QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC.

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU

Trong thời đại khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin ngày càng phát triển,các cơ quan, doanh nghiệp có thêm nhiều hình thức giao tiếp, truyền đạt thông tinvới nhau trong hoạt động điều hành và tổ chức Tuy nhiên, để đảm bảo tính chínhxác và hiệu quả công việc thì không thể không kể đến vai trò của văn bản Văn bảnđóng vai trò vô cùng quan trọng và không thể thiếu trong hoạt động của bất kỳ một

cơ quan, tổ chức nào Nó là phương tiện truyền đạt thông tin, là minh chứng chomọi hoạt động trong cơ quan, tổ chức Trong đó, công tác soạn thảo và ban hànhvăn bản là vấn đề cốt lõi, cần quan tâm đúng mức, giúp đám bảo cho hoạt động của

cơ quan, tô chức diễn ra một cách hệ thống, bài bản hơn

Trên thực tế, không chỉ ở các cơ quan nhà nước chú trọng, quan tâm đếncông tác soạn thảo và ban hành văn bản mà ở các doanh nghiệp cùng rất quan tâmđến vấn đề này Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thôngIntracom, tỉnh Quảng Ninh hàng ngày sản sinh một lượng văn bản tương đối lớn đềtrao đổi, giao dịch với các đối tác, khách hàng, Tuy nhiên, qua quá trình tìm hiểuthực tế tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom, tácgiả nhận thấy công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại đây còn một số hạn chế

tài “Quy trình soạn thảo và han hành văn bản tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây

dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom, thành phố Hà Nội” để làm bài tập lớn.

Đối tượng nghiên cứu của bài tập lớn: Quy trình soạn thảo và ban hành vănbản tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom, thànhphố Hà Nội

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu: Nghiên cứu được cơ sở lý thuyết và cơ sởpháp lý về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản Thực trạng một số lỗi phátsinh trong quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Đề xuất một số giảipháp khắc phục những lỗi này nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành

văn bản tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom,thành phố Hà Nội

Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp nghiên cứu tài liệu, phương pháp tưduy logic, phương pháp… Ngoài ra, tác giả còn sử dụng một số phương pháp khác

để làm bài tập lớn

Ý nghĩa của việc nghiên cứu bài tập lớn: Bài tập lớn được nghiên cứu nhằmđáp ứng các yêu cầu của bài thi kết thúc học phần, đồng thời thông qua việc tìmhiểu, nghiên cứu về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Công

ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom, thành phố Hà Nộitác giả chỉ ra một số lỗi thường phát sinh trong quy trình soạn thảo và ban hành vănbản Đồng thời đề xuất một số giải pháp khắc phục những lỗi đó, góp phần nângcao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản tại công ty

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, tác giả đã trìnhbày trong bài tâp lớn các nội dung:

1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

2 Một số lỗi thường phát sinh trong quy trình soạn thảo và ban hành vănbản tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom, thànhphố Hà Nội

3 Đề xuất một số giải pháp khắc phục các lỗi thường phát sinh trong quytrình soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng

và Giao thông Intracom, thành phố Hà Nội

PHẦN NỘI DUNG

1 CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

1.1 Một số khái niệm

1.1.1 Khái niệm “Quy trình soạn thảo văn bản”

Theo Giáo trình văn thư, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có đưa ra: “Quy

trình soạn thảo và ban hành văn bản là trình tự các bước cần thiết được sắp xếp có khoa học nhằm đạt được yêu cầu về thời gian và chất lượng văn bản.” [2; 83].

Đây là khái niệm tác giả sử dụng trong bài tập lớn này

1.1.2 Khái niệm “Công tác soạn thảo và ban hành văn bản”

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản là hoạt động của cá nhân trong cơquan, tổ chức, chịu trách nhiệm soạn thảo văn bản phải tiến hành nhằm ban hành racác văn bản chỉ đạo, điều hành hoặc truyền đạt các quyết định, thông tin quản lýcủa chủ thể ban hành theo đúng thể thức, trình tự, thủ tục và thẩm quyền luật địnhnhằm thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình

1.2 Yêu cầu của công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính

1.2.1 Yêu cầu về thẩm quyền

Yêu cầu về thẩm quyền ban hành văn bản được xem xét trên hai mặt vềthẩm quyền nội dung và thẩm quyền hình thức

Thẩm quyền về nội dung nghĩa là chủ thể quản lý chỉ được phép ban hành

nhũng văn bản để giải quyết những vấn đề, sự việc mà theo pháp luật chủ thể đó cóthẩm quyền giải quyết Nói cách khác, nội dung văn bản hành chính được soạn thảo

và ban hành phải đảm bảo phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơquan ban hành văn bản

Thẩm quyền về hình thức nghĩa là chủ thể quán lý được phép sử dụng những

loại hình văn bản mà luật pháp đã quy định cho mình trong việc ban hành văn bản.Văn bản được ban hành đúng thẩm quyền sẽ đảm bảo tính hợp pháp của văn bảnđó

1.2.2 Yêu cầu về văn phong và ngôn ngữ

Văn phong hành chính – công vụ là dạng ngôn ngữ tiếng Việt văn học tạothành hệ thống tương đối khép kín, hoàn chỉnh các phương tiện ngôn ngữ viết đặc

thù nhằm phục vụ cho các mục đích giao tiếp bằng văn bản trong lĩnh vực hoạt độngpháp luật và hành chính Văn phong cần đạt các yêu cầu sau:

Tính chính xác, mạch lạc: dùng từ ngữ chính xác, nhất quán; diễn đạt ý rõ

ràng, mạch lạc; câu văn chặt chẽ về ngữ pháp, logic về nghĩa và chính xác về chính

tả

Tính khuôn mẫu: văn bản được soạn thảo theo đúng thể thức, kỹ thuật Nhà

nước quy định Tính khuôn mẫu của văn bản giúp người soạn thảo đỡ tốn công sức,đồng thời giúp cho người đọc dễ hiểu

Tính nghiêm túc, trang trọng, lịch sự: văn bản thể hiện tiếng nói của chính

quyền vì vậy phải luôn đàm bảo sự nghiêm túc, trang trọng, lịch sự qua đó thể hiện

sự tôn trọng đối Với các chủ thể thị hành

Tính khách quan: văn bản phải trình bày thông tin một cách khách quan,

không thiên vị, không đưa quan điểm cá nhân vào trong văn bản; thông tin trìnhbày trong văn bản phải đúng với hiện thực khách quan; không sử dụng từ biểu cảm

Tính phổ thông, đại chúng: văn bản phải được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu,

ngắn gọn, không lạm dụng các thuật ngữ chuyên ngành

Ngôn ngữ dùng trong văn bản hành chính cần đảm bảo:

Chuẩn xác: đảm bảo chuẩn mực và chính xác về nghĩa của từ, chính tả, dễ

hiểu, phổ thông đại chúng, không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoàinếu không thực sự cần thiết

Cách hành văn: cách đặt câu đúng ngữ pháp và cách diễn đạt bằng văn viết,

không sử dụng văn nói Câu khẳng định được sử dụng phổ biến trong văn bản hànhchính, trong một số trường hợp có thể thay thế bằng câu phủ định Câu chủ độngđược sử dụng phổ biển hơn câu bị động nhưng trong trường hợp cần nhấn mạnh sẽ

sử dụng câu bị động

1.2.3 Yêu cầu về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản

“Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cá các loại văn bản và các thành phần

bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn”

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được quy định cụ thể tạiKhoản 2 Điều 8 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ

về Công tác văn thư Thể thức văn bán hành chính bao gồm các thành phần chính:Quốc hiệu và Tiêu ngữ; Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; Số, ký hiệu củavăn bản; Địa danh và thời gian ban hành văn bản; Tên loại và trích yếu nội dung

văn bản; Nội dung văn bản; Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyển;Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức; Nơi nhận

Ngoài các thành phần quy định tại Khoản 2 Điều này, văn bản có thể bổsung các thành phần khác như: Phụ lục; Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn

về phạm vi lưu hành; Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành;Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử: trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.Hình thức văn bản phải phù hợp với loại văn bản, đảm bảo thực hiện theo đúng quyđịnh hiện hành Văn bản phải được trình bày đúng kỹ thuật và đảm bảo các phầntrong nội dung được bố trí, sắp xếp và trình bày đúng theo quy định

1.2.4 Yêu cầu về nội dung

Nội dung là phần quan trọng nhất, là cốt lõi của một văn bản bao gồm tất cảnhững vấn đề liên quan đến công việc cần ban hành văn bản Nội dung của văn bảncần đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau:

Thứ nhất, nội dung văn bản phải đảm báo có tính mục đích:

Văn bản quản lý hành chính nhà nước được ban hành với danh nghĩa là cơquan cơ quan Nhà nước nhằm để ra các chủ trương, chính sách hay giải quyết cácvấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đó Do đó, khi soạn thảo tiến tớiban hành văn bản nào đó đòi hỏi phải có tính mục đích rõ ràng

Thứ hai, nội dung văn bản phải có tính khoa học:

Các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản phải được xử lý và đảm bảochính xác, mang tính khoa học Phải được viết ngắn gọn, đủ ý, rõ ràng, dễ hiểu,logíc về nội dung, bố cục chặt chẽ, thể thức theo quy định của Nhà nước và nộidung phải nhất quán Đảm bảo các yêu cầu về mặt thể thức, sử dụng tốt ngôn ngữpháp luật hành chính, đảm bảo tính hệ thống của văn bản

Thứ ba, văn bản khi ban hành phải đảm bảo tính phổ thông, đại chúng:

Văn bản phải được viết rõ ràng để phù hợp với trình độ dân trí nói chung đểmọi đối tượng có liên quan đến việc thi hành văn bản đều có thể nắm hiểu được nộidung văn bản đẩy đủ Văn bản quản lý hành chính nhà nước có liên quan trực tiếpđến nhân dân, nên văn băn phải có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với trình độdân trí, đảm bảo tối đa tỉnh phố cập, song không ảnh hưởng đến nội dung nghiêmtúc, chặt chẽ và khoa học của văn bản

Thứ tư, văn bản khi ban hành phải đàm bảo tính khả thi:

Nội dung của văn bản được thi hành đẩy đủ và nhanh chóng văn bản cầnphải đủ các điều kiện sau:

+ Nội dung phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý,nghĩa là phải phù hợp với trình độ năng lực khả năng vật chất của chủ thể thi hành

+ Khi quy định các quyền cho chủ thể được hưởng phải kèm theo các điềukiện để đảm bảo thực hiện các quyền đó

+ Phải nắm vững được khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản,nhằm xác lập trách nhiệm cùa các trường hợp cụ thể

Thứ năm, văn bản phải đảm bảo tính hợp pháp:

Văn bản ban hành phải theo đúng thẩm quyền, nội dung văn bản tuân theonhững quy định của Hiến pháp, pháp luật hiện hành và các văn bản do cấp trên banhành

1.2.5 Yêu cầu về bố cục

Theo nghĩa khái quát nhất, bố cục của văn bản quản lí nhà nước là sự sắpxếp, phân bố các thành phần thuộc thể thức văn bản theo vị trí trên dưới, trước sau,phải trải nhằm đảm bảo tính hợp lí của văn bản

Hiện nay, bố cục tổng thể của văn bản quản lí nhà nước được các cơ quannhà nước có thẩm quyền quy định cụ thể để thực hiện thống nhất trong cả nước.Các quy định về vấn đề này thể hiện tập trung nhất ở Nghị định 30/2020/NĐ-CPcủa Chính phủ về Công tác văn thư Do bố cục chung của văn bản quản lí nhà nước

đã được quy định thống nhất cho nên khi nghiên cứu bố cục của loại văn bản nàyngười ta thường quan tâm đến hố cục nội dung văn bản

Ngoài những yêu cầu cơ bản trên, khi soạn thảo văn bản quản lý nhànước còn cần lưu ý đến những yêu cầu khác như yêu cần về: Quy trình soạn thảo,yêu cầu về thời gian soạn thảo…

1.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

Trong sách Lý luận và phương pháp công tác văn thư, tác giả Vương Đình

Quyền đề cập “Quy trình soạn thảo văn bản là khải niệm dùng đê chi trình tự các

công việc cần tiến hành trong quả trình soạn thảo một vãn bản đê ban hành” [19;

tr 165] Quy trình soạn thảo văn bản cho phép định hướng từ đầu một cách họp lýnhất đối với từng cơ quan, từng đơn vị, từng loại văn bản được soạn thảo

Quy trình soạn thảo và ký ban hành văn bản hành chính theo Nghị định Số30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư vớiquy trình cụ thể:

1.3.1 Soạn thảo văn bản

- Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn

bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thâm quyềngiao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn tháo văn bản.

- Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện cáccông việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cầnsoạn thào; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thào văn bản đúng hình thức,thể thức và kỳ thuật trình bày

- Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bảnngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyên bản thảo văn bản, tài liệukèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết

- Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyềncho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bảnđến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giaonhiệm vụ soạn thảo văn bản

- Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trướcngười đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chứctrách, nhiệm vụ được giao

1.3.2 Duyệt bản thảo

- Bản thảo vãn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt

- Trường hợp bản thảo văn bản đà được phê duyệt nhưng cần sửa chừa, bôsung thì phải trình người có thâm quyền ký xem xét, quyết định

1.3.3 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

- Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu tráchnhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung vănbản

- Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bảy văn bảnphải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trướcpháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

1.3.4 Ký ban hành văn bản

Cơ quan làm việc theo chế độ thủ trưởng: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức

có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó

ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản

thuộc thåm quyền của người đứng đầu Trường hợp cấp phó được giao phụ trách,điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng

Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể: Người đứng đầu cơ quan, tổchức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức Cấp phó củangười đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơquan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bảnthuộc lĩnh vực được phân công phụ trách

Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủyquyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình

ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký Việc giao ký thừa ủy quyềnphải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền.Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký Vănbản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơquan, tổ chức ủy quyền Người đứng đầu cơ an, tổ chức có thể giao người đứng đầuđơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản Người được kýthừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay Việc giao ký thừa lệnh phải được quyđịnh cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổchức Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do minh

ký ban hành Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước phápluật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành

Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, khôngdùng các loại mực dễ phai Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện

ký số

Tóm lại, các công đoạn của trình tự ban hành một văn bản cụ thể có thể cóđược chi tiết hóa tùy theo tính chất, nội dung của từng văn bản cụ thể Thực hiệncác bước trong quy trình soạn thảo, giúp cho người soạn thảo đảm bảo về nội dungcủa văn bản và thực hiện được mục đích đề ra khi ban hành văn bản

1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến soạn thảo và ban hành văn bản

1.4.1 Yếu tố con người

Thứ nhất, muốn công tác soạn thảo và ban hành văn bản đạt hiệu quả caonhất thì trước hết đội ngũ nhân sự phải nhận thức được tầm quan trọng của công tácsoạn thảo và ban hành văn bản Khi nhận thức được tầm quan trọng của công tác

này, nhân sự sẽ thực hiện đúng và luôn cập nhật theo những quy định của nhà nước

và quy định của Công ty về soạn thảo và ban hành văn bản

Thứ hai, nhân sự trong Công ty tham gia công tác soạn thảo và ban hành vănbán phải có nghiệp vụ soạn thảo văn bản cụ thê Đối với những nhân viên văn thư,hành chính trong Công ty ít nhất là cử nhân chuyên ngành quán trị văn phòng, vănthư - lưu trừ, hành chính - nhân sự, có kiến thức chuyên môn về công tác văn thưnói chung và công tác soạn thảo và ban hành văn bản nói riêng Đối với nhữngnhân viên trong Công ty kiêm nhiệm có liên quan đến công tác soạn thảo và banhành văn bản được học qua các lớp đào tạo nghiệp vụ soạn thảo và ban hành vãnbán ngắn hạn, đáp ứng được những nội dung cơ bản về công tác này

Ngoài ra, nhân viên Công ty tham gia công tác soạn thảo và ban hành vănbán cần thành thạo máy tính, có kiến thức cơ bàn về tin học, sử dụng thành thạo cácphần mềm hỗ trợ soạn thảo và ban hành văn bản: Microsoft Office Word, MicrosoftOffice Excel Họ có the tìm hiểu, nắm bắt việc sử dụng các phần mềm đê ứngdụng tốt vào từng công việc cụ thê

1.4.2 Yếu trang, thiết bị, cơ sở vất chất

Yếu tố trang thiết bị, cơ sở vật chất cũng ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quảcủa công tác soạn thảo và ban hành vãn bản

Các yếu tố trang thiết bị tác động trực tiếp tới công tác soạn thảo và banhành văn bán như: máy tính, máy in, máy photo, cũng như các điều kiện về cơ sởvật chất như: bàn ghế, phòng ốc,

Ngoài ra cần phải bảo đảm được các đường truyền mạng internet để bảođảm cho hoạt động của công ty diễn ra một cách thông suốt, đây là yếu tố tác độngtrực tiếp tới quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

2 MỘT SỐ LỖI THƯỜNG PHÁT SINH TRONG QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI.

2.1 Khái quát về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Công

ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom

2.1.1 Chức năng

Văn phòng Công ty là nơi thực hiện các bước trong quy trình của công tácsoạn thảo và ban hành văn bản Văn phòng tại Công ty thực hiện hai chức năng

chính là tham mưu - tổng hợp và hậu cần Văn phòng giúp việc trực tiếp cho BanGiám đốc, tham mưu ý kiến cho Ban Giám đốc trong điều hành công việc hàngngày:

Tham mưu cho Ban lãnh đạo Công ty về to chức bộ máy hoạt động và côngtác tổ chức cán bộ của Công ty Thực hiện các chế độ chính sách cho người laođộng về lao động tiền lương, bảo hiểm, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ truyềnthông, hành chín, văn thư, lưu trữ, lễ tân Là cầu nối công tác từ Ban giám đốc đếncác bộ phận cá nhân và ngược lại.Là cầu nối xây dựng, ban hành, hướng dẫn kiểmtra đôn đốc việc thực hiện các chính sách Công ty và thu thập phản hồi một cáchkịp thời chính xác Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị vãn phòng phục vụ hoạtđộng sản xuất kinh doanh của Công ty

Tham mưu cho Ban lãnh đạo xây dựng duy trì và phát triền môi trường làmviệc văn minh thân thiện và chuyên nghiệp Cập nhật, tuyên truyền, phổ biến cácvăn bản pháp luật hướng dần giải đáp việc áp dụng các văn bản pháp luật liên quanđến hoạt động sàn xuất kinh doanh của Công ty; Định kỳ kiêm tra và đánh giá việcvận dụng các quy định pháp luật của Phòng (Ban) trong quá trình thực hiện nhiệm

vụ được giao Giải quyết khiếu nại, tranh chấp phát sinh trong nội bộ Công ty,Công ty với các tô chức cá nhân bên ngoài Công ty

ty, đồng thời đôn đốc, theo dõi việc thực hiện kế hoạch đó Thu thập thông tin và

xử lý thông tin, chuẩn bị văn bản đề ra quyết định quản lý theo sự phân công củaBan Lãnh đạo Công ty Quản lý văn bản đến văn bản đi của Công ty Quản lý sửdụng con dấu của Công ty theo đúng chế độ điều lệ văn thư lưu trừ Đảm bảo nhucầu hậu cần, mua sắm quản lý tài sản phục vụ hoạt động quản lý

Trực tiếp quản lý hợp đồng lao động chế độ chính sách với cán bộ côngnhân viên về tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế Quản lý công nhân, kỷluật lao động, thi đua khen thưởng, đào tạo, tuyển dụng công nhân viên

Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công ty bao gồm:

Bộ phận

Hành chính Bộ phân nhân sự Bộ phận IT Bộ phận lễ tân Bộ phận lái xe

CHÁNH VĂN PHÒNG

PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG

Sơ đồ 1 Cơ cấu tổ chức văn phòng Công ty

Hiện nay, nhân sự thuộc Văn phòng Công ty bao gồm 09 nhân sự: 01 ChánhVăn phòng, 01 Phó Chánh văn phòng, 01 Nhân viên hành chính, 01 nhân viên nhân

sự, 01 nhân viên IT, 01 nhân viên lề tân và 03 lái xe Mồi người có một chức năng,nhiệm vụ riêng về các lĩnh vực khác nhau, nhằm đảm bảo thực hiện được chứcnăng, nhiệm vụ chung của Văn phòng Công ty và hoạt động

2.2 Thực trạng một số lỗi thường phát sinh trong quy trình soạn thảo

và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom, thành phố Hà Nội

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xâydựng Hạ tầng và Giao thông Intracom, thành phố Hà Nội được thực hiện cơ bảnbảo đảm và tuân thủ theo các quy định của pháp luật, cụ thể là Nghị định số30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về Công tác Văn thư Tuy nhiên, trong quy trìnhsoạn thảo và ban hành văn bản, tuy nhiên trong quá trình soạn thảo và ban hành vănbản vẫn phát sinh một số lỗi trong quy trình soạn thảo và ban hành văn bản, cụ thể:

2.2.1 Chuẩn bị soạn thảo

Căn cứ vào tính chất, nội dung văn bản cần soạn thảo, Ban lành đạo Công tyhoặc trưởng phòng (ban) giao cho một đơn vị có chức năng hoặc một nhân viênsoạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo Từ đó đơn vị hoặc nhân viên được giao chủ trìsoạn thảo văn bản phải thực hiện các công việc như sau:

Xác định hình thức, nội dung và độ mật, khẩn nơi nhận văn bản tại công tyđược thực hiện một cách nghiêm túc, có hiệu quả, các nội dung của văn bản đượcxác định một cách chính xác, phù hợp Việc phân công soạn thảo được thực hiệnđúng đối tượng, đúng chức năng, nhiệm vụ