Chương 1 khái quát chung về tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử

Số hoá tài liệu lưu trữ: khái niệm, đặc điểm, yêu cầu của tài liệu số hoá; quản lý tài liệu số hoá.. Trong cuốn Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử dưới góc độ lưu trữ của Uỷ ban TLĐT thu

Bài giảng:

LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

ThS Nguyễn Văn Thoả

ĐT: 0908 588 179

Email: nguyenthoa.nv@gmail.com

TRƯỜNG ĐH KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

BỘ MÔN LƯU TRỮ HỌC - QTVP

Giới thiệu môn học

Giới thiệu môn học

4 Phân bổ thời gian:

Lên lớp: 30 tiết

- Giảng viên giảng bài 20 tiết;

- SV thảo luận, thuyết trình tại lớp: 10 tiết

5 Điều kiện tiên quyết: SV đã học xong các môn về nghiệp vụ công

tác lưu trữ

6 Mục tiêu môn học:

KỸ NĂNG:

Sinh viên có thể thực hiện

các nghiệp vụ công tác lưu

trữ TLĐT:

Xây dựng cơ sở dữ liệu, lập HSĐT

Thu thập, bổ sung TLĐT vào lưu trữ Xác định giá trị TLLTĐT

Bảo quản TLLTĐT

Tổ chức sử dụng TLLTĐT

7 Nhiệm vụ của sinh viên:

- Dự lên lớp: tối thiểu 80% số tiết học

- Đọc tập bài giảng và tài liệu tham khảo

- Viết tiểu luận nhóm, thuyết trình và thảo luận

8 Tài liệu học tập

Tài liệu học tập

Tập bài giảng Lưu trữ tài liệu điện tử

Tài liệu tham khảo

1 Luật số 01/2011/QH13 – Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm

2011

2 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của CP

quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ

3 Luật số 51/2005/QH11 – Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005

Tài liệu tham khảo

4 Luật số 67/2006/QH11 – Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006

5 Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số

Tài liệu tham khảo

6 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của CP về Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước

7 Hướng dẫn 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục VT và LTNN hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trên môi trường mạng

Tài liệu tham khảo

8 Tài liệu phục vụ Toạ đàm khoa học “Quản lý văn bản điện tử và chứng thực tài liệu điện tử”

9 Cục VT&LTNN – Chi nhánh khu vực ĐNA thuộc HĐ Lưu trữ quốc tế

(SARBICA), Tính xác thực của tài liệu lưu trữ điện tư - Kỷ yếu hội

thảo khoa học (9/2014)

Tài liệu tham khảo

10 Cục Lưu trữ Nhà nước – Trung tâm Nghiên cứu Khoa học lưu trữ, Kỷ yếu hội thảo Lưu trữ tài liệu điện tử, Hà Nội, 12/1998.

11 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Kỷ yếu hội thảo khoa học quốc

tế: Tính xác thực của tài liệu lưu trữ điện tử, Hà Nội, 9/2014.

12 Bộ Quốc phòng Australia, Cải tiến công tác quản lý tài liệu điện tử,

Canberrra, 1995

Tài liệu tham khảo

13 M.V Larin, O.I Rưskốp (Viện nghiên cứu khoa học văn kiện học

và công tác lưu trữ toàn Nga), Quản lý tài liệu điện tử,

Matxcơva, 2005 (người dịch TS Nguyễn Cảnh Đương)

14 Nguyễn Thị Chinh (Chủ nhiệm), Xây dựng các yêu cầu và giải pháp quản lý tài liệu điện tử, Đề tài Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà

nước, Mã số 2009-98-02, Hà Nội, 2010

9 Tiêu chuẩn đánh giá sinh viên:

- Đánh giá trong quá trình học:

+ Dự lớp: tối thiểu 80% tổng số tiết;

+ Thuyết trình, thảo luận theo nhóm;

- Đánh giá khi thi giữa kỳ và thi cuối kỳ

10 Thang điểm đánh giá: 10 (mười), điểm đạt là từ 5 trở lên

TiỂU LUẬN NHÓM

1. Số hoá tài liệu lưu trữ: khái niệm, đặc điểm, yêu cầu của tài liệu

số hoá; quản lý tài liệu số hoá

2. Lập hồ sơ điện tử: khái niệm; tiêu chuẩn yêu cầu đối với HSĐT;

11 Nội dung môn học

Chương 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ

Chương 2 SƠ LƯỢC LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

Chương 3 CƠ SỞ PHÁP LÝ CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ TLĐT

Chương 4 XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ

Chương 5 THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀO LƯU TRỮ

Chương 6 BẢO QUẢN TLLTĐT

Chương 7 TỔ CHỨC SỬ DỤNG TLLTĐT

11 Nội dung môn học

Vì sao phải học môn

- Đối với SV ngành LTH-QTVP được trang bị những kiến thức, kỹ năng về quản

lý TLĐT sẽ giúp SV vận dụng vào thực tiễn quản lý hiệu quả loại TL đặc biệt này.

Chương 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ

1.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ điện tử

1.2 Đặc điểm của tài liệu lưu trữ điện tử

1.3 Đối tượng và nhiệm vụ nghiên cứu của môn LTTLĐT

1.4 Mối quan hệ giữa môn LTTLĐT với các môn khoa học liên

quan

1.5 Phương pháp nghiên cứu môn LTTLĐT

Chương 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ

1.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ điện tử

a Khái niệm tài liệu, tài liệu lưu trữ

Tài liệu là gì? Những yếu tố cấu thành một tài liệu?

Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của

cơ quan, tổ chức, cá nhân (Điều 2, Luật Lưu trữ)

a Khái niệm tài liệu

Tài liệu

Là thông tin được ghi lại, được làm ra hay nhận được trong quá trình triển khai (bắt đầu), quá trình thực hiện hay hoàn tất một hoạt động của cá nhân hay của CQ,TC.

và bao gồm nội dung, bối cảnh và cấu trúc đủ để cung cấp bằng

chứng về hoạt động đó.

So sánh khái niệm này với khái niệm tài liệu của VN?

Trong cuốn Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử dưới góc độ lưu trữ của Uỷ ban TLĐT thuộc

Hội đồng LTQT đưa ra khái niệm về tài liệu như sau:

a Khái niệm tài liệu

Khi xem xét về khái niệm tài liệu cần quan tâm đến bối cảnh được gắn với môi

trường của tài liệu đó, chẳng hạn như chức năng đã tạo ra tài liệu

Có ít nhất 3 khía cạnh của khái niệm về bối cảnh của tài liệu:

Thứ nhất, là những thông tin bối cảnh có chứa trong tài liệu (chẳng hạn như thời gian tạo lập tài liệu, chữ ký của người có thẩm quyền);

Thứ hai, là mối quan hệ giữa một tài liệu và các tài liệu khác trong fond;

Thứ ba, là hoạt động mà trong đó tài liệu được tạo ra.

Bối cảnh

Quan niệm về cấu trúc tài liệu

Tài liệu được ghi lại như thế nào

Nó bao gồm việc sử dụng các ký hiệu, cách sắp xếp (layout)

Thể loại (format), phương tiện vật lý v.v

cấu trúc

a Khái niệm tài liệu

Theo quan điểm về tài liệu được nêu ra trên đây, một tài liệu buộc phải gắn với một hành động hay hoạt động được thực hiện bởi một pháp nhân (một TC, CQ, công ty ) hay một cá nhân

Hoạt động và chức năng tạo ra tài liệu sẽ quyết định nguồn gốc xuất

xứ (provenance) của TL

Còn tài liệu sẽ cung cấp bằng chứng về hoạt động đó

a Khái niệm tài liệu

Theo Luật Lưu trữ năm 2011 của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam:

Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ

sách, biểu thống kê, dữ liệu điện tư; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim;

băng, đĩa ghi âm, ghi hình; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác.

Tài liệu là vật mang tin hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Khái niệm tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa

học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ, bao gồm bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp.

Hiện nay trong các công trình nghiên cứu cũng như trong các văn bản pháp lý trong và ngoài nước có nhiều định nghĩa khác nhau về TLĐT

Trước hết, ở Liên bang Nga, trong luật pháp của nước Nga, định nghĩa (Đn) về TLĐT lần đầu tiên được xuất hiện trong Luật liên bang “Về chữ ký số điện tử” Đn.01: “TLĐT - đó là tài liệu mà thông tin của nó được thể hiện dưới dạng số - điện tử”

Đây là một khái niệm chung nhất về TLĐT Nó được tạo ra từ việc sử dụng hệ thống số nhị phân để biểu diễn thông tin của TLĐT.

b Khái niệm tài liệu điện tử

Đn.02: “Tài liệu điện tử là tài liệu được tạo ra, gửi, truyền và nhận được hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử” (Hướng dẫn quản lý tài liệu điện tử của tiển bang Minnesota, Mỹ, 2004.)

Đây là khái niệm TLĐT được chấp thuận nhiều nhất ở Mỹ Một TLĐT bao gồm các thành phần:

Nội dung thông tin thực tế trong tài liệu phản ánh các hoạt động của các cơ

quan, tổ chức;

Bối cảnh thông tin chỉ ra các mối liên hệ giữa các tài liệu và các hoạt động của cơ

quan và những tài liệu khác ;

Cấu trúc đặc trưng kỹ thuật của tài liệu (định dạng tập tin, tổ chức dữ liệu, cách

dàn trang, siêu liên kết, tiêu đề, ghi chú).

b Khái niệm tài liệu điện tử

Trong các văn bản qui phạm pháp luật của Việt Nam có đề cập đến TLĐT

Cụ thể, tại khoản 2, Điều 2 của Luật Lưu trữ đã nêu trên qui định “Tài

liệu bao gồm văn bản, dữ liệu điện tử”

Song chưa được định nghĩa và chưa được giải thích Trong các văn bản

qui phạm hiện hành của nước ta chỉ định nghĩa về khái niệm văn

bản điện tử.

b Khái niệm tài liệu điện tử

“Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu”

(NĐ số 64/2007/NĐ-CP)

Ở đây khái niệm này được giải thích thông qua khái niệm “Thông điệp dữ

liệu” - thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ

bằng phương tiện điện tử (Luật GDĐT, 2005)

“Phương tiện điện tư” là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện,

điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự (Luật GDĐT, 2005).

Tổng hợp kết quả phân tích các định nghĩa nêu trên kết hợp với những đề xuất được đưa ra về tài liệu, văn bản, tài liệu lưu trữ trên đây, cũng như xuất phát từ thực tiễn quản lý TLĐT hiện nay, TS Nguyễn Cảnh Đương đưa ra định nghĩa sau đây

về khái niệm TLĐT.

Đn 04 “TLĐT: là một đơn vị thông tin được ghi lại (tạo ra, xử lý, được gửi

đi, được nhận, duy trì và sử dụng)” phụ thuộc vào phương tiện điện

tử dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện tử hoặc công nghệ tương tự”

Để hiểu thống nhất về định nghĩa này chúng ta xem xét thêm về các đặc điểm cơ bản của TLĐT.

Theo kết quả khảo sát thực tiễn cũng như nghiên cứu phân tích lý luận

về TLĐT và quản lý TLĐT, bước đầu có thể nêu những đặc điểm của TLĐT như sau:

1/ Trong tài liệu điện tử, thông tin được mã hóa dưới dạng từ, chữ, số,

ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử

2/ Tài liệu điện tử chỉ được tạo ra và sử dụng khi có sự hỗ trợ của các phương tiện điện tử, trong môi trường điện tử - số.

3/ Tài liệu điện tử tồn tại ở nhiều định dạng khác nhau và việc thể hiện thông tin trong tài liệu điện tử thông qua các thiết bị trình chiếu, dưới nhiều hình thức khác nhau rất đa dạng, phong phú

c Khái niệm

tài liệu lưu trữ điện tử

Cũng giống như tài liệu giấy, tài liệu lưu trữ điện tử chứa đựng thông tin đa dạng, phong phú như: thông tin về hoạt động quản lý nhà nước, hoạt động nghiên cứu khoa học, hoạt động sản xuất, kinh doanh

Tuy nhiên, khác với tài liệu truyền thống là thông tin được ghi trên giấy và con người

có thể đọc được trực tiếp thì đối với tài liệu điện tử, thông tin được ghi trên đĩa cứng, đĩa mềm, băng từ, đĩa CD, đĩa DVD, các thiết bị lưu trữ khác và chỉ có thể khai thác, sử dụng  được thông qua máy tính có chứa phần mềm tương thích.

c Khái niệm tài liệu lưu trữ điện tư

Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành

trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ

hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác

Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo các phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt.

Tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa.

Giải thích khái niệm TLLTĐT

Phân tích định nghĩa này ta thấy: căn cứ vào nguồn gốc xuất xứ và phương thức tạo lập, TLLTĐT có hai loại:

Thứ nhất, là thông điệp dữ liệu được tạo lập trực tiếp - hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ;

Thứ hai, là được số hóa từ tài liệu lưu trữ sang các vật mang tin khác

“Thông điệp dữ liệu” - thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận

và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử (Luật GDĐT, 2005)

“Phương tiện điện tư” là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ

điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự (Luật GDĐT, 2005)

Một số câu hỏi thảo luận

1 Giải thích khái niệm TLLTĐT?

- Đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào?

- Bảo đảm tính kế thừa?

- Tính thống nhất, độ xác thực?

- An toàn và khả năng truy cập?

2 Tài liệu số hoá: ví dụ một văn bản được Scan từ VB giấy hay trên

những vật mang tin khác có được gọi là TLLTĐT?

Giải thích khái niệm TLLTĐT

Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào:

Một tài liệu điện tử khi được tạo lập và đưa vào trong hệ thống QL TLĐT phải đăng ký thông tin mô tả:

Nội dung, tác giả, thời gian, điều kiện, chất lượng TL…

=> dữ liệu thông tin đầu vào, dữ liệu đặc tả

Giải thích khái niệm TLLTĐT

Dữ liệu thông tin đầu vào:

Dữ liệu thông tin đầu vào là những thông tin mô tả các đặc tính của tài liệu như: nội dung, tác giả, thời gian, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình thu thập, bảo quản, tìm kiếm, truy cập, quản lý và lưu trữ dữ liệu

Khi tạo lập và mô tả tài liệu LTĐT phải đáp ứng những tiêu chuẩn được quy định.

Giải thích khái niệm TLLTĐT

Bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất:

Đảm bảo khả năng duy trì các thuộc tính của TLĐT

và có thể chuyển đổi tài liệu sang những dạng khác mà con người có thể đọc và hiểu được, hoặc di trú TL sang vật mang tin khác…

 Đây cũng là yêu cầu nhằm tạo ra sự phù hợp của TL với công nghệ

ở tương lai…nhưng phải đảm bảo tính nhất quán, thống nhất nội dung của TLĐT

Giải thích khái niệm TLLTĐT

Độ xác thực: Đây là yêu cầu quan trọng đối với TLLTĐT

Xác thực là đúng với sự thực

Làm sao để đảm bảo độ xác thực cho TLĐT?

=> nguồn gốc xuất xứ,

=> toàn vẹn - có thể nhận dạng được TL

Giải thích khái niệm TLLTĐT

an toàn và khả năng truy cập;

TLĐT phải được bảo mật, phân quyền truy cập, sử dụng, tránh sự xâm hại của hacker, virus máy tính, phải được sao lưu dự phòng, không kết nối mạng internet với máy tính chứa TLLTĐT thuộc danh mục TL hạn chế sử dụng …

Luôn sẵn sàng để có thể truy cập được khi cần thiết.

được bảo quản và sư dụng theo các phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt: Sử dụng hệ thống quản lý TLĐT

1.2 Đặc điểm của TLLTĐT

Đặc điểm của TLĐT được nhiều nhà nghiên cứu tổng hợp và đưa ra những nhận định khác nhau, tuy nhiên có thể nêu khái quát các đặc điểm cơ bản của TLĐT như sau:

1.2 Đặc điểm của TLLTĐT

1 Đặc điểm về việc ghi tin và sử dụng các ký hiệu

2 TLLTĐT tử luôn tồn tại trong môi trường của các phương tiện điện tử

3 TLLTĐT phải được đăng ký (mô tả) thông tin về tài liệu

4 TLLTĐT không tách rời cơ sở dữ liệu

1.2 Đặc điểm của TLĐT

5 Để khẳng định giá trị pháp lý của tài liệu điện tử cần sử dụng chữ ký số

6 Khái niệm “bản gốc”, “bản chính”, “bản sao” (copy) không được áp dụng

đối với tài liệu điện tử

7 Đặc điểm về nguồn gốc- phương thức tạo lập TLĐT

8 Đặc điểm về bảo quản TLĐT qua thời gian

1.2 Đặc điểm của TLĐT

1. Đặc điểm về việc ghi tin và sử dụng các ký hiệu:

Nội dung của một tài liệu truyền thống được ghi trên một phương tiện

vật lý (giấy ) và bằng cách sử dụng các ký hiệu (alphabet, chữ số, v.v ) mà con người có thể tiếp cận (đọc) trực tiếp được