Hoạch định tổng hợp QUẢN TRỊ sản XUẤT

Th ực chất của hoạch định tổng hợp là quá trình ra các quyết định về:  Mức sản xuất trong giờ;  Mức sản xuất ngoài giờ;  Mức biên chế số công nhân sản xuất trong biên chế cần có;  M

Chương 4

Hoạch định là một trong những chức năng của nhà quản trị sản xuất và điều hành

Hoạch định tổng hợp là xác định số lượng sản phẩm và phân bố thời gian sản xuất cho

một tương lai trung hạn, thường từ 3 tháng đến 3 năm Để đáp ứng nhu cầu trung hạn

đã được dự báo, nhà quản trị sản xuất phải tìm ra cách tốt nhất, hợp lý nhất với chi phí

thấp nhất để thực thi

Mục đích của chương này là mô tả thực chất công tác hoạch định tổng hợp, tức là

chỉ ra phương pháp luận để tìm ra cách tốt nhất trong nhiều cách thức khác nhau, phù

hợp với môi trường, điều kiện cụ thể Các cách khác nhau đó sẽ được áp dụng tuỳ theo trình độ, khả năng và ý thích của các nhà quản trị

4.1.1 M ục tiêu của hoạch định tổng hợp

Mục tiêu của hoạch định tổng hợp là sử dụng kết hợp các nguồn lực vào quá trình

sản xuất nhằm đạt các mục tiêu:

 Đảm bảo sản xuất ổn định;

 Đảm bảo chi phí sản xuất thấp nhất;

 Đảm bảo số lượng hàng tồn kho tối thiểu

Th ực chất của hoạch định tổng hợp là quá trình ra các quyết định về:

 Mức sản xuất trong giờ;

 Mức sản xuất ngoài giờ;

 Mức biên chế (số công nhân sản xuất trong biên chế cần có);

 Mức thuê ngoài;

 Mức tồn kho…

Các quyết định trên được thực hiện sao cho chi phí mà doanh nghiệp phải chi ra là

thấp nhất

4.1.2 M ối quan hệ giữa hoạch định tổng hợp với các hoạt động khác

Mối quan hệ của hoạch định tổng hợp và các hoạt động khác trong doanh nghiệp được thể hiện trong sơ đồ 4.1

Thông qua sơ đồ chúng ta thấy rõ hoạch định tổng hợp chi phối tất cả các hoạt động khác, do đó có thể nói hoạch định tổng hợp là chiến lược của mọi chiến lược chức năng khác

Sơ đồ 4.1: Sơ đồ qui trình sản xuất

Khi lập kế hoạch tổng hợp trong doanh nghiệp, nhà quản trị cần phải trả lời các câu

hỏi sau đây:

(1) Có thể dùng dự trữ để ứng phó với các biến động về nhu cầu trong giai đoạn kế

hoạch hay không?

(2) Một khi nhu cầu thay đổi thì doanh nghiệp có nên áp dụng các giải pháp để điều

tiết lực lượng lao động hay không?

(3) Một khi nhu cầu thay đổi thì doanh nghiệp có nên thuê thêm người lao động làm công nhật, bán thời gian, làm thêm giờ hoặc để cho công nhân tạm nghỉ vẫn được

hưởng lương hay không?

(4) Nếu nhu cầu thay đổi thì doanh nghiệp có thể thực hiện việc ổn định lực lượng lao động kết hợp với việc thuê gia công ngoài hoặc nhận làm gia công cho bên ngoài

để vẫn có thể đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng với chi phí nhỏ nhất không? (5) Một khi nhu cầu thay đổi thì doanh nghiệp nên áp dụng một giải pháp riêng lẻ nào

đó, chẳng hạn như tổ chức làm thêm giờ, thuê thêm nhân công hay áp dụng đồng

thời nhiều giải pháp kết hợp với nhau?

Trả lời các câu hỏi trên, doanh nghiệp sẽ tìm ra được một con đường, một lối đi

nhằm thoả mãn nhu cầu của người tiêu dùng phù hợp với điều kiện cụ thể của thị

trường và đem lại hiệu quả kinh tế cao cho doanh nghiệp Cách đi đó, con đường đi đó, được các nhà quản trị điều hành gọi là chiến lược hoạch định tổng hợp trong quản trị tác nghiệp Tất cả các chiến lược hoạch định tổng hợp đều là hợp lý và có căn cứ khoa

học đối với nhà quản trị Nhà quản trị phải vận dụng tổng hợp các nguồn lực và chính sách có liên quan đến dự trữ, tốc độ và nhịp điệu sản xuất, chính sách khuyến mại, giá

cả để đáp ứng hoặc kiểm soát nhu cầu của thị trường

Chiến lược hoạch định tổng hợp được phân thành các loại khác nhau, căn cứ vào các tiêu thức khác nhau Chiến lược hoạch định tổng hợp chủ yếu gồm: chiến lược chủ động, chiến lược bị động và chiến lược hỗn hợp

Nhu cầu công nghệ

Quyết định sản phẩm

Nhu cầu thị trường

Quyết định về công suất

HO ẠCH ĐỊNH TỔNG HỢP

Dự toán đơn đặt hàng

Máy móc Nguyên li ệu

Nhân l ực

T ồn kho

H ợp đồng phụ

Sau đây là các chiến lược bị động làm cơ sở cho việc hoạch định tổng hợp của các doanh nghiệp

4.2.1 Các chi ến lược bị động

Là các chiến lược tác động vào các nguồn lực, làm cho các nguồn lực thay đổi theo

mức cầu (tức tăng giảm hay chạy theo mức cầu nhằm cố gắng tạo mọi điều kiện để đáp ứng những thay đổi về nhu cầu)

Các chiến lược bị động bao gồm 5 chiến lược sau đây:

Theo chiến lược này, doanh nghiệp sẽ dự trữ sẵn trong kho một lượng thành phẩm

để lúc cầu tăng thì đáp ứng được ngay (Nhà quản trị phải lường trước được tháng nào thì cầu tăng hoặc giảm) (Người Nhật thường dùng chiến lược này)

Chiến lược này có những ưu, nhược điểm sau:

 Ưu điểm:

- Đảm bảo sản xuất ổn định (Không tăng ca, giờ và lao động bên ngoài);

- Không tốn chi phí đào tạo và sa thải công nhân (không thêm hoặc bớt công nhân)

 Nhược điểm:

- Chi phí cho việc tồn trữ lớn như: chi phí thuê hoặc khấu hao kho, chi phí bảo

hiểm, chi phí hao hụt mất mát, chi phí cho các thiết bị kho hoạt động trong suốt

thời gian dự trữ, đặc biệt là chi phí về vốn để dự trữ hàng hoá;

- Hàng hoá có thể bị giảm sút về chất lượng, giá trị; khó thích ứng với nhu cầu khách hàng thay đổi

 Ph ạm vi áp dụng:

- Tồn kho trong thời gian ngắn;

- Khi biết trước được quy luật tăng giảm của nhu cầu

Theo chiến lược này, khi nhu cầu tăng lên doanh nghiệp tuyển thêm lao động, khi nhu cầu giảm xuống doanh nghiệp sẽ sa thải công nhân (Chiến lược này Mỹ và các nước Châu Âu hay dùng)

Thông thường chiến lược này sẽ làm cho doanh nghiệp phát sinh nhiều chi phí cho

việc đào tạo tay nghề, học việc đối với lao động mới tuyển dụng Khi cho lao động thôi việc, doanh nghiệp phải gánh chịu nhiều khoản chi phí có liên quan đến bảo hiểm,

tiền trả cho người lao động trong thời gian chờ tìm việc theo luật định

Nhìn chung chiến lược này có một số ưu, nhược điểm chủ yếu sau:

 Ưu điểm:

- Cân bằng khả năng và nhu cầu;

- Giảm được nhiều chi phí như chi phí dự trữ hàng hóa, chi phí làm thêm giờ

 Nhược điểm:

- Chi phí cho việc đào tạo và sa thải tăng cao;

- Tạo nên tâm lý không ổn định cho người lao động, do đó làm cho năng suất lao động giảm xuống

 Ph ạm vi áp dụng: Chỉ nên áp dụng trong trường hợp công việc giản đơn, không đòi hỏi kỹ năng

Theo chiến lược này, doanh nghiệp có thể bổ sung nhu cầu thiếu hụt trong các giai đoạn có nhu cầu tăng cao bằng các yêu cầu nhân viên làm thêm giờ ngoài giờ quy định

của Nhà nước mà không cần phải thuê thêm nhân công Doanh nghiệp cũng có thể để cho nhân viên của mình nghỉ ngơi trong các giai đoạn nhu cầu thấp mà không phải cho

họ thôi việc Tuy nhiên, khi nhu cầu tăng quá cao, việc huy động nhân viên làm thêm

giờ một mặt doanh nghiệp phải trả thêm chi phí, mặt khác mức độ kéo dài ngày làm

việc cũng có thời hạn nhất định vì nó liên quan đến độ dài của một ngày đêm, thể lực

của con người và chính sách của Nhà nước trong từng giai đoạn

Trong những giai đoạn có nhu cầu thấp, doanh nghiệp để cho nhân viên nghỉ ngơi,

đó là một gánh nặng Doanh nghiệp chỉ có thể chịu được gánh nặng đó khi nó không

lớn lắm

Nhìn chung, chiến lược này có ưu, nhược điểm sau:

 Ưu điểm:

- Ổn định nguồn nhân lực;

- Tạo thêm việc làm tăng thu nhập cho người lao động;

- Giúp doanh nghiệp đối phó kịp thời với những biến động của thị trường;

- Giảm được các khoản chi phí liên quan đến đào tạo, huấn luyện, học việc,

 Nhược điểm:

- Năng suất lao động biên tế giảm;

- Lương sản xuất ngoài giờ tăng cao gấp 1,5 – 2 lần so với lương hành chính làm cho:

 Giá thành tăng cao;

 Công nhân quen với đơn giá lương ngoài giờ, do đó dễ dẫn đến tình trạng chán nản khi làm trong giờ

- Không đảm bảo sức khỏe cho người lao động, công nhân mỏi mệt dễ sai sót trong quá trình sản xuất dẫn đến sản phẩm nhiều khuyết tật

 Ph ạm vi áp dụng: nên áp dụng trong trường hợp lao động đòi hỏi kỹ năng tay

nghề phức tạp

Doanh nghiệp có thể chọn chiến lược thuê gia công ngoài khi nhu cầu sản phẩm vượt quá khả năng của công ty mà công ty không muốn tăng thêm lao động và các

điều kiện khác Doanh nghiệp cũng có thể nhận các hợp đồng từ bên ngoài về làm tại doanh nghiệp khi doanh nghiệp có thừa khả năng nhằm tận dụng các phương tiện, lao động dư thừa Trường hợp thuê gia công bên ngoài doanh nghiệp thường phải trả chi phí cao hơn mức tự làm

Nhìn chung, chiến lược này có ưu, nhược điểm sau:

 Ưu điểm:

- Đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng trong những trường hợp doanh nghiệp chưa kịp đầu tư mở rộng năng lực sản xuất;

- Tận dụng được công suất của thiết bị, máy móc, diện tích sản xuất, lao động;

- Tạo sự linh hoạt, nhạy bén trong điều hành;

- Giảm được chi phí đào tạo và sa thải

 Nhược điểm:

- Không kiểm soát được thời gian, sản lượng, chất lượng trong trường hợp đặt ngoài gia công;

- Phải chia sẻ lợi nhuận cho bên nhận hợp đồng gia công;

- Tạo cơ hội cho đối thủ cạnh tranh tiếp cận khách hàng, do đó làm giảm khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, có thể mất khách hàng

 Ph ạm vi áp dụng:

- Ký hợp đồng với đơn vị có uy tín về chất lượng, về thời điểm giao hàng;

- Nên thuê bên ngoài thực hiện một giai đoạn công nghệ nhất định

Để giảm bớt các thủ tục hành chính phiền hà và tận dụng nguồn lao động không cần

có kỹ năng trong sản xuất, doanh nghiệp có thể sử dụng chiến lược thuê công nhân làm bán thời gian Chiến lược này đặc biệt áp dụng có hiệu quả đối với các doanh nghiệp làm dịch vụ như: bốc xếp, vận chuyển hàng hoá, cửa hàng kinh doanh, siêu thị, Chiến lược này có ưu, nhược điểm sau:

 Ưu điểm:

- Giảm bớt thủ tục, trách nhiệm hành chính trong sử dụng lao động;

- Tăng được sự linh hoạt trong điều hành để thoả mãn tốt nhất nhu cầu khách hàng;

- Giảm được những khoản chi phí liên quan đến sử dụng lao động chính thức như: bảo hiểm, phụ cấp, ;

- Giảm chi phí đào tạo, sa thải

 Nhược điểm:

- Chịu sự biến động lao động rất cao;

- Có thể lao động bỏ dở công việc giữa chừng khi có doanh nghiệp khác mời chào hấp dẫn hơn, vì họ không có sự ràng buộc về trách nhiệm;

- Năng suất lao động thấp, chất lượng sản phẩm có thể giảm hoặc không cao như mong muốn;

- Điều hành sản xuất khó khăn

vị bộ đội, sinh viên, học sinh, các người đã về hưu…) dùng tổ chức của đơn vị được thuê để điều hành sản xuất

4.2.2 Các chi ến lược chủ động

Các chiến lược chủ động là các chiến lược tác động trực tiếp vào cầu, làm cho cầu thay đổi theo khả năng của doanh nghiệp

Trong trường hợp nhu cầu thấp, doanh nghiệp có thể thực thi chiến lược tác động đến nhu cầu bằng các hình thức khác nhau như:

- Tăng cường quảng cáo, khuyến mãi;

- Tăng số lượng nhân viên bán hàng, mở rộng hình thức bán hàng;

- Áp dụng hình thức bán hàng theo khối lượng mua;

- Chính sách giảm giá,

Áp dụng các hình thức trên đây có những ưu, nhược điểm như sau:

 Ưu điểm:

- Cho phép doanh nghiệp sử dụng hết khả năng sản xuất;

- Tăng số lượng khách hàng và số lượng hàng hoá của doanh nghiệp;

- Tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp

 Nhược điểm:

- Nhu cầu thường không chắc chắn và khó dự báo chính xác;

- Giảm giá có thể làm phật lòng khách hàng thường xuyên;

- Nhiều trường hợp không áp dụng được hình thức này

 Ph ạm vi áp dụng: Áp dụng trong thời gian ngắn với việc quảng cáo rất rộng rãi

Trường hợp nhu cầu cao trong khi khả năng sản xuất của doanh nghiệp thấp, không

đủ sức đáp ứng nhu cầu thì doanh nghiệp có thể sử dụng chiến lược đặt cọc trước Đặt

cọc trước là hình thức mà khách hàng có nhu cầu mua tiến hành đặt hàng và có khi trả

tiền trước cho người cung cấp để được nhận hàng vào thời điểm mà họ cần Theo hình

thức này, doanh nghiệp nhận đặt cọc phải thoả mãn nhu cầu của khách hàng theo đúng yêu cầu vào những thời điểm xác định đã được thoả thuận thống nhất giữa hai bên Ví

dụ như mua chỗ đỗ xe trước, đặt tiệc trước, đặt đơn hàng vận chuyển trước, hoặc các doanh nghiệp bán xe hơi…Tuy nhiên, đối với các sản phẩm tiêu dùng thì không thể áp

dụng chiến lược này

 Ưu điểm:

- Cân bằng khả năng và nhu cầu;

- Tạo ra nguồn thu nhập ổn định cho đơn vị

 Nhược điểm:

- Khách hàng có thể bỏ đơn vị để tìm nhà cung cấp khác;

- Khách hàng có thể không hài lòng khi nhu cầu không được thoả mãn

 Ph ạm vi áp dụng: Áp dụng khi nhu cầu tăng đột biến

Một trong những chiến lược được các nhà kinh doanh quan tâm thực hiện là việc

kết hợp sản xuất các loại sản phẩm theo các mùa vụ khác nhau, để bổ sung cho nhau

Ví d ụ, một công ty chế biến thực phẩm vừa sản xuất vừa cung cấp các thực phẩm tươi

sống theo mùa theo tư duy “mùa nào thức ấy”, vừa sản xuất vừa kinh doanh các loại

sản phẩm khô có thể dùng cho các mùa khác nhau trong năm

Chiến lược này có ưu, nhược điểm sau:

 Ưu điểm:

- Tận dụng được các nguồn lực của doanh nghiệp;

- Ổn định quá trình sản xuất;

- Đảm bảo công ăn việc làm cho người lao động;

- Giữ khách hàng thường xuyên;

- Tránh được ảnh hưởng của mùa vụ

 Nhược điểm:

- Doanh nghiệp có thể gặp rủi ro khi vấp phải những vấn đề vượt khỏi tầm chuyên môn của mình;

- Việc điều độ sản xuất phải hết sức linh hoạt và nhạy bén

 Ph ạm vi áp dụng: Nên sản xuất những mặt hàng đối trọng có cùng quy trình

công nghệ

Trong mục này sẽ trình bày một số kỹ thuật chủ yếu mà nhà quản trị có thể dùng để

đề ra kế hoạch tổng hợp của mình Những kỹ thuật này được trình bày từ đơn giản đến

phức tạp

4.3.1 Phương pháp trực quan (phương pháp kinh nghiệm)

Ta bắt đầu phương pháp đã được dùng ở khá nhiều các doanh nghiệp, đặc biệt là ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam, đó là phương pháp định tính, dùng trực giác

cảm quan để lập kế hoạch Đó là phương pháp kém khoa học nhất và ít được các doanh nghiệp mong muốn sử dụng nhất Sở dĩ các doanh nghiệp vừa và nhỏ được

trang bị những kiến thức cần thiết, họ thường tiến hành kinh doanh bằng trực quan, kinh nghiệm

Trong các doanh nghiệp thực thi kỹ thuật hoạch định này thường có những xung đột

giữa các nhóm chức năng khác nhau Ví dụ: Nhà quản trị marketing thì muốn doanh

nghiệp có nhiều loại mặt hàng và có một lượng tồn kho đủ lớn để bán và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng Ngược lại, nhà quản trị tài chính lại muốn giảm thiểu mức

tồn kho để giảm được chi phí tồn trữ Trong khi đó, các quản đốc phân xuởng lại muốn

có càng ít chủng loại sản phẩm càng tốt để dễ điều hành sản xuất

Do các xung đột xảy ra quanh những công việc như vậy, nên kết luận về kế hoạch

và chính sách thường ngã theo ý cá nhân có quyền lực mạnh nhất hơn là theo một kế

hoạch thống nhất

Có nhiều hãng, nhiều công ty lại không tiến hành hoạch định tổng hợp thường xuyên mà thường dùng một kế hoạch được sử dụng ban đầu để sử dụng lặp đi lặp lại

hết năm này qua năm khác, theo một lịch trình cố định, có một vài điều chỉnh nhỏ cho phù hợp với nhu cầu mới của môi trường kinh doanh và thị trường

Phương pháp này phát huy tác dụng đối với các doanh nghiệp đã có ít nhiều uy tín, nhu cầu của thị trường rất lớn, ổn định Tuy nhiên, phương pháp này đi theo một lối mòn do không tiến hành phân tích thường xuyên các điều kiện, các yếu tố để điều

chỉnh kế hoạch kinh doanh tổng hợp cho phù hợp với sự biến động rất nhanh của thị trường và môi trường kinh doanh

Phương pháp này có những ưu, nhược điểm sau :

 Ưu điểm: nhanh và rẻ

 Nhược điểm: Khi nhân sự thay đổi thì phương pháp và mô hình sẽ thay đổi theo (vì phương pháp này hoàn toàn tuỳ thuộc vào kinh nghiệm và sự nhạy cảm của

mỗi người)

4.3.2 Phương pháp biểu đồ và phân tích chiến lược

Kỹ thuật hoạch định tổng hợp bằng biểu đồ và phân tích chiến lược được áp dụng ở nhiều doanh nghiệp vì chúng dễ áp dụng và có hiệu quả cao, do việc phân tích khá tỷ

mỉ các chi phí, từ đó chọn phương án có chi phí thấp hơn và có nhiều ưu điểm, ít nhược điểm hơn các phương án khác

Kỹ thuật này nhìn chung khá đơn giản nên rất phù hợp với các nhân viên văn phòng

và họ thường áp dụng trong hoạch định tổng hợp Nhìn chung, phương án này thường

trải qua 5 bước sau:

Bước 1: Xác định nhu cầu cho mỗi giai đoạn;

Bước 2: Xác định công suất khi làm trong giờ, làm thêm giờ và hợp đồng phụ ở mỗi

giai đoạn;

Bước 3: Xác định các loại chi phí cho việc tạo khả năng như chi phí tiền lương trả cho

lao động chính thức, chi phí tiền công làm thêm giờ, chi phí thuê mướn và sa thải, chi phí tồn trữ hàng…;

Bước 4: Xem xét chính sách của công ty với mức lao động và mức dự trữ tồn kho; Bước 5: Lập ra nhiều kế hoạch (phương án) khác nhau và xem xét, so sánh tổng chi

phí của chúng

Phương pháp này có những ưu, nhược điểm sau:

 Ưu điểm:

- Đơn giản và dễ hiểu;

- Có thể lập được rất nhiều phương án khác nhau

 Nhược điểm: Khó xác định được phương án tối ưu

Ta có thể minh họa phương pháp trên thông qua ví dụ sau:

Ví d ụ 4.1: Nhà máy cao su Bình Minh đã lập bảng dự báo nhu cầu hàng tháng cho

sản phẩm lốp xe Honda của mình cho 6 tháng đầu năm 2012 được cho ở bảng 4.1 sau:

B ảng 4.1: Dự báo nhu cầu sản phẩm lốp xe trong 6 tháng đầu năm 2012

Tháng Nhu c ầu (sp) s S ản xuất ố ngày

(ngày)

quân/ngày (sp/ngày)

Bộ phận sản xuất của nhà máy cung cấp những thông tin như sau:

 Số công nhân hiện có là 10 người

 Chi phí lưu kho: 5.000 đồng/sản phẩm/tháng

 Chi phí thuê ngoài gia công: 25.000 đồng/sản phẩm

 Chi phí tiền lương trong giờ: 10.000 đồng/giờ

 Chi phí tiền lương ngoài giờ: gấp 1,5 lần so với tiền lương trong giờ

 Thời gian sản xuất 1 sản phẩm: 1,6 giờ/sản phẩm

 Chi phí thuê và đào tạo 1 công nhân: 600.000 đồng

 Chi phí sa thải 1 công nhân: 700.000 đồng

 Không có tồn kho đầu kỳ

Với các dữ liệu trên, nhà máy có thể phân tích và xây dựng kế hoạch tổng hợp theo phương pháp biểu đồ và phân tích chiến lược như sau:

a) Chi ến lược thay đổi mức tồn kho (chiến lược sản xuất ổn định)

Theo chiến lược này, nhà máy sẽ bố trí sản xuất ổn định theo mức nhu cầu trung bình mỗi ngày

Mức nhu cầu trung bình mỗi ngày được tính như sau:

Đồ thị biểu diễn mức nhu cầu và mức sản xuất hàng ngày cho từng tháng thể hiện trong sơ đồ 4.1

Sơ đồ 4.2: Mức độ sản xuất và nhu cầu dự báo

Sơ đồ 4.1 cho thấy mức độ khác biệt giữa nhu cầu dự báo và mức sản xuất ổn định

của nhà máy Trong các tháng 1, 2, 3 nhu cầu thị trường thấp hơn mức sản xuất, nhà máy sẽ đưa hàng dư thừa vào dự trữ trong kho Lượng dự trữ trên sẽ được đem ra bán

dần vào những thời điểm nhu cầu vượt mức sản xuất ở các tháng 4, 5, 6

Theo chiến lược này mức tồn kho qua các tháng được thể hiện trong bảng 4.2 như sau:

B ảng 4.2: Kế hoạch sản xuất theo chiến lược thay đổi mức tồn kho

(Đơn vị tính: sản phẩm)

Tháng Nhu cầu

(SP)

Mức sản xuất trong

giờ Tăng giảm tồn kho

Tồn kho

cuối kỳ

Đơn vị/ngày

Tồn kho

Thiếu hàng

Mức sản xuất ổn định

Mức nhu cầu trung bình

mỗi ngày =

6.200

124

= 50 sản phẩm/ngày