GRADUATION THESIS AN ANALYSIS OF THE SUGGESTED TRANSLATION OF CHAPTERS 4,5 AND 6 FROM THE BOOK “20 MINUTE MANAGER MANAGING TIME” BY HARVARD BUSINESS REVIEW PRESS ,2014

Fof Foreign Language ACKNOWLEDGEMENTS Most experiments need assistance to be completed fully As a result, I am thankful to the teachers and colleagues who have provided me with a great deal of help, a.



Most experiments need assistance to be completed fully As a result, I amthankful to the teachers and colleagues who have provided me with a great deal ofhelp, advice, and insights as I work on my graduation thesis My graduation subject,

in particular, has now been completed successfully thanks to the assistance of allDuy Tan University teachers (DTU)

First and foremost, I would like to thank my deepest gratefulness to mysupervisor, Mrs Nguyen Thi Bao Yen, M.A, who has kindly provided me withinvaluable assistance and advice Without her motivation and instructions, I wouldnot be able to do the thesis effectively

Furthermore, my heartfelt gratitude is extended to all of the teachers in theFaculty of Foreign Languages for their lectures that supported this research, as well

as to all of the students who assisted me in completing the survey questionnaire.While doing on graduation paper, i may have some mistakes and shortcomings

my graduation paper due to time constraints I hope to receive your contributionsand opinions to help me better

Last but not least, I'd like to thank my family and friends who encouraged me

to do so during this paper I wish you all the best for your well-being and prosperity.Yours sincerely!

Student

Nguyen Thi Kim Loan

STATEMENT OF AUTHORSHIP



Except where reference is made in the thesis, this thesis contains no materialpublished elsewhere or extracted in the whole or in part from a thesis by whichqualified for or been awarded another degree or diploma

No other person’s work has been used without due acknowledgement in thethesis

This thesis has not been submitted for award of any degree or diploma in anyother tertiary institution

NGUYEN THI KIM LOAN



This paper is a suggested translation of chapters IV, V, and VI of the book 20Minute Manager Managing Time" by Harvard Business Review Press Based onhow the time requirements grow hour by hour as work piles up, deadlines loom, andinterruptions abound And you're not functioning as well as you should be Thisresearch would (a) demonstrate why we can prioritize our time, (b) demonstrate theinfluence and instruct us in focusing on our goals, creating a to-do list, andevaluating one's own success Finally, supporters of this subject are encouraged to

do further analysis in order to further their findings Furthermore, in this book, Ievaluate some extremely complicated problems, such as structures andvocabularies As a result, at the end of this graduation document, I list somedifferences that I make when translating

EPSs : English political speeches

VPSs : Vietnamese political speeches

TABLE OF CONTENTS

ACKNOWLEDGEMENTS i

STATEMENT OF AUTHORSHIP ii

ABSTRACT iii

ABBREVIATIONS iv

CHAPTER 1 INTRODUCTION 1

1.1.Rationale 1

1.2 Aims and Objective 2

1.2.1 Aims 2

1.2.2 Objective 2

1.3 Scope of the study 2

1.3.1 Text Features 3

1.3.2 The text length 3

1.3.3 The text source 3

1.3.4 Text organization 3

1.4.Methods of the study 3

CHAPTER 2 THEORETICAL BACKGROUND 4

2.1 TRANSLATION THEORY 4

2.1.1 Tyles of categories 4

2.1.1.1 Full vs Partial Translation 4

2.1.1.2 Total vs restricted translation 5

2.1.1.3 Phonological translation - 6

2.2 Principles and Methods of Translation 7

2.2.1 Principles of Translation 7

2.2.1.1 Meaning 7

2.2.1.2 Form 7

2.2.1.3 Rigister 8

2.2.1.5 Idiom 9

2.2.1.6 Style and Charity 9

2.2.2 Method of translation 10

2.2.2.1 Word-for-word Translation 10

2.2.2.2 Literal Translation 11

2.2.2.3 Faithful Translation 11

2.2.2.4 Semantic Translation 11

2.2.2.5 Adaptation Translation 12

2.2.2.6 Free Translation 12

2.2.2.7 Idiomantic Translation 14

2.2.2.8 Communicative Translation 14

CHAPTER 3 SUGGESTED TRANSLATION 16

CHAPTER 4 ANALYSIS 47

4.1 VOCABULARY 47

4.1.1 Multiple meaning words 47

4.1.2 Words / phrases with no dictionary equivalence 49

4.1.3 Idioms and Expressions 49

4.1.4 Phrasal verb 51

4.2 Grammars and Structures 53

4.2.1 Simple Sentences 53

4.2.3 Complex sentences 55

4.2.3.1 Complex sentences with Adverbial Clause 55

4.2.3.2 Complex sentence with relative clauses 57

4.2.3.3 Complex with noun clause 59

4.2.4 Compound – Complex Sentences 60

4.2.5 Sentence with Question 61

4.2.6 Sentence with Empty Subjects 61

4.2.7 Sentence with passive voice 62

4.2.8 Inversion 63

CHAPTER 5 DIFFICULTIES AND SOLUTIONS 64

5.1 DIFFICULTIES 64

5.2 SOLUTIONS 65

CHAPETR 6 CONCLUSIONS AND SUGGESTIONS 67

6.1 SUGGESTIONS 67

6.1.1 Suggestions for learning 67

6.1.2 Suggestions for teaching 67

6.2 CONCLUSIONS 68 REFERENCES

SUPERVISOR’S COMMENTS

From ancient times to the present, adults and children have both enjoyedreading As it provides the reader with many advantages, including improvedcognitive ability, stress relief, and critical thinking ability It may also relayinformation about the mind and how to change it The book I choose is "20 MinuteManager Managing Time " by Harvard Business Review Press

The book not only explains why you must manage your time but alsoidentifies the key factors that cause work interruptions Besides, it will help youlearn the basic, tried-and-true methods of building a work schedule in the rightdirection in a very short amount of time by applying the concepts and strategies inthis book, you'll be able to save two extra efficient hours of work per day,improving your work quality or labor productivity by doubling without putting intoo much effort or time

Personally, I've always been interested in assessing how I'm using my time,finding out the insensitive time-lapse spots in a day Finding the tips and directionwas suitable for me, so I decided to choose the title "20 Minute Manager ManagingTime" to translate from English into Vietnamese and analyzing some necessaryissues so that readers can approach and understand them easily Hence I chose the

topic “the analysis of suggested translation of chapters 4,5 and 6 of the book

“20 Minute Manager Managing Time” by Harvard Business Review Press, 2014” for my graduation paper.

I hope that with all of the knowledge and skills that I have can make acomplete translation and gain high evaluation as well through the suggestionversion, I can convey the book content and the meaningful messages the authorwants to send to readers, as well as analyze the correct translation and handle thephrases and textures

1.2 Aims and Objective

1.2.1 Aims

The aim of this research is to evaluate the English translational version of the book

“20 Minute Manager Managing Time” from three perspectives, namely lexical, syntactic,and interpretation, in order to improve my translating and analyzing abilities The analysisthen recommends some optimal solutions for problems and challenges with translation,terminology, and structure

1.2.2 Objective

After completing my graduation paper, I acquired the following targets:

- Improving my translation skills, using suitable words and structures of anysentences

- Understanding marketing on the social web to translate it effectively

- Summing up the knowledge I learned in the past

- Translating the text smoothly and naturally

- Removing language barriers to help Vietnamese people understand clearlythe book

- Analyzing difficult and complex vocabularies, phrases, or structures whicheasily make misunderstand for readers

1.3 Scope of the study

This study focuses on translating and analyzing of the suggested version andsome difficult vocabularies and structures of the chapters 4,5 and 6 " 20 Minute

Manager Managing Time" by Harvard Business Review Press ,2014 as well as

giving some essential solutions to solve these problems

1.3.2 The text length

This book is divided into six chapters Since time is limited and the book is too

long, I only selected chapters 4,5 and 6 of the book “20 Minute Manager Managing Time” by Harvard Business Review Press ,2014 The translation paper has 4600

words with 13 pages

1.3.3 The text source

The chapters 4, 5 and 6 is from 20 Minute Manager Managing Time

written by Harvard Business Review Press and published in 2014 I got thisbook in Duy Tan university library

1.3.4 Text organization

“20 Minute Manager Managing Time” has 6 chapters, and I chosechapters 4, 5 and 6 to translate They name: “Execute Your Plan: TimeBoxing”, “Keep Yourself on Track” and “Reassess Yourself”

1.4 Methods of the study

- Reading the whole text (scanning and skimming) to get the key points

- Gaining knowledge by reading the chapters that were selected with caution

- Translating the language and taking notes on complicated terminologies,phrases, and text structures

- Discussing with boss, coworkers, and mates, as well as use of the Internet tolook up terminologies, phrases, and frameworks

- Completing the text and recommending a new edition

CHAPTER 2 THEORETICAL BACKGROUND 2.1 TRANSLATION THEORY

There are other ways to grasp a way to definite translation From other sourcesand from the way of seeing of every scientist that we've many definitions.Therefore, so as to face clear about the interpretation, there are some definition of

translation for you to follow:

“Translation is the expression in another language (target language) of what has been expressed in one language (source language), preserving semantic and

stylistic equivalencies.” [1]

(Bell, Roger T (1965)

“Translation is the replacement of textual material in one language (source language) by equivalent textual material in another language (target language)” [2]

2.1.1 Tyles of categories

Translation is that the act of interpreting semantics from a linguisticcommunication to a targetlanguage so as to convey content accurately and at theidentical time it must ensure syntax and semantic similarity

2.1.1.1 Full vs Partial Translation

(i)Full translation

Full translation: in the process of translation, every part of the entire text in theSource Language is submitted by the equivalent in the Target Language [2]

Example :

“Most of what American newspapers did from the time that the FirstAmendment was ratified, in 1791, until well into the nineteenth century was toprovide an outlet for opinion, often stridently partisan Newspaper printers owedtheir livelihoods and loyalties to political parties Not until the 1820s and 1830s didthey begin to hire reporters to gather news actively rather than wait for it to come tothem.” (The Reconstruction of American Journalism, A report by Leonard Downie,Jr., and Michael Schudson)

-> Hầu hết những gì báo chí Mỹ đã làm việc từ thời Sửa đổi bổ sung HiếnPháp đầu tiên được phê chuẩn, vào năm 1791, cho đến tận thế kỷ XIX là để cungcấp một lối thoát cho ý kiến, thường là đảng phái Các nhà in báo nợ sinh kế và lòngtrung thành của họ với các đảng chính trị Mãi đến những năm 1820 và 1830, họmới bắt đầu thuê phóng viên để thu thập tin tức một cách tích cực thay vì chờ đợi nóđến với họ”

(ii)Partial translation

Partial translation: there are some parts of the SL that are not translated butonly put into the TL [2]

Example :

“Ao dai” is a popular Vietnamese women's costume

-> “Áo dài” là một trang phục truyền thống phổ biến của phụ nữ Việt Nam +In the translated edition, there still remains the word “Ao dai”.+There are no equivalences for this word in English since it is a cultural term; thus,

it should be preserved when translated into English

2.1.1.2 Total vs restricted translation

Total translation is defined that all levels of the SL text are replaced by TLmaterial However, actually, there is a misunderstanding here because of the term

“total translation” We can’t replace all the levels of the SL to the TL, though totalreplacement is involved [2]

Time and tide wait for no man [11]

->Thời giờ thấm thoát thoi đưa

Example 5: Sitting around a campfire, you can feel its heat, smell the woody

smoke, and hear it crackle If you get too close, it burns your eyes and stings your

nostrils [12]

->Ngồi bên lửa trại, bạn có thể cảm nhận được sức nóng của nó, ngửi thấy mùikhói gỗ và nghe thấy tiếng nổ lách tách Nếu (bạn) đến quá gần, nó sẽ làm mắt bạnbỏng rát và xộc cay vào lỗ mũi

In phonological translation, sometimes changes in the grammar or lexis mayresult accidentally For example, it’s difficult to determine that it means “singulardog” or “plural dog” for the English plural word “dogs” when translating into the

target language having no morpheme for plural meaning [4]

Example: Laptop : Lắp - tóp

Example: Soda : Sô – đa

Example: Matcha : Mát - cha

2.2 Principles and Methods of Translation

In the transition from a source language to a target language, the adoption oftranslation methods and principles is very important to the translator

2.2.1 Principles of Translation

Besides the definition, principles play a role in determining the accuracy ofyour translation There are certain fundamental rules that must be followed in alltranslations

2.2.1.1 Meaning

In the book of “Translation” [6] the translation means the exact reflection of

the original text meaning Thus, we should not arbitrarily add or remove anything

A good translator should always follow this rules:

 The meaning of original text must be clear, if not, we must find out theuncertain points

 Some words are “loaded”, that is, are they containing underlyingimplications? (“correct me if I’m wrong…” suggests “I know I’m right”)

 Is the dictionary meaning of a particular word the most suitable one

 Anything in the translation sounds unnatural or forced

Example: I was given a watch by my father on my birthday.

 Tôi được tặng một chiếc đồng hồ bởi bố tôi vào dịp sinh nhật.

 Nhân dịp sinh nhật, bố tôi tặng tôi một chiếc đồng hồ.

2.2.1.2 Form

The order of words and ideas in the translation should match that in theoriginal as closely as possible This is particulary in the form and order of words InEnglish, emphasis and main stress can be obtained through inversion of word orderand using different structures such as No sooner…than, It is/was …that(who), only

In the book of “Translation” [6], a translator should notice about the ordering

of words and ideas in the translation to make sure that the translation will be thenearest and most suitable equivalent in TL

Example: Rich as he is, he never helps any poor people.

Mặc dù anh ta giàu nhưng anh ta không bao giờ giúp đỡ người nghèo.

2.2.1.3 Rigister

Languages often differ greatly in their level of formality in a given context Toresolve these differences, the translatior must distinguish between formal and fixedexpressions

Consider also:

- would any expression in the original sound too formal/informal, cold/warm, personal/impersonal if translated literally?

- what is the intention of the speaker or writer? (to persuade/dissuade,

apologize/criticize?) Does its come through in the translation?

Levels of formalities in a given context result in some greatly differences inlanguages Hence, to get a good translation, translator must pay must attention inthe way the writer or speaker sets the tone with the purpose of disguising betweenformal or fixed expressions and personal expressions [6]

Example: I wonder if you could help me.

Tôi băn khoăn không biết bạn có thể giúp tôi không.

2.2.1.4 Source Language Influence

One of the most common criticisms leveled at translation is that it "doesn'tsound natural." This is due to the original text's heavy influence on the translator'sthinking and word use Set the text aside and translate a few sentences aloud frommemory to shake off the SL effect

2.2.1.5 Idiom

Idiomatic expressions are notoriously untranslatable These include similes,metaphors, proverbs, sayings, jarons, slangs, colloquialisms and phrasal verbs Ifthe expressions cannot be directly translated, try below ways:

a Reain the original word, in inverted commas

“ Đổi Mới” “ Doi Moi”

b Retain the original expression, with a literal explanation in bracket

Tốt gỗ hơn tốt nước sơn  Good wood is better than good paint

Vụng lúa chê đất lệch  A bad workman always blames his

c Use a close equivalent

It’s better not to wash one’s dirty linen in public  Tốt khoe xấu che

d Use a non-idiomatic or plain prose translation

A bit long in the tooth  Đã không còn là trẻ con nữa/ lớn rồi

What will be will be  Chuyện gì đến sẽ đến

Note: The golden rule is if the idiom does not work in the target language do

not force in into translation

Idiomatic terms such as similes, metaphors, proverbs, sayings, and so oncannot be explicitly interpreted However, the translator should attempt to maintainthe original term in inverted commas, retain the original expression with a literaldescription in parentheses, use similar parallels, or use a non-idiomatic or plainprose version

Example: Bad news has wings.

⮚ Tiếng dữ đồn xa

Example: As fresh a daisy

⮚ Tươi như hoa

Example: Prosperous wealth

2.2.1.6 Style and Clarity

The style of the original should not be changed However, if the text issloppily written, or full of tedious repetitions, the translator may correct the defects

Example: Không tư duy, không suy nghĩ, không động não sẽ không tồn tại

Thinking makes surviving

Example: He ate, and drink, and talked, and asked during the meal

⮚ Anh ấy vừa ăn uống luôn miệng nói, hỏi suốt bữa ăn

2.2.2 Method of translation

There are several ways to convert from a source language to a target language

in each sentence There are eight simple translation methods:

2.2.2.1 Word-for-word Translation

This is often demonstrated as interlinear translation with the TL (targetlanguage) immediately below the SL (source languege) words The SL order order

is preserved and the words are translated singly by their most comon meanings, out

of context Cultural words are translated literally The main use of translation is either to understand the mechanics of the SL or construct a difficulttext as a pre-translation process

word-for-Example: You should keep an eye to him

Bạn nên giữ một mắt đến anh ta

( Bạn nên để mắt đến anh ta)

Example: She plays piano very well.

Cô ấy chơi pi a nô rất tốt

Example: There are four people in my family.

Có 4 người trong nhà của tôi

Example: He dances very well.

Anh ấy nhảy rất giỏi

2.2.2.2 Literal Translation

The SL grammatical constructions are converted to their nearest TLequivalents but the lexical words are again translated singly, out of context As apre-translation process, this indicates the problem to ve solved

Example: My heart is broken when she leaves me

Trái tim tôi vơ nát khi cô ấy rời xa tôi

Example: A bad beginning makes a bad ending.

Đầu xuôi đuôi lọt

Example: He looked up at the Milky Way

Anh nhìn lên con đường màu sữa

2.2.2.3 Faithful Translation

A faithful translation attempts to reproduce the precise contextual meaning ofthe original within the constraints of the TL grammatical structures It ‘transfers’cultural words and preserves the degree of grammatical and lexical ‘abnormality’

(deviation from SL norms) in the translation [5]

Example: “Knowledge only progresses by making mistakes as fast as

possible.” [13]

“Kiến thức chỉ tiến bộ bằng cách mắc lỗi càng nhanh càng tốt.”

Example: Rồng đến nhà tôm

Dragon comes to visit Shrimp’s house

Example: He is as fast as a kangaroo

Anh ấy nhanh như một con kangaru

and “semantic” translation is that the first is uncompromising and dogmatic whilethe second is more flexible, admits the creative exception to 100% of fidelity andallows for translator’s intuitive empathy wih the original.

Example: Water in the Nhi Ha river has began to rise highly and roll as if it

had swriled away the island in the middle of river

Nước sông Nhị Hà bắt đầu lên to, cuồn cuộn chảy, tưởng như muốn lôiphăng cái cù lào ở giữa sông đi

Example: “I never hear and read the name of Yamouth but I am reminded of a

certain Saturday on the beach…” (extracted from David Cofferfied by ChalesDickens) [14]

“Tôi không bao giờ nghe hoặc đọc đến tên “Yamouth” (tên một thị trấn) màtôi lại không nhớ đến một sáng thứ 7 nào đó trên bãi biển…”

Example: Keep off the grass.

Tránh xa bãi cỏ

Example: Hoan Kiem Lake is a fascinating body of water right in the heart of

Hanoi, a tranquil oasis far removed from the hustle and business of the City

Hồ Hoàn Kiếm là một hồ nước đẹp mê hồn năm ngay giữa trái tim Hà Nội,một ốc đảo yên bình tách biệt với tất cả những gì ồn ào tấp nập của thành phố

2.2.2.5 Adaptation Translation

This is the ‘freest’ form of translation It is used mainly for plays (comedies)and poetry: the themes, characters, plots are usually preserved, the SL cultureconverted to the TL culture and the text rewritten by an established dramatist orpoet

Example : He is of talent!

Anh ta tài thiệt đấy!

Example: Memmoirs of a Geisha” [15]

“Đời kỹ nữ”

Example: “When Heaven and Earth changed places” [16]

“Khi trời đất đổi thay”

Bữa trước, riêng hai dưới nắng đào,

Nhìn tôi cô muốn hỏi "vì sao?"

Khi tôi đến kiếm trên môi đẹp

Một thoáng cười yêu thỏa khát khao

Vì sao giáp mặt buổi đầu tiên,

Tôi đã đày thân giữa xứ phiền,

Không thể vô tình qua trước cửa,

Biết rằng gặp gỡ đã vô duyên?

The other day, we met in bright sunshine

Looking at me, you wanted to ask "Why?"

When I came there to see on your lips fine

A hint of smile that so much pleased my eye.

Why was it that even on the first day,

I was so soon banished to great sadness.

Hardly had I stepped in across the way

Than I knew right then that we'd be loveless.

(Translated by Thomas D Le 9 May 2004)

2.2.2.6 Free Translation

This method reproduces the matter without the manner, or the content withoutthe form of the matter without the original, usually, it is a paraphrase much longerthan the original, a so-called “intra-lingual transation”, often prolix, pretentious, andseemingly non-translated at all

Example: Cash is only!

Chỉ cần có tiền là xong!

Example: Good food, good life [20]

Cho bé yêu ngày càng lớn giỏi

Example: “Come Alive, You’re in the Pepsi Generation” [17]

Sảng khoái với Pepsi thế hệ mới

Example : Man Proposes, God Disposes [18]

Mưu sự tại nhân, hành sự tại thiện

Example: Her advice fell on deaf ears

 Không ai nghe lời khuyên của cô ấy cả

2.2.2.8 Communicative Translation

This method attempts to render the exact contextual meaning of the original insuch a way that both content and language are readily acceptable andcomprehensible to the readership This translation is reather often news on radio or

in newpaper Sometimes communicative and semantic translation may coincidewith each other

Example: I would like to say “hello” to everyone here.

Tôi xin gửi lời chào tới tất cả mọi người đang có mặt tại đây

Example: They laugh at me because I'm different I laugh at them because

they're all the same [19]

Họ cười tao vì tao không giống họ, tao cười họ vì họ quá giống nhau

Example : If you’re good at something, never do it for free [19]

 Nếu mày giỏi việc gì thì đừng bao giờ làm nó miễn phí

Example: Her face is all her fortune

Cô ấy chỉ được mỗi cái xinh

CHAPTER 3 SUGGESTED TRANSLATION

Execute Your Plan: Time Boxing

Thực thi kế hoạch của bạn: khung thời gian cố định

do this using a tool called timeboxing

Bạn đã theo dõi thời gian củamình và bạn đã phát triển một kếhoạch chi tiết để sử dụng nó mộtcách khôn ngoan hơn Bước tiếptheo là đưa kế hoạch của bạn vàohành động và kiên trì thực hiện.Bạn sẽ làm điều này bằng cách sửdụng một công cụ có tên là khungthời gian cố định

P2

Execution is by far the hardestpart

of the time management process

When you’re juggling a widerange of tasks, goals,responsibilities, meetings, anddeadlines It’s not easy to stick to

a plan, no matter how carefullycrafted it is But if you take amore disciplined, thoughtful, andorganized approach to your daily

schedule, it is possible to stay on

track

Thực hiện là công đoạn khókhăn hơn hết của quá trình quản lýthời gian Khi bạn đang thực hiệnmột loạt các nhiệm vụ, mục tiêu,trách nhiệm, cuộc họp và thời hạn.Bạn sẽ không dễ dàng thực hiệnđược một kế hoạch, cho dù nóđược xây dựng cẩn thận đến đâu.Nhưng nếu bạn thực hiện mộtcách tiếp cận kỷ luật, chu đáo và

có tổ chức hơn đối với lịch trìnhhàng ngày của mình, thì bạn hoàntoàn có thể đi đúng hướng

P3 Time-boxing basics

Time boxing is a planning tool

Khái niệm cơ bản về khung thời gian cố định

that’s a cross between a calendarand a to-do list It involvesbreaking down your scheduleinto a number of small timeperiods— say, in half-hour, hour-long, or two-hour-long chunks—

and then slotting tasks into eachchunk It’s like schedulingmeetings with yourself: Set theagenda, set the time, and show up

on time prepared to work

Khung thời gian cố định là mộtcông cụ lập kế hoạch kết hợp giữalịch và danh sách việc cần làm

Nó liên quan đến việc chia nhỏlịch trình của bạn thành một sốkhoảng thời gian nhỏ - chẳng hạnnhư khoảng nửa giờ, một giờ hoặchai giờ - và sau đó sắp xếp cácnhiệm vụ thành từng đoạn Nógiống như lên lịch các cuộc họpvới chính bạn: Đặt chương trìnhlàm việc, đặt thời gian và xuấthiện đúng giờ chuẩn bị làm việc

do it is that it helps you groupsimilar tasks so you can takeadvantage of any efficiencies

Một trong những lợi ích củaviệc có khung thời gian cố định —ngoài việc buộc bạn phải thực tếvề công việc bạn có thể hoànthành khi nào và đảm bảo bạn cóthời gian để thực hiện —là nógiúp bạn nhóm các nhiệm vụtương tự để bạn có thể tận dụngmọi hiệu quả

P5 Think about a trip to the

grocery store If you had a list of

25 items (meat, milk, vegetables,cereal, cheese, yogurt, rice,coffee, etc.), you wouldn’t zigzagfrom aisle 1 to aisle 15, then aisle

Hãy nghĩ về một chuyến đi đếncửa hàng tạp hóa Nếu bạn có mộtdanh sách gồm 25 mặt hàng (thịt,sữa, rau, ngũ cốc, pho mát, sữachua, gạo, cà phê, v.v.), bạn sẽkhông chạy ngoằn ngoèo từ lối đi

aisle 15 You’d separate the itemsbased on their proximity to eachother, and then work sequentiallyfrom one end of the store to theother, picking up two or threeitems from each aisle as you go.

5 và quay lại lối đi 15 Bạn sẽ chiacác mặt hàng dựa trên mức độ gầnnhau của chúng, và sau đó đi theotuần tự từ mặt hàng này đến mặthàng kia, chọn hai hoặc ba mặthàng từ mỗi lối đi khi bạn đi

P6

Typically, when it comes totackling our to-do lists for work,we’re more like that zigzaggingshopper: We don’t always goabout things as rationally as wewould if we stopped to plan

Instead we blindly attackwhatever’s on top of thatarbitrarily constructed listwithout thinking about the mostlogical and efficient sequence

Thông thường, khi nói đến việcgiải quyết danh sách việc cần làmcho công việc, chúng ta giống nhưmột người mua sắm chạy ngoằnngoèo: Không phải lúc nào chúng

ta cũng thực hiện mọi thứ mộtcách lý trí như chúng ta vẫn làmnếu chúng ta dừng lại để lập kếhoạch Thay vào đó, chúng ta mòmẫm bắt tay vào bất cứ thứ gì nằmtrên đầu danh sách được xây dựngtùy ý đó mà không nghĩ đến trình

tự hợp lý và hiệu quả nhất

P7

We fail to take into account thevalue, importance, and prioritylevel of every task So, like theshopper, we end up zigzaggingfrom one activity to the next andback again

Chúng tôi quên xem xét đếngiá trị, tầm quan trọng và mức độ

ưu tiên của mọi nhiệm vụ Vì vậy,giống như người mua sắm, chúng

ta kết thúc việc chạy ngoằn ngoèo

từ hoạt động này đến hoạt độngtiếp theo và quay lại lần nữa

P8 Time boxing prevents that kind

of randomness and instead bringsthe following:

• Accountability Scheduling in

Khung thời gian cố định ngănchặn loại ngẫu nhiên đó và thayvào đó mang lại những điều sau:

• Trách nhiệm giải trình Lên

advance when and how longyou’re going to work on a taskgives you the best chance ofmaking sure you’ll devote theright amount of time to your mostimportant activities If youcommit a schedule to paper,you’re more likely to follow it.

• Efficiency Grouping similar

tasks together will allow you toget more done in less timebecause you won’t be shiftingmental gears between tasks

lịch trước khi nào và thời gianthực hiện một nhiệm vụ sẽ manglại cho bạn cơ hội tốt nhất để đảmbảo rằng bạn sẽ dành thời gianphù hợp cho các hoạt động quantrọng nhất của mình Nếu bạn camkết một lịch trình trên giấy, nhiềukhả năng bạn sẽ tuân theo nó

• Hiệu quả Nhóm các nhiệm vụtương tự lại với nhau sẽ cho phépbạn hoàn thành nhiều việc hơntrong thời gian ngắn hơn vì bạn sẽkhông phải chuyển hướng tinhthần giữa các nhiệm vụ

P9 • Time awareness You’ll be

more focused and productivewhen you know you’re on theclock, and you’ll be less likely togive away that time to a last-minute meeting or a chat with acoworker

• Healthy pressure When you

know you only have a set period

of time to accomplish something,you’re more likely to push aheadand get it done If you’re driven

by deadlines, this method givesyou more of them

• Nhận thức về thời gian Bạn

sẽ tập trung và hiệu quả hơn khibiết mình đang xem đồng hồ vàbạn sẽ ít có khả năng dành thờigian đó cho cuộc họp vào phútcuối hoặc trò chuyện với đồngnghiệp

• Áp lực tích cực Khi bạn biếtmình chỉ có một khoảng thời giannhất định để hoàn thành một việc

gì đó,bạn có nhiều khả năng thúc đẩy

và hoàn thành công việc Nếu bạn

bị thúc đẩy bởi thời hạn, phương

pháp này mang lại cho bạn nhiềuthời hạn hơn.

P1

0

• Focus An hour you intend to

spend on a task can quickly turninto two or three if your energylevels go down or if you’redistracted But when you set timeconstraints, you’re more likely tokeep your attention on the project

at hand

• Effectiveness Do you spend

too much time tweaking emails

or slide decks once they’reessentially complete? There’snothing wrong with trying to getsomething right, but sometimesgood enough is good enough

• Tiêu điểm Một giờ bạn địnhdành cho một nhiệm vụ có thểnhanh chóng biến thành hai hoặc

ba giờ nếu mức năng lượng củabạn giảm xuống hoặc nếu bạn bịphân tâm Nhưng khi bạn đặt giớihạn thời gian, nhiều khả năng bạn

sẽ giữ sự chú ý của bạn vào dự ántrong tầm tay

• Hiệu quả Bạn có dành quá

nhiều thời gian để chỉnh sửa emailhoặc trang thuyết trình khi chúng

đã hoàn thành về cơ bản không?Không có gì sai khi cố gắng làmđiều gì đó đúng, nhưng đôi khi đủtốt là điều tốt

Đặt ra giới hạn thời gian sẽgiúp dập tắt sự thôi thúc dành quánhiều thời gian cho những chi tiếtnhỏ nhặt, vụn vặt và thay vào đóbuộc bạn phải nhìn thấy bức tranhtoàn cảnh Bạn có thể điều chỉnhthời gian đấm bốc theo nhu cầu và

that is, if you need to manage a

Nếu công việc của bạn cónhiều phần chuyển biến — nghĩa

là, nếu bạn cần quản lý nhiều

lot of competing responsibilities,deadlines, and projects—thenyou may find that you’ll want toplan every task, activity, andproject If your schedule isrelatively stable, you may choose

to use it just for specificcategories of work, say, to blockoff time for administrative tasks

trách nhiệm, thời hạn và dự áncạnh tranh — thì bạn có thể thấyrằng bạn sẽ muốn lập kế hoạchcho mọi nhiệm vụ, hoạt động và

dự án Nếu lịch trình của bạntương đối ổn định, bạn có thểchọn chỉ sử dụng nó cho các hạngmục công việc cụ thể, chẳng hạn,dành thời gian cho các công việchành chính

P1

3

Setting up your time boxes

Here’s how to create yourtime-boxing system Table 3shows an example

1 Review your week One day

a week—say, Friday afternoon orMonday morning—review theweek ahead Deadlines,commitments, meetings, tasks:

Take an inventory of everythingthat you need to accomplish

2 Prioritize the items on the list Put the deadline- sensitive

tasks first, your goal-orientedtasks second, and then schedulethese around your recurring tasksand obligations This step is themost important, so give it the

Thiết lập các hộp thời gian của bạn

Dưới đây là cách tạo hệ thốngkhung thời gian của bạn Bảng 3cho thấy một ví dụ

1 Xem lại tuần của bạn Một

ngày một tuần — giả sử,chiều Thứ Sáu hoặc sángThứ Hai — đánh giá lại tuầntrước Thời hạn, cam kết,cuộc họp, nhiệm vụ: Kiểm

kê mọi thứ mà bạn cần phảihoàn thành

2 Ưu tiên các mục trong danh sách Đặt các nhiệm vụ nhạy cảm

với thời hạn lên hàng đầu, theođịnh hướng mục tiêu nhiệm vụ thứhai của mình, và sau đó lên lịch

attention it warrants We’ll coverthis in more depth in the nextsection

cho những việc này xung quanhcác nhiệm vụ và nghĩa vụ định kỳcủa bạn Bước này là quan trọngnhất, vì vậy hãy dành cho nó sựchú ý Chúng tôi sẽ đề cập sâuhơn vấn đề này trong phần tiếptheo

P1

4

3 Estimate time for tasks.

Calculate how long you thinkeach task will take you tocomplete If you’re new to timeboxing, it’s a good idea to err onthe side of caution It’s muchbetter to overestimate thanunderestimate, so include someslack time in your calculations

4 Slot time boxes into your calendar Create a series of time

throughout your calendar Youcan enter them directly into yourcalendaring software (such asOutlook or Google Calendar) orfirst sketch them out on a piece ofpaper But you’ll want to end upmaking a note of them whereveryou keep track of yourappointments so you treat themwith the same degree of rigor

3 Ước tính thời gian cho cácnhiệm vụ Tính xem bạn nghĩ mỗinhiệm vụ sẽ mất bao lâu để hoànthành Nếu bạn chưa quen vớikhung thời gian cố định, tốt hơnhết là bạn nên thận trọng Đánhgiá quá cao sẽ tốt hơn nhiều so vớiđánh giá thấp hơn, vì vậy hãy baogồm một số thời gian dự trữ trongtính toán của bạn

4 Sắp xếp các ô thời gian vào lịch của bạn Tạo một loạt các hộp

thời gian, trải dài chúng trong suốtlịch của bạn Bạn có thể nhậpchúng trực tiếp vào phần mềm lậplịch của mình (chẳng hạn nhưOutlook hoặc Lịch Google) hoặctrước tiên phác thảo chúng trênmột mảnh giấy Nhưng bạn sẽmuốn ghi chú lại chúng ở bất cứnơi nào bạn theo dõi các cuộc hẹncủa mình để bạn đối xử với chúng

5 Review your estimates.

Always keep track of theaccuracy of your time estimatesafter the fact Note the tasks thatyou finished and the ones thatyou didn’t This will help youmake better estimates in thefuture

với mức độ nghiêm ngặt nhưnhau

5 Xem lại các ước tính của bạn Luôn theo dõi độ chính xác

của ước tính thời gian của bạn sauthực tế Ghi lại những công việcbạn đã hoàn thành và những côngviệc bạn chưa làm Điều này sẽgiúp bạn ước tính tốt hơn trongtương lai

P1

5

How to prioritize tasks

When setting a daily schedule,one of the most critical questions

is which tasks to do first, second,third, and so on Many of us skipthinking this through, but when

we do, we often do the wrongwork at the wrong time—and so

we spend more time than weshould on things that matter less

Sometimes, for example, wechoose one task over anotherbecause it’s easier or because itgives us instant gratification,even though we have moreimportant work to do Or wework on all our big projects butlet smaller tasks slip through thecracks

Cách sắp xếp những việc cần ưu tiên

Khi thiết lập lịch trình hàngngày, một trong những câu hỏiquan trọng nhất là nhiệm vụ nàocần thực hiện đầu tiên, thứ hai,thứ ba, v.v Nhiều người trongchúng ta bỏ qua việc suy nghĩ kỹđiều này, nhưng khi chúng ta làmvậy, chúng ta thường làm sai côngviệc vào sai thời điểm — và vìvậy chúng ta dành nhiều thời gianhơn để làm những việc ít quantrọng hơn Chẳng hạn, đôi khichúng tôi chọn một nhiệm vụ nàyhơn một nhiệm vụ khác vì nó dễdàng hơn hoặc vì nó mang lại chochúng tôi sự hài lòng ngay tứckhắc, mặc dù chúng ta có nhiều

việc quan trọng hơn phải làm.Hoặc chúng ta làm việc trên tất cảcác dự án lớn của mình nhưng lại

để những nhiệm vụ nhỏ hơn vôtình bị bỏ qua/ bị lãng quên

to decide what to tackle next Doyou work on the minor task thathas a deadline today or the majorproject that isn’t due for anotherfew weeks? Is it so bad to seizelow-hanging fruit?

Chúng tôi không nhất thiết phải

cố tình làm điều này; Hàng ngày,chúng ta phải đối mặt với hàngtrăm, nếu không muốn nói là hàngnghìn lựa chọn và rất khó để luônghi nhớ bức tranh toàn cảnh/ tổngquát Ngay cả khi chúng tôi đang

cố gắng cẩn thận, có thể rất khó đểquyết định những gì cần giảiquyết tiếp theo Bạn làm nhiệm vụnhỏ có thời hạn hôm nay hay dự

án lớn chưa đến hạn trong vài tuầnnữa? Thấp thỏm thu hoạch mụctiêu có dễ dàng đạt được như vậykhông?

P1

7

Developing a system toprioritize your tasks will simplifyyour decision-making processand will encourage you to makebetter decisions on a moreconsistent basis The followingtwo-by-two matrix—popularized

by productivity expert StephenCovey—will help you prioritizeyour tasks based on their

Việc phát triển một hệ thống đểsắp xếp thứ tự ưu tiên cho cácnhiệm vụ của bạn sẽ đơn giản hóaquá trình ra quyết định của bạn và

sẽ khuyến khích bạn đưa ra cácquyết định tốt hơn trên cơ sở nhấtquán hơn Ma trận hai nhân haisau đây - được phổ biến bởichuyên gia năng suất StephenCovey - sẽ giúp bạn sắp xếp thứ tự

importance and urgency ưu tiên các nhiệm vụ của mình

dựa trên mức độ quan trọng vàcấp bách của chúng

P1

8

When examining an item onyour to-do list or assessing a newtask that you’ve just beenassigned, decide if it’s urgent(needs to be done soon) or noturgent, and whether it’simportant (will have a bigimpact) or unimportant, and thenapply these pre-established rules

Khi xem xét một mục trongdanh sách việc cần làm của bạnhoặc đánh giá một nhiệm vụ mới

mà bạn vừa được giao, hãy quyếtđịnh xem việc đó khẩn cấp (cầnđược thực hiện sớm) hay khôngkhẩn cấp và liệu nó quan trọng (sẽ

có tác động lớn) hoặc không quantrọng, và sau đó áp dụng các quytắc được thiết lập trước này

P1

9

1.Urgent and important These

are the crises and deadlines thatyou have to deal with throughoutthe course of the week Saythere’s a problem with a productthat you oversee, the website thatyou help maintain, or a big clientthat you handle These shouldalways be your highest priority

2 Not urgent but important.

This quadrant consists of tasksthat have a high impact on you oryour organization but aren’tnecessarily time sensitive Thesetasks are likely to be closelyrelated to your long-term goals:

1 Những nhiệm vụ quan trọng

và cấp thiết Đây là những cuộckhủng hoảng và đến ngày hết hạn

mà bạn phải đối phó trong suốtthời gian trong tuần Giả sử có vấnđề với sản phẩm mà bạn giám sát,trang web mà bạn giúp duy trìhoặc một khách hàng lớn mà bạn

xử lý Đây là những việc nên đượcbạn ưu tiên mức cao nhất

2 Những nhiệm vụ ít cấp thiếtnhưng quan trọng Góc phần tưnày bao gồm các nhiệm vụ có tácđộng lớn đến bạn hoặc tổ chứccủa bạn nhưng không nhất thiếtphải nhạy cảm về thời gian

working on a big project, forexample Since they’re noturgent, we often fail to devoteenough time to them That’s whyyou should make them yoursecond priority.

quan mật thiết đến mục tiêu dàihạn của bạn: chẳng hạn như đạtđược một kỹ năng mới hoặc làmviệc trong một dự án lớn Vìchúng không khẩn cấp nên chúngtôi thường không dành đủ thờigian cho chúng Đó là lý do tại saobạn nên đặt chúng làm ưu tiên thứhai của mình ( Đây là nhữngnhiệm vụ cần giải quyết saunhững nhiệm vụ cấp thiết và quantrọng.)

P2

0

3.Urgent but less important.

TheseTasks need to be done quickly,but have a lower impact if they’renot done at all or if they’re late

When considering whethersomething is less important,weigh not only its potentialimpact on you but on your group

or organization as well Theseshould be your third priority

4 Not urgent and less important The

name says it all These are thetasks that don’t requireimmediate attention and aren’t

3 Nhiệm vụ cấp thiết nhưng ít quan trọng Những công việc này

cần được thực hiện nhanh chóng,nhưng có tác động thấp hơn nếu

họ hoàn toàn không làm xonghoặc nếu họ đến muộn Khi cânnhắc xem điều gì đó ít quan trọnghơn, hãy cân nhắc không chỉ tácđộng tiềm tàng của nó đối với bạn

mà còn đối với nhóm hoặc tổ chứccủa bạn Đây nên là ưu tiên thứ bacủa bạn

4 Những nhiệm vụ không cấpthiết và không quan trọng Cái tênnói lên tất cả Đây là những nhiệmvụ không yêu cầu chú ý ngay lậptức và không khẩn cấp Đây nên là

urgent These should be your lastpriority

ưu tiên cuối cùng của bạn

P2

1

Some email management mayfall into this category, forexample By using thesepriorities to help guide yourschedule, you’ll be more likely to

do the right work at the righttime Time boxing is an iterativeprocess, so it won’t always beperfect Your estimates will beoff sometimes, and your schedulemay change more quickly anddramatically than you’d like

Một số email ví dụ, quản lý cóthể rơi vào loại này Bằng cách sửdụng những ưu tiên này để giúpđịnh hướng lịch trình của mình,bạn sẽ có nhiều khả năng thựchiện đúng công việc vào đúng thờiđiểm Khung thời gian cố định làmột quá trình lặp đi lặp lại, vì vậy

nó không phải lúc nào cũng hoànhảo Ước tính của bạn đôi khi bịsai lệch và lịch biểu của bạn cóthể thay đổi nhanh chóng và đáng

Nhưng bạn càng coi trọng thờigian dành cho công việc và các ưutiên bạn đặt ra, thì lịch trình củabạn sẽ càng thực tế hơn và bạncàng có nhiều khả năng hoànthành công việc cấp bách và quantrọng nhất của mình

Keep Yourself on Track Giữ bản thân theo đúng kế

Quản lý thời gian tốt dựa trên

sự chuẩn bị Khi bạn thiết lập mụctiêu, hãy đặt ưu tiên, và phát triểnmột kế hoạch, bạn sẽ dễ dàng tiếp

stick with it But, as you canprobably guess, even if youinvest time in preparing, it won’talways be easy It doesn’t matter

if you’re extremely organizedand self-disciplined; you’re going

to find yourself in trouble fromtime to time

tục với công việc hơn Tuy nhiên,như bạn có thể đoán, ngay cả khibạn đầu tư thời gian vào việcchuẩn bị, điều đó không phải lúcnào cũng dễ dàng Không thànhvấn đề nếu bạn cực kỳ có tổ chức

và tự giác; thỉnh thoảng bạn sẽthấy mình gặp rắc rối

P2

4

There will be roadblocks alongthe way, and you may fall backinto bad habits Common weakspots and challenges that cause us

to deviate from our intentioned plans includedeadlines, a proclivity forprocrastination, and interruptions

well-— including email and meetings

Manage each of these well andyou’ll be on your way to staying

on track

Sẽ có những trở ngại trênđường đi, và bạn có thể rơi vàonhững thói quen xấu Những điểmyếu và thách thức phổ biến khiếnchúng ta đi chệch khỏi kế hoạch

có chủ đích của mình bao gồmthời hạn, khả năng trì hoãn và giánđoạn - bao gồm email và các cuộchọp Quản lý tốt từng điều này vàbạn sẽ luôn đi đúng hướng

P2

5

Manage your deadlines

Deadlines for big projects can

be daunting This is especiallytrue if you have a lot of otherwork on your plate (and whoeverhas just one project?) Yourschedule, your colleagues, andyour project may suffer if youdon’t manage the deadline well

If you fail to set aside adequate

Quản lý thời hạn công việc của bạn

Thời hạn cho các dự án lớn cóthể gây khó khăn Điều này đặcbiệt đúng nếu bạn còn nhiều việckhác để làm (và bất cứ ai chỉ cómột dự án?) Lịch trình của bạn,đồng nghiệp và dự án của bạn cóthể bị ảnh hưởng nếu bạn khôngquản lý tốt thời hạn Nếu bạn

time to complete a project, andthe deadline is approaching at afast clip, you’ll have to dropeverything else at once.

không dành đủ thời gian để hoànthành một dự án và thời hạn sắpđến rất nhanh, bạn sẽ phải bỏ mọithứ khác ngay lập tức

P2

6

The project, whether you like it

or not, is now your most urgentand important task (and,suddenly, the most urgent andimportant tasks for othersinvolved in the project who aredepending on you) The rest ofyour to-do list will need to wait

—no matter what important itemsremain on it

Dự án, cho dù bạn muốn haykhông, bây giờ là nhiệm vụ cấpbách và quan trọng nhất của bạn(và, đột nhiên, những nhiệm vụcấp bách và quan trọng nhất đốivới những người khác tham giavào dự án, những người phụ thuộcvào bạn) Phần còn lại của danhsách việc cần làm của bạn sẽ cầnphải chờ — bất kể mục quan trọngnào vẫn còn trên đó

at doing your job

Here’s how to make deadlinesdoable

Và nếu có sự thay đổi vào phútchót đối với dự án hoặc bạn nhậnđược một nhiệm vụ bất ngờ khôngliên quan, bạn có thể bị bỏ lại màkhông có lựa chọn nào khác ngoàiviệc bỏ lỡ thời hạn của mình Mặtkhác, bạn càng chuẩn bị tốt chocác thời hạn, bạn sẽ càng đáng tincậy và hiệu quả khi thực hiệncông việc của mình

Dưới đây là cách làm cho thờihạn có thể thực hiện được

P2

8

Plan from the beginning

Does the following scenario

Lập kế hoạch ngay từ đầuTình huống sau đây nghe có vẻ

originally got the assignment,you made a quick mental note, aguess really, about how long theproject might take to complete,and then you didn’t give it asecond thought But now thatyou’ve started it, the truth hitsyou What you thought wouldtake a few days to finish is going

to take you a week or two, andyou’re going to miss yourdeadline This situation is easy toavoid with some disciplinedplanning When you’re first given

a deadline, always take the time

to estimate how long the workwill really take you to complete

được nhiệm vụ ban đầu, bạn đãghi nhớ nhanh chóng, phỏng đoánthực sự, về khoảng thời gian dự án

có thể hoàn thành, và sau đó bạnkhông suy nghĩ gì nữa Nhưng bâygiờ bạn đã bắt đầu nó, sự thật đãchạm vào bạn Những gì bạn nghĩ

sẽ mất một vài ngày để hoàn thànhthì bạn sẽ mất một hoặc hai tuần

và bạn sẽ bỏ lỡ thời hạn của mình.Tình huống này rất dễ tránh vớimột số kế hoạch có kỷ luật Khibạn được đưa ra thời hạn đầu tiên,hãy luôn dành thời gian để ướctính xem bạn sẽ thực sự mất baolâu để hoàn thành công việc

P2

9

Think about how you will doit: Will you break it out intopieces? Are there logical stages

—perhaps some that depend onothers’ contributions orfeedback? Once you understandall the tasks involved and haveestimated how long they willtake, work backward from thedue date and set yourself smallerdeadlines along the way

Hãy suy nghĩ về cách bạn sẽlàm điều đó: Bạn sẽ chia nó rathành nhiều giai đoạn? Có các giaiđoạn có hợp lý không — có lẽ một

số giai đoạn phụ thuộc vào đónggóp hoặc phản hồi của ngườikhác? Một khi bạn hiểu tất cả cácnhiệm vụ liên quan và đã ước tínhđược chúng sẽ mất bao lâu, hãylàm việc lùi lại so với ngày đến kỳhạn và tự đặt cho chính mình rathời hạn nhỏ hơn trên đường đi P3 Give yourself enough time to Cho bản thân đủ thời gian để

get it all done at a calm andcomfortable pace It may soundsilly to do this for small tasks, buteven then it will help you berealistic about what you will need

to accomplish when So bedisciplined about doing this witheach assignment you get

hoàn thành công việc với tốc độ

êm đềm và thoải mái Nghe có vẻngớ ngẩn khi làm điều này chonhững nhiệm vụ nhỏ, nhưng ngay

cả sau đó nó sẽ giúp bạn thực tếvề những gì bạn sẽ cần hoàn thànhkhi nào Vì vậy, hãy kỷ luật vềviệc làm này với mỗi nhiệm vụbạn nhận được

P3

1

Sequence big to small

If you can, it’s also helpful tosequence your project so thateach successive subtask is shorterand easier than the last—that is,start with the most difficult andtime-sensitive tasks, and end withthe least Sequencing allows you

to get the hardest and most consuming parts of a project out

time-of the way first

This should keep yourmotivation high throughout theprocess—by the time you’refinished with the first few tasks,the rest is easy! It will alsoprevent you from stalling nearthe finish line, since you’re notleaving the toughest work for

Trình tự từ lớn đến nhỏNếu bạn có thể làm được, việcsắp xếp thứ tự nhiệm vụ của bạncũng rất hữu ích để mỗi nhiệm vụphụ kế tiếp ngắn hơn và dễ dànghơn nhiệm vụ cuối cùng — nghĩa

là, hãy bắt đầu với những nhiệmvụ khó và nhạy cảm về thời giannhất, kết thúc với nhiệm vụ dễnhất Sắp xếp theo trình tự chophép bạn loại bỏ những phần khónhất và tốn nhiều thời gian nhấtcủa một dự án trước

Điều này sẽ giúp bạn luôn cóđộng lực cao trong suốt quá trình

— khi bạn hoàn thành một vàinhiệm vụ đầu tiên, phần còn lạithật dễ dàng! Nó cũng sẽ giúp bạnkhông bị đình trệ khi gần về đích,

last vì bạn sẽ không bỏ dở công việc

Say you’re three weeks into asix-week assignment, and you’vecompleted half the tasks on yourlist Because you front-loadedyour schedule with the mostchallenging and time-consumingtasks, you can be confident thatyou’ll meet your deadline, sincethe second half of your listshould take you less time tofinish than the first

If you find yourself behindschedule, you’ll know to adjustyour estimates and to allocatemore time to the project goingforward As long as you catch itearly on, your deadline shouldstill be within reach

Sắp xếp theo trình tự cũng chophép bạn theo dõi tiến trình củamình so với thời hạn mà bạn đang

cố gắng đáp ứng Giả sử bạn hoànthành nhiệm vụ sáu tuần là ba tuần

và bạn đã hoàn thành một nửanhiệm vụ trong danh sách củamình Bởi vì bạn đã chuẩn bịtrước lịch trình của mình vớinhững nhiệm vụ khó khăn và tốnthời gian nhất, bạn có thể tự tinrằng mình sẽ hoàn thành thời hạncủa mình, vì nửa sau của danhsách sẽ khiến bạn mất ít thời gianhơn so với thời gian để hoàn thànhphần đầu tiên

Nếu bạn thấy mình chậm tiến

độ, bạn sẽ biết cách điều chỉnhước tính của mình và phân bổthêm thời gian cho dự án trongtương lai Miễn là bạn nắm bắt nósớm, thời hạn của bạn vẫn còntrong tầm tay

Vượt qua sự trì hoãn

Tất cả chúng ta đều bỏ dở côngviệc — thường là nhiều hơn nênchúng ta càng sợ hãi khi thực hiệnnhiệm vụ cụ thể đó