quản lý mua bán linh kiện điện tử tại sao khuê

Nếu công ty cónhu cầu muốn nhập các loại thiết bị này thì phải gửi đơn đặt hàng đến chonhà cung cấp, gồm các thông tin: ngày đặt hàng, tên thiết bị, số lượng.. Nhà cung cấp sẽ đáp ứng nh

Đề tài Quản lý mua bán linh kiện điện tử tại Sao Khuê

Phần 1: GIỚI THIỆU

Trong những năm gần đây với sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật đặcbiệt là công nghệ thông tin, với những ứng dụng của công nghệ thông tin vào các lĩnhvực đã đóng góp một phần to lớn cho sự nghiệp phát triển của con người

Từ thực tế đó, hoạt động mua bán của các công ty có quy mô khá lớn sẽ càngđược tăng cường và mở rộng nên cần có một chương trình quản lý tốt tốt Bắt nguồn

với ý tưởng này, cùng với những gợi ý của cô Trần Kim Hương, nhóm chúng em đã chọn đề tài “Quản lý mua bán linh kiện điện tử tại Sao Khuê”.

Do thời gian có hạn, năng lục có hạn nên còn nhiều thiếu xót, mong được sựđóng góp của Cô và các bạn để bài báo cáo của nhóm được hoàn thiện hơn

Quản lý mua bán linh kiện điện tử tại Sao Khuê

Và thông qua chương trình quản lý này chúng ta có thể tìm kiếm, cập nhật bổsung được dễ dàng và rất nhanh chóng Và đó lý do chúng em chọn đề tài này.

1.2 PHƯƠNG PHÁP THU THẬP YÊU CẦU

- Phỏng vấn

- Quan sát hiện trường

- Nghiên cứu tài liệu

Một số câu hỏi phỏng vấn (người được phỏng vấn: nhân viên công ty):

Câu 1: Anh có thể giới thiệu hiện trạng tổ chức của công ty như thế nào?

Câu 2: Cách nhập hàng từ nhà cung cấp tiến hành như thế nào?

Câu 3: Khi khách hàng mua hàng thì hình thức mua là như thế nào (mua trực

tiếp hay là đặt hàng trực tuyến)? Nếu khách hàng đặt hàng trực tuyến thì làm như thếnào?

Câu 4: Khi nhập hàng từ nhà cung cấp (tương tự cho việc bán hàng) công ty có

ghi nợ hay không? Nếu có thì công ty ghi nhận việc trả tiền mua cho nhà cung cấp (thutiền hàng của khách hàng) như thế nào?

Câu 5: Những mặt hàng bán ra, có bảo hành hay không? Nếu có, thì ghi nhận

việc bảo hành cho khách hàng như thế nào?

Giám đốc

Bộ phận kinh doanh

Sơ đồ cơ cấu tổ chức:

Vai trò của các bộ phận:

- Giám đốc:

Giám đốc công ty vừa là người đại diện cho công ty vừa đại diện cho cán

bộ công nhân viên theo chế độ nhân viên theo chế độ một thủ trưởng Giám đốccông ty có quyền quyết định và điều hành trực tiếp hoạt động các phòng ban , chinhánh trực thuộc công ty

Giám đốc chịu trách nhiệm cao nhất toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanhcủa công ty theo pháp luật, chỉ định của nhà nước, theo thoả ước của công nhânviên chức

- Bộ phận kinh doanh:

Quản lý mua bán linh kiện điện tử tại Sao Khuê

Chịu trách nhiệm với những hoạt động mua bán của công ty.

Sáng tạo ra những chiến lược kinh doanh mới để thu hút nhiều khách hơn,đáp ứng nhu cầu của nhiều người

- Nhân viên: MaNV, TenNV, DiaChiNV, SDT, ChucVu…

- Khách hàng: MaKH, TenKH, DiaChiKH, SDT,…

- Hàng: MaHang, TenHang, DVT,…

- Đơn đặt hàng: MaDDH, NgayDat, NgayGiao,…

- Hóa đơn: SoHD, NgayLap,…

- Phiếu xuất kho: MaPXK, NgayXuat,…

- Phiếu bảo hành: MaBH, NgayLapBH, NgayHen,…

- Loại: MaLoai, TenLoai

1.4.2 Các quy trình nghiệp vụ:

- Quy trình nhập hàng từ nhà cung cấp:

Khi có nhu cầu nhập hàng công ty sẽ nhận được các thông tin chi tiết

về các loại thiết bị muốn nhập từ nhà cung cấp Thông tin về thiết bị muốnnhập gồm có: tên, xuất xứ, cách tháo lắp, bảo dưỡng, giá Nếu công ty cónhu cầu muốn nhập các loại thiết bị này thì phải gửi đơn đặt hàng đến chonhà cung cấp, gồm các thông tin: ngày đặt hàng, tên thiết bị, số lượng Sau

đó, nhân viên công ty tiến hành làm báo giá các loại thiết bị cho kháchhàng

Nhà cung cấp sẽ đáp ứng nhu cầu nhập hàng của công ty bằng việcgiao hàng cho công ty theo đơn đặt hàng, và có kèm theo hoá đơn thanhtoán gồm có: số hóa đơn, tên thiết bị, số lượng, giá Công ty nhập thiết bịthông qua biên lai thanh toán tiền và phiếu nhập Sau đó sẽ ghi vào sổ nhậpkho, gồm các thông tin: ngày nhập, tên hàng nhập, số lượng

- Quy trình bán hàng ra cho khách hàng:

Khách hàng có nhu cầu mua thiết bị sẽ gửi yêu cầu đến công ty, công

ty sẽ gửi bảng báo giá thiết bị cho khách Nếu khách hang đồng ý mua thiết

bị nào thì viết đơn đặt hàng: gồm ngày đặt hàng, tên thiết bị, số lượng vớicông ty và công ty sẽ kiểm tra xem thiết bị mà khách yêu cầu nếu còn sẽgiao hàng cho khách và viết hoá đơn thanh toán: gồm có tên khách hàng,ngày mua, tên thiết bị, số lượng, đơn giá và kèm theo biên bản giao hàng(kèm phiếu bảo hành) và phiếu xuất kho

Sau đó ghi vào sổ xuất kho Phiếu xuất kho gồm các thông tin như:ngày xuất, tên khách hàng, tên thiết bị, số lượng

- Quy trình ghi nhận bảo hành cho khách hàng:

Khi khách hàng có yêu cầu về bảo hành thiết bị đã mua ở công ty.Công ty sẽ đồng ý yêu cầu bảo hành thiết bị của khách và sẽ ghi một phiếubảo hành thiết bị giao cho khách Bộ phận bảo hành sẽ tiến hành kiểm tra,sửa chữa và gửi lại thiết bị cho khách và sẽ kèm theo một hoá đơn thanhtoán bảo hành (nếu thiết bị đã quá thời gian bảo hành), nếu có thay thiết bịmới cho khách hàng thì lập phiếu xuất kho

Các thông tin về việc bảo hành thiết bị sẽ được lưu lại trong sổ bảohành: tên thiết bị, ngày nhận bảo hành, chi tiết bảo hành, hình thức bảohành

1.5 MÔ TẢ CÁC ĐỐI TƯỢNG LIÊN QUAN VÀ NGƯỜI DÙNG HỆ THỐNG

Các đối tượng liên quan: quản trị hệ thống (giám đốc), nhân viên, khách hàng.Người dùng:

Ghi nhân chi tiết thông tinbảo hành

Lập hóa đơn, lập các thống

kê báo cáo,…

Mua hàngBán hàngQuản lý

1.6 MÔ TẢ CÁC VẤN ĐỀ CỦA HỆ THỐNG CỦ

Quản lý mua bán linh kiện điện tử tại Sao Khuê

1.8 CÁC YÊU CẦU CỦA HỆ THỐNG MỚI

- Yêu cầu chức năng: lập hóa đơn bán, lập đơn đặt hàng, tìm hàng…

- Yêu cầu phi chức năng: bảo hành, giao hàng tận nơi,…

- Yêu cầu lưu trữ: có thể sử dụng cơ sở dữ liệu SQL Server (2005, 2008),…

CHƯƠNG 2: MÔ HÌNH HÓA HỆ THỐNG

- Nhân viên kỹ thuật: ghi nhận chi tiết bảo hành.

- Nhân viên kinh doanh:

+ Lập hóa đơn bán, lập phiếu thu, lập báo cáo thống kê,…

2.2 THIẾT KẾ USE-CASE HỆ THỐNG

2.2.1 Hiện thực hóa Use-Case Lập đơn đặt hàng

- Tóm tắt: khách hàng lập đơn đặt hàng với công ty để mua hàng trực tuyến

+ Nhập thông tin hàng cần mua (tên hàng, số lượng,…)

+ Kiểm tra thông tin hàng (còn hàng hay không?):

 Nếu hết hàng thì thông báo lại cho khách hàng, yêu cầu nhập lạithông tin cho phù hợp.

 Nếu còn hàng thì tiến hành lập đơn đặt hàng

Sơ đồ cộng tác:

2.2.2 Hiện thực hóa Use-Case Lập hóa đơn bán

- Tóm tắt: nhân viên phụ trách lập hoá đơn bán hàng giao cho khách và lưu vào

hệ thống

- Tác nhân kích hoạt: nhân viên

- Điều kiện đầu: đăng nhập thành công, được quyền lập hoá đơn bán

- Dòng sự kiện chính:

+ Hiển thị màn hình lập hóa đơn

+ Nhập thông tin khách hàng

+ Kiểm tra đơn đặt hàng (dựa vào mã khách hàng):

 Nếu khách hàng có đơn đặt hàng thì hiển thị thông tin đơn đặt hàngvào hóa đơn

 Nếu khách hàng chưa đặt hàng thì yêu cầu khách hàng cung cấpthông tin hàng cần mua, sau đó hiển thị lại thông tin mà khách hàng cungcấp và kiểm tra lại thông tin hàng mà khách hàng đã yêu cầu:

 Nếu còn hàng thì lưu lại thông tin và in hóa đơn

 Nếu hết hàng thì thông báo yêu cầu khách hàng chon lại chophù hợp

+ Lưu lại thông tin và in hóa đơn

- Điều kiện cuối: hoá đơn bán đã lưu

Sơ đồ hoạt động:

Quản lý mua bán linh kiện điện tử tại Sao Khuê

Sơ đồ tuần tự:

Sơ đồ cộng tác:

Quản lý mua bán linh kiện điện tử tại Sao Khuê

2.2.3 Hiện thực hóa Use-Case Lập phiếu bảo hành

- Tóm tắt: khi khách hàng mang hàng đến bảo hành, nhân viên công ty sẽ kiểmtra hạn bảo hành và lập phiếu ghi nhận

- Tác nhân kích hoạt: nhân viên

- Điều kiện đầu: đăng nhập thành công, có quyền

- Dòng sự kiện chính:

+ Hiển thị màn hình lập phiếu bảo hành

+ Nhập thông tin khách hàng

+ Kiểm tra hạn bảo hành, ghi nhận thông tin:

 Nếu còn hạn bảo hành thì sẽ ghi nhận chi tiết thông tin bảo hành.Nếu có thay hàng mới thì lập phiếu xuất kho Ngược lại thì lưu thông tin

 Nếu hết hạn bảo hành thì thông báo cho khách hàng (yêu cầu có bảohành hay không?):

 Nếu khách hàng muốn bảo hành thì sẽ ghi nhận chi tiết thôngtin bảo hành, sau đó lập hóa đơn cho khách hàng (nếu có thay hàngmới thì lập phiếu xuất kho)

 Ngược lại thì thoát khỏi màn hình lập phiếu bảo hành

+ Lưu thông tin phiếu bảo hành

- Điều kiện cuối: Đáp ứng yêu cầu bảo hành

Sơ đồ hoạt động:

Sơ đồ tuần tự:

Quản lý mua bán linh kiện điện tử tại Sao Khuê

Sơ đồ cộng tác:

2.3 XÂY DỰNG SƠ ĐỒ LỚP HƯỚNG ĐỐI TƯỢNG

- Sơ đồ lớp hướng đối tượng dạng ngắn gọn:

Quản lý mua bán linh kiện điện tử tại Sao Khuê

- Mô tả một số thuộc tính và phương thức:

…4

Private Số hóa đơn

Ngày lập hóa đơn

…3

Static In hóa đơn

Lập hóa đơn mới

…

+ Phiếu bảo hành:

1 MaBH Private Số hóa đơn

- Thấy được sự hạn chế của hệ thống củ.

- Trình bày biện pháp xây dựng hệ thống mới theo hướng tin học hóa

- Phân tích được một số chức năng chính của hệ thống mới

- Giải quyết được những vấn đề cơ bản

- Cách trình bày đơn giản, dể hiểu

 Khuyết điểm:

- Chưa xây dựng được một hệ thống hoàn chỉnh

- Các chức năng của hệ thống thì phân tích chưa sâu

- Chưa giải quyết được các vấn đề phức tạp

- Thời gian nghiên cứu, khảo sát, tiếp xúc còn hạn chế…

Quản lý mua bán linh kiện điện tử tại Sao Khuê

PHỤ LỤC

Một số biểu mẫu:

Bảng phân công công việc:

TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1] Phạm Thị Xuân Lộc, Giáo trình PHÂN TÍCH HỆ THỐNG HƯỚNG ĐỐI TƯỢNG,

Đại học Cần Thơ, 2009

[2] Trần Kim Hương, Giáo trình PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN HƯỚNG

ĐỐI TƯỢNG, Đại học Đồng Tháp, 2013.