Chính sách và quy trình đào tạo

Chính sách và quy trình đào tạo

Chức vụ:

Ngày:

Chữ ký:

Hiệu chỉnh:

………

Thẩm xét :

………

Phê duyệt:

………

I MỤC ĐÍCH, MỤC TIÊU & PHẠM VI ÁP DỤNG:

A Mục đích:

Nhằm đưa ra một chính sách và quy trình đồng nhất cho việc đào tạo và phát triển nhân viên của công ty

B Mục tiêu:

Đảm bảo việc đào tạo và tái đào tạo có hiệu quả, hỗ trợ kế hoạch phát triển nhân viên và các mục tiêu của công ty

C Phạm vi áp dụng:

Chính sách Đào tạo được áp dụng cho toàn thể nhân viên trong công ty Mọi phòng ban

có trách nhiệm tuân thủ nghiêm túc chính sách này

Giám đốc Nhân sự chịu trách nhiệm đảm bảo tính hiệu lực và cập nhật nếu có bất cứ sự thay đổi nào về chính sách, quy trình này

III CHÍNH SÁCH

1 Nhân viên tham dự đào tạo phải cam kết tham gia khóa học đầy đủ, nghiêm túc, siêng năng, đạt được kết quả tốt, áp dụng kiến thức và kỹ năng vào công việc hàng ngày và chia sẻ chúng với đồng nghiệp

2 Phòng nhân sự sẽ giữ thông tin đào tạo (bản sao bằng cấp) của mỗi nhân viên Trường hợp nhân viên tự thanh toán chi phí để tham gia các khóa học bên ngoài, nhân viên cần thông báo và gởi bản sao giấy chứng nhận / bằng cấp cho phòng nhân sự để lưu thông tin Việc lưu trữ này nhằm phục vụ cho việc xem xét thăng tiến, phát triển nhân viên và đề xuất nhân viên tham gia các khóa đào tạo trong tương lai

3 Dựa vào kết quả học tập nhân viên đạt được, công ty sẽ tài trợ một phần chi phí tham gia khóa học, hội thảo cho nhân viên (t i a không quá 80% chi phí khóa h c), c th nhối đa không quá 80% chi phí khóa học), cụ thể như đa không quá 80% chi phí khóa học), cụ thể như ọc), cụ thể như ụ thể như ể như ư sau:

Xếp loại kết quả học tập Hoặc điểm học tập % mức tài trợ của công ty

Dưới trung bình Dưới 5 điểm / 10 điểm 0%

Một số khóa học không xếp loại học tập hoặc điểm học tập, nhân viên chỉ nhận được giấy chứng nhận đã tham gia khóa học của trung tâm / trường / công ty đào tạo…, công

ty sẽ tài trợ 80% chi phí học tập của nhân viên

4 Nhân viên phải bồi hoàn toàn bộ chi phí hỗ trợ đào tạo khi:

 Nghỉ việc trước khi được cấp chứng chỉ của khóa học hoặc trước ngày kết thúc khóa học hoặc thời gian làm việc tại công ty dưới 06 tháng

 Nhân viên được yêu cầu tham dự khóa học nhưng không tham dự mà không thông báo lý do hoặc lý do không chính đáng

5 Nhân viên tham gia đào tạo vào ngày nghỉ (chủ nhật / ngày lễ), ngoài giờ làm việc sẽ không được trả lương ngoài giờ cho ngày đào tạo đó

6 Lưu ý quản lý không xác nhận công cho nhân viên trong trường hợp nhân viên tham gia các khóa đào tạo do hãng tổ chức, hoặc do nội bộ phòng ban, siêu thị, nghành hàng tổ chức

7 Ngoại trừ tiền công tác phí, công ty sẽ thanh toán phí di chuyển, chỗ ở cho nhân viên trong trường hợp nhân viên tham dự khóa học ở các địa điểm xa (tỉnh khác, thành phố khác)

8 Nhằm phục vụ cho việc đánh giá hiệu quả đào tạo, nhân viên sẽ được yêu cầu thực hiện một số công việc sau:

 Điền vào “phiếu nhận xét khóa đào tạo”

 Làm bài thu hoạch, bài kiểm tra theo yêu cầu của giảng viên

 Chia sẻ kiến thức và kỹ năng cho đồng nghiệp theo dạng trình bày trong các cuộc họp bộ phận

 Tham gia vào các dự án phát triển của công ty theo sự phân công của trưởng bộ phận (nếu có)

 Điền vào phiếu “Kế hoạch hành động” nhằm ứng dụng kiến thức học vào công việc Sau thời gian 02 tháng kể từ ngày khóa học kết thúc, phòng nhân sự phối hợp với trưởng bộ phận sẽ tiến hành đánh giá kết quả cải tiến công việc của nhân viên

9 Ngoài các khóa học do công ty tổ chức, chỉ định nhân viên tham dự, nhằm giúp nhân viên tự cập nhật kiến thức và chủ động hơn trong việc học, công ty xây dựng hệ thống học trực tuyến và kiểm tra trực tuyến, nhân viên được gởi thông báo có trách nhiệm học

và thực hiện kiểm tra trực tuyến theo yêu cầu

10 Các cấp quản lý có trách nhiệm hỗ trợ và tạo điều kiện để nhân viên tham gia đào tạo,

áp dụng kiến thức đã được học để giải quyết các vấn đề trong công việc

IV HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN – CHẾ TÀI

1 Các khóa đào tạo do công ty tài trợ:

Đề xuất chương trình đào tạo, ngân sách đào tạo, tiêu chuẩn đánh giá sau đào tạo

Đánh giá hiệu quả đào tạo Thực hiện đào tạo

Xét duyệt

Có

Không

Lưu hồ sơ đào tạo Phân tích nhu cầu đào tạo

BƯỚC TRÁCH NHIỆM NGƯỜI THỰC HIỆN BIỂU MẪU

1  Dựa vào bảng mô tả công việc,

tiêu chuẩn năng lực cho từng vị trí,

hồ sơ đào tạo, kết quả đánh giá năng lực / đánh giá kết quả công việc hàng năm, Chuyên viên Đào tạo tiến hành phân tích nhu cầu đào tạo

 Phân tích nhu cầu đào tạo được

thực hiện cho các nhân viên khi nảy sinh nhu cầu đào tạo

 Sau khi phân tích nhu cầu đào tạo,

Chuyên viên Đào tạo sẽ thảo luận với Giám đốc / Trưởng phòng về

kế hoạch đào tạo cho nhân viên

Chuyên viên Đào tạo

Giám đốc / Trưởng phòng ban liên quan

F-04-01

F-04-02

2  Chuyên viên Đào tạo thực hiện

báo cáo phân tích nhu cầu đào tạo, xây dựng chương trình / kế hoạch đào tạo, tiêu chuẩn đánh giá sau đào tạo, đề xuất nhà cung cấp đào tạo để trình Giám đốc Nhân sự, Tổng Giám đốc phê duyệt

 Chuyên viên Đào tạo thông báo kế

hoạch đào tạo cho Giám đốc / Trưởng phòng liên quan

Chuyên viên Đào tạo

Giám đốc Nhân sự

Tổng Giám đốc

Giám đốc / Trưởng phòng liên quan

3  Giám đốc Nhân sự hoặc Tổng

Giám đốc phê duyệt

Giám đốc Nhân sự

Tổng Giám đốc

4  Chuyên viên Đào tạo phối hợp với

nhà cung cấp đào tạo tổ chức thực

Chuyên viên Đào tạo F-04-03

hiện chương trình đào tạo đã

được phê duyệt

5  Chuyên viên Đào tạo kết hợp với

nhân viên tham dự khóa học,

Giám đốc / Trưởng phòng ban liên

quan thực hiện việc đánh giá hiệu

quả đào tạo (nếu cần)

Chuyên viên Đào tạo

Nhân viên

Giám đốc / Trưởng phòng ban liên quan

F-04-04

6  Chuyên viên Đào tạo lưu hồ sơ

đào tạo, cập nhật hồ sơ đào tạo

của nhân viên và thực hiện báo

cáo về khóa học đã tổ chức

Chuyên viên Đào tạo

Giám đốc / Trưởng phòng ban liên quan

Nhân viên được yêu cầu tham dự khóa học nhưng không tham dự mà không thông báo

lý do hoặc lý do không chính đáng sẽ bị xử lý kỷ luật tùy theo từng trường hợp cụ thể

2 Các khóa đào tạo do hãng tổ chức

 Chuyên viên Đào tạo gởi thông tin cho các quản lý về khóa học do hãng tổ chức

 Quản lý sắp xếp ca làm việc và thông báo cho nhân viên tham dự

 Nhân viên có trách nhiệm tham gia đầy đủ, đúng giờ

 Kết thúc mỗi khóa học, chuyên viên Đào tạo gởi danh sách nhân viên không tham dự cho các quản lý

 Quản lý có trách nhiệm tìm hiểu lý do không đi học của nhân viên, phản hồi cho chuyên viên đào tạo đúng thời gian quy định

 Nhân viên được yêu cầu tham dự khóa học nhưng không tham dự mà không thông báo lý do hoặc lý do không chính đáng sẽ bị bị trừ 50% thưởng Nhân viên không tham dự có lý do chính đáng, nhưng quản lý phản hồi chậm trễ dẫn đến việc nhân viên bị trừ thưởng, quản lý sẽ bị trừ thưởng 50% thưởng để hoàn trả cho nhân viên Quản lý bao che cho nhân viên không tham gia đào tạo sẽ bị trừ 100% thưởng

3 Học trực tuyến và kiểm tra trực tuyến

 Tùy vào yêu cầu công việc, hoặc đề xuất của các Giám đốc / Trưởng phòng ban, phòng đào tạo sẽ gởi thông báo tham gia học trực tuyến và kiểm tra trực tuyến cho nhân viên

 Thời gian để học và kiểm tra trực tuyến sẽ được thông báo cụ thể cho nhân viên qua

hệ thống báo cáo nội bộ

 Hình thức kiểm tra là trắc nghiệm, số lượng câu hỏi, thời gian trả lời câu hỏi ở mỗi lần kiểm tra sẽ được thông báo cụ thể cho nhân viên qua hệ thống báo cáo nội bộ

 Kết quả kiểm tra của nhân viên được đánh giá là đạt yêu cầu khi tỷ lệ câu trả lời đúng đạt từ 70% trở lên

 Trường hợp nhân viên đang làm kiểm tra mà gặp sự cố khách quan (bị rớt mạng, cúp điện,…), Quản lý siêu thị cần báo ngay cho Phòng Đào tạo để được hướng dẫn cụ thể Nhân viên sẽ được làm lại bài kiểm tra trong vòng 3 ngày kể từ ngày xảy ra sự cố trên (trường hợp làm bài lại này không tính là kiểm tra lần 2)

 Nhân viên đang nghỉ dài hạn (ốm đau, thai sản, tang chế, hôn hỉ, nghỉ không lương….) hoặc thời điểm kiểm tra trùng với thời điểm siêu thị khai trương thì nhân viên sẽ được làm bài kiểm tra vào các đợt tiếp theo, Quản lý siêu thị sẽ thông tin cụ thể cho Phòng Đào tạo về những trường hợp này

 Tiến trình kiểm tra trực tuyến được mô tả bởi lưu đồ sau:

Thông báo kiểm tra trên BCNB

Bước 1

Bước 2

Bước 3

Bước 4

Bước 5

ĐẠT

KHÔNG ĐẠT Nhân viên làm kiểm tra lần 1

Thực hiện chính sách khen thưởng /

chế tài

Nhân viên làm kiểm tra lần 2 Thông báo kết quả kiểm tra

Gởi kết quả kiểm tra cho Phòng

nhân sự

Thông báo kết quả kiểm tra

1  Chuyên viên Đào tạo gởi thông báo

học và kiểm tra trực tuyến cho nhân viên qua hệ thống báo cáo nội bộ

Chuyên viên Đào tạo

2  Quản lý nhắc nhở nhân viên thời

gian học và kiểm tra trực tuyến

 Quản lý sắp xếp công việc và người

hỗ trợ công việc cho nhân viên trong thời gian làm bài kiểm tra

 Quản lý theo dõi nhân viên trong

Nhân viên

Quản lý siêu thị

thời gian kiểm tra, đảm bảo nhân

viên tự lực làm bài

 Nhân viên thực hiện kiểm tra lần 1

3  Chuyên viên Đào tạo gởi kết quả

kiểm tra qua hệ thống báo cáo nội

bộ

 Chuyên viên Đào tạo gởi thông báo

kiểm tra lần 2 cho các nhân viên

không đạt lần 1

Chuyên viên Đào tạo

4  Chuyên viên Đào tạo gởi kết quả

kiểm tra cho Giám đốc nhân sự /

Chuyên viên Lao động – Tiền lương

thực hiện chế tài với nhân viên tham

dự kiểm tra lần 1

 Nhân viên không đạt kiểm tra lần 1

thực hiện kiểm tra lần 2

 Chuyên viên Đào tạo thông báo kết

quả lần 2

 Chuyên viên Đào tạo gởi kết quả

kiểm tra cho Giám đốc nhân sự /

Chuyên viên Lao động – Tiền lương

thực hiện chế tài với nhân viên tham

dự kiểm tra lần 1

Chuyên viên Đào tạo

Giám Đốc Nhân sự

Chuyên viên Lao động – Tiền lương

Nhân viên

5  Chuyên viên Lao động – Tiền lương

thực hiện chính sách chế tài với sự

phê duyệt của Giám đốc Nhân sự

Chuyên viên Lao động – Tiền lương

 Các hình thức chế tài:

Đối với nhân viên:

Khen thưởng:

 Nhân viên đạt trong lần kiểm tra đầu tiên sẽ được khen ngợi trên hệ thống báo cáo nội bộ của công ty

 Top 10 nhân viên trong tổng số nhân viên kiểm tra cùng đợt có kết quả kiểm tra cao nhất và hoàn thành sớm nhất sẽ được thưởng thêm 10% tổng thưởng ERP Trường hợp có nhiều hơn một nhân viên có điểm thưởng cao nhất thứ

10, thì hệ thống chỉ ghi nhận một nhân viên có cùng điểm thưởng nhưng thời gian hoàn thành sớm nhất

Chế tài:

 Nhân viên có kết quả kiểm tra không đạt lần 1, sẽ được kiểm tra lại lần 2 Nhân viên tiếp tục không đạt ở lần 2 sẽ được nhắc nhở trên hệ thống báo cáo nội bộ của công ty và trừ 10% tổng thưởng ERP

 Nhân viên không tham gia kiểm tra lần 1 mà không có lý do chính đáng, hoặc Quản lý siêu thị không xác nhận với Phòng Đào tạo sẽ không được làm kiểm tra lần 2 và bị trừ 15% tổng thưởng ERP

 Nhân viên không tham gia kiểm tra lần 1 có lý do chính đáng, và được Quản lý siêu thị xác nhận với Phòng Đào tạo, sẽ được kiểm tra lại lần 2 Nếu nhân viên tiếp tục không tham gia kiểm tra vì bất kỳ lý do gì sẽ được nhắc nhở trên hệ thống báo cáo nội bộ của công ty và trừ 15% tổng thưởng ERP Nếu nhân viên tham gia kiểm tra nhưng không đạt sẽ được nhắc nhở trên hệ thống báo cáo nội bộ của công ty và bị trừ 10% tổng thưởng ERP

 Đối với nhân viên không trung thực trong quá trình kiểm tra sẽ bị trừ 50% tổng thưởng ERP và bị xử lý kỷ luật theo quy định của công ty

Đối với Quản lý siêu thị:

 Quản lý siêu thị có trách nhiệm nhắc nhở những nhân viên không đạt và không kiểm tra lần 1 chuẩn bị làm kiểm tra lần 2

 Quản lý siêu thị sẽ bị trừ 5% tổng thưởng ERP khi siêu thị có từ 50% trở lên nhân viên không đạt và không kiểm tra lần 2 trong tổng số nhân viên không đạt

và không kiểm tra lần 2

Đối với ASM:

 ASM nhắc nhở những nhân viên không đạt và không kiểm tra lần 1 chuẩn bị làm kiểm tra lần 2

 ASM sẽ bị trừ 5% tổng thưởng ERP khi trong khu vực có từ 50% Quản lý siêu thị trở lên bị trừ thưởng