KHẢO SÁT MỘT SỐ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN QUỸ ĐẤT HUYỆN GIA LÂM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Họ và tên sinh viên HOÀNG THỊ NHUNG BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 19B (KHÓA 2019 2023) Tên cơ quan TRUNG.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Họ và tên sinh viên: HOÀNG THỊ NHUNG

BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 19B (KHÓA 2019-2023)

Tên cơ quan: TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN QUỸ ĐẤT HUYỆN GIA LÂM Địa chỉ: Số 3 Phố Thuận An, Thị trấn Trâu Quỳ, Huyện Gia Lâm, Hà NộiCán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Nguyễn Thị Phương Hiền

Giảng viên hướng dẫn: TS Nguyễn Mạnh Cường

HÀ NỘI - 2022

LỜI CẢM ƠN

Trải qua quá trình kiến tập tại “Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm”,

21 ngày là khoảng thời gian không quá dài mà cũng không ngắn, đã giúp em đã nhậnthức được sâu sắc, rõ ràng hơn là trong cuộc sống này không có những bước đi, sựthành công nào là không gắn liền với sự hỗ trợ, giúp đỡ, quan tâm của mọi người xungquanh

Để có những trải nghiệm và hoàn thành bài báo cáo kiến tập này, đầu tiên emxin gửi lời cảm ơn chân thành đến Quý thầy cô Khoa Quản trị văn phòng – TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốnkiến thức quý báu cho chúng em trong suốt thời gian học tập tại trường Và đặc biệttrong kỳ học này đã tổ chức cho sinh viên chúng em được có cơ hội được học tập, tiếpcận một kỳ kiến tập ý nghĩa, thú vị và hữu ích

Tiếp đến, em xin chân thành cảm ơn Ban Lãnh Đạo, các phòng ban, các anh chị

Bộ phận văn thư, đặc biệt là cô Nguyễn Thị Phương Hiền, cán bộ hướng dẫn trực tiếp cho chúng em đã tạo điều kiện thuận lợi cho chúng em được tìm hiểu thực tiễn, giúp

đỡ, cung cấp những số liệu thực tế để em có thể hoàn thành tốt chuyên đề trong suốtquá trình kiến tập tại cơ quan

Vì đây là lần đầu tiên em tiếp xúc với khối tài liệu lớn cùng với kiến thức củabản thân còn nhiều hạn chế, trình độ lý luận cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạnhẹp nên trong quá trình kiến tập, cũng như là trong quá trình làm bài báo cáo, khótránh khỏi những sai sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp thầy, cô để em họcthêm được nhiều kinh nghiệm và sẽ hoàn thành tốt hơn các bài báo cáo sắp tới

Em xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là báo cáo kiến tập do chính em trình bày Các thông tin,

số liệu nêu trong bài báo cáo là hoàn toàn đúng sự thật, có nguồn gốc rõ ràng, đã công

bố theo đúng quy định và trình bày đầy đủ, đúng yêu cầu đối với báo cáo kiến tập mànhà trường quy định Các kết quả nghiên cứu trong bài báo cáo do em tự tìm hiểu,phân tích trung thực khách quan và phù hợp với thực tiễn về công tác văn phòng tạiTrung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm Nếu có gì sai sót em xin hoàn toàn chịutrách nhiệm về bài báo cáo

Sinh viên

Hoàng Thị Nhung

DANH MỤC VIẾT TẮT

CB, CC, VC Cán bộ, công chức, viên chức

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu của đề tài 1

3 Đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu 2

4 Nguồn tài liệu tham khảo 2

5 Phương pháp nghiên cứu 3

6 Bố cục đề tài 3

PHẦN NỘI DUNG 4

Chương 1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN QUỸ ĐẤT HUYỆN GIA LÂM 4

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm 4

1.1.1 Vị trí, chức năng của Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm 4

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm 4

1.2 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm 6

Tiểu kết Chương 1 6

Chương 2 KHẢO SÁT MỘT SỐ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN QUỸ ĐẤT HUYỆN GIA LÂM 7

2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng 7

2.1.1 Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ cơ cấu tổ chức của Tổ hành chính - Tổng hợp 7

2.1.2 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng của Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm 8

2.2 Tìm hiểu về soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 11

2.2.1 Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành 11

2.2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản 11

2.2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 11

2.2.4 Quy trình soạn thảo văn bản 12

2.3 Quản lý văn bản đi 14

2.4 Quản lý và giải quyết văn bản đến 17

2.5 Quản lý và sử dụng con dấu 19

2.6 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 20

2.6.1 Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan tổ chức 20

2.6.2 Xây dựng và ban hành các danh mục hồ sơ 21

2.6.3 Phương pháp lập hồ sơ 21

2.6.4 Nộp hồ sơ vào tài liệu lưu trữ cơ quan 22

2.7 Tìm hiểu về văn hóa công sở, nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp 23

2.7.1 Các quy định hiện hành của Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm. 23

2.7.2 Nhận xét đánh giá chung 25

2.8 Tìm hiểu thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 25

2.8.1 Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của Trung tâm 25

2.8.2 Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng 26

2.8.3 Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 27

Tiểu kết Chương 2 28

Chương 3 NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN QUỸ ĐẤT HUYỆN GIA LÂM VÀ ĐƯA RA MỘT SỐ KIẾN NGHỊ GIẢI PHÁP 29

3.1 Đánh giá chung 29

3.1.1 Ưu điểm 29

3.1.2 Hạn chế 30

3.1.3 Nguyên nhân dẫn đến hạn chế trong công tác văn phòng 30

3.2 Một số kiến nghị giải pháp, nhằm nâng cao hiệu quả cho công tác văn phòng tại Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm 31

Tiểu kết Chương 3 32

KẾT LUẬN 33

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 34

PHỤ LỤC 35

LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Văn phòng được coi là vị trí trung tâm kết nối hoạt động quản lý điều hành giữacác cấp các bộ phận trong tổ chức, là đầu mối thu thập, sàng lọc, xử lí, tổng hợp vàphân tích thông tin của cơ quan, văn phòng còn là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệđối nội và đối ngoại của cơ quan thông qua văn bản giao dịch Không chỉ vậy, vănphòng còn được ví như người dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của đơn vị nóichung và các nhà lãnh đạo nói riêng bảo quản thông tin cho hoạt động quản lý, thựchiện công tác văn thư lưu trữ

Cùng với sự phát triển của đất nước, công tác hành chính văn phòng đang dầnkhẳng định vị thế của mình và cũng từ đó khẳng định vai trò của người nhân viên vănphòng trong thời kỳ hiện đại Để đáp ứng nhu cầu của xã hội, phù hợp với sự thay đổicủa khoa học công nghệ thì hoạt động của các văn phòng trong cơ quan ngày càngđược mở rộng và nâng cao Chính vì vậy công tác hành chính văn phòng ngày càng trởnên quan trọng, là thành phần then chốt không thể thiếu được trong hoạt động của cơquan quản lý Nhà nước cũng như các hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp Xuất phát từ những yêu cầu này, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã cho sinhviên năm 3 của Khoa Quản trị văn phòng chúng em đến các cơ quan trực tiếp để quansát, rèn luyện với phương châm gắn liền giữa lý luận với thực tiễn trong công tác đàotạo, cũng như rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, hiểu rõ được tầm quan trọng của vănphòng nói chung và công tác hành chính văn phòng nói riêng Đây chính là dịp để sinhviên chúng em có thể củng cố lại kiến thức, vận dụng những lý thuyết đã được học vào

công việc thực tế tại cơ quan Trên cơ sở đó em đã quyết định chọn đề tài “Khảo sát,

tìm hiểu công tác văn phòng tại Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm” làm đề

tài nghiên cứu của mình

2 Mục tiêu của đề tài

Đề tài được nghiên cứu, thực hiện nhằm giải quyết các mục tiêu cơ bản sau: Qua quá trình kiến tập, tìm hiểu, nghiên cứu sinh viên có thể vận dụng nhữngkiến thức lý thuyết đã được học để rèn luyện kỹ năng thực hành

Khái quát được tình hình tổ chức, hoạt động của Trung tâm phát triển quỹ đấthuyện Gia Lâm, khái quát một cách rõ nhất về chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm và

trên cơ sở đó là khái quát về công tác văn phòng tại Trung tâm với các công tác quản

lý văn bản đi- đến, quá trình soạn thảo, ban hành văn bản…

Dựa trên bài nghiên cứu đưa ra một số nhận xét, kiến nghị nhằm nâng cao hiệuquả công tác văn phòng Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm, góp phần làmcho công tác văn phòng tại Trung tâm được thực hiện một cách tốt hơn

3 Đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: đối tượng nghiên cứu mà đề tài này hướng tới là thựctrạng công tác văn phòng tại Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm

Phạm vi nghiên cứu: trong thời gian từ năm 2019-2022, không gian nghiên cứucủa đề tài là Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm

4 Nguồn tài liệu tham khảo.

(1) Quyết định số: 4110/QĐ-UBND ngày 04/05/2018 của UBND huyện GiaLâm về Ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của Trung tâm phát triển quỹ đấthuyện Gia Lâm

(2) Quyết định số: 156/QĐ-TTPTQĐ Ngày 04/9/2020 về quy chế làm việc củaTrung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm

(3) Nghị định 30/2020/NĐ-CP Về công tác văn thư

(4) Nghị định số 58/2001/NĐ-CP Ngày 24/8/2001 của chính phủ về quản lý và

(8) Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ về hướngdẫn xây dựng quy chế văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức

(9) Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/08/2007 của Thủ tướng Chínhphủ ban hành Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước

(10) Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/08/2007 của Thủ tướng Chínhphủ ban hành Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước

(11) Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (2009) Nghiệp vụ Văn thư Nhà xuất bản

Văn hoá Thông tin

(12) Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 về thể thức, kỹ thuật trìnhbày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng,Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch.

(13) Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫnquản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

(14) Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn

về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

5 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài này, em đã sử dụng những phương pháp nghiên cứu:

- Phương pháp thu thập thông tin: từ các tài liệu, sách báo, nhằm mục đíchtìm ra những khái niệm và các thông tin làm cơ sở lý luận cho đề tài

- Phương pháp phân tích, xử lý số liệu: Phân tích từ các nguồn tài liệu có sẵn

về công tác văn phòng tại Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm, tổnghợp, thống kê các thông tin thu thập được trong quá trình nghiên cứu

- Phương pháp quan sát, khảo sát thực tế

Chương 3: Nhận xét, kiến nghị công tác văn phòng tại Trung tâm phát triển quỹđất huyện Gia Lâm và đưa ra một số giải pháp, kiến nghị

PHẦN NỘI DUNG Chương 1

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN QUỸ ĐẤT

HUYỆN GIA LÂM

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm.

1.1.1 Vị trí, chức năng của Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm.

Trung tâm Phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm ( sau đây gọi tắt là Trung tâm) làđơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc UBND huyện Gia Lâm

Trung tâm Phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm có tư cách pháp nhân và con dấuriêng; được mở tài khoản tài Kho bạc Nhà nước và Ngân hàng theo quy định hiện hànhcủa nhà nước và pháp luật

Trung tâm Phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm có chức năng tạo lập, phát triển,quản lý, khai thác quỹ đất, tổ chức thực hiện việc bồi thường, hỗ trợ và tái định cư,nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất của các tổ chức, hộ gia đình, cá nhân, tổ chứcthực hiện việc đấu giá quyền sử dụng đất và thực hiện các dịch vụ khác trong lĩnh vựcđất đai trên địa bàn huyện

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm.

Tổ chức thực hiện việc đầu tư xây dựng tạo lập và phát triển quỹ nhà, đất táiđịnh cư để phục vụ để phục vụ Nhà nước thu hồi đất và phát triển kinh tế - xã hội tạiđịa phương khi được cơ quan có thẩm quyền giao;

Thực hiện việc nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất theo quy định của phápluật;

Quản lý quỹ đất đã được giải phóng mặt bằng, quỹ đất nhận chuyển nhượngnhưng chưa có dự án đầu tư hoặc chưa đấu giá quyền sử dụng, đất đã thu hồi và thuộctrách nhiệm quản lý của Trung tâm phát triển quỹ đất theo quy định của Luật Đất Đai;

Tổ chức thực hiện đấu giá quyền sử dụng đất theo quy định của pháp luật;Lập phương án sử dụng , khai thác quỹ đất được giao quản lý nhưng chưa cóquyết định giao đất, cho thuê đất;

Thực hiện các dịch vụ trong việc giải phóng mặt bằng, bồi thường, hỗ trợ táiđịnh cư khi Nhà nước thu hồi đất; đấu giá quyền sử dụng đất; dịch vụ tư xác định giáđất, trừ các trường hợp Nhà nước định giá đất; cung cấp thông tin về địa điểm đầu tư,giá đất và quỹ đất cho các tổ chức, cá nhân theo yêu cầu;

Thực hiện việc thu phí, lệ phí theo quy định của pháp luật;

Là cơ quan thường trực của Hội đồng bồi thường, hỗ trợ và tái định cư cấpHuyện, thực hiện các nhiệm vụ cụ thể sau:

Xây dựng Kế hoạch thu hồi đất, điều tra, khảo sát, đo đạc, kiểm đếm;

Lập và trình Hội đồng bồi thường, hỗ trợ và tái định cư Huyện thẩm địnhphương án bồi thường, hỗ trợ, tái định cư;

Triển khai thực hiện phương án bồi thường, hỗ trợ và tái định cư đã được Ủyban nhân dân Huyện phê duyệt và tổ chức bàn giao mặt bằng

Thực hiện chế độ báo cáo theo quy định hiện hành về các lĩnh vực công tácđược giao;

Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND huyện giao theo quy định của phápluật

b Quyền hạn

Liên doanh, liên kết, hợp tác với các tổ chức kinh tế, cá nhân để thực hiệnnhiệm vụ được giao theo quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng tài sản Nhà nước;quy định của pháp luật về cơ chế tự chủ đối với đơn vị sự nghiệp công lập và quy địnhcủa pháp luật khác có liên quan;

Quản lý viên chức, người lao động, tài chính và tài sản thuộc Trung tâm theoquy định của pháp luật;

Được ký hợp đồng thuê các tổ chức, cá nhân làm tư vấn hoặc thực hiện cácnhiệm vụ được giao theo quy định của pháp luật;

Được cung cấp hồ sơ , bản đồ , thông tin, số liệu đất đai, nhà ở và tài sản khácgắn liền với đất theo quy định của pháp luật;

Thực hiện các quyền tự chủ khác theo quy định của pháp luật

1.2 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm.

Lãnh đạo Trung tâm gồm: Giám đốc và không quá 02 Phó Giám đốc ( Trướcmắt số lượng Phó Giá đốc, thực hiện theo Điều 5 Quyết định số 3440/QĐ-UBND ngày05/6/2017 của UBND Thành phố)

Giám đốc: Lê Trung Hiếu

Phó giám đốc: Thạch Thị Hương

Phó giám đốc: Nguyễn Văn Thuyết

Các Tổ chuyên môn, nghiệp vụ gồm 03 Tổ:

Tổ Kế hoạch – Tài chính – Hành chính – Tổng hợp

Tổ Quản lý và phát triển quỹ đất

Tổ Bồi thường và Giải phóng mặt bằng

Giám đốc Trung tâm là người đứng đầu Trung tâm, chịu trách nhiệm xây dựngQuy chế tổ chức và hoạt động, quản lý bố trí vị trí việc làm,…và các nhiệm vụ đượcgiao theo quy định của pháp luật

Phó Giám đốc Trung tâm là người giúp Giám đốc chỉ đạo một số lĩnh vực côngtác, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm và trước pháp luật về lĩnh vực côngtác được phân công

Trưởng, phó các phòng chuyên môn nghiệp vụ: do Giám đốc Trung tâm bổnhiệm sau khi có ý kiến chấp thuận của UBND Huyện

Sơ đồ cơ cấu tổ chức Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm

(Phụ lục 1)

Tiểu kết Chương 1

Ở chương 1 em đã giới thiệu khái quát về chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, sơlược về cơ cấu tổ chức cũng như sơ đồ tổ chức bộ máy của Trung tâm phát triển quỹđất huyện Gia Lâm Những nội dung này là cơ sở, tiền đề em nghiên cứu nội dungchương 2

Chương 2.

KHẢO SÁT MỘT SỐ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN QUỸ ĐẤT HUYỆN GIA LÂM

2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng.

2.1.1 Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ cơ cấu tổ chức của Tổ hành chính Tổng hợp.

Tổ hành chính - Tổng hợp

* Chức năng:

Có chức năng tham mưu, giúp việc cho Giám đốc quản lý và điều hành các hoạt

động của Trung tâm Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, thông tin liên lạc, đối ngoại,

kế hoạch, tổng hợp và một số công tác khác do Giám đốc phân công

* Nhiệm vụ:

Xây dựng Kế hoạch, lịch công tác của Trung tâm

Tổng hợp, báo cáo tháng, quý, năm theo định kỳ hoặc đột xuất

Tham mưu, dự thảo quyết định thành lập, kiện toàn Hội đồng bồi thường, hỗ trợ,tái định cư, Tổ công tác GPMB xã, thị trấn theo quy định

Thực hiện việc thẩm định các phương án bồi thường, hỗ trợ, tái định cư và trình

tự, thủ tục thực hiện công tác GPMB, trình Hội đồng Bồi thường, hỗ trợ, tái định cưhuyện thẩm định phương án bồi thường, hỗ trợ, tái định cư theo quy định Việc thẩmtra, thẩm định các phương án bồi thường, hỗ trợ tái định cư phải đảm bảo theo đúngquy định Các nội dung chưa có trong quy định hoặc có nhưng chưa đầy đủ, cụ thể đềuphải báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo của Hội đồng bồi thường, hỗ trợ, tái định cư

Tổng hợp báo cáo kết quả thực hiện , các khó khăn vướng mắc và để xuất giảiquyết các nhiệm vụ

Quản lý, điều hành và trang bị cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc của Trungtâm; Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị làm việc theo yêu cầu của Trung tâm

Ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện các nhiệm vụ được giao, thựchiện công tác cải cách hành chính theo chỉ đạo của UBND Huyện

Phối hợp, hướng dẫn, đôn đốc các tổ chuyên môn hoàn tất các chứng từ thanhtoán theo quy định Thực hiện việc hạch toán, kế toán nguồn vốn; Quản lý tiền mặt, tàisản của Trung tân và quản lý la trữ chứng từ kế toán theo quy định.

Thực hiện chế độ khen thưởng, kỹ luật đối với cán bộ công chức, viên chức,người lao động theo quy định

Thực hiện việc biên tập, sắp xếp hồ sơ tài liệu công việc phát sinh theo đúnghướng dẫn của UBND Huyện để lưu trữ theo quy định

Xây dựng dự toán kinh phí hoạt động hàng năm của Trung tâm; xây dựng quychế chi tiêu của Trung tâm; xây dựng dự toán thực hiện công tác GPMB, công khai dựtoán, quyết toán; lập hồ sơ chứng từ thanh quyết toán theo quy định; xây dựng các báocáo công tác tài chính, kế toán; lập sổ sách kế toán; đối chiếu số sách Thủ quỹ, Kế toántheo quy định

Tham mưu tổ chức triển khai thực hiện các chế độ, chính sách của Nhà nướcđối với các cán bộ viên chức, người lao động; việc chấp hành giờ làm việc của các cán

bộ, viên chức Trung tâm

* Cơ cấu tổ chức:

Bộ phận hành chính văn thư: Có nhiệm vụ quản lý điều hành công tác tiếp

nhận, xử lý bảo quản, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan, tổ chức công tác lễtân, khánh tiết bảo mật, quản lý sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuật phục vụcho hoạt động của văn thư

Bộ phận tài vụ: Dự trù kinh phí cho hoạt động của cơ quan, tổ chức thực hiện

việc cấp phát và theo dõi sử dụng kinh phí của các bộ phận trong cơ quan

Bộ phận thẩm định dự án: Phân tích toàn diện nội dung dự án đã được thiết lập

theo một trình tự hợp lý và theo những tiêu chuẩn kinh tế kỹ thuật để đi đến kết luậnchính xác về hiệu quả tài chính, hiệu quả kinh tế xã hội của dự án

Bộ phận bảo vệ: Tổ chức công tác bảo vệ trật tư trị an cho hoạt động của cơ quan,

bảo vệ môi trường, cảnh quan của đơn vị, kiểm tra đôn đốc các bộ phận chấp hành quyđịnh về bảo vệ an ninh trật tự trong phạm vi cơ quan

2.1.2 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng của Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm.

Bản mô tả vị trí việc làm trong văn phòng Trung tâm phát triển quỹ đất huyệnGia Lâm:

STT Tên Vị trí Công việc chính phải thực hiện

1

Công tác văn thư

- Tiếp nhận công văn, văn bản gửi đến công ty, phânloại và gửi đến bộ phận chức năng

- Xử lý công văn, giấy tờ, văn bản ra ngoài

- Tiếp nhận, bảo quản và lưu trữ công văn, hợp đồng,tài liệu liên quan trên hệ thống công ty

- Chấm công cho nhân viên công ty (xin đến muộn, vềsớm, nghỉ phép)

- Đến tận nơi để thẩm định tài sản đối với bất độngsản, cơ sở kinh doanh, v.v

- So sánh giá trị các tài sản bất động sản với tài sản ởkhu xung quanh và giá trị thị trường nói chung

- Nghiên cứu lịch sử của tài sản và xác minh việc tuânthủ tất cả các quy định và tiêu chuẩn an toàn, làm rõcác vấn đề như tranh chấp hoặc đã thế chấp ở đâu, thếchấp cho ai, v.v

- Làm việc với các công ty quản lý thẩm định để hoànthiện việc định giá tài sản khi cần thiết

- Cung cấp hướng dẫn cho các nhân viên khác vềchiến lược định giá tài sản

- Hoàn thành công việc, báo cáo về định giá các tàisản cụ thể

- Hoàn thành các nhiệm vụ khác khi được giao

3 - Thực hiện thu, chi tiền mặt, ngân phiếu thanh toán

và các loại ngoại tệ Kiểm tra, kiểm soát các loại

Thủ quỹ

chứng từ trước khi thu, chi: chữ ký, chứng minh thưnhân dân, số tiền…

- Đối chiếu bảng kê thu, chi tiền khớp đúng với chứng

từ và thực tế., đối chiếu quỹ hàng ngày với kế toán

- Kiểm tra phát hiện tiền giả, lập biên bản thu giữ theođúng quy định hiện hành - Chọn lọc tiền không đủtiêu chuẩn lưu thông, lạt/bó tiền theo quy định

- Hướng dẫn khách hàng làm thủ tục nộp/lĩnh tiền,giải đáp mọi thắc mắc cho khách hàng về các nghiệp

vụ liên quan Nhập số liệu vào máy, cân quỹ cuốingày

- Thực hiện việc kiểm tra lần cuối về tính hợp pháp vàhợp lý của chứng từ trước khi xuất, nhập tiền khỏi quĩ

- Tự động thực hiện kiểm kê đối chiếu quỹ hàng ngàyvới kế toán tổng hợp

- Quản lý toàn bộ tiền mặt trong két sắt Quản lý chìakhoá két sắt an toàn, không cho bất kỳ người nàokhông có trách nhiệm giữ hay xem chìa khoá két

- Phân loại đúng loại tiền, sắp xếp khoa học giúp choviệc dễ dàng nhận biết, xuất nhập tiền dễ dàng

- Chịu trách nhiệm lưu trữ chứng từ thu chi tiền

- Đảm bảo số dư tồn quỹ phục vụ kinh doanh và chitrả lương cho nhân viên bằng việc thơng báo kịp thời

số dư tồn quỹ cho kế tốn tổng hợp

- Thực hiện các công việc khác do Kế toán trưởng vàGiám đốc giao

- Lưu trữ chứng từ đầy đủ kịp thời theo quy định4

Kế Toán

- Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hìnhluân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn; quátrình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và sửdụng vốn của Trung tâm

- Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinhdoanh, kế hoạch thu chi tài chính việc thu, nộp, thanh

toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản, vật tư,tiền vốn; phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hiệntượng lãng phí, vi phạm chế độ, qui định của Trungtâm.

- Phổ biến chính sách chế độ quản lý tài chính của nhànước với các bộ phận liên quan khi cần thiết

- Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạtđộng sản xuất kinh doanh, kiểm tra và phân tích hoạtđộng kinh tế tài chính, phục vụ công tác lập và theodõi kế hoạch Cung cấp số liệu báo cáo cho các cơquan hữu quan theo chế độ báo cáo tài chính, kế toánhiện hành

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho Trungtâm

2.2 Tìm hiểu về soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

2.2.1 Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành.

Trung tâm Phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm là đơn vị sự nghiệp công lập trựcthuộc UBND huyện Gia Lâm Các loại văn bản thuộc thẩm quyền do cấp huyện banhành gồm: Công văn, hướng dẫn, báo cáo, thông báo, tờ trình, kết luận, quyết định, vàcác loại văn bản thuộc thẩm quyền theo quy định

2.2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản

Trung tâm Phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm có thẩm quyền ban hành văn bảnhành chính, văn bản ban hành luôn được đảm bảo về mặt thể thức và hiệu lực pháp lý

2.2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Thể thức văn bản hành chính do Trung tâm Phát triển quỹ đất huyện Gia Lâmban hành thường gồm các thành phần sau:

Quốc hiệu và Tiêu ngữ

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Số ký hiệu của văn bản

Địa danh và thời gian ban hành văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Nội dung văn bản

Chức vụ, họ tên chữ ký của người có thẩm quyền

Dấu, chữ ký số của Trung tâm Phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm.

Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 20 - 25 mm, cách mép trái 30-35

mm, cách mép phải 15-20 mm

Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicodetheo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909: 2001, màu đen

Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức

Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14,kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản,không hiển thị số trang thứ nhất

2.2.4 Quy trình soạn thảo văn bản

Quy trình soạn thảo văn bản là trình tự các bước đi cần thiết được sắp xếp cókhoa học nhằm đạt yêu cầu về thời gian và chất lượng văn bản Quy trình ban hànhvăn bản là các bước mà cơ quan quản lý hành chính nhà nước nhất thiết phải tiến hànhtrong công tác xây dựng và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn và phạm vi hoạt động của mình

Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của văn phòng Trung Tâmphát triển quỹ đất huyện Gia Lâm đã đảm bảo được quy định tại nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư Qua đó vănphòng đã cụ thể hóa quy định vào trong hoạt động của cơ quan, quá trình soạn thảovăn bản hành chính 7 bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo: khi cán bộ văn phòng được phân công soạn thảo

văn bản, đầu tiên phải xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bảncần soạn thảo thu thập và xử lí các thông tin có liên quan tới nội dung văn bản (Thôngtin quá khứ thông tin thực tiễn thông tin dự báo và thông tin pháp luật)

Bước 2: Soạn thảo văn bản: việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật của

Trung tâm được thực hiện theo Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND

và UBND Việc soạn thảo các văn bản hành chính khác thì tùy theo tính chất, nội dungcủa văn bản cần soạn thảo, Giám đốc Trung tâm giao cho cán bộ Văn phòng chủ trìsoạn thảo hoặc phối hợp với cán bộ chuyên môn khác soạn thảo

Bước 3: Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan bản thảo do Giám

đốc Trung tâm (người kí văn bản ) duyệt Trường hợp có sửa chữa, bổ sung bản thảovăn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định

Bước 4: Đánh máy, nhân bản, đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 củaChính phủ về Công tác văn thư Nhân bản đúng số lượng quy định ở mục " Nơi nhận "văn bản Người đánh máy phải giữ bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máynhân bản đúng thời gian quy định của Giám đốc Trung tâm Trong trường hợp nếuphát hiện có lỗi của bản thảo đã được duyệt người đánh máy báo lại cho người duyệtvăn bản hoặc người thảo văn bản biết để kịp thời điều chỉnh

Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ký văn bản, cán bộ văn phòng phải kiểm tra

và chịu trách nhiệm và độ chính xác của nội dung văn bản mà mình soạn thảo cho cáchnhấn và hình thức thể thức kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản

Bước 6: Ký chính thức văn bản Đối với những vấn đề quan trọng việc ký vănbản được quy định như sau:

+ Giám đốc Trung tâm thay mặt (TM ) Trung tâm ký các văn bản của Trungtâm

+ Các Phó giám đốc Trung tâm thay mặt Trung tâm ký thay (KT) giám đốcnhững văn bản theo ủy quyền của giám đốc và những văn bản thuộc các lĩnh vực đượcphân công phụ trách

Bước 7 Phát hành văn bản tại văn thư cơ quan văn bản sau khi kí chính thức

chuyển cho cán bộ văn thư, cán bộ văn thư thực hiện các công việc sau:

Kiểm tra thể thức hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản ghi số kí hiệu và ngàytháng , năm của văn bản

Đánh dấu có quan và dấu mức độ khẩn mật (nếu có) Đăng ký vào số công văn

đi

Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Văn bản đãlàm thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký chậm nhất làngày làm việc tiếp theo.

Lưu văn bản đã phát hành

2.3 Quản lý văn bản đi.

Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm đã thực soạn thảo, quản lý văn bản

đi theo đúng trình tự quản lý cụ thể:

* Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ngày tháng năm văn bản.

Văn bản đi do các phòng ban, đơn vị trong Trung tâm phát triển quỹ đất huyệnGia Lâm soạn thảo, rà soát nội dung, hình thức, thể thức, thẩm quyền và thực hiện đầy

đủ các bước theo quy định Trưởng, Phó các đơn vị ký nháy vào phần cuối văn bảnsau

Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu quản lývăn bản đi trên máy vi tính

Viên chức đơn vị chuyển văn bản đến văn thư Tổ HC – TH rà soát nội dung,hình thức, thể thức

Nếu văn bản không vướng mắc văn thư chuyển giám đốc ban phê duyệt, vănbản chưa đảm bảo về nội dung, hình thức, thể thức văn thư Tổ HC – TH trả về đơn vịsoạn thảo

Văn thư Tổ HC – TH nhận văn bản trình ban giám đốc phê duyệt theo Quyếtđịnh Trường hợp cần làm rõ nội dung công việc liên quan, ban giám đốc mời đơn vị,phòng ban trình văn bản lên giải trình

Văn thư Tổ HC – TH nhận văn bản từ ban giám đốc sau khi được phê duyệt,đơn vị soạn thảo lên nhận văn bản

Tất cả văn bản đi của Trung tâm được ghi số theo hệ thống số chung, bắt đầu từ

số 01, do văn thư Tổ HC – TH thống nhất quản lý Văn bản đi mật được lấy số riêng

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ, các số chỉ ngày,tháng, năm dùng chữ số Ả-rập, đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2phải ghi thêm số 0 ở trước

* Đăng ký văn bản.

Văn bản đi của Trung tâm phát triển quỹ đất được đăng ký vào sổ đăng ký vănbản đi và nhập vào phần mềm quản lý văn bản đi trên máy vi tính tại Văn thư, theo

mẫu đăng ký văn bản đi được quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV Nếu nhập

dữ liệu vào máy vi tính thì phải in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản

lý vào cuối năm

Thời gian giải quyết: 1 ngày chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo

* Nhân văn bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật dấu khẩn

Việc nhân bản văn bản mật đi được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8Nghị định số 33/2002/NĐ-CP

Việc đóng dấu lên chữ ký của người có thẩm quyền trong Ban quản lý dự ánđầu tư xây dựng và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ ràng, ngay ngắn, đúngchiều và dùng mực dấu màu đỏ Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lênkhoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái

Văn bản đi loại 2: Lấy số, đóng dấu

Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụlục kèm theo do Giám đốc quyết định

Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lụcvăn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản

Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật

Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Thượngkhẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định và chỉ thực hiện khi cóchỉ đạo của Giám đốc

Việc đóng dấu chỉ các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu

“Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định và khi có chỉ đạo củaGiám đốc

* Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Văn bản đi của Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm phải được hoànthành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậmnhất là trong ngày làm việc tiếp theo

Tất cả văn bản đi gửi các cơ quan, tổ chức khác đơn vị soạn thảo văn bản saukhi hoàn thiện thủ tục phát hành đơn vị đó chuyển phát và theo dõi việc chuyển phátvăn bản đi Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.

Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vào sổ theoquy định

Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóngdấu vào sổ (nếu có)

Chuyển phát văn bản mật: việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theoquy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại Khoản

3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11)

Việc theo dõi văn bản đi:

Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người

ký văn bản Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhânsoạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định

Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồiđúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bịthiếu hoặc thất lạc

Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà bưu điện trả lại thì phảichuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào “Sổ gửivăn bản đi bưu điện” để kiểm tra, xác minh khi cần thiết

Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo cho Lãnh đạo

Tổ HC – TH xem xét, giải quyết

* Lưu văn bản đi

Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:

Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại văn thư Tổ HC – TH và bảnchính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc của đơn vị soạn thảo

Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức

độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước Văn thư cótrách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại văn thưtheo quy định của pháp luậtgốc lưu tại văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo sốthứ tự đăng ký