Đàm phán – thương lượng hợp nhất Các bên tham gia cùng hợp tác để đạt được những lợi ích tối đa bằng cách kết hợp các quyền lợi của họ vào một thỏa thuận, đồng thời cạnh tranh và phân c
Trang 1U Ỷ BAN NHÂN DÂN TP.HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN
T P HỒ CHÍ MINH, THÁNG 01 NĂM 2022
Trang 2M ỤC LỤC
PH ẦN I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 3
I Các hình th ức đàm phán – thương lượng 3
1 Đàm phán – thương lượng phân bổ 3
2 Đàm phán – thương lượng hợp nhất 3
3 Đàm phán – thương lượng với nhiều giai đoạn 3
4 Đàm phán – thương lượng với nhiều bên cùng tham gia 3
II Nh ững khái niệm quan trọng trong đàm phán 4
1 Giải pháp thay thế tốt nhất cho một thỏa thuận được đàm phán - thương lượng (BATNA: Best Alternative To Negotiated Agreement) 4
2 Giá ch ấp nhận (Reservation price) 4
3 Ph ạm vi có thể nhất trí (Zone of possible agreement - ZOPA) 4
4 T ạo giá trị thông qua trao đổi (Value creation through trades) 4
III Chu ẩn bị và những vấn đề bên bàn đàm phán 4
1 Chuẩn bị cho đàm phán – thương lượng 4
2 M ột số chiến thuật bên đàm phán 5
3 M ột số câu hỏi thường gặp trong đàm phán 5
4 Rào cản trong thỏa thuận 5
5 Phòng tránh một số sai lầm trong đàm phán 6
6 M ối quan hệ và tầm quan trọng của nó 6
7 Đại diện trong đàm phán – thương lượng 7
8 Các k ỹ năng đàm phán – thương lượng 7
IV Các th ủ thuật trong đàm phán – thương lượng 8
PH ẦN II: LIÊN HỆ THỰC TIỄN 9
Trang 3PH ẦN I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
I Các hình th ức đàm phán – thương lượng
1 Đàm phán – thương lượng phân bổ
Là kiểu đàm phán - thương lượng mà các bên tham gia thi nhau phân bổ một lượng giá trị nhất định Kiểu đàm phán - thương lượng này còn được gọi kiểu đàm phán - thương lượng được - mất hay thắng – thua (Win - Lose)
Trong hình thức đàm phán này, mục đích của người bán đạt mức giá càng cao càng tốt, còn người mua có mức giá càng thấp càng tốt Các bên trong đàm phán - thương lượng đều cố gắn lôi kéo điểm thỏa thuận cuối cùng đến gần giá mà họ mong muốn Không sẵn lòng trao đổi giá trị thỏa thuận để lấy giá trị về mối quan hệ của họ với đối phương
2 Đàm phán – thương lượng hợp nhất
Các bên tham gia cùng hợp tác để đạt được những lợi ích tối đa bằng cách kết hợp các quyền lợi của họ vào một thỏa thuận, đồng thời cạnh tranh và phân chia giá trị
Họ muốn đạt được mức giá phù hợp đồng thời cũng quan tâm đến việc duy trì mối quan hệ lâu dài
Trong đàm phán - thương lượng hợp nhất, các bên tham gia đều sẵn sàng bày tỏ cho nhau một số lợi ích Theo đó nếu một bên nhượng bộ về giá thì đối phương có
thể cung cấp một giá trị tương đương theo hình thức nào đó
3 Đàm phán – thương lượng với nhiều giai đoạn
Đàm phán - thương lượng trong thực tế không đơn giản mà phải tiến hành nhiều giai đoạn và mỗi giai đoạn tập trung giải quyết một vấn đề quan trọng Giai đoạn đầu cho phép các bên làm quen với phong cách giao tiếp và thương lượng của nhau Từ
đó, giúp cho các giai đoạn sau trở nên hiệu quả và dễ dàng đạt thỏa thuận hơn
4 Đàm phán – thương lượng với nhiều bên cùng tham gia
Đàm phán - thương lượng trong thực tế cũng có thể có nhiều hơn hai bên cùng tham gia Việc liên minh giữa các bên giúp cho những bên yếu gia nhập với bên mạnh
để giải quyết các đề xuất ưu tiên của họ Hãy chú ý xem xét lợi ích thực hiện liên minh để nâng cao khả năng đàm phán - thương lượng
Trang 4II Nh ững khái niệm quan trọng trong đàm phán
1 Giải pháp thay thế tốt nhất cho một thỏa thuận được đàm phán -
thương lượng (BATNA: Best Alternative To Negotiated Agreement)
Đây là hành động được ưu tiên nhất khi không đạt được thỏa thuận Vì vậy, trước khi đàm phán, hãy chuẩn bị cho mình “phương án thay thế tốt nhất để đạt được đồng thuận” Phương án thay thế tốt nhất sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu mong đợi với sự đánh đổi ít nhất Khái niệm này do Roger Fisher và William Ury đưa ra trong cuốn sách bán chạy nhất “Getting to Yes: Negotiating Without Giving In” (1981)
2 Giá chấp nhận (Reservation price)
Giá chấp nhận (còn được gọi là giá quyết định bỏ đi) là điểm thuận lợi tối thiểu
mà tại đó một người chấp nhận thỏa thuận Giá chấp nhân nên bắt nguồn từ BATNA của bạn, nhưng không phải lúc nào cũng như nhau
3 Phạm vi có thể nhất trí (Zone of possible agreement - ZOPA)
ZOPA là khu vực hay mức độ (hoặc tập hợp các nhất trí) mà tại đó có thể xuất hiện một thỏa thuận làm vừa lòng cả các bên (Cẩm nang Kinh doanh Harvard - Kĩ năng thương lượng, NXB Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh)
4 Tạo giá trị thông qua trao đổi (Value creation through trades)
Tạo giá trị thông qua trao đổi là việc các bên thương lượng có thể cải thiện vị trí của họ bằng cách trao đổi các giá trị mà họ không cần đến Tạo ra giá trị thông qua trao đổi xuất hiện trong hình thức thương lượng hợp nhất Nó thường diễn ra khi một bên chấp nhận đổi lấy một thứ mà họ cho rằng ít giá trị hơn để có được thứ mà họ mong muốn
III Chuẩn bị và những vấn đề bên bàn đàm phán
1 Chuẩn bị cho đàm phán – thương lượng
Xem xét kết quả tốt cho các bên đàm phán - thương lượng
Xác định cơ hội tiềm năng để tạo ra giá trị
Xác định BATNA và giá chấp nhận của các bên đàm phán - thương lượng
Củng cố BATNA
Xác định quyền hạn của người đàm phán - thương lượng
Trang 5 Tìm hiểu con người, văn hóa, mục tiêu và cách thức đối phương dàn xếp vấn đề
Hãy linh động khi đàm phán - thương lượng
Thu thập các chuẩn mực và tiêu chí bên ngoài liên quan đến sự công bằng
Thay đổi chương trình và xoay chuyển tình thế
2 Một số chiến thuật bên đàm phán
Biết kéo đối phương vào bàn thương lượng: Cung cấp động cơ; Đặt giá theo hiện trạng; Tranh thủ sự hỗ trợ
Chiến thuật cho các cuộc thương lượng thắng – thua: Tạo điểm tựa; Chống lại điểm tựa của đối phương; Sẵn sàng cho nước cờ ưu đãi; Giới hạn thời gian; Phương án trọn gói cho một thỏa thuận có lợi; Kết thúc thỏa thuận
Chiến thuật cho thương lượng hợp nhất: Nhập cuộc; Tìm kiếm phương án khai thác sự khác biệt; Tận dụng thời gian
Các chiến thuật chung (có thể sử dụng trong mọi hoàn cảnh): Dàn xếp; Đánh giá liên tục
3 Một số câu hỏi thường gặp trong đàm phán
Những kiến thức hữu ích từ thực tế qua những câu hỏi thường gặp:
Những câu hỏi thường gặp về giá: Tôi có nên cho đối phương biết giá cốt yếu thực sự của tôi không?
Những câu hỏi thường gặp về qui trình: Đánh lừa đối phương có phải là hành động khôn ngoan và được phép không?
Những câu hỏi về vấn đề con người: Tôi nên làm gì khi đối phương nổi nóng?
4 Rào cản trong thỏa thuận
Những rào cản ảnh hưởng sự thành công trong đàm phán:
Những người đàm phán - thương lượng cực kỳ cố chấp
Họ thiếu tin tưởng
Khoảng trống thông tin và tình thế khó xử
Những trở ngại về cơ cấu
Những người cản trở cuộc đàm phán - thương lượng
Những khác biệt về văn hóa và giới tính
Trang 6 Khó khăn trong giao tiếp
Khả năng đối thoại
5 Phòng tránh một số sai lầm trong đàm phán
Mỗi sai lầm tượng trưng cho một trường hợp tự hại mình:
- Sự leo thang
- Nhận thức thiên lệch
- Những mong đợi phi lý
- Tự tin quá mức
- Những cảm xúc không thể kiềm chế
6 M ối quan hệ và tầm quan trọng của nó
T ầm quan trọng của mối quan hệ: Mối quan hệ đôi khi là nguồn năng lượng quan
trọng giúp công việc được thực hiện Làm thay đổi cách con người mà con người thỏa thuận với người khác khi đàm phán - thương lượng Làm dịu bớt cách cư xử đòi hỏi giá trị cực độ
Nh ận thức về giá trị của mối quan hệ đối với đàm phán - thương lượng Giá trị
mối quan hệ phụ thuộc vào:
- Phạm vi mà bạn thỏa thuận với đối phương trong tương lai
- Giá trị lợi ích hiện tại sẽ nhận thông qua các thỏa thuận trong tương lai
- Dự đoán xem, đứng ở vị trí của đối phương, bạn sẽ cân nhắc hai điều đã nêu trên như thế nào?
Hành động đúng
- Đừng quá quyết liệt để có được thỏa thuận tốt nhất trong hiện tại, vì bạn có thể phá hỏng khảnăng cộng tác với đối phương trong tương lai
- Nếu chú ý quá nhiều vào mối quan hệ, bạn sẽ phải cho đi quá nhiều và phải thực hiện một thỏa thuận tệ hại
- Nguy cơ bị lôi kéo rõ ràng nhất khi một bên đánh giá cao mối quan hệ, còn bên đối phương thì không
Trang 77 Đại diện trong đàm phán – thương lượng
- Đại diện độc lập: Là một người được giao nhiệm vụ làm đại diện cho quyền lợi
của người khác (người ủy nhiệm) trong các cuộc đàm phán - thương lượng với bên thứ ba
- Đại diện không độc lập: Là một số cá nhân trong tổ chức đóng vai trò thay mặt thủ trưởng hay chủ doanh nghiệp đứng ra thương lượng với đối tác
- Những trở ngại khi đàm phán - thương lượng qua trung gian:
Bất đối xứng thông tin;
Mâu thuẫn quyền lợi nội bộ;
Mâu thuẫn giữa người ủy nhiệm và người đại diện
8 Các k ỹ năng đàm phán – thương lượng
Kh ả năng của tổ chức thể hiện qua trình độ thương lượng của từng thành viên trong t ổ chức qua:
a Sự cải thiện liên tục
Xem đàm phán - thương lượng như một qui trình có các bước xử lý khá bao quát:
Trước đàm phán - thương lượng
Chuẩn bị
Các cuộc đàm phán - thương lượng
Nhất trí hoặc không nhất trí
Học hỏi từ sự phân tích rút kinh nghiệp, đánh giá và học hỏi liên tục
Nắm bắt kiến thức: Huấn luyện, Kiểm tra, Lập cơ sở dữ liệu
Tái sử dụng kiến thức
b Xây dựng khả năng thương lượng cho các thành viên trong tổ chức
- Cung cấp nguồn lực và đào tạo
- Làm rõ mục tiêu và mong đợi
- Biết cách lập BATNA của chính
- Nắm bắt và tái sử dụng những bài học đã được nhận biết
- Phát triển các biện pháp thực hiện và gắn kết chúng với phần thưởng
c Kỹ năng cần có khi tiến hành thương lượng
Trang 8- Xếp mục tiêu đàm phán - thương lượng ứng với mục tiêu của tổ chức
- Chuẩn bị kỹ lưỡng và sử dụng từng giai đoạn đàm phán - thương lượng để chuẩn
bị sâu hơn
- Dùng các buổi đàm phán - thương lượng để học hỏi nhiều hơn về những vấn đề
có nguy cơ thua và BATNA cũng như giá chấp nhận của đối phương
- Cần sự thông minh để xác định được quyền lợi của cả hai bên và sự sáng tạo để nghĩ ra những phương án tạo ra giá trị dẫn đến tình huống 2 bên cùng thắng
- Có thể tách biệt những vấn đề cá nhân với những vấn đề thương lượng
- Có thể nhận ra rào cản tiềm tàng cho thỏa thuận
- Biết cách tạo ra liên minh
IV Các thủ thuật trong đàm phán – thương lượng
1 Đó là giá thấp nhất ư ?
2 Tham khảo ý kiến chuyên gia
3 Dùng câu hỏi đóng
4 Dùng câu hỏi mở
5 Nhượng bộ từng phần nhỏ
6 Thủ thuật “chia sẻ thuận lợi và khó
khăn”
7 Tôi đồng ý với anh nếu chúng ta cưa
đôi
8 Im lặng là vàng
9 Thủ thuật “Nói không và đặt tay lên
vũ khí”
10 Sao, anh đùa đấy chứ !
11 Thủ thuật “Cấp trên quyết định”
12 Thủ thuật “Người ủng hộ, kẻ phản
đối”
13 Sử dụng thần chú “Như thế chưa
được”
14 Bí quyết sử dụng “dữ kiện và số liệu”
15 Nhượng bộ có điều kiện
16 Bí quyết “Thêm một chút đường”
17 Làm rõ các quy ước cơ bản
18 Thay đổi mục đích đàm phán
19 Tách các điểm dễ thỏa thuận
20 Thủ thuật ” Giải quyết các vấn đề khó nhất sau cùng”
21 Thủ thuật ” Bảo Lãnh”
22 Tìm kiếm nguyên nhân sâu xa để đàm phán thành công
23 Thỏa thuận kiểu nhà hàng
24 Bí quyết “Cùng hướng về tương lai”
25 Xin thứ lỗi vì tôi đã sai
26 Trả lời bằng một câu hỏi hay
Trang 9PH ẦN II: LIÊN HỆ THỰC TIỄN
Là một sinh viên ngành Kinh doanh quốc tế khoa Quản trị kinh doanh, bất kể làm việc ở công ty nào, gặp gỡ đối tác hay khách hàng thì đều phải biết vận dụng các
kĩ năng đàm phán – thương lượng đã được học Trong kinh doanh, chúng ta luôn phải đối mặt với tình huống thiếu đồng thuận về nghĩa vụ và lợi ích giữa các bên tham gia Bất cứ ai cũng muốn thu được lợi ích cao nhất nên luôn cố gắng tối thiểu nghĩa vụ và tối đa lợi ích về phía mình Nhờ có kỹ năng đàm phán mà nhiều cuộc thương thảo
đi đến thành công, dung hòa hiệu quả mức độ, số lượng quyền và nghĩa vụ của các bên Người sở hữu kỹ năng đàm phán giỏi sẽ luôn mang đến cho cá nhân và tổ chức
của mình những quyền lợi cao nhất thông qua việc phân tích và dung hòa nghĩa vụ của các bên Chứng minh cho các bên thấy tầm quan trọng của việc hợp tác cùng nhau và lợi ích khi hợp tác cùng với tổ chức của người đàm phán
Khi đi đàm phán với đối tác, trước hết cần phải chú trọng đến cách ăn mặc lịch
sự, sao cho phù hợp với bầu không khí và hoàn cảnh Nếu gặp đối tác ở nhà hàng, khách sạn, không gian sang trọng và riêng tư, ta không nên ăn mặc quá xuề xòa, luộm thuộm Thay vào đó ta nên mặc những bộ suit, sơ mi tay dài, quần tây hoặc chân váy chữ A để thể hiện tác phong chuyên nghiệp, lịch sự của một nhân viên đại diện cho phía bên công ty mình
Nguyên tắc thứ nhất đó là “Đừng bao giờ bỏ hết trứng vào một rổ” – Câu nói này là một lời khuyên hữu ích khi chúng ta bước vào vòng đàm phán Nếu chỉ có một phương án duy nhất khi đi đàm phán, ta có thể chỉ đạt được một thỏa thuận thiệt thòi, chấp nhận 1 mức giá cao hơn thực tế, hoặc thậm chí phải ra về tay trắng BATNA có thể tạo ra tình huống trong quá trình đàm phán như tình huống sau: Cả hai bên không
lệ thuộc vào nhau, cùng có vị thế ngang nhau trong việc đưa ra những yêu cầu về mặt giá trị VD: Nếu em tốt nghiệp loại Khá – Giỏi trở lên, có đầy đủ các chứng chỉ và kĩ năng mềm hoàn thiện, thông thạo 2 ngoại ngữ, thì việc có nhiều doanh nghiệp mời
gọi đến ký hợp đồng làm việc dài hạn thì khi ấy em sẽ càng ít phụ thuộc vào nơi làm việc Lúc này, em hoàn toàn độc lập trong việc quyết định đầu quân cho doanh nghiệp nào để có chỗ làm ưng ý, phù hợp với mình nhất
Trang 10Nguyên tắc thứ hai đó là không nóng vội Những cuộc thương lượng kết thúc nhanh chóng bao giờ cũng không tốt Mỗi cuộc đàm phán sẽ có thời gian và tốc độ nhất định Ta sẽ phải quan sát xem liệu đối phương có bỗng dưng thay đổi tốc độ của buổi họp không Nếu có, tốc độ thường sẽ được đẩy nhanh hơn và có hai lý do giải thích cho điều này:
Thứ nhất, đối phương đã tìm ra trong hợp đồng một lỗi sai nên hối thúc ta nhanh chóng kết thúc để biến bất lợi của công ty mình thành lợi ích của họ
Thứ hai, có thể họ đã thấy được một quyền lợi mà ta không nhận ra và họ có thể chiếm hết lợi ích đó
Vì vậy, khi gặp trường hợp như thế này, chúng ta cần phải thật bình tĩnh, suy nghĩ thấu đáo và tự hỏi bản 3 câu hỏi sau đây:
Câu hỏi 1: Nếu mình chịu nhượng bộ cho bên kia một khoản nào đó thì mình sẽ bị ảnh hưởng như thế nào?
Câu hỏi 2: Đối với đối phương thì khoản nhượng bộ có giá trị ra sao?
Câu hỏi 3: Nếu như mình biết được cái giá phải trả khi cho đối phương hưởng lợi thì mình sẽ muốn đổi lại bằng thứ gì?
Và nguyên tắc cuối cùng, vận dụng được 10 trên 26 thủ thuật vừa nêu ở phía trên là những gợi ý rất hay để áp dụng khi đàm phán với đối tác Đặt trường hợp nếu như em là đại diện cho phía công ty đến để xin lỗi khách hàng vì một sơ suất nào đó trong quá trình làm ăn với họ, thủ thuật 25 “Xin lỗi vì tôi đã sai” là điều đầu tiên em
áp dụng khi gặp khách hàng Sau đó có thể áp dụng thủ thuật 22 “Tìm kiếm nguyên nhân sâu xa để đàm phán thành công” Có thể là vì nguyên nhân nào đó đã dẫn đến
sự cố này, và khách hàng cần được biết để chúng ta có thể dễ dàng tìm kiếm hướng giải quyết tốt nhất có lợi cho cả hai bên và đàm phán một cách tốt đẹp Còn trong trường hợp nếu khách hàng đòi hỏi quyền lợi cho họ một cách vô căn cứ thì sao? Khi
đó em nghĩ thủ thuật 6 “chia sẻ thuận lợi và khó khăn” và thủ thuật 14 “Bí quyết sử dụng dữ kiện và số liệu” là những cách tốt nhất để phân tích cho khách hàng hiểu rõ
là điều họ muốn là không có cơ sở và công ty cũng không thể đáp ứng được