Kỹ năng đàm phán trong hợp đồng thương mại quốc tế

Vì vậy, có thể nói bài viết “Kỹ năng đàm phán trong hợp đồng thương mại quốc tế”là sự đúc kết giữa lý luận và thực tiễn, giữa vốn kiến thức khoa học được truyền dạy trong quá trình học t

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIA ĐỊNH

  

TIỂU LUẬN Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh Môn: Kỹ năng khởi nghiệp

ĐỀ TÀI:

KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN TRONG HỢP ĐỒNG THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Đình Quang

Lớp: 12DHQK

ĐỀ TÀI:

KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN TRONG HỢP ĐỒNG THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Đình Quang

Lớp: 12DHQK

Thành phố Hồ Chí Minh – 2021

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài: “Kỹ năng đàm phán trong hợp đồng thương mại quốc

tế” là một báo cáo thực tế độc lập dưới sự hướng dẫn của giáo viên hướng dẫn ThS

Nguyễn Đình Quang Ngoài ra không có bất cứ sự sao chép của người khác Đề tài, nội dung báo cáo thực tế là sản phẩm mà tôi đã nỗ lực đi thực tế trong quá trình học tập tại trường Các kết quả trình bày trong báo cáo là hoàn toàn trung thực, tôi xin chịuhoàn toàn trách nhiệm, kỷ luật của bộ môn và nhà trường đề ra nếu như có vấn đề xảy ra

Sinh viên

Nguyễn Khánh Duy

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành đề tài “Kỹ năng đàm phán trong hợp đồng thương mại quốc

tế”, tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn đến thầy ThS Nguyễn Đình Quang đã hỗ trợ và

hướng dẫn trong suốt quá trình thực hiện đề tài này Cảm ơn thầy vì đã giúp tôi định hướng nội dung đề tài, hướng dẫn và góp ý sửa chữa những thiếu sót trong quá trình thực hiện cũng như tận tình giải đáp các thắc mắc của tôi xung quanh đề tài Tôi cũng cảm ơn các thầy cô trong khoa vì đã truyền dạy các kiến thức cần thiết để làm nền tảngcho quá trình thực hiện nên đề tài này cũng như có thể áp dụng các kiến thức cho quá trình học tập và làm việc sau này Vì vậy, có thể nói bài viết “Kỹ năng đàm phán trong hợp đồng thương mại quốc tế”là sự đúc kết giữa lý luận và thực tiễn, giữa vốn kiến thức khoa học được truyền dạy trong quá trình học tập tại trường Đại học Gia Định

Do vốn kiến thức còn hạn hẹp cũng như kinh nghiệm thực tế chưa cao nên không tránh khỏi có những thiếu sót trong nội dung của đề tài Tôi mong muốn nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của thầy để có thể cải thiện những thiếu sót và rút kinhnghiệm cho các bài phân tích sau này cũng như có thể hoàn thiện về kiến thức và kỹ năng để áp dụng cho học tập và công việc

Cuối lời, tôi xin kính chúc thầy cô luôn dồi dào sức khỏe, luôn năng động và tràn đầy nhiệt huyết để tiếp tục thực hiện sứ mệnh cao cả là truyền dạy kiến thức và kỹ năng cho sinh viên trong hôm nay và mai sau

Xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên

Nguyễn Khánh Duy

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm 2021

Giảng viên

ThS Nguyễn Đình Quang

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Kết cấu đề tài 2

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ ĐÀM PHÁN TRONG HỢP ĐỒNG THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ 3

1.1 Khái niệm về đàm phán trong thương mại quốc tế 3

1.2 Đặc điểm của đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế 4

1.3 Phương pháp đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế 4

1.3.1 Đàm phán kiểu Thắng – Thắng 4

1.3.2 Đàm phán kiểu Thắng – Thua 4

1.3.3 Đàm phán kiểu Thua – Thua 5

1.4 Chiến lược đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế 5

1.4.1 Đàm phán kiểu cứng 5

1.4.2 Đàm phán kiểu mềm 6

1.4.3 Đàm phán kiểu hỗn hợp 6

CHƯƠNG 2: NHỮNG NGUYÊN TẮC VÀ QUÁ TRÌNH TRONG ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ 8

2.1 Những nguyên tắc trong đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế 8

2.2 Quá trình đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế 11

2.2.1 Giai đoạn chuẩn bị 11

2.2.2 Giai đoạn tiếp xúc 20

2.2.3 Giai đoạn đàm phán 21

2.2.4 Giai đoạn kết thúc – Ký kết hợp đồng 24

2.2.5 Giai đoạn rút kinh nghiệm 24

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ĐÀM PHÁN TRONG HỢP ĐỒNG THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ 26

3.1 Đàm phán bằng thư 26

3.1.1 Phân loại và cấu trúc của thư đàm phán trong thương mại 26

3.1.2 Cấu trúc của một bức thư thương mại 27

3.1.3 Các lưu ý khi viết thư điện tử (Email) 28

3.2 Đàm phán bằng cách gặp mặt trực tiếp 29

3.2.1 Nội dung đàm phán hợp đồng xuất nhập khẩu 29

3.2.2 Kỹ thuật đàm phán 29

KẾT LUẬN 37

TÀI LIỆU THAM KHẢO 38

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Đối với những người vừa khởi nghiệp cần rất nhiều kỹ năng cần thiết để thành công, không ngừng rèn luyện để nâng cao trình độ bản thân Bởi thương trường là chiến trường và hằng giờ vẫn có rất nhiều người tài giỏi dấn thân vào con đường khốc liệt này Kỹ năng đàm phán trong kinh doanh đóng một vai trò quan trọng với công việc làm ăn Kinh doanh là một cuộc chiến, cạnh tranh giữa các đối thủ Tất cả đều hướng đến mục đích là bán được nhiều sản phẩm với giá hời nhất Thị trường kinh tế

là một trận địa mà những đối thủ thả sức thi tài Những ai thực sự giỏi, cung cấp dịch

vụ chất lượng tốt đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng sẽ là người chiến thắng Việc đàm phán trong kinh doanh sẽ giúp người bán hàng đạt được mục tiêu cụ thể và tạo sự khác biệt trong chiến thắng – đó là chiến thắng trong đàm phán

Về mặt lịch sử, khi xã hội bắt đầu có sự phân công lao động xã hội mỗi người sản xuất ra một loại hoặc một nhóm hàng hoá Đàm phán là cuộc đo sức về trí tuệ giữa hai bên, không giống như cuộc thi chạy, thi chạy là người nào về đích cuối cùng thì người

đó thắng Nhưng đàm phán không chỉ ganh đua về thực lực mà còn bao gồm cả việc ápdụng các kỹ xảo đàm phán, nó có tác dụng ảnh hưởng tới toàn bộ cuộc đàm phán Vì hoạt động kinh tế diễn ra thường xuyên nên đàm phán diễn ra ngày càng phổ biến và

có vai trò quan trọng Trong điều kiện hội nhập, đàm phán phát triển hơn, phức tạp hơnđòi hỏi các nhà khởi nghiệp trẻ phải biết vận dụng kỹ năng đàm phán như thế nào cho hiệu quả nhất

“Vậy đàm phán trong hợp đồng thương mại quốc tế là gì?”

Trong môi trường khởi nghiệp và kinh doanh, việc triển khai quá trình đàm phán vàviệc các bên nhận thức thế nào về mối quan hệ là điểm máu chốt Quá trình đàm phán trong thương mại quốc tế chịu sự tác động của nhiều yếu tố từ bên ngoài vào quá trình này Trong đó những khác biệt về văn hóa tạo nên một thách thức lớn cho các nhà đàmphán, đòi hỏi phải có sự hiểu biết và tính mềm dẻo thì mới có thể vượt qua Khả năng đánh giá được các khác biệt văn hóa và điều khiển được đúng cách là yếu tố quan trọng giúp các cuộc đàm phán trong kinh doanh quốc tế thành công Các bên càng hiểu

và thích ứng với nhau thì bầu không khí đàm phán càng thuận lợi, các bên càng thấy rõlợi ích chung và càng sẵn lòng hợp tác để cùng chiến thắng Xuất phát từ những vấn đề

đó, tôi đã chọn đề tài: “Kỹ năng đàm phán trong hợp đồng thương mại quốc tế” Để

có thể tìm hiểu rõ hơn về các kỹ năng để có thể đàm phán trong hợp đồng thương mại quốc tế Từ đó, đề xuất các giải pháp để có thể biến những kỹ năng đó thành lợi thế trong việc ký kết hợp đồng thương mại quốc tế với các doanh nghiệp quốc tế

2 Mục tiêu nghiên cứu

Trên cơ sở phân tích để làm rõ tầm quan trọng của kỹ năng đàm phán trong quá trình khởi nghiệp và kinh doanh, tôi sẽ rút ra những biện pháp nâng cao hiệu quả đàm phán kinh doanh đối với các nhà khởi nghiệp trẻ trong vấn đề đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

 Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu những ảnh hưởng của kỹ năng đàm phán trong hợp đồng thương mại quốc tế đối với quá trình khởi nghiệp và kinh doanh

 Phạm vi nghiên cứu: Trong phạm vi bài tiểu luận, tôi sẽ tập trung vào tầm quan trọng của kỹ năng đàm phán trong hợp đồng thương mại quốc tế và tầm quan trọng của nó đối với quá trình khởi nghiệp và kinh doanh như thế nào

4 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài được thực hiện thông qua các phương pháp sau: Phương pháp thống kê, mô tả; Phương pháp phân tích, tổng hợp; Phương pháp đối chiếu so sánh Các phương pháp được kết hợp chặt chẽ với nhau để rút ra kết luận phục vụ cho đề tài

5 Kết cấu đề tài

Đề tài được thực hiện theo kết cấu bao gồm 5 phần sau:

PHẦN MỞ ĐẦU

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về đàm phán trong hợp đồng thương mại quốc tế

Chương 2: Những nguyên tắc và quá trình trong đàm phán hợp đồng thương mại

quốc tế

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả đàm phán trong hợp đồng thương mại

quốc tế

KẾT LUẬN

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ ĐÀM PHÁN TRONG HỢP ĐỒNG THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

1.1 Khái niệm về đàm phán trong thương mại quốc tế

Trong kinh doanh quốc tế, đàm phán hay thương lượng là một thuật ngữ được sử dụng rộng rãi Hội trưởng hội đàm phán học Mỹ, luật sư nổi tiếng Gerald I Niernberg

trong cuốn “Nghệ thuật đàm phán” (The Art of Negotiating) đã nói: “Định nghĩa về

đàm phán giản đơn nhất, mỗi nguyện vọng thỏa mãn yêu cầu và mỗi nhu cầu tìm kiếm

sự thỏa mãn, ít nhất đều nảy nở từ mầm mống của quá trình người ta triển khai đàm phán Chỉ cần người ta vì muốn biến đổi quan hệ tương hỗ mà trao đổi với nhau về quan điểm, chỉ cần người ta hiệp thương bàn bạc để đi đến nhất trí, là họ tiến hành đàm phán” Nói cách khác, đàm phán là quá trình hai hay nhiều bên có lợi ích chung

và lợi ích xung đột cùng nhau tiến hành bàn bạc, thảo luận để điều hòa các xung đột

ấy Mục đích đàm phán là tìm ra những giải pháp nhằm tối đa hóa lợi ích và tối thiểu hóa mâu thuẫn giữa các bên tham gia Các bên có thể là cá nhân hoặc tập thể (1 công

ty, 1 tổ chức, 1 hiệp hội ) hoặc 1 quốc gia

Đàm phán ra đời kể từ khi có sự giao tiếp giữa con người với con người Nhưng nó chỉ thực sự trở nên phức tạp khi kinh tế xã hội phát triển Hàng hóa sản xuất ra với số lượng lớn và được mua bán chứ không đơn thuần là trao đổi như trước nữa Lợi ích các bên ở đây là vấn đề thu được lợi nhuận nhiều hơn với chi phí bỏ ra ít hơn chứ không đơn giản là kiếm được thứ mình cần Chính vì thế mà họ tính toán đến tất cả cácyếu tố như số lượng, chất lượng, chi phí mua hàng, chi phí bán hàng, chi phí giao hàngĐàm phán về các vấn đề như vậy gọi là đàm phán hợp đồng thương mại Vì vậy có thể

hiểu rằng: “Đàm phán hợp đồng thương mại là quá trình thuyết phục, trao đổi ý kiến

giữa bên mua, bên bán về các vấn đề liên quan đến giao dịch mua bán hàng hóa và dịch vụ nhằm đạt được sự nhất trí để ký kết hợp đồng thương mại”.

Khi thương mại quốc tế phát triển, hợp đồng không chỉ được ký giữa những bên trong cùng phạm vi lãnh thổ mà còn giữa các bên ở nhiều quốc gia khác nhau Do đó

tác giả cho rằng: “Đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế là quá trình giao tiếp và

thuyết phục giữa bên mua và bên bán có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau

về các vấn đề liên quan đến giao dịch mua bán hàng hóa và dịch vụ nhằm đạt được sự nhất trí để ký kết hợp đồng thương mại quốc tế”.

1.2 Đặc điểm của đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế

Đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế trước hết cũng mang đầy đủ những đặc điểm của đàm phán nói chung như là: Đàm phán là một hoạt động giao tiếp; Luôn tồn tại sự “hợp tác” và “xung đột” trong đàm phán; đàm phán chịu sự chi phối của thế và lực giữa các bên; Đàm phán vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật Ngoài

ra, nó còn mang những đặc điểm riêng là chịu ảnh hưởng của các yếu tố chính trị thể chế và pháp luật, ảnh hưởng của sự khác biệt về ngôn ngữ, văn hóa

1.3 Phương pháp đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế

Có 3 phương pháp chủ yếu tồn tại trong các cuộc đàm phán là:

1.3.1 Đàm phán kiểu Thắng – Thắng

Đây là kiểu đàm phán thành công nhất, trong đó tất cả các bên đều thu được lợi ích,tùy theo yêu cầu và mục đích của họ Khi theo đuổi phương pháp này, hai bên đều hướng tới việc vừa thỏa mãn mình, vừa thỏa mãn đối tác Mục tiêu là nhằm đạt được

sự hợp tác lâu dài chứ không chỉ nhằm đạt được duy nhất một hợp đồng hiện tại Do

đó các bên sẽ cùng nhau tìm kiếm và thừa nhận những lợi ích chính đáng của đối tác Những nhượng bộ được đưa ra từ cả hai phía Theo kiểu đàm phán này thì việc ký kết hợp đồng sẽ diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và phù hợp với mong muốn của mỗi bên Tất cả đều cảm thấy mình đã đạt được mục đích hay đều “thắng” Đây là tinh thần chính của kiểu đàm phán này

1.3.2 Đàm phán kiểu Thắng – Thua

Theo kiểu đàm phán này, người ta quan niệm đàm phán như một cuộc chiến, một cuộc chiến mà bên thắng sẽ giành được thắng lợi hoàn toàn còn bên thua thì gần như mất trắng Đây là kiểu đàm phán mà sự chênh lệch về thế và lực giữa các bên là quá lớn Do nhà đàm phán không từ một thủ đoạn nào để đạt được mục đích của mình nên kiểu đàm phán này chứa đựng một sự bất bình đẳng, ép buộc, không trung thực, bất chấp đạo lý Kiểu đàm phán này tiềm ẩn nguy cơ của sự trục trặc trong việc thực hiệnhợp đồng sau này Bởi vì bên thua thiệt trong quá trình thực hiện hợp đồng sẽ tìm mọi cách để bù đắp những mất mát, thậm chí có thể chọn phương án chấp nhận phạt, bồi

thường để hủy hợp đồng Do đó từ chỗ đạt được rất nhiều, bên thắng trong đàm phán lại không thu được lợi ích như mong muốn Đây là một phương pháp cực đoan nên chỉdùng khi thực sự nắm chắc được đối tác của mình, hay khi đã lường trước được các hậu quả sau này.

1.3.3 Đàm phán kiểu Thua – Thua

Đây là phương pháp đàm phán thất bại nhất Kết quả của cuộc đàm phán kiểu này

là con số 0, thậm chí là số âm Trường hợp này không những làm mất thời gian đàm phán và các khoản phí tổn mà còn có thể gây tổn hại cho quan hệ các bên Trường hợp đàm phán này thường nằm ngoài mong muốn của các bên tham gia đàm phán, tuy nhiên nó vẫn xảy ra với những nguyên nhân khách quan và chủ quan Do các bên cùngkhông chịu nhượng bộ nhau, hoặc một bên đưa ra yêu cầu quá sức đối với bên kia, hoặc đôi khi do chính sự nóng nảy của những nhà đàm phán Tuy nhiên trong một số trường hợp có thế nó cũng được dùng để trì hoãn thời gian ký hợp đồng để đợi những điều khoản có lợi hơn hoặc để tránh không phải ký hợp đồng của một trong các bên

1.4 Chiến lược đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế

Chiến lược đàm phán là các kế hoạch tổng thể hay là các phương pháp chung nhất

áp dụng cho toàn bộ quá trình đàm phán nhằm đạt được các mục tiêu Có 3 chiến lược

cơ bản mà các nhà đàm phán thường sử dụng là:

1.4.1 Đàm phán kiểu cứng

Đây là kiểu đàm phán mà nhà đàm phán chỉ theo đuổi lợi ích của mình chứ không quan tâm đến lợi ích của bên kia Họ sử dụng các phương pháp, thái độ cứng rắn để đèbẹp đối phương và đạt được thắng lợi Nhà đàm phán tập trung bảo vệ lập trường của mình, gây sức ép buộc đối phương nhượng bộ Thông thường, những nhà đàm phán này sẽ sử dụng phương pháp đàm phán kiểu “thắng – thua”, mục tiêu cao nhất là bắt đối phương đồng ý với những ý kiến mà mình nêu ra Người ta chỉ lựa chọn chiến lượcnày khi mối quan hệ về thế và lực nghiêng hẳn về phía họ, hoặc do cá tính của họ thíchtranh đua, cũng có thể do lợi ích cá nhân hoàn toàn đối lập nhau Chiến lược này có thểnhanh chóng đi đến thành công nhưng tiềm ẩn những nguy cơ trong quá trình thực hiện hợp đồng do 2 bên ký và có thề dẫn tới thất bại nếu 2 bên cùng thực hiện chiến lược này

1.4.2 Đàm phán kiểu mềm

Đây là kiểu đàm phán mà nhà đàm phán coi đối tác như bạn bè, chú trọng xây dựng

và duy trì mối quan hệ giũa hai bên Người ta thường tỏ ra tin cậy đối tác, tránh đối lập

mà chịu nhường nhịn, đề xuất những ý kiến hợp lý hợp tình Khi 2 bên cùng chọn chiến lược này thì khả năng thành công là rất lớn, tốc độ đàm phán nhanh, quan hệ 2 bên duy trì tốt đẹp Phương pháp thường được sử dụng trong trường hợp này là đàm phán kiểu “thắng – thắng” Tuy nhiên trường hợp gặp phải đối thủ áp dụng chiến lược đàm phán kiểu cứng thì sẽ dễ bị thua thiệt Chiến lược này thường được áp dụng khi hai bên đã có sẵn mối quan hệ bạn bè tốt đẹp Mặt khác cũng cần thận trọng với trườnghợp thái độ bên ngoài mềm dẻo nhưng mưu đồ bên trong lại khốc liệt

1.4.3 Đàm phán kiểu hỗn hợp

Nhà đàm phán chủ trương đối với công việc thì cứng rắn nhưng với con người thì

ôn hòa, tách rời công việc với con người Chiến lược này vừa chú trọng lợi ích bản thân, vừa chú ý tới lợi ích đối tác Sử dụng chiến lược này phải coi đối tác như đồng nghiệp để giải quyết công việc trên tinh thần bình đẳng, hợp tác cùng có lợi Như thế nhà đàm phán sẽ không dồn đối tác tới chân tường, và cũng không quá nhân nhượng với đối tác Sử dụng chiến lược này vừa nhắm mục đích lợi nhuận, vừa nhằm mục đíchgiữ gìn mối quan hệ Nhà đàm phán sẵn sàng nhân nhượng khi thấy cần thiết, tuy nhiên cũng có thể sẽ rất kiên quyết không khoan nhượng, thậm chí còn chuyển dần sang chiến lược đàm phán kiểu cứng nếu thấy đối tác có ý định thỏa hiệp một vấn đề nào đó Kiểu đàm phán này thường được sử dụng khi hai bên cân sức cân tài Tuy nhiên phải quán triệt các nguyên tắc sau:

 Tách riêng vấn đề con người và mâu thuẫn trong công việc

 Tập trung vào các lợi ích chung, trên cơ sở đó mà thỏa thuận các lợi ích xung đột

 Luôn biết tự kiềm chế, tôn trọng đối phương

Trên lý thuyết, khi hai bên có mối quan hệ cân bằng về thế và lực thì áp dụng chiến lược đàm phán kiểu hỗn hợp; khi thế lực nghiêng hẳn về một bên thì có thể áp dụng chiến lược đàm phán kiểu cứng; ngược lại khi hai bên có mối quan hệ bạn bè tốt đẹp

thì có thể áp dụng chiến lược đàm phán kiểu mềm Tuy nhiên trên thực tế, việc đàm phán ký kết hợp đồng mới chỉ là khởi đầu cho giao dịch mua bán, giao dịch chỉ có thể đạt được kết quả tốt đẹp nếu hợp đồng được ký kết với các điều khoản chặt chẽ, đảm bảo lợi ích cho cả hai bên Một hợp đồng được ký nhờ áp lực của chiến lược đàm phánkiểu cứng dễ dẫn đến đổ vỡ trong quá trình thực hiện hợp đồng Vì buộc phải ký kết một hợp đồng bất lợi nên bên chịu thiệt thòi trong đàm phán thường tìm mọi cách để

bù lại phần thua thiệt của mình Điều này dễ dẫn đến những hành vi tiêu cực ngăn cản việc thực hiện hợp đồng Khi ấy dù bên chiếm ưu thế có đi kiện đòi bồi thường thì thực tế lại rơi vào một cuộc đọ sức mới, tốn kém thời gian và tiền bạc, khiến cho quan

hệ đôi bên hoàn toàn tan vỡ Xét từ góc độ ấy, chiến lược đàm phán kiểu cứng thường chỉ thu được lợi ích trước mắt chứ không phải lợi ích lâu dài

Mặt khác, trong kinh doanh luôn xảy ra các rủi ro, điều đó thường không có lợi chonhững hợp đồng được ký kết trên tinh thần của chiến lược đàm phán kiểu mềm Do các chủ thể coi nhau như bạn bè nên đôi khi có một số chi tiết họ chủ quan bỏ qua Đến khi phát sinh tranh chấp thường thiếu cơ sở để giải quyết, gây ra sự mâu thuẫn, làm tổn thương mối quan hệ bạn hàng

Tóm lại trong kinh doanh, để đảm bảo cho hợp đồng được thực hiện suôn sẻ, hạn chế tối đa các tranh chấp phát sinh, doanh nghiệp nên sử dụng chiến lược đàm phán kiểu hỗn hợp, phối hợp giữa tấn công và phòng ngự để ký kết một hợp đồng chặt chẽ, đảm bảo đôi bên cùng có lợi

CHƯƠNG 2 NHỮNG NGUYÊN TẮC VÀ QUÁ TRÌNH TRONG ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

2.1 Những nguyên tắc trong đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế

1 Muốn đàm phán thành công phải xác định rõ mục tiêu đàm phán một cách khoa học, phải kiên định, khôn ngoan bảo vệ quyền lợi của mình, đồng thời phải biết ứng phó một cách linh hoạt, sáng tạo trong từng trường hợp cụ thể.

Đàm phán là quá trình bàn bạc, thỏa thuận giữa các bên, nhằm đi đến ý kiến thống nhất nên đàm phán là quá trình các bên đưa ra yêu cầu, chấp nhận nhượng bộ để nếu thành công thì mỗi bên sẽ tiến hành kí hợp đồng nhằm đạt mục đích cho mỗi bên, chứ không phải quá trình mỗi bên khăng khăng bảo vệ quyền lợi của mình Chính vì vậy, muốn đàm phán thành công thì phải chuẩn bị công phu, kỹ lưỡng, xây dựng các mục tiêu đàm phán khoa học, chuẩn bị những lập luận vững chắc để thuyết phục đối tác, kiên định bảo vệ mục tiêu của mình

Đồng thời người tham gia đàm phán phải nhanh nhạy, linh hoạt, phân tích và phát hiện ra những phương án hay của đối tác, đem lại lợi ích lớn hơn cho các bên, trong trường hợp này nên khôn khéo thay đổi, chấp nhận phương án của đối tác để đạt được mục đích cuối cùng là cuộc đàm phán thành công tốt đẹp

2 Phải biết kết hợp hài hoà giữa bảo vệ lợi ích của phía mình với việc duy trì và phát triển mối quan hệ với các đối tác.

Đàm phán là quá trình trao đổi, thảo luận, thuyết phục giữa các bên mà giữa họ có các điểm chung nhưng đồng thời cũng có những điểm bất đồng, để mở rộng phần điểmchung và thu hẹp phần bất đồng nhằm đi đến ý kiến thống nhất Nếu như không bên nào chịu nhượng bộ bên nào mà chỉ quan tâm đến lợi ích của mỗi bên thì sẽ không kí được hợp đồng Đàm phán thành công, kí được hợp đồng tức là vừa giữ được mối quan hệ vừa phải giữ được lợi ích của các bên nên đàm phán là quá trình thống nhất giữa các mặt “hợp tác” và “xung đột” Trong đàm phán, phải tránh khuynh hướng: đàm phán theo kiểu quá “mềm”, chỉ chú trọng giữ mối quan hệ của hai bên mà không quan tâm đến lập trường của mình, dẫn đến việc bị đối phương chèn ép, đi từ nhượng

bộ này đến nhượng bộ khác, cuối cũng phải chịu thiệt thòi mặc dù đã kí được hợp đồng Ngược lại, cũng không nên quá “cứng”, khăng khăng bảo vệ lập trường của mình làm cho đàm phán tan vỡ, không kí được hợp đồng hoặc kí được hợp đồng nhưng đối phương bị quá dồn ép đến nổi không thực hiện được hợp đồng Đàm phán theo kiểu “Nguyên tắc” chính là phương án tối ưu đồng thời thực hiện được cả hai mụcđích: bảo vệ được lợi ích của mình và duy trì, phát triển mối quan hệ với các đối tác đàm phán.

3 Phải đảm bảo nguyên tắc “Đôi bên cùng có lợi”

“Đàm phán không phải là một cuộc cờ, không nên quyết đấu một trân thắng thua, đàm phán cũng không phải một trận đánh, phải tiêu diệt hoặc đặt đối phương vào đất chết, mà đàm phán là một sự nghiệp đôi bên cùng có lợi”

(Gerald I Nierenberge)

Vì vậy, người đàm phán cần bảo vệ lợi ích của chính mình, trong phạm vi đã được xác định có thể tìm kiếm được lợi ích nhiều nhất, mặt khác, bất kì người đàm phán nàocũng thỏa mãn nhu cầu thấp nhất của đối phương Nếu không làm được điều đó thì đàm phán sẽ tan vỡ

4 Đánh giá một cuộc đàm phán thành công hay thất bại không phải là lấy việc thực hiện mục tiêu dự định của một bên nào đó làm tiêu chuẩn duy nhất, mà phải sử dụng một loạt các tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp.

Tiêu chuẩn thực hiện mục tiêu: đây là tiêu chuẩn đầu tiên để đánh giá một cuộc đàm phán thành công hay thất bại Muốn đánh giá được kết quả đàm phán trước hết cần xem xét kết quả cuối cùng của đàm phán có đạt được mục tiêu ban đầu xác định không? Mức độ thực hiện được là cao hay thấp?

Tiêu chuẩn tối ưu hóa giá thành - chi phí thấp nhất: tiến hành một cuộc đàm phán phải có những chi phi nhất định, thông thường, trong hợp đồng xuất khẩu có ba loại chi phí sau:

 Chi phí cơ bản: sự nhượng bộ để kí được hợp đồng = khoảng cách giữa lợi ích dự kiến thu được với lợi ích thu được trong đàm phán

 Chi phí trực tiếp của đàm phán: chi phí nhân lưc, vật lực, tài lực và thời gian dành cho đàm phán

 Chi phí cơ hội: mất cơ hội đầu tư kiếm lợi (kí được những hợp đồng khác).

5 Đàm phán là khoa học, đồng thời là nghệ thuật

Nếu như trước đây người ta cho rằng: đàm phán chỉ là một nghệ thuật, thì từ thế kỷ

XX trở về sau các nhà nghiên cứu cũng như các nhà đàm phán đều công nhận: đàm phán là khoa học, đồng thời là nghệ thuật

Trước hết, đàm phán là khoa học, khoa học về phân tích giải quyết một cách có hệ thống, theo phương châm tìm giái quyết tối ưu cho các bên tham gia Tính phân tích nhằm giải quyết vấn đề trong đàm phán được thể hiện trong suốt quá trình đàm phán,

từ giai đoạn đàm phán cho đến giai đoạn kết thúc đàm phán Tính hệ thống đòi hỏi phải có sự nhất quán trong suốt quá trình đàm phán

Đàm phán có thể được thực hiện theo mô hình tuyến tính hay mô hình vòng tròn, mỗi mô hình đều có nhưng ưu, nhược điểm riêng, nhưng dù thực hiện theo mô hình nào thì cũng chú ý đến việc phân tích, tính hệ thống, tính nhất quán

Với tư cách là một khoa học theo đúng nghĩa của nó (khoa học là sự quan sát, nhận biết, miêu tả, điều tra thực nghiệm và giải thích lý thuyết về các hiện tượng), đàm phánliên quan đến nhiều ngành khoa học khác như luật, kế toán – tài chính, xác suất thống

kê, nhân chủng học, văn hóa học, nghệ thuật giao tiếp…nhằm giúp nhà đàm phán tìm

ra được “phần chung” của các bên đàm phán, trên cơ sở đó dự báo được kết quả đàm phán và tìm được hướng đi thích hợp cho quá trình đàm phán

Đồng thời, đàm phán luôn là một nghệ thuật Với tư cách là một nghệ thuật (nghệ thuật là sự thao tác đến mức thành thục, điêu luyện một số nguyên tắc và phương pháptrong một số lĩnh vực hoạt động nào đó của con người), đàm phán là chuỗi thao tác ở mức nhuần nhuyễn các kỹ năng giao tiếp, trình bày, thuyết phục, chấp nhận sự thuyết phục, dẫn dắt vấn đề, khả năng sử dụng các kỹ xảo đàm phán một cách khéo léo, đúng lúc, đúng cách mang lại hiệu quả cao

Nếu như chỉ đến thế kỷ XX đàm phán mới được công nhận là khoa học thì ngay từ thời tiền trung cổ, khi giữa các bộ lạc người xuất hiện giao lưu và trao đổi hàng hóa, đàm phán đã xuất hiện như một nghệ thuật Muốn đạt đến trình độ nghệ thuật thì nhà đàm phán trẻ phải luôn nỗ lực học hỏi, rèn luyện, phấn đấu không ngừng

Muốn nhiều tiền và vợ đẹp nhưng vẫn dửng dưng trước phụ nữ đẹp và tiền Đó là nhà đàm phán.

6 Đàm phán trong kinh doanh quốc tế là hoạt động giao lưu quốc tế, vì thế nó phụ thuộc rất nhiều vào quan hệ chính trị và ngoại giao của các quốc gia có liên quan Khi đàm phán với công ty nước ngoài, bạn cần chấp hành tốt đường lối, chính sách ngoại giao liên quan đến quốc gia đó Đồng thời, cần tìm hiểu đường lối, chính sách,

hệ thống pháp luật, các chế độ quy định về hoạt động xuất nhập khẩu của nước đối tác, để không vi phạm, để phòng ngừa rủi ro.

7 Đàm phán kinh doanh quốc tế phải lấy thương pháp quốc tế làm chuẩn và lấy quán

lệ quốc tế làm cơ sở Vì thế các nhà đàm phán phải nắm vững tập quán, luật pháp thương mại quốc tế, thông thạo luật pháp của nước mình cũng như nước đối tác, hiểu thấu đáo những qui định của các tổ chức kinh doanh quốc tế và pháp luật quốc tế Đàm phán quốc tế cần phải kiên trì theo đuổi nguyên tắc bình đẳng, hai bên cùng có lợi ho dù làm ăn với nước nghèo hay giàu đi nữa, chỉ cần 2 bên có thành ý với nhau thì phải coi như nhau, không phân biệt.

Tóm lại, là một nhà kinh doanh khi tiến hành đàm phán trong kinh doanh quốc tế càng xác định chính xác các nhân tố ảnh hưởng đến quá trình đàm phán và ứng dụng tốt các nguyên tắc trong đàm phán thì quá trình đàm phán sẽ thu được những thành công nhất định Trong cuộc sống hàng ngày, mỗi người chúng ta dù muốn hay không muốn cũng vẫn là một nhà đàm phán Nhưng để trở thành một nhà đàm phán giỏi đòi hỏi phải có khả năng, kiến thức, kinh nghiệm, phải học tập và phấn đấu không ngừng

2.2 Quá trình đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế

Như đã phân tích, quá trình đàm phán vừa là khoa học và vừa là nghệ thuật, do đó

nó diễn ra rất đa dạng, phong phú; tùy từng trường hợp mà nhà đàm phán có thể tiến hành khác nhau

Tổng quát, đàm phán có 3 giai đoạn:

 Giai đoạn tiền đàm phán

 Giai đoạn đàm phán

 Giai đoạn hậu đàm phán

Chi tiết hơn, đàm phán gồm 5 giai đoạn:

 Giai đoạn chuẩn bị

 Giai đoạn tiếp xúc

 Giai đoạn đàm phán

 Giai đoạn kết thúc – ký hợp đồng

 Giai đoạn rút kinh nghiệm

2.2.1 Giai đoạn chuẩn bị

Mọi cuộc đàm phán muốn thành công thì cần có sự chuẩn bị tốt những yếu tố cơ bản sau:

2.2.1.1 Ngôn ngữ

Trước hết là tiếng mẹ đẻ Tất nhiên khi con người ta sinh lên phải biết tiếng mẹ đẻ, nhưng không phải ai cũng có thể nói tiếng mẹ đẻ một cách lưu loát, không phải ai cũng

có khả năng dùng từ chuẩn xác, nói mạch lạc, rõ ràng và thuyết phục được Đây cũng

có thể là kỹ năng trời phú nhưng đa phần nó cần được học hỏi và tôi luyện để có thể trở thành một người có khả năng ngoại giao tốt

Nếu không thuê thông dịch viên thì yêu cầu tối thiểu là chúng ta đều phải có khả năng sử dụng thành thạo ngôn ngữ thương mại toàn cầu – tiếng Anh, thêm nữa là tiếngPháp, Hoa Yêu cầu về ngoại ngữ không có giới hạn, chúng ta biết càng nhiều càng tốt nhưng phải lưu ý là ngôn ngữ dùng trong đàm phán là ngôn ngữ mà cả hai bên đều

sử dụng tốt

Việc sử dụng thông dịch viên hoàn toàn không đơn giản, tuy nhiên nếu như tình thế bắt buộc phải sử dụng phương án này thì chúng ta cần lưu ý những điểm sau:

nếu đó là một cuộc đàm phán phức tạp thì chúng ta cần tập dượt lời nói của mình với người phiên dịch trước khi đàm phán xảy ra

phiên dịch có thể dịch sai Không dùng tiếng lóng/ tiếng địa phương

dịch hiểu rõ nội dung đang được đề cập và cho phép họ ghi chú

• Không ngắt lời phiên dịch để tránh gây ra hiểu lầm.

• Tránh dùng câu dài, phủ định hai lần nếu như có thể dùng câu khẳng định.

• Diễn đạt rõ ý muốn nói, có thể dùng thêm ngôn ngữ cơ thể nhưng không nên

thể hiện thái quá

• Khi nói thì nhìn đối tác chứ không nhìn người phiên dịch.

• Viết ra những điểm cần thảo luận để có thể kiểm tra vấn đề kỹ càng hơn.

• Cần có thời gian nghỉ giải lao để người phiên dịch được thư giản.

• Nếu cuộc đàm phán kéo dài suốt ngày thì nên có hai phiên dịch để thay đổi cho

nhau

• Xác nhận bằng văn bản các điều đã được đồng ý sau khi đàm phán.

• Sau mỗi cuộc họp nên khai thác thêm thông tin từ người phiên dịch vì họ có thể

nghe được nhiều thông tin từ phía đối tác Đồng thời, chúng ta cần thông cảm nếu như người phiên dịch có mắc sai lầm

Ngôn ngữ cơ thể cũng được đánh giá là yếu tố vô cùng quan trọng đối với việc đàm

phán, một loại phi ngôn từ nhưng lại cung cấp thông tin một cách chắc chắn về những

gì mà người ta đang suy nghĩ Hiểu được ngôn ngữ cơ thể là một việc khó khăn Điều tốt nhất khi chúng ta không hiểu gì về ngôn ngữ cơ thể là hãy đừng cố tình thể hiện nó theo cách nghĩ của riêng mình Chẳng hạn, biểu tượng hình chữ V (ngón tay trỏ và ngón giữa) mình có thể hiểu là số 2 (người Mỹ cũng nghĩ vậy), nhưng đối với người Anh/ Úc thì nó có nghĩa là “đồ chó chết” Hoặc biểu tượng ngón tay cái và ngón trỏ làm thành chữ O thể hiện “Okay” đối với người phương Tây, nhưng lại mang nghĩa là

“Tiền” đối với người Nhật Vì vậy, khi bàn về chuyện làm ăn với người Nhật mà chúng ta ra hiệu “Okay” thì họ nghĩ rằng bạn đang hối lộ họ đấy

Việc hiểu được ngôn ngữ cơ thể cũng giúp nhà đàm phán bỏ những thói quen thường ngày của họ mà vô tình cử chỉ ấy mang ý nghĩa không hay cho lắm Có nhiều người có thói quen đưa tay sau gáy, hoặc sờ mũi khi đang nói; điều đó chỉ cho đối tác thấy rằng bạn không hề chắc chắn với những điều mình đang nói hoặc bạn đang nói dối họ

2.2.1.2 Thông tin

Có câu: “Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng” Để vận dụng thành công kỹ năngnày thì thông tin là một yếu tố quyết định, người nắm thông tin nhanh nhất và chính xác nhất sẽ luôn là người chiến thắng.

Thông tin cần thu thập để phục vụ cho cuộc đàm phán rất phong phú:

Thông tin về hàng hóa

 Tìm hiểu kỹ những mặt hàng dự định kinh doanh về tên gọi, giá trị, công dụng, các tính chất cơ lý hóa Yêu cầu của thị trường đối với những mặt hàng đó như: quy cách, phẩm chất, bao bì, cách trang trí bên ngoài, cách lựa chọn, phân loại…

 Nắm vững tình hình sản xuất các mặt hàng đó như: thời vụ, khả năng về nguyênvật liệu, tay nghề công nhân, công nghệ sản xuất…

 Nghiên cứu chu kỳ sống của sản phẩm để lựa chọn thời điểm và đối tác kinh doanh thích hợp

 Nghiên cứu giá cả của các công ty cạnh tranh

 Xem xét đến tỷ suất ngoại tệ của các mặt hàng:

• Nếu hàng xuất khẩu: tỷ suất chính là tổng chi phí bằng tiền Việt Nam để thu

được một đơn vị ngoại tệ

• Nếu hàng nhập khẩu: tỷ suất chính là số tiền Việt Nam thu được khi phải chi

một đơn vị ngoại tệ để nhập khẩu

Thông tin về thị trường

 Những thông tin cơ bản về đất nước, con người, tình hình chính trị, xã hội: diệntích, ngôn ngữ, địa lý và khí hậu, các trung tâm công nghiệp và thương mại chủ yếu, chế độ chính trị, luật pháp, các chính sách kinh tế và xã hội, thái độ chính trị đối với quốc gia của mình…

 Các thông tin cơ bản của thị trường: đồng tiền trong nước, tỷ giá hối đoái và tính ổn định của chúng, cán cân thanh toán, dự trữ ngoại tệ: tình hình nợ nần, tổng sản phẩm quốc dân, thu nhập quốc dân bình quân đầu người, các chỉ số về bán buôn, bán lẻ, tập quán tiêu dùng, dung lượng thị trường…

 Cơ sở hạ tầng: đường sá, cầu cống, bến phà, bến cảng, sân bay, các phương tiệngiao thông, hệ thống thông tin liên lạc, bưu chính…

 Chính sách ngoại thương: tìm hiểu xem các nước đó có là thành viên của tổ chức thương mại nào không: Tổ chức Thương mại Quốc tế WTO, khu vực mậu dịch tự do AFTA…? Các mối quan hện buôn bán đặc biệt, chính sách kinh tế nói chung, chính sách ngoại thương nói riêng (các chế độ ưu đãi đặc biệt, hàng rào thuế quan, hạn ngạch…).

 Tìm hiểu hệ thống ngân hàng, tín dụng

 Điều kiện vận tải và giá cước

Thông tin về đối tác

 Thực lực của đối tác: lịch sử của công ty, ảnh hưởng của công ty trong xã hội,

uy tín, tình hình tài chính, mức độ trang bị kỹ thuật, số lượng, chất lượng, chủng loại sản phẩm, định hướng phát triển trong tương lai…

 Nhu cầu và ý định của đối tác: tại sao họ lại muốn hợp tác với ta? Nguyện vọnghợp tác có chân thành hay không? Họ có nhiều đối tác khác hay không?

 Lực lượng đàm phán của họ: Đoàn đàm phán gồm những ai? Địa vị, sở thích, tính cách từng người? Ai là người có quyền quyết định trong số đó để tìm hiểu thật kỹ về người này

Bên cạnh đó, “Biết người” thì cũng cần phải “Biết ta”, chúng ta cần nắm vững:

- Thông tin của chính công ty mình Sẽ trở nên vô nghĩa khi chúng ta tìm hiểu thông tin của đối tác mà không có sự so sánh nào với chính bản thân mình “Biết nhiều không bằng biết điều” hay “Yếu mà còn ra gió”, những câu nói này rất đúng nếu chúng ta là kẻ yếu thế hơn so với đối tác Hãy tìm những điểm mạnh hơn của chúng ta

so với đối tác và phát huy điểm mạnh đó tối đa

- Thông tin về cạnh tranh trong và ngoài nước: quy mô, chiến lược kinh doanh, tiềm lực, thế mạnh, điểm yếu…

- Dự đoán xu hướng biến động giá cả trên cơ sở phân tích tình hình cung cầu, lạm phát, khủng hoảng…

2.2.1.3 Năng lực của người / đoàn đàm phán

 Chuẩn bị năng lực cho từng chuyên gia đàm phán

 Chuẩn bị về kiến thức: Kiến thức cần được trang bị cho chuyên gia đàm phán làmối tổng hòa các kiến thức về:

• Thương mại

• Luật

• Ngoại giao

• Tâm lý

• Ngoại ngữ, đặc biệt là Anh văn

• Khả năng sử dụng mạng internet như một công cụ đắc lực phục vụ cho đàm

phán

• Các kiến thức khác: kỹ thuật, văn hóa…

 Chuẩn bị về phẩm chất tâm lý: Chuyên gia đàm phán giỏi là người biết kiểm soát và biểu hiện tâm lý tốt

 Chuẩn bị về kỹ năng đàm phán:

Ở nội dung trước, nhóm đã trình bày về những tiêu chuẩn của một nhà đàm phán giỏi Có thể nói ngắn gọn về kỹ năng cần trang bị cho người đàm phán gồm hai ý:

• Khả năng sử dụng ngôn ngữ tốt: diễn đạt được ý mình muốn nói để những

người trong đoàn đàm phán hiểu rõ ý mình, biết cách dùng từ chuẩn xác, rõ ràng, trước là sử dụng tốt tiếng mẹ đẻ sau là thành thạo các ngoại ngữ thích hợp

• Kỹ năng giao tiếp tốt:

chúng ta có được rất nhiều thông tin Một nhà đàm phán giỏi thường nghe nhiều hơn là nói

thoại

 Tổ chức đoàn đàm phán

đủ chuyên gia ở cả ba lĩnh vực: pháp lý, kỹ thuật, thương mại, mà trong đó chuyên gia thương mại giữ vị trí quan trọng nhất và thường là người trưởng