Báo cáo thực tập tổng hợp về Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư.doc

Báo cáo thực tập tổng hợp về Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư.doc

Lời mở đầu

Đổi mới và phát triển kinh tế nhà nớc để thực hiện vai trò chủ đạo trong nền kinh tế là vấn đề đợc Nghị quyết Đại hội Đảng chỉ ra đối với các Tổng công ty, doanh nghiệp nhà nớc trong sự nghiệp công nghiệp hoá hiện đại hoá của nớc ta hiện nay Ngành thép Việt nam mà đứng đầu là Tổng công ty thép Việt Nam có một vị trí vai trò rất quan trọng trong nền kinh tế nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trờng có sự điều tiết của Nhà nớc theo định h-ớng xã hội chủ nghĩa

Để thực hiện đợc nhiệm vụ của mình Tổng Công ty Thép Việt Nam đã

có những bớc chuyển mới nhằm nâng cao năng lực sản xuất kinh doanh của mình phục vụ yêu cầu của sự phát triển đất nớc Bên cạnh những thành tựu đạt

đợc Tổng công ty Thép còn có những mặt tồn tại cần phải khắc phục Một trong những tồn tại đó chính là Hệ thống thông tin phục vụ quản lý ở Tổng

công ty Chính vì vậy em chọn đề tài: Một số giải pháp cải tiến hệ thống“ Một số giải pháp cải tiến hệ thống

thông tin phục vụ quản lý ở Tổng Công ty Thép Việt Nam “ Một số giải pháp cải tiến hệ thống làm báo cáo

thực tập

Báo cáo thực tập tập trung vào một số nội dung cơ bản sau :

Chơng 1 : Khái quát chung về quá trình hình thành và phát triển của

Tổng Công ty Thép Việt Nam

Chơng 2 : Thực trạng tổ chức hệ thống thông tin phục vụ quản lý ở

Tổng Công ty Thép Việt Nam

Chơng 3 : Một số kiến nghị nhằm cải tiến tổ chức hệ thống thông tin

phục vụ ở Tổng Công ty Thép Việt Nam

Chơng I

thực trạng tổ chức thông tin phục vụ quản lý ở tổng công ty thép việt nam

I Khái quát chung về quá trình hình thành và phát triển của Tổng Công ty Thép Việt Nam :

1 Quá trình hình thành và phát triển :

Thực hiện Nghị quyết Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VII của

Đảng :" Sắp xếp lại các xí nghiệp , Tổng Công ty phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trờng ", ngày 07 tháng 03 năm 1994, Thủ t-ớng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 91/TTg về thí điểm thành lập Tập

đoàn kinh doanh

Theo Quyết định 91/TTg, Tập đoàn kinh doanh phải có ít nhất 7 doanh nghiệp thành viên trở lên và vốn pháp định phải có ít nhất là 1.000 tỷ đồng ;

đảm bảo vừa hạn chế độc quyền, vừa hạn chế cạnh tranh bừa bãi: có thể hoạt

động đa ngành nhng nhất thiết phải có ngành chủ đạo, mỗi Tập đoàn đợc tổ chức công ty tài chính để huy động vốn, điều hoà phục vụ cho yêu cầu phát triển nội bộ Tập đoàn hoặc liên doanh với đơn vị khác

Tổng Công ty Thép Việt Nam đợc thành lập theo Quyết định số 344/TTg, ngày 04 tháng 07 năm 1994 của Thủ tớng Chính phủ trên cơ sở hợp nhất Tổng Công ty Thép và Tổng Công ty Kim khí thuộc Bộ Công nghiệp nặng - nay là Bộ công nghiệp Thực hiện chủ chơng của Đảng và Nhà nớc về tiếp tục đổi mới , sắp xếp lại các doanh nghiệp Nhà Nớc , đặc biệt là các Tổng Công ty nắm giữ các ngành then chốt của nền kinh tế , ngày 29 tháng

04 năm 1995 , Thủ tớng Chính phủ kí quyết định số 255/TTg thành lập lại Tổng Công ty Thép Việt Nam tổ chức hoạt theo mô hình Tổng Công ty Nhà nớc - Tổng công ty 91

Tổng Công ty Thép Việt Nam có tên giao dịch đối ngoại : viet nam steel corporation Tên viết tắt là: VSC Đại chỉ : Số 91, phố láng hạ , Quận Đống Đa, Thành Phố Hà Nội

Tổng Công ty Thép Việt Nam là một pháp nhân kinh doanh , hoạt động theo luật doanh nghiệp nhà nớc, Điều lệ và tổ chức hoạt động đợc Chính phủ phê chuẩn tại Nghị định số 03/CP, ngày 25 tháng 01 năm 1996 và giấy phép

đăng kí kinh doanh số 10926 ngày 05 tháng 02 năm 1996 do Bộ Kế hoạch và

Đầu t cấp Tổng Công ty Thép Việt Nam là doanh nghiệp Nhà nớc đợc Thủ tớng Chính phủ xếp hạng đặc biệt

Tổng Công ty có vốn do Nhà nớc cấp , có bộ máy quản lý , điều hành

và các đơn vị thành viên , có con dấu theo mẫu quy định của nhà nớc , tự trịu trách nhiệm tài sản hữu hạn trong phạm vi số vố nhà nớc giao cho quản lý và

sử dụng , đợc mở tài khoản đồng việt nam và ngoại tệ tại các ngân hàng trong

và ngoài nớc theo quy định của pháp luật

Hiện nay , Tổng Công ty Thép Việt Nam có 15 đơn vị thành viên và 14 liên doanh với nớc ngoài Tông Công ty đợc nhà nớc giao cho quản lý và sử dụng hơn 1.400 tỷ đồng Lao động bình quân 18.531 ngời: doanh thu 5.520

tỷ đồng : sản lợng thép cán đạt 464.000 tấn /năm

Tổng Công ty thép đã có cơ cấu nghành nghề gồm sản xuất thép, kinh doanh thép, xây dựng và lắp đặt các công trình xây dựng công nghiệp và dân dụng, thiết kế, chế tạo cơ khí, phục vụ luyện cán thép, khai thác mỏ, tuyển quặng, xuất nhập khẩu, khách sạn nghiện cứu khoa học và đào tạo, liên doanh

và kinh doanh tổng hợp các mặt hàng khác ngoài sản phẩm thép

Trong những năm hoạt động Tổng Công ty thép đã chú trọng đầu t, đổi mới công nghệ tăng sản lợng công nghiệp đảm bảo nhu cầu của nền kinh tế

Đồng thời thực hiện tốt vai trò bình ổn giá cả thị trờng thép trong các nớc

Dới đây là biểu hiện sản lợng sản xuất Thép từ năm 1999-2000 &6 tháng đầu năm 2001

Chỉ tiêu Đ.vị

tính

1999 2000 Kế hoạch năm

2001

Ước thực hiện 6 tháng

1.Giá trị

SXCN (VSC)

2.T.Doanh

thu

3.Sản lợng

Thép cán

- VSC

- Lãnh đạo

4.Tổnglợng

thép tiêu thụ

- Khối xuất

sắc

- Khối Luật

Giao thông

Tr.đ

"

Tr.đ

Tr.đ

"

"

Tấn

"

"

"

Tr.đ

"

"

8.802.986

1.142.225 464 350 677.875 1.884.270

460.000 662.970 761.300

49.133 176.917

2.136.032

1 010.372133

337680 523.580 814.100 11.697.680

5 28.980 359.400 809.300

99.309 202.329

2.264.230 6.673.880

1.372.000 555.000 817.000 1.928.800

555.000 395.700 978.100

88.390

1.294.870

3.538.961 762.810 325.150 437.660 1.056.100

311.900 255.000 524.200 8.037 167.279

- Khối lãnh

đạo

5.Lợi nhuận

- VSC

- Lãnh đạo

6.Nộp ngân

sách

Nhận xét chung:

Trong 6 tháng đầu năm, các đơn vị trong Tổng Công ty đã nỗ lực phấn

đấu thực hiện tốt nhiệm vụ sản xuất kinh doanh Tính chung toàn Tổng Công

ty, các chỉ tiêu chủ yếu về lợng và giá trị đều đạt trên 50% kế hoạch năm và tăng trởng bình quân từ 15 – 17% so với cùng kỳ năm 2000

Các đơn vị sản xuất và liên doanh tiếp tục giữ đợc tốc độ tăng tơng đối khá Những năm trớc tăng trởng của khu vực liên doanh từ 5 –7%, song 6 tháng đầu năm nay có xu hớng khả quan hơn

Ước tổng lợng thép lu thông trên thị trờng cả nớc trong 6 tháng đầu năm nay là 1.836.000 tấn, trong đó Tổng Công ty Thép tham gia 1.056.000 (chiếm 57%), thành phần khác 780.000 tấn (chiếm 43%) So với cùng kỳ năm ngoái thị phần của Tổng Công ty giảm khoảng 4%, chủ yếu do có thêm một

số cơ sở sản xuất thép ngoài Tổng Công ty đã đi vào hoạt động Điều đó cũng cho thấy thị trờng thép ngày càng có nhiều đối thủ cạnh tranh, hoạt động của Tổng Công tỹ sẽ khó khăn hơn

I Chức năng và nhiệm vụ của Tổng Công ty Thép Việt Nam :

Tổng Công ty Thép Việt Nam là một trong 17 Tổng Công ty Nhà nớc

đợc Thủ tớng chính phủ thành lâp hoạt động theo mô hình Tổng Công ty 91 – mô hình Tập đoàn kinh doanh lớn của Nhà nớc Mục tiêu của Tổng Công

ty Thép Việt Nam là xây dựng và phát triển Tập đoàn kinh doanh đa ngành trên cơ sở sản xuất và kinh doanh thép làm nền tảng

Tổng Công Ty Thép Việt Nam hoạt động kinh doanh hầu hết trên các thị trờng trọng điểm trên lãnh thổ Việt Nam và bao trùm hầu hết các công

đoạn từ khai thác nguyên vật liệu, sản xuất thép cho đến khâu phân phối , tiêu thụ sản phẩm Các lĩnh vực hoạt động kinh doanh chủ yếu của Tổng Công ty

nh sau:

- Khai thác quặng sắt , than mỡ , nguyên liệu trợ dụng phục vụ cho công nghệ luyện kim

- Sản xuất gang thép và các loại kim loại , sản phẩm thép

- Kinh doanh xuất , nhập khẩu thép , vật t thiết bị và các dịch vụ liên quan đến công nghệ luyện kim nh nguyên liệu , vật liệu đầu vào , các sản phẩm thép , trang thiết bị luyện kim , chuyển giao công nghệ và hỗ trợ kĩ thuật

- Thiết kế , chế tạo thi công xây lắp trang thiết bị công trình luyện kim

và xây dựng dân dụng

- Kinh doanh khách sạn , nhà hàng ăn uống , xăng , dầu , mỡ , gas , dịch vụ và vật t tổng hợp khác

- Đào tạo, nghiên cứu khoa học công nghệ phục vụ ngành công nghiệp luyện kim và lĩnh vực sản xuất kim loại , vật liệu xây dựng

- Đầu t, liên doanh , liên kết kinh tế với các đối tác trong và ngoài nớc

- Xuất khẩu lao động

Bên cạnh phạm vi chức năng nhiệm vụ hoạt động kinh doanh đợc Nhà nớc giao , Tổng Công ty Thép Việt Nam còn đợc Nhà nớc giao cho nhiệm vụ quan trọng là cân đối sản xuất thép trong nớc với tổng nhu cầu tiêu dùng của nền kinh tế, xã hội kết hợp nhập khẩu các mặt hàng thép trong nớc cha sản xuất để bình ổn giá cả thị trờng thép trong nớc, bảo toàn và phát triển vốn Nhà nớc giao, tăng nguồn thu cho ngân sách Nhà nớc , tạo việclàm và đảm bảo đời sống công nhân viên trong Tổng Công ty

III Cơ cấu tổ chức :

Cơ cấu quản lý và điều hành đợc Tổng Công ty đợc tổ chức theo quy

định của Luật doanh nghiệp Nhà nớc và Điều lệ Tổng Công ty do chính phủ phê chuẩn

Hiện nay , Tổng Công ty Thép Việt Nam có bộ máy quản lý và điều hành Tổng Công ty và các đơn vị thành viên Tổng Công ty đợc phân bố trên các tỉnh, thành phố trong cả nớc

Cơ cấu quản lý doanh nghiệp của Tổng Công ty Thép Việt Nam theo mô hình chực tuyến chức năng - cơ cấu quản trị này đang đợc áp dụng phổ biến hiện nay

Các bộ phận chức năng có nhiệm vụ nghiên cứu , chuẩn bị quyết định cho lãnh đạo Tổng Công ty quản lý , điều hành các đơn vị thành viên Tổng Công ty Đồng thời các bộ phận chức năng có nhiệm vụ theo dõi , giám sát

đôn đốc hoặc hớng dẫn các đơn vị thành viên Tổng Công ty trong việc thi hành các mệnh lệnh , quyết định lãnh đạo Tổng Công ty

Bên cạnh mô hình cơ cấu trực tuyến chức năng Tổng Công ty còn vận dụng cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp theo dạng ma trận , tập hợp đội ngũ chuyên gia của nhiều bộ phận chức năng nhằm nghiên cứu xây dựng dự

án , chiến lợc cho từng lĩnh vực cụ thể

Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý điều hành Tổng Công ty theo :

Sơ đồ tổ chức quản lý, điều hành của Tổng Công Ty dới đây

1 Hội đồng quản trị Tổng Công ty :

Hội đồng quản trị Tổng Công ty thực hiện chức năng quản lý hoạt

động của Tổng Công ty theo quy đinh của đièu lệ Tổng Công ty, Luật doanh

nghiệp Nhà nớc và chịu trách nhiêm trớc thủ tớng chính phủ, trớc pháp luật

về hoạt động và phát triển của Tổng Công ty theo chức năng , nhiệm vụ đợc

Nhà nớc giao

2 Ban kiểm soát Tổng Công ty :

Ban kiểm soát do Hội đồng quản trị Tổng Công Ty thành lập để giúp

Hội đồng quản trị kiểm tra giám sát hoạt động điều hành của Tổng Công ty ,

Giám đốc các đơn vị thành viên Tổng Công ty và bộ máy giúp việc của Tổng

Giám đốc theo nghị quyết , quyết định của Hội đồng quản trị Tổng Công ty

3 Tổng Giám đốc Tổng Công ty :

Tổng Giám đốc Tổng Công ty là uỷ viên Hội đồng quản trị do Thủ

t-ớng Chính phủ bổ nhiệm Tổng Giám đốc là đại diện pháp nhân của Tổng

Công ty , cơ sở điều hành cao nhất trong Tổng Công ty và chịu trách nhiệm

trớc Hội đồng quản trị Tổng Công ty , trớc Thủ tớng Chính phủ và trớc pháp

luật về điều hành hoạt động của Tổng Công ty

Tổng Công ty có hai phó tổng giám đốc do Bộ trởng Bộ công nghiệp

bổ nhiệm Các phó tổng giám đốc giúp giám đốc điều hành một số lĩnh vực

hoạt động của Tổng Công ty đợc Tổng giám đốc phân công hoặc uỷ quyền và

chịu trách nhiệm trớc Tổng Giám đốc và Hội đồng quản trị Tổng Công ty ,

tr-ớc pháp luật về nhiệm vụ đợc phân công thực hiện

Kế toán trởng Tổng Công ty do Bộ trởng Bộ công nghiệp bổ nhiệm

Kế toán trởng phụ trách phòng Kế toán tài chính Tổng Công ty , giúp Tổng

giám đốc chỉ đạo tổ chức công tác , kế toán , tài chính , kiểm toán nội bộ và

thống kê của Tổng Công ty và chịu trách nhiệm trớc Tổng giám đốc , Hội

đồng quản trị và trớc pháp luật về nhiệm vụ của mình

4 Bộ máy giúp việc Tổng Công ty :

Tổng Công ty có 6 phòng chuyên môn, nghiệp vụ bao gồm : Phòng Tổ

chức lao động, Phòng Kế toán tài chính, Phòng Kinh doanh và xuất nhập

khẩu, Phòng Kế hoạch và đầu t, Phòng Kỹ thuật, Văn phòng nghiệp vụ và 1

Trung tâm do Tổng Gíam đốc Tổng Công ty thành lập là Trung tâm hợp tác

lao đông với nớc ngoài Các phòng , Trung tâm của Tổng Công ty có 112

ng-ời, thực hiện chức năng tham mu, giúp việc Tổng Giám đốc trong điều hành

hoạt động của Tổng Công ty

5 Các đơn vị thành viên của Tổng Công ty :

Tổng Công Ty Thép Việt Nam có 15 đơn vị thành viên đợc chia thành

4 khối , có t cách pháp nhân , hạch toán kinh tế độc lập , bao gồm : 5 công ty

sản xuất thép và vật liệu xây dựng thuộc khối sản xuất, 8 công ty thơng mại thuộc khối kinh doanh , 1 Viện nghiên cứu công nghệ và 1 Trung tâm đào tạo công nhân kĩ thuật thuộc khối nghiên cứu, đào tạo Tát cả đều đợc thực hiện các chức năng nhiệm vụ theo phân cấp của Tổng Công ty và chịu sự quản lý ,

điều hành của Tổng Công ty theo điều lệ Tổng Công ty

6 Các liên doanh có góp vốn của Tổng Công ty :gồm 14 Công ty

Thực hiện chủ trơng thu hút vốn nớc ngoài của Thủ tớng Chính phủ, chiến lợc phát triển của Tổng Công ty trong thời gian này là tăng cờng hợp tác , liên doanh với nớc ngoài để đầu t xây dựng các nhà máy sản xuất thép ,

đa dạng hoá sản phẩm thép đáp ứng nhu cầu ngày một đa dạng của nền kinh

tế, tiếp cận với công nghệ hiện đại và quản lý khoa học của tập đoàn , Công

ty có danh tiếng trên thế giới

7 Mối quan hệ giữa Tổng Công ty và các đơn vị thành viên :

Tổng Công Ty Thép Việt Nam là Tổng Công ty Nhà nớc hoạt động kinh doanh , có t cách pháp nhân , hạch toán kinh tế, đợc Nhà nớc giao vốn , tài nguyên , đất đai và các nguồn lực khác ; có trách nhiệm sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và phát triển nguồn vốn đợc giao; có các quyền và nghĩa vụ ; tự trịu trách nhiệm về hoạt động vốn kinh doanh trong phạm vi số vốn cuat Tổng Công ty trong đó có phần vốn nhà nớc do Tổng Công ty quản lý

Tổng Công ty có các đơn vị thành viên hạch toán độc lập và đơn vị sự nghiệp Mối quan hệ giữa Tổng Công ty và các đơn vị thành viên đợc quy

định trông Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Tổng Công ty , đợc cụ thể hoá trong điều lệ các đơn vị thành viên do Tổng Công ty phê duyệt Doanh nghiệp Nhà nớc hạch toán độc lập là thành viên Tổng Công ty có quyền tự chủ kinh doanh và tự chủ tài chính , chịu sự ràng buộc về quyền lợi và nghĩa

vụ đối với Tổng Công ty theo quy định tại Điều lệ Tổng Công ty

chơng II

Thực trạng về hệ thống thông tin phục vụ quản lý ở

tổng công ty thép việt nam.

I Hệ thống thông tin của Tổng Công ty Thép Việt Nam

Quá trình quản lý ở Tổng Công ty là quá trình thu thập xử lý và truyền

đạt thông tin

1 Khâu thu thập thông tin ở Tổng Công ty

Khâu thu thập thông tin là khâu đầu tiên của hệ thống thông tin Yêu cầu chính của khâu này là :

- Đúng yêu cầu : vì có rất nhiều tài liệu nên không thể thu thập tất cả mọi tài liệu, mà chỉ thu thập những thông tin nào có chứa những thông tin đáp ứng yêu cầu của ngời dùng tin, vì thế cần phải xác định các nguồn thông tin Nhng ở Tổng Công ty việc xác định các nguồn thông tin này còn nhiều yếu kém , biểu hiện của hệ thống là cha xác định chính xác các nguồn thông tin nên cha đáp ứng đợc yêu cầu của ngời dùng tin

- Đầy đủ và có chất lợng thông tin cao : điều này có nghĩa là phải thờng xuyên thu thập tin tức, không trùng lặp không bỏ sót Thu thập không chỉ những thông tin chính thống mà cả những thông tin không chính thống những thông tin này nhiều khi giúp ích rất nhiều cho Tổng Công ty Yêu cầu này ở Tổng Công ty cũng thực hiện rất hạn chế Nhiều thông tin thu thập đợc không còn có giá trị, bỏ sót nhiều thông tin quan trọng có chất lợng ảnh hởng không tốt đến hoạt động của cả hệ thống thông tin phục vụ quản lý ở Tổng Công ty

2 Chọn lọc thông tin - phân loại thông tin

Mục đích của khâu này là làm cho thông tin nhận đợc có độ tin cậy cao Do đó phải hiệu chỉnh những tài liệu , số liệu thu thập đợc để chọn lọc lấy những thông tin cần thiết và loại trừ những thông tin không cần thiết Tiếp sau đó là phân loại ; sắp xếp các tài liệu thu đợc , phân loại chúng theo nhiều dấu hiệu, nh nguồn tài liệu, thời gian nhận, nôị dung , loại tài liệu Tuy nhiên ở Tổng Công ty việc phân loại này cũng còn nhiều hạn chế do việc thu thập thông tin không đảm bảo, hơn nữa cha có bộ phận với những con ngời có trình độ để chọn lọc, phân loại

3 Xử lý thông tin

Đây là một khâu quan trọng của hệ thống thông tin, mục đích của nó là biến đổi các tài liệu để bảo quản đợc thuận tiện hơn và phục vụ nhiều nhất cho nhu cầu ngời dùng tin Điều quan trọng nhất của quá trình xử lý thông tin

là làm cho dung lợng và chất lợng của thông tin thay đổi có giá trị hơn cho ngời dùng tin Công việc này ở Tổng Công ty Thép Việt nam cha làm đợc, do

cha có tổ chức nào đảm nhận Điều này cần phải có biện pháp khắc phục sớm nhằm từng bớc hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ quản lý ở Tổng Công ty

4 Bảo quản

Bảo quản không có nghĩa là chỉ có giữ gìn tài liệu, mà nó còn thoả mãn các yêu cầu sau :

- Bảo quản nhiều tài liệu trong một đơn vị thể tích có nghĩa là cần bảo quản những tài liệu đó trong bộ nhớ của máy tính

- Khi cần tài liệu là có thể lấy ra nhanh chóng

Hiện công tác bảo quản ở Tổng Công ty phần lớn vẫn thực hiện theo phong pháp truyền thống: bảo quản tài liệu trong thùng và đa vào trong rất khó khăn cho việc tìm tài liệu khi cần thiết

5 Giao nộp

Yêu cầu của khâu này đáp ứng đòi hỏi của ngời dùng tin về :

- Đúng thông tin yêu cầu

- Đúng mức độ chi tiết hoá

- Đúng thời gian

Muốn thực hiện đợc tốt khâu này cần nghiên cứu nhu cầu của từng loại ngời dùng tin Qua đó xác định đợc phơng hớng thu thập, xử lý, bảo quản để phục vụ các yêu cầu đó của ngời dùng tin Khâu này ở Tổng Công ty cũng

ch-a làm đợc, không có đầu mối thu thập, xử lý, bảo quản, gich-ao nộp Công việc này phó mặc cho các phòng ban trong Tổng Công ty tự mình làm lấy

6 Truyền đạt thông tin

Khâu truyền đạt thông tin ở đây là truyền đạt từ cơ quan quản lý Tổng Công ty, xuống ngời chấp hành trong nội bộ Tổng Công ty và các đơn vị trực thuộc Tổng Công ty Hiện Tổng Công ty đang sử dụng các phơng pháp truyền

đạt là:

- Truyền đạt bằng lời ( lãnh đạo Tổng Công ty truyền đạt quyết định cho nhân viên, các cấp trực thuộc tức là dùng lời nói để đa tin trực tiếp xuống cấp dới)Phơng pháp này có u điểm là :

+ Truyền đạt nhanh

+ Nắm đợc thông tin phản hồi nhanh

+Ngời truyền đạt có thể điều chỉnh kịp thời

+ Đỡ tốn kém

Tuy nhiên cách truyền đạt thông tin trợc tiếp bằng lời cũng có một số nhợc điểm là :

+ Thờng phụ thuộc vào quan điểm của ngời truyền tin

+ Truyền thông tin dài thờng bị quên hoặc bỏ sót

+ Đôi khi do ý chủ quan của ngời truyền tin mà bóp méo thông tin + Khó quản lý thông tin

- Truyền đạt thông tin bằng văn bản: tức là các thông tin cần truyền đạt trong quản lý của Tổng Công ty đợc in thành văn bản chuyển đi Loại hình này đợc sử dụng chủ yếu ở Tổng Công ty chiếm khoảng 85%-90%

Cách truyền đạt thông tin này có một số u điểm là:

+ Truyền đạt đợc những thông tin dài

+ Ngời truyền tin và ngời nhận tin đến có văn bản lu trữ

+ Thông tin chuẩn xác

+ Thuận tiện cho việc quản lý thông tin

+ Có thể lu trữ để dùng cho nhiều lần

+ Sự hiểu biết về quyết định đồng đều và chính xác hơn

Tuy nhiên cách này có một số nhợc điểm là:

+ Thông tin truyền thờng bị lâu

+ Đôi khi bị thất lạc

- Truyền đạt thông tin qua các phơng tiện kỹ thuật nh điện thoại, Fax, Internet

Các phơng tiện này có những u điểm là truyền tin vừa nhanh, có phạm

vi truyền tin rộng tuy nhiên cũng có một số nhợc điểm là :

+ Tốn kém

+ Phụ thuộc vào chủ quan ngời truyền tin

+ Dễ bị nhiễu

+ Yêu cầu về bí mật không đợc bảo đảm

Đối với Tổng Công ty Thép Việt Nam chỉ có 16 máy vi tính đợc trang

bị, trong đó chỉ có 02 máy tính đợc nối mạng nội bộ Truyền tin thờng dùng

là đa theo đờng văn th hoặc điện thoại, fax