THỰC TRẠNG VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN ANH KỲ

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI THỰC TRẠNG VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN ANH KỲ BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học.

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

PHẦN NỘI DUNG 3

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 3

1.1 Một số khái niệm 3

1.1.1 Khái niệm “Hệ thống việc làm”. 3

1.1.2 Khái niệm “Công việc”. 3

1.1.3 Khái niệm “Nghề”. 3

1.1.4 Khái niệm “Nhóm công việc”. 3

1.1.5 Khái niệm “Phân tích công việc”. 3

1.2 Vai trò của các chủ thể tham gia phân tích công việc 4

1.2.1 Vai trò của nhà quản lý 4

1.2.2 Vai trò của bộ phận chuyên trách về quản trị nhân sự 4

1.2.3 Vai trò của các bộ phận liên quan. 5

1.3 Quy trình phân tích công việc 5

1.3.1 Chuẩn bị phân tích công việc. 5

1.3.2 Tiến hành phân tích công việc. 9

1.3.3 Viết các sản phẩm của phân tích công việc. 9

1.4 Sản phẩm của phân tích công việc 9

1.4.1 Bản mô tả công việc 9

1.4.2 Bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc 11

1.4.3 Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. 11

1.5 Một số phương pháp thu thập thông tin trong phân tích công việc.12 1.5.1 Phương pháp sử dụng bảng hỏi. 12

1.5.2 Phương pháp quan sát. 12

1.5.3 Phương pháp phỏng vấn. 13

1.5.4 Phương pháp ghi chép các sự kiện. 13

1.5.5 Phương pháp nhật ký công việc. 14

Tiểu kết Chương 1 14

Chương 2 THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN ANH KỲ 15

2.1 Giới thiệu khái quát về công ty cổ phần đầu tư phát triển Anh Kỳ và cơ cấu lao động tại công ty cổ phần đầu tư phát triển Anh Kỳ 15

2.1.1 Giới thiệu khái quát về quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần đầu tư phát triển Anh Kỳ. 15

2.1.2 Cơ cấu lao động tại công ty cổ phần đầu tư phát triển Anh Kỳ 16

2.2 Thực trạng phân tích công việc tại công ty cổ phần đầu tư phát triển Anh Kỳ 17

2.2.1 Những ngành, nghề đầu tư - kinh doanh các sản phẩm dịch vụ của Công ty cổ phần đầu tư phát triển Anh Kỳ. 17

2.2.2 Quan niệm của công ty cổ phần đầu tư phát triển Anh Kỳ về phân tích công việc 19

2.2.3 Quy trình phân tích công việc của công ty cổ phần đầu tư phát triển Anh Kỳ. 19

2.2.4 Giới thiệu bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc đang được áp dụng cho một vị trí chức danh tại công ty cổ phần đầu tư phát triển Anh Kỳ. 22

2.3 Đánh giá thực trạng phân tích công việc tại công ty cổ phần phát triển đầu tư Anh Kỳ 27

2.3.1 Đánh giá về ưu điểm. 27

2.3.2 Đánh giá một số hạn chế còn tồn tại. 27

2.3.3 Nguyên nhân của những hạn chế trên. 28

Tiểu kết Chương 2 28

Chương 3 ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN ANH KỲ 30

3.1 Đề xuất một số giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả công tác phân

tích công việc tại công ty cổ phần đầu tư phát triển Anh Kỳ 30

3.2 Kiến nghị riêng với hội đồng quản trị công ty cổ phần đầu tư phát triển Anh Kỳ 31

3.3 Đề xuất một số giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả công tác phân tích công việc tại các tổ chức, doanh nghiệp, đơn vị khác 31

Tiểu kết Chương 3 32

KẾT LUẬN 33

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 34

PHỤ LỤC 35

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong thời đại ngày nay, với sự thành công và phát triển mạnh mẽ của cuộccách mạng công nghệ 4.0 với hàm lượng chất xám chiếm tỷ lệ ngày càng cao ở cácsản phẩm, dịch vụ do con người tạo ra Điều đó là minh chứng rõ nhất để thấy rằngcon người – hay còn gọi là nguồn nhân lực là yếu tố quan trọng nhất, nắm vai tròquyết định đối với sự phát triển của mọi quốc gia nói chung và đối với sự phát triểncủa từng tổ chức nói riêng Như chúng ta đã đều biết, tổ chức là các hoạt động cầnthiết để xác định cơ cấu, guồng máy của hệ thống, xác định những công việc phùhợp với từng nhóm, từng bộ phận và giao phó các bộ phận cho các nhà quản trị hayngười chỉ huy với chức năng nhiệm vụ và quyền hạn nhất định để thực hiện nhiệm

vụ được giao Hoạt động tổ chức còn là việc bố trí sắp xếp việc thực hiện các côngviệc nên có thể khẳng định rõ được tầm quan trọng của phân tích công việc ở mọi

cơ quan, đơn vị… Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết của mọinhà quản trị nhân sự, phân tích công việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên,

là cơ sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp Một nhà quản trị không thể tuyển chọnđúng nhân viên, đặt đúng người vào đúng việc nếu không biết mô tả và phân tíchcông việc bởi phân tích công việc sẽ giúp người lao động hiểu được mình cần phảithực hiện những nhiệm vụ gì, tiến hành những nhiệm vụ đó ở đâu, thực hiện nhữngnhiệm vụ đó bằng cách nào hay người lao động cần có thể lực và trí lực như thế nào

để có thể đảm nhận được công việc đó… Tại một tổ chức khi phân tích công việchợp lí, đúng hướng thì sẽ sử dụng được tối đa các nguồn lực đang có, đặc biệt làphát huy mạnh mẽ nguồn lực con người – yếu tố then chốt để thực hiện thành côngcác mục tiêu của tổ chức Xuất phát từ thực tế nêu trên, tác giả đã lựa chọn đề tài:

“Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả phân tích công việc tại công ty

1

cổ phần đầu tư phát triển Anh Kỳ” làm tiểu luận, với hi vọng góp phần tìm hiểu và

có những phương án giải quyết những vấn đề hiện đang bất cập trong phân tíchcông việc tại công ty cổ phần đầu tư phát triển Anh Kỳ

2 Đối tượng nghiên cứu

Nghiên cứu thực trạng phân tích công việc tại công ty cổ phần đầu tư pháttriển Anh Kỳ

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

Nghiên cứu cơ sở lý luận về phân tích công việc

Nghiên cứu thực trạng quá trình phân tích công việc tại công ty cổ phần đầu

tư phát triển Anh Kỳ

Đánh giá thực trạng quá trình phân tích công việc tại công ty cổ phần đầu tưphát triển Anh Kỳ

Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác phân tích côngviệc tại công ty cổ phần đầu tư phát triển Anh Kỳ

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp phân tích, tổng hợp

- Phương pháp so sánh

Ngoài ra tác giả còn sử dụng nhiều phương pháp khác như phương phápthống kê số liệu, phương pháp luận…

5 Kết cấu của đề tài:

Ngoài phần mở đầu, danh mục từ viết tắt, mục lục, danh mục bảng, phụ lục,tài liệu tham khảo, kết luận, bài tiểu luận gồm:

Chương 1 Cở sở lý luận về phân tích công việc

Chương 2 Thực trạng quá trình phân tích công việc tại công ty cổ phần đầu

tư phát triển Anh Kỳ

Chương 3 Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tácphân tích công việc tại công ty cổ phần đầu tư phát triển Anh Kỳ

3

cơ quan có nhiều nghề, mỗi nghề lại có nhiều nhóm công việc, một số công việchợp thành một nhóm công việc, trong mỗi công việc có thể có một hoặc nhiều vị tríviệc làm

1.1.2 Khái ni m “Công vi c” ệ ệ

Được hiểu là một cấp độ trong hệ thống việc làm thường tương ứng vớinhiều vị trí trong tổ chức (trường hợp công việc do một số người đảm nhiệm) hoặctương ứng với một vị trí việc làm (trường hợp một công việc do một người đảmnhận).[1]

công việc là tập hợp các công việc gần nhau nhất hoặc có khả năng thay thế lẫnnhau lớn nhất trong toàn bộ hệ thống việc làm.

1.1.5 Khái ni m “Phân tích công vi c” ệ ệ

Theo cuốn giáo trình Quản trị nhân lực, NxbĐại học Kinh tế Quốc dân:

“Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc Đó là việc nghiên cứu các công việc để làm rõ: ở từng công việc cụ thể, người lao động có những nhiệm vụ, trách nhiệm gì; họ thực hiện những hoạt động nào, tại sao phải thực hiện và thực hiện như thế nào; những máy móc thiết bị, công cụ nào được sử dụng; những mối quan hệ nào được thực hiện; các điều kiện làm việc cụ thể cũng như những yêu cầu về kiến thức,

kỹ năng và các khả năng mà người lao động cần phải có để thực hiện công việc”.

+ Quy định về nội dung, trách nhiệm của các bên liên quan và quy định vềchế độ thưởng, phạt kèm theo

*Trưởng phòng phụ trách về nhân sự:

5

+ Là người chủ trì công tác phân tích công việc (sau đây viết tắt là PTCV),

có trách nhiệm: lập dự thảo kế hoạch thực hiện chương trình PTCV; quản lý việc cửcán bộ PTCV đi tập huấn và học tập; giám sát, chỉ đạo quá trình thực hiện dự án,cán bộ thực hiện PTCV

+ Gửi văn bản triển khai PTCV tới các bộ phận

+ Quy định về thời gian và nội dung tình hình triển khai công việc mà nhânviên nhân sự báo cáo

+ Định kỳ tổng hợp thông tin, lập báo cáo trình lãnh đạo cấp cao sau khi kếtthúc mỗi giai đoạn

1.2.2 Vai trò c a b ph n chuyên trách v qu n tr nhân s ủ ộ ậ ề ả ị ự

+ Xác định mục tiêu của PTCV

+ Lập kế hoạch điều phối toàn bộ hệ thống, các quy trình liên quan

+ Xác định các bước tiến hành PTCV

+ Xây dựng các văn bản, thủ tục

+ Xây dựng các mẫu điều tra để thu thập thông tin

+ Tổ chức lực lượng cán bộ được thu hút vào PTCV

(Cán bộ PTCV cần là người có kỹ năng viết tốt để trực tiếp viết hoặc hướng dẫn cáccán bộ có liên quan trong việc viết các sản phẩm của PTCV)

1.2.3 Vai trò c a các b ph n liên quan ủ ộ ậ

*Trưởng các bộ phận, phòng ban liên quan:

+ Cung cấp thông tin về vị trí công tác

+ Hỗ trợ cung cấp và kiểm tra tính chính xác về thông tin của các vị trí côngviệc trong phòng mình phụ trách

+ Tổ chức, phân công người lao động trong phòng tham gia vào quá trìnhPTCV

+ Tham gia đóng góp ý kiến cho dự thảo

+ Triển khai áp dụng kết quả PTCV theo hướng dẫn

*Người lao động:

+ Có trách nhiệm chủ yếu là cung cấp các thông tin về vị trí việc làm

+ Phối hợp chặt chẽ với các cán bộ hướng dẫn PTCV để đảm bảo tiến độcông việc

+ Tham gia đóng góp ý kiến cho dự thảo

+ Phối hợp với trưởng phòng của mình viết bản tiêu chuẩn thực hiện côngviệc (sau đây viết tắt là THCV) cho từng vị trí trong phòng

7

1.3 Quy trình phân tích công việc.

1.3.1 Chu n b phân tích công vi c ẩ ị ệ

1.3.1.1 Xác định mục đích của phân tích công việc.

- Công việc được miêu tả rõ ràng

- Khi nào cần thiết kế lại

- Tuyển mộ

+ Xác định yêu cầu công việc

+ Xác định kỹ năng của người cần tuyển

-Lựa chọn và phân công

+ Lựa chọn đúng người cho vị trí công việc

+ Phân công đúng việc cho người lao động

- Định hướng công việc: nhân viên mới hiểu rõ yêu cầu công việc

- Đào tạo

+ Xác định yêu cầu của công việc

+ Xác định đích đến của đào tạo người lao động

- Phát triển nhân sự: để biết rõ các công việc và yêu cầu của công việc.

- Đánh giá nhân sự: cần đánh giá công bằng

- Đãi ngộ nhân sự: cũng rất cần đãi ngộ công bằng

1.3.1.2 Thu thập thông tin có sẵn của tổ chức.

- Thông tin về các yếu tố điều kiện làm việc

+ Chế độ lương bổng

+ Chế độ khen thưởng

+ Tầm quan trọng của công

việc trong doanh nghiệp

+ Các yếu tố của điều kiện vệ sinh laođộng

+ Sự cố gắng về thể lực

+ Những rủi ro trong quá trình làmviệc

+ Sự tiêu hao năng lượng trong quá trình làm việc của người lao động

- Thông tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tại nơi làm việc

+ Các phương pháp làm việc

+ Các mối quan hệ trong THCV

+ Cách thức phối hợp hoạt động với các nhân viên khác

+ Cách thức thu thập số liệu trong quá trình làm việc

+ Cách thức xử lý số liệu trong quá trình làm việc

+ Cách thức làm việc với các loại trang thiết bị máy móc, trang thiết bị kỹthuật

- Thông tin về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc cần có:

+ Trình độ học vấn

+ Kiến thức chuyên môn

+ Kinh nghiệm làm việc

+ Kỹ năng thực hiện công việc

9

+ Tuổi đời của người lao động THCV.

+ Ngoại hình của người lao động

THCV

+ Sở thích của người lao động

THCV

+ Sức khỏe của người THCV

+ Tham vọng của người lao động.+ Một số đặc điểm cá nhân cần cókhác của người THCV

- Thông tin về máy móc thiết bị kỹ thuật tại nơi làm việc

+ Số lượng máy móc hiện có trong doanh nghiệp

+ Chủng loại máy móc hiện có trong doanh nghiệp

+ Quy trình kỹ thuật của các loại máy móc phục vụ, sản xuất

+ Tính năng, tác dụng của từng loại máy móc

+ Cách sử dụng từng loại máy móc tại nơi làm việc

+ Bảo quản máy móc, trang thiết bị tại nơi làm việc

- Thông tin về tiêu chuẩn mẫu trong THCV đối với nhân viên

+ Các tiêu chuẩn về quy định hành vi khi THCV

+ Các tiêu chuẩn về kết quả THCV

1.3.1.3 Lựa chọn các vấn đề cần phân tích.

- Lựa chọn các phần việc đặc trưng nhất

- Lựa chọn mang tính chiến lược

- Ưu điểm và nhược điểm của mỗi cấp độ phân tích

- Lựa chọn công việc là cấp độ phân tích

- Lựa chọn các phần việc đặc trưng nhất

*Hoạt động quản trị nhân lực đòi hỏi phân tích hệ thống việc làm để xác địnhnhững nhiệm vụ, nghĩa vụ, trách nhiệm, những yêu cầu chuyên môn đối với nhữngngười thực hiện cũng như các tiêu chuẩn cần thực hiện của hệ thống việc làm trong

tổ chức

- Lựa chọn mang tính chiến lược

+ Lựa chọn điểm then chốt để thực hiện PTCV nhằm giảm bớt thời gian vàtiết kiệm hơn trong thực hiện phân tích các công việc tương tự nhau

+ Sự lựa chọn cấp độ phân tích mang tính chiến lược cần đáp ứng cả haikhía cạnh định lượng và định tính.

+ Nếu cấp độ phân tích quá rộng thường không làm được cụ thể và xử lý mộtcách chính xác khía cạnh định tính

+ Nếu cấp độ phân tích quá cụ thể lại không đáp ứng được yêu cầu địnhlượng

-Ưu điểm và nhược điểm của mỗi cấp độ phân tích

+ Định tính được các năng lực và động cơ lao động

+ Định lượng được các yêu cầu đối với người thực hiện công việc của từng

vị trí

+ Không có ý nghĩa thiết thực với quản lý tập thể

-Nếu lựa chọn nghề nghiệp để PTCV

+ Tính định tính thấp

+ Tính định lượng cao về số lượng công nhân lao động

+ Khi mô tả các điểm chung của nghề nghiệp mà thiếu các điểm khác vềnghĩa vụ, nhiệm vụ và trách nhiệm

-Công việc hoặc là nhóm việc được xem như là một cấp độ phân tích phù hợp

+ Định tính cao

+ Định lượng cao

+ Lưu ý: tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm, tính chất công việc sản phẩm vàdịch vụ mà tổ chức cung cấp cho xã hội mà lựa chọn cấp độ phân tích phù hợp làcông việc hay nhóm công việc

-Lựa chọn công việc là cấp độ phân tích

Trong tổ chức lựa chọn công việc là đơn vị của phân tích, yếu tố quyết định

số lượng công việc của một tổ chức gồm: quy mô nhiệm vụ cần thực hiện và bốicảnh thực hiện các nhiệm vụ đ; mức độ thuần nhất hay không thuần nhât của cácđối tượng sử dụng; trình độ kỹ thuật công nghệ cần áp dụng; cách thức và phươngpháp tổ chức lao động

11

1.3.2 Ti n hành phân tích công vi c ế ệ

Xác định phương pháp thu thập thông tin

Thẩm định thông tin thu thập được

1.3.2.1 Xác định các phương pháp thu thập.

Có thể áp dụng các phương pháp để thu thập thông tin PTCV sau đây:+ Phương pháp quan sát

+ Phương pháp nhật ký công việc

+ Phương pháp ghi chép các sự kiện

+ Phương pháp sử dụng bảng hỏi.+ Phương pháp phỏng vấn

+ Phương pháp chuyên gia

+ Phương pháp tổng hợp và phân tích tài liệu.

1.3.2.2 Thẩm định thông tin thu thập được.

Những thông tin thu thập được để PTCV cần được kiểm tra lại thông qua cácnhân viên thực hiện hoặc lãnh đạo, người có trách nhiệm giám sát THCV đó về:mức độ chính xác của thông tin và xem thông tin đó có đầy đủ không

1.3.3 Vi t các s n ph m c a phân tích công vi c ế ả ẩ ủ ệ

-Bản mô tả công việc.

-Bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc.

*Nội dung của bản mô tả công việc gồm:

Thông tin chung : Logo tổ chức, tên tổ chức, địa chỉ, phòng giao dịch (nếu

có), số điện thoại, email/ Website…

Thông tin về bản mô tả công việc: Vị trí việc làm, mã bản mô tả công việc,

ngày ban hành, ngày thực hiện, lần ban hành

Thông tin người thực hiện công việc: Tên người thực hiện công việc,

mã nhân viên, đơn vị công tác, người quản lý trực tiếp, chức vụ

Mục đích bản mô tả công việc: viết tóm tắt nội dung ngắn gọn súc tích về

mục đích bản mô tả công việc này với người THCV và với người quản lý trong tổchức

Nội dung mục đích bản mô tả công việc cần bao quát hết công việc.

Nhiệm vụ chính và nhiệm vụ cụ thể: yêu cầu cần phải liệt kê một cách đầy đủ

các nhiệm vụ chính và chốt bằng nhiệm vụ mang tính bao quát Khi diễn đạt vềnhiệm vụ chính và nhiệm vụ cụ thể nên bắt đầu bằng động từ hành động để trả lờicâu hỏi làm gì?; văn phong, ngôn ngữ cần ngắn gọn, cô đọng Các nhiệm vụ phảiđược thể hiện rõ ràng tách biệt

Nếu không quy định trình tự nhất định hoặc không có quy trình cứng thì bản mô tảnên ưu tiên những nhiệm vụ quan trọng hơn viết trước

Quyền hạn trong thực thi công việc: phần này chỉ cần ghi những quyền hạn

tối thiểu để thực hiện được công việc

Mối quan hệ trong thực thi công việc: Khi viết mục này, người viết nên đặt

câu hỏi: “Để thực hiện công việc này người thực hiện công việc phải có mối quan

Điều kiện để thực hiện công việc: bao gồm các điều kiện về cơ sở vật chất,

thời giờ làm việc, nghỉ ngơi Ở phần này chỉ cần đề cập tới các điều kiện tối thiểubắt buộc cần có thì công việc mới có thể thực hiện được

Chữ ký và xác nhận của người đứng đầu tổ chức, người trực tiếp quản lý và

cam kết của người lao động sẽ phụ trách công việc: là phần cần phải có, được đặt ởcuối cùng

1.4.2 B n tiêu chu n đ i v i ng ả ẩ ố ớ ườ i th c hi n công vi c ự ệ ệ

Bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc là bản liệt kê các công việcđối với người thực hiện về các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có, trình

độ giáo dục và đào tạo cần thiết, các đặc trưng về tinh thần, thể lực và các yêu cầu

cụ thể khác

*Nội dung của bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc gồm:

Thông tin chung: Logo tổ chức, tên tổ chức, địa chỉ, phòng giao dịch

(nếu có), số điện thoại, email/ Website, mã bản tiêu chuẩn đối với người THCV, sốlần ban hành…

Thông tin người thực hiện công việc: Tên người thực hiện công việc,

mã nhân viên, đơn vị công tác, người quản lý trực tiếp, chức vụ

Mục đích của bản tiêu chuẩn đối với người THCV: Nhằm mục đích liệt kê

những yêu cầu cơ bản cho người lao động về trình độ chuyên môn, kiến thức, thểlực, kinh nghiệm, kỹ năng thái độ cần thiết để hoàn thành tốt công việc

Tiêu chuẩn năng lực cho người đảm nhận công việc: có thể đo lường bằng

nội dung chủ yếu như: giới tính/ độ tuổi; thể lực; trình độ chuyên môn (kiến thức bổtrợ, trình độ, cấp độ đào tạo); trình độ học vấn; các kỹ năng, phẩm chất, tố chất cầncó; kinh nghiệm trong công việc; các tiêu chuẩn khác

Chữ ký và xác nhận của người đứng đầu tổ chức, người trực tiếp quản lý và

cam kết của người lao động sẽ phụ trách công việc: là phần cần phải có, được đặt ởcuối cùng

1.4.3 B n tiêu chu n th c hi n công vi c ả ẩ ự ệ ệ

Tiêu chuẩn THCV là một hệ thống các chỉ tiêu hay tiêu chí phản ánh các yêucầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trongbản mô tả công việc

*Nội dung của bản tiêu chuẩn thực hiện công việc gồm:

Thông tin chung: Logo tổ chức, tên tổ chức, địa chỉ, phòng giao dịch (nếu

có), số điện thoại, email/ Website, mã bản tiêu chuẩn THCV, số lần ban hành…

Thông tin người thực hiện công việc: Tên người thực hiện công việc,

mã nhân viên, đơn vị công tác, người quản lý trực tiếp, chức vụ

Mục đích của bản tiêu chuẩn THCV: nhằm phục vụ công tác phân tích công

việc, bản tiêu chuẩn sẽ giúp nhân viên hành chính tổng hợp có cái nhìn hệ thống cácchỉ tiêu/tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thànhcác nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc

Đưa ra các tiêu chuẩn THCV cơ bản.

Chữ ký và xác nhận của người đứng đầu tổ chức, người trực tiếp quản lý và

cam kết của người lao động sẽ phụ trách công việc: là phần cần phải có, được đặt ởcuối cùng

1.5 Một số phương pháp thu thập thông tin trong phân tích công việc.

1.5.1 Ph ươ ng pháp s d ng b ng h i ử ụ ả ỏ

Phương pháp này liệt kê những câu hỏi đã chuẩn bị kĩ lưỡng từ trước vàđược phân phát cho nhân viên điền câu các câu trả lời Đây được xem là phươngpháp hữu hiệu nhất để thu thập thông tin phân tích công việc Nội dung sử dụngbảng hỏi thường liên quan tới: các nhiệm vụ phải thực hiện công việc, các hành vicủa người lao động khi thực hiện công việc, các kỹ năng cần có của người lao động,các điều kiện để thực hiện công việc

*Ưu điểm: Các thông tin thu thập được về cơ bản được lượng hóa, dễ cập nhật

thông tin khi có sự thay đổi, phân tích thông tin dễ dàng và đặc biệt là thu được khốilượng thông tin lớn

*Nhược điểm: Tốn nhiều thời gian thiết kế bảng câu hỏi và có thể gây hiểu nhầm

khi đặt câu hỏi do người nghiên cứu không tiếp xúc với công việc

1.5.2 Ph ươ ng pháp quan sát.

Là phương pháp trong đó, người cán bộ nghiên cứu tiến hành quan sát và ghichép các hoạt động của một hay một nhóm người lao động thực hiện công việc Khicần thiết có thể trao đổi trực tiếp với họ để làm rõ thêm các nội dung công việc Nộidung trong quá trình quan sát phải chỉ ra được các hoạt động nào được thực hiện, tạisao phải thực hiện và được thực hiện như thế nào để hoàn thành các bộ phận củacông việc

*Ưu điểm: phương pháp quan sát được sử dụng hữu hiệu đối với những công

việc có thể đo lường, dễ quan sát, dễ thấy, công việc không mang tính chất tìnhhuống

*Nhược điểm: phương pháp này có thể cung cấp thông tin thiếu chính xác do hội chứng “Hawthone”(khi biết mình đang bị quan sát, nhân viên có thể làm việc

khác với lúc bình thường) như: phương pháp làm việc khác, tốc độ từng thao táckhác, cách thức thực hiện công việc khác…

1.5.3 Ph ươ ng pháp ph ng v n ỏ ấ

Là phương pháp thu thập thông tin trực tiếp với từng cá nhân, với nhóm nhânviên thực hiện cùng một công việc hoặc với cán bộ phụ trách nhân viên thực hiệncông việc đó

*Ưu điểm: phỏng vấn cho phép phát hiện ra nhiều thông tin về các hoạt động

và các mối quan hệ quan trọng trong phân tích công việc mà các phương pháp kháckhông thể tìm ra Đồng thời, phỏng vấn cũng cho ta cơ hội để giải thích các yêu cầu

và chức năng của công việc

*Nhược điểm: Người bị phỏng vấn có thể cung cấp các thông tin sai lệch

hoặc không muốn trả lời các câu hỏi của người phỏng vấn Nhân viên thường khôngtrả lời trung thực, thêm vào đó phương pháp này đòi hỏi cán bộ thu thập thông tinphải tốn nhiều thời gian làm việc với từng nhân viên

1.5.4 Ph ươ ng pháp ghi chép các s ki n ự ệ

Là phương pháp mà người nghiên cứu ghi chép lại các hành vi thực hiệncông việc của người lao động làm việc hiệu quả và những người lao động làm việckhông hiệu quả Nội dung của phương pháp này là thông qua việc ghi chép sự kiện

có thể khái quát lại, phân loại các đặc trưng riêng của công việc cần mô tả và cácđòi hỏi của công việc

*Ưu điểm: phương pháp này cho thấy tính linh hoạt của sự thực hiện công

việc ở nhiều người khác nhau và đặc biệt là rất thích hợp trong việc mô tả các côngviệc và xây dựng các tiêu chuẩn THCV

*Nhược điểm: phương pháp này tốn nhiều thời gian để quan sát, khái quát

hóa và phân loại các sự kiện, đồng thời cũng gặp hạn chế trong việc xây dựng cáchành vi trung bình để THCV

1.5.5 Ph ươ ng pháp nh t ký công vi c ậ ệ

Đây là phương pháp trong đó người lao động tự ghi chép các hoạt động củamình để THCV Nội dung nhật ký ngày làm việc do người THCV ghi chép về: cácnhiệm vụ được giao, kết quả hoàn thành nhiệm vụ

*Ưu điểm: dễ dàng phân tích nhật ký ngày làm việc theo loại công việc thựchiện, biết được mức độ thường xuyên của công việc, (nhật ký ngày làm việc rất hữudụng khi phân tích các công việc khó quan sát như: công việc của các kỹ sư, nhàkhoa học…), đặc biệt, phương pháp này có thể thu hút nhiều người tham gia cungcấp thông tin nhanh chóng

*Nhược điểm: người viết thường ngại viết trung thực những lỗi sai do chủquan cá nhân trong quá trình PTCV Đồng thời, việc ghi chép khó đảm bảo đượctính liên tục, nhất quán

Tiểu kết Chương 1

Tại chương 1, tác giả đã trình bày cơ sở lý luận về phân tích công việc quanhững khái niệm, nội dung của phân tích công việc, quy trình của phân tích côngviệc Ngoài ra, tác giả còn đề cập tới sản phẩm của phân tích công việc và một sốphương pháp thu thập thông tin trong phân tích công việc Đó là cơ sở để tác giảtiến hành thực hiện Chương 2 nghiên cứu thực trạng quá trình phân tích công việctại công ty cổ phần đầu tư phát triển Anh Kỳ

Chương 2 THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN ANH KỲ

2.1 Giới thiệu khái quát về công ty cổ phần đầu tư phát triển Anh Kỳ và

cơ cấu lao động tại công ty cổ phần đầu tư phát triển Anh Kỳ.

2.1.1 Giới thiệu khái quát về quá trình hình thành và phát triển của công

ty cổ phần đầu tư phát triển Anh Kỳ.

Thông tin cơ bản về công ty cổ phần đầu tư phát triển Anh Kỳ

Số điện thoại: (0218) 3 853 482 / Fax: (0218) 3 895 179

Địa chỉ trụ sở chính: Số 716, Tổ 5, Đường Cù Chính Lan, phường ĐồngTiến, thành phố Hoà Bình, tỉnh Hoà Bình

Email: anhkyap@gmail.com / Website: http://www.anhkyapplaza.vn

Người đại diện theo Pháp luật: Ông Đàm Anh Kỳ - Chủ tịch HĐQT, Tổnggiám đốc

Công ty cổ phần đầu tư phát triển Anh Kỳ thành lập từ 10/2000 Với khátvọng một công ty mà xã hội cần có, từ tiêu chí đó công ty đã đam mê, nỗ lực khôngngừng để theo đuổi định hướng mà công ty đã đặt ra Qua 21 năm hoạt động và pháttriển công ty đã từng bước khẳng định được vị thế và uy tín của mình với kháchhàng với ngành nghề công ty đang hoạt động như: - Tổ hợp trung tâm thương mại

và giải trí AP PLA với slogan “Cảm nhận cuộc sống” tổng diện tích sử dụng trên16.000 m2 toạ lạc bên bờ Sông Đà hùng vĩ và thơ mộng Hoạt động kinh doanh củatrung tâm là: siêu thị, nội thất, khách sạn tiêu chuẩn ****, nhà hàng, hội nghị, bia-game, karaoke, bar-cafe, sauna, massage, jacuzzi, steambath [5]…tại nơi đây đã tổchức nhiều sự kiện lớn của các tổ chức trong nước và quốc tế và đã đón hàng nhiềungàn lượt khách đến trung tâm mỗi ngày Chuỗi các cửa hàng xe ô tô, xe gắn máy

uỷ quyền của các hãng xe hàng đầu Nhật Bản, Itatya… cửa hàng có nhiệm vụ bán

xe, dịch vụ sửa chữa, bảo hành, cung cấp phụ tùng chính hiệu và hướng dẫn lái xe

an toàn, đây là hoạt động kinh doanh có thế mạnh của công ty Công ty cổ phần đầu

tư phát triển Anh Kỳ cũng là chủ đầu tư các dự án Khu đô thị mới, đô thị sinh thái

đang được triển khai mạnh mẽ nhằm mang đến cho mọi người một khu ở mới đồng

bộ về hạ tầng kỹ thuật, tiện nghi trong sử dụng, dự án nhằm nâng cao đời sống vậtchất tinh thần cho khách hàng, người sử dụng và thế hệ tương lai … Có thể thấy sau

21 năm hình thành và phát triển, công ty CP đầu tư phát triển Anh Kỳ đã cung cấpnhững sản phẩm, dịch vụ tuyệt vời đến với khách hàng từ khắp cả nước nói chung

và đặc biệt là đối với khách hàng tại tỉnh Hòa Bình nói riêng Với gần 700 cán bộ,công nhân viên và người lao động, kỹ sư ở tất cả các lĩnh vực công ty CP đầu tưphát triển Anh Kỳ tham gia hoạt động xây dựng, kinh doanh – Anh Kỳ đã và đangkhẳng định vị thế của mình Số vốn điều lệ của công ty CP đầu tư phát triển Anh Kỳ

là 22,5 tỷ đồng (tính đến tháng 4/2020), Vốn kinh doanh: 500.000.000.000 (Nămtrăm tỷ đồng chẵn).[5]

Bằng sự hiếu khách, sự chủ động sáng tạo, luôn vươn lên với nỗ lực của ban lãnhđạo và tập thể cán bộ công nhân viên của công ty nhằm mang lại cho khách hàngmột cuộc sống có đẳng cấp cao hơn: tự do, tiện nghi, thoải mái tận hưởng cuộc sống– khi khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty

Phương châm của công ty: “Sự hài lòng của khách hàng là phương châm phục vụ của chúng tôi”.[3]

2.1.2 Cơ cấu lao động tại công ty cổ phần đầu tư phát triển Anh Kỳ

2.1.2.1 Cơ cấu lao động theo chức năng quản lý tại công ty cổ phần đầu tư phát triển Anh Kỳ.

2 Lãnh đạo phòng ban, cửa

hàng, trung tâm thương mại

3 Cán bộ, nhân viên văn phòng 84 12,8%

5 Nhân viên sales, marketing,

chăm sóc khách hàng

6 Nhân viên bán hàng tại trung

tâm thương mại, cửa hàng xe

máy, người lao động tại khu

ty đã đưa vào hoạt động Cửa hàng kinh doanh xe gắn máy Anh Kỳ

Hai năm sau, vào năm 2002: Thành lập Đại lý Yamaha 3S Anh Kỳ tại đường

Cù Chính Lan, Tổ 01, Phường Đồng Tiến, TP Hòa Bình, Tỉnh Hòa Bình

Năm 2003: Thành lập Cửa hàng Nội thất nhà đẹp Anh Kỳ

Năm 2004: Thành lập Showroom ô tô tải Anh Kỳ (4S) tại Số 716, Đường Cùchính Lan, Tổ 4, Phường Đồng Tiến, TP Hòa Bình, Tỉnh Hòa Bình

Năm 2006: Đầu tư xây dựng Trung tâm thương mại AP Plaza tại số 718,Đường Cù Chính Lan, tổ 3, Phường Đồng Tiến, TP Hòa Bình, Tỉnh Hòa Bình Năm 2007: Thành lập Đại lý Yamaha 3S Anh Phong tại số nhà 728 đường Cù ChínhLan, Tổ 01, Phường Đồng Tiến, TP Hòa Bình, Tỉnh Hòa Bình.

Năm 2008: Thành lập Đại lý Piaggio Anh Kỳ tại Tổ 4, Phường Đồng Tiến, TP HòaBình, Tỉnh Hòa Bình

Năm 2010: Thành lập Đại lý Honda Anh Kỳ (4S) tại Đường An Dương Vương, tổ 6.Phường Thái Bình, TP Hòa Bình, Tỉnh Hòa Bình và đầu tư dự án xây dựng các khu

đô thị sinh thái và khu dân cư.[5]

Với tầm nhìn của công ty là “phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh với quy mô ngày càng mở rộng, thị trường kinh doanh rộng lớn.

Tiếp cận nhanh công nghệ sản xuất hàng hóa nhằm tìm kiếm và phát triển những sản phẩm mới lạ tại thị trường.[3]

Chủ động sáng tạo, bình đẳng và lòng tin Luôn vươn lên bằng tham vọng và tươi trẻ nhằm xây dựng thương hiệu công ty bền vững trên thị trường” Đến nay, các

ngành nghề kinh doanh của công ty cổ phần đầu tư phát triển Anh Kỳ gồm:

- Mua bán, sửa chữa ô tô, môtô, xe máy, xe có động cơ khác Bán phụ tùng và các

bộ phận phụ trợ của xe ôtô, môtô, xe máy Máy móc, thiết bị, phụ tùng máy nôngnghiệp;

Bán buôn, bán lẻ đồ gỗ nội thất;

Bán hàng hóa tổng hợp trong siêu thị;

Mua bán hàng điện tử, điện lạnh, điện dân dụng;

Dịch vụ ăn uống, khách sạn, vui chơi, giải trí;

Dịch vụ vận tải hàng hóa, hành khách đường bộ;

Môi giới bất động sản, nhà đất;

Đầu tư xây dựng khu dân cư, khu đô thị, khu công nghiệp.[5]

Vì kinh doanh trong nhiều lĩnh vực khác nhau nên Anh Kỳ có số lượng laođộng lớn nhất nhì trong các doanh nghiệp tại tỉnh Hòa Bình nên việc bố trí, sắp xếpcông việc là bài toán không hề đơn giản với lãnh đạo quản lý công ty