Mục tiêu của MRP MRP có các mục tiêu: - Giảm thiểu lượng dự trữ nguyên vật liệu - Giảm thời gian cung ứng và thời gian sản xuất - Tiết kiệm chi phí cung ứng nguyên vật liệu - Theo dõi và
Trang 1CHƯƠNG 5 QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU
+ Mục đích nghiên cứu:
Nắm được những kiến thức và kỹ năng cơ bản liên quan đến công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu trong quản trị sản xuất của doanh nghiệp, bao gồm các kiến thức và kỹ năng hoạch định nhu cầu nguên vật liệu (MRP), xác định kích thước lô hàng nguyên vật liệu và các mô hình quản trị dự trữ nguyên vật liệu
+ Nội dung nghiên cứu:
- Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu
- Xác định kích thước lô hàng nguyên vật liệu
- Các mô hình quản trị dự trữ nguyên vật liệu
5.1 Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP)
5.1.1 Khái niệm, mục tiêu và vai trò của MRP
a Khái niệm
+ MRP là hệ thống hoạch định và xây dựng lịch trình về nhu cầu nguyên vật liệu, chi tiết sản phẩm và linh kiện cho sản xuất trong từng giai đoạn
+ MRP được thiết kế nhằm trả lời các câu hỏi:
- Doanh nghiệp cần những loại nguyên vật liệu, chi tiết, bộ phận sản phẩm nào để sản xuất sản phẩm và dịch vụ?
- Số lượng , chủng loại nguyên vật liệu, chi tiết, bộ phận sản phẩm ?
- Khi nào cần và khoảng thời gian nào?
- Khi nào đặt hàng?
- Khi nào nhận được hàng?
- v.v
+ Kết quả của MRP là hệ thống kế hoạch chi tiết về các loại nguyên vật liệu, chi tiết, bộ phận sản phẩm với thời gian biểu cụ thể nhằm cung ứng đúng thời điểm cần thiết, đáp ứng nhu cầu sản xuất với chi phí nhỏ nhất
Trang 2+ Nguyên vật liệu, chi tiết và các bộ phận sản phẩm là 1 trong những yếu tố đầu vào đặc biệt quan trọng đối với hoạt động sản xuất của DN Nếu không có hoặc cung cấp không được đầy đủ, không đúng chủng loại, không đảm bảo thời gian… thì hoạt động sản xuất chắc chắn sẽ bị ảnh hưởng Vì vậy việc hoạch định nhu cầu nguyên cầu nguyên vật liệu là rất cần thiết và có tầm quan trọng lớn đối với hoạt động sản xuất nói chung và quản trị sản xuất nói riêng trong DN Nhu cầu nguyên vật liệu là loại nhu cầu phụ thuộc, được hình thành từ nhu cầu độc lập - Nhu cầu về những sản phẩm hoặc chi tiết sản phẩm cuối cùng của quá trình sản xuất Nói cách khác, nhu cầu nguyên vật liệu (hay nhu cầu phụ thuộc là nhu cầu được tạo ra và được tính toán từ sự phân tích sản phẩm thành các nguyên vật liệu, chi tiết, bộ phận sản phẩm
b Mục tiêu của MRP
MRP có các mục tiêu:
- Giảm thiểu lượng dự trữ nguyên vật liệu
- Giảm thời gian cung ứng và thời gian sản xuất
- Tiết kiệm chi phí cung ứng nguyên vật liệu
- Theo dõi và quản lý tốt nhất toàn bộ hoạt động cung ứng nguyên vật liệu, chi tiết,
bộ phận sản phẩm để phục vụ sản xuất
c Vai trò của MRP
MRP có vai trò quan trọng trong quản trị sản xuất với các lợi ích cụ thể sau:
- Tăng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của DN trên cơ sở đáp ứng nhu cầu nguyên vật liệu, chi tiết, bộ phận sản phẩm để không làm gián đoạn hoạt động sản xuất, tiết kiệm tối đa chi phí liên quan đến hoạt động cung ứng các yếu tố của DN
- Nâng cao khả năng sử dụng một cách tối ưu các nguồn lực như máy móc thiết bị,
cơ sở vật chất kỹ thuật, lao động,… của DN
- Đảm bảo cho họat động sản xuất các sản phẩm, dịch vụ được tiến hành thường xuyên, liên tục, không bị gián đoạn , đáp ứng đứng nhu cầu khách hàng, qua đó tạo sự thỏa mãn và tin tưởng của khách hàng
- Tạo điều kiện để DN phát huy đầy đủ, đồng bộ, trên cơ sở phối hợp chặt chẽ gữa
Trang 35.1.2 Các yêu cầu trong ứng dụng MRP
+ Có chương trình phần mềm MRP và đầy đủ hệ thống máy tính để tính toán và lưu trữ thông tin có liên quan đến MRP
+ Xây dựng và phát triển đội ngũ cán bộ kỹ thuật có đủ trình độ và năng lực sử dụng hệ thống máy tính và ứng dụng MRP trong quản lý cung ứng vật liệu
+ Biết rõ về lịch trình sản xuất với các thông tin về thời điểm sản xuất, khối lượng và chủng loại sản phẩm hoặc chi tiết cuối cùng cần có, các thông tin này cần phải được cập nhật thường xuyên, liên tục nếu có sự thay đổi
+ Có hệ thống danh mục nguyên vật liệu, chi tiết và bộ phận sản phẩm để tạo ra một sản phẩm hoặc chi tiết cuối cùng của quá trình sản xuất
+ Có hệ thống hồ sơ dự trữ nguyên vật liệu đầy đủ, bao gồm các thông tin về tổng nhu cầu, lượng tiếp nhận theo tiến độ, dự trữ sẵn có, nhà cung ứng, thời gian thực hiện đơn hàng, kích cỡ lô hàng, các thông tin có liên quan khác… của từng loại nguyên vật liệu, chi tiết hay bộ phận sản phẩm
+ Các báo cáo về tồn kho phải đầy đủ, chính xác đối với mỗi lại nguyên vật liệu, chi tiết
và bộ phận sản phẩm
+ Nắm bắt chính xác và kịp thời gian cần thiết phải cung ứng hoặc sản xuất nguyên vật liệu
5.1.3 Mô hình hoạt động nhu cầu nguyên vật liệu
a Mô hình MRP tổng quát
Hình 5.1 Mô hình MRP
-Đơn hàng
- Dự báo nhu cầu sản phẩm
- Tiếp nhận hồ sơ
- Xây dựng hồ sơ
-Thiết kế SP
- Những thay đổi thiết kế
Lịch trình sản xuất
Bảng danh mục nguyên vật liệu
Chương trình máy tính MRP
Hồ sơ dự trữ NVL
Các kết quả cần đạt được
Trang 4Qua mô hình trên ta thấy
* Toàn bộ quá trình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu được thể hiện qua sơ đồ tổng quát trên, trong đó:
+ Các tài liệu chủ yếu để thu thập thông tin: Lịch trình sản xuất, bảng danh mục nguyên vật liệu, chi tiết, bộ phận sản phẩm; hồ sơ dự trữ nguyên vật liệu
+ Tất cả các thông tin trên được thu thập, phân loại và xử lý bằng chương trình máy tính ( Phần mềm MRP)
+ Các kết quả cần đạt được (Sau khi đã được tổng đơn, xử lý trên phần mềm MRP) nhằm trả lời các câu hỏi:
- Cần đặt hàng hoặc sản phẩm những loại, nguyên vật liệu, chi tiết sản phẩm hay linh kiện phụ tùng nào?
- Số lượng bao nhiêu?
- Thời gian khi nào?
- Trình tự hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP)?
Như vậy, việc hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP) được bắt đầu lịch trình sản xuất sản phẩm cuối cùng sau đó chuyển đổi thành nhu cầu các nguyên vật liệu chi tiết, bộ phận cần thiết trong các giai đoạn khác nhau
b Các bước của quá trình hoạch đinh nguyên vật liệu ( Xác định MRP)
Từ mô hình MRP tổng quát như phân tích ở trên, có thể tiến hành việc hoạch định theo các bước như sau:
Bước 1: Phân tích kết cấu sản phẩm
- Việc phân tích được dựa vào “kết cấu hình cây” để làm rõ kết cấu sản phẩm
- Kết cấu hình cây của sản phẩm bao gồm các hạng mục tương ứng với từng chi tiết bộ phận cấu thành sản phẩm, được biểu diễn dưới dạng cấp bậc từ trên xuống theo trình tự sản xuất và lắp ráp sản phẩm
Ví dụ: Sản phẩm hoàn chỉnh được ghi ở cấp 0 trên đỉnh của “cây”, sau đó những
bộ phận, chi tiết để lắp ráp thành sản phẩm hoàn chỉnh được ghi ở cấp 1, tiếp theo là các chi tiết cụ thể hơn để cấu tạo các bộ phận, chi tiết ở cấp 1, các chi tiết này được ghi ở cấp
Trang 51, tiếp theo là các chi tiết cụ thể hơn để cấu tạo các bộ phận, chi tiết ở cấp 1, các chi tiết này được ghi ở cấp 2…
- Theo cách phân tích này, tất cả các bộ phận, chi tiết cấu thành sản phẩm sẽ được chuyển về cấp thấp nhất để việc tính toán trở nên dễ dàng hơn
Bước 2: Tính tổng nhu cầu
Tổng nhu cầu là tổng số lượng dự kiến đối với một loại chi tiết hoặc nguyên vật liệu trong từng giai đoạn mà không tính đến dự trữ hiện có hoặc lượng sẽ tiếp nhận được Tổng nhu cầu ở hạng mục cấp 0 lấy ở lịch trình sản xuất (theo nhu cầu dự báo sản phẩm hoặc đơn đặt hàng), tổng cầu của các hạng mục thấp hơn được tính toán trực tiếp từ số lượng phát đơn hàng của hạng mục cấp cao hơn ngay trước nó, được tính bằng số lượng đặt hàng theo kế hoạch của các bộ phận trung gian trước nó nhân với hệ số nhân nếu có
Bước 3: Tính nhu cầu thực
Nhu cầu thực là tổng số lượng chi tiết, nguyên vật liệu, chi tiết cần thiết bổ xung trong từng giai đoạn, tức là tổng nhu cầu có tính đến lượng dự trữ hiện có và lượng dự trữ bảo hiểm
Nhu cầu thực = Tổng nhu cầu – Dự trữ hiện có + Dự trữ bảo hiểm
Dự trữ hiện có là lượng dự trữ đang có ở thời điểm bắt đầu của thời kỳ sản xuất
Dự trữ sẵn có theo kế hoạch là số lượng dự trữ dự kiến, có thể được sử dụng để thỏa mãn
Sản phẩm hoàn chỉnh A
Bộ phận cấu thành sản phẩm A
Bộ phận cấu thành sản phẩm B
Bộ phận cấu thành sản phẩm C
Chi tiết I Chi tiết K
Cấp 0
Cấp 1
Cấp 2
Cấp 3
Trang 6nhu cầu của sản xuất Đó là tổng dự trữ còn lại từ thời kỳ trước, cộng với lượng nguyên vật liệu, chi tiết sẽ tiếp nhận trong thời kỳ sản xuất Lượng tiếp nhận là tổng số bộ phận, chi tiết đã đưa vào s ản xuất nhưng chưa hoàn thành hoặc là số lượng đặt hàng mong đợi
sẽ nhận được tại thời điểm bắt đầu của mỗi thời kỳ sản xuất
Bước 4: Xác định thời gian phát đơn đặt hàng hoặc lệnh sản xuất
- Thời gian phát đơn đặt hàng hoặc lệnh sản xuất là thời gian phân phối hay thời gian cung cấp, sản xuất các bộ phận, chi tiết, nguyên vật liệu bao gồm thời gian chờ đợi, chuẩn bị, bốc dỡ, vận chuyển, sắp xếp hoặc sản xuất các bộ phận, chi tiết hay nguyên vật liệu đó (tùy theo việc mua hay sản xuất, các bộ phận, chi tiết…) Như vậy, từ thời điểm cần có sản phẩm để cung cấp cho khách hàng, tính ngược lại để xác định khoảng thời gian cần thiết cho từng chi tiết, bộ phận, nguyên vật liệu Khi đó, thời gian phải đặt hàng hoặc tự sản xuất (phát đơn đặt hàng hoặc lệnh sản xuất) được tính bằng cách lấy thời điểm cần có trừ đi khoảng thời gian cung ứng hoặc sản xuất các bộ phận, chi tiết cần thiết
đủ để cung cấp đúng số lượng yêu cầu
* Ví dụ về xây dựng mô hình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm X + Phân tích cấu trúc sản phẩm X theo “mô hình cây”
X
C
B
Cấp 0
Cấp 1
Cấp 2
Cấp 3
Trang 7+ Thời gian cần thiết để cung cấp hoặc sản xuất các chi tiết, bộ phận như sau:
STT Chi tiết (Bộ phận) Thời gian cung cấp (hoặc sản xuất)
Ta có sơ đồ cấu trúc sản phẩm X theo thời gian như sau:
Mua H
Sản xuất D
Mua E
Mua G
Lắp ráp X Lắp ráp C
Sản xuất E
+ Dựa vào các bước và cách thức tính toán các chỉ tiêu của quá trình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP) như trên, có thể xây dựng biểu kế hoạch có dạng như sau:
1 Hạng mục
2 Tổng nhu cầu
3 Lượng tiếp nhận theo tiến độ
4 Dự trữ sẵn có
Trang 85 Nhu cầu thực
6 Lượng tiếp nhận đơn đặt hàng
theo kế hoạch
7 Lượng đặt hàng phát ra theo
kế hoạch
5.2 Xác định kích thước lô hàng nguyên vật liệu
Có 3 phương pháp xác định kích thước lô hàng: Phương pháp mua theo nhu cầu: Phương pháp đặt hàng cố định theo một số giai đoạn và phương pháp mua hàng kinh tế
5.2.1 Mua theo nhu cầu (hay mua theo lô)
+ Theo phương pháp này, doanh nghiệp sẽ mua một lượng nguyên vật liệu hay chi tiết,
bộ phận sản phẩm đúng bằng nhu cầu tại thời điểm cần Nói cách khác là cần bao nhiêu thì mua bấy nhiêu vào đúng thời điểm cần có
+ Để xác định kích thước lô hàng, doanh nghiệp sẽ căn cứ vào số lượng nguyên vật liệu, chi tiết, bộ phận sản phẩm cần thiết để phục vụ cho sản xuất ở mỗi giai đoạn để xác định
số lượng mua vào, đặt hàng bên ngoài hoặc tự sản xuất
+ Ưu điểm: Thích hợp với những lô hàng kích cỡ nhỏ, đặt thường xuyên, lượng dự trữ để cung cấp đúng lúc thấp, chi phí lưu kho thấp hoặc sản phẩm có cấu trúc phức tạp gồm nhiều chi tiết, bộ phận, vì khi đó chi phí đặt hàng sẽ lớn, đồng thời không thích hợp với các phương tiện vận chuyển đã được tiêu chuẩn hóa
5.2.2 Phương pháp đặt hàng cố định theo một số giai đoạn
+ Là phương pháp ghép nhóm các nhu cầu thực tế của một số cố định các giai đoạn sản xuất vào một đơn hàng hình thành một chu kỳ đặt hàng, nhằm giảm số lần đặt hàng và đơn giản hơn trong theo dõi, ghi chép nguyên vật liệu dự trữ
+ Nội dung của phương pháp là: Muốn cung cấp nguyên vật liệu 2 giai đoạn một lần thì lấy tổng nhu cầu thực của 2 giai đoạn liên tiếp để xác định kích thước lô hàng Thời điểm cần có hàng sẽ bằng thời điểm cần có hàng của thời kỳ đầu tiên trừ đi chu kỳ sản xuất hoặc cung ứng
Trang 9+ Phương pháp này tiện lợi, đơn giản, tiết kiệm chi phí đặt hàng song có khó khăn là khối lượng của đơn hàng rất khác biệt Để khắc phục, người ta dùng phương pháp mua hàng kinh tế hay phương pháp cân đối các giai đoạn bộ phận
5.2.3 Phương pháp mua hàng kinh tế (hay phương pháp cân đối các giai đoạn bộ phận)
+ Là phương pháp ghép lô nhưng với chu kỳ không cố định các giai đoạn Các lô được ghép với nhau trên cơ sở tổng chi phí liên quan đến dự trữ đạt đến mức thấp nhất, nói cách khác, phương pháp này không cho phép xác định cỡ lô hàng tối ưu mà nhằm giảm thiểu chi phí dự trữ (chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho)
+ Công thức xác định kích thước lô tới của phương pháp này là:
Q * =
Trên cơ sở xác định được kích thước lô tối ưu (Q*), kích thước lô tìm được sau khi ghép các giai đoạn theo nguyên tắc cộng dồn sẽ là tổng lượng nhu cầu gần nhất với Q* Phương pháp này tạo ra sự linh hoạt trong hình thành các đơn đặt hàng mà vẫn đảm bảo giảm thiểu được chi phí dự trữ
5.3 Các mô hình quản trị dự trữ nguyên vật liệu
5.3.1 Khái quát về dự trữ và quản trị dự trữ trong doanh nghiệp
a Dự trữ trong doanh nghiệp
+ Trong các doanh nghiệp, dự trữ hàng là một hoạt động khách quan và cần thiết nhằm đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành thường xuyên, liên tục, không bị gián đoạn
+ Trong doanh nghiệp sản xuất, hàng dự trữ bao gồm các nguyên vật liệu, chi tiết hay bộ phận sản phẩm đầu vào, các bán thành phẩm và các thành phẩm (hay sản phẩm hoàn chỉnh, chi tiết cuối cùng)
+ Có nhiều cách phân loại dự trữ như phân theo công dụng; theo thời gian; theo mức độ; theo giá trị hàng dự trữ…
Trang 10+ Dự trữ nguyên vật liệu nói riêng và dự trữ hàng nói chung trong doanh nghiệp có nhiều lợi ích như:
- Đảm bảo sự gắn bó, liên kết giữa các khâu, các giai đoạn của quá trình sản xuất
- Đáp ứng kịp thời và đầy đủ nhu cầu của khách hàng trong bất kỳ thời điểm nào
- Góp phần ổn định sản xuất và số lượng lao động khi nhu cầu biến động, tránh được những rủi ro trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
b Quản trị dự trữ trong doanh nghiệp
+ Quản trị dự trữ nhằm mục đích giải quyết hai vấn đề trái ngược nhau là: Doanh nghiệp phải có 1 lượng dự trữ hàng hóa để đảm bảo đáp ứng yêu cầu của khách hàng, đảm bảo cho sản xuất kinh doanh được diễn ra liên tục, không bị gián đoạn, mặt khác lại phải làm thế nào để nếu dự trữ tăng lên trong doanh nghiệp chỉ phải tốn thêm chi phí dự trữ ở mức thấp nhất
+ Để quản trị dự trữ, cần phải xác định được các loại chi phí có liên quan đến dự trữ như: chi phí đặt hàng; chi phí lưu kho; chi phí mua hàng; chi phí do gián đoạn dự trữ
+ Quản trị dự trữ trong doanh nghiệp có thể được thực hiện theo 3 nội dung chủ yếu là quản trị kinh tế dự trữ; Quản trị hiện vật dự trữ và Quản trị kế toán dự trữ (Quản trị dự trữ theo giá trị)
+ Để quản trị dự trữ nói chung và quản trị dự trữ nguyên vật liệu nói riêng trong doanh nghiệp, có thể sử dụng một số mô hình như: Kỹ thuật phân loại ABC; Mô hình EOQ; Mô hình POQ và Mô hình JIT
5.3.2 Kỹ thuật phân tích ABC
+ Là kỹ thuật để quản lý dự trữ nói chung và quản trị dự trữ nguyên vật liệu nói riêng dựa theo nguyên lý Pareto (Pareto là một nhà kinh tế Italia vào thế kỷ thứ 19), theo đó toàn bộ nguyên vật liệu dự trữ của doanh nghiệp được chia thành 3 nhóm A, B, C căn cứ vào mối quan hệ giữa giá trị và số lượng chủng loại nguyên vật liệu dự trữ hàng năm của doanh nghiệp
+ Nội dung của kỹ thuật phân tích ABC: là phân chia các loại (chủng loại) nguyên vật liệu dự trữ phục vụ sản xuất của doanh nghiệp thành 3 nhóm
