Vì vậy việc ứng dụng ERP vào hoạt động kinh doanh sản xuất là vô cùng quan trọng, Đặc biệt là các doanh nghiệp của Việt Nam trong nền kinh tế trên đà tăng trưởng như hiện nay... Do vậy k
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
- -TIỂU LUẬN
THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ
ĐỀ TÀI: Phân tích thực trạng và kinh nghiệm
triển khai ERP tại một doanh nghiệp Việt Nam
Họ và tên : Phạm Thị Minh Thư
Lớp : TMA306.2.1617.1LT
GV hướng dẫn : ThS Nguyền Thị Hồng Vân
Hà Nội Tháng 3 năm 2017
Trang 2MỤC LỤC
Lời mở đầu
I Cơ sở lý luận
1.1 Khái niệm ERP 1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của ERP 1.3 Hệ thống kế hoạch hóa các nguồn lực ERP 1.4 Các yếu tố quyết định đến việc triển khai ERP thành công 1.4.1 Nguồn nhân lực
1.4.2 Qui trình 1.4.3 Công nghệ 1.4.4 Đầu tư
II Phân tích thực trạng, kỉnh nghiệm triển khai và nhận xét ERP của
doanh nghiệp Vinamilk
2.1 Giới thiệu công ty 2.1.1 Giới thiệu chung 2.1.2 Hoạt động của công ty 2.1.3 Mục tiêu
2.2 Hoạt động của công ty trước khi áp dụng hệ thống ERP 2.3 Hoạt động của công ty sau khi áp dụng ERP
2.3.1 Thực trạng triển khai 2.3.1.1 Thực trạng về công nghệ 2.3.1.2 Thực trạng về quỉ trình 2.3.1.3 Thực trạng về nhân lực 2.3.1.4 Thực trạng về ngân sách 2.3.2 Nhận xét về việc triển khai ERP của Vìnamilk 2.3.2.1 Lợi ích, thành công đạt được
2.3.2.2 Mộtsổhạnchể 2.4 Kinh nghiệm triển khai 2.4.1 Khó khăn gặp phải 2.4.2 Lý do thành công
Kết luận
Trang 3Lời mở đầu
Thời đại kinh tế mở cửa, cạnh tranh trở nên vô cùng gay gắt Nếu doanh nghiệp không tự thân tìm tòi, ứng dụng công nghệ vào sản xuất kinh doanh thì
sẽ không thể tồn tại lâu dài trên thị trường Ngày nay việc ứng dụng công nghệ thông tin vào sản xuất trở nên phổ biến và là một yếu tố cần thiết không thể thiếu bởi vì có công nghệ thì mới tăng năng suất, giảm nhẹ khối lượng công việc tay chân, tiết kiệm thời gian, chi phí và cho thấy rõ ràng hiệu quả công việc.
ERP là viết tắt của từ tiếng Anh “Enterprise Resource Planning”, có nghĩa là “Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp” Có thể nói một cách đơn giản hơn, ERP chính là Hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp.
Theo ông Hoàng Minh Châu - Giám đốc Công ty FPT TP.HCM, có nhiều lợi ích đối với doanh nghiệp khi ứng dụng ERP Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn DN có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công vừa đủ để sản xuất, kinh doanh.
Trong buổi tọa đàm về ứng dụng và triển khai ERP cho các doanh nghiệp, ông Nguyễn Văn Thảo, Phó tổng thư ký Phòng Thương mại Công nghiệp Việt Nam (VCCI), nhận định sức ép về cạnh tranh khi gia nhập WTO sẽ rất lớn và các doanh nghiệp Việt Nam có thể thua và bị loại khỏi cuộc chơi ngay trên sân nhà nếu không tự cải tổ "Đã đến thời điểm chúng ta tìm đường đưa CNTT vào doanh nghiệp và biến việc ứng dụng công nghệ trở thành thế mạnh chứ không phải gánh nặng", ông nói.
Vì vậy việc ứng dụng ERP vào hoạt động kinh doanh sản xuất là vô cùng quan trọng, Đặc biệt là các doanh nghiệp của Việt Nam trong nền kinh tế trên đà tăng trưởng như hiện nay.
Trang 4I Cơ sở lý luận 1.1Khái niêm ERP:
- ERP (Enterprise Resource Planning) là một thuật ngữ được dùng liên quan đến mọi hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các qui trình xử lý một cách tự động hoá, để giúp cho các doanh nghiệp quản lý các hoạt động then chốt Bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng,… Đặt điểm nổi bật của ERP là một hệ thống phần mềm sống có thể mở rộng và phát triển theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc của chương trình.
1.2 Lịch sử ra đời và phát triển của ERP
Khái niệm ERP đã có từ những năm 60 Hồi đó ERP mới đóng vai trò như một hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên yật liệu cho sản xuất kinh doanh
Kể từ đó tới nay, hệ thống ERP luôn mở rộng chức năng của mình trong vai trò quản lý doanh nghiệp với các giai đoạn sau:
Giai đoan 1: Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP-Material Requiements Planning).
Giai đoạn 2: Close – loop MRP Giai đoạn 3: Hoạch định nguồn lực sản xuất ( Manufacturing Resource Planning)
Giai đoạn 4: Hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp ( Enterprise Resource Planning)
Giai đoạn 5: Inter – Enterprise Co-oporation
Trang 5Giai đoạn 6: Collaborative Bussiness 1.3 Hệ thống kế hoạch hóa nguồn lực (ERP)
- ERP là một bố các gói phần mềm module trên máy tính tự động hóa các tác nghiệp của đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp bao trùm gần như tất cả các quá trình kỉnh doanh nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý toàn dỉện của DN.
- ERP không phải là phần mềm cá biệt hóa cho từng doanh nghiệp mà là một hệ thống phổ cập, được xây dựng từ thực tiễn kinh doanh tốt nhất
Do vậy khi áp dụng phèn mềm, doanh nghiệp nên thay đổi các qui trình kinh doanh của mình cho phù hợp với phần mềm và tận dụng được các
ưu việt của hệ thống.
- Điểm phân biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP so với các áp dụng nhiều phần mềm quản lý cho từng chức năng như kế toán, tải chính, nhân sự là tính tích hợp.
- Tùy thuộc vào điều kiện cụ thể mà doanh nghiệp không nhất thiết phải triển khai cả hệ thống module.
- Quá trình kinh doanh của các doanh nghiệp là khác nhau nhưng hệ
Trang 6thống ERP có khả năng tích họp chúng vào một ứng dụng duy nhất và sử dụng cơ sở dữ liệu chung.—> dễ dàng chia sẻ thông tin, cải thiện truyền thông.
1.4 Các yếu tố quyết đinh đễ triển khai ERP thành công
Bao gồm 4 yếu tố cơ bản :
• Nguồn nhân lực
• Qui trình
• Công nghệ
• Đầu tư
1.4.1 : Nguồn nhân lực:
- Lãnh đạo phải có tầm nhìn, chiến lược rõ ràng.
- Nhân viên phải là những người có năng lực.
- Tinh thần đoàn kết, phối họp cùng thực hiện một mục tiêu chung.
- Thiết lập cơ chế giám sát, kiểm tra thực hiện một cách chặt chẽ.
1.4.2: Qui trình
- Thực hiện khảo sát, mô tả qui trình hiện tại của doanh nghiệp trước khi đưa vào triển khai ERP.
- Áp dụng các qui trình chuẩn của ERP vào việc ứng dụng Qui trình này đã được nghiên cứu và áp dụng rộng rãi nên không thể tự ý thay đổi
- Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm đáng tin cậy
1.4.3: Công nghệ
- Lựa chọn ERP phù hợp với DN (cơ sở hạ tầng, trình độ công nghệ)
- Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP sao cho đảm bảo việc hướng dẫn
Trang 7triển khai, qui trình triển khai nhanh chóng, đúng tiến độ.
1.4.4: Qui trình
- Lựa chọn ERP có khả năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp trong vòng 3-5 năm mà vừa đáp ứng được năng lực về khoản ngân sách đầu tư.
- Thực hiện phân tích, đánh giá hiệu quả đầu tư một cách chi tiết, nghiêm túc trước khi đầu tư vào một hệ thống ERP.
II.Phân tích thực trạng, kỉnh nghiệm triển khai và nhận xét ERP của doanh nghiệp Vỉnamỉlk
2.1 Giới thiệu công ty;
2.1.1 Giới thiêu chung:
- Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vinamilk) được thành lập trên cơ sở quyết định số 155/2003QĐ-BCN ngày 01/10/2003 của Bộ Công nghiệp về việc chuyển Doanh nghiệp Nhà nước Công ty Sữa Việt Nam thành Công ty cổ phần Sữa Việt Nam Giấy Chứng nhận đăng ký kinh doanh Công ty số
4103001932 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP Hồ Chí Minh cấp ngày 20/11/2003 Trước ngày 01/12/2003, Công ty là doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Bộ Công nghiệp, vốn điều lệ đăng ký hiện nay của công ty là 1.590 tỷ đồng, trong đó cổ đông Nhà nước chiếm 50,01% vốn cổ phần, cổ đông nội bộ chiếm 13,10% và cổ đông bên ngoài chiếm 36,89%
2.1.2 Hoạt động của công ty:
Ngành, nghề kinh doanh và các sản phẩm chính:
- Sản xuất và kinh doanh sữa hộp, sữa bột, bột dinh dưỡng, bánh, sữa tươi, sữa đậu nành, nước giải khát và các sản phẩm từ sữa khác Ngoài ra, công
ty Vinamilk còn kinh doanh thực phẩm công nghệ, thiết bị phụ tùng, vật tư, hóa chất, nguyên liệu; kinh doanh nhà, môi giới cho thuê bất động sản; kinh doanh kho bãi, bến bãi; kinh doanh vận tải bằng ô tô, bốc xếp hàng hóa; sản
Trang 8xuất mua bán rượu, bia, đồ uống, thực phẩm chế biến, chè uống, cà phê rang - xay - phin hòa tan; và sản xuất, kinh doanh một số ngành nghề khác theo phạm vi cho phép của pháp luật .
2.1.3 Mục tiêu
Tầm nhìn
“Trở thành biểu tượng niềm tin sổ một Việt Nam về sản phẩm dinh dưỡng và sức khỏe phục vụ cuộc sổng con người “
Sứ mênh
“Vinamilk cam kểt mang đển cho cộng đồng nguồn dinh dưỡng tốt nhẩt, chẩt lượng nhất bằng chính sự trân trọng, tình yêu và trách nhiệm cao của mình với cuộc sổng con người và xã hội ”
2.2 Hoạt động của công ty trước khi triển khai ERP
Công ty cổ phần sữa Việt Nam (Vinamilk) là một doanh nghiệp lớn trong ngành công nghiệp sản xuất sữa tại Việt Nam Chiếm khoảng 80% thị phần trong nước và còn hướng ra thị trường thế giới bằng việc xuất khẩu các sản phẩm Vinamilk sang các nước khu vực Trung Đông, Ba Lan, Đức, Đông Nam
Á Vì vậy mà quy trình sản xuất cũng như bộ máy tổ chức của Vinamilk vô cùng phức tạp Khi doanh nghiệp chưa ứng dụng ERP và hoạt động của công ty thì công ty gặp phải một số khó khăn như sau:
• Việc kiểm soát quá trình sản xuất, xử lý đơn đặt hàng, hạch toán chi phí
chưa đồng bộ dẫn đến việc gia tăng chi phí sản xuất, chi phí lưu kho, hàng tồn kho.
• Trong hạch toán, kế toán thủ công Vinamilk vẫn thường gặp phải những sai
sót mà nhân viên thường mắc Lượng giấy tờ phải lưu trữ lớn, trong nhiều trường hợp không thể tránh khỏi việc mất mát hoặc hư hại.
• Hệ thống thông tin phân phối của Vinamilk chủ yếu được thực hiện giữa
Công ty và các đại lý.
Trang 9=> Từ những lý do cụ thể này, Vinamilk đã tìm giải pháp và khắc phục một
■
cách có hiệu quả tình trạng trên bằng việc sử dụng hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP.
2.3 Hoạt động của công ty sau khi áp dụng ERP:
2.3.1 Thực trạng về việc triển khai ERP ở Vinamilk:
- Để đáp ứng nhu càu ngày càng cao của người tiêu dùng, trong thời gian qua, Vinamilk đã không ngừng đổi mới công nghệ, đầu tư dây chuyền máy móc thiết bị hiện đại, nâng cao công tác quản lý và chất lượng sản phẩm
Năm 1999, Vinamilk đã áp dụng thành công Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9002 và hiện đang áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế 9001:2000 - là phiên bản mới nhất trên thế giới Bên cạnh đó, Vinamilk còn tập trung đầu tư mạnh vào công nghệ thông tin và hiện đang ứng dụng thành công phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP Oracle EBS lli, phần mềm SAP CRM (Hệ quản trị quan
hệ khách hàng) và BI (Hệ thống thông tin báo cáo).
2.3.1.1 Thực trạng về Công nghệ:
• Ứng dụng của ERP trong quá trình phân phối đổi với Vinơmiỉk
- Quản lý kênh phân phối luôn là thách thức đối với các doanh nghiệp Hệ thống này vận hành có hiệu quả không chỉ giúp quy trình quản lý chặt chẽ, cung cấp dịch vụ rộng khắp, kịp thời mà còn là cách tiếp cận người tiêu dùng nhanh nhất nhằm tạo ưu thế cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
- Nhờ ứng dụng CNTT, Vinamilk đã quản lý có hiệu quả hơn các kênh phân phối sản phẩm.
= Vinamilk hiện đang ứng dụng đồng thời ba giải pháp ERP quốc tế của Oracle, SAP và Microsoft Làm thế nào để có thể làm chủ và tích hợp cả ba giải pháp?
Trang 10• Thay đổi quy trình phân phối
- Vinamilk là một trong số ít doanh nghiệp Việt Nam đang ứng dụng gỉảỉ pháp quản tộ mối quan hệ với khách hàng (Customer Relationship Management-CRM) của SAP Đây là dự án giai đoạn hai ừong việc ữiển khai ERP của công ty này Sau tám tháng, dự án ERP giai đoạn hai đã được nghiệm thu phần lõi (SAP CRM) sau khi triển khaỉ đán hơn 40 nhà phân phối và dự kiến tất cả các nhà phân phối khác sẽ được tích hợp vào
hệ thống này.
• Ứng dụng EPR trong kế toán
• Mô hình ứng dụng ERP trong ngành dịch vụ Ngân Hàng
- Với hệ thống máy chủ chạy phần mềm SAP CRM ở trung tâm, cơ sở dữ liệu được quản lý tập trung (Master Data), tích hợp theo chuẩn các sấ liệu hằng ngày từ các nhà phân phối, từ hệ thống máy PDA cầm tay di động từ các nhân viên bán hàng Một hệ thống thông tin tập trung về báo cáo tình trạng kho, hàng, doanh thu, công nợ của mỗi nhà phân phối
Trên cơ sở đó, nhân viên tại trung tâm cổ thể phân tích tình hỉnh tiêu thụ hàng để đưa ra các hướng xử lý, chỉ tiêu cũng như lên kế hoạch phân phối hàng chính xác nhất có thể được.
Trang 11- Tại Vinamilk, Net Weaver đã tích họp thông tin từ hệ thống ERP sử dụng Oracle EBS cùng với hệ thống Solomon sử dụng tại các nhà phân phối và ứng dụng trên PDA cho nhân viên bán hàng Ba ứng dụng này được NetWeaver tích họp thành hệ thống (Business Warehouse-BW) để phục
vụ cho hệ thống báo cáo thông minh, giúp ban lãnh đạo có được thông tin chính xác và trực tuyến về tình hình hoạt động kinh doanh trên toàn quốc.
2.3.1.2 Thực trạng về quy trình:
- Quá trình triển khai ERP tại Vinamilk thực chất đã trải qua 3 đợt chính Vì thế, trong toàn công ty Vinamilk có tình trạng nơi đã sử dụng ERP, nơi chưa
có ERP nên đã phát sinh các vấn đề về hệ thống báo cáo, điều hành công ty
Bên cạnh 3 phân hệ ERP chính, Vinamilk còn tiếp nhận hệ thống phần mềm trích xuất dữ liệu thông minh BI (Business Intelligence) cho cả 3 phân hệ đó.
Pythis đã phải lập trình trên 300 biểu mẫu báo cáo theo quy trình của Vinamilk Đây là một tài sản trí tuệ lớn thu được từ dự án.
- Phòng CNTT của Vinamilk được thành lập với 26 nhân viên chia ra thành nhiều nhóm: nhóm hỗ trợ máy tính, nhóm mạng, nhóm máy chủ- cơ sở dữ liệu, nhóm lập trình và nhóm hỗ trợ Solomon (Solomon là một phần mềm của microsoft)
- Qui trình triển khai ERP tuân theo qui trình chuẩn ERP được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp sản xuất-thương mại dưới sự giúp đỡ tận tình của nhà triển khai Pythis, công ty tư vấn độc lập KPMG, nhà cung cấp giải pháp Oracle và đặc biệt là đã được tạo điều kiện tối đa từ ban lãnh đạo Vinamilk .
2.3.1.3 Thực trạng về nhân lực :
- Vinamilk đã có được sự quán triệt tư tưởng từ cấp lãnh đạo tới nhân viên
Trang 12thừa hành về quyết tâm thay đổi mặc dù giai đoạn đầu là giai đoạn vô cùng khó khăn Nhưng nhà quản trị và nhân viên đã vượt qua được thử thách, kiên trì thực hiện mục tiêu.
- Công ty đã có phương án triển khai nhằm đào tạo nguồn nhân lực vận hành
hệ thống bằng cách cử một nhóm người có trình độ, có năng lực đi đào tạo, huấn luyện.
- Về cơ cấu tổ chức của công ty, ngoài việc nâng cao kiến thức của nhân viên,
hệ thống đã đáp ứng tốt nhu cầu của người sử dụng Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có sự thừa hưởng và kịp thời.
2.3.1.4 Thực trạng về ngăn sách:
- Để triển khai hệ thống ERP thì doanh nghiệp phải xác định là sẽ tốn một khoản ngân sách khá lớn Chi phí lớn nhất trong ngân sách chi tiêu cho ERP nằm ở phần triển khai Xác định trước những khoản mục chi phí sẽ giúp việc triển khai đảm bảo tiến độ và chất lượng, bằng không, sẽ dễ bị sa lầy và thất bại Chi phí triển khai phần mềm ERP gồm khá nhiều mục, tùy thuộc vào mỗi nhà triển khai ễ Tuy nhiên, chi phí cơ bản thường là chi phí bản quyền, hỗ trợ triển khai, tư vấn, bảo trì vận hành hệ thống Ngoài ra là các chi phí cho hạ tầng ứng dụng CNTT nói chung như phần cứng, hạ tầng mạng.
- Hiện ở Việt Nam mới chỉ có các doanh nghiệp lớn, hoạt động ổn định mới có thể bỏ ra một khoản ngân sách lớn như vậy để đầu tư xây dựng hệ thống ERP này Còn hầu như là chưa có doanh nghiệp vừa và nhỏ nào ở Việt Nam triển khai được
- Từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đã đầu tư cho hệ thống CNTT tổng cộng
4 triệu USD.( Một khoản lớn trong đó là đầu tư cho hệ thống ERP)
2.3.2 Nhân xét về viêc triển khai ERP của Vinamilk:
2.3.2.1Lợi ích, thành công đạt được:
- Sau 8 tháng yận hành ERP trên toàn công ty, Vinamilk đã có thể sơ bộ
