Tình trạng để sách lộn xộn, không quy củ cũng như tập trung quá nhiều sách vào một nơi sẽ nhanh chóng gây ra những hư hại cho sách mà lẽ ra có thể tránh được và những hộp bao sách storag
Trang 1Các Phương pháp lưu giữ và thao tác xử lý
Sherelyn Ogden - Trưởng Phòng Bảo quản, Hội Lịch sử Minnesota
Những phương pháp lưu giữ không phù hợp có ảnh hưởng trực tiếp đến tuổi thọ sử dụng của tài liệu Tình trạng để sách lộn xộn, không quy củ cũng như tập trung quá nhiều sách vào một nơi sẽ nhanh chóng gây ra những hư hại cho sách mà lẽ ra có thể tránh được và những hộp bao sách (storage
enclosures) kém chất lượng càng đẩy nhanh quá trình hư hại của những tài liệu mà nó bảo vệ Xử lý sách không tốt cũng gây ra tác hại Xử lý sách thông thường đã gây ra hư hại không thể tránh khỏi; nhưng xử lý ẩu còn dẫn tới những hư hỏng nhanh chóng và không thể khắc phục được Tuổi thọ của các kho tài liệu sẽ được kéo dài đáng kể nếu tuân thủ những nguyên tắc cơ bản sau đây
Sách
Nói chung, không khí nên được lưu thông tốt trong các khu vực để sách Không bao giờ nên đặt sách dựa trực tiếp vào tường mà phải đặt cách tường ít nhất 7,5 cm (3 inch) để cho không khí lưu thông một cách dễ dàng xung
quanh sách và tránh ngưng đọng những đám khí ẩm Điều này đặc biệt quan trọng khi các giá sách được đặt dựa vào các tường bao của toà nhà Sách đặt trong tủ kín cũng nên đặt cách mặt sau của tủ một khoảng và bản thân tủ sách cũng phải đặt cách tường khoảng 7,5 cm (3 inches) Cần lưu ý để đảm bảo độ
ẩm và khí đọng không hình thành bên trong các tủ kín, đặc biệt là những tụ đặt sát các tường bao
Trang 2Sách cần được dựng đứng trên giá sách Không nên dựng sách tựa nghiêng về phía này hay phía kia vì nó sẽ làm căng bìa sách Nên xếp sách đầy giá để các quyển sách không bị nghiêng; tuy nhiên, không nên xếp sách chặt đến mức
có thể làm hư hỏng sách khi rút sách ra khỏi giá Nếu giá sách không đầy, nên sử dụng ke giữ sách để giữ sách đứng thẳng Ke giữ sách phải còn tốt, bề mặt phẳng, mép rộng để giữ cho bìa sách không bị mòn hoặc trang sách
không bị nhàu hoặc rách
Không xếp sách vượt ra ngoài mép của giá phía lối đi bởi chúng có thể bị đụng phải hoặc không thì cũng bị hư hại Thay vào đó, các giá sách quá cỡ phù hợp nên được dùng để xếp sách để các sách khổ lớn được có thể được xếp mà không vượt ra ngoài mép của giá Không nên xếp sách tựa trên trước rìa trước (fore-edge) của sách Nếu sách quá dài không thể dựng đứng được, hoặc là nên rút sách ra khỏi giá hoặc là sắp xếp lại giá sách sao cho sách vừa với giá và có thể xếp thẳng đứng được Sách cần được đặt theo chiều hướng gáy sách xuống cho đến khi công việc sắp xếp lại giá sách hoàn thành Đặt sách theo chiều hướng gáy sách xuống thay vì hướng gáy sách lên trên sẽ giúp cho các trang giấy không bị kéo ra khỏi các trang bìa do chính sức nặng của các trang giấy Sách khổ lớn không nên đặt cạnh sách khổ nhỏ bởi vì những quyển sách nhỏ không thể hỗ trợ đủ cho chúng Nếu có thể, tốt hơn là xếp sách theo cùng cỡ để tránh trường hợp này Một số quyển sách mà khổ quá lớn thì nên đặt nằm ngang, nhất là nếu việc xếp sách dựng đứng có thể khiến cho những cuốn sách giáo khoa nặng bong ra khỏi bìa
Sách bìa giấy và sách bìa vải không nên xếp sát trực tiếp với sách bìa da Axít
và dầu trong da có thể ngấm vào giấy và vải khiến cho sách càng hỏng nhanh
Trang 3hơn Ngoài ra, bìa da có phủ bột đã xuống cấp cũng sẽ làm hư giấy và vải Nếu có thể, sách nên được đóng vào hộp để tránh những vấn đề này Nếu điều kiện không cho phép, sách bìa giấy và sách bìa vải nên xếp cùng nhau và tách riêng với sách bìa da Đối với sách mà bìa sách phải được trưng ra,
chẳng hạn như sách đặt trong một phòng phân kỳ trong nhà truyền thống, các biện pháp khác có thể sử dụng như sử dụng các vật bao sách (bao giữ hai bên nhưng gáy sách vẫn có thể nhìn thấy được) hoặc đặt một tấm film polyester giữa các quyển sách
Theo nguyên tắc, không nên xếp sách thành chồng trên giá sách Những cuốn sách khổ nhỏ cần được xếp đứng trên giá Những cuốn sách quá khổ, nặng, không vuông vắn hoặc bị hư hỏng cần được xếp ngang thay vì xếp đứng để tạo ra chỗ tựa cần thiết Nếu xếp sách nằm ngang thì nên bổ sung các giá sách vào các khoảng trống hẹp để tránh phải xếp sách thành chồng Giá sách phải đủ rộng để đỡ các cuốn quá khổ, nhờ vậy sách không bị nhô ra ngoài hàng Các sách bộ chỉ xếp chồng lên nhau khi thực sự cần thiết, và các chồng sách chỉ nên bao gồm 2 hoặc 3 quyển Lý tưởng nhất là tất cả các sách xếp thành chồng đều được đóng hộp từng cuốn một Những cuốn sách mà bìa sách có giá trị đặc biệt chỉ nên xếp chồng nếu chúng được đóng hộp để tránh cho bìa khỏi bị chầy xước Đặc biệt cần lưu ý để đảm bảo rằng sách phải xếp sao cho các ký hiệu hoặc tựa đề của sách có thể nhìn thấy được mà không cần
di chuyển sách
Việc đặt sách vào hộp rất quan trọng trong việc bảo quản sách một số sách nhất định Những cuốn sách có bìa mỏng và có giá trị đặc biệt cần được giữ nguyên trạng nhất thiết nên đóng hộp để bảo vệ Những cuốn sách bị hư hại
Trang 4nhưng có giá trị thấp hoặc hiếm khi sử dụng và không chắc chắn có thể xử lý hoặc gia cố bìa cũng cần được đóng hộp Những cuốn sách có bìa bằng giấy
da bê cũng nên cho vào hộp Giấy da bê phản ứng khá nhạy cảm với những thay đổi về nhiệt độ và độ ẩm tương đối bằng cách co hoặc giãn Hậu quả có thể làm cho bìa sách bị vênh Đóng hộp giúp duy trì bìa sách và nhờ đó giảm thiểu độ vênh Hộp nên được làm bằng các nguyên liệu đủ chất lượng lưu trữ cần được thiết kế sao cho vừa với các kích cỡ của cuốn sách
Cả hai loại hộp sách gáy nằm ngang khi mở (drop-spine box) và hộp sách phase box đều sử dụng được Hộp sách gáy nằm ngang khi mở được ưa dùng hơn bởi vì nó bảo quản sách tốt hơn và giữ sách sạch hơn Đối với những sách cần giữ vuông vắn khi trưng bày thì bao đựng sách (book shoe) là thích hợp Tránh sử dụng hộp bìa cát tông cứng bởi vì loại hộp này bào mòn bề mặt bìa sách khi đặt sách vào và lấy sách ra Phong bì đôi khi cũng được sử dụng
để lưu giữ sách Tuy nhiên, những loại này nhìn chung không bổ trợ được cho sách và nên thay thế bằng hộp Nếu hộp quá đắt và chiếm nhiều diện tích trên giá sách thì những quyển sách ít được sử dụng có thể bọc lại bằng card stock enclosure (phù hợp nhất đối với sách khổ nhỏ) hoặc bọc lại bằng giấy bền vĩnh cửu Đừng bao giờ nên sử dụng nẹp cao su hoặc dây để buộc các quyển sách đang ở trong tình trạng hư hỏng Sách này cần được đóng hộp, gói bằng giấy hoặc buộc lại bằng một dây vải không nhuộm làm bằng chất polyeste, chất lanh hoặc cotton Dải dây nên thắt nút ở trên hoặc mặt trước của chồng sách
Cách thức cầm sách không đúng có thể gây ra hư hỏng không thể khắc phục được Không nên lôi sách ra khỏi giá bằng đầu sách (headcap), một cách làm
Trang 5có thể làm bong đầu sách và làm rách gáy sách Thay vào đó, cần dồn các quyển sách khác ở hai bên rồi nhẹ nhàng dùng ngón tay cái và các ngón khác giữ hai mặt của quyển sách để lấy ra cuốn sách cần lấy Sách cần được lấy hẳn ra và những quyển sách còn lại trên giá và các ke giữ sách được điều chỉnh lại Khi đặt sách trở lại vị trí, cần mở rộng các ke giữ sách, dịch chuyển các quyển sách trên giá để tạo ra khoảng trống trên giá và đặt quyển sách trở lại vào chỗ trống Sau đó ke giữ sách cũng nên được điều chỉnh trở lại Khi lấy những cuốn sách quá khổ được đặt nằm cần di chuyển các bộ sách phía trên sang chỗ trống khác của giá sách hoặc xe để sách Nên dùng cả hai tay
để nhấc ra cuốn sách cần lấy, và sau đó đặt những cuốn sách phía trên được lấy ra trở lại chỗ cũ Lúc đặt lại sách vào chỗ cũ cũng nên làm theo cách này
Để giảm thiểu khả năng làm rơi sách, không nên chồng sách quá cao khi di chuyển sách hoặc lấy sách ra Những quyển sách đặc biệt quý tuyệt đối
không xếp chồng lên nhau Nếu sử dụng xe để sách, những chiếc xe này phải
dễ dàng di chuyển và có giá đỡ rộng, có chấn song bảo vệ, có các bộ phận giảm chấn ở các góc Không xếp sách quá cao trên xe đẩy sách và không để sách nhô ra khỏi mép xe; trọng tâm của xe khi chở sách sách phải thấp để giữ cân bằng cho xe
Sách thường bị hư hỏng một cách đáng tiếc trong quá trình phôtô Máy phôtô
có các tấm ép giấy phẳng dùng để ép bìa sách phẳng xuống nhằm có được một bản chụp tốt Những máy phô tô chất lượng cao hơn có tấm ép giấy ở mép (edge platens) hoặc các tính năng khác mà cho phép phô tô một trang sách với độ mở của sách là 90 độ thay vì 180 độ Việc phô tô sách đặc biệt quý chỉ nên do các nhân viên thư viện thực hiện hơn là những nhà nghiên
Trang 6cứu, trừ phi việc đó được làm mà không gây ra hư hỏng cho sách Không nên
ấn gáy sách xuống bằng tay hoặc bằng nắp của máy phôtô-copy để có được bản chụp chất lượng tốt Nếu một cuốn sách quá giòn hoặc đóng quá chặt để
có thể phôtô mà không hỏng sách, tốt hơn nên chụp cuốn sách bằng
microphim và tạo bản sao từ film đó
Không nên sơn số ký hiệu của sách lên sách đặc biệt quý hoặc in lên các nhãn được gắn vào sách bằng keo dích nhạy cảm với sức ép hoặc bằng băng dính Sơn thì không đẹp và không rõ con số; băng dính và keo dính có thể làm bạc màu và vấy bẩn ra bìa Lý tưởng nhất là cho sách bộ vào hộp, còn số hiệu thì
in trên hộp Những sách bộ mà không cho vào hộp, số hiệu nên được in lên
cờ hiệu làm bằng giấy cứng, không dính axít, đặt bên trong bộ sách Những
cờ hiệu chỉ nên rộng khoảng 5 cm (2 inches) và dài hơn chiều dài cuốn sách khoảng 5-7 cm (2-3 inches) Một giải pháp khác là dùng các tấm vải
polyester (polyester film jackets) bao sách lại và dán nhãn số ký hiệu của sách lên trên Không nên dùng nhãn mã vạch cho sách đặc biệt quý bởi vì hầu như trường hợp nào cũng sẽ gây hư hại Nếu nhất thiết phải dùng các mã được vi tính hoá cho những cuốn sách đặc biệt, nhãn này cần được gắn với mảnh giấy có tính kiềm đặt trong sách hoặc gắn lên tấm vải polyester bao quanh sách
Đối với sách không đặc biệt quý, cần lưu ý để đảm bảo rằng chất keo dính nhãn vẫn có tác dụng lâu dài Đặc biệt quan trọng là keo dính không bị khô làm cho nhãn bị bong hoặc rời ra và keo dính không loang ra tạo nên độ bám dính trên cuốn sách khiến bụi bẩn bám vào hoặc làm hỏng những tài liệu khác đặt liền kề
Trang 7Nếu buộc phải sử dụng nhãn sách (bookplate) cho sách đặc biệt quý, nhãn này nên được làm bằng loại giấy có tính kiềm, ít hàm lượng than nâu và nên dán bằng loại keo ổn định, có thể bóc ra được, tốt nhất là hồ dán bằng bột gạo hoặc bột mỳ; hoặc nên dùng vải tấm bằng polyester bọc lại và dán nhãn sách lên trên Các túi đựng thẻ mượn sách cũng cần được xử lý tương tự mặc dù sách đặc biệt quý thường không nên cho mượn
Tất cả các vật kẹp trong sách có chứa axít như dây đánh dấu sách, giấy nháp, hoa ép không nên để trong sách Làm như vậy sẽ ngăn được các chất axít trong các vật đó thâm nhập vào các trang giấy và làm hư hại giấy Kẹp giấy hoặc các vật kẹp trong sách cũng nên được bỏ ra ngoài
Tài liệu tờ rời
Đối với kho tài liệu dưới dạng tờ rời, cần phải lưu ý rằng chỉ nên lưu giữ các tài liệu có cũng khổ trong cùng một chỗ Những khác biệt về về kích thước và khối lượng có thể gây ra nguy cơ hư hại về mặt vật lý, vì vậy không nên lưu giữ các tờ rời trong cùng một hộp với sách hoặc các tờ rơi Vì thế không nên
để các tài liệu bằng giấy rời trong cùng một hộp với sách hoặc giấy mỏng Nói chung, các tài liệu nặng nên để riêng rẽ với các tài liệu nhẹ hơn, các tài liệu có kích thước không đều (tạo ra áp lực không đều trong hộp) cũng nên làm như vậy Cũng nên lưu ý là chất axít từ giấy chất lượng kém thâm nhập vào bất cứ loại giấy nào khác mà nó tiếp xúc trực tiếp, vì vậy việc để riêng biệt các giấy kém chất lượng với giấy chất lượng tốt cũng rất quan trọng Các mẩu tin cắt báo và các tài liệu bằng giấy rời kém chất lượng cũng không được
Trang 8để tiếp xúc trực tiếp với các văn bản có tính lịch sử và các bản viết tay trên giấy chất lượng tốt hơn
Nên để mở các văn bản và tài liệu viết tay khi lưu trữ nếu như việc này không làm cho tách rời, nát hoặc không thì cũng làm hư hỏng tài liệu Nếu như việc
để mở có thể gây hư hại, nên tham khảo kỹ càng nhân viên bảo quản trước khi tiến hành Các vật cố định giấy có thể gây hư hại như ghim dập, kẹp giấy, ghim đính cần được tháo ra cẩn thận và chỉ thay thế bằng các ghim mới
không rỉ nếu thực sự cần thiết Tài liệu nên được đặt trong cái bìa kẹp tài liệu
có đệm và không có axít Lý tưởng nhất là chỉ để 5-10 tờ trong một bìa kẹp tài liệu; tài liệu càng có giá trị và càng dễ hư thì số tờ trong một bìa kẹp tài liệu càng nên ít hơn
Các bìa kẹp tài liệu nên đặt trong các hộp đựng tài liệu đủ chất lượng lưu trữ Tất cả các bìa kẹp tài liệu trong một hộp nên cùng cỡ và phù hợp với kích thước của hộp Các hộp có thể đặt đứng hoặc ngang Nếu đặt ngang thì chỉ nên xếp chồng cao hai hộp để dễ dàng xử lý Đặt ngang sẽ tạo ra lực hỗ trợ toàn diện cho tài liệu và không làm hư hại mép tài liệu cũng như ngăn ngừa việc làm rời tài liệu và hư hại cơ học khác Đây là ưu điểm mà phương pháp đặt hộp đứng không có Tuy nhiên đặt hộp nằm ngang lại có một nhược điểm
là đáy hộp sẽ chịu toàn bộ trọng lượng của tài liệu phía trên Phương pháp đặt hộp đứng được ưa chuộng hơn khi các tài liệu và bìa kẹp tài liệu được được
bổ trợ tốt nhằm tránh cho tài liệu bị rơi hoặc hỏng mép Các tấm bảng ngăn cách làm bằng các chất liệu ổn định có thể sử dụng để lấp đầy các hộp chưa đựng đầy tài liệu Cần lưu ý không nên xếp quá đầy hộp bởi vì điều này có thể gây ra hư hỏng khi các tài liệu được lấy ra, thay thế hoặc kiểm tra Một
Trang 9cách khác thay cho biện pháp lưu giữ trong hộp là sử dụng tủ đựng hồ sơ được trang bị hộp đựng hồ sơ và giá treo Nếu không tìm được hộp đựng hồ
sơ treo làm bằng vật liệu đủ chất lượng lưu trữ, có thể dùng các hộp đựng hồ
sơ treo dùng cho văn phòng, miễn là các bìa kẹp tài liệu đựng trong đó làm bằng những vật liệu chấp nhận được
Các tài liệu viết trên giấy da bê, như các sách viết bằng da bê, rất nhậy cảm đối với các biến đổi về nhiệt độ và độ ẩm tương đối và vì thế cần cần được bọc lại Các vật liệu bao bọc phù hợp bao gồm: giấy gói, bìa kẹp tài liệu, vải đệm và hộp hoặc kết hợp tất cả những vật liệu này
Các tài liệu quá khổ
Các tài liệu quá khổ - như các bản vẽ kiến trúc, các bản vẽ thiết kế
(blueprint), bản đồ, các bản in lớn và mẫu giấy dán tường - tốt nhất nên đặt trong các ngăn của hộp (case) đựng bản đồ hoặc trong các hộp kín lớn có chất lượng đạt yêu cầu Các tài liệu này cũng nên đặt trong các bìa kẹp tài liệu có đệm và không chứa axít Mãi tới gần đây, người ta mới khuyến nghị rằng những bản vẽ thiết kế dễ phản ứng với kiềm không nên đặt trong những cái bìa kẹp có đệm chứa chất kiềm Tuy nhiên, nghiên cứu gần đây cho thấy nếu môi trường lưu giữ được duy trì ở độ ẩm tương đối hợp lý từ 30% đến 55% thì các bìa kẹp không đệm là không cần thiết và có thể sử bìa kẹp có đệm Tất
cả các bìa kẹp tài liệu nên được làm vừa với kích thước của ngăn tủ hoặc hộp; các bìa kẹp vừa kích thước ngăn tủ hoặc hộp được ưa dùng hơn những bìa kẹp nhỏ bởi vì bìa kẹp nhỏ dễ bị kẹt ở trong cùng của ngăn hoặc là thay đổi vị trí khi mở và đóng các ngăn tủ hoặc khi di chuyển các hộp Mặc dù nhiều tài
Trang 10liệu khác nhau có thể đặt trong cùng một bìa kẹp khi cần thiết song lý tưởng nhất là chỉ để một tài liệu vào một bìa kẹp Nếu nhiều tài liệu cùng được đặt trong một bìa kẹp, nên phân tách giữa các tài liệu bằng giấy lụa không chứa a-xít, nhất là khi các tài liệu có màu hoặc đặc biệt quý Nên có phòng phù hợp để lưu giữ các tài liệu quá khổ nhờ đó có thể di chuyển an toàn các tài liệu từ ngăn tủ hoặc giá sách, và nên có một chỗ để đặt những tài liệu này xuống khi di chuyển hoặc trước khi đặt lại vào các ngăn tủ hoặc giá sách
Nếu tài liệu không giòn và dễ hỏng, có thể cuộn các tài liệu để lưu giữ khi mà không thể lưu giữ tài liệu này ở dạng phẳng Nhưng điều quan trọng là phải xác định chắc chắn là các tài liệu không quá giòn và dễ hỏng để chịu được việc cuộn vào và tháo ra Một số tài liệu cần phải cuộn riêng rẽ; các tài liệu khác có thể cuộn theo nhóm từ 4-6 tài liệu có cùng kích thước, con số chính xác phụ thuộc vào kích thước và trọng lượng giấy Nên sử dụng ống tuýp dài hơn cuộn tài liệu dài nhất vài cm và có đường kính ít nhất 10 cm (4 inches) (đường kính lớn càng tốt) Nếu không có ống tuýp làm bằng các nguyên liệu
có độ pH trung tính, ít hàm lượng than nâu, nên bọc ống trong giấy có độ trung tính hoặc có đệm hoặc bằng cuộn vải polyester Một phương pháp khác
là đặt các tài liệu trong một bìa kẹp làm bằng vải polyester 5/1000 (five-mil polyester film) được cắt dài hơn hai chiều của tài liệu được cuộn lớn nhất khoảng vài cm Tài liệu sau đó được cuộn lại sao cho bề mặt hướng vào mặt trong của ống Nếu sử dụng bìa kẹp bằng vải polyester thì bìa này nên được cuộn lại để cả khối cuộn song song với chiều dài của ống Sau đó nên bọc cả khối lại trong giấy trung tính hoặc có đệm hoặc trong vải polyester để tránh
sự cọ sát Cả khối cuộn đã được bỏng cần được buộc lỏng bằng dải dây thẳng