KHẢO SÁT MỘT SÔ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG PHÚ THỌ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Họ và tên sinh viên ĐẶNG THỊ NGUYÊN BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 19A (KHÓA 2019 2023) Tên cơ quan CÔNG.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Họ và tên sinh viên: ĐẶNG THỊ NGUYÊN

BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 19A (KHÓA 2019-2023)

Tên cơ quan: CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG PHÚ THỌ

Địa chỉ: Khu 12, thị trấn Thanh Ba, huyện Thanh Ba, tỉnh Phú Thọ Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Bùi Hữu Văn Giảng Giảng viên hướng dẫn: TS Nguyễn Mạnh Cường

HÀ NỘI - 2022

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan bài báo cáo này là công nghiên cứu, khảo sát của riêng tôidưới sự hướng dẫn của TS Nguyễn Mạnh Cường Các nội dung nghiên cứu, khảo sát,

và kết quả trong đề tài này là trung thực Ngoài ra trong báo cáo này còn sử dụng một

số tài liệu của tác giả khác, đều có trích dẫn và chú thích nguồn gốc

Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm với nội dung của mình trong bài báo cáokiến tập này

Hà Nội, ngày 06 tháng 6 năm 2022

Sinh viên

Đặng Thị Nguyên

LỜI CẢM ƠN

Sau một thời gian học tập, nghiên cứu tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội emcũng như toàn thể các bạn sinh viên trong khoa Quản trị văn phòng rất vinh dự khiđược đi kiến tập Đây thực sự là cơ hội giúp em vận dụng những kiến thức đã học vàothực tiễn Là cơ hội để em có thể tự tin trong giao tiếp, có thêm nhiều kinh nghiệm và

tự hoàn thiện bản thân minh Trong quá trình làm bài báo cáo không tránh khỏi nhữngthiếu xót, hạn chế Em rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của thấy cô, bạn bè, bạnđọc để em có thể rút kinh nghiệm, hoàn thiện tốt bài làm của mình

Để hoàn thành bải báo cáo kiến tập này, em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến TSNguyễn Mạnh Cường - Trưởng khoa khoa Quản trị văn phòng đã tận tình hướng dẫntrong suốt quá trình tham gia kiến tập và viết báo cáo

Em chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô trong khoa Quản trị văn phòng đã tận tinhgiảng dạy, truyền đạt kiến thức trong những năm em học tập

Em xin chân thành cảm ơn Ban giám đốc Công ty Cổ phần xi măng Phú Thọ đãcho phép và tạo điều kiện thuận lợi cho em trong suốt quá trình kiến tập Đặc biệt, emxin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới anh Bùi Hữu Văn -người đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo,giúp đỡ thực hiện các công việc tại Công ty

MỤC LỤC

PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1.

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG PHÚ THỌ

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty Cổ phần Xi măng Phú Thọ

- Tên doanh nghiệp: Công ty cổ phần xi măng Phú Thọ

- Tên quốc tế: PHU THO CEMENT

- Tên viết tắt: PHU THO CEMENT – JSC, Mã số thuế:2600116271

– Ngành nghề kinh doanh: Sản xuất và kinh doanh xi măng PCB 40; PCB 30;Clinker thương phẩm Khai thác kinh doanh đá xây dựng, đá giao thông; kinh doanhcác vật liệu xây dựng khác…

Quá trình hình thành và phát triển – Công ty CP xi măng Phú Thọ tiền thân làNhà máy xi măng Đào Giã được thành lập theo Quyết định số 144/1967/QĐ-TC ngày

29 tháng 09 năm 1967 của UBND tỉnh Vĩnh Phú Sau 50 năm xây dựng, phát triển vàtrưởng thành Nhà máy đã Cổ phần hóa từ doanh nghiệp Nhà nước và chuyển sang hoạtđộng theo mô hình Công ty cổ phần lấy tên là Công ty CP xi măng Phú Thọ từ ngày14/02/2007 cho đến nay Hiện nay cổ phiếu của Công ty đang niêm yết và giao dịchtrên sàn Upcom – Sở giao dịch Chứng khoán Hà Nội

Chức năng, nhiệm vụ chính của Công ty cổ phần Xi măng Phú Thọ là kinhdoanh theo giấy phép chứng nhận kinh doanh Phải tính toán cân đối trong việc ký kếthợp đồng với các công ty đối tác liên kết kinh doanh;

- Kinh doanh các ngành nghề khác mà pháp luật không cấm;

- Thương thảo đàm phán hợp đồng sản xuất và cung cấp vật liệu xây dựng chocác nhà máy, xí nghiệp, hộ gia đình;

- Thực hiện các hợp đồng mua bán xi măng với các công ty phân phối kinhdoanh;

- Kiểm tra hồ sơ thanh toán;

- Thực hiện thanh toán, quyết toán các hợp đồng;

1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần xi măng Phú Thọ

Công ty cổ phần xi măng Phú Thọ hoạt động và tổ chức tuân thủ theo Luậtdoanh nghiệp , các luật khác có liên quan và điều lệ tổ chức hoạt động của công ty Sauđây là sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty :

Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty

Công ty có cơ cấu tổ chức bộ máy với bộ phận đứng đầu là Đại hội đồng cổđông Dưới đó là Hội đồng quản trị có quyền đại diện cho công ty đưa ra các quyết

định, thực hiện quyền, nghĩa vụ của công ty và không thuộc thẩm quyền của Đại hộiđồng cổ đông Phó tổng giám đốc phụ trách kinh doanh và sản xuất sẽ quản lí cácphòng ban và báo cáo lên Tổng giám đốc về tình hình hoạt động Mỗi phòng ban đượcphân công quản lí một lĩnh vực và tiến hành báo cáo định kì cho tổ trưởng báo cáo lênPhó tổng giám đốc công ty Mỗi bộ phận đều được phân công thực hiện nhiệm vụtrong một lĩnh vực cụ thể như sau :

-Phòng Thị trường : Nhiệm vụ của phòng chính là xây dựng chiến lượcmarketing; điều hành việc triển khai chiến lược marketing; theo dõi, giám sát quá trìnhthực hiện, kịp thời điều chỉnh và đánh giá, báo cáo kết quả

-Phòng Tổ chức Hành chính: thực hiện công tác tổ chức lao động; tiền lương;bảo hiểm; ăn ca; y tế; tắm giặt và công tác an ninh trật tự Tổ chức và phối hợp với cácđơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự, tuyển dụng, đào tạo và tái đào tạo Phục vụ cáccông tác hành chính để ban giám đốc thuận tiện trong chỉ đạo, điều hành, phục vụhành chính để các bộ phận khác có điều kiện hoạt động tốt Quản lý việc sử dụng vàbảo vệ các loại tài sản của công ty

-Phòng Tài chính kế toán: Thực hiện, hướng dẫn thực hiện, theo dõi, đôn đốc,kiểm tra việc giải ngân đối với các nguồn vốn công ty Theo dõi, đánh giá kết quả sảnxuất kinh doanh và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động tài chính Thực hiệngiải trình số liệu tài chính kế toán với các cơ quan chức năng của nhà nước (thanh tra,kiểm toán, cơ quan thuế ) Thực hiện thanh toán tiền lương, tiền thưởng cho người laođộng; Theo dõi tiền lương, thu nhập và thuế thu nhập cá nhân của người lao động

-Phòng kế hoạch - công nghệ : Lên kế hoạch hoạt động của công ty , đôn đốc vàkiểm tra việc thực hiện quy chế , tổ chức chỉ đạo công tác nghiệp vụ chuyên môn,quản lý, triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của công ty

-Phòng an toàn – pháp chế : Thực hiện AT-VSLĐ, kiểm tra , theo dõi , báo cáotình hình an toàn tại công ty

-Phòng xây dựng cơ bản : Tham mưu các hoạt động đầu tư xây dựng

-Phòng cơ điện : Thực hiện nhiệm vụ sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị phục vụ sảnxuất

-Bộ phận kho : lưu trữ và kiểm tra số lượng sản phẩm

-Phân xưởng cơ khí : Nghiên cứu thiết kế, chế tạo thiết bị - phụ tùng thay thếcho máy thiết bị hỏng

-Phòng thí nghiệm KCS : Tiến hành lấy mẫu nguyên liệu để tính và phân chia tỉ

lệ phối trộn, quản lí và bảo quản hóa chất

-Phân xưởng khai thác : Khai thác đá vôi và các phụ gia, vận chuyển nguyênliệu về nhà máy

-Phân xưởng lò nung, nghiền : Nghiền nguyên liệu , nung hỗn hợp đã đượcphân chia tỉ lệ thành xi măng

-Phân xưởng đóng bao : Đóng bao và chuyển lên băng tải

-Bộ phận vận tải : Vận chuyển xi măng đến nơi tiêu thụ

CHƯƠNG 2.

KHẢO SÁT MỘT SÔ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG PHÚ THỌ 2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng tại Công ty Cổ phần Xi măng Phú Thọ

2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng (phòng tổ chức hành chính).

Văn phòng (Phòng Tổ chức hành chính) là bộ máy không thể thiếu được trongmột cơ quan, tổ chức; ở đó nhân viên Văn phòng có trách nhiệm thu thập, xử lý vàtổng hợp thông tin phục vụ cho lãnh đạo – cán bộ văn phòng, là bộ máy giúp cho cácnhà quản lý điều hành công việc; đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật chohoạt động chung của toàn thể cơ quan, tổ chức

Phòng Tổ chức hành chính có trách nhiệm tham mưu – tổng hợp, giúp việc vàđảm bảo hậu cần cho toàn thể cơ quan, tổ chức:

+ Đóng góp ý kiến mang tính chất chỉ đạo, giúp lãnh đạo trong việc đặt và tổchức thực hiện kế hoạch;

+ Tham mưu trong việc tổ chức triển khai thực hiện công tác Văn thư –Lưu trữ;+ Tham mưu trong việc tổ chức hệ thống thông tin liên lạc qua điện thoại, giaotiếp với khách hàng…

+ Tham mưu trong việc tổng hợp và báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vịđoàn thể cơ quan như công tác thi đua khen thưởng, lao động tiên tiến…

+ Tham mưu trong việc soạn thảo văn bản trình lãnh đạo cơ quan duyệt banhành;

+ Giúp công ty xây dựng các chương trình, kế hoạch; lịch làm việc tuần, tháng,quý, năm, đôn đốc theo dõi các đơn vị thực hiện kế hoạch Điều phối các hoạt độngchung của cơ quan như: tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo… Tổ chức cácchuyến đi công tác cho lãnh đạo và cán bộ trong cơ quan

+ Đảm bảo đầy đủ các điều kiện vật chất như: nhà cửa, phương tiện đi lại, công

cụ tài chính, y tế, tạp vụ, bảo vệ, lễ tân Tu sửa nâng cấp cơ sở hạ tầng, mua sắm bảodưỡng các trang thiết bị, điều hành phương tiện đi lại cho lãnh đạo và cán bộ trong cơquan; quản lý, điều phối hoạt động tài chính cho văn phòng cơ quan

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức Hành chính của công ty Cổ phần Xi măng Phú Thọ

Phòng Tổ Chức Hành Chính tại Công ty Cổ phần Xi măng Phú Thọ có cơ cấu

tổ chức khá đơn giản, xong vẫn đảm bảo đầy đủ các vị trí việc làm cần thiết

Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Tổng hợp bao gồm các vị trí sau:

• Trưởng phòng;

• Phó phòng;

• Chuyên viên Văn phòng

- Chức trách của từng cá nhân trong Văn phòng:

+ Trưởng phòng Tổ chức hành chính: là người lãnh đạo mọi hoạt động củaphòng, thực hiện các nhiệm vụ của Phòng theo đúng pháp luật của nhà nước quy định

và quy chế hoạt động của Công ty:

• Giúp ban Giám đốc xây dựng chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm,tổng hợp xây dựng báo cáo năm cho công ty;

• Quản lý và chịu trách nhiệm trong việc phát hành văn bản do các Phòng, Banchuyên môn trong công ty cung cấp;

• Thừa lệnh Giám đốc ký kết luận thông báo của Công ty đối với một số côngviệc cụ thể: ký các công văn hành chính giao dịch, Giấy giới thiệu, Giấy đi đường,giấy mời dự họp… Được ký vào các văn bản trình Giám đốc, Phó Giám đốc ký banhành;

• Trực tiếp quản lý bộ phận tiếp nhận văn bản, hồ sơ, giấy tờ, công tác Văn thư– Lưu trữ;

• Quản lý và chịu trách nhiệm vể hiệu quả sử dụng cán bộ, nhân viên văn phòngtheo chế độ Tổ chức thực hiện đầy đủ các chính sách, chế độ cho công chức, viênchức trong văn phòng; chăm lo đời sống vật chất, tinh thần và nâng cao trình độ chocán bộ, nhân viên trong phòng

+ Phó phòng Hành chính Tổng hợp:

• Phụ trách hành chính, giúp Trưởng phòng đảm bảo các điều kiện vật chất phục

vụ cho hoạt động của Công ty;

• Thay Trưởng phòng điều hành các hoạt động của Văn phòng Công ty, thựchiện nhiệm vụ quyền Trưởng phòng khi Trưởng phòng đi vắng;

• Giúp Trưởng phòng đề xuất tham mưu từng bước xây dựng cơ sở hạ tầng, nơilàm việc, trang thiết bị, tài sản cho các Phòng, Ban đổi mới khang trang trụ sở làmviệc, đảm bảo chất lượng, thẩm mỹ có hiệu quả;

• Lập kế hoạch dự trù kinh phí các cuộc họp, hội nghị, hội thảo trình Giám đốcphê duyệt;

• Được Trưởng phòng giao phụ trách các công việc khác khi cần thiết, ký thayTrưởng phòng các công văn, giấy tờ, chuẩn bị thông tin, báo cáo phục vụ cho hoạtđộng của Công ty và ban Giám đốc;

• Theo dõi quản lý về hoạt động y tế chăm sóc sức khỏe cho cán bộ, công nhânviên, công tác thi đua khen thưởng

• Thực hiện tốt các Quy định về giữ gìn bảo mật quản lý tài sản và quản lý sửdụng con dấu chặt chẽ theo đúng nguyên tắc thẩm quyền;

• Tổ chức thu thập, chỉnh lý tài liệu và bảo quản hồ sơ lưu trữ của công ty;

• Thực hiện các quy định khác của pháp luật và các quy định, quy chế làm việccủa công ty

2.1.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng (phòng tổ chức hành chính)

*BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHO TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Chức danh : Trưởng phòng Hành chính tổng hợp

1 Tư vấn, tham mưu, giúp việc cho GĐ Công ty (hoặc Phó GĐ Công ty được phân công phụ trách) về công tác văn thư, lưu trữ, nhân sự, hành chính tổng hợp tại Công ty.

2 Chỉ đạo, quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, nhân sự, hành chính tổng hợp tại Công ty theo quy định:

- Phân công công việc và giao nhiệm vụ cho Nhân viên thuộc quyền quản lý, đảm bảo phát huy năng lực, sở trường và trí tuệ của mỗi Nhân viên;

- Kiểm soát toàn bộ hoạt động văn thư, lưu trữ, hành chính, quản trị, quản lý tổng đài điện thoại, bảo quản, sử dụng con dấu, nhân sự, hỗ trợ công nghệ thông tin, công tác đối

- Quản lý công tác mua sắm, tiếp nhận, cung cấp trang thiết bị, tài sản, công cụ, dụng cụ lao động, ấn chỉ, vật liệu, văn phòng phẩm, trang cấp đồng phục, huy hiệu, biển tên

- Quản lý thực hiện công tác vệ sinh nơi làm việc, bảo vệ an ninh, phòng cháy chữa cháy/ thiên tai, vận hành và sử dụng xe ô tô tại Công ty;

- Trực tiếp hỗ trợ, giám sát, đôn đốc và động viên khích lệ nhân viên thuộc quyền quản lý hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao;

- Quản lý và chỉ đạo các nhân viên thuộc quyền quản lý thực hiện nghiêm túc các cơ chế, chính sách, quy định của Công ty và pháp luật

3 Tham gia đóng góp ý kiến đối với các văn bản liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, nhân sự, hành chính tổng hợp

4 Kịp thời nắm bắt tâm tư, nguyện vọng và tạo cơ hội phát triển nghề nghiệp cho Nhân viên thuộc quyền quản lý; hướng dẫn, kèm cặp nâng cao trình độ chuyên môn/ nghiệp vụ,

5 Hợp tác thân thiện, hiệu quả với các đơn vị, cá nhân trong toàn hệ thống vì mục tiêu chung của Công ty

6 Báo cáo công việc định kỳ/đột xuất và những khó khăn vướng mắc theo chức năng, nhiệm vụ cho Lãnh đạo Công ty theo quy định

7 Thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng và trung thành với lợi ích của Công ty

8 Chịu trách nhiệm toàn diện trước Lãnh đạo Công ty, cấp có thẩm quyền và pháp luật về kết quả công việc được giao

9 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của các cấp lãnh đạo và theo quy định của Công ty

YÊU CẦU VỀ TRÌNH ĐỘ VÀ KINH NGHIỆM

- Tốt nghiệp Đại học trở lên khối ngành Kinh tế, Quản trị kinh doanh, Thương mại, Marketing, ưu tiên chuyên ngành hành

- Kinh nghiệm: Có 03 năm trở lên làm việc trong lĩnh vực hành chính, nhân sự tại các tổ chức tín dụng, trong đó có tối thiểu 01 năm kinh nghiệm

- Tiếng Anh: Cơ bản; Tin học văn phòng: Thành thạo

GIÁ TRỊ NĂNG LỰC CỐT LÕI

Tạo ảnh hưởng

Tư duy chiến lược

Trung thực và liêm chính

*BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHO PHÓ PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP

Vị trí : Phó phòng Quản lý trục tiếp: Giám đốc, phó giám đốc

Bộ phận: Hành chính tổng hợp Thời gian làm việc từ thứ 2 đến thứ 7

CÔNG VIỆC CỤ THỂ

1 Giúp trưởng phòng trong việc tổ chức quản lý, tiếp nhận giấy tờ, công văn di - đến theo

đúng thể thức quy định và nhanh chóng chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết

2 Thay trưởng phòng điều hành các hoạt động của Văn phòng Công ty, thực hiện nhiệm

vụ quyền Trưởng phòng khi Trưởng phòng đi văng

3 Lập kế hoạch dự trù kinh phí các cuộc họp, Hội nghị, Hội thảo trình Giám đốc phê

duyệt

4 Tổ chức điều hành các hoạt động hành chính có liên quan như: Quản lý đội xe, y tế, tổ

chức lưu trữ tài liệu

5.Tổ chức thực hiện công tác hành chính theo chức năng nhiệm vụ, yêu cầu của lãnh đạo

6 Được trưởng phòng giao phụ trách cac công việc khác khi cần thiết, ký thay Trưởng

phòng các công văn, giấy tờ, chuẩn bị thông tin, báo cáo phục vụ cho hoạt dộng của Công

3 Có kinh nghiệp làm việc 02 năm trở lên với vị trí tương đương.

4.Có chuyên môn nghiệp vụ ở lĩnh vực liên quan

5.Có các kỹ năng như tin học văn phòng, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng lãnh đạo, kỹ năngthuyết trình

6 Chịu được áp lực công việc có chí cầu tiến

*BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHO CHUYÊN VIÊN PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP

Vị trí: Chuyên viên văn phòng Quản lý trực tiếp: Trưởng, Phó phòng hành

chính tổng hợp

Bộ phận: Hành chính tổng hợp

Thời gian làm việc: từ thứ 2 đến thứ 7 Ngày nghỉ: Chủ nhật, ngày lễ theo quy định

của pháp luật

VAI TRÒ CÔNG VIỆC

Thực hiện hoạt động hành chính của Công ty

1 Trình độ học vấn/chuyên môn:

- Có bằng Trung cấp trở lên thuộc lĩnh vực Hành chính văn phòng, Khoa học xã hội nhânvăn., sư phạm, Lưu trữ văn thư, thư ký văn phòng

- Vi tính văn phòng tương đương loại B trở lên

- Tiếng Anh trình độ A trở lên

- Có kiến thức về công tác hành chính

2 Kỹ năng:

- Chữ viết đẹp rõ ràng

- Kỹ năng giao tiếp tốt

- Kỹ năng soạn thảo công văn, thông báo tốt

- Sử dụng thành thạo Word, Excel

3 Kinh nghiệm:

- Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí quản lý hành chánh, thư ký, tiếp tân

4 Phẩm chất cá nhân:

- Phẩm chất đạo đức: trung thực, nhanh nhẹn

- Khéo léo và tế nhị trong giao tiếp

2.2 Tìm hiểu về soạn thảo và ban hành văn bản của công ty Cổ phần Xi măng Phú Thọ

2.2.1 Các loại văn bản Công ty Cổ phần xi măng Phú Thọ ban hành

Văn phòng đảm nhận vai trò chính soạn thảo và tổng hợp các văn bản của công

ty, có những loại văn bản như sau:

+Quyết định ban hành chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của trợ lý Giám đốc,Tổng giám đốc;

+Quyết định về việc ban hành phòng, chống dịch Covid;

+Kế hoạch phòng chống dịch Covid 19 và các phương án xử lí khi có trườnghợp mắc covid 19;

+Thông báo về việc người cập nhật, điều chỉnh thông tin liên hệ người sở hữu

cổ phần của công ty Cổ phần Xi măng Phú Thọ;

+Quyết định về việc sinh viên đến kiến tập;

+Quyết định thành lập ban quản lí chất lượng;

+Quyết định bổ nhiệm phó phòng thị trường;

+Công văn đề nghị điều chỉnh số tài khoản cho người lao động Kiều Đức Xuân;+Quyết định về việc điều động cán bộ công nhân-lao động;

+Quyết định về việc điều chỉnh quỹ tiền lương khoán cho phòng tổ chức hànhchính, phòng thị trường

2.2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản

Về thẩm quyền ban hành văn bản, Công ty cổ phần xi măng phú Thọ có thẩmquyền ban hành các văn bản hành chính thông thường Văn bản hành chính thôngthường là những văn bản mang tính chất thông tin điều hành nhằm thực thi các vănbản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết công việc cụ thể, phản ánh tình hìnhgiao dịch, trao đổi ghi chép công việc của cơ quan

Văn bản hành chính thông thường gồm:

-Văn bản không có tên loại : như công văn hướng dẫn, công văn giải quyết

- Văn bản có tên loại : Như Thông báo, báo cáo, kế hoạch, quyết định tờ trình,biên bản, hợp đồng, công điện, các loại giấy, các loại phiếu,

2.2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trong quá trình tìm hiểu tại cơ quan, hiện tại em chưa thấy có văn bản nào quyđịnh về công tác văn thư lưu trữ do cơ quan banh hành Do lĩnh vực hoạt động củaCông ty là kinh doanh

Tuy nhiên thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty Cổ phần Xi măngPhú Thọ vẫn được đảm bảo tính khoa học, chính xác theo quy định của pháp luật Quyđịnh về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được quy định tại Nghị định số:30/2020/NĐ - CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về công tác văn thư Tại luật banhành văn bản Quy phạm pháp luật số 80/2015/QH13 Cụ thể như sau:

Quy định chung:

Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm X 297 mm)

Kiểu trình bày: Theo chiều dài của khổ A4 Trường hợp nội dung văn bản cócác bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể đượctrình bày theo chiều rộng

Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 20 – 25 mm, cách mép trái 30-35

mm, cách mép phải 15-20 mm (Khoảng cách 20-25mm ở phép phải và các khoảngcách ở mép trái, mép trên, dưới tùy thuộc vào từng nội dung văn bản mà ta có thể chọn

20 hay 21 hay 25 mm ở mép phải)

Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicodetheo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen

Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức.

Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14,kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản,không hiển thị số trang thứ nhất (Trước đây theo Thông tư 01/2011/TT-BNV thì trìnhbày ở góc phải, lề dưới)

Thể thức và cách trình bày:

Quốc hiệu và Tiêu ngữ:

a) Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”: Được trìnhbày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm và ở phía trên cùng,bên phải trang đầu tiên của văn bản

b) Tiêu ngữ “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”: Được trình bày bằng chữ inthường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và được canh giữa dưới Quốc hiệu;chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối (-), có cáchchữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:

a) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơquan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyên ban hành văn bản.Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gôm tên của cơ quan, tô chức ban hànhvăn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có)

Đối với tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương có thêm tên tỉnh,thành phố trực thuộc trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thànhphố thuộc thành phố trực thuộc trung ương hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, tổchức ban hành văn bản đóng trụ sở Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp đượcviết tắt những cụm từ thông dụng

b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡchữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chứcchủ quản trực tiếp; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ

Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ

từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trựctiếp được trình bày cách nhau dòng đơn Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hànhvăn bản, tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp dài có thể trình bày thành nhiều dòng.

Số, ký hiệu của văn bản:

a) Số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong mộtnăm được đăng ký tại Văn thư cơ quan theo quy định, số của văn bản được ghi bằngchữ số Ả Rập

Trường hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là

tổ chức tư vấn) được ghi là “cơ quan ban hành văn bản” và được sử dụng con dấu, chữ

ký số của cơ quan, tổ chức để ban hành văn bản thì phải lấy hệ thống số riêng

b) Ký hiệu của văn bản

Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơquan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản Đối vớicông văn, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nướcban hành công văn và chữ viết tắt tên đom vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết

Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặclĩnh vực do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễhiểu

c) Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức banhành văn bản Từ “Sô” được trình bày băng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiêu chữ đứng;sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); với những số nhỏ hơn 10 phải ghi

thêm số 0 phía trước Ký hiệu của văn bản được trình bày băng chữ in hoa, cỡchữ 13, kiểu chữ đứng Giữa sô và ký hiệu văn bản có dâu gạch chéo (/), giữa cácnhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), không cách chữ

Địa danh và thời gian ban hành văn bản:

a) Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở trung ương ban hành là têngọi chính thức của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi cơ quan ban hành vănbản đóng trụ sở Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở địa phương banhành là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan ban hành văn bản đóngtrụ sở

Đối với những đơn vị hành chính được đặt theo tên người, bằng chữ số hoặc sựkiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó

Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức, đơn vị lực lượng vũ trangnhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theoquy định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng.

b) Thời gian ban hành văn bản

Thời gian ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành Thờigian ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số thể hiện ngày, tháng, năm dùngchữ số Ả Rập; đối với những số thể hiện ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm

số 0 phía trước

c) Địa danh và thời gian ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòngvới số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4 Mục IV Phan I Phụ lục này, bằng chữ in thường, cỡchữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sauđịa danh có dấu phẩy (,); địa danh và ngày, tháng, năm được đặt dưới, canh giữa so vớiQuốc hiệu và Tiêu ngữ

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản:

a) Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quátnội dung chủ yếu của văn bản

b) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản được trình bày tại ô số 5 a Mục IVPhần I Phụ lục này, đặt canh giữa theo chiều ngang văn bản Tên loại văn bản đượctrình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Trích yếu nộidung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn bản, trình bày bằng chữ in thường, cỡchữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Bên dưới trích yếu nội dung văn bản có đường

kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối sovới dòng chữ

Đối với công văn, trích yếu nội dung văn bản được trình bày tại ô số 5b Mục IVPhần I Phụ lục này, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữđứng; đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu vănbản

Nội dung văn bản:

a) Căn cứ ban hành văn bản

Căn cứ ban hành văn bản bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chức năng,nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và các văn bản quy

định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản Căn cứ ban hành văn bản được ghiđầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành vănbản và trích yếu nội dung văn bản (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơquan ban hành).

Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng,

cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; saumỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chẩm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúcbằng dấu chấm (.)

b) Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, kýhiệu của văn bản, thời gian ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban

hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (đối với Luật và Pháp lệnh chỉ ghitên loại và tên của Luật, Pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại

và số, ký hiệu của văn bản đó

c) Bố cục của nội dung văn bản: Tuỳ theo tên loại và nội dung, văn bản có thể

có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần,chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục

từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định

d) Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, tiểumục, điều thì phần, chương, mục, tiểu mục, điều phải có tiêu đề Tiêu đề là cụm từ chỉnội dung chính của phần, chương, mục, tiểu mục, điều

đ) Cách trình bày phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm Từ “Phần”,

“Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canhgiữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiêu chữ đứng, đậm Sô thứ tự củaphân, chương dùng chữ sô La Mã Tiêu đê của phần, chương được trình bày ngaydưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm

Từ “Mục”, “Tiểu mục” và số thứ tự của mục, tiểu mục được trình bày trên mộtdòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm

Số thứ tự của mục, tiểu mục dùng chữ số Ả Rập Tiêu đề của mục, tiểu mục được trìnhbày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm

Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, lùiđầu dòng 1 cm hoặc 1,27 cm số thứ tự của điều dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự códấu chấm (.); cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm

Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấuchấm (.), cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng Neu khoản có tiêu

đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ inthường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm

Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự bảngchữ cái tiếng Việt, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡchữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng

e) Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, được canh đều cả hai

lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cmhòặc 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa cácdòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines

Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền:

a) Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trênvăn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử

b) Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

Trường họp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tậpthể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức

Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trướcchức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tăt

“KT.” vào trước chức vụ của người đứng đâu Trường hợp câp phó được giao phụtrách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng (Quy định nàynghĩa là cấp phó giao phụ trách khi ký vẫn ghi KT TRƯỞNG PHÒNG, PHÓTRƯỞNG PHÒNG, không ghi Phó phòng phụ trách như một số đơn vị đã ký như thờigian qua)

2.2.4 Quy trình soạn thảo văn bản

Quy trình soạn thảo văn bản tại Công ty Cổ phần Xi măng Phú Thọ được đảmbảo thực hiện đúng với quy định hiện hành với đầy đủ các bước trong quy trình soạnthảo văn bản Nhìn chung các bước trong quy trình soạn thảo văn bản tại công ty rấtchặt chẽ, không chồng chéo, thiếu sót