Tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Sách - Thiết bị Trường học Hà Nội

LỜI NÓI ĐẦU Trong những năm qua,tình hình phát triển kinh tế-xã hội ở nước ta đã có nhiều thay đổi.Nước ta đã trở thành thành viên chính thức của khối ASEAN,và sắp tới cũng sẽ gia nhập tổ ch

Lời nói đầu

Trong những năm qua,tình hình phát triển kinh tế-xã hội ở nớc ta đã có nhiều thay đổi.Nớc ta đã trở thành thành viên chính thức của khối ASEAN,và sắp tới cũng sẽ gia nhập tổ chức thơng mại thế giới (WTO).Quan hệ kinh tế,buôn bán giữa nớc ta với các nớc trên thế giới ngày càng phát triển mạnh mẽ

Nhà nớc ta trong những năm qua cũng đã ban hành sửa đổi bổ sung nhiều chính sách về kinh tế tài chính nh:Thuế GTGT,thuế thu nhập, Để đáp ứngtốt hơn cho yêu cầu quản lý kinh tế nói chung cũng nh quản lý ngành thơng mại dịch vụ nói riêng đòi hỏi phải cải tiến,hoàn thiện các công cụ quản lý trong đó

có kế toán

Công tác kế toán tài chính có chức năng phản ánh và kiểm tra toàn diện tình hình kinh doanh của doanh nghiẹp.Chính vì vậy tổ hức tốt và hợp lý công tác kế toán tài chính là vấn đề cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp.Việc tổ chức tốt công tác kế toán tài chính là tổ chức tốt các nghiệp vụ mua,bán và thanh toán tiền hàng,kế toán chi phí,kế toán tài sản cố định,kế toán tiền lơng

và các khoản bảo hiểm và các báo cáo tài chính

Công ty Sách và Thiết bị trờng học Hà Nội là doanh nghiệp Nhà nớc hạch toán độc lập trực thuộc sở Giáo dục và Đào tạo Hà Nội,là đơn vị kinh tế

do Nhà nớc đàu t Sản phẩm chủ yếu của công ty là sách giáo khoa,sách tham khảo và đồ dùng dạy học

Qua đợt khảo sát thực tế về công tác kế toán tài chính,việc tổ chức các nghiệp vụ kinh tế phát sinh qua hai năm 2003-2004 tại công ty Sách và Thiết

bị trờng học Hà Nội;ta có thể đánh giá đợc hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và nghiên cứu các biện pháp cụ thể nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Nội dung về Báo cáo thực tập gồm:

Phần I: Giới thiệu tổng quan về Công ty Sách - Thiết bị Trờng học Hà Nội

Phần II: Tình hình thực hiện công tác tài chính của Công ty

Phần III: Quy trình hạch toán kế toán các nghiệp vụ cơ bản của Công tyPhần IV: Công tác phân tích hoạt động của Công ty

Phần V: Kết luận

Phần Itổng quan về Công ty

I Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty

Tiền sử của Công ty Sách - Thiết bị Trờng học Hà Nội là do sự sáp nhập của hai phòng ban là Phòng phát hành sách th viện và Phòng thiết bị, trực thuộc

Sở Giáo dục - Đào tạo Hà Nội Nhng trong sự chuyển đổi nền kinh tế của đất

n-ớc từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trờng Để đáp ứng nhu cầu của thị trờng về sách giáo khoa, sách giáo viên và đồ dùng dạy học, hai phòng trên tỏ ra không đáp ứng đợc yêu cầu của thị trờng và đợc tách ra khỏi sự quản lý trực tiếp của Sở Giáo dục - Đào tạo Hà Nội, và Công ty Sách - Thiết bị Trờng học ra đời vào đầu năm 1981

Công ty Sách - Thiết bị Trờng học Hà Nội đợc thành lập theo Quyết

định số 1210-QĐ/TCCQ ngày 30/3/1981 với tên gọi cũ: "Công ty phát hành sách giáo khoa và thiết bị trờng học Hà Nội" do Uỷ ban nhân dân Thành

phố Hà Nội ký quyết định, có trụ sở đặt tại 45B phố Lý Thờng Kiệt - Hà Nội.Công ty Sách - Thiết bị Trờng học Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nớc hoạt động công ích của ngành Giáo dục - Đào tạo Hà Nội Là đơn vị trực thuộc Sở Giáo dục - Đào tạo Hà Nội, có t cách pháp nhân và hạch toán độc lập Đây là một đơn vị độc quyền phân phối sách giáo khoa trên địa bàn Thủ

đô

Với đầy đủ t cách pháp nhân, có con dấu riêng, đợc mở tài khoản tại Ngân hàng Việt Nam Công ty trực tiếp giao dịch và ký kết hợp đồng liên doanh với các tổ chức và mọi cá nhân trong và ngoài nớc

Bớc sang cơ chế thị trờng, Công ty đã có nhiều thay đổi phù hợp hơn để thích ứng và phát huy hết khả năng, tiềm lực của mình Đặc biệt, năm 1992 Công ty đợc thành lập lại theo Nghị định 388/HĐBT Với sự kiện quan trọng này đã làm cho tính chất hoạt động của Công ty có sự biến chuyển lớn cả về chất và lợng Công ty trở thành một đơn vị tự chủ trong vấn đề kinh doanh, lúc này hoạt động sản xuất kinh doanh cũng nh việc thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách cho Nhà nớc đợc thực hiện theo những quy định hiện hành của Nhà nớc.Công ty từ đó lấy tên chính thức là "Công ty Sách - Thiết bị Trờng học

Hà Nội", có trụ sở hính tại 45B Lý Thờng Kiệt - Hà Nội, hoạt động dới sự chỉ

đạo trực tiếp của Sở Giáo dục - Đào tạo Hà Nội Từ đây Công ty chính thức

đ-ợc giao vốn, tự hạch toán kinh doanh Đồng thời chuyển đổi cơ chế quản lý, chuyển toàn bộ nhân viên Công ty từ biên chế định biên sang ký hợp đồng lao

động, thực hiện khoán việc, khoán lơng, khuyến khích theo năng lực và hiệu quả của từng cán bộ công nhân viên Cho đến nay, Công ty đã hoạt động có hiệu quả khá tốt

II Nhiệm vụ và chức năng của Công ty Sách - Thiết bị ờng học Hà Nội

Tr Về kinh doanh phục vụ:

Công ty Sách - Thiết bị Trờng học Hà Nội là tổ chức kinh doanh và cung cấp các mặt hàng phục vụ giáo dục - đào tạo nh sách giáo khoa, sách tham khảo, thiết bị đồ dùng giảng dạy và học tập ở các cấp học nh: mầm non, phổ thông, dạy nghề, cao đẳng và đại học trên địa bàn Thành phố Hà Nội

- Với chức năng quản lý chỉ đạo nghiệp vụ chuyên môn thì Công ty tổ chức bồi dỡng, hớng dẫn, kiểm tra đôn đốc nghiệp vụ, chỉ đạo xây dựng và hoạt động bảo quản sử dụng th viện và thiết bị thí nghiệm theo kế hoạch của

Sở Giáo dục - Đào tạo Hà Nội

Với những nhiệm vụ này, ngay từ đầu Công ty đã tổ chức bộ máy hoạt

động phù hợp và quy định cụ thể đối với từng phòng ban chức năng Trong đó, nhiệm vụ trọng tâm của Công ty là tổ chức hợp tác, trao đổi, liên kết với các

đơn vị chức năng, các nguồn cung ứng (chủ yếu trong giai đoạn này là Nhà xuất bản Giáo dục và Tổng Công ty cơ sở Vật chất - Thiết bị trờng học) kết hợp với những mặt hàng do Công ty sản xuất ra để phân phối, cung ứng cho hệ thống các trờng phổ thông ở Hà Nội

Thực hiện đúng chính sách quản lý và sử dụng cán bộ, chế độ hạch toán

kế toán, chế độ tiền lơng cho ngời lao động, xét nâng bậc hàng năm cho ngời lao động, đóng BHYT, BHXH đầy đủ cho ngời lao động, nộp ngân sách nhà nớc đầy đủ Thực hiện công tác an toàn lao động, trật tự an ninh, an toàn xã hội, đảm bảo vấn đề tài chính và công tác kinh doanh, Công ty luôn lấy chữ tín với khách hàng và đảm bảo nguồn vốn của Nhà nớc giao

III Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

Để thực hiện các nhiệm vụ có hiệu quả, Công ty đã và đang hoàn thiện lại bộ máy tổ chức cho phù hợp với điều kiện hoạt động mới.Song cơ bản vẫn giữ đợc mô hình tổ chức quản lý từ khi thành lập và phần lớn vẫn là đội ngũ cán bộ lao động từ trớc

- Hình thức sở hữu vốn: Sở hữu Nhà nớc

- Lĩnh vực kinh doanh: Sách và thiết bị đồ dùng học tập

Mô hình quản lý của Công ty đợc mở rộng và phân chia cụ thể theo sơ đồ sau:

Sơ đồ bộ máy quản lý và hoạt động của Công ty

Với việc tổ chức lại bộ máy hoạt động nh trên, có thể thấy Công ty Sách - Thiết bị Trờng học Hà Nội có cơ cấu tổ chức hợp lý, hoạt động thống nhất từ trên xuống dới Trong đó, mỗi phòng ban với các chức năng, nhiệm vụ sau:

Đứng đầu là Giám đốc phụ trách chung mọi mặt của Công ty và thay mặt Công ty chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc và cấp trên về mọi hoạt động của Công ty

Một Phó Giám đốc phụ trách điều hành kinh doanh

Tiếp sau Phó Giám đốc là các phòng ban

Công ty là đơn vị kinh doanh hạch toán kinh tế độc lập

1 Phòng Tổ chức Hành chính: gồm các bộ phận:

+ Tổ chức hành chính bảo vệ: làm công tác văn th bảo mật, bảo vệ phục

vụ cho quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty

+ Kho hàng hóa: có nhiệm vụ tiếp nhận hàng hóa mua về và xuất kho hàng hóa bán ra, tổ chức bảo quản, bảo vệ hàng hóa của Công ty

+ Cửa hàng lẻ: chủ yếu làm chức năng bán lẻ các loại sách giáo khoa, thiết bị, văn phòng phẩm, ấn phẩm, sách tham khảo, sách nâng cao phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập cho giáo viên, học sinh và mọi đối tợng có nhu cầu sử dụng

2 Phòng Kế hoạch Kinh doanh: Làm nhiệm vụ lập kế hoạch và thực

hiện kế hoạch kinh doanh mặt hàng và các hợp đồng nhập, xuất theo kế hoạch, chứng từ đầu vào, đầu ra, quản lý bán buôn, điều hành bán lẻ và muốn thực hiện đợc kế hoạch này, Phòng phải thu thập thông tin từ đội ngũ th viện các trờng và của các quận, huyện Từ những thông tin đó Phòng Kế hoạch lập

kế hoạch nhập hàng và bán hàng cho phù hợp với kế hoạch kinh doanh chung của Công ty

3 Phòng Kế toán Tài vụ: Làm chức năng chuyên viên kế toán, tài vụ

theo chế độ tài chính kế toán, là phòng quản lý tài chính của Công ty, thực hiện hạch toán kế toán và sử dụng hệ thống sổ sách tài khoản theo đúng chế

độ Nhà nớc quy định Thực hiện chế độ báo cáo tài chính theo các văn bản pháp quy hiện hành của Nhà nớc Đứng đầu Phòng Kế toán Tài vụ là Kế toán trởng, là ngời giúp Giám đốc Công ty làm nhiệm vụ tổ chức và điều hành bộ máy kế toán, phân tích hoạt động kinh doanh của Công ty, đề xuất các biện pháp hữu hiệu trong kinh doanh

Hiện nay, mỗi năm Công ty có tổng số lao động bình quân từ 80 - 85

ng-ời, trong đó số lao động kỹ thuật định biên là 52 ngng-ời, còn lại là lao động giản

đơn, lao động thời vụ

Với những chuyển biến quan trọng trong cơ cấu tổ chức, hành chính, nhân sự Công ty Sách - Thiết bị Trờng học Hà Nội đã dần đi vào hoạt động

ổn định và phát triển kịp thời, thích ứng với những thay đổi và đòi hỏi của cơ chế thị trờng.

Với những hớng đi đúng đắn, đặc biệt là sau năm 1992 (sau Nghị định 388/HĐBT) trở lại đây, hoạt động kinh doanh của Công ty đã thu đợc nhiều kết quả tốt đẹp Doanh số kinh doanh và lợi nhuận hàng năm của Công ty không ngừng tăng lên với số lợng lớn, đời sống của cán bộ công nhân viên ổn

định và đợc quan tâm hơn Bên cạnh đó, thị trờng sách giáo khoa ở Hà Nội dần đi vào ổn định và lành mạnh, không còn tình trạng thiếu sách giáo khoa cho năm học mới nh những năm trớc, công tác th viện trờng học luôn đợc đảm bảo Đây là những thành công bớc đầu và vô cùng quan trọng của CBCNV và toàn Công ty góp phần phục vụ tốt hơn yêu cầu và nhiệm vụ xã hội cũng nh yêu cầu hạch toán kinh doanh của Công ty trong những năm tiếp theo

IV Đặc điểm hoạt động của Công ty

Là một doanh nghiệp thơng mại chuyên kinh doanh các mặt hàng sách và

đồ dùng học tập trên thị trờng Hà Nội Công ty Sách - Thiết bị Trờng học Hà Nội đã tổ chức kế hoạch khai thác mặt hàng một cách đầy đủ và cụ thể theo từng năm, từng thời điểm nhất định Đồng thời chỉ đạo và thực hiện tốt công tác nghiên cứu, điều tra nhu cầu thị trờng, căn cứ vào những yêu cầu thực tế

và những biến động của thị trờng để xây dựng kế hoạch và tổ chức hoạt động khai thác theo kế hoạch.Hàng tháng các phòng lập báo cáo tổng hợp kết quả hoạt động kinh doanh, phơng hơng kinh doanh, đúc rút kinh nghiệm để cùng phát triển cho kịp với sự biến động của thị trờng

V Đặc điểm công tác kế toán của Công ty

Công ty Sách - Thiết bị Trờng học Hà Nội hoạt động ở quy mô vừa, nên

áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung không phân tán, có sự kiểm tra lẫn nhau và thờng xuyên, giúp cho công việc quản lý đợc chặt chẽ hơn Công ty sử dụng hệ thống tài khoản, sổ sách, chứng từ kế toán và chế độ báo cáo tài chính sao cho vừa đảm bảo phù hợp với đặc thù riêng về quản lý kinh doanh của Công ty, song vẫn đảm bảo tuân thủ theo đúng chế độ của Nhà nớc ban hành

Các chứng từ ban đầu đợc tập hợp tại các đơn vị trực thuộc do kế toán của các đơn vị kế toán lập bảng kê, bảng phân bổ kế toán cuối tháng chuyển lên Phòng Kế toán Công ty vào sổ tổng hợp kế toán cuối tháng, quý, năm.Hình thức kế toán mà Công ty đang áp dụng: Tập trung - không phân tán

- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 đến 31/12 hàng năm

- Phơng thức sử dụng sổ kế toán: Nhật ký - Chứng từ

Sơ đồ trình tự giá thành của hình thức Nhật ký - Chứng từ

Phòng Kế toán đợc phân công công tác cụ thể theo từng phần hành, chịu trách nhiệm hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp

Cơ cấu Phòng Kế toán Tài vụ đợc chia ra:

- Kế toán trởng

- Trởng phòng Kế toán kiêm Kế toán tổng hợp

- Kế toán thanh toán kiêm Kế toán tiêu thụ

- Kế toán kho hàng hóa

VI Những thuận lợi và khó khăn

- Thuận lợi:

Là một doanh nghiệp Nhà nớc trong hoạt động phát hành sách giáo khoa

và đồ dùng dạy học, Công ty Sách - Thiết bị Trờng học Hà Nội có đợc sự quan tâm, hỗ trợ của các cơ quan, ban ngành hữu quan mà trực tiếp là Sở Giáo dục -

Đào tạo Hà Nội và Nhà xuất bản Giáo dục về các nghiệp vụ, chế độ chính sách, cán bộ, địa bàn và các mối quan hệ kinh doanh Bên cạnh đó, Công ty

đợc giao trách nhiệm và quyền hạn nhất định về sách giáo khoa và thiết bị dạy học trên thị trờng Hà Nội Đây là cơ sở quan trọng để Công ty có thể chi phối

và điều tiết thị trờng này

Công ty luôn xây dựng đợc tốt mối quan hệ với Nhà xuất bản và các khách hàng, do đó luôn đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng

- Khó khăn:

Thị trờng có nhiều biến động, có tác động mạnh mẽ đến tình hình kinh doanh của Công ty, nhất là có sự tham gia của các công ty t nhân

Hàng năm Công ty luôn phải đối phó với thực tế là làm sao để có đầy đủ

và kịp thời sách giáo khoa phục vụ cho nhu cầu thị trờng sách giáo khoa ở Hà Nội trong toàn năm học, nhất là vào thời vụ kinh doanh Nhiều doanh nghiệp,

tổ chức tham gia kinh doanh mặt hàng sách giáo khoa sẽ lợi dụng cơ hội này

để đầu cơ, tích trữ lợi dụng sự khan hiếm để ép giá, tẩy xóa giá sách

Đặc biệt trong 4 năm trở lại đây, Nhà nớc ta đang thực hiện thí điểm

ch-ơng trình sách giáo khoa cho học sinh cấp I và II thì việc khan hiếm và ép giá sách giáo khoa thí điểm là chuyện thờng xuyên diễn ra trên thị trờng Hà Nội

Nh thế, một mặt Công ty sẽ không đáp ứng đợc đầy đủ nhu cầu của thị trờng, mặt khác sẽ tạo cho khách hàng tâm lý hoang mang, thiếu tin tởng và ảnh hởng tới uy tiến của công ty

- Thành tựu:

Sản phẩm của Công ty rất phong phú và đa dạng, luôn đáp ứng đợc nhu cầu tìm đọc của mọi khách hàng Công ty đã cung cấp đầy đủ sách và đồ dùng dạy học không những trên địa bàn Hà Nội mà còn cung cấp cho các địa bàn lân cận nh Hà Tây, Vĩnh Phúc, Hng Yên

Phần IITình hình công tác tài chính của doanh nghiệp

I Tình hình phân cấp các quản lý tài chính của doanh nghiệp

Qua sơ đồ phân cấp quản lý tài chính ở Công ty Sách - Thiết bị Trờng học Hà Nội, ta thấy các bộ phận hoạt động độc lập nhnglại rất thống nhất từ trên xuống

- Kế toán trởng: là ngời giúp việc cho Giám đốc Công ty về tổ chức và

điều hành bộ máy kế toán, phân tích hoạt động kinh doanh, đề xuất các biện pháp hữu hiệu trong kinh doanh, bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh

- Trởng phòng Kế toán kiêm Kế toán tổng hợp: là ngời đợc Kế toán trởng

ủy quyền giải quyết phần việc của Phòng Kế toán khi Kế toán trởng vắng mặt, chịu trách nhiệm hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ thực hiện các nghiệp vụ về thanh toán, hàng ngày đối chiếu với thủ quỹ về các khoản thu, chi tiền mặt Cuối tháng thực hiện đối chiếu với kế toán kho và kế toán cửa hàng lẻ về tiền bán hàng

- Kế toán kho hàng hóa: là ngời chịu trách nhiệm ghi chép phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến kho hàng hóa nh nhập, xuất, tồn kho Hàng ngày căn

cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất do thủ kho đã vào thẻ kho chuyển giao, đối chiếu với thẻ kho về số lợng hàng hóa nhập, xuất trong kho Cuối tháng lập báo cáo và lên cân đối kho hàng hóa

- Kế toán cửa hàng lẻ: chịu trách nhiệm theo dõi và hạch toán các nghiệp

vụ nhập, xuất hàng hóa của cửa hàng bán lẻ tại Công ty (quá trình công việc cũng tơng tự nh kế toán kho hàng hóa)

- Thủ quỹ: là ngời chịu trách nhiệm về thu chi tiền mặt Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi do kế toán thanh toán lập, thực hiện việc thu, chi tiền mặt cho các đối tợng liên quan Cuối tháng đối chiếu với kế toán thanh toán về các khoản thu, chi tiền mặt

II Công tác kế hoạch hóa tài chính tại doanh nghiệp

Trong doanh nghiệp thì việc lập ra kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch tài chính đều do Ban Giám đốc chịu trách nhiệm với sự giúp đỡ của Phòng Kế hoạch Kinh doanh và Kế toán trởng trên cơ sở nắm bắt tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cho một kỳ kinh doanh Chiến lợc phát triển của Công ty là phát triển bền vững Chính vì vậy mà công tác kế hoạch hóa tài chính đợc Công ty rất coi trọng

Việc xây dựng kế hoạch khai thác phải dựa trên những căn cứ, điều kiện nhất định Những căn cứ này phụ thuộc rất lớn vào môi trờng kinh doanh của

mỗi doanh nghiệp: Điều kiện kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội của thị trờng

mà doanh nghiệp tổ chức kinh doanh cũng nh khả năng và điều kiện tài chính của doanh nghiệp trên thị trờng đó

III Tình hình vốn và nguồn vốn của Công ty

Số vốn mà Công ty đợc giao khi Công ty đợc thành lập lại theo Nghị định

388, toàn bộ tài sản và vốn của Công ty đợc gia đều thuộc sở hữu của Nhà

n-ớc Tính đến ngày 31/12/1991, tổng số vốn nhà nớc giao cho Công ty là 610.772.000đ, trong đó:

sử dụng làm hệ thống kho chứa, cửa hàng, văn phòng.Tổng các thiết bị quản

lý hoạt động lên tới 800 triệu đồng

Doanh thu bán ra:

5 Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nớc 315 15.964.185

7 Các khoản phải trả, phải nộp khác 318 13.163.339

II Nợ dài hạn 320 123.628.527

Tổng nguồn vốn 12.214.025.303

- Tổng nguồn vốn năm 2003 là 12.214.025.303 đồng Trong đó nguồn vốn chủ sở hữu là 8.201.183.600 đồng Công ty kinh doanh chủ yếu dựa vào nguồn vốn chiếm dụng

IV Tình hình tài chính của công ty

Vßng quay vèn

kinh doanh =

Tæng møc doanh thu thuÇn thùc hiÖn trong kú

Tæng chi phÝ thùc hiÖn trong kú

N¨m 2002 = 32.786.454.328

1.987.654.321 = 16,495

N¨m 2003 = 35.256.489.275

2.156.984.756 = 16,345

HÖ sè lîi nhuËn chi phÝ

s¶n xuÊt kinh doanh =

Tæng møc lîi nhuËn thùc hiÖn trong kú

Tæng chi phÝ trong kú

Phần IIIQuy trình hạch toán kế toán các nghiệp vụ

cơ bản của Công ty

I Tình hình thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kế toán

- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam

- Nguyên tắc và phơng pháp chuyển đổi các tiền khác: Quy đổi theo giá USD trên thị trờng tại thời điểm thanh toán và đổi tiền

- Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chứng từ

- Hạch toán kế toán theo phơng pháp kê khai thờng xuyên và nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ

Chứng từ gốc và các bảng phân bổ

Nhật ký chứng từ Sổ thẻ kế toán

chi tiết Bản kê

chi tiết

Báo cáo kế toán

Ghi theo ngàyGhi theo tháng

Đối chiếu

1 Kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng

Công ty hạch toán theo phơng pháp kê khai thờng xuyên và nộp thuế theo phơng pháp khấu trừ (Thuế GTGT)

* Chứng từ ban đầu: Hoá đơn GTGT do bên bán lập; hoá đơn bán hàng

của ngời bán; bảng kê mua hàng do cán bộ mua hàng lập;phiếu nhập kho; biên bản kiểm nhận hàng hoá; các chứng từ phản ánh thanh toán tiền mua hàng:phiếu chi, giấy báo nợ, giấy thanh toán tạm ứng

* Tài khoản sử dụng: Để hạch toán tổng hợp nghiệp vụ mua hàng kế

toán sử dụng các tài khoản sau:

TK 156 “Hàng hoá”

Nội dung:Tài khoản này đợc sử dụng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động trị giá hàng hoá trong các kho hàng,quầy hàng của doanh nghiệp.Kết kấu:+Bên nợ: Phản ánh trị giá hàng hoá trong các kho hàng,quầy hàng tăng trong kỳ

+Bên có: Phản ánh trị giá hàng hoá xuất kho trong kỳ

+D nợ: Phản ánh trị giá hàng hoá trong các kho hàng, quầy hàng hiện còn cuối kỳ

Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản khác nh:

TK 151 “Hàng mua đang đi đờng”

TK 133 “Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ”

Nợ TK 156 : Giá mua cha thuế

Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ

Có TK 111,112,331 Tổng giá thanh toán

/ Phản ánh hàng mua có bao bì tính giá riêng:

Nợ TK 1532: Trị giá bao bì cha thuế

Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ

Có TK 111,112,331

/ Phản ánh chi phí vận chuyển hàng về nhập kho:

Nợ TK 1562: Giá cớc cha thuế

Nợ TK 133:Thuế GTGT

Có TK 111,112,141 Tổng giá thanh toán

-Nếu hàng mua đợc gửi bán thẳng không qua kho

/ Gửi hàng:

Nợ TK 157: Giá mua cha có thuế

Nợ TK 133: Thuế GTGT

Có TK 111,112,331

/ Trị giá bao bì đi kèm:

Nợ TK 1388: Trị giá bao bì cha thuế

Nợ TK 133: Thuế GTGT

Có TK 111,112,331

-Hàng mua đợc bán giao tay ba

/.Ghi nhận doanh thu:

Nợ TK 111,112,

Có TK 511: Giá bá cha thuế

Có TK 33311:Thuế GTGT

/ Kết chuyển trị giá vốn hàng bán giao tay ba

Nợ TK 632: Giá mua cha thuế

Nợ TK 133: Thuế GTGT

Co TK 111,112,331

/ Bao bì đi kèm hàng hoá tính giá riêng

Nợ TK 111,112,131 : Giá thanh toán của bao bì

Nợ TK 133 : Thuế GTGT của bao bì khi mua

Có TK 111,112,331 Giá thanh toán của bao bì

Có TK 33311 : Thuế GTGT của bao bì khi bán

+Trờng hợp hàng đã mua nhng cuối tháng cha đợc kiểm nhận hàng nhập kho

Nợ TK 151: Giá mua cha thuế

Nợ TK 133: Thuế GTGT

Có TK 111,112, Tổng giá thanh toán

- Nếu hàng mua đang đi đờng đợc nhập kho

đợc nhập.Nếu cuối tháng vẫn cha có hoá đơn thì kế toán mới ghi số hàng nhập theo giá tạm tính.

Nợ TK 156 : Giá tạm tính

Có 331 : Giá tạm tính

Khi có hoá đơn, kế toán điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế

/ Phản ánh thuế GTGT đầu vào

.Nếu giá tạm tính > giá thực tế thì kế toán điều chỉnh giảm phần chênh lệch bằng cách ghi âm.

Nợ TK 156 : Phần chênh lệch

Có TK 331 : Phần chênh lệch

* Sổ kế toán: Sử dụng nhật ký chứng từ số 5.

Sổ cái 151, 152, 111, 112, 331

2 Kế toán tiêu thụ hàng hóa

* Chứng từ ban đầu: Căn cứ vào phiếu xuất kho; hợp đồng mua bán

hàng hóa; phiếu thu,giấy báo Có ngân hàng,thông báo của bên mua

* Tài khoản sử dụng: Sử dụng tài khoản 511 "Doanh thu bán hàng và

cung cấp dịch vụ"

Tài khoản 511 đợc sử dụng để tập hợp doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trong kỳ

Bên Nợ: +Thuế xuất khẩu,thuế tiêu thụ đặc biệt,thuế GTGT(Theo phơng pháp trực tiếp)

+Chiết khấu thueoeng mại

+Giảm giá hàng bán

+Hàng bán bị trả lại

+Kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả

Bên Có: Tập hợp doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng trong kỳ.Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản: