Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng bảo hiểm.DOC

Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng bảo hiểm

LỜI MỞ ĐẦU

Sự ra đời và phát triển của công nghệ thông tin là một trong nhữngthành quả vĩ đại nhất của con người Gần nửa thế kỷ hình thành và phát triểnmạnh mẽ, không ai có thể phủ nhận được tầm quan trọng, vai trò đặc biệt củacông nghệ thông tin trong các hoạt động quản lý của các tổ chức kinh tế, haycác tổ chức chính trị xã hội

Ứng dụng tin học trong việc quản lý dường như không còn xa lạ vớicác doanh nghiệp, công ty hiện nay Lợi ích mà các chương trình quản lý đemlại khiến ta không thể phủ nhận tính hiệu quả của nó trong quản lý

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh như hiện nay, việc tin học hóacác hợp đồng mua bán hàng hóa là rất cần thiết Một doanh nghiệp để pháttriển tốt thì cần tiếp cận thông tin thị trường, và đáp ứng tốt các nhu cầu củakhách hàng Để làm được những điều này một cách hiệu quả thì doanh nghiệpcần có một hệ thống thông tin hỗ trợ

Việc ứng dụng vào các lĩnh vực làm sao để đạt được một cách có hiệuquả, sự lựa chọn và vận dụng những phần mềm sao cho phù hợp và đạt đượckết quả tốt là câu hỏi luôn đăt ra đối với các nhà quản lý Để lựa chọn mộtphần mềm phù hợp bao giờ cũng quan trọng đối với các doanh nghiệp Ngàynay các phần mềm cơ bản đó được ứng dụng và phát triển rộng rãi trong hầuhết mọi doanh nghiệp Thế nhưng yêu cầu của người sử dụng phần mềm ngàycàng đa dạng và nhiều tính năng hơn Do đó yêu cầu người làm phần mềmphải đáp ứng được yêu cầu trên

Sau một thời gian thực tập tại công ty Bảo hiểm Dầu khí Thăng Long,

em nhận thấy việc xây dựng một hệ thống thông tin hỗ trợ việc quản lý hợpđồng bảo hiểm là có tính ứng dụng cao trong thực tế Vì vậy, em quyết định

chọn đề tài: “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng bảo hiểm” để

thực hiện chuyên đề tốt nghiệp

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp bao gồm những nội dung chính sau:

Chương I: Tổng quan về công ty thực tập và sự cần thiết của đề tàinghiên cứu

Chương II: Một số phương pháp luận cơ bản

Chương III: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý hợp đồngbảo hiểm

Chương IV: Cài đặt và đánh giá

Qua đây em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ và tận tình của thầy giáoTh.S Nguyên Văn Thư, người đã trực tiếp hướng dẫn em, và anh Trần QuangLong cùng các anh chị trong phòng quản lý tài sản của công ty cổ phần Bảohiểm dầu khí Thăng Long, đã hướng dẫn và tạo điều kiện cho em hoàn thànhbản báo cáo này

Do kinh nghiệm, và những kiến thức thực tế còn nhiều hạn chế nênkhông tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy em rất mong được sự quan tâm, góp

ý của các thầy cô giáo, các bạn và các anh chị trong công ty cổ phần Bảo hiểmDầu khí Thăng Long để đề tài được hoàn thiện một cách tốt nhất

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, tháng 4 năm 2008Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ NƠI THỰC TẬP, VÀ GIỚI THIỆU

VỀ ĐỀ TÀI

I GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM DẦU KHÍ VIỆT NAM ( PETROVIETNAM INSURANCE JOIN STOCK CORPORATION)

1 Giới thiệu chung

Bảo hiểm dầu khí Việt Nam, hay còn gọi tắt là PVI, là một trong 4 tổngcông ty lớn của Tập đoàn Dầu khí quốc gia Việt Nam Được thành lập năm

1996, theo quyết định thành lập doanh nghiệp nhà nước số: 12/BT, ngày23/01/2006 của Chính phủ Sau hơn 10 năm hoạt động, PVI đã có những bướcphát triển vượt bậc, cùng với việc chuyển đổi thành Tổng công ty cổ phần,với vốn điều lệ 851 tỷ đồng, doanh thu năm 2006 đạt 1.300 tỷ đồng Hiện nay,tổng công ty cổ phần Bảo hiểm Dầu khí Việt Nam đứng thứ hai về thị phần thịtrường bảo hiểm phi nhân thọ và tiếp tục giữ vững vị trí đứng đầu lĩnh vựcbảo hiểm công nghiệp

Trụ sở chính: Tòa nhà 154 Nguyễn Thái Học, Q Ba Đình, Hà NộiĐiện thoại: (84-4) 7 33 55 88

hiện tượng nổi bật trên thị trường chứng khoán Việt Nam khi đạt cùng lúc kỷlục: doanh nghiệp tiến hành cổ phần hóa trong thời gian ngắn nhất( hơn 3tháng), có số lượng nhà đầu tư đăng ký đấu giá lớn nhất( trên 8 000 nhà đầutư) và có giá trúng thầu bình quân cao nhất- gấp hơn 16 lần mệnh giá Việcbán ra 24% cổ phần của PVI tương đương với 120 tỷ đồng, đem về cho nhànước gần 2000 tỷ đồng ( gấp 4 lần vốn điều lệ của PVI), đã đánh giá được sựđóng góp của PVI với Tập đoàn và Nhà nước

Tập đoàn dầu khí Việt Nam giao nhiệm vụ cho PVI là quản lý, thu xếprủi ro và thu xếp chương trình bảo hiểm cho toàn bộ các dự án, tài sản và mọiđối tượng bảo hiểm có liên quan đến vốn góp của tập đoàn trong các doanhnghiệp cổ phần, để đảm bảo cung cấp dịch vụ bảo hiểm có chất lượng và phíbảo hiểm cạnh tranh, tiến tới nhanh chóng xây dựng chương trình bảo hiểmtoàn cầu cho toàn ngành

2 Hoạt động kinh doanh 2003- 2007

3 Các mốc phát triển chính:

Ngày 23/01/1996: Thành lập Công ty Bảo hiểm Dầu khí Việt Nam

Năm 1998: Doanh thu đạt trên 100 tỷ đồng

Năm 2001: Doanh thu đạt gần 200 tỷ đồng; được Thủ tướng chính phủ tặng

bằng khen vì những thành tích xuất sắc giai đoạn 1998- 2000Năm 2002: Doanh thu đạt xấp xỉ 500 tỷ đồng; được Thủ tướng Chính phủ

tặng Cờ thi đua: “Đơn vị dẫn đầu phong trào thi đua”

Năm 2004: Doanh thu đạt 610 tỷ đồng Công ty được Chủ tịch nước tặng

Huân chương Lao động Hạng baNăm 2005: Doanh thu đạt trên 782 tỷ đồng; Công ty được nhận “Giải

thưởng Sao Vàng đất Việt”

Năm 2006: Doanh thu đạt trên 1300 tỷ đồng Tiến hành cổ phần hóa Công

ty Bảo hiểm Dầu khíNăm 2007: Hoàn thành cổ phần hóa- Tổng Công ty CP Bảo hiểm Dầu khí

Việt Nam hoạt động từ 20/03/2007 Ngày 10/08/2007 PVI niêmyết cổ phiếu tại Trung tâm giao dịch chứng khoán Hà Nội

Doanh thu lũy kế đạt 1904 tỷ đồng, hoàn thành 107% kế hoạchcam kết với Tập đoàn

4 Sơ đồ tổ chức

CÁC CÔNG TY THÀNH VIÊN TRỤ SỞ TỔNG CÔNG TY

BAN BẢO HIỂM

KẾ TOÁN BAN BẢO HIỂM HÀNG HẢI

BAN BẢO HIỂM HÀNG HẢI

BAN TÁI BẢO HIỂM

BAN TÁI BẢO HIỂM

BAN ĐẦU TƯ

BAN QUẢN LÝ RỦI

PVI DUYÊN HẢI

PVI DUYÊN HẢI

PVI VŨNG TÀU

PVI VŨNG TÀU

PVI THĂNG LONG

PVI THĂNG LONG

PVI TÂY NAM

PVI TÂY NAM

PVI NAM TRUNG BỘ

PVI NAM TRUNG BỘ

PVI ĐÔNG BẮC

PVI ĐÔNG BẮC

PVI BẮC TRUNG BỘ

PVI BẮC TRUNG BỘ

PVI ĐÔNG BỘ

PVI ĐÀ NẴNG

PVI KHÁNH HÒA

PVI KHÁNH HÒA

ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG

BAN TỔNG GIÁM ĐỐC

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

PVI THAM GIA CỔ ĐÔNG

CÁC CÔNG TY LIÊN DOANH& PVI THAM GIA CỔ ĐÔNG

PVI INVEST

5 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh

VĂN PHÒNG II

Thực hiện kinh doanh bảo hiểm, tái bảo hiểm, tiến hành hoạt động đầu

tư và các hoạt động khác liên quan đến bảo hiểm như: giám định, phân bổtổn thất,… phù hợp với luật kinh doanh bảo hiểm

 Kinh doanh bảo hiểm

Bảo hiểm năng lượngBảo hiểm hằng hảiBảo hiểm kỹ thuậtBảo hiểm tài sảnBảo hiểm trách nhiệmBảo hiểm hàng khôngBảo hiểm con ngườiBảo hiểm cơ giớiBảo hiểm y tế tự nguyệnBảo hiểm chi phí y tế và chuyển cấp cứuBảo hiểm nông nghiệp

Bảo hiểm khác

 Kinh doanh tái bảo hiểm

Nhượng tái bảo hiểmNhận tái bảo hiểm

 Dịch vụ bảo hiểm khác

Tư vấn bảo hiểm và quản lý rủi roGiám định, tính toán phân bổ tổn thấtGiải quyết bồi thường và đòi người thứ ba

 Đầu tư

Kinh doanh giấy tờ có giáKinh doanh bất động sảnGóp vốn vào các doanh nghiệp khácCho vay vốn

 Bảo hiểm năng lượng

 Bảo hiểm hằng hải

 Bảo hiểm kỹ thuật

 Bảo hiểm tài sản

 Bảo hiểm hằng không

 Bảo hiểm trách nhiệm

 Bảo hiểm con người

 Bảo hiểm xe cơ giới

 Bảo hiểm y tế tự nguyện

 Bảo hiểm chi phí y tế và tự nguyện cấp cứu

 Bảo hiểm nông nghiệp

 Bảo hiểm khác

7 Các đối tác của công ty

 Tập đoàn dầu khí quốc gia Việt Nam

 Liên doanh dầu khí Vietsovpetro

 Công ty liên doanh điều hành Hoàng Long JOC

 Tổng công ty hàng hải Việt Nam Vinalines

 Công ty liên doanh điều hành Cửu Long JOC

 Công ty vận tải biển Việt Nam Vosco

 Công ty giám định và phân bổ tổn thất Falconer Bryan

 Tập đoàn môi giới bảo hiểm Marsh

 Một số tập đoàn và công ty khác

Công ty Bảo hiểm dầu khí Thăng Long (PVI Thăng Long)

Địa chỉ : Số 10 Trần Phú- Hà Đông- Hà Tây

Điện thoại: 04.2850268Fax :04.2850269

1 Khái quát về công ty

Công ty Bảo hiểm Dầu khí Thăng Long (PVI Thăng Long), tiền nhân làCông ty Bảo hiểm Dầu khí phía Bắc, là một thành viên của Tổng công ty Cổphần Bảo hiểm Dầu khí Việt Nam(PVI), được thành lập từ năm 2002, vớinhiệm vụ kinh doanh được Tổng Công ty giao là khai thác, cung cấp các dịch

vụ bảo hiểm trong và ngoài ngành Dầu khí, trong đó các đơn vị thành viên củaTập đoàn Dầu khí tại thủ đô Hà Nội và toàn bộ các tỉnh phía Bắc Trải quagần 6 năm hoạt động, được sự hậu thuẫn rất lớn từ Tổng công ty, PVI ThăngLong đã khẳng định được vị thế và uy tín của mình trên thị trường bảo hiểmphía Bắc

Đến nay, PVI Thăng Long đã hoàn thiện bộ máy tổ chức phục vụ mộtcách tốt nhất cho định hướng kinh doanh của mình, với cơ cấu tổ chức nhưsau:

 Ban giám đốc

 Khối quản lý:

 Phòng hành chính kế toán

 Phòng giám định bồi thường

 Khối các phòng kinh doanh:

 Phòng Bảo hiểm Hàng hải- Tài sản

 Phòng Bảo hiểm Kỹ thuật

 Phòng Xe cơ giới, con người và quản lý đại lý

 Khối các văn phòng khu vực:

Địa chỉ: 104 Lê Duẩn, Đống Đa, Hà Nội

 Phòng kinh doanh khu vực Hà ĐôngĐịa chỉ: Đường Quang Trung, thị xã Hà Đông

 Phòng kinh doanh khu vực Việt TrìĐịa chỉ: T6 Số 1996, đại lộ Hùng Vương, phườngNông Trang, tp Việt Trì, tỉnh Phú Thọ

 Phòng kinh doanh khu vực Lào CaiĐịa chỉ: 68 đường Hoàng Liên, Tp Lào Cai, tỉnh

Lào Cai

 Khối các Đại lý pháp nhân và cá nhân: phủ khắp thị trường Hà Nội,các tỉnh miền Bắc, trong đó bao gồm hơn 30 tổng Đại lý pháp nhân

2 Hoạt động kinh doanh bảo hiểm

PVI Thăng Long phát triển toàn diện, đồng đều các nghiệp vụ bảohiểm, chú trọng bảo hiểm kỹ thuật, bảo hiểm hàng hải, đồng thời tập trung vàomục tiêu phát triển bảo hiểm xe cơ giới, con người và cháy nổ, tài sản theođịnh hướng của công ty

So với cùng kỳ 2006, doanh thu tăng 117%, việc tăng trưởng doanh thuqua các năm vừa qua có bước tiến đáng kể, tuy nhiên tính chất tăng trưởngkhông ổn định, tỷ lệ doanh thu của nghiệp vụ có tái tục và tỷ lệ doanh thu táitục hàng năm thấp Trong cơ cấu tổng doanh thu, doanh thu của nghiệp vụ kỹthuật, bảo hiểm cho các dự án chiếm hơn 40%, đây là sản phẩm không tái tụchàng năm

Tính đến 31/12/2007, hệ thống đại lý của PVI Thăng Long gồm có 19đại lý pháp nhân, 10 đại lý cá nhân Doanh thu do hệ thống đại lý khai thácđến 31/12/2007 đạt 15.55 tỷ đồng, trong đó XCG( xe cơ giới) 11.85 tỷ, chiếmkhoảng hơn 46% cơ cấu tổng doanh thu Hệ thống đại lý hoạt động chuyênnghiệp và đảm bảo được chất lượng dịch vụ đem đến khách hàng một cách tốt

miền Bắc phục vụ tối đa nhu cầu bảo hiểm của khách hàng, đặc biệt là xe cơgiới và con người.

PVI Thăng Long không ngừng phát triển với sự đa dạng hóa các loạihình sản phẩm bảo hiểm, bộ máy kinh doanh hoàn thiện về cơ cấu tổ chức,trình độ chuyên môn, cán bộ công nhân viên bài bản, chuyên nghiệp đưathương hiệu bảo hiểm dầu khí tới các tỉnh thành tiềm năng như: Thanh Hóa,Việt Trì, Lào Cai, thị trường bảo hiểm mở rộng không ngừng

Theo nhiệm vụ được Tổng công ty giao từ năm 2002 đến nay, PVIThăng Long là đơn vị duy nhất tại phía Bắc cung cấp các dịch vụ, chươngtrình bảo hiểm nhỏ lẻ như xe cơ giới, con người, cháy nổ tài sản cho các đơn

vị thành viên thuộc tập đoàn Dầu khí Việt Nam Quá trình hoạt động kinhdoanh PVI Thăng Long luôn nhận được sự ủng hộ, tín nhiệm và hợp tác củanhững đơn vị trong ngành dầu khí, bản thân PVI Thăng Long luôn tự ý thứcđược rằng chất lượng sản phẩm bảo hiểm cung cấp ngày càng được hoàn thiện

và nâng cao hơn nữa

3 Hoạt động giám định bồi thường

Với phương châm : “trung thành, tận tụy” và xác định công tác giámđịnh bồi thường chính là công tác phục vụ khách hàng sau bán hàng, PVIThăng Long đã tổ chức tốt công tác giám định- bồi thường cho hoạt động kinhdoanh của mình Công ty đã tổ chức một phòng giàm định bồi thường chuyênnghiệp với cơ cấu đầy đủ cán bộ, quy trình giám định, bồi thường theo tiêuchuẩn ISO, cơ sở vật chất trang thiết bị làm việc đầy đủ, do vậy việc giảiquyết khiếu nại bồi thường được nhanh chóng, chính xác các tổn thất, tạodựng được hình ảnh tốt đẹp và nâng cao thương hiệu của PVI Thăng Long nóiriêng và PVI nói chung trên thị trường

Hoạt động giám định bồi thường được dựa trên nền tảng vững chắc của

cả hệ thống PVI trên toàn quốc, với mối quan hệ gắn bó giữa các đơn vị trong

hiểm và giải quyết khiếu nại bồi thường Điều này có ý nghĩa đặc biệt quantrọng trong kinh doanh bảo hiểm xe cơ giới trong điều kiện hiện nay.

Hiện nay PVI Thăng Long đã xây dựng một hệ thống mạng lưới cácGara, Showroom và xưởng sửa chữa ô tô đảm bảo chất lượng dịch vụ cungcấp cho mọi đối tượng khách hàng theo đúng những tiêu chí: kịp thời- chấtlượng- thuận tiện, với chế độ bảo hành tốt nhất, đặc biệt PVI Thăng Long làmột trong số ít các đơn vị trực thuộc PVI ký hợp đồng nguyên tắc về bảo lãnhsửa chữa xe cơ giới với hệ thống các xưởng , gara ô tô chính hãng như:Toyota, Ford, Daewoo…đáp ứng những yêu cầu khắt khe nhất về chất lượngđối với những xe mới, chính hãng Để thực hiện cam kết phục vụ khách hànghàng ngày càng tốt hơn, PVI Thăng Long đã xác lập đường dây nòng online24/24h, nhằm tạo thuận lợi cho khách hàng trong việc thông báo sự có trongmọi trường hợp và có những hướng dẫn, tư vấn kịp thời phương án giải quyếtnhanh nhất Ngoài ra với mục tiêu, không ngừng hoàn thiện sản phẩm bảohiểm cung cấp, và tính chuyên nghiệp trong mỗi loại hình bảo hiểm, PVIThăng Long đã xây dựng Đội cứu hộ xe tổn thất khẩn cấp, đảm bảo tối đaquyền lợi của khách hàng

4 Kế hoạch kinh doanh 2008

 Tổng kế hoạc doanh thu năm 2008: 60 tỷ

 Kế hoạch định biên lao động: 65 người

 Năng suất lao động bình quân: 1 230 769 231 đồng/ người/ năm

 Thu nhập bình quân: 4 500 000 đồng/ người/ tháng

 Xây dựng các đại lý trên địa bàn Hà Nội

 Các đơn vị kinh doanh chủ động thực hiện một số dự án lớn như: cầuĐông Trù, Cầu Nhật Tân, cầu cạn Pháp Vân, đường cao tốc Cầu Giẽ-Ninh Bình…

 Thành lập thêm một số văn phòng khu vực trên các địa bàn như: Vĩnh

5 Phòng ban nơi thực tập (bộ phận kinh doanh)

 Thông tin về cán bộ hướng dẫn

Người hướng dẫn thực tập: anh Trần Quang Long- PGĐ Công ty Bảohiểm dầu khí Thăng Long

 Phòng Bảo hiểm Hàng hải- Tài sản: Phòng gồm có 6 nhânviên kinh doanh, do anh Trần Quang Long làm trưởng phòng

 Phòng Bảo hiểm Kỹ thuật: Phòng gồm có 5 nhân viên kinhdoanh, do anh Hoàng Tấn quản lý

 Phòng Xe cơ giới, con người và quản lý đại lý: phòng gồm có

6 nhân viên kinh doah, do anh Đỗ Quang Hưng quản lýThực trạng tin học hóa của bộ phận kinh doanh hiện nay như sau:

Số lượng và chủng loại thiết bị tin học trong phòng hoạt động tốt, đáp ứngđược nhu cầu hoạt động của phòng hiện nay

III GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI

Hiện nay, công ty cổ phần bảo hiểm dầu khí Thăng Long việc quản lýcác hợp đồng bảo hiểm được thực hiện thông quan bảng tính excel Ngoài ra

còn sử dụng chỉ có phần mềm kế toán, phần mềm quản lý bồi thường Việcquản lý thông qua các phương tiện trên đều dẫn đến các nhược điểm sau:

 Tốn phí thời gian, tiến độ thực hiện chậm

 Gây nhiều sai sót

 Thông tin cập nhập không mang tính thời sự

 Tạo lập báo cáo mất nhiều thời gian

Do những nhược điểm trên nên việc xây dựng:” hệ thống thông tin quản lýcác hợp đồng bảo hiểm”, là vấn đề bức thiết và cần thiết để khắc phục cácnhược điểm trên, và nâng cao hiệu quả quản lý hợp đồng bảo hiếm

Chương trình có các chức năng như sau:

 Quản lý khách hàng

 Quản lý các tài sản bảo hiểm

 Quản lý bồi thường

 Quản lý loại đơn bảo hiểm

Công cụ lựa chọn thực hiện:

 Sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual basic 6.0, CSDL Access 2000

 Công cụ báo cáo: Crystal report 8.5

 Microsoft Access là hệ quản trị CSDL được sử dụng tại nhiều

biến Tuy nhiên, nếu có điều kiện em sẽ chuyển đổi sang CSDLSQL Server 2000 Đây là một hệ quản trị CSDL mạnh, lưu trữđược nhiều dữ liệu, thích hợp với môi trường mạng nhiều ngườidùng Việc sử dụng CSDL Access ở đây chỉ có tính chất môphỏng, do điều kiện thực hiện chưa cho phép.

 Visual Basic 6.0 đã thể hiện nhiều khả năng mạnh về lập trìnhCSDL bởi tính uyển chuyển trong giao diện, dễ dàng trong tổchức dữ liệu

 Crystal Report 8.5 là công cụ tạo báo cáo mạnh, dễ dàng thựchiện

 Các công cụ này phù hợp với trình độ công nghệ hiện tại củaphòng, và dễ dàng nâng cấp cho thích hợp với chiến lược CNTTsau này

CHƯƠNG II: MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP LUẬN CƠ BẢN ỨNG DỤNG VÀO NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG

BẢO HIỂM

Vào đầu những năm 80 của thế kỷ trước, nghiên cứu về hệ thống thông tinmới được hình thành trên thế giới, và được quan tâm, nghiên cứu, ứng dụngtại Việt Nam từ đầu năm 2000 Những năm gần đây, hệ thống thông tin ngàycàng được ứng dụng vào nhiều lĩnh vực, và không ngừng khẳng định tầm

quan trọng, vai trò trong các lĩnh vực ấy Việc nghiên cứu phương pháp luận

cơ bản về hệ thống thông tin rất quan trọng để có thể ứng dụng vào việc hoànthiện hệ thống thông tin quản lý các hợp đồng bảo hiểm tại PVI Thăng Long

1 Định nghĩa hệ thống thông tin

a Thông tin, và thông tin quản lý:

Trước tiên, ta có thể hiểu thông tin là sự phản ánh và biến phản ánh thành

tri thức mới của chủ thể nhận tin đối với đối tượng phản ánh

Với định nghĩa như trên, thông tin có 4 tính chất cơ bản sau:

ra của hệ thống thông tin quản lý Không có thông tin thì không có hoạt độngquản lý đích thực

Thông tin quản lý thông tin có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn

dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình

b Hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần

cứng, phần mềm, dữ liệu,…thực hiện hoạt động thu thập, xử lý thông tin trongmột tập các ràng buộc gọi là môi trường

Nó được biểu hiện bởi con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin họchoặc không tin học Đầu vào ( input) của hệ thống thông tin được lấy từ cácnguồn ( sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu

đã được lưu trữ từ trước Kết quả của xử lý ( output) được chuyển đến cácđích ( destination) hoặc được cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (storage)

Hình 1: Mô hình hệ thống thông tinNhư hình trên minh họa, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đưa

dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra

Hệ thống thông tin gồm có 2 loại:

Hệ thống chính thức: một hệ thống thông tin chính thức bao hàm một tập hợpcác quy tắc, phương pháp làm việc có văn bản rõ ràng, hoặc ít ra cũng đượcthiết lập theo một truyền thống

 Hệ thống không chính thức: thường được bao hàm một tập hợp các quytắc và phương pháp làm việc có văn bản rõ ràng, hoặc là ít ra cũngđược thiết lập theo một truyền thống Đó là trường hợp hệ thống trả

Nguồn

Thu nhập

Kho dữ liệu

Xử lý và lưu giữ

Xử lý và lưu giữ Phân phát

Đích

lương, hoặc hệ thống quản lý tài khoản các nhà cung cấp và tài khoảnkhách hàng, phân tích bán hàng, và xây dựng kế hoạch ngân sách, hệthống thường xuyên đánh giá khía cạnh tài chính của những cơ hội muabán khác nhau, và cũng như hệ thống chuyên gia cho phép đặt ra cácchuẩn đoán tổ chức.

 Những hệ thống thông tin phi chính thức của một tổ chức, bao chứa các

bộ phận gần giống như hệ thống đánh giá các cộng sự của ông chủ tịchmột doanh nghiệp Tập hợp các hoạt động xử lý thông tin như gửi vànhận thư, ghi chép dịch vụ, các cuộc nói chuyện điện thoại, các cuộctranh luận, các ghi chú trên bảng thông báo và các bài báo trên báo chí

và tạp chí là các hệ thông tin phi chính thức

2 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức

Có hai cách phân loại hệ thống thông tin trong các tổ chức hay đượcdùng Một cách lấy mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại và mộtcách lấy nghiệp vụ mà nó phục vụ làm cơ sở để phân loại

a Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

Mặc dù rằng các hệ thống thường sử dụng các công nghệ khác nhaunhưng chúng phân biệt nhau trước hết bởi loại hoạt động mà chúng trợ giúp.Theo cách này, có 5 loại: hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý,

hệ thống trợ giúp ra quyết định, hệ chuyên gia và hệ thống tăng cường khảnăng cạnh tranh

 Hệ thống xử lý giao dichn TPS( transaction processing System): nhưchính tên của chúng đã nói rõ, các hệ thống xử lý các dữ liệu đến từ cácgiao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, hoặc với nhà cungcấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của nó Các giao dịch sảnsinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dịch đó Có thể

kể ra các hệ thống thuộc loại này như: hệ thống trả lương, làm hóa đơn,lập đơn trả hàng, theo dõi khách hàng, hay theo dõi nhà cung cấp…

 Hệ thống thông tin quản lý MIS ( Management Information System): lànhững hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, hoạt độngnày nằm ở các mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý, hoặc lập

kế hoạch chiến lược Một số ví dụ về hệ thống thông tin quản lý như:

hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, nghiên cứu vềthị trường, theo dõi năng suất làm việc hay sự vắng mặt của nhânviên…

 Hệ thống ra quyết định DSS ( Decision Support System) là những hệthống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động raquyết định Với quá trình ra quyết định thường được mô tả như là mộtquy trình được tạo thành từ ba giai đoạn: xác định vấn đề, xây dựng vàđánh giá các phương án giải quyết, và lựa chọn một phương án

 Hệ thống chuyên gia ES ( Expert System): đó là hệ thống những cơ sởtrí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sựbiểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuên gia vềmột lĩnh vực nào đó Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một cơ

sở trí tuệ, và một động cơ suy diễn

 Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA ( InformationSystem for Competitive Advantage): hệ thống thông tin loại này được

sử dụng như mục đích trợ giúp chiến lược Khi nghiên cứu hệ thốngthông tin mà không tính đến những lý do dẫn đến sự cài đặt nó hoặccũng không tính đến môi trường trong đó nó được phát triển, ta nghĩrằng đó chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tinquản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia

b Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp

Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý, vàtrong mỗi cấp quản lý chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ Bảng: phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định

Tài chính chiến

lược

Marketingchiến lược

Nhân lựcchiến lược

Kinh doanh và sảnxuất chiến lược

Hệ thốngthông tin vănphòngTài chính chiến

thuật

Marketingchiến thuật

Nhân lựcchiến thuật

Kinh doanh và sảnxuất chiến thuậtTài chính chiến

tác nghiệp

Marketingtác nghiệp

Nhân lựctác nghiệp

Kinh doanh và sảnxuất tác nghiệp

II PHƯƠNG PHÁP PHÁT TRIỂN MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN

1 Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin

Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin làcung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốtnhất Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thốngđang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặtnó.

Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu đến việc xử lý

dữ liệu, để đưa ra những kết luận chính xác về tình hình thực tế Thiết

kế nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cảithiện tình trạng hiện tại, và xây dựng các mô hình logic, mô hình vật lýngoài của hệ thống

Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin:

 Những vấn đề về quản lý

 Những yêu cầu mới của nhà quản lý

 Sự thay đổi của công nghệ

 Thay đổi sách lược chính trị

Những yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dực

án phát triển một hệ thống thông tin mới Những luật mới của chính phủ mớiban hành ( luật về thuế chẳng hạn), việc ký kết một hiệp tác mới, đa dạng hóacác hoạt động của doanh nghiệp, bằng sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới

Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc tổ chức phải xemlại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình Khi các hệ quảntrị cơ sở dữ liệu ra đời, nhiều tổ chức phải rà soát lại các hệ thống thông tincủa mình để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng nhữngcông nghệ mới này

Việc người ta nhận ra yêu cầu phát triển hệ thống thông tin rõ ràng là chưa đủ

để bắt đầu sự nghiệp phát triển này Trong phần lớn các tổ chức, có các cơchế, ít nhiều chính thức đang tồn tại, để xác định được liệu một nghiên cứuphát triển hệ thống thông tin có nên được thực hiện hay không

2 Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin

Mục đích chính xác của dự án phát triển một hệ thống thông tin là cóđược một sản phẩm đáp ứng các nhu cầu của người sử dụng, mà nóđược hòa hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹthuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước

Không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp để phát triển mộtthống thông tin, tuy nhiên không có phương pháp ta có nguy cơ khôngđạt được những mục tiêu định trước

Dưới đây là ba nguyên tắc để phát triển một hệ thống thông tin:

 Nguyên tắc 1: sử dụng các mô hình

 Nguyên tắc 2: chuyển từ các chung sang cái riêng

 Nguyên tắc 3: chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khiphân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế

III CÁC CÔNG ĐOẠN PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN

Có 7 giai đoạn khi phát triển hệ thống thông tin: đánh giá yêu cầu, phântích chi tiết, thiết kế logic, đề xuất các phương án của giải pháp, thiết kếvật lý ngoài, triển khai kỹ thuật hệ thống, cài đặt và khai thác

1 Giai đoạn đánh giá yêu cầu

Giai đoạn này là giai đoạn quan trọng, quyết định sự thành công củamột dự án Một sai sót trong giai đoạn này sẽ rất có thể làm chậm cảmột dự án, kéo theo những chi phí, tổn thất lớn cho tổ chức

Một dự án phát triển hệ thống không tự động tiến hành ngay sau khi cóbản yêu cầu Vì loại dự án này đòi hỏi đầu tư không chỉ tiền bạc, thờigian, mà cả nguồn nhân lực, do đó quyết định về vấn đề này phải đượcthực hiện sau một cuộc phân tích cho phép xác định cơ hội và khả năngthực thi

 Lập kế hoạch

Về cơ bản thì lập kế hoạch của giai đoạn thẩm định dự án, là làmquen với hệ thống đang xét, xác định thông tin phải thu thập,cũng như nguồn và phương pháp thu thập cần dùng

Số lượng và sự đa dạng của nguồn thông tin phụ thuộc vào kíchthước và độ phức tạp của hệ thống nghiên cứu

 Làm rõ yêu cầu

Làm rõ yêu cầu, tức là làm cho phân tích viên hiểu đúng yêu cầu.Xác định chính xác đối tượng yêu cầu, thu thập những yếu tố cơbản của môi trường hệ thống và xác định khung cảnh nghiêncứu

Làm rõ yêu cầu được thực hiện chủ yếu qua việc tìm hiểu nhữngyêu cầu của người sử dụng, sau đó là người quản lý chính mà bộphận của họ Thêm vào đó để nhằm tới nguyên nhân dẫn đến yêucầu và xác định hệ thống có liên quan.

 Đánh giá khả thi

Đánh giá khả thi rất quan trọng Đòi hỏi phân tích viên có sựhiểu biết sâu về vấn đề, có năng lực thiết kế nhanh các yếu tố củagiải pháp và đánh giá các chi phí của các giải pháp

Đánh giá khả năng thực thi của một dự án là tìm xem có yếu tốnào ngăn cản nhà phân tích thực hiện, cài đặt một cách thànhcông giải pháp đã đề xuất hay không? Tuy nhiên trong quá trìnhphát triển hệ thống luôn luôn phải tiến hành đánh giá lại Nhữngvấn đề chính về khả năng thực thi là: khả thi về tổ chức, khả thi

về tài chính, khả thi về thời hạn và khả thi về kỹ thuật

 Khả thi về tổ chức: đòi hỏi phải có sự hòa hợp giữa giảipháp và dự kiến với môi trường tổ chức

 Khả thi kỹ thuật, được đánh giá bằng cách so sánh côngnghệ hiện có hoặc có thể mua sắm được với yêu cầu của

hệ thống đề xuất

 Khả thi về tài chính là xác định xem lợi ích hữu hình chờđợi có lớn hơn tổng các chi phí bỏ ra không?

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về đánh giá yêu cầu

Báo cáo phải trợ giúp các nhà lãnh đạo quyết định dự án có thểtiếp tục hay dừng lại Báo cáo phải cung cấp một bức tranh sáng

sủa và đầy đủ về tình hình, và khuyến nghị những hành động tiếptheo.

2 Giai đoạn phân tích chi tiết

Giai đoạn phân tích chi tiết, là giai đoạn tiếp theo giai đoạn đánh giáyêu cầu, sau khi dự án tiếp tục được tiến hành

Giai đoạn phân tích chi tiết, bao gồm có 3 bước được trình bày tronghình vẽ sau:

Hình2: các bước của giai đoạn phân tích chi tiết

Ghi chép phỏng vấn, kết quả, khảo sát

3.0 Tìm và lựa chọn các giải pháp

2.0 Cấu trúc hóa các yêu cầu

2.0 Cấu trúc hóa các yêu cầu

Các yêu cầu hệ thống

Mô tả về HT hiện tại, và HT mới

Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm có các công đoạn sau:

 Lập kế hoạch phân tích chi tiết

Bao gồm có các công việc: thành lập nhóm phân tích, phân chianhiệm vụ, chọn phương pháp, công cụ và kỹ thuật sẽ dùng vàxây dựng thời hạn cho các công việc

 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

Một hệ thống thông tin không thể phát triển trong một cái bìnhrỗng Nó bị ảnh hưởng bởi rất nhiều nhân tố bên ngoài và ngượclại, nó có ảnh hưởng tới các nhân tố đó

Môi trường của hệ thống thông tin hiện tại, bao gồm:

 Môi trường ngoài

 Môi trường tổ chức

 Môi trường vật lý

 Môi trường kỹ thuật

 Nghiên cứu hệ thống hiện tại

Trong công đoạn này, cần phải xác định những vấn đề có liênquan tới hệ thống và nguyên nhân của chúng Khối lượng thôngtin thu thập và phân tích lớn hơn nhiều so với các hoạt độngtrước đây Nhiệm vụ của công đoạn này là: thu thập thông tin,xây dựng mô hình vật lý ngoài, và xây dựng mô hình logic

 Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

Nhiệm vụ chính của công đoạn này là: đưa ra chuẩn đoán, xácđịnh mục tiêu của hệ thống mới, và xác định các yếu tố của giảipháp Các nhiệm vụ này được trình bày cái nọ nối tiếp cái kia,còn trong thực tế, chúng xảy ra đồng thời

Các chuẩn đoán bao gồm:

 Phân tích viên nghiên cứu tài liệu, tiến hành quan sát.Phân tích viên sử dụng các phích tài liệu vấn đề sẽ bắt đầunhiệm vụ chuẩn đoán, bởi vì họ đã bắt đầu tìm kiếm một

số nguyên nhân của những vấn đề đã được chỉ ra

 Phân tích viên hệ thống không bắt buộc phải sửa chữabằng các phương tiện chuyên môn của mình, các vấn đềđặt ra mà nguyên nhân của nó không nằm trong lĩnh vựcchuyên môn của mình

 Trong đại đa số trường hợp nghiên cứu hệ thống, nguyênnhân của các vấn đề là hỗn hợp Một số liên quan trực tiếptới hệ thống thông tin khác gắn liền với nhiều lĩnh vực, cảquản trị nhân lực cũng như quản trị tác nghiệp, hoặc quảnlý

 Phân tích viên phải biết sử dụng mọi công cụ cần thiết đểthực hiện nhiệm vụ này một cách có hiệu quả

 Những người phân tích ít kinh nghiệm, hay lẫn lộn giữanguyên nhân và triệu chứng, và không đi đủ sâu vào việctìm kiếm nguyên nhân

Sau khi các vấn đề của hệ thống cùng với các nguyên nhân của nó đã đượcxác định, phân tích viên sẽ tiến hành xác định những mục tiêu của hệ thốngmới, hay hệ thống đã được sửa chữa

 Đánh giá lại tính khả thi

Sau khi giai đoạn đánh giá khả thi kết thúc, đội ngũ phân tích đã

có sơ bộ việc đánh giá mức khả thi của dự án Giờ đây, ta có mộtlượng lớn các thông tin về hệ thống, và môi trường của nó, vềcác nguyên nhân và giải pháp được đề xướng

 Sửa đổi đề xuất lại dự án

Sau khi đánh giá lại tính khả thi, với những thông tin mới đượcthu thập, thì dự án cần phải được xem xét lại và sửa đổi

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Báo cáo phân tích chi tiết là một tài liệu rất quan trọng, bởi vì nó

sẽ phục vụ cho việc ra quyết định tiếp tục hay hủy bỏ dự án

3 Giai đoạn thiết kế logic

Mục đích của giai đoạn này là xác định một cách chi tiết và chính xácnhững cái gì mà hệ thống mới phải làm, để đạt được những mục tiêu đã đượcthiết lập từ giai đoạn phân tích chi tiết, mà vẫn luôn tuân thủ những ràng buộccủa môi trường

Sau khi kết thúc giai đoạn này sẽ đưa ra những sản phẩm như: sơ đồ luồng dữliệu DFD ( Data flow Diagram), các sơ đồ luồng dữ liệu DSD ( Data StructureDiagram), các sơ đồ phân tích tra cứu và các phích logic của từ điển hệ thống

Các bước của giai đoạn thiết kế logic được trình bày trong hình vẽ sau:

Hình 3: Các bước của giai đoạn thiết kế logic

Các thực đơn, biểu tượng…giao diện và các đặc tả hội thoại

Dữ liệu, mô hình tiến trình

Lựa chọn vật mang

Đầu vào/ ra, các mô hình

cho đầu vào/

ra, khuôn dạng các biểu mẫu và báo cáo

3.0 Thiết kế

cơ sở dữ liệu logic

2.0 Thiết

kế các giao diện

và hội thoại

2.0 Thiết

kế các giao diện

và hội thoại

Các dòng dữ liện,

các mô hình E-R các

mẫu

Các dòng dữ liệu, kho dữ liệu, sơ đồ E-

R các đầu vào

Hồ sơ dự án

Các quan hệ đã chuẩn hóa

Giai đoạn này gồm có các công đoạn sau:

 Thiết kế cơ sở dữ liệu: xác định yêu cầu thông tin của người sửdụng hệ thống thông tin mới

 Thiết kế xử lý: các sơ đồ ligic của xử lý chỉ làm rõ những quan

hệ có tính chất ngữ nghĩa của các dữ liệu và không quan tâm tớinhững yếu tố mang tính tổ chức như: Ai thực hiện xử lý? Ở đâu?Khi nào? Và như thế nào?

 Thiết kế các luồng dữ liệu vào

 Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

 Hợp thức hóa mô hình logic

4 Giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp

Sau khi kết thúc giai đoạn thiết kế logic, nhóm phân tích viên đã xácđịnh về mặt logic những đầu vào, những xử lý, những tệp cơ sở dữ liệu vànhững đầu ra cho phép giải quyết tốt hơn những vấn đề của hệ thống thông tinhiện có và đạt được những mục tiêu của người sử dụng

Công việc phải làm trong giai đoạn xây dựng các phương án giải pháplà:

 Xác định ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

Không có hệ thống thông tin nào được cài đặt thành công, nêukhông tính đến các ràng buộc về môi trường Trong suốt quátrình phát triển hệ thống thông tin, phân tích viên phải rất chú ýtới những yêu cầu riêng của tổ chức mà hệ thống thông tin sẽđược cài đặt

 Xây dựng các phương án của giải pháp: gồm 2 khâu chính là:xác định biên giới phần tin học hóa và xác định cách thức chocác xử lý

 Đánh giá các phương án của giải pháp

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo

Đây là một giai đoạn quan trọng, vì nó mô tả chính xác và có ảnh hưởng, tácđộng trực tiếp tới công việc thường ngày của những người sử dụng.

Bao gồm:

 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài: đòi hỏi phân tích viên phải lựa chọnphương tiện, khuôn dạng của các dòng vào/ ra, xác định cách thức hộithoại với phần tin học hóa của hệ thống và cách thức thực hiện các thủtục thủ công Phân bổ thời gian và lập danh mục các sản phẩm

 Thiết kế chi tiết các giao diện vào ra: Mục đích chính của giai đoạn này

là thiết kế khuôn dạng trình bày của các đầu ra và thể thức nhập tin chongười sử dụng Công việc này rất quan trọng nên thực tế, vì nhữngnhận xét đánh giá về hệ thống thông tin của người sử dụng là dựa vàoyếu tố vào ra này

 Thiết kế cách thức giao tác với phần tin học hóa

Có 4 cách thức chính để thực hiện giao tác với phần tin học hóa:

 Giao tác bằng tập hợp lệnh

 Giao tác bằng các phím trên bàn phím

 Giao tác qua thực đơn

 Giao tác dựa vào các biểu tượng

 Thiết kế các thủ tục thủ công

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

6 Giai đoạn triển khai kỹ thuật hệ thống

Các kế hoạch

hỗ trợ người sử dụng

Tài liệu, kế hoạch

đào tạo, chuyển đổi

Kế hoạch chuyển đổi, kết quả chuyển đổi

Kết quả thử nghiệm

Các hệ thống mới,

cũ Các phương trình chuyển đổi

Các chương trình và thủ tục, dữ liệu và kế hoạch thử nghiệm

2.0 Thử phần mềm

2.0 Thử phần mềm

hệ thống

3.0 Chuyển đổi

hệ thống

4.0 Lập tài liệu

hệ thống

5.0

5.0

Hồ sơ dự án

Các chương trình và thủ

tục

Đặc tả, thiết kế logic và vật lý

Tài liệu hệ thống và người

sử dụng

Kế hoạch, các modun vào ra

Tài liệu, các đặc

tả thiết kế logic

Hình 4: Các bước của giai đoạn triển khai hệ thống thông tin

 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật:

Mục đích chính của công đoạn này là lựa chọn công cụ Sự lựa chọnnày sẽ quy định tới những hoạt động thiết kế vật lý trong cũng nhưhoạt động lập trình sau này

 Thử nghiệm hệ thống

Thử nghiệm hệ thống chính là quá trình tìm lỗi Nó là một đánh giácuối cùng về các đặc tả, thiết kế và mã hóa Mục đích của thửnghiệm chương trình là nhằm đảm bảo rằng tất cả các thành phầncủa chương trình ứng dụng đều được thiết kế và triển khai đúng vớiyêu cầu đề ra

 Chuẩn bị tài liệu

Tài liệu hệ thống là một trong những bộ phận quan trọng nhất củamột hệ thống thông tin Nó cho biết lịch sử của một hệ thống, thiết

kế và mục tiêu của hệ thống đó Không có tài liệu thì rất khó thựchiện sự thay đổi đối với hệ thống, vì không ai biết được các tệp, cácbáo cáo và các thủ tục được thiết kế như thế nào

7 Giai đoạn cài đặt và khai thác

Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thốngmới được thực hiện Để chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm

ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận

 Dưới đây là một số phương pháp triển khai hệ thống:

 Phương pháp 1: Cài đặt trực tiếp

Người ta dừng hoạt động của hệ thống cũ và đưa ngay hệ thống mớivào sử dụng Phương pháp này tốn nhiều chi phí

 Phương pháp 2: Cài đặt thí điểm cục bộ

Chọn một bộ phận tiêu biểu, sau đó chúng ta tiến hành chuyển đổicho bộ phận này, sau đó rút kinh nghiệm và triển khai đại trà chotoàn bộ hệ thống

Phương pháp này có lợi thế là: giảm thiểu được rủi ro sau khi tiếnhành trên toàn bộ hệ thống

Nhược điểm: khó khăn trong việc lựa chọn bộ phận tiêu biểu để tiếnhành cài đặt

 Phương pháp 3: Cài đặt song song

Là phương pháp cả hai hệ thống mới và cũ đều cùng hoạt động, chotới khi có thể quyết định dừng hệ thống cũ lại Phương pháp cài đặtsong song được thể hiện bằng hình vẽ sau:

 Phương pháp 4: Chuyển đổi dần từng bộ phận

Chuyển đổi dần từng bộ phận ( theo giai đoạn): tiến hành cài đặt từng bộ phận cho đến khi toàn hệ thống được cài đặt Phương pháp chuyển đổi dần từng bộ phận được thể hiện như hình vẽ dưới đây:

 Lập kế hoạch chuyển đối:

Việc chuyển đổi không chỉ bao gồm chuyển đổi phàn mềm, mà còn bao gồm cả chuyển đổi dữ liệu, phần cứng, tài liệu, phương pháp làm việc…

 Chuyển đổi:

Chuyển đổi bao gồm có: chuyển đổi các tệp và cơ sở dữ liệu

Khoi một hệ thống mới được thực hiện thì có ba khả năng về dữ liệu:

 Các kho dữ liệu cần thiết đã có đúng các đặc trưng thiết kế

 Các kho dữ liệu đã tồn tại nhưng không đầy đủ và cấu trúc chưa phùhợp

 Các kho dữ liệu hoàn toàn chưa tồn tại

CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG

TIN QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG BẢO HIỂM

I PHÂN TÍCH YÊU CẦU

1 Khảo sát và phân tích yêu cầu chung

 Để có thể ký kết được một hợp đồng bảo hiểm, các nhân viên trong phòng yêu cầu phải:

 Hiểu rõ đối tượng yêu cầu bảo hiểm thuộc loại nào trong danh mục được bảo hiểm

 Điều kiện bảo hiểm

 Đối tượng khách hàng: có thể là một công ty, một cá nhân, hoặc đại lý…

 Mẫu đơn yêu cầu được bảo hiểm như thế nào là hợp lệ

 Hợp đồng bảo hiểm có thể ký trong thời hạn bao lâu

 Hợp đồng bảo hiểm sẽ được ký theo mẫu nào

 Tỷ lệ hoa hồng cho đại lý là bao nhiêu

Hiện tại trong phòng, mỗi nhân viên đều được cung cấp một máy tính cá nhân,

để phục vụ cho công việc Nhưng hiện tại, các nhân viên chỉ lưu trữ dữ liệu vàlàm các báo cáo, dựa trên 2 công cụ chính là MS Eexcel và MS Word

 Khi muốn biết thông tin về một hợp đồng được ký vào thời điểm nào, đãhết hạn chưa, hay phải bồi thường như thế nào khi có sự cố xảy ra…đòihỏi phải tổng hợp thông tin của cả phòng kế toán và phòng đại lý, điều nàyđưa tới các nhược điểm sau:

 Xử lý thông tin chậm, tốn nhiều thời gian

 Phục vụ quản lý bồi thường kém chất lượng

 Phàn nàn khi phải chờ đợi lâu các quyết định xử lý

 Nhiều sai sót trong xử lý

 Tạo lập báo cáo mất nhiều thời gian…

 Yêu cầu đặt ra:

Do những nhược điểm trên, ban quản lý yêu cầu phòng phải có đượcmột hệ thống thông tin quản lý hợp đồng bảo hiểm, tập trung được thông tin,

dữ liệu, và tạo được báo cáo nhanh ngay khi cần thiết, mà không phải phụthuộc thông tin vào những phòng ban khác

2 Khảo sát chương trình hiện tại

Để xây dựng được :” hệ thống thông tin quản lý hợp đồng bảo hiểm”,trước hết ta phải tìm hiểu về quy trình và dữ liệu có liên quan

 Tên CB đại diện

 Địa chỉ, số điện thoại, fax

 Tài khoản ngân hàng

 Nghiệp vụ tái bảo hiểm:

 Phương thức tái bảo hiểm

 Tái cố định

 Loại tàu

 Loại hạng tàu

 Danh mục thuế suất: mức thuế phải thu cho từng loại hợp đồng

 Điều kiện bảo hiểm

 Báo cáo:

 Báo cáo hợp đồng bảo hiểm

 Báo cáo đơn bảo hiểm phát sinh

 Báo cáo doanh thu bảo hiểm gốc

 Báo cáo đơn bảo hiểm phát sinh theo sản phẩm

 Báo cáo phí bảo hiểm thực thu

 Báo cáo chi tiết nhận tái bảo hiểm

 Báo cáo chi tiết nhượng tái bảo hiểm

5 Sơ đồ chức năng BFD

6 Sơ đồ luồng thông tin IFD

Dùng để biểu diễn hệ thống thông tin ở mức độ quản lý Đây là công cụ dụng để thu thập thông tin và mô tả hệ thống thông tin trong giai đoạn đầu

Tìm kiếm khách hàng

Lập báo cáo

Thanh lý hợp đồng

Thực hiện hợp đồng

Ký kết hợp đồng

Quản lý hợp đồng bảo hiểm

Thanh toán hợp đồng