Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh: Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí dịch vụ tại Liên đoàn Địa chất Trung Trung Bộ

Xuất phát từ lý luận cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí dịch vụ trong ngành địa chất và khoáng sản và nghiên cứu thực trạng kiểm soát về chi phí dịch vụ, cụ thể là chi phí cho các hợp đồng kinh tế tìm kiếm, khảo sát, thăm dò địa chất tại Liên đoàn Địa chất Trung Trung Bộ. Luận văn Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí dịch vụ tại Liên đoàn Địa chất Trung Trung Bộ đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí dịch vụ tại Liên đoàn.

HOÀN THIỆN CÁC THỦ TỤC KIỀM SOÁT NỘI BỘ

CHI PHÍ DỊCH VỤ TẠI LIÊN ĐOÀN ĐỊA CHÁT

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG ĐƯƠNG THỊ DUNG

HOÀN THIỆN CÁC THỦ TỤC KIÊM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ DỊCH VỤ TẠI LIÊN ĐOÀN ĐỊA CHÁT

TRUNG TRUNG BỘ

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: TS Đoàn Thị Ngọc Trai

Đà Nẵng - Năm 2012

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bồ trong bắt kỳ công trình nào khác

‘The giả luận văn

Dương Thị Dung

MỤC LỤC

2 Mục tiêu nghiên cứu

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

1.1.1 Khái niệm và mục tiêu của kiểm soát nội bộ 7

1.1.2 Các yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ 9

12 CÁC THỦ TỤC KIEM SOÁT CHI PHI SẢN XUẤT TRONG

1.2.1 Khái niệm và phân loại chi phi san xuất trong doanh nghiệp 20

1.2.2 Thông tìn phục vụ kiểm soát chỉ phí sản xuất 2

1.2.3 Các thủ tục kiểm soát chỉ phí sản xuất 2

2.1 GIỚI THIỆU VỀ LIÊN DOAN ĐỊA CHÁT TRUNG TRUNG BỘ _ 33

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Liên đoàn 33

2.2 DAC DIEM HOAT BONG KINH DOANH DICH VU TAI LIEN

2.2.1 Đặc điểm của hoạt động dich vu địa chất khoáng sản 39 2.2.2 Đặc điểm kiếm soát chỉ phi dich vụ tại Liên đoàn 40

2.3 GIỚI THIỆU VE HE THONG KIÊM SOÁT TẠI LIÊN DOAN DIA

2.3.5 Hệ thống đánh giá kiểm soát nội bộ: 49 2.4 THỰC TRẠNG CÁC THỦ TỤC KIÊM SOÁT NOI BO CHI PHI

DỊCH VỤ TẠI LIÊN ĐOÀN ĐỊA CHÁT TRUNG TRUNG BỘ 50 2.4.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chỉ phí dịch vụ tại Liên đoàn 50 2.4.2 Các thủ tục kiểm soát chỉ phí dịch vụ tại Liên đoàn st

2.5 ĐÁNH GIÁ CÁC THỦ TỤC KIÊM SOÁT NỘI BỘ CHI PHI DỊCH

VU TAI LIEN DOAN DIA CHAT TRUNG TRUNG BO 63

CHƯƠNG 3 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÁC THỦ TỤC KIEM SOAT NỘI BỘ CHI PHÍ DỊCH VỤ TẠI LIÊN ĐOÀN ĐỊA

3.1 SỰ CÂN THIÊT PHÁI HOÀN THIỆN CÁC THỦ TỤC KIÊM SOÁT CHI PHÍ DỊCH VỤ TẠI LIEN DOAN BIA CHAT TRUNG

32 HOÀN THIỆN CÁC THỦ TỤC KIÊM SOÁT CHI PHÍ DỊCH VỤ

3.2.1 Mục tiêu kiểm soát chỉ phí dịch vụ tại Liên đoàn 69

3.2.2 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chỉ phí dịch vụ tại Liên đoàn 70 3.3 ĐIÊU KIEN DE THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP ĐẺ XUẤT TẠI

QUYET DINH GIAO ĐÈ TÀI LUẬN VĂN

DANH MỤC CÁC CHỮ VIET TAT

BHXH Bảohiểmsahội

BHYT — Bảohiễmytê

BHTN Bảohiểmthắtnghiệp

CNH-HĐH Công nghiệp hóa - hiện đại hóa

CPSX Chi phi sản xuất

KPCĐ Kinhphicôngdoàn

KSNB Kiểm soát nội bộ

NVLTT Nguyên vậtliệutrực tiếp

DANH MỤC CÁC BẰNG

bang

3.1, [Bảng tổng hợp so sánh chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp | “74

32 [Băng tổng hợp so sánh chỉ phí nhân công trực tiếp 8

33 [Băng tông hợp so sánh chỉ phí sản xuất chung, 58

DANH MỤC CÁC SƠ ĐÔ

TT [S0 đồ quá trình xuất kho NVLTT trong Doanh nghiệp 2

12 [Lưu đỗ Kiểm soát chỉ phí nhân công trong Doanh nghiệp | 28

„2, | Trnhtựcông nghệ vànội dung của công tác sin xuat dia | chất

2⁄4 [Sơ đỗ tổ chức bộ máy kế toán tại Liên đoàn 4

"Trình tự ghỉ số kế toán theo hình thức kế toán chứng từ

25, _ Eat đŠkiễm soát quá tình xuất kho nguyên vat iu true |

tiếp

2:7 [Tim đỗ kiểm soát chỉ phí nhân công trực tiếp $6

$¡,_ |LựM đồ kiếm soát gía trình xuất kho nguyên vậtlệu trực „¡ tiếp

32 [Tim đồ kiểm soát chỉ phí nhân công trực tiếp 50

MO BAU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế thế giới đã mang đến cho

các doanh nghiệp Việt Nam những vận hội mới dé phát triển nhưng đồng thời

cũng chứa đựng trong lòng nó nhiều thách thức Hơn bao giờ hết để vượt qua

những thách thức mang tính cạnh tranh khốc liệt này đồi hỏi các doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc áp dụng kỹ thuật công nghệ tiên tiến, nâng

cao chất lượng, đa dạng hóa sản phẩm mà còn phải sử dụng các phương pháp

để kiểm soát tốt chỉ phí nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh

doanh của mình Trong đó, việc hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ về chỉ

phí là một yêu cầu cấp thiết nhất là đối với các đơn vị sản xuất Việc kiểm soát tốt chỉ phí sẽ góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ thấp giá thành,

nhờ đó tạo dựng cho đơn vị một uy tín, hình ảnh trên thương trường Bên

cạnh đó, thủ tục và chất lượng của kiểm soát chỉ phí còn thê hiện quan điểm,

thái độ, năng lực quản lý, điều hành của Ban Lãnh đạo đơn vị nhằm chống

Tầng phí và thất thoát tài sản của đơn vị

'Khác với các ngành sản xuất khác, ngành Địa chất có đặc điểm riêng là vốn đầu tư lớn, không tập trung, hoạt động thường phân tán chủ yếu ở các vùng rừng núi hoặc xa xôi hẻo lánh, vì thể việc đầu tư và quản lý máy móc thiết bị vật tư như sức người, sức của gặp nhiều khó khăn thiếu đồng bộ dễ

gây lãng phí Việc sử dụng hợp lý, có hiệu quả và iệm vật tư thiết bi, nguyên, nhiên vật liệu và nhân lực là yêu cầu rất cần thiết góp phần thực hiện

phương châm: vốn đầu tư nhỏ nhưng hiệu quả lớn Đó là một trong những,

vấn đề thời sự mà Liên đoàn Địa chất Trung Trung Bộ đã, đang và sẽ phải

cquan tâm thực hiện Các biện pháp xây dựng kế hoạch, cải tiến kỹ thuật, c

tiến tổ chức sản xuắt nhằm góp phần tiết kiệm giảm chỉ phí trong sản xuất, nâng cao năng suất lao động, đẩy nhanh tiến độ thi công các công trình địa

chất và hạ giá thành sản phẩm cuối cùng Vì vậy, vấn đề đặt ra là làm thé nào

để kiểm soát chỉ phí một cách hiệu quả nhất, bởi vì lợi nhuận thu được nhiều

hay ít chịu ảnh hưởng trực tiếp của những chỉ phí đã chỉ ra Do đó, kiểm soát

chỉ phí là vấn để quan trọng và mang tính sống còn đối với doanh nghiệp

Quản lý chỉ phí là việc tổng hợp, phân tích, đánh giá thực trạng về việc

sử dụng các nguồn vốn và chỉ phí, từ đó đưa ra những quyết định về các chỉ

phí ngắn hạn cũng như dài hạn của doanh nghiệp Kiểm soát chỉ phí là một

hoạt động quan trọng của quản lý chỉ phí Đối với nhà quản lý, để kiểm soát

được chỉ phí phát sinh hàng ngày, điều quan trọng là phải nhận diện ra các loại chỉ phí, đặc bi

là nhà quản lý nên nhận dạng những chỉ phí kiếm soát

được để đề ra biện pháp kiểm soát chi phí thích hợp và nên bỏ qua những chỉ phí không thuộc phạm vi kiểm soát của mình nếu không việc kiểm soát sẽ

không mang lại hiệu quả so với công sức, thời gian bỏ ra

Hơn nữa, các nhà quản lý doanh nghiệp muốn kiểm soát tốt CPSX thì

không thể không thiết lập các thủ tục kiểm soát nội bộ, bởi vì các thủ tục kiểm

soát nội bộ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu lợi nhuận đã đề ra cũng như tuân thủ tôn chỉ hoạt động của doanh nghiệp trong khi giảm thiểu những yếu

tổ xây ra bắt ngờ gây tác động xấu tới hoạt động của doanh nghiệp Kiểm soát

nội bộ cũng góp phần tăng cường tính hiệu quả của hoạt động trong doanh

nghiệp, giảm thiểu rủi ro mắt tai sản và góp phần làm tăng thêm mức độ tin

cây của các Báo cáo tải chính cũng như công tác tuân thủ các quy định của pháp luật

Liên đoàn Địa chất Trung Trung Bộ là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực địa chất, với một khối lượng tương đối nhiều, tính chất phức tạp, đa dạng của

các hợp đồng tìm kiếm, khảo sát, thăm dò địa chất và môi trường cạnh tranh như hiện nay thì Liên đoàn địa chất Trung Trung Bộ gặp nhiều khó khăn trong kiểm soát chỉ phí dịch vụ Các thủ tục kiểm soát chỉ phí tại Liên đoàn

còn rất đơn giản, tác dụng kiểm soát còn hạn chế

Xuất phát từ thực tế đó, tác giả đã chọn đề tài: “Hoàn thiện các thủ tục

kiểm soát nội bộ chỉ phí dịch vụ tại Liên đoàn Địa chất Trung Trung Bộ” làm

đề tải tốt nghiệp thạc sĩ của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

Xuất phát từ lý luận cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ về chỉ phí

dịch vụ trong ngành địa chất và khoáng sản Việt Nam và nghiên cứu thực

trạng kiểm soát là chỉ phí cho các hợp đồng kinh tế tìm kiếm, khảo sát, thăm dò địa chat tại Liên đoàn Địa chất Trung Trung Bộ

chỉ phí địch vụ, cụ

Từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chỉ

phí dịch vụ tại Liên đoàn

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

~ Đối tượng nghiên cứu của luận văn là các thủ tục kiểm soát nội bộ về chỉ phí địch vụ tại Liên đoàn Địa chất Trung Trung Bộ

~ Phạm vi nghiên cứu của luận văn: Liên đoàn Địa chất Trung Trung

Bộ là đơn vị hành chính sự nghiệp có thu và thực hiện hai nhiệm vụ hoạt động

sản xuất, đó là nhiệm vụ nhà nước đặt hàng (tức là các để án do Nhà nước giao) và nhiệm vụ sản xuất địch vụ địa chất (tức là các đề án do Liên đoàn ký kết và Tổng cục địa chất giao các đề án dịch vụ khác) Do vậy, phạm vi nghiên cứu của luận văn tập trung vào kiểm soát đối với nhiệm vụ sản xuất dịch vụ địa chất tại Liên đoàn Vì đây là nhiệm vụ tự cân đối nguồn tài chính

từ các hợp đồng kinh tế Liên đoàn ký và Tổng cục địa chất giao các đề án

cdịch vụ khác; do đó cẳn phải kiểm soát chặt chẽ đối với những chi phi da chi

ra, nhằm đạt được lợi nhuận cao nhất cho Liên đoàn

.4 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp quan sát, nghiên cứu tải liệu để khảo sát thực trạng các thủ tục kiểm soát nội bộ về chỉ phí địch vụ tại Liên đoàn.

5 Bố cục đề tài

Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, Luận văn được chia thành 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận chung về các thủ tục kiểm soát CPSX trong

doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng các thủ tục kiểm soát nội bộ chỉ phí dịch vụ tại

Liên đoàn Địa chất Trung Trung Bộ

Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện các thủ tụ kiểm soát nội bộ chỉ

phí dịch vụ tại Liên đoàn Địa chất Trung Trung Bộ

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Kiém soát CPSX là công việc không thể thiếu trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, nó góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của đơn vị, đồng thời hạn chế được sự tiêu cực của đơn vị trong quá trình sản xuất

Vi vậy, trong các nghiên cứu trước đây đã có một số tác giả cũng đã

nghiên cứu về công tác kiểm soát CPSX trong doanh nghiệp như: Luận văn thạc sỹ kinh tế, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng tác giá Nguyễn Thị

Hiền (2007), “Kiểm soát chỉ phí tại Công ty cổ phần được - Thiết bị y tế Đà

“Nẵng”, Luận văn đã kiểm soát CPSX và đưa ra một số giải pháp kiểm soát CPSX như sau: Kiểm soát CPNVL trực tiếp, chỉ phí nhân công trực tiếp và 'CPSX chung, đồng thời tác giả cũng nêu ra kiểm soát sự biển động của CPSX

chưa được toàn diện, do đó cần lập dự toán CPSX linh hoạt phục vụ công tác

kiểm soát CPSX nhằm giúp cho nhà quản trị có thể so sánh được chỉ phí thực

tế ở các mức độ hoạt động khác nhau - Luận văn thạc sỹ kinh tế, chuyên ngành kế toán, Đại học Đả Nẵng; tác giả Nguyễn Thị Tuyết (Năm 2007)

*Tăng cường công tác kiểm soát CPSX tại nhà máy đóng tàu Đà Nẵng” Trong luận văn này, tác giả đặt ra vấn để là việc sản xuất tại nhà máy đóng tau đi theo một quy trình kỹ thuật công nghệ khá phức tạp, nếu không có sự phân công trách nhiệm rõ ràng và tổ chức quản lý tốt cũng như việc ban hành

các quy chế hoạt động và thiết kế quy trình tổ chức sản xuất hợp lý, khoa học

thì sẽ gây nên sự lăng phí trong CPSX và trong việc xây dựng hệ thống định

mức vẫn còn tồn tại như bị động từ tính chất đơn chiếc của sản phẩm qua mỗi

lần đặt hàng của khách hàng, công tác lập dự toán CPSX còn chưa linh hoạt

Từ đó, luận văn đưa ra những giải pháp nhằm tăng cường cho công tác kiểm

soát CPSX, nâng cao hơn nữa hiệu quả sản xuất kinh doanh và tăng khả năng canh tranh của nhà máy Luận văn thạc sỹ kinh tế, chuyên ngành kế toán, Đại học Da Nẵng tác giả Nguyễn Thị Hà Nguyên (khóa 8) * Hoàn thiện công tác

kiểm soát chỉ phí sản xuất tại Công ty Khai thác vàng Bồng Miêu”, toàn bộ

và khu mô

công việc sản xuất của Công ty tập trung tại nhà máy chế

Bồng Miêu Do tính chất công việc phức tạp qua nhiều giai đoạn như khai

thác quặng đến chế biến cho ra vàng thành phẩm và xử lý nước thải, đồi hỏi

việc kiểm soát chỉ phí sản xuất ở từng công đoạn sao cho chặt chẽ tuy nhiên

công tác kiểm soát chỉ phí sản xuất ở Công ty vẫn chưa được quản lý chặt

chẽ, còn nhiều bắt cập cần phải khắc phục như toàn bộ việc mua hàng đều do

bộ phận mua hằng tự tìm nhà cung cấp và tự thoả thuận giá; những khoản chỉ phí phát sinh nhỏ lẻ, không thường xuyên do kế toán tại công ty tự thoả thuận

giá và số lượng với nhà cung cấp, công việc kiểm kê hàng tồn kho chỉ mang tính chất thủ tục, nhân viên giám sát do trưởng bộ phận hay phó bộ phận kiêm nhiệm; xử lý chất thải chưa đạt chuẩn làm ảnh hưởng đến môi trường; với

một lực lượng công nhân đông đảo lại làm việc trong khu mỏ với diện tích

rộng lớn nên việc kiểm soát chỉ phí nhân công trực tiếp tại Công ty vẫn chưa được chặt chẽ và chỉ phí sản xuất chung như điện, nước, khấu hao TSCĐ;

phân bổ công cụ dụng cụ chưa theo tiêu chí phân bổ và chưa được Công ty

quan tâm, do đó tác giả thực hiện luận văn này nhằm mục đích đưa ra các gị:

pháp góp phần hoàn thiện công tác kiểm soát chỉ phí sản xuất tại Công ty như

cần hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chỉ phí sản xuất tại Công ty; bao gồm

kiểm soát chỉ phí nguyên vật liệu; chỉ phí nhân công trực tiếp; chỉ phí sản xuất chung nhằm tăng cường cho công tác kiểm soát CPSX, nâng cao hơn nữa hiệu

quả sản xuất kinh doanh và tăng khả năng cạnh tranh của Công ty

Qua đó, tác giả nhận thấy rằng các nghiên cứu trên đều có chung mục tiêu đó là làm thế nào để kiểm soát CPSX một cách hiệu quả nhất, bởi vì lợi

nhuận thu được nhiều hay ít đều chịu ảnh hưởng trực tiếp từ những chỉ phí đã

chỉ ra Sự khác biệt của luận văn này mà tác giả nêu ra là việc kiểm soát chỉ phí nguyên vật liệu, chỉ phí nhân công và chỉ phí sản xuất chung của Liên

đoàn là chưa chặt chẽ, thiếu đồng bộ, các thủ tục kiểm soát còn chưa được chú trọng Xuất phát từ thực tiễn đó, tác giả đi sâu vào nghiên cứu đẻ tài

“Hoan thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chỉ phí dich vụ tại Liên đoàn Dia

chất Trung Trung Bộ” Tác giả thực hiện luận văn này nhằm mục đích tìm hiểu thực trạng các thủ tục kiểm soát nội bộ chỉ phí dịch vụ tại Liên đoàn Địa chất Trung Trung Bộ và tìm ra các giải pháp góp phần hoàn thiện các thủ tục

kiểm soát nội bộ chỉ phí dich vụ tại Liên đoàn.

CHƯƠNG 1

CO SỞ LÝ LUẬN CHUNG VE CAC THU TỤC KIÊM SOÁT

CHI PHi SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 NHUNG VAN DE CHUNG VE KIEM SOÁT NỘI BỘ TRONG

DOANH NGHIEP

Kiểm soát luôn là một khâu quan trong trong mọi quy trình quản trị, do

đó các nhà quản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt

động kiểm soát dé dat được các mục tiêu của đơn vị Từ lâu, các kiểm toán

viên đã nhận thức được ảnh hưởng của hoạt động này đến báo cáo tài chính

của đơn vị và đã phát triển các kỳ năng tìm hiểu và đánh giá chúng nhằm phục vụ cho công tác kiểm toán Do đó, khái niệm kiểm soát nội bộ đã hình thành và phát triển din trở thành một hệ thống lý luận vẻ vấn đề kiểm soát trong đơn vị, không chỉ phục vụ công việc cho kiểm toán viên mà còn liên

quan mật thiết đến vấn dé quan tri doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm và mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Khái niệm

'Quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến các

định nghĩa khác nhau từ đơn giản đến phức tạp về hệ thống này Đến nay,

định nghĩa được chấp nhận khá rộng rãi là:

“Kiểm soát nội bộ là một quá trình đo người quản lý, hội đồng quản trị

và các nhân viên của đơn vị chỉ phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự

đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:

+ Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động

+ Sự tỉn cây của báo cáo tài chính

+ Sự tuân thủ pháp luật và các quy định”

"Trong định nghĩa trên, có

~ Kiểm soát nội bộ là một quá trình Kiểm soát nội bộ bao gồm một

chuỗi hoạt động kiểm soát hiện điện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất Quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình

~ Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người Kiểm soát

nội bộ không chỉ đơn thuẳn là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu mà phải

bao gồm cả những người trong tổ chức như Hội đồng Quản trị, Ban Giám đốc, các nhân viên khác Chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng

~ Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chữ không phải

đảm bảo tuyệt đối, là các mục tiêu sẽ được thực hiện Vì khi vận hành hệ

thống kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người nên dẫn đến không thực hiện được các mục tiêu Kiểm soát nội bộ có thể ngăn

chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không

bao giờ xảy ra Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý là chỉ phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được

mong đợi từ quá trình kiểm soát đó Do đó, tuy người quản lý có thể nhận

thức đầy đủ về các rủi ro, thể nhưng nếu chỉ phí cho quá trình kiểm soát quá

cao thì họ vẫn không áp dụng các thủ tục kiểm soát rủi ro [6, tr 2-3]

5 Mục tiêu của kiễm soát nội bộ

~ Đối với báo cáo tài chính, kiểm soát nội bộ phải bảo đảm về tính trung

thực va đánh tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập bảo cáo tả chính phù bợp với chuẩn mực và chế độ kế toón hiện hành

~ Đối với tính tuân thủ, kiểm soát nội bộ trước hết phải bảo đảm hợp lý

việc chấp hành luật pháp và các quy định Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị Bên cạnh đó, kiểm soát nội bộ còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào.

việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó bảo đảm đạt được những mục tiêu của đơn vị

- Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, kiểm

soát nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phản, thực hiện các chiến lược kinh

của đơn vị

Như vậy, các mục tiêu của kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng bao trùm

lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát

triển của đơn vị [6, tr 3-4]

1.1.2 Các yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ

4 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chỉ

phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với

các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ Các nhân tố chính thuộc về môi

trường kiểm soát là

~ Tĩnh chính trực và giá trị đạo đức: Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát

nội bộ trước tiên phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo

đức của những người liên quan đến các quá trình kiểm soát Để đáp ứng yêu cầu này, các nhà quản lý cao cấp phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức

có

trong dom vi và cư xử đúng đ gin can không cho các thành viên

có các hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp Muồn vậy, những nhà quản lý cần phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phải

phổ biển những quy định đến mọi fhành viên bằng các thể thức tích hợp, Một cách khác để nâng cao tính chính trực và sự tôn trọng các giá trị đạo đức là phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay điều kiện có thể

dẫn đến nhân viên có những hành vi thiều trung thực

~ Đảm bảo vẻ năng lực: Là đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ

năng và hiểu biết cằn thiết để thực hiện nhiệm vụ được giao không hữu hiệu

và hiệu quả Do đó, nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có trình độ đảo tạo và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, và phải giám sát và

huấn luyện đầy đủ và thường xuyên

~ Hội đồng Quản trị và Ủy ban Kiếm toán: Nhiều nước trên thế giới yêu cầu các Liên đoàn cỗ phần có niêm yết ở Thị trường Chứng khoán phải thành lập Ủy ban Kiểm toán Đây là Ủy ban gồm một số thành viên trong và ngoài Hội đồng Quản trị nhưng không tham gia vào việc điều hành đơn vị Ủy ban Kiểm toán có thể có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục

tiêu của đơn vị, thông qua việc giám sát sự tuân thủ luật pháp, giám sát việc lập báo cáo tải chính, giữ sự độc lập của kiểm toán nội bộ Do có các chức

năng quan trọng trên, nên sự hữu hiệu của Ủy ban Kiểm toán và Hội đồng Quan trị có ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát

Các nhân tố được xem xét để đánh giá sự hữu hiệu của Hội đồng Quản

trị hoặc Ủy ban Kiểm toán gồm mức độ độc lập, kinh nghiệm và uy tín của các thành viên trong Hội đồng Quản trị hoặc Ủy ban Kiểm toán, và mối quan

hệ của họ với bộ phận kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập

~ Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý; phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn

vị Một số nhà quản lý rất quan tâm đến việc lập báo cáo tài chính và rất chú

trọng đến việc hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch Họ hải lòng với những

hoạt động kinh doanh có mức rủi ro cao, nhưng có thể thu được nhiều lợi nhuận Một số quản lý khác lại rất bảo thủ và quá thận trọng với rủi ro Sự

khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hướng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị,

Triết lý quản lý và phong cách điều hành cũng được phản ánh trong

cách thức nhà quản lý sử dụng các kênh thông tin và quan hệ với cấp dưới Có

nhiều nhà quản lý trong quá trình điều hành thích tiếp xúc và trao đổi trực tiếp

với các nhân viên Ngược lại, có những nhà quản lý chỉ thích điều hành công việc theo một trật tự đã được xác định trong cơ cấu tổ chức của đơn vị

~ Cơ cấu tổ chức: Cơ câu tô chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm

và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu Nói cách khác, cơ cắu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập

hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáo cho phủ hợp Tuy nhiên, điều này

còn phụ thuộc vào quy mô và tính chất hoạt động của đơn vị Cơ cấu tổ chức của một đơn vị thường được mô tả qua sơ đồ tô chức, trong đó phản ảnh các mối quan hệ về quyền hạn, trách nhiệm và báo cáo

- Cách thức phân định quyên hạn và trách nhiệm: Phân định quyền hạn

và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức Nó cụ thể hóa

về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn

vi, giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể là gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác trong việc hoàn thành mục tiêu Do đó, khi mô tả công việc, đơn vi can phải thể chế hóa bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên và quan

hệ giữa họ với nhau

~ Chính sách nhân sự: là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc tuyển dụng huấn luyện và bổ nhiệm, đánh gii, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật nhân viên Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến

sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát thông qua tác động đến các nhân tố khác trong môi trường kiểm soát như đảm bảo về năng lực, tính chính trực và các giá tri dao dite [6, tr 56-65]

b Đánh giá rải ro

Đây là bộ phận thứ hai của hệ thống kiểm soát nội bộ Tắt cả các hoạt động diễn ra trong đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát tắt cả Vì vậy, các nhà quản lý phải thận trọng khi xác định và phân

tích những nhân tổ ảnh hưởng đến rủi ro làm cho những mục tiêu = kể cả mục

tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động — của đơn vị có thể không

được thực hiện, và phải cố gắng kiểm soát được những rủi ro này

Không lệ thuộc vào quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý, bit ky

đơn vị nào khi hoạt động đều bị các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong

hoặc bên ngoài tác động

+ Các yế

bên trong Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp Chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống

máy tỉnh, của trang thiết bị, hạ ting co 96 Bon vi va cở sở hạ ting không thay

đổi kịp với sự thay đổi, mở rộng của sản xuất Chi phí cho quản lý và trả lương cao, thiếu sự kiểm tra, kiểm soát thích hợp hoặc do xa Liên đoàn mẹ hoặc do thiếu quan tâm

+ Các yếu tố bên ngoài Thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vận

hành Thay

hiện hành bị lỗi thời Xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác động

thói quen của người tiêu đùng làm các sản phẩm và dịch vụ

đến giá cả và thị phần Sự ban hành của một đạo luật hay chính sách mới, ảnh hướng đến hoạt động của tổ chức

'Để tránh bị thiệt hại do các tác động nêu trên, đơn vị can thường xuyên: xác định rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn Phân tích ảnh hưởng của chúng kể cả tần suất xuất

hiện và xác định các biện pháp để quản lý và giảm thiễu tác hại của chúng

"Việc đánh giá rủi ro được coi là có chất lượng nu:

+ Ban lãnh đạo đã quan tâm và khuyến khích nhân viên quan tâm phát hiện, đánh giá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu va tiém ẩn.

+ Đơn vị đã đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể nhằm giảm thiểu tác hại rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó hoặc đơn vị

.đã có biện pháp để toàn thể nhân viên nhận thức rõ rằng về tác hại của rủi ro

cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà đơn vị có thể chấp nhận được

* Đơn vị đã để ra mục tiêu tổng thể cũng như chỉ tiết để mọi nhân viên

có thể lấy đó làm cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc [6, tr 72-74]

¢ Nay dựng các thủ tục kiểm soát

Hoạt động kiếm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho

các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện Các chính sách và thủ tục giúp thực thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị dang hay có thể gặp phải Các hoạt động kiểm soát có mặt ở khắp mọi

nơi và ở mọi cấp độ trong các bộ phận chức năng của đơn vị Có nhiều loại

hoạt động kiểm soát khác nhau có thể được thực hiện, dưới đây là những hoạt

động kiểm soát chủ yếu trong đơn vị:

~ Phân chia trách nhiệm đầy đủ

Phân chia trách nhiệm là không cho phép một thành viên nào được gi

quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc Chẳng

han, không thành viên nào được kiêm nhiệm các chức năng phê chuẩn, thực hiện, ghỉ chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản

Mục đích của phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau; nếu có các sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng; đồng thời

giảm cơ hội cho bắt kì thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có

thể gây ra và giấu diễm những sai phạm của mình

"Thí dụ như phân chia trách nhiệm đòi hỏi phải tách biệt giữa các chức năng sau đây:

* Chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán: Lý do không cho phép nhân viên bảo quản tài sản được làm nhiệm vụ lưu giữ các số sách kế

toán về tài sản đó là để ngăn chặn hành vi tham ô tài sản Vì nếu cho kiêm

nhiệm hai chức năng trên có thé tao ra rủi ro là nhân viên sẽ tự tiện sử dụng

tai sản để phục vụ cho lợi ích cá nhân và điều chỉnh số sách để che giấu sai phạm của mình

+ Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản 'Nghĩa là người được giao nhiệm vụ phê chuẩn nghiệp vụ không được kiêm

‘bao quản tài sản vì tạo khả năng thâm lạm tải sản Thí dụ, nếu cùng một người

vừa phê chuẩn tuyển dụng nhân viên đồng thời là người phát lương có thể dẫn đến việc tuyển dụng khống nhân viên để chiếm đoạt tiền lương của các nhân

viên không có thật này

+ Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán: Nêu từng bộ

phận vừa thực hiện nghiệp vụ ghi chép và báo cáo thì họ sẽ có xu hướng thôi phẳng kết quả để tăng thành tích của bộ phận hoặc khu vực của mình Muốn cho thông tin không bị chênh lệch như trên, quá trình ghỉ số nên giao cho một

bộ phận riêng biệt thực hiện- thường là bộ phận kế toán

~ Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ

Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ

Khi kiểm soát quá trình xử lý thông tin, cần đảm bảo rằng (1) Phải kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, số sách, (2) Việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ phải đúng đắn, cụ thể là:

Kiểm soát hệ thông chứng từ, số sách cần phải chú ý những vấn đề sau: + Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thẻ kiểm soát, tránh that lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết

+ Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm

cảng tốt

+ Cần thiết kế giản đơn, rõ ràng dễ hiểu và có thể sử dụng cho nhiều công,

dụng khác nhau Ví dụ, hĩa đơn bán hàng là căn cứ để tính tiền khách hàng, ghi nhận doanh thu vào sổ sách, thống kê hàng bán và tính hoa hồng bán hàng

* Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời, nghĩa là chứng từ chỉ đi qua các bộ phận cĩ liên quan đến nghiệp vụ, và phải được xử

lý nhanh chĩng để chuyển cho bộ phận tiếp theo

+ Số sách cần phải đĩng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi chép, cĩ chữ ký xét duyệt của người kiểm sốt

+ Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế tốn khoa học, an tồn, đúng quy

định và đễ dàng truy cập khi cần thiết

Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động

Cần đảm bảo là tất cả các nghiệp vụ hoặc hoạt động phải được phê chuẩn bởi một nhân viên quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép Bởi lẽ nếu bất kì ai trong đơn vị cũng đều cĩ quyền mua sắm hoặc sử dụng tài sản

thì hư tổn là tắt yếu sẽ xảy ra Sự phê chuẩn cĩ thể được chia làm hai loại là phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể

+ Phê chuẩn chung: Là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách để áp dụng cho tồn đơn vị Ví dụ, Ban giám đốc ban hành bảng giá bán sản phẩm, địch vụ, hộc hạn mức bán chịu cho khách hàng Sau đĩ, nhân

viên cấp dưới căn cứ chính sách đĩ để xét duyệt các nghiệp vụ trong giới hạn

mà chính sách cho phép

+ Phê chuẩn cụ thể: Là trường hợp người quan ly xét duyệt từng nghiệp

vụ riêng biệt chứ khơng đưa ra chính sách chung nào Phê chuẩn cụ thể được

áp dụng cho những nghiệp vụ khơng thường xuyên phát sinh, ví dụ phê chuẩn

việc mua sắm máy mĩc thiết bị Phê chuẩn cụ thể cũng được áp dụng đối

với những nghiệp vụ thường xuyên nhưng cĩ số tiền vượt khỏi giới hạn cho phép của chính sách chung, ví dụ các nghiệp vụ bán chịu cĩ số tiền lớn trên

một mức ấn định nào đĩ.

Các cá nhân hoặc bộ phận được ủy quyền đẻ thực hiện sự phê chuẩn phải có chức vụ tương xứng với tinh chất và tằm quan trọng của nghiệp vụ Ví

dụ, như quyết định mua sắm tài sản có giá trị lớn từ xxx đồng trở lên phải do

Hội đồng Quản trị phê chuẩn

Vi du, tài sản có thể được kiểm soát bằng cách sử dụng tủ sắt, khóa,

tường rào, lực lượng bảo vệ và chỉ những người được ủy quyền mới được

phép tiếp cận với tài sản của đơn vị

'Việc so sánh, đối chiếu giữa số sách kế toán và tải sản hiện có trên thực

tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ Khi có bắt kì chênh lệch nào cũng cẩn phải điều tra và xem xét nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện được những, yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài sản và số sách có liên quan Nếu không thực

hiện công việc này thì tải sản có thể bị bỏ phế, mắt mát hoặc có thể không

phát hiện được những hành vi đánh cấp

~ Kiểm tra độc lập việc thực hiện các hoạt động (nghiệp vụ)

Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với cá nhân (hoặc bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ Nhu cầu cần phải kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ thống kiểm soát nội bộ thường có khuynh hướng bị

giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế thường xuyên kiểm tra soát xét lại Ví dụ nhân viên có thể quên, hoặc vô ý không tuân thủ các thủ tục, hoặc bit edn trong céng việc và cần có người quan sát để đánh giá việc thực hiện công việc của họ Hơn nữa, ngay cả khi chất lượng kiểm soát tốt vẫn có khả năng xảy ra những hành vỉ tham ô hay cố tình sai phạm, vì vậy hoạt động này

vẫn rất cần thiết

'Yêu cầu quan trọng đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ

phải độc lập với những đối tượng kiểm tra Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ

mắt đi nếu người thực hiện thẩm tra lại là nhân viên cấp dưới của người đã thực hiện nghiệp vụ, hoặc không độc lập vì bắt kì lý do nào,

~ Phân tích soát xét lại việc thực hiện

'Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã thực hiện bằng cách

so sánh số thực tế với số liệu kế hoạch, dự đoán, kỳ trước, và các dữ liệu khác

có liên quan như những thông tin không có tính chất tài chính; đồng thời còn xem xét trong mồi liên hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện, soát

xét lại quá trình thực hiện giúp nha quản lý biết được một cách tổng quát là

mọi thành viên có theo đuổi mục tiêu của đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu

quả hay không? Nhờ thường xuyên nghiên cứu

xây ra trong quá trình thực hiện, nhà quản lý có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch, hoặc có những điều chỉnh thích hợp [6, t 82-89]

dd Hệ thắng thông tin kế toán

“Thông tin chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì

và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các

'báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm

cả cho nội bộ và bên ngoài

cập thuận tiện Liên quan đến vấn đề này, cằn chú ý đến các khía cạnh sau:

~ Mọi thành viên của đơn vị phải hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận

đầy đủ và chính xác các chỉ thị từ cắp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các thành

viên khác và sử dụng được những phương tiện truyển thông khác trong đơn vị

này sẽ được thực hiện nhờ việc tổ chức các kênh thông tin hữu hiệu nội bộ

~ Các thông tin từ bên ngoài (khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng ) cũng phải được tiếp nhận và ghi nhận một cách trung thực và đầy đủ, nhờ đó đơn vị mới có thể có những phản ứng kịp thời Các thông tin cho bên ngoài

(Nhà nước, cỗ đông ) cũng cần được truyền dat kịp thời, đảm bảo độ tin cậ

và phù hợp với yêu cầu của pháp luật

Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng Đầu vào là của hệ thống là các sự kiện kinh tế được biểu hiện dưới dạng các nghiệp vụ kể toán, đầu ra của hệ thống là báo cáo kể toán Quá

trình vận hành của hệ thống là quá trình ghi nhận, phân loại, tính toán, xử lý:

và tổng hợp

'Các mục tiêu chủ yếu mà hệ thống thông tin kể toán tải chính phải đạt

được như sau

* Xác định và ghi chép các nghiệp vụ có thật

+ Diễn giải nghiệp vụ một cách chỉ tiết, đầy đủ để cho phép phân loại đúng đắn các nghiệp vụ

+ Ðo lường giá trị của các nghiệp vụ đễ ghỉ chép dúng giá trị

+ Xác định đúng kì hạn của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để ghi chép

phạm để bảo vệ tài sản cho đơn vị Ví dụ thủ tục lập và xét duyệt phiếu chỉ sẽ

giúp ngăn chặn những nghiệp vụ chỉ tiền mặt không phù hợp với quy định

Bên cạnh đó, chứng từ còn là căn cứ pháp lý để giải quyết tranh chấp giữa các

đối tượng, kể cả bên trong và bên ngoài đơn vị Tóm lại, chứng từ đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kiêm soát nội bộ của đơn vị,

Số sách kế toán được xem là bước trung gian tiếp cận những thong tin

'ban đầu trên chứng từ để hình thành thông tin tổng hợp trên báo cáo tài chính Một hệ thống số sách chỉ tiết và khoa học đối với những đối tượng như vật tư, hàng hóa, chỉ phí sẽ góp phần đáng kể trong việc bảo vệ tài sản của đơn vị

nhờ chức năng kiếm tra, giám sát ngay trong quá trình thực hiện nghiệp vụ [6, tr 90-96]

e Giám sit

Đây là bộ phận cudi cing của kiểm soát nội bộ Giám sát là quá trình

mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát Điều quan

trọng trong giám sát là phải xác định kiểm soát nội bộ có vận hành đúng như

thiết kế hay không và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị hay không? Đề đạt được kết quả tốt, nhà quản

lý cần thực hiện những hoạt động giám sát thường xuyên và định

Giám sát thường xuyên đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến

đồng góp của khách hàng, nhà cung cấp hoặc xem xét các báo cáo hoạt

động và phát hiện các biến động bắt thường

Giám sát định kì thường được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kì do kiếm toán viên nội bộ, hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện [6,tr 97-99]

12 CÁC THỦ TỤC KIÊM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG

DOANH NGHIEP

Một trong những thông tin quan trọng đối với các nhà quản lý doanh

20

nghiệp là các thông tin về ch phi, vi mỗi khi chỉ phí tăng thêm sẽ ảnh hưởng

trực tiếp đến lợi nhuận Do vậy,

chỉ phí của doanh nghiệp Để quản lý được chỉ phí, cần thiết phải nắm vững

các khái niệm về chỉ phí và các cách phân loại chúng vì mỗi cách phân loại

chỉ phí đều cung cấp thông tin ở những góc độ khác nhau cho nhà quản lý ra

sác nhà quản lý cằn phải kiểm soát chặt chẽ

quyết định thích hợp

1.2.1 Khái niệm và phân loại chỉ phí sản xuất trong doanh nghiệp

4 Khái niệm về chỉ phí sản xuất

Chi phí là toàn bô những hao phí về lao động sống và lao động vật hóa ma

doanh nghiệp phải chỉ ra trong một thời kì nhất định và được biểu hiện bằng tiền Theo chế độ kế toán

+i phi la tng giá trì các khoản làm giảm lợi

ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức các khoản tiền chỉ ra, các khoản

khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sỡ

hữu, không bao gồm khoản phân phối cho cổ đông hoặc chủ sở hữu

b Phân loại chỉ phí sản xuất

Trong một doanh nghiệp, chỉ phí có thể được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau Mỗi tiêu thức phân loại chỉ phí có ý nghĩa riêng đối với hoạt

động của đơn vị Phân loại chỉ phí là bước đầu để quản lý và sử dụng chỉ phí một cách hiệu quả Có thể phân loại chỉ phí như sau:

* Phan loại chỉ phí theo chức năng hoạt động

Theo chite năng hoạt động, chỉ phí được phân thành chỉ phí sản xuất và

21

~ Chi phí nhân công trực tiếp: là chi phi tiền lương và các khoản trích theo lương của những người lao động trực tiếp chế tạo sản phẩm Chi phí nhân công trực tiếp cũng giống như chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp, có thể

xác định rõ rằng, cụ thể và tách biệt cho từng đơn vị sản phẩm nên được tính

trực tiếp cho từng sản phẩm

~ Chi phí sản xuất chung: là những chỉ phí cần thiết khác để sản xuất sản phẩm, không phải là chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp và chỉ phí nhân công trực tiếp Đặc điểm của chỉ phí sản xuất chung là gồm nhiều nội dung chỉ phí khác nhau và có tính gián tiếp với từng loại sản phẩm nên không thể tính trực tiếp vào sản phẩm, mà thường dùng tiêu thức phân bổ

+ Chỉ phí ngoài sản xuất: đây là các chỉ phí phát sinh ngoài quá trình sản xuất sản phẩm, phục vụ cho khâu tiêu thụ sản phẩm hoặc phục vụ công, tác quản lý chung cho toàn doanh nghiệp Chỉ phí này bao gồm: chỉ phí bán hang, chỉ phí quản lý doanh nghiệp, chỉ phí tài chính và chỉ phí khác

`* Phân loại theo cách ứng xử của chỉ phí

Căn cứ theo cách ứng xử của chỉ phí, chỉ phí được chia thành chỉ phi

khả biến, ch phí bắt biển và chỉ phí hỗn hợp

+ Chỉ phí khả bi

hoạt đông của doanh nghiệp Khi mức độ hoạt động của doanh nghiệp tăng

là các chỉ phí có sự thay đổi theo tỷ lệ với mức độ

(hay giảm) thì chỉ phí khả biến cũng tăng (hay giảm) Thông thường, trong

doanh nghiệp sản xuất, chỉ phí nguyên vật liệutrực tiếp, chỉ phí nhân công

trực tiếp, chỉ phí vận chuyển là chỉ phí khả biển

+ Chi phí bắt biến: là những chi phí mà về tổng số được coi là không

thay đổi khi mức độ hoạt động của doanh nghiệp thay đổi Trong doanh nghiệp sản xuất, chỉ phí khẩu hao TSCĐ, lương cán bộ quản lý, chỉ phí quảng, cáo, chỉ phí nghiên cứ à chỉ phí bắt biến

+ Chỉ phí hỗn hợp: là các chỉ phí mà cấu thành nên nó bao gồm cả yếu

2

tố chỉ phí bắt biến và chi phí khả biến Ở một mức độ hoạt động cụ thể nào

đó, chỉ phí hỗn hợp mang đặc điểm của chi phí

đông tăng lên, chi phí hỗn hợp sẽ biển đôi như đặc điểm của chỉ phí khả biến Hiểu theo một cách khác, phần bắt biến trong chỉ phí hỗn hợp thường là bộ

phận chỉ phí cơ bản để duy trì các hoạt động ở mức độ tối thiểu, còn phần khả

biến là bộ phận chỉ phí sẽ phát sinh tỷ lệ với mức độ hoạt động tăng thêm

Trong các doanh nghiệp sản xuất, chỉ phí hỗn hợp cũng chiếm một tỷ lệ khá

lến, và khi mức độ hoạt

cao trong các loại chỉ phí, chẳng hạn như chỉ phí điện hằng tháng, chỉ phí bảo

dưỡng máy móc thiết bị, chỉ phí internet

sinh và hạch toán vào các tài khoản quy định, đồng thời theo dõi ở các số chỉ

tiết, số tổng hợp Đối với chỉ phí sản xuất chung, cuối kỳ kế toán tập hợp theo

từng bộ phận hoạt động Do đó, muốn kiểm soát chỉ phí thì phải tổ chức thông tin kế toán phù hợp, thể hiện qua các nội dung:

a Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

Cũng như các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp, toàn bộ các

chỉ phí phát sinh liên quan đến nguyên vật liệu, tiền lương và các khoản trích theo lương và sản xuất chung đều phải lập chứng từ kể toán Chứng từ kế toán

chỉ lập một lẫn cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh Nội dung các chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, trung thực, rõ rằng, không tẩy xóa, không viết tắt số tiền bằng số và số tiền bằng chữ phải trùng nhau

Tắt cả các chứng từ liên quan đến chỉ phí sản xuất phải có đầy đủ chữ

kí trực tiếp của c

hợp các chứng từ cần đóng dấu của doanh nghiệp như sec, phiếu chỉ, phải

nhân viên có liên quan (không phải chữ kí phô tô), trường

2B

đóng dấu phù hợp với mẫu đã đăng kí tại cơ quan có liên quan

Kế toán trưởng có vai trở tổ chức và hướng dẫn cho bộ phận kế toán lập

chứng từ phù hợp với yêu cầu tập hợp chỉ phí

b Tổ chức sổ kế toán và hệ thống tài khoản kế toán

Mỗi một doanh nghiệp chỉ có một hệ thống số kế toán chính thức và duy nhất cho một kì kế toán năm Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế

n áp

dụng và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp mở đủ số kế toán cần thiết

Để đáp ứng nhu cầu thông tin, hệ thống sổ kế toán dùng ghi chép, tập hợp chỉ phí sản xuất cũng được tổ chức thành hai bộ phận là sổ kế toán tổng hợp và số kể toán chỉ tiết

© Tổ chức hệ thống báo cáo về chỉ phí sản xuất

Hệ thống báo cáo về chỉ phí sản xuất được tổ chức đẻ đáp ứng nhu cầu

thong tin cho nhà quản lý và kiểm soát cụ thể cho lãnh đạo doanh nghiệp, chủ

yếu chỉ phí sản xuất được báo cáo trên báo cáo kết quả kinh doanh theo chức

năng chỉ phí, nghĩa là chỉ phí thể hiện trên báo cáo được thể hiện theo cách chung nhất những chỉ phí tương ứng theo từng bộ phận, từng chức năng hoạt động của doanh nghiệp Hình thức thể hiện chỉ phí nay phù hợp với việc công

khai thông tin kể toán

Báo cáo phải được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữa các kì kế toán, trong trường hợp có báo cáo trình bày khác nhau

giữa các kì kế toán phải có thuyết minh lý do thay đổi, ví dụ như thay đổi giá

xuất kho nguyên vật liệu từ nhập trước xuất trước sang bình quân gia quyền

1.2.3 Các thủ tục kiểm soát chỉ phí sản xuất

4 Thủ tục kiểm soát chỉ phí NVLTT

Với nhiều doanh nghiệp ở nước ta hiện nay, mỗi doanh nghiệp có đặc điểm hoạt động kinh doanh khác nhau; ứng với mỗi doanh nghiệp là một quy trình hay một thủ tục kiểm soát chỉ phí nguyên vật liệu phủ hợp với đặc thù

24

của đơn vị mình; nhưng dù các doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh và có

đặc thù riêng khác nhau thì vẫn sử dụng thủ tục kiểm soát chỉ phí nguyên vật

liệu trực tiếp thông thường như sau:

* Lưu đỗ xử lý

Tộ phận có nhucu| — Giãmdđắc Phong kế toán “Thủ kho

Cua) | 4] Lap giao dich va “

in phiêu xuất kho of

“Quyết định: Quyết định cần phải đưa ra lựa

chọn giữa các phương án khác nhau

oy [pseu ca BO phan co Bp phn 60 nba cha walt ho, a

[xuất kho Inhu cầu |phiểu đề nghị xuất kho

(Giám đốc xem xãt phe duyêt để Thị xuất kho

02 |Phêduyệt - |Giámdốc Lhuyên sag bee 03

- Nếu yêu cầu không được duyệt thì

sẽ kết thúc quy trình Phòng Kế toán căn cử vào phiếu Lập giao dịch | | suấtkhođã có ký nhận của các bên

03 |inphiêu ne k mm XỔ lên quan để thực hiện xuất kho suit kho đồng thời khi xuất kho rồi Thủ kho

sẽ phải ký vào phiếu xuất kho

0i [Thwehện |Thakho Thú kho căn cử vào phiếu xuất kho

kiện

"Người thực hiện

26

Sử dụng rên

(chuyên kho (đã có ký nhận của các bên liên quan

kho đồng thời khi xuất kho rồi Thủ kho sẽ phải ký vào| [phiểu xuất kho

sung vật tư xong thì chuyển sang| bước 07

Phòng Kể toán căn cứ vào phiêu

(xuất kho điều chỉnh sai lệch trên|

igiao dich xuất chuyển kho đã lập

08 (Ghi thẻ kho [Thủ kho [Phiếu xuất lkho (Clin oi vào Phiêu xuất kho Thủ kho,

lghi the kho

IKhi nhận được chứng từ liên quan

kế toán phản ánh vào chứng tir ghi s6 nghiệp vụ xuất kho, căn cứ vào|

leác chứng từ có liên quan đến việc|

(xuất vật tư, kể toán tổng hợp sẽ tính [chi phi nguyên vật liệu phân bổ cho| lừng sản phẩm và lập bảng tổng hợp [chi phi nguyén vật liệu trực tiếp cho!

27

Chie nin

Ma pee | Người thực | và báo cáo 5 chee

sự | Tên sự kiện ‘ hiện |sit dung én " ° Nội dung

sẵn phẩm sân xuất 'Đỉnh kỹ Phòng kế toán Ín số chỉ tết vật tư theo từng kho, từng chủng

10 | en leeamenltomn loại vật tư, đối chiếu và ký xác nhận|

lap bio céo va in sé sich

5 Thủ tục kiểm soát chỉ phí NCTT

Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm tiền lương và các khoản trích theo

lương (BHXH, BHYT, BHTN, KPCD) Tiền lương là một khoản chỉ phí quan

trọng, nếu việc tính lương không đúng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến người lao động và từ đó ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB Mặt khác tiền lương là chỉ phí dễ xảy ra gian lận làm cho đơn vị thất thoát một khoản

tiền lớn Vì vậy KSNB về chỉ phí nhân công có vai trò quan trọng trong việc

kiểm soát chỉ phí sản xuất

28

29

thành công cho Phòng Hành chính |xác nhận khối

Phiếu xác nhận khối lượng sản lượng hoàn thành

phẩm hoàn thành cho Phòng kế | sản phẩm

tod

7 [Kiếm wa, | Pring | Da vio tly hầm The hose [Bing hâm cũng,

xácnhân |Hành |bảng chấm công để xác nhận | Phí nhận

chinh |chính xc số công lâm việ của |khổi lượng hoàn

từng nhân viên thành từng công

đoạn Hoặc Phiểu

xác nhận khối

lượng hoàn thành

sản phẩm

07 [Tim | Pring | Cin of 5b cing, số lượng Sin [Bing thank tnn

Hành phẩm hoàn thành, đơn giá | lương

chinh [khoản sản phẩm, tnh ra téng

tiền lương, tiền công và chỉ tiết

cho từng nhân viên TE] Rigen a, | RE ton | Rid trav dy bing ong [Hămg Thmh Toản

ký duyệt |ưưởng, |- Nếu yêu cầu được duyệt thì | lương

Giám đốc | chuyên sang bước 06

- Nếu yêu cầu không được

duyệt thì bộ phận liên quan gi

trình lại sau đó ký duyệt

30

lưu hồ sơ kign

05 [Các — bộ| Các - bộ | Các bộ phân liên quan giải trình | Các chứng từ liên phân — có |phận liên |số sau đó ký duyệt và chuyển | quan thanh toán

giải tình

06 | Kế toán lập | Phòng Kế |Lập phiêu chỉ Hạch toán tải | Bảng thánh toán phiuchỉ [toán — [khoản chỉ tết theo từng đối |tiển lương, Phiếu

07 | Thank toán | Thủ quỹ | Phát lương cho nhân viên bộ | Băng thanh toán

chỉ

08 | Ghi sb quy | Tha quy | Sau khi phát lương cho bộ phận |Phiếu chỉ tiên

sản xuất, Thủ quỹ thực hiện ghỉ | lương,

công đoàn được tính theo tỷ lệ quy định trên tiền lương phải trả của nhân viên quan lý phân xưởng, bộ phận, đội, tổ sản xuất,

“> Chỉ phí nguyên liệu, vật igu phục phục vụ cho phân xướng,

+ Chi phí dụng cụ sản xuất dùng cho phân xưởng

31

+ Chỉ phí khấu hao TSCD sử dụng ở bộ phận phân xưởng,

+ Chỉ phí điện, nước, điện thoại dùng chung ở phân xưởng

+ Chỉ phí tiếp khách ở phân xưởng, chí phí bằng tiền khác có liên quan

đến phân xưởng, tổ, đội sản xuất,

Mục tiêu của việc kiểm soát chỉ phí SXC

~ Tổng chỉ phí SXC thực tế phát sinh nhỏ hơn so với dự toán chỉ phí

sxc

~ Đảm bảo hiệu quả việc quản lý thời gian lao động của nhân viên quản

lý tổ sản xuất, tổ đề án

~ Theo dõi, phân bổ công cụ dụng cụ xuất dùng ở tổ sản xuất, tổ để án

vio chi phi SXC được hợp lý, chính xác

~ Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin liên quan đến chỉ phí SXC

~ Chỉ phí SXC là có thật, được ghi chép đầy đủ,

thủ chế độ kế toán hiện hành

Kiểm soát chỉ phí SXC là kiếm soát các nội dung sau:

ính xác, hợp lý, tuân

~ Quy trình quản lý, theo đôi việc sử dụng TSCĐ thể hiện qua Bảng

tính và phân bổ khẩu hao TSCD: Can cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao

TSCĐ kế toán tiến hành hạch toán, ghi số và phân bổ chính xác cho đúng đối

tượng chịu chỉ phí

~ Quy trình kiểm soát chỉ phí nhân công quản lý

lương và các khoản trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ

~ Quy trình xuất công cụ dung cụ sử dụng, theo đõi xuất dùng một hay

nhiều lần cẳn phải có chứng từ phân bỗ giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng vào chỉ phí cho cụ thể, chính xác, hợp lý

- Kiểm soát chỉ phí

chứng tir diy đủ và có sự phê duyệt của những người có thẩm quyền

Quy định trình tự ghi số, quá trình luân chuyển chứng từ khi phát

lịch vụ mua ngoài và chỉ phí bằng tiền khác: Có