Quy trình hỗ trợ cán bộ tân tuyển

Quy trình hỗ trợ cán bộ tân tuyển

QUY TRÌNH

HỎ TRỢ CÁN BỘ TÂN TUYỂN

TỔNG GIÁM ĐỐC

Căn cứ Điều lệ Công ty ABC;

Căn cứ Quy chế điều hành của Tổng giám đốc;

Theo đề nghị của Giám đốc Khối Quản trị Nguồn nhân lực, Giám đốc Trung tâm Chiến lược và Quản lý dự án:

QUY ĐỊNH:

Điều 1 Mục đích, đối tượng và phạm vi áp dụng

1 Mục đích:

Quy trình này quy định thống nhất trình tự tiếp nhận và hỗ trợ Cán bộ tân tuyển trong thời gian đầu gia nhập Công ty ABC nhằm giúp Cán bộ nhanh chóng hòa nhập với môi trường mới

2 Đối tượng áp dụng:

a Quy trình này được áp dụng đối với tất cả Cán bộ tân tuyển trên toàn hệ thống Công ty ABC, trừ các vị trí Lãnh đạo cao cấp, bao gồm các vị trí từ Giám đốc Trung tâm trực thuộc Tổng Giám đốc trở lên hoặc các đối tượng khác theo quy định của Công ty ABC trong từng thời kỳ

b Quy trình này không áp dụng đối với việc cung cáp email cho Cán bộ tân tuyển, việc cung cấp email được thực hiện theo Quy định về quản lý thư điện tử của Công ty ABC trong từng thời kỳ

3 Phạm vi áp dụng:

Quy trình này áp dụng thống nhất trên toàn hệ thống

Điều 2 Giải thích từ ngữ và chữ viết tắt

1 Cán bộ tân tuyển: Là các đối tượng mớỉ được phê duyệt tuyển dụng vào làm việc tại Công ty ABC (Thử việc/Học việc/Chính thức);

2 Đơn vị tiếp nhận: Là đơn vị có Cán bộ tân tuyển đến làm việc

3 Quản lý trực tiếp: Là cấp trên trục tiếp của Cán bộ tân tuyển

4 Buddy: Là cán bộ thuộc Đơn vị tiếp nhận, được quản lý trực tiếp phân công hướng dẫn, hỗ trợ, giúp đỡ Cán bộ tân tuyển khi gia nhập Công ty ABC

5 Nhân sự: Được hiểu là Phòng Nhân sự Tổng hợp hoặc phòng/đơn vị khác có chức năng tương ứng thuộc Khối quản trị nguồn nhân lực theo quy định của Công ty trong từng thời kỳ

6 Hành chính: Được hiểu là Trung tâm Hành chính Văn phòng/Văn phòng phía Nam/ Bộ phận hành chính Chi nhánh

7 IT: Được hiểu là Khối Công nghệ Thông tin/ Cán bộ phụ trách IT thuộc bộ phận Hành chính Chi nhánh

8 HĐQT: Là Hội đồng Quản trị Công ty ABC

9 TGĐ: Là Tổng Giám Đốc Công ty ABC

10 HQLV: Là hiệu quả làm việc

Điều 3 Trách nhiệm của các đơn vị có liên quan

1 Trách nhiệm chung: Các đơn vị, cá nhân liên quan có trách nhiệm đọc, hiểu rõ, chấp hành nghiêm chỉnh theo các nguyên tắc, quy định của Quy trình này

2 Trách nhiệm của Đơn vị tiếp nhận, Quản lý trực tiếp, Buddy:

a Đóng vai trò chính trong toàn bộ quy trình hỗ trợ cán bộ tân tuyển;

b Phối hợp chặt chẽ với các đơn vị hỗ trợ trong việc cung cap các dịch vụ hỗ trợ tôt nhất cho Cán bộ tân tuyển;

c Đón tiếp, hướng dẫn, cung cấp các thông tin, tài liệu can thiết định hướng cho cán hộ trong suốt quá trình cán bộ tân tuyển làm quen với môi trường mới;

3 Trách nhiệm của Nhân sự:

a Cung cấp thông tin cho Đơn vị tiếp nhận và các đơn vị liên quan để phối hợp hỗ trợ cho Cán bộ tân tuyển;

b Đóng vai trò tư vấn, hỗ trợ giải đáp cho Cán bộ tân tuyển về các vấn đề liên quan đến tố chức, môi trường làm việc, điều kiện làm việc trong suốt qua trình hòa nhập;

c Đóng vai trò tư vấn cho Quản lý trực tiếp, Đơn vị tiếp nhận khi cần về các hoạt dộng hỗ trợ cho cán bộ tân tuyển;

4 Trách nhỉêm của Hành chính: Hỗ trợ theo đúng chức năng nhiệm vụ cung cấp cho Cán hộ tân tuyến các điều kiện làm việc phù hợp

5 Trách nhiệm của IT: Hỗ trợ chuẩn bị, cài đặt máy móc thiết bị cho cán bộ tân tuyển

6 Trách nhiệm của cán bộ tân tuyển: Chủ động phối họp với Đơn vị tiếp nhận, Nhân sự và các bộ phận hỗ trợ khác trong việc đàm bảo các diều kiện làm việc tôt nhât cho mình khi hòa nhập với môi trường mới của Công ty ABC

Điền 4 Quy trình thực hiện

1 Lưu đồ

2 Diễn giải thực hiện

Các công việc chuân bị trước khi Cán bộ tân tuyến đi làm

Bước 1: Thông báo

nhân sự

Sau khi ứng viên đã ký thư mời làm việc và xác nhận thời gian tiếp nhận công việc với

Khối QTNNL, đơn vị thực hiện gửi danh sách Cán bộ tân tuyển (Có thông tin thời gian bắt đầu làm việc) tới Đơn vị tiếp nhận

Đơn vị thực hiện: Tại Hội sở là Nhân sự, tại chi nhánh là Hành chính

Nhân sự/ Hành chính

Bước 2: Lựa chọn

Buddy

Quản lý trực tiếp lựa chọn một cán bộ tại đơn vị tiếp nhận làm buddy - nguôi sẽ hỗ trợ trực tiếp cho Cán bộ tân tuyển trong quá trình gia nhập, hòa nhập với Công ty ABC Quản lý trực tiếp

Một số hướng dẫn liên quan đến Buddy (PL01.QT- QTNNL/03)

Bước 3: Yêu cầu hỗ

trợ

1 Tại Hội sở:

• Buddy:

Gửi yêu cầu hỗ trợ trang thiết bị, chỗ ngồi, văn phòng phẩm, thẻ ra vào cơ quan, yêu cầu cài đặt phần mềm, quyền truy cập đến Hành chính, IT sau khi nhận được thông báo từ Nhân sự;

Gửi thông tin Cán bộ tân tuyển đến Hành chính để thông báo toàn hệ thống (Với trường họp cán bộ quản lý)

Với các đơn vị mới thành lập hoặc trường họp đặc biệt (Được sự đồng ý của Giám đốc Khối Quản trị Nguồn Nhân lực.): Nhân sự sẽ hỗ trợ thực hiện việc gửi yêu cầu

2 Tại Chi nhánh:

• Hành chính chủ động gửi danh sách cán bộ tân tuyển của Chi nhánh minh cho IT đê chuân bị điều kiện làm việc cho cán bộ

Buddy/ Hành chính

Theo các mẫu biểu yêu cầu hiện hành của IT, Hành chính

Việc cung cấp email thực hiện theo Quy định về quản lý thư điện

tử của Công ty ABC trong từng thời kỳ

Bưóc 4: Chuẩn bị

trang thiết bị, công

cụ hỗ trợ làm việc

Hành chính: Chuân bị các trang bị chuẩn cho cán bộ theo yêu cẩu (Chỗ ngồi, văn phòng phểm, danh thiếp, thẻ ra vào cơ quan )

IT: Chuẩn bị máy tính, diện thoại, các máv móc thiết bị, trang bị cần thiết khác

Hành chính, IT

Theo chuẩn cung cấp trang thiết

bị hiện hành của IT, Hành chính Cần hoàn thành tối thiểu 01 ngày trước khi cán bộ tân tuvên đi làm

Bước 5: Trao đôi,

cung cấp thông tin

với cán bộ tân tuyển

Nhân Sự/Quản lý trực tiêp gọi điện thoại cho cán bộ tân tuyển để:

- Trao đổi xác nhận/ khẻng định lại thời gian cán bộ bắt đầu đi làm;

- Giải đáp những thắc mắc có thể có của cán bộ liên quan đến công việc;

Cung cấp cho cán bộ những thông tin, hướng dẫn cơ bản trong ngàv đầu tiên đi làm:

+ Thời gian, địa điểm có mặt, hưórng dẫn đến địa điểm làm việc (Nêu cần);

+ Trang phục phù hợp;

+ Đầu mối đón tiếp;

+ Kế hoạch các hoạt động (Dự kiến) trong ngày đầu tiên;

+ Hướng dẫn tìm hìêu một số thông tin cơ bản về Công ty qua website của Công ty ABC;

+ Đầu mối liên lạc trong thời gian trước ngày làm việc đầu tiên;

+ Các lưu ý khác (Nếu có)

Người thực hiện gửi email thông báo lại cho cán bộ tân tuyển các nội dung và hướng dẫn qua điện thoại

Nhân Sự/Quản

lý trực tiếp

Bươc 6: Thông báo

cán bộ mới

Hành chính: Gửi thông báo đen toàn hệ thống về Cán bộ tân tuyển (Với trường hợp cán

bộ quản lý);

Đơn vị tiếp nhận: Gửi thông báo đến các đơn vị liên quan

Hành chính, Đơn vị tiếp nhận

Bươc 7: Lên kế

hoạch tiếp đón

Quần lý trực tiếp và Buddy lên kê hoạch các hoạt động trong ngày đầu tiên với Cán bộ tân tuyển, bao gồm:

- Danh mục các hoạt động;

- Thời gian, địa điềm thực hiện;

Các cá nhân/đơn vị tham gia vào từng hoạt động

Quản lý trực tiếp, Buddy

Danh mục công việc hỗ trợ Cán

bộ tân tuyến dành cho đơn vị tiếp nhận (MB01.QT- QTNL/03)

Danh mục công việc dành cho Cán bộ tân tuyển

(MB02.QT-QTNL/03)

Bước 8: Bàn giao

trang thiết bị, công

cụ hỗ trợ

(KS01)

- Hành chính: Bàn giao các trang bị đã chuẩn bị cho Đơn vị tiếp nhận;

- IT: Lắp đặt máy tính, điện thoại; Cài đặt các phần mềm, thiết lập các quyền truy cập tương ứng cho Cán bộ tân tuyến;

- Đơn vị tiếp nhận: Tiếp nhận bàn giao trang thiết bị, công cụ làm việc từ Hành chính

và IT Đơn vị tiêp nhận thực hiện kiếm tra các trang thiết bị, phần mềm có đầy đủ và hoạt động bỉnh thuờng không Nếu thiết bị, công cụ chưa đầy đủ hoặc chưa đáp ứng được yêu cầu công việc thì Đơn vị tiếp nhận đề nghị các Đơn vị liên quan cung bổ sung/thay thế

Hành chính, IT, Đơn vị tiếp nhận

Biên bản bàn giao của IT, Hành chính

Tiếp đón Cán bộ tân tuyển trong ngày đầu tiên đi Ịàm

Bước 9: Tiếp đón

cán bộ tân tuyển

trong ngày làm việc

đầu tiên

Quản lý trực tiếp tiếp đón Cán bộ tân tuyến trong ngày đầu tiên đi làm Quản lý trực tiếp

Bưóc 10: Tham

quan nơi làm việc

Buddy bàn giao và/hoặc hướng dẫn cho Cán bộ tân tuyến về địa điếm và cách thức sử dụng các công trinh, trang thiết bị, tiện ích nội bộ:

- Máy tính;

- Internet;

- Các trang thiết bị/Văn phòng phẩm khác;

- Máy phototopy;

- Máy scan;

- Máy fax;

- Điện thoại;

- Hệ thống đèn, điều hòa;

- Nhà bếp (nếu có)

Buddy đưa Cán bộ tân tuyển đi làm quen với các đơn vị/cá nhân liên quan

Buddy

Bước 11: Cung cấp

thông tin, tài liệu

nghiên cứu

Trao đôi, giới thiệu cho Cán bộ tân tuyển về cơ cấu tô chức, chức nàng nhiệm vụ của đơn vị;

Cung câp cho Cán bộ tân tuyển Sô tay nhân viên hoặc Bộ Tài liệu cầm tay cho Cán bộ tân tuyển;

Giới thiệu cho Cán bộ tân tuyển nhũng nội dung chính và sơ lược vê cách thức sử dụng

vả thứ tự ưu tiên khi nghiên cứu các nội dung tài liệu

Buddy

Sô tay Nhân viên: Do Khối QTNNL hiệu chinh phù hợp với từng thời kỷ, được TGĐ phê duyệt

Các công việc hoàn thiện trong tuần đầu tiên làm việc của Cán bộ tân tuyển

Bước 12: Hoàn

thiện thủ tục tiếp

nhận cán bộ

Theo thâm quyên, Nhân sự hoặc Đơn vị tiêp nhận trình Lãnh đạo ký hợp lao động (Thử việc/học việc/chính thức/ ) với Cán bộ tân tuyển

Nhân sự/ Đơn vị tiếp nhận

Bươc 13: Chia sẻ vê

văn hóa của Đơn vị

Quản lý trực tiếp/Buddy trao đối, chia sẻ với Cán bộ tân tuyến về các yếu tố riêng của đơn vị:

Cách thức phổi họp công việc, truyền đạt thông tin, ra quyết định;

Các mục tiêu, các giá trị chung,

Bước 14: Giới thiệu

về Hệ thông quản lý

hiệu quả làm việc

Quản lý trực tiếp giới thiệu, giải thích cho Cán bộ tân tuyến vể hệ thống quản lý hiệu quả làm việc hiện đang được áp dụng tại Công ty ABC Quản lý trực tiếp

Bưóc 15: Cung cấp

tài liệu nghiệp vụ

Quản lý trực tiếp/Buddy cung cấp và hướng dẫn Cán bộ tân tuyển sử dụng các tài liệu nghiệp vụ phục vụ công việc

Quản lý trực tiếp/Buddy

Các tài liệu nghiệp vụ riêng của đơn vị

Bưóc 16: Xây dựng

kể hoạch công việc

Quản lý trực tiếp trao đổi, thống nhất với Cán bộ tân tuyến về:

Mục đích, yêu cầu chung của công việc;

Kế hoạch, mục tiêu công việc trong thời gian thử việc (Nếu có) hoặc trong giai đoạn sắp tới của Cán bộ tân tuyển;

Cách thức thực hiện dê đạt mục tiêu;

Cách thức đo lường/đánh giá kêt quả thục hiện mục tiêu

Quản lý trực tiểp

Các công việc hoàn thiện trong tháng làm việc đầu tiên của Cán bộ tân tuyến

Bước 17: Trao đổi

định kỳ với Cán bộ

tân tuyền

Hàng tuần, Quản lý trực tiếp có một buối trao đôi trực tiếp với Cán bộ tân tuyển để nắm được tình hình hòa nhập với môi trường, với công việc của cán bộ và giải đáp các vướng

mắc (nếu có), đồng thời có biện pháp hỗ trơ kịp thời

Quản lý trục tiếp, Cán bộ tân tuyển

Bước 18: Thông

báo quy trình, thủ

tục kết thúc thử việc

(Nếu có)

1 Tại Hội sở: Nhân sự là đơn vị thực hiện

2 Tại Chi nhánh: Hành chính là đơn vị thực hiện

Đơn vị thực hiện gửi thông báo, hướng dẫn cho cán bộ về các thủ tục cần thực hiện khi kết thúc 02 tháng thử việc (nếu có)

Nhân sự/ Hành chính

Bước 19: Mời

khảo sát quy trình

hỗ trợ cán bộ tân

tuyển

Vào ngày cuối cùng của tháng làm việc đâu tiên, Nhân sự gửi email đên cho cán bộ tân tuyển mời làm khảo sát về quỵ trình và việc thực hiện quy trình hỗ trợ cán bộ tân tuyển Nhân sự

Theo biểu mẫu khảo sát do Khối QTNNL xây dựng, hiệu chỉnh phù hợp theo từng thời kỳ

Điều 5 Mầu biếu và phụ lục kèm theo

1 MB01.QT-QTNNL/03 Danh mục công việc hỗ trợ Cán bộ tân tuyển dành cho Đơn vị tiếp

nhận

2 MB02.QT-QTNNL/03 Danh mục công việc dành cho Cán bộ tân tuyển

3 PL01.QT-QTNL/03 Một số hướng dẫn liên quan đến buddy

Điều 6 Quy định lưu hổ sơ

1 MB01.QT-QTNNL/03 Đơn vị tiếp nhận Bán cứng Vĩnh viễn

2 MB02.QT-QTNNL/03 Đơn vị tiêp nhận Bán cứng Vĩnh viễn

Điều 7 Điều khoản thi hành

1 Quy trình này có hiệu lực từ ngày

2 Việc sửa đối, bố sung, hủy bỏ hoặc thay thế quy trình này do Tông Giám dôc Quyêt định

3 Những vẩn đề chưa được dề cập đến trong Quy trình này, sẽ được thực hiện theo các quy dịnh có liên quan cùa Pháp luật và quy dinh khác của Công ty ABC Khi có những nội dung nào trong quy dinh này trái với quy dịnh của Pháp luật, của HĐQT thì đương nhiên hết hiệu lực thi hành

4 Ban Tông Giám đốc, Giám dốc Khối Quán trị Nguồn nhân lực, Các giám đốc Chi nhánh, Lãnh đạo các Khối, Trung tâm, Phòng tại Hội sở và cá nhân có liên quan có trách nhiệm thực hiện Quy trình này

MẪU BIỂU 01:

DANH MỤC CÔNG VIỆC HỖ TRỢ CÁN BỘ TÂN TUYỂN DÀNH CHO ĐƠN VỊ TIẾP NHẬN

THÔNG TIN CÁN BỘ TÂN TUYỂN

TRƯỚC KHI CÁN BỘ TÂN TUYỂN ĐI LÀM

Các công việc cần hoàn thành trước khi cán bô tân tuyến (Sau đây gọi là “Cán bộ”) đi làm:

Gửi phiếu yêu cầu/Kiểm tra đảm bảo Hành chính đã gửi phiếu yêu cầu hỗ trợ chuẩn

Gừi phiếu yêu cầu/Kiêm tra đảm bào Hành chính đã gửi phiêu yêu cầu hỗ trợ chuẩn

bị máy tính, điện thoại và thực hiện cảc cài đặt tương ứng (Email, tên truy cập, các

phần mềm, quyền truy cập, )

□

Gọi điện cho cán bộ để;

- Xác nhận ngày cán bộ bắt đầu làm việc;

- Giái đáp những thắc mắc cỏ thể có của cán bộ;

- Cung cấp cho cán bộ những thông tin hướng dẫn cơ bàn cho ngày làm việc đầu

tiên

□

Gửi email cho cán bộ về những nội dung đã trao dổi qua điện thoại ở trên □

Gửi email đến các cá nhân và đơn vi liên quan giới thiệu về cán bộ mới □

Gửi email đến các thành viên trong đơn vị giới thiệu vể đồng nghiệp mới □

Lên kế hoạch các hoạt động cho ngày đầu tiên của cán bộ: Các nội dung cần trao đổi;

Các tài liệu cần cung cấp; Những người cần gặp; Các địa điểm, trang thiết bị cần giới

thiệu;

□

Đảm bảo trang thiết bi, công cụ hỗ trợ cán bộ đã được cung cấp, chuẩn bị theo đúng

NGÀY ĐÀU TIÊN CÁN BỘ TÂN TUYỀN ĐI LÀM

Giới thiệu và hướng dẫn cán bộ sử dụng các trang thiết bị, tiện ích nội bộ

- Các thiết bị máy móc ; Máy tính, internet; Máy chiếu; Máy scan; Máy fax; Máy

photocopy; Điện thoại, ,

- Các tiện ích: Hệ thống điện, điều hòa; Khu nhà bếp (Nếu có);

□

Trao đổi, giới thiêu cho cán bộ về cơ cẩu tổ chức, chức năng nhiệm vu của đơn vị) □

Cung cấp và giới thiệu những nội dung cơ bàn trong số tay nhân viên hoặc Bộ tài liệu

Hướng dẫn cán bộ các viêc cần lảm ngay và các đầu mối tương ứng (Mở tài khoản,

Đăng ký gửi xe, Làm thè nhân viên, Đăng ký mã số thuế, Giảm trừ gia cảnh, ) □

MB01.QT-QTNL/03

TUẦN ĐẦU TIỀN CÁN BỘ TÂN TUYỀN ĐI LÀM

Hoàn thành thù tục tiếp nhận cán bộ (Hợp đồng LĐ/Thừ việc/QĐ tuyển dụng ) □

Trao đổi, chia sẻ với Cán bộ tân tuyển vể các yếu tồ riêng của đơn vị:

- Cách thức phối hợp công việc, truyền đạt thông tin, ra quyết định;

- Các mục tiêu, các giá tri chung,

□

Giới thiệu, giải thích cho Cán bộ tân tuyển về hệ thống quán lý hiệu quả làm việc

Quản lý trực tiếp trao đồi, thống nhất với Cán bộ tân tuyển về:

- Mục đich, yêu cầu chung của công việe;

- Kế hoạch, mục tiêu công việc trong thời gian thử việc (Nếu có) hoặc trong giai

đoạn sắp tới của Cán bộ tân tuyển;

- Cách thức thực hiện để dạt mục tiêu;

- Cách thức đo lường/đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu

□

Cung cẩp và hướng dẫn Cán bộ tân tuyển tra cứu và sử đụng tài liệu nghiệp

THÁNG ĐẦU TIÊN CÁN BỘ TÂN TUYỂN ĐI LÀM

hoàn thành

Hàng tuần, Quàn lý trực tiếp có một buổi trao đổi 1-1 trực tiềp với Cán bộ tân tuyển

để nắm được tình hình hòa nhập với môi trường, với công việc của cán bộ và giải đáp

các vướng mắc (nếu có), hỗ trợ kip thời

□

MB01.QT-QTNL/03