BỒI DƯỠNG KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRONG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

VĂN BẢN QUẢN LÍVĂN BẢN QLNN VBQL HCNN VB do các cơ quan, tổ chức ban hành dùng để ghi chép, truyền đạt các thông tin quản lý, quyết định quản lý VBQLNN là VB do các CQ Nhà nước ban hành

BỒI DƯỠNG KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

TRONG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

Giảng viên: ThS Trần Thị Lệ Phó Trưởng Khoa GDTrH - Trường BDCBGD Hà Nội

VĂN BẢN QUẢN LÍ

VĂN BẢN QLNN

VBQL

HCNN

VB do các cơ quan, tổ chức ban hành dùng để ghi chép, truyền đạt các thông tin quản lý, quyết định quản lý

VBQLNN là VB do các CQ Nhà nước ban hành theo thẩm quyền,

trình tự, thủ tục, hình thức nhất định, được NN đảm bảo thi hành

bằng những biện pháp khác nhau, nhằm điều chỉnh các mối

quan hệ trong nội bộ cơ quan NN hoặc giữa các cơ quan NN

với nhau hoặc với các tổ chức, công dân.

VB do các cơ quan HCNN ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục hình thức nhất định, được hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc trong nội bộ cơ quan, tổ chức hoặc giữa các cơ quan với nhau, tổ chức, cá nhân

CHỨC NĂNG VĂN BẢN

NV, MT hoạt động của CQ

ghi chép

và truyền đạt các QPPL

căn cứ pháp

lí cho các QĐQL

truyền đạt các QĐ QL

điều hành, HD, đôn đốc, KT,

ĐG HĐ

Văn minh

QL

Ghi lại những truyền thống văn hóa

PHƯƠNG TIỆN TRUYỀN ĐẠT CÁC QUYẾT ĐỊNH QL

ĐẢM BẢO THÔNG TIN CHO HĐ QLNN

QUẢN LÝ NN

VAI TRÒ CỦA VĂN BẢN TRONG HOẠT ĐỘNG

QLNN

VĂN BẢN QPPL

VĂN BẢN

CÁ BIỆT

VĂN BẢN CHUYÊN NGÀNH

II QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN

LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRONG GD&ĐT

1 Các căn cứ pháp lý:

- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ Về

công tác văn thư.

- Công văn hướng dẫn số 1427/BNV-VTLTNN ngày 19/3/2020 của Bộ

Nội vụ về việc triển khai thực hiện Nghị định số 30/2020/NĐ-CP

ngày 05/3/2020 của Chính phủ Về công tác văn thư.

- Công văn hướng dẫn số 191/VTLTNN-VP ngày 24/3/2020 Cục Văn

thư và Lưu trữ Nhà nước về thực hiện một số nội dung theo Nghị

định số 30/2020/NĐ-CP.

- Công văn số 879/SNV-CCVTLT ngày 07/4/2020 của Sở Nội vụ Thành

phố Hà Nội về việc triển khai thực hiện Nghị định số

30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư

2 Các văn bản hết hiệu lực:

-Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác Văn thư;

-Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa đổi,

bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác Văn thư;

-Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Cùng trao đổi:

* Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ quy định có bao nhiêu loại VBHC?

So sánh với NĐ số 09/2010/NĐ-CP hoặc trong TT 01/2011/TT-BNV?

- Giấy đi đường

- Giấy biên nhận hồ sơ

* Bổ sung: Phiếu báo

4 Các thành phần của văn bản hành chính

Gồm 9 thành phần chính:

1 Quốc hiệu và tiêu ngữ

2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành

VB

3 Số ký hiệu của VB

4 Địa danh và th gian ban hành VB

5a Tên loại và trích yếu nội dung

VB

5b Trích yếu nội dung công văn

6 Nội dung văn bản

(12) Ký hiệu người soạn thảo VB

và số lượng bản phát hành(13) Địa chỉ CQ, tổ chức; thư điện tử; trang TT điện tử; số ĐT;

số Fax(14) Chữ kí số của CQ, tổ chức cho bản sao VB sang dạng VB điện tử

5 MỘT SỐ YÊU CẦU KHI SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRONG GD&ĐT

Sử dụng phong cách ngôn ngữ hành chính – công vụ

* Quy tắc sử dụng

- Từ ngữ theo nghĩa đen, đơn nghĩa;

- Từ ngữ trung tính, không kèm theo sắc thái biểu cảm;

- Từ ngữ đúng âm, đúng nghĩa, đúng khả năng kết hợp, đúng màu sắc phong cách;

- Sử dụng hạn chế các từ viết tắt (để đảm bảo tính rõ ràng, nghiêm túc).

* Không sử dụng các loại từ ngữ:

- Từ có tính chất địa phương, biệt ngữ, tiếng lóng, từ nước ngoài chưa được Việt hoá ở phạm vi toàn dân

- Khẩu ngữ thông tục

- Từ ngữ văn chương, thành ngữ, tục ngữ, ca dao,

- Từ ngữ biểu cảm, từ tượng hình, từ tượng thanh, từ láy, các biện pháp tu từ

- Từ thừa, từ rườm rà, từ đưa đẩy

- Từ theo nghĩa bóng, đa nghĩa;

- Những từ chưa có trong từ điển Tiếng Việt

* Cách viết câu:

- Dùng câu có cấu trúc ngữ pháp theo trật tự thuận;

- Có thể tách các mệnh đề của câu thành từng dòng khi cần rành mạch các ý

- Dùng câu cầu khiến không có dấu chấm than (!), không có các

phụ từ cầu khiến: hãy, chớ, đừng, nào, đi, nhỉ, nhé…

* Loại câu không sử dụng

- Câu đảo thành phần;

- Câu cảm thán, và câu nghi vấn.

6 Một số lưu ý khi soạn thảo văn bản

6.1 KHỔ

GIẤY:

Thống nhất tất cả các VB trình bày trên khổ giấy A4 (bảng, biểu không được làm thành các phụ lục riêng thì VB có thể được trình bày theo chiều rộng)

6.2 PHÔNG CHỮ: Sử dụng phông chữ Tiếng Việt Time New Roman, màu đen, bộ mã kí tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam

TCVN 6909:2001

6.3 CỠ CHỮ CỦA

TÊN LOẠI VB: Trình bày tên loại văn bản hành chính có thể là cỡ

chữ 13 hoặc 14

6.4 Về căn cứ pháp lý:

- Căn cứ ban hành VB được ghi đầy đủ tên loại VB, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành VB và trích yếu nội dung VB (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành)

- Đối với các VB có phần căn cứ ban hành (Quyết định, Nghị quyết) thì

phần căn cứ ban hành VB được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ

nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu

nội dung VB; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm

phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.)

- Căn cứ thực tế trong các mẫu Quyết định hành chính thống nhất dùng

cụm từ “Theo đề nghị…” (tuy trong phần “Thể thức và Kỹ thuật trình

bày văn bản hành chính” tại NĐ 30 không nói cụ thể nhưng theo mẫu QĐ tại Phụ lục kèm theo có từ : Theo đề nghị….)

6.5 Về đánh số trang (đối với những văn bản từ 2 trang trở lên):

Được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản; được

đánh từ số 1, bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng và không hiển thị số trang thứ nhất

6.6 Về quy định viết hoa:

- Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh: Sau dấu

chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!) và khi xuống dòng.-Tên các ngày tết: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên gọi

Ví dụ: tết Nguyên đán, tết Đoan ngọ, tết Trung thu Viết hoa chữ Tết trong trường hợp thay cho tết Nguyên đán

- Tên các ngày trong tuần và tháng trong năm: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết chỉ ngày và tháng trong trường hợp không dùng chữ số: thứ Ba, tháng Hai

- Viết hoa tên chức vụ, học vị nếu đi liền với tên người cụ thể:

Giáo sư Nguyễn Văn A; Tiến sỹ Trần Văn B…

- Viết hoa tên địa lý:

+ Viết hoa chữ cái đầu tiên của các âm tiết tạo thành tên riêng: huyện Ba Vì, xã Tản Lĩnh…

+ Viết hoa tên đơn vị hành chính được cấu thành giữa danh từ chung kết hợp với chữ số, tên người, tên sự kiện lịch sử: Phường Điên Biên, Phường Cửa Đông, Quận 1…

- Viết hoa tên cơ quan, tổ chức: Viết hoa chữ cái đầu của các từ, cụm từ chỉ loại hình cơ quan, tổ chức; chức năng, lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức: Sở Giáo dục và Đào tạo, Sở Tài chính

-Viết hoa danh từ thuộc trường hợp đặc biệt: Nhà nước, Nhân dân, Thành phố

Hồ Chí Minh, Thủ đô Hà Nội

-Không viết hoa trong tên gọi các tôn giáo, giáo phái, ngày lễ tôn giáo

6.7 Nơi nhận:

- Nhóm nhận VB để thực hiện;

- Nhóm nhận VB để kiểm tra, giám sát (để b/c)

-Nhóm nhận VB để lưu

* Lưu ý: 03 loại văn bản phải có nơi nhận ở phần thứ nhất: Công văn, Tờ trình,

Báo cáo ( gồm từ “Kính gửi” + tên các cơ quan, tổ chức, các nhân trực tiếp giải

quyết công việc)

Ví dụ: BÁO CÁO

Sơ kết học kỳ 1 năm học 2021 - 2022

và Phương hướng nhiệm vụ học kỳ 2 Kính gửi:

- Ủy ban nhân dân huyện Ba Vì;

- Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Ba Vì

6.8 Về soạn thảo văn bản :

người trực tiếp soạn thảo các dự thảo văn bản ý thức trách

nhiệm của mình đối với mỗi sản phẩm văn bản mà họ tham mưu cho cấp trên

Ví dụ

6.9 Số, kí hiệu của văn bản

- Số, kí hiệu của văn bản hành chính có tên loại:

Số: số thứ tự/viết tắt tên loại VB-viết tắt tên cơ quan ban hành VB

Ví dụ: Số: 31/TB-THCS A

Số: 234/BC-PGDĐT

- Số, kí hiệu của công văn hành chính (VB không có tên loại):

Số: số thứ tự/viết tắt tên CQ ban hành-viết tắt tên ĐV soạn thảo (nếu có)

Ví dụ: Số: 123/THCS A

Số: 123/SGDĐT-GDPT

6 10 Cách trình bày Phụ lục:

- Từ Phụ lục và số thứ tự của Phụ lục được trình bày thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm Nếu có từ 2 phụ lục trở lên thì số thứ tự phải được đánh bằng chữ số La

- Số trang của Phụ lục được đánh riêng theo từng Phụ lục

* TỜ TRÌNH

Là hình thức văn bản của cấp dưới gửi lên cấp trên đề nghị phê duyệt/ diễn

giải một vấn đề như: chủ trương, chính sách, đề án, kế hoạch, chương trình

hành động

* BIÊN BẢN

Là hình thức văn bản dùng để ghi chép tại chỗ về sự việc đang diễn ra hoặc đã xảy ra để làm chứng về sau, có chữ ký của người có liên quan hoặc người làm chứng

Biên bản chủ yếu để làm chứng cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra

QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐI

Trình tự quản lý văn bản đi

1 Cấp số, thời gian ban hành văn bản.

2 Đăng ký văn bản đi.

3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, mức độ

khẩn, (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử).

4 Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

5 Lưu văn bản đi.

LƯU Ý

• Nghị định số 30 quy định rõ khi phát hành văn bản nếu có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương, nếu có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (khoản

3 Điều 18).

• Nghị định số 30 bổ sung quy định mới về trách nhiệm của bên nhận đối

với VBG và VBĐT khi nhận được thông báo thu hồi văn bản

Số, ký

hiệu

văn bản

Ngày tháng văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Người ký

Nơi nhận văn bản

Đơn vị, người nhận bản lưu

Số lượng bản

Ngày

Ghi chú

Mẫu sổ đăng ký văn bản đi tối thiểu gồm 10 nội dung:

Bổ sung thêm 02 cột thông tin là cột “Ngày chuyển” và cột “Ký nhận” do đã được giảm bớt một sổ (Sổ chuyển giao văn bản đi) so với quy định trước đây

nên việc bổ sung này bảo đảm một sổ vẫn giải quyết được chức năng của hai sổ như trước đây

2 QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐẾN

Trình tự quản lý văn bản đến

1 Tiếp nhận văn bản đến.

2 Đăng ký văn bản đến.

3 Trình, chuyển giao văn bản đến.

4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.