với doanh nghiệp Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn Doanh nghiệp có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có khả năng tối ưu hoá các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công… vừa đủ để kinh doanh
Doanh nghiệp Vinamilk đã đưa hệ thông ERP vào sử dụng chính thức từ năm
2007 và sau các quá trình triển khai, sửa đổi mô hình, Vinamilk đã đạt được hiệu quả tốt trong hệ thống bán lẻ của mình
Trang 5I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VINAMILK
1.1 Giới thiệu chung về công ty Vinamilk
- Công ty cổ phần sữa Việt Nam được thành lập trên quyết định số 155/2003 QD-BCN ngày 10/2003 của Bộ Công nghiệp
- Giá trị cốt lõi là “Trở thành biểu tượng niềm tin hàng đầu Việt Nam về sản phẩm dinh dưỡng và sức khỏe phục vụ cuộc sống con người “
- Chính sách kinh doanh: Vinamilk mong muốn trở thành sản phẩm được yêu thích ở mọi khu vực, lãnh thổ Vì thế chúng tôi tâm niệm rằng chất lượng và sáng tạo là người bạn đồng hành của Vinamilk Vinamilk xem khách hàng là trung tâm và cam kết đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng
1.2 Ngành nghề kinh doanh
- Công ty Vinamilk kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau từ sữa: Sữa nước, sữa chua, bột ăn dặm, nước giải khát, kem ăn, phô mai, sản phẩm dinh dưỡng dnahf cho người lớn, sữa bột, sữa đặc, sữa đậu nành Ngoài ra Vinamilk còn kinh doanh thực phẩm công nghệ, thiết bị phụ tùng, vật tư, hoá chất, nguyên liệu; kinh doanh nhà, môi giới cho thuê bất động sản; kinh doanh kho bãi, bến bãi; kinh doanh vận tải bằng ô tô, bốc xếp hàng hoá và một số ngành nghề kinh doanh khác theo phạm vi của pháp luật
1.3 Thị trường
- Qua hơn 38 năm hình thành và phát triển, Vinamilk đã trở thành một trong những công ty có quy mô hàng đầu Việt Nam và đóng góp to lớn vào sự phồn thịnh của đất nước Các đơn vị trực thuộc của Vinamilk - gồm 3 chi nhánh, 15 nhà máy, 2 kho vận
và 3 công ty con luôn sáng tạo, nỗ lực không ngừng để thương hiệu vươn đến tầm cao mới Số lượng nhân viên trên toàn quốc là gần 6000 nhân viên
- Ngoài ra Vinamilk có 22,8% cổ phần tại công ty sữa Miraka (New Zealand), nắm giữ hơn 51% cổ phần đầu tư nhà máy Angkor Milk ở Campuchia, sở hữu 100% cổ phần của Driftwood của Mỹ Đặc biệt, Vinamilk tiên phong mở lối cho thị trường thực phẩm Organic cao cấp tại Việt Nam với sản phẩm Sữa tươi Vinamilk Organic chuẩn USDA Hoa Kỳ
- Các sản phẩm của Vinamilk đến tay người tiêu dùng thông qua hệ thống phân phối trực tiếp của Vinamilk và các hệ thống phân phối đối tác Tính đến thời điểm hiện tại, sản phẩm của Vinamilk đã được xuất khẩu đến hơn 40 quốc gia trên thế giới, bao gồm khu vực Đông Nam Á, Trung Đông, Châu Phi và các nước khác
Trang 6Trong nội địa, Vinamilk đang bán trực tiếp cho hơn 600 siêu thị trên toàn quốc, hệ thống đối tác phân phối có khoảng hơn 200 nhà phân phối và khoảng 224000 điểm bán lẻ
1.4 Doanh thu
- Tổng doanh thu dự kiến thực hiện cả năm 2016 của Vinamilk đạt 46200 tỷ đồng
Lợi nhuận trước thuế ước đạt 11200 tỷ đồng
Đơn vị: nghìn tỷ đồng
Theo thông tin từ đợt thoái vốn của SCIC tại Vinamilk thời gian gần đây cho biết, Vinamilk là công ty sản xuất sản phẩm từ sữa lớn nhất Việt Nam, hiện chiếm 49% thị phần bán lẻ sữa (theo giá trị bán lẻ năm 2015) Và, ngành sữa Việt tăng trưởng trung bình khoảng 8% mỗi năm Mức tăng trưởng doanh thu của Vinamilk gấp 2,5 lần mức tăng trưởng trung bình ngành
II KHÁI QUÁT VỀ HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP ERP
2.1 Khái niệm
ERP (Enterprise Resource Planning) Là một thuật ngữ được dùng liên quan đến mọi hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiên các qui trình
xử lý một cách tự động hoá, để giúp cho các doanh nghiệp quản lý các hoạt động then
Trang 7chốt, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đươn hàng, quản lý bán hàng Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép công
ty cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên
2.2 Các yêu tố quyết định để triển khai ERP thành công
Có 4 yếu tố:
- Nguồn nhân lực
- Qui trình
- Công nghệ
- Đầu tư
2.3 Các chức năng của ERP
ERP có 7 chức năng điển hình:
- Kiểm soát thông tin khách hàng
- Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hoá, dịch vụ
- Kiểm soát thông tin tài chính
- Kiểm soát lượng tồn kho
- Chuẩn hoá hoạt động về nhân sự
- Giao tiếp, xã hội hoá việc liên lạc trong công ty
III ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC ERP TẠI VINAMILK
3.1 Hoạt động của Vinamilk trước khi triển khai ERP
Trước khi triển khai ERP công ty gặp một số khó khăn:
- Quá trình quản lý hàng hoá đầu vào và đầu ra hoàn toàn thủ công, dẫn đến lượng hàng tồn kho quá nhiều trong khi sản phẩm đầu ra lại tiêu thụ quá chậm
- Việc xử lý đơn đặt hàng, hạch toán chi phí chưa đồng bộ dẫn đến việc gia tăng chi phí lưu kho, hàng tồn kho
Trang 8- Trong hạch toán, kế toán thủ công vẫn thường gặp phải những sai sót, kiểm tra bút toán và quy trình gặp khó khăn, lượng giấy tờ phải lưu trữ lớn
Từ những điều trên, Vinamilk đã tìm giải pháp và khắc phục bằng cách sử dụng hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP (Enterprise resource planning)
3.2 Hoạt động của Vinamilk sau khi triển khai ERP
3.2.1 Ứng dụng ERP trong quá trình phân phối
Vinamilk đang ứng dụng đồng thời 3 giải pháp ERP quốc tế của Oracle, SAP và Microsoft
pháp quản trị mối quan hệ với khách hàng (Customer Relationship Management – CRM) của SAP
- Hệ thống thông tin báo cáo và ra quyết định phục vụ ban lãnh đạo (Business Intelligence-BI) được thiết lập ở trung tâm chính để quản lý kênh phân phối bán hàng và các chương trình khuyến mại Các nhà phân phối có thể kết nối trực tiếp vào
hệ thống qua đường truyền Internet sử dụng chương tình SAP, hoặc kết nối theo hình thức offline sử dụng phần mềm Solomon của Microsoft Riêng các đại lý sử dụng phần mềm được FPT phát triển cho PDA để ghi nhận các giao dịch Các nhân viên bán hàng sử dụng PDA kết nối với hệ thống tại nhà phân phối để cập nhật thông tin
Chương trình đã giúp CRM hoá hệ thống phân phối của công ty qua các phần mềm ứng dụng Quá trình này đã hỗ trợ các nhân viên nâng cao năng lực, tính chuyên nghiệp và khả năng nắm bắt thông tin thị trường tốt nhất nhờ sử dụng các thông tin được chia sẻ trên toàn hệ thống Vinamilk cũng quản lý xuyên suốt các chính sách giá, khuyến mãi trong hệ thống phân phối Trong khi đó, đối tượng quan trọng của doanh nghiệp là khách hàng đầu cuối cũng được hưởng lợi nhờ chất lượng dịch vụ ngày càng được cải thiện
3.2.2 Thực trạng về quy trình triển khai
Trang 9Chiều 07/09/2007, tại Tp.Hồ Chí Minh, nhà triển khai Pythis đã cùng đơn vị ứng dụng Vinamlk tổ chức lễ bàn giao hệ thống thông tin hoặc định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) lớn nhất Việt Nam Hệ thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite của Oracle do Pythis bắt đầu triển khai từ ngày 15/03/2005 gồm các phân hệ chính là: tài chính-kế toán; quản lý mua sắm-quản lý bán hàng; quản lý sản xuất và phân tích kế quả hoạt động Công việc chuyển giao công nghệ diễn ra trên toàn bộ công ty với 13 địa điểm bao gồm 15 trụ sở chính tại Tp.Hồ Chí Minh, xí nghiệp kho vận và các chi nhánh, nhà máy trên toàn quốc Hệ thống ERP tại Vinamilk đã được đưa vào sử dụng chính thức từ 01/01/2007 Quy trình triển khai ERP tuân theo quy trình chuẩn ERP được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp sản xuất- thương mại dưới sự giúp đỡ tận tình của nhà triển khai Pythis, công ty tư vấn độc lập KPMG, nhà cung cấp giải pháp Oracle và đặc biệt là được tạo điều kiện tối đa từ ban lãnh đạo Vinamilk Phía Pythis đã thành lập đội dự án hơn 20 tư vấn nghiệp vụ và tư vấn kỹ thuật “làm việc với cường độ cao suốt 2 năm trời với dự án” Bên cạnh 3 phân hệ ERP chính, Vinamilk còn tiếp nhận hệ thống phần mềm trích xuất dữ liệu thông minh BI(Business Intelligence) cho cả 3 phân hệ đó Pythis đã lập trình trên 300 biểu mẫu báo cáo theo quy trình của Vinamilk Đây cũng là tài sản trí tuệ lớn thu được từ dự án
IV BÀI HỌC KINH NGHIỆM TỪ ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC ERP CỦA VINAMILK
4.1 Lợi ích, thành công mà Vinamilk đã đạt được
Sau 8 tháng vận hành ERP trên toàn công ty, Vinamilk đã có thể sơ bộ kết luận về hiệu quả ứng dụng:
- Hệ thống giúp công ty thực hiện chặt chẽ, tránh được rủi ro trong công tác kế toán Với sự phân cấp, phân quyền rõ rang, công tác tài chính-kế toán thuận lợi hơn nhiều
so với trước đây
- Các khâu quản lý kho hàng, phân phối, điều hành doanh nghiệp, quan hệ khách hàng và sản xuất đã được công ty quản lý tốt hơn, giảm đáng kể rủi ro Giữa bán hàng và
Trang 10phân phối có sự nhịp nhàng, uyển chuyển hơn Các chức năng theo dõi đều tiến hành theo thời gian thực
- Trình độ CNTT được kiện toàn, đồng bộ, chuẩn hóa và củng cố
- Về cơ cấu tổ chức, ngoài việc nâng cao kiến thức của nhân viên, hệ thống đã đáp ứng tốt nhu cầu của người sử dụng Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có sự thừa hưởng và kịp thời
Ngay khi triển khai thành công hệ thống Microsoft Dynamics SL, Vinamilk đã đồng thời đưa ERP và giải pháp bán hàng bằng PDA cho các nhà phân phối để củng cố năng lực quản lý Đã có 33 nhà phân phối của Vinamilk trên toàn quốc tham gia vào mạng lưới triển khai ERP-PDA
4.2 Khó khăn khi triển khai ERP
Tuy là nhà cung cấp hàng đầu nhưng nguồn nhân lực, công nghệ và năng lực của Pythis cũng chỉ có hạn nên chưa phát huy được hết khản năng của Oracle Chi phí dành cho ERP bị đội lên do Vinamilk đã mua cả giải pháp phần mềm của Oracle và SAP để hoàn thiện hơn khả năng quản lý công nghệ ở mức cao Đồng thời làm giảm khả năng đồng bộ hóa cho quá trình quản lý của các giải pháp
Chi phí đầu tư và để đưa vào hoạt động tương đối lớn về năng lực phần cứng, phần mềm và cả năng lực con người Hệ thống phần cứng cần được đầu tư để có khả năng chạy được tất cả các module Hệ thống phần mềm thì cần thường xuyên cập nhật các phiên bản mới nhất Quan trọng nhất là cần đầu tư nâng cao năng lực nhân viên để sử dụng được các hệ thống đó
Những số liệu từ khách hàng và nhà cung cấp đưa vào vẫn thông qua hệ thống nhập tay nên có độ trễ và thiếu chính xác
Vinamilk ứng dụng đồng thời 3 giải pháp ERP quốc tế của Oracle, SAP và Microsoft nên để kết hợp được 3 giải pháp một cách hiệu quả là một thách thức lớn
Trang 11Một số nghiệp vụ quá xa lạ với các nhân viên và các nhà tư vấn triển khai ERP thông thường Phần triển khai CRM và distribution cho các vendor là những module khắc hẳn các module trong core central mà Vinamilk đã mua
4.3 Lý do thành công của Vinamilk
Để thành công trong hệ thống ERP này, Vinamilk đã xấy dựng đội ngũ lãnh đạo
và chuyên môn định hướng và tham gia tích cực vào các dự án, đồng thời cách làm việc chuyên nghiệp qui củ Bên cạnh đó, dự án còn được hỗ trợ bởi hệ thống quản lý sản xuất của Vinamilk, của nhà cung cấp giải pháp là Oracle và nhà tư vấn độc lập là công ty TNHH KPMG
4.4 Bài học kinh nghiệm
Các doanh nghiệp gặp khó khăn chính liên quan tới việc học tập để tiếp thu công nghệ, thay đổi quy trình trong doanh nghiệp cho phù hợp với quy trình phần mềm, thay đổi cơ cấu tổ chức của công ty
- Nguồn lực có đủ khả năng, dám chấp nhận và thay đổi còn hạn chế
- Cơ sở hạ tầng CNTT cần được đồng bộ hóa, chuẩn hóa và củng cố
- Cần có sự hợp tác hỗ trợ từ các đối tác và nhà tư vấn
- Lựa chọn đội dự án với các thành viên phù hợp
- Lập kế hoạch dự án một cách cẩn thận
- Đảm bảo sự cam kết từ cấp lãnh đạo
Trang 12KẾT LUẬN
Trong thời đại kinh tế mở cửa, việc cạnh tranh trong giới kinh doanh trở nên vô cùng gay gắt và cam go Các doanh nghiệp luôn phải thích nghi, theo kịp xu hướng mới, tạo ra các sản phẩm tốt hơn, giá rẻ hơn, dịch vụ chất lượng hơn để có thể đáp ứng nhu cầu của người sử dụng Để đảm bảo cho sự hài lòng của khách hàng, các doanh nghiệp luôn
nỗ lực hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực trong quá trình sản xuất kinh doanh
Thực tế cho thấy khi triển khai hệ thống ERP trong các doanh nghiệp Việt Nam thì chỉ có 30% trong số đấy thành công hoặc đạt được một phần kết quả tốt, còn lại thì đa phần đều thất bại Điều đó có nghĩa là việc vận dụng hệ thống ERP vào các công ty Việt Nam là một công việc rất khó khăn, cần có một chiến lược cụ thể và bài bản cũng như sự chuẩn bị, tìm hiểu kỹ lưỡng về mọi mặt
Với thành công của công ty sữa Vinamilk trong việc triển khai hệ thống ERP vào doanh nghiệp mình, nhiều doanh nghiệp Việt Nam có thể học hỏi, rút ra kinh nghiệm về những bước đi dám nghĩ dám làm, không ngại đổi thay của bộ máy lãnh đạo Vinamilk cũng như việc đào tạo hệ thống cán bộ chuyên nghiệp, có năng lực cùng công tác quản lý hiệu quả đã đưa đến những thành công và hướng phát triển mới, đầy tiềm năng cho doanh nghiệp này
Trang 13TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 Giáo trình thương mại điện tử căn bản, NXB Bách Khoa Hà Nội
2 https://www.vinamilk.com.vn
3 http://gscom.vn/portal/20091204402/chuyende-erp/10- dieu-can- biet-ve- erp.html