(Tiểu luận FTU) THƯƠNG mại điện tử ỨNG DỤNG ERP tại DOANH NGHIỆP FPT

Là một trong những tập đoàn lớn nhất ở Việt Nam, FPT sớm nhận ra vai trò của hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp và đã áp dụng thành công ERP vào cơ cấu tổ chức của công ty.. Khối l

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG



TIỂU LUẬN

THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ ỨNG DỤNG ERP TẠI DOANH NGHIỆP FPT

Giảng viên: Ths Nguyễn Thị Hồng Vân

Họ và tên: Phạm Thị Thanh Tâm MSV: 1512230077

Lớp: TMA306(2-1617).3_LT

Hà Nội, ngày 23 tháng 3 năm 2017

MỤC LỤC

3 Tổng quan về ERP 4

3.1 Khái niệm 4

3.2 Vai trò 5

3 Đôi nét về công ty FPT : 6

3 Ứng dụng ERP của FPT : 8

3.1 Hệ thống ERC (2000-2005): Microsoft Dynamics SL (Solomon) 8

3.2 Hệ thống mới ERP Oracle Business Suite: 9

3.1.1 Đặc điểm : 9

3.3 Kinh nghiệm triển khai 10

3.3.1 Microsoft Dynamics SL (Solomon): 10

3.3.2 ERP Oracle Business Suite : 11

3.4 Nhận xét: 15

3.4.1 Thành công : 15

3.4.2 Bài học: 16

LỜI MỞ ĐẦU Trước đây trong nhiều doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp lớn thường gặp phải những vấn đề về quản trị nguồn lực doanh nghiệp: các phòng ban không gắn kết với nhau; chức năng chồng chéo; nhân sự thừa; báo cáo thiếu; không kiểm soát được chi phí; nhiễu thông tin thị trường; mọi phương thức quảng cáo, tiếp thị, kế toán, kiểm toán đều vô tác dụng, và nghiêm trọng hơn doanh nghiệp có thể mất phương hướng chiến lược Khi đó là lúc doanh nghiệp cần tái cấu trúc mô hình kinh doanh

Ngày nay trong nền kinh tế toàn cầu hóa, với sự phát triển của ITC, của Internet

và thương mại điện tử việc tái cấu trúc mô hình kinh doanh trở nên dễ dàng với phầm mềm ERP- hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP là giải pháp hiệu quả trong quản

lý hoạt động kinh doanh là chìa khóa thành công của nhiều doanh nghiệp Các doanh nghiệp Việt Nam cũng đã và đang tiếp cận, áp dụng hệ thống ERP vào quá trình hoạt động doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, năng lực cạnh tranh trên thị trường FPT cũng không nằm ngoài xu thế đó Là một trong những tập đoàn lớn nhất ở Việt Nam, FPT sớm nhận ra vai trò của hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp và

đã áp dụng thành công ERP vào cơ cấu tổ chức của công ty

Sự thành công của FPT để lại không ít những kinh nghiệm và bài học cho việc áp dụng ERP vào mô hình kinh doanh ở Việt Nam

3 Tổng quan về ERP

3.1 Khái niệm

ERP – Enterprise Resource planning là phần mềm máy tính có chức năng hỗ trợ

và tự động hóa toàn bộ hoạt động nghiệp vụ của mọi nhân viên trong doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý toàn diện cảu doanh nghiệp Có thể hiểu đơn giản về ERP là phần mềm phục vụ tin học hóa tổng thể doanh nghiệp

ERP không chỉ đóng vai trò là một phần mềm mà còn là một chiến lược phát triển

Khối lượng công việc trong hoạch định vá ứng dụng các nguồn lực của doanh nghiệp chiếm phần lớn trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp nên ERP là hệ thống phần mềm rất lớn Các chức năng của ERP bao gồm: Quản trị nhân lực, quản trị tài chính, quản trị sản xuất, quản trị nguồn cung , quản trị hoạt động kinh doanh, quản trị quan hệ khách hàng

Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module) Phần mềm có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhau nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể như sau:

- Kế toán: phân hệ này chia thành nhiều phân hệ nữa như sổ cái, nợ công phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục đầu tư,… Các phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP

- Mua hàng

- Kho

- Sản xuất

- Bán hàng

- Quản lý nhân sự và tính lương

- Quản lý quan hệ với khách hàng, cổ đông và công chúng

Các phần mềm ERP được xây dựng thường hợp nhất các thông lệ tốt nhất ở nhiều hoạt động tác nghiệp khác nhau của công ty Do đó công ty có thể dễ dàng áp dụng các thông lệ tốt nhất thông qua việc cài đặt một hệ thống ERP

ERP được coi là là phầm mềm hỗ trợ hiệu quả nhất trong công tác quản lý và môi trường kinh doanh Tất cả các phòng ban đều được cung cấp thông tin như nhau, liên kết, phối hợp cùng nhau để giải quyết các công việc kịp thời, chính xác ERP tạo ra một thể thống nhất trong doanh nghiệp

Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng đa dạng với yêu cầu chính xác và kịp thời ngày càng cao; các thông tin cần thiết được thu thập,lưu trữ , xử lý và sử dụng hiệu quả trong mọi hoạt động của doanh nghiệp Nó giúp doanh nghiệp thực hiện các hoạt động hoạch định, theo dõi, đánh giá và đo lường

ERP có ba nhiệm vụ chính: chuẩn hóa quy trình hoạt động, kiểm soát và ngăn chặn rủi

ro xảy ra sai sót và hỗ trợ hoạch định

3.2 Vai trò

- Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra, theo dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm; lên kế hoạch và phân bổ nguồn lực một cách hợp lý ERP có thể tự động kiểm tra xem nhân viên có thế mạnh gì rồi tự động phân bổ công việc mà không cần người quản lý mất nhiều công sức cho công đoạn này

- Kiểm soát thông tin khách hàng: vì dữ liệu nằm chung ở một nơi, mọi nhân viên trong công ty đều có quyền truy cập và xem thông tin khách hàng, thậm chí có thể đổi thông tin khách hàng

- Tăng tốc quá trình sản xuất cung cấp hàng hóa, dịch vụ: ERP có thể phục vụ như một công cụ giúp tự động hóa một phần hoặc tất cả các quy trình sản xuất từ việc chuẩn bị nguyên liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói… Vì chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên công ty có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết Người quản lý có thể xem mọi thông số của công ty trong một giao diện hợp nhất

- Kiểm soát thông tin tài chính: để tìm được hiệu suất của công ty mình ra sao người quản lý sẽ phải tìm hiểu số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau ERP tổng hợp hết mọi thứ liên quan đến tài chính ở một nơi và số liệu chỉ có một mà thôi do đó hạn chế

những tiêu cực, đánh giá sai lầm của người quản lý ERP giúp tạo ra những bản báo cáo tài chính theo những chuẩn quốc tế như IFRS, GAAP

- Kiểm soát lượng hàng tồn kho: ERP giúp kiểm soát xem trong kho còn bao nhiêu hàng, hàng nằm ở đâu, nguyên liệu còn nhiều ít ra sao Điều này giúp giảm chi phí, giảm số người cần thiết, tăng nhanh tốc dộ làm việc

- Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự: Nhờ ERP mà nhân sự có thể theo dõi sát sao giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc từng nhân viên đã làm là bao nhiêu, ngay

cả khi những người nhân viên đó làm việc trong nhiều bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa lý khác nhau Nhân viên có thể hài lòng hơn vì với ERP, công ty có thể trả lương cho họ đúng thời gian hơn

- Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty: ERP có một nền tảng là Ming.le cho phép mọi người trong một hệ thống ERP chat với nhau trong thời gian thực để truy vấn thông tin ERP còn hiển thị những tác vụ mà một người cần làm

3 Đôi nét về công ty FPT :

Thành lập ngày 13/09/1988, với lĩnh vực kinh doanh cốt lõi là CNTT và Viễn thông, FPT đã cung cấp dịch vụ tới 63/63 tỉnh thành tại Việt Nam và không ngừng mở rộng hoạt động trên thị trường toàn cầu với sự hiện diện tại 21 quốc gia.Trong suốt quá trình hoạt động, FPT luôn nỗ lực với mục tiêu cao nhất là mang lại sự hài lòng cho khách hàng thông qua những dịch vụ, sản phẩm và giải pháp công nghệ tối ưu nhất

Đồng thời, FPT không ngừng nghiên cứu và tiên phong trong các xu hướng công nghệ mới góp phần khẳng định vị thế của Việt Nam trên trên bản đồ công nghệ thế giới

Trên con đường 28 năm xây dựng và phát triển, FPT hiện là tập đoàn vững mạnh tại Việt Nam với hơn 28300 nhân viên, thu về 1.8 tỷ USD doanh thu

FPT có đội ngũ nhân lực trẻ, ổn định và có chuyên môn cao Với FPT nguồn nhân lực là giá trị cốt lõi và là nền tảng vững chắc giúp FPT không ngừng tạo nên những giá trị gia tăng hiệu quả cho khách hàng Hiện nay FPT có hơn 10600 kỹ sư chuyên gia về coogn nghệ, 17900 sinh viên đang đào tạo, 1135 nhân viên là người nước ngoài, 75% nhân lực dưới độ tuổi 30

FPT hoạt động ở bốn lĩnh vực chính:

- Lĩnh vực công nghệ: Công nghệ đang được xem là công cụ chiến lược giúp các

tổ chức, doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, thúc đẩy sự đổi mới sáng tạo

trong hoạt động Với 28 năm kinh nghiệm tại Việt Nam và trên toàn cầu, cùng đội ngũ 10.600 kỹ sư, chuyên gia công nghệ, chúng tôi luôn sát cánh cùng các tổ chức, doanh nghiệp để nghiên cứu phát triển và cung cấp các giải pháp, dịch vụ tối ưu nhất Trong lĩnh vực này FPT có 2 đơn vị thành viên trực thuộc: Công ty TNHH Hệ Thống Thông Tin FPT, Công ty TNHH Phần Mềm FPT

- Lĩnh vực Viễn Thông:

Là một trong 3 nhà cung cấp dịch vụ viễn thông hàng đầu Việt Nam, FPT sở hữu:

 Hạ tầng internet phủ rộng tới 59/63 tỉnh thành

 Tuyến đường trục Bắc – Nam với chiều dài hơn 4.000 km đi qua 30 tỉnh, thành;

tuyến đường trục Tây Nguyên; tuyến đường trục kết nối quốc tế với Lào

 Thành viên của Tuyến cáp quang Liên lục địa Á Mỹ AAG (Asia – American Gateway), APG

 Dung lượng băng thông quốc tế 280 Gbps với nhiều hướng kết nối đi quốc tế Trung Quốc, Hong Kong, Nhật Bản, Singapore, Mỹ

Có 2 công ty trực thuộc là Công Ty Cổ Phần Viễn Thông FPT, Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Trực Tuyến FPT

- Lĩnh vực phân phối và bán lẻ sản phẩm công nghệ:

Hiện nay FPT là nhà phân phối và bán lẻ các sản phẩm/thiết bị công nghệ hàng đầu Việt Nam với:

 ·Hơn 30 đối tác là các thương hiệu công nghệ nổi tiếng thế giới như Asus, Acer, Apple, Dell, HP, IBM, Lenovo, Cisco, Microsoft, Oracle,

 ·Sở hữu thương hiệu riêng mang tên FPT về sản phẩm điện thoại, máy tính, máy tính bảng

 ·1500 đại lý phân phối tại 63/63 tỉnh thành

 ·Hơn 200 cửa hàng bán lẻ tại 63/63 tỉnh thành

 ·Chuỗi bán lẻ với đầy đủ mô hình cửa hàng của Apple bao gồm: Cấp 1 là APR (Apple Premium Reseller), cấp 2 AAR (Apple Authorised Reseller) và CES (Consumer Electronic Stores)

 ·Là nhà phân phối chính thức các sản phẩm của Apple tại Việt Nam

Trong lĩnh vực này FPT có Công Ty TNHH Thương Mại FPT, Công Ty Cổ Phần Bán Lẻ Kỹ Thuật Số FPT

– Lĩnh vực giáo dục: gồm Công Ty TNHH Giáo Dục FPT Với mong muốn góp phần nâng cao chất lượng nguồn nhân lực CNTT nói riêng

và chất lượng nguồn nhân lực Việt Nam nói chung, FPT đã tiên phong trong đổi mới giáo dục bằng việc:

 ·Triển khai những chương trình đào tạo hiện đại theo chuẩn quốc tế

 ·Đào tạo theo hình thức liên kết chặt chẽ với doanh nghiệp, gắn đào tạo với thực tiễn và nghiên cứu - triển khai

 ·Chú trọng kỹ năng ngoại ngữ

 ·Tăng cường đào tạo quy trình tổ chức sản xuất, kỹ năng làm việc theo nhóm và các kỹ năng cá nhân khác

3 Ứng dụng ERP của FPT :

3.1 Hệ thống ERC (2000-2005): Microsoft Dynamics SL (Solomon)

SOLOMON là chương trình Quản lý tài chính do FPT mua từ hãng WaterHouse Cooper (Mỹ) để thay thế cho chương trình thuộc dự án “Nâng cao năng lực quản lý tài chính - Hiện đại hóa quản lý tài chính của Công ty” Trong quá trình phát triển, hệ thống quản lý tài chính của Công ty ngày càng phát triển và việc quản lý bằng chương trình Balance của FPT không đáp ứng hết những yêu cầu phát sinh Sau hàng loạt những nghiên cứu, phân tích, đánh giá các đối tác, cuối cùng FPT đã chọn phần mềm SOLOMON để thay thế với sự hỗ trợ đầy đủ sau bán hàng của đối tác SOLOMON là

hệ thống đồ sộ với dữ liệu tập trung nhưng xử lý phân tán, phù hợp với những công ty lớn, gồm nhiều bộ phận ở khắp nơi như FPT Với SOLOMON, các cán bộ quản lý tài chính sẽ có thể quản lý cụ thể từng hợp đồng và nắm được lãi lỗ ngay lập tức Đối tượng sử dụng SOLOMON là những cán bộ quản lý tài chính; cán bộ bán hàng, mua hàng; cán bộ công nợ, quản lý khách hàng của toàn Công ty Công tác đào tạo đã được hoàn thành Đội dự án SOLOMON và cán bộ phòng tài vụ đã được đối tác trực tiếp đào tạo trong tháng 4 và tháng 5/2000 Cán bộ các bộ phận bán hàng và mua hàng được đội Dự án đào tạo trong các ngày từ 15 đến 20/12

Sau 5 năm sử dụng, hệ thống Solomon không còn đủ khả năng đáp ứng nhu cầu phát triển của công ty, chính vì thế FPT đã quyết định sử dụng hệ thống ERP mới

3.2 Hệ thống mới ERP Oracle Business Suite:

ERP Oracle Business Suite là hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp (hệ thống ứng dụng giúp doanh nghiệp hoạch định và quản lý tất cả các nguồn lực (nhân lực, tài chính, sản xuất, thương mại…) của một doanh nghiệp Ngoài chức năng quản

lý, ERP có thể phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mức độ chi tiết tuỳ theo yêu cầu của nhà quản lý

Oracle E-Business Suite (EBS) là một hệ thống ứng dụng với cơ sơ sở dữ liệu tập trung, được tích hợp trên 30 phân hệ quản lý toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp: tài chính kế toán, sản xuất, bán hàng, mua hàng, vật tư, dự án, nhân sự, dịch vụ

Triển khai Oracle EBS, doanh nghiệp sẽ nhận được cùng một lúc nhiều ích lợi:

Quy trình nghiệp vụ đã được chuẩn hoá, hướng tới chuẩn mực quốc tế cho quá trình hội nhập; ứng dụng tiên tiến đã được triển khai thành công cho hơn 25.000 doanh nghiệp tại Mỹ và 17 quốc gia khác, Với hệ thống ứng dụng thống nhất, đa năng, quán xuyến mọi lĩnh vực hoạt động từ lập kế hoạch, kiểm soát, thống kê, phân tích,

ERP giúp nhà quản lý chủ động hoạch định nguồn lực, đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng kịp thời trước những thay đổi liên tục của môi trường mở cạnh tranh

3.1.1 Đặc điểm :

 Quản lý chặt chẽ hoạt động tài chính kế toán, bao quát tổng thể hoạt động sản xuất kinh doanh :

 Kế toán sổ cái (Oracle General Ledger)

 Quản lý tài sản cố định (Oracle Fixed Assets)

 Quản lý luồng tiền (Oracle Cash Management)

 Kế toán phải thu (Oracle Receivables)

 Kế toán phải trả (Oracle Payables)

 Quản lý hiệu quả quá trình sản xuất :

 Quản lý định mức kinh tế kỹ thuật (Oracle Bills of Material)

 Quản lý giá thành (Oracle Cost Management)

 Quản lý sản xuất (Oracle Work in Process)

 Lập kế hoạch sản xuất/ kế hoạch nguyên vật liệu (Oracle Master Scheduling/

Material Requirements Planning)

 Quản lý hàng tồn kho chính xác, tức thời :

 Quản lý tồn kho (Oracle Inventory)

 Quản lý việc mua - bán hàng tự động, linh hoạt

 Quản lý mua hàng (Oracle Purchasing)

 Quản lý đơn hàng (Oracle Order Management)

3.3 Kinh nghiệm triển khai

3.3.1 Microsoft Dynamics SL (Solomon):

Là một công ty cổ phần, quản lý theo mô hình tập đoàn, bao gồm nhiều công ty thành viên và chi nhánh, vấn đề quản trị doanh nghiệp trở thành yêu cầu hàng đầu của công ty Cổ Phần Phát Triển Đầu Tư Công Nghệ FPT nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị Kinh nghiệm và những bước triển khai ERP tại FPT là những điều bổ ích đối với mỗi doanh nghiệp đang và sẽ áp dụng CNTT vào quản trị Năm 2000, sau khi đạt chứng chỉ ISO, FPT chính thức đặt mục tiêu xây dựng

hệ thống quản trị doanh nghiệp (ERP - Enterprise Resource Planning)

Hệ thống ERP được FPT chọn ban đầu là giải pháp Solomon Bởi “ERP hiểu chính xác không chỉ là một hệ thống công nghệ mà chủ yếu là hệ thống tác nghiệp và quản trị doanh nghiệp Do vậy, các công ty phần mềm Việt Nam (kể cả của FPT) chưa thực đủ kinh nghiệm và tri thức để đưa vào hệ thống phần mềm các giá trị của tác nghiệp và quản trị Ngoài ra, công nghệ hiện nay phát triển rất nhanh, các chức năng mới được thêm vào hết sức đa dạng nên phần mềm Việt Nam không đủ sức để đáp ứng

sự thay đổi cũng như nâng cấp” Trong thời gian tới FPT sẽ lựa chọn một giải pháp ERP ở mức cao hơn Solomon và cũng là một giải pháp của nước ngoài

 Kinh nghiệm triển khai:

ERP được FPT triển khai trước tiên tới bộ phận kinh doanh Những năm tiếp theo được áp dụng cho hệ thống sản xuất và lắp ráp máy tính FPT-Elead, các bộ phận Quản

lý như: quản trị nhân sự và tiền lương, quản lý cổ đông, quản lý hệ thống chất lượng, quản lý sản xuất dự án phần mềm, quản lý bảo hành, quản lý đơn đặt hàng và giao nhận hàng xuất nhập khẩu Cuối cùng FPT tự xây dựng một hệ thống báo cáo với hơn

400 báo cáo mẫu phục vụ công tác quản lý và hỗ trợ ra quyết định, triển khai cho cả tập đoàn gồm tổng công ty và các đơn vị thành viên

Áp dụng ERP rất giống áp dụng ISO trước đó, nhưng tầm ảnh hưởng của ERP lớn hơn nhiều Hệ thống tác nghiệp hoàn toàn phụ thuộc vào máy tính, vào hệ thống