GIỚI THIỆU
Đặt vấn đề
Ngày nay, máy tính đã trở thành công cụ thiết yếu trong nhiều lĩnh vực ở các nước tiên tiến, phục vụ cho những lợi ích đa dạng của con người Việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả, ngày càng trở nên phổ biến, đặc biệt là tại Việt Nam Thời kỳ sử dụng các phương pháp thủ công truyền thống như ghi chép đã qua, nhường chỗ cho công nghệ thông tin phát triển nhanh chóng và ứng dụng rộng rãi trong các lĩnh vực như nghiên cứu khoa học, phát triển kinh tế, quân sự và quản lý.
Quản lý kho trong doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng, đòi hỏi sự phức tạp trong các nghiệp vụ, đặc biệt khi doanh nghiệp có mô hình kho phân tán trên nhiều địa điểm Việc thống nhất quản lý trong mô hình này không thể chỉ dựa vào phương pháp truyền thống, do đó, phần mềm quản lý kho ra đời như một giải pháp công nghệ hữu ích Phần mềm này không chỉ giúp cải thiện hiệu quả quản lý mà còn giảm thiểu nhầm lẫn và thất thoát, mang lại nhiều thuận lợi cho các tổ chức và công ty trong thời gian gần đây.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý kho mang lại nhiều lợi ích, giúp nắm bắt thông tin về hàng hóa và nguyên vật liệu một cách chính xác và kịp thời Điều này cho phép người quản lý đưa ra các quyết định đúng đắn, giảm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh Nhận thấy những lợi ích này, nghiên cứu "Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho" được thực hiện nhằm giải quyết các vấn đề mà công ty sản xuất thiết bị điện đang gặp phải, từ đó nâng cao vị thế doanh nghiệp trên thị trường.
Mục tiêu luận văn
Để xây dựng hệ thống thông tin quản lý vật tư và kho cho công ty sản xuất và thí nghiệm thiết bị điện năng, luận văn tập trung vào việc phát triển một hệ thống với các chức năng chính như quản lý số lượng hàng hóa và vật tư nhập xuất kho, thống kê số lượng vật tư tồn kho, và xuất báo cáo về nhập xuất kho cũng như báo cáo thẻ kho.
Phạm vi luận văn
Phân tích hiện trạng quản lý nhà kho của công ty cho thấy cần cải tiến để nâng cao hiệu quả hoạt động Để đáp ứng nhu cầu của các bên liên quan, hệ thống quản lý vật tư và nhà kho cần có các chức năng như theo dõi tồn kho, quản lý đơn hàng và tối ưu hóa quy trình nhập xuất hàng Những giải pháp này sẽ tạo nền tảng vững chắc cho việc xây dựng cấu trúc hệ thống thông tin hiệu quả hơn trong tương lai.
Bố cục dự kiến của luận văn
Nội dung dự kiến của luận văn tương ứng với các chương sau:
Đề tài nghiên cứu được hình thành nhằm mục đích xác định và phân tích các yếu tố quan trọng, từ đó đạt được những mục tiêu cụ thể trong quá trình thực hiện Nội dung nghiên cứu bao gồm việc thu thập, phân tích dữ liệu và đưa ra các kết luận có giá trị Phạm vi nghiên cứu sẽ được giới hạn trong một số lĩnh vực nhất định để đảm bảo tính khả thi và độ chính xác của kết quả Bố cục dự kiến của luận văn sẽ được sắp xếp hợp lý, bao gồm các chương, mục rõ ràng để người đọc dễ dàng theo dõi và hiểu được nội dung nghiên cứu.
Chương 2: Cơ sở lý thuyết
Giới thiệu những lý thuyết có liên quan và đưa ra phương pháp luận của nghiên cứu, trình bày những nghiên cứu liên quan đến đề tài
Chương 3: Phân tích nhu cầu
Công ty chúng tôi đang đối mặt với những thách thức trong việc quản lý nhà kho và vật tư, dẫn đến hiệu quả hoạt động chưa cao Phân tích hiện trạng cho thấy nguyên nhân chủ yếu là do quy trình lưu trữ và kiểm soát hàng hóa chưa được tối ưu Để cải thiện tình hình, chúng tôi đề xuất áp dụng công nghệ quản lý kho hiện đại, đào tạo nhân viên về quy trình làm việc hiệu quả và thiết lập hệ thống theo dõi hàng tồn kho chặt chẽ hơn Những giải pháp này sẽ giúp nâng cao hiệu suất và giảm thiểu lãng phí trong quản lý vật tư.
Dựa vào phân tích nhu cầu xác định Stakeholder của hệ thống Phân tích khối chức năng vận hành hệ thống
Chương 5: Thiết kế sơ khởi
Tổng hợp thông tin từ Functional Baseline để xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) mô tả sự trao đổi thông tin trong hệ thống, đồng thời phát triển mô hình Use case cho hệ thống.
Chương 6: Thiết kế chi tiết
Kết nối dữ liệu trong hệ thống thông tin là yếu tố quan trọng để ứng dụng hiệu quả vào phần mềm máy tính Việc thiết kế cơ sở dữ liệu và giao diện cho phần mềm hệ thống giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao trải nghiệm người dùng.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Khái niệm nhà kho, quản lý nhà kho và quản lý vật tư
Kho là một dạng cơ sở logistics quan trọng, đóng vai trò trong việc lưu trữ và bảo quản hàng hóa hoặc vật tư của doanh nghiệp Mục tiêu của kho là cung cấp hàng hóa và nguyên liệu cho khách hàng hoặc phục vụ cho hoạt động sản xuất, xây dựng một cách hiệu quả, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.
Quản lý kho hàng là quá trình tổ chức và bảo quản hàng hóa, vật tư nhằm đảm bảo sự liên tục trong sản xuất và phân phối Hoạt động này không chỉ giúp cung cấp kịp thời hàng hóa mà còn giảm chi phí lưu thông và tối ưu hóa việc sử dụng cơ sở vật chất trong kho.
Quản lý vật tư là một chức năng quan trọng trong chuỗi cung ứng, bao gồm lập kế hoạch và khả năng thực hiện chuỗi cung ứng Chức năng này giúp các công ty xác định tổng yêu cầu vật liệu và truyền đạt các yêu cầu này đến bộ phận mua sắm để tìm nguồn cung ứng Ngoài ra, quản lý vật tư còn xác định lượng nguyên liệu cần thiết tại mỗi địa điểm trong chuỗi cung ứng, thiết lập kế hoạch bổ sung nguyên liệu, và quản lý mức tồn kho cho các loại hàng hóa khác nhau như nguyên liệu thô, hàng đang sản xuất (WIP) và thành phẩm, nhằm đáp ứng nhu cầu vật chất trong toàn bộ chuỗi cung ứng.
Quản lý vật tư đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp với các nhiệm vụ chính như quản lý vật liệu, kiểm soát hàng tồn kho, phân tích kho và hoạch định vật liệu Ngoài ra, các vai trò mới nổi như thu mua cũng đang trở thành yếu tố quan trọng trong quá trình quản lý này.
Khái niệm về hệ thống thông tin
Hệ thống là một tập hợp các phần tử có mối quan hệ tương tác, hoạt động cùng nhau để đạt được mục tiêu chung Hệ thống tiếp nhận đầu vào và sản xuất đầu ra thông qua một quá trình biến đổi có tổ chức.
Hệ thống thông tin là một cấu trúc thiết yếu nhằm cung cấp thông tin hỗ trợ cho các hoạt động của con người trong tổ chức Nó bao gồm bốn chức năng chính: tiếp nhận thông tin, lưu trữ, xử lý và phát hành thông tin.
Hai thành phần cơ bản của hệ thống thông tin:
Dữ liệu: Là các thông tin được lưu và duy trì dưới nhiều dạng: văn bản, truyền khẩu, hình vẽ, và những vật mang tin: giấy, đĩa từ, [3]
Xử lý thông tin là quá trình biến đổi dữ liệu với hai mục đích chính: đầu tiên, tạo ra các thông tin theo định dạng quy định như chứng từ giao dịch, hóa đơn và báo cáo; thứ hai, hỗ trợ quá trình ra quyết định bằng cách cung cấp thông tin cần thiết cho lãnh đạo trong việc lựa chọn phương án tối ưu.
Mối liên hệ giữa các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin được mô tả ở hình 2.1
Hình 2.1Các thành phần của thệ thống thông tin
2.2.1 Phân loại các thệ thống thông tin quản lý
Trong các tổ chức, sự đa dạng về mục đích, đặc tính và cấp quản lý dẫn đến sự tồn tại của nhiều loại hệ thống thông tin Bài viết này sẽ tập trung vào việc phân loại hệ thống thông tin theo chức năng, từ đó giới thiệu một số loại chính.
2.2.1.1 Hệ thống thông tin xử lý giao dịch (Transaction Processing System – TPS)
Hệ thống xử lý giao dịch là một phần quan trọng trong hệ thống thông tin nghiệp vụ, phục vụ cho tổ chức ở mức vận hành Nó ghi nhận các giao dịch hàng ngày thiết yếu cho hoạt động của tổ chức, bao gồm giao dịch với khách hàng, nhà cung cấp và người cho vay vốn Hệ thống này cung cấp lượng dữ liệu phong phú cho các hệ thống khác trong tổ chức, đóng vai trò then chốt trong việc quản lý thông tin.
Hệ thống in biên lai thanh toán cho khách hàng trong siêu thị, hệ thống máy rút tiền tự động ATM…
2.2.1.2 Hệ thống thông tin phục vụ quản lý (Management Information Sytstem –
Hệ thống cung cấp thông tin quản lý cho doanh nghiệp hoặc tổ chức dựa trên cơ sở dữ liệu phản ánh tình trạng và hoạt động hiện tại Nó thu thập thông tin từ môi trường doanh nghiệp, kết hợp với dữ liệu có sẵn để tạo ra thông tin cần thiết cho nhà quản lý Đồng thời, hệ thống thường xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu để đảm bảo thông tin phản ánh chính xác thực trạng doanh nghiệp.
Hệ thống quản lý nhân sự, hệ thống quản lý điểm…[3]
2.2.1.3 Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định (Decision Support System – DSS)
Hệ thống này cung cấp thông tin hỗ trợ cho các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định Đôi khi, người quản lý cần dựa vào kinh nghiệm cá nhân để đưa ra lựa chọn phù hợp.
2.2.1.4 Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành (Excecutive Support System – ESS)
Hệ trợ giúp điều hành đóng vai trò quan trọng trong quản lý chiến lược của tổ chức, giúp hỗ trợ ra quyết định cho các tình huống không cấu trúc thông qua việc tạo ra các đồ thị phân tích.
Hệ thống được thiết kế để cung cấp và lọc thông tin đa dạng từ môi trường và các hệ thống quản lý, giúp hỗ trợ quyết định một cách hiệu quả Các giao dịch diễn ra thuận tiện, mang lại trải nghiệm trực quan cho người dùng.
2.2.1.5 Hệ thống chuyên gia (Expert System – ES)
Hệ trợ giúp quyết định chuyên sâu được phát triển dựa trên nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, cho phép máy tính có khả năng lập luận, tự học và tự hoàn thiện Nó còn mô phỏng các giác quan của con người, mang lại hiệu quả cao trong quá trình ra quyết định.
Ngoài việc tích lũy kiến thức và kinh nghiệm từ các chuyên gia, hệ thống còn có khả năng trang bị các thiết bị cảm nhận để thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau Hệ thống này có khả năng xử lý dữ liệu và áp dụng các luật suy diễn để đưa ra các quyết định hữu ích và thiết thực, chẳng hạn như trong hệ thống chẩn đoán bệnh cho con người và xe máy.
Hệ chuyên gia và hệ hỗ trợ quyết định khác nhau cơ bản ở chỗ hệ chuyên gia cần thông tin xác định để đưa ra quyết định chất lượng cao trong một lĩnh vực cụ thể.
2.2.1.6 Mối quan hệ giữa các hệ thống nói trên
Hình 2.2 minh họa mối quan hệ giữa các hệ thống phục vụ các cấp khác nhau trong doanh nghiệp Hệ thống TPS cung cấp dữ liệu chính cho các hệ thống khác, trong khi hệ thống ESS nhận dữ liệu từ các hệ thống cấp thấp hơn Các loại hệ thống khác cũng có khả năng trao đổi dữ liệu lẫn nhau.
Dữ liệu có thể được chuyển giao giữa các hệ thống để phục vụ cho các bộ phận chức năng khác nhau Chẳng hạn, một đơn đặt hàng trong hệ thống bán hàng có thể được chuyển đến hệ thống sản xuất để thực hiện giao dịch sản xuất, hoặc tới hệ thống MIS để phục vụ cho báo cáo tài chính.
Hình 2.2 Mối quan hệ giữa các cấp hệ thống thông tin quản lý
Phương pháp mô hình hóa hệ thống thông tin: phương pháp phân tích và thiết kế có cấu trúc (Structured Analysis and Design Technique – SADT)
kế có cấu trúc (Structured Analysis and Design Technique – SADT)
Mô hình là một hình thức trừu tượng hóa của hệ thống thực, đại diện cho một hệ thống ở mức độ nhất định Hiện nay, mô hình dạng biểu đồ đang trở nên phổ biến, với các biểu đồ được cấu trúc bằng các nút và cung, mỗi phần mang ý nghĩa riêng tùy theo cách diễn giải Thường có hai mức độ chính để phân loại các mô hình này.
Mức logic tập trung vào việc mô tả bản chất và mục đích hoạt động của hệ thống mà không đề cập đến các yếu tố tổ chức thực hiện hay biện pháp cài đặt Nó trả lời câu hỏi "Làm gì?" mà không đi sâu vào các chi tiết cụ thể.
Mức vật lý liên quan đến việc trả lời câu hỏi “Làm như thế nào?” và tập trung vào các khía cạnh như phương pháp, biện pháp, công cụ, tác nhân, địa điểm, thời gian và hiệu năng.
Sự phân biệt giữa mô hình hoá logic và vật lý là yếu tố quan trọng trong quá trình phát triển hệ thống Mọi chu trình sống của hệ thống đều cần có hai giai đoạn trung tâm, đó là phân tích và thiết kế.
Sự thay đổi mức diễn tả vật lý và logic được tóm tắt trong hình 2.3, với các bước chuyển đổi (1) và (2) thuộc giai đoạn phân tích, trong khi bước chuyển đổi (3) thuộc giai đoạn thiết kế.
Hình 2.3Các bước mô hình hóa hệ thống thông tin theo hướng cấu trúc
2.3.1 Phương pháp phân tích và thiết kế có cấu trúc (Douglas T Ross 1977 – Mỹ)
Phương pháp phân tích có cấu trúc tập trung vào việc cải tiến cấu trúc các chương trình thông qua mô-đun hóa, giúp dễ dàng theo dõi, quản lý và bảo trì Cách tiếp cận cấp tiến trong phương pháp này cho phép thực hiện song song các hoạt động khảo sát, phân tích, thiết kế, xây dựng và cài đặt chương trình Chính nhờ những ưu điểm này mà phương pháp phân tích có cấu trúc ngày càng được phát triển và ứng dụng rộng rãi.
Bốn công cụ quan trọng trong mô hình hóa hệ thống theo phương pháp phân tích thiết kế có cấu trúc bao gồm sơ đồ phân rã chức năng, mô hình luồng dữ liệu, mô hình thực thể liên kết và mô hình quan hệ Mỗi mô hình này mang đến một góc nhìn khác nhau về hệ thống, nhưng chúng đều liên quan chặt chẽ với nhau và có thể suy ra từ nhau Trong phương pháp luận phân tích thiết kế, các mô hình được xây dựng theo cách tiếp cận từ trên xuống, giúp quan sát chức năng và phân tích dữ liệu, đồng thời đơn giản hóa bài toán.
Nhược điểm: Không xem xét được mối quan hệ giữa dữ liệu và chức năng
Để khắc phục nhược điểm này, cần xây dựng mô hình luồng dữ liệu nhằm gỡ rối và áp dụng phương pháp luận hướng đối tượng, trong đó quan sát cả hành động lẫn dữ liệu thông tin mà đối tượng sở hữu.
2.3.2 Mô hình phân rã chức năng (Business Function Diagram - BFD)
Mô hình phân rã chức năng (BFD) là công cụ hiệu quả để biểu diễn sự phân rã có thứ bậc của các công việc cần thực hiện Mỗi công việc chính được chia thành các công việc con, với số mức phân chia phụ thuộc vào kích thước và độ phức tạp của hệ thống Các thành phần chính của BFD đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và quản lý quy trình làm việc.
Chức năng của tổ chức được xác định qua công việc cần thực hiện, được phân chia từ tổng hợp đến chi tiết Cách gọi thường là động từ kết hợp với bổ ngữ, trong đó động từ nên ở dạng thức mệnh lệnh Chức năng này thường được biểu diễn bằng hình chữ nhật.
Mỗi chức năng được chia thành các chức năng con, tạo thành mối quan hệ phân cấp với chức năng cha Các chức năng này được thể hiện theo phương pháp từ trên xuống (top-down).
Mô hình BFD cung cấp cho người đọc cái nhìn tổng quan và dễ hiểu về các chức năng chính của hệ thống Tuy nhiên, nhược điểm của BFD là thiếu sự trao đổi thông tin giữa các chức năng.
2.3.3 Mô hình luồng dữ liệu (DFD - Data Flow Diagram)
Mô hình luồng dữ liệu là một công cụ mô tả mối quan hệ thông tin giữa các công việc[7].Các thành phần của mô hình bao gồm:
Chức năng xử lý (Process) là quá trình biến đổi thông tin, được xác định bởi động từ kết hợp với bổ ngữ, và phải trùng với tên chức năng trong BFD Ký hiệu cho chức năng này là hình elip hoặc hình chữ nhật góc bầu.
Luồng dữ liệu (Data flow) là quá trình thông tin di chuyển vào hoặc ra khỏi một chức năng cụ thể Để đặt tên cho luồng dữ liệu, chúng ta kết hợp giữa danh từ và tính từ Luồng dữ liệu được biểu diễn bằng hình mũi tên, trên đó có ghi tên của luồng dữ liệu.
Lưu ý: Các dòng thông tin khác nhau mang thông tin khác nhau Đặc biệt là các thông tin khi trải qua 1 chức năng xử lý Ví dụ:
Kho dữ liệu là nơi lưu trữ thông tin quan trọng, phục vụ cho một hoặc nhiều chức năng sử dụng Nó được biểu diễn bằng cặp đường thẳng song song, chứa nội dung dữ liệu cần được cất giữ.
Số thứ tự Tên chức năng
Phân tích về hệ thống dữ liệu
2.4.1 Cơ sở dữ liệu (CSDL):
Cơ sở dữ liệu (CSDL) là kho chứa thông tin có tổ chức và các bản ghi, trong khi Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (HQTCSDL) là phần mềm quản lý truy cập vào CSDL Mối quan hệ giữa người dùng và CSDL được thể hiện qua giao diện tương tác và HQTCSDL, như mô tả trong Hình 2.
Hình 2.6Mối quan hệ giữa người dùng khi tương tác với CSDL
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu được sinh viên nghiên cứu là Microsoft SQL Server phiên bản
2016 Sinh viên sẽ dùng phần mềm này để tạo nên CSDL cần thiết cho nghiên cứu
2.4.2 Mô hình thực thể liên kết (Entity Relationship Diagaram – ERD)
Mô hình ERD xác định các thực thể thông tin cơ sở và mối quan hệ giữa chúng, đảm bảo rằng dữ liệu chỉ được lưu trữ một lần trong toàn bộ hệ thống và có thể truy cập từ bất kỳ chương trình nào Các thành phần chính của mô hình ERD bao gồm các thực thể, thuộc tính và mối quan hệ.
Kiểu thực thể là một tập hợp các thực thể đại diện cho một lớp tự nhiên của các vật thể trong thế giới thực, như khách hàng hoặc đơn hàng Tên gọi của kiểu thực thể thường là danh từ và được biểu thị bằng hình chữ nhật.
Kiểu thuộc tính (Attribute) là những đặc điểm dùng để mô tả một kiểu thực thể trong mô hình thực thể liên kết, thường được đặt tên bằng danh từ Ký hiệu của kiểu thuộc tính là hình e-líp.
Các kiểu thực thể có thể được định nghĩa thông qua một tập hợp các kiểu thuộc tính tương ứng Chẳng hạn, kiểu thực thể “khách hàng” được mô tả bởi các thuộc tính như tên, địa chỉ và số tài khoản.
Người sử dụng Giao diện HQTCSDL
Hình dưới đây mô tả chi tiết cách biểu diễn một kiểu thực thể cùng các thuộc tính của nó trong Microsoft Visio Professional phiên bản 2016.
Khóa là một thuộc tính hoặc tập hợp thuộc tính của một kiểu thực thể, giúp phân biệt các thực thể với nhau Chẳng hạn, "Số tài khoản" là khóa của kiểu thực thể "TÀI KHOẢN", trong khi "Tên" và "Ngày sinh" có thể là khóa của kiểu thực thể "SINH VIÊN" Các thuộc tính khóa thường được thể hiện bằng cách gạch chân.
Trong lĩnh vực quản lý dữ liệu, thuộc tính định danh được xác định khi khóa chỉ bao gồm một kiểu thuộc tính duy nhất Những tên định danh thường được biểu thị bằng các tiền tố như "ID", "#", "SH" hoặc "Mã" Ví dụ, có thể kể đến các tên định danh như ID nhân viên, # Nhân viên, SH nhân viên và Mã nhân viên.
- Kiểu liên kết (relationship): là mối quan hệ giữa các kiểu thực thể với nhau Tên gọi là động từ [7] Kí hiệu:
Số ngôi của kiểu liên kết phản ánh số lượng thực thể tham gia vào mối quan hệ, bao gồm các kiểu liên kết 1 ngôi (một thực thể tự liên kết với chính nó), 2 ngôi (hai thực thể liên kết với nhau) và 3 ngôi (ba thực thể liên kết với nhau).
Lực lượng tham gia vào liên kết (bản số) xác định số lượng thực thể của một kiểu thực thể có thể tham gia vào kiểu liên kết, với giá trị tối đa là 1 hoặc n và giá trị tối thiểu là 0 hoặc 1 Giá trị Max biểu thị số lượng lớn nhất thực thể có thể tham gia, trong khi giá trị Min xác định mức độ ràng buộc giữa kiểu thực thể và kiểu liên kết Nếu lực lượng tham gia là bắt buộc, giá trị là 1; nếu là lựa chọn, giá trị là 0.
• Kiểu liên kết: có 3 kiểu liên kết chính là liên kết 1-1 (khi max của bản số ở 2 thực thể đều là 1); liên kết 1-n (khi max của bản số ở 1 thực thể
12 là 1 và max của bản số ở thực thể còn lại là n); lien kết n-n (khi max của bản số ở các thực thể tham gia vào liên kết đều là n)
2.4.3 Chuẩn hóa cơ sở dữ liệu 3NF – Chuẩn Boyce – Cold
Chuẩn hóa là quá trình phân tách các bảng trong cơ sở dữ liệu thành những bảng nhỏ hơn dựa trên các phụ thuộc hàm Các dạng chuẩn cung cấp hướng dẫn thiết kế cho các bảng trong cơ sở dữ liệu.
Chuẩn hóa dữ liệu nhằm mục đích loại bỏ dư thừa và khắc phục các lỗi phát sinh trong quá trình thao tác dữ liệu, bao gồm các hoạt động thêm, sửa và xóa.
Các dạng chuẩn hóa (Normal Form):
2.4.3.1 Dạng chuẩn 1 (1NF) Định nghĩa: Một bảng (quan hệ) được gọi là ở dạng chuẩn 1NF nếu và chỉ nếu toàn bộ các miền giá trị của các cột có mặt trong bảng (quan hệ) đều chỉ chứa các giá trị nguyên tử (nguyên tố) [5]
Một quan hệ ở dạng chuẩn 2NF nếu quan hệ đó là 1NF và các thuộc tính không khoá phải phụ thuộc hàm đầy đủ vào khoá chính[5]
Một quan hệ được coi là ở dạng chuẩn 3NF khi nó đáp ứng các tiêu chí của 2NF, đồng thời yêu cầu rằng tất cả các thuộc tính không khóa phải phụ thuộc trực tiếp vào khóa chính Điều này có nghĩa là không được có thuộc tính không khóa nào phụ thuộc hàm vào một thuộc tính không khóa khác.
Một quan hệ được coi là ở dạng chuẩn BCNF nếu nó đáp ứng đầy đủ các tiêu chí của 3NF và không có thuộc tính khóa nào phụ thuộc hàm vào thuộc tính không khóa Điều này có nghĩa là dạng chuẩn BCNF tích hợp tất cả các yêu cầu của ba dạng chuẩn trước đó.
Nghiên cứu liên quan
Nghiên cứu mà sinh viên đã tham khảo để làm đề tài là “Nguyễn Văn Liêm, năm 2012
Xây dựng hệ thống thông tin quản lý quầy thuốc tại bệnh viện hữu nghị Việt Tiệp – Hải Phòng.”
Trong nghiên cứu này, tác giả đã trình bày mô hình nghiệp vụ quản lý xuất, nhập thuốc tại các khoa điều trị trong bệnh viện Từ đó, tác giả đã sử dụng mô hình BFD để nhóm các chức năng thành các chức năng lớn, với chức năng cuối cùng là “hệ thống quản lý quầy thuốc” Tiếp theo, tác giả đã áp dụng BFD làm cơ sở để xây dựng DFD.
Bài viết đề cập đến ba mức trong biểu đồ DFD: mức ngữ cảnh, mức đỉnh và mức dưới đỉnh, với ba tác nhân chính là Ban giám đốc, Nhà cung cấp và Khoa điều trị Ở mức đỉnh, DFD bao gồm bốn chức năng quan trọng: cấp thuốc, quản lý thuốc, nhập thuốc và làm báo cáo Ngoài ra, tác giả cũng xác định các thực thể liên quan như Nhân viên và Kho thuốc.
Bài viết trình bày 13 nhà cung cấp, thuốc và khoa, cùng với các thuộc tính định danh, để xây dựng mô hình ERD và mô hình dữ liệu quan hệ trên SQL Server Cuối cùng, tác giả giới thiệu các giao diện sử dụng với các chức năng cập nhật thông tin về khoa, thuốc và nhà cung cấp, cũng như giao diện quản lý cho việc nhập, xuất và hủy thuốc.
PHÂN TÍCH NHU CẦU
Giới thiệu sơ bộ về đối tượng nghiên cứu
Vì lý do bảo mật, sinh viên chỉ nên cung cấp những thông tin cơ bản cần thiết để độc giả hiểu rõ về đối tượng nghiên cứu, đó là một công ty hàng đầu trong lĩnh vực hiệu chỉnh, thử nghiệm, chế tạo và sửa chữa các thiết bị điện chuyên dụng.
Hình 3.1 Sơ đồ phân cấp các phòng ban trong công ty
Công ty chuyên sản xuất các sản phẩm chủ đạo như máy biến dòng đo lường hạ thế, máy biến dòng đo lường trung thế, tụ điện trung thế và máy biến áp cấp nguồn Những sản phẩm này được sản xuất với số lượng lớn nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng.
Công ty áp dụng hình thức sản xuất theo đơn đặt hàng, đồng thời linh hoạt trong việc dự báo đơn hàng để dự trù nguyên vật liệu Ngoài ra, kho của công ty được chia thành hai khu vực chính: kho chứa thành phẩm và kho chứa nguyên liệu.
Phó giám đốc sản xuất
Phòng tài chính kế toán
Phòng nhân sự Phòng kế hoạch
Phân xưởng chế tạo và lắp đặt
Phân xưởng tủ bảng điện
Phó giám đốc kỹ thuật Phòng kỹ thuật Phòng an toàn Phòng thí nghiệm cao áp
Phòng thí nghiệm rờ-le
Phòng thí nghiệm đo lường
Phòng thì nghiệm hóa dầu
Phân xưởng điện năng kế
15 nguyên vật tư sản xuất Sinh viên sẽ tập trung phân tích về hiện trạng trong việc quản lý vật tư của công ty.
Phân tích hiện trạng
3.2.1 Quy trình nhận đơn hàng
Trên thực tế, công ty chưa có quy trình chuẩn cho hoạt động nhận đơn hàng từ khách hàng
Hoạt động này liên quan đến nhiều yếu tố quan trọng như năng lực sản xuất, tồn kho thành phẩm và nguyên vật tư Sinh viên đã tái hiện quy trình này bằng cách quan sát các hoạt động chính trong quá trình thực tập, như được thể hiện trong hình 3.2.
Quy trình nhận đơn hàng
Phòng kế hoạch Phòng cung ứng vật tư Phòng sản xuất
Kiểm tra nội dung đơn hàng
Liên hệ kho để hỏi về tồn kho thành phẩm
Kiểm tra tồn kho thành phẩm
Chấp nhận đơn hàng của khách hàng
Liên hệ phòng sản xuất để hỏi về năng lực sản xuất
Từ chối đơn hàng Đáp ứng được đơn hàng
Làm tờ trình đề nghị mua vật tư Đủ vật tư sản xuất
Thiếu vật tư sản xuât
Kí xác nhận tờ trình A
Kiểm tra tồn kho vật tư sản xất
Không đáp ứng được đơn hàng
Hình 3.2 Quy trình nhận đơn hàng
Quy trình tiếp nhận đơn hàng tại công ty sản xuất theo đơn đặt hàng bao gồm các bước chính: Phòng kế hoạch nhận đơn hàng từ khách hàng, yêu cầu kho kiểm tra tồn kho, và báo cáo năng lực sản xuất Bộ phận kế hoạch có trách nhiệm xác nhận thời gian giao hàng và chi phí, đồng thời cần xác minh thông tin tồn kho thành phẩm và nguyên vật liệu trước khi tiếp nhận đơn hàng Tuy nhiên, thông tin hiện có thường không đủ để thương lượng hiệu quả về giao hàng và chi phí Việc tồn kho thành phẩm để đáp ứng đơn hàng ngay lập tức là hiếm khi xảy ra, do đó, bước "Kiểm tra tồn kho vật tư sản xuất" là mấu chốt của quy trình Tại bước này, phòng kế hoạch sẽ dựa vào sản phẩm trong đơn hàng và liên hệ với kho để xác minh vật tư cần thiết Tuy nhiên, việc kiểm tra tồn kho thường gặp phải vấn đề về thời gian truy xuất thông tin.
Có hai vấn đề chính liên quan đến vật tư trong sản xuất: thứ nhất là thông tin về vật tư thường không chính xác, và thứ hai là tồn kho nguyên vật tư không đủ để đáp ứng nhu cầu sản xuất cho đơn hàng tại cùng thời điểm Để phân tích và giải quyết hai vấn đề này, sinh viên sẽ áp dụng phương pháp 5-Whys.
Bảng 3.1 5-Whys cho vấn đề truy xuất thông tin vật tư lâu và không chính xác
Kho kiểm tra các loại vật tư theo thành phẩm thường mất thời gian và không chính xác do phải kiểm tra từng loại vật tư một cách thủ công Mỗi thành phẩm có thể liên quan đến gần 50 vật tư khác nhau, dẫn đến quy trình kiểm tra trở nên phức tạp và tốn kém thời gian.
Câu hỏi Tại sao kho phải truy xuất từng loại vật tư?
Bộ phận vật tư và kho hiện chưa có phần mềm hỗ trợ truy xuất nhanh chóng, đồng thời cũng thiếu một phần mềm quản lý kho chuyên dụng để nâng cao hiệu quả công việc.
Bảng 3.1 chỉ ra rằng vấn đề đầu tiên xuất phát từ việc phòng vật tư và kho thiếu phần mềm quản lý kho chuyên dụng, gây khó khăn trong việc truy xuất thông tin Giải pháp đề xuất là xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ quản lý lưu trữ thông tin nguyên vật tư Vấn đề thứ hai, qua phỏng vấn và quan sát trong quá trình thực tập, cho thấy tình trạng thiếu hụt vật tư thường xuyên xảy ra trong sản xuất Để làm rõ nguyên nhân gốc rễ của vấn đề này, sinh viên đã áp dụng phương pháp 5 Whys.
Bảng 3.2 5-whys cho vấn đề thiếu hụt vật tư trong quá trình sản xuất
Câu hỏi Tại sao thường xảy ra tình trạng trễ đơn hàng
Trả lời Vì công ty bị thiếu hụt vật tư sản xuất trong quá trình sản xuất
Câu hỏi Tại sao công ty bị thiếu hụt vật tư sản xuất trong quá trình sản xuất?
Công ty chưa dự trù tốt lượng tồn kho nguyên vật tư sản xuất do thiếu kế hoạch và phân tích chính xác về nhu cầu sản xuất Việc này dẫn đến tình trạng không đủ nguyên liệu cần thiết để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, ảnh hưởng đến hiệu suất và chất lượng sản phẩm.
Trả lời Vì hệ thống quản lí kho hiện tại chưa được tích hợp chức năng dự báo
Bảng 3.2 chỉ ra rằng nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng thiếu hụt vật tư trong sản xuất là do công ty chưa có phương pháp dự báo lượng vật tư tồn kho hiệu quả Để khắc phục triệt để vấn đề này, sinh viên đề xuất xây dựng một mô hình dự báo phù hợp nhằm dự trù lượng tồn kho nguyên vật liệu sản xuất.
3.2.2 Quản lý xuất kho và nhập kho
Nhà cung cấp xuất Kế toán
Tiến hành kiểm tra số lượng và chất lượng đơn hàng Nhập hàng về
Giao chứng từ hóa đơn
Kiểm tra chứng từ hóa đơn
Hàng không đủ, kém chất lượng
Hàng đủ, đạt chất lượng
Kiểm tra chứng từ hóa đơn
Giao lại chứng từ hóa đơn
Gửi phiếu nhập ko cho phòng kế toán
Lưu hồ sơ Đầy đủ, đúng Hóa đơn
Hình 3.3 Quy trình nhập kho
Quy trình tiếp nhận hàng hóa bắt đầu khi nhà cung cấp gửi hàng và hóa đơn đến công ty Sau đó, kho sẽ kiểm tra số lượng, quy cách và chất lượng hàng hóa cùng với hóa đơn Tiếp theo, kho thực hiện nhập kho, lập phiếu nhập kho và cập nhật thẻ kho để ghi nhận số lượng vật tư Cuối cùng, các chứng từ và hồ sơ liên quan sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán.
Quy trình xuất kho Đơn vị sản xuất Kho Kế toán
Lập phiếu đề nghị cấp vật tư
Gửi phiếu nhập ko cho phòng kế toán Lưu hồ sơ
Phiếu đề nghị cấp vật tư
Kiểm tra Phiếu đề nghị cấp vật tư
Thiếu hợp lý và thiếu thông tin
Hợp lý và đầy đủ thông tin
Gửi phiếu xuất kho cho đơn vị yêu cầu cấp
Hình 3.4 Quy trình xuất kho
Quy trình cấp vật tư bắt đầu khi đơn vị sản xuất lập phiếu đề nghị gửi cho kho Kho sẽ kiểm tra tính hợp lệ của phiếu và tiến hành xuất kho, đồng thời cập nhật thẻ kho Sau đó, kho lập phiếu xuất kho và gửi một bản cho bộ phận sản xuất, một bản cho bộ phận kế toán, và giữ lại một bản Tuy nhiên, trong quá trình này, việc trao đổi thông tin giữa nhà cung cấp, bộ phận sản xuất và kho không đồng nhất về mã và tên vật tư Kho chỉ nắm mã vật tư, trong khi bộ phận sản xuất nhớ tên vật tư theo kinh nghiệm, và nhà cung cấp có tiêu chuẩn riêng cho tên vật tư Điều này gây khó khăn khi bộ phận sản xuất cần loại vật tư cụ thể.
Ghi vắng tắt tên gọi mà không kèm theo mã vật tư sẽ gây khó khăn trong việc kiểm tra hàng hóa tại kho, do sự đa dạng về chủng loại vật tư cùng với các quy cách và xuất xứ khác nhau Điều này không chỉ tốn thời gian mà còn làm giảm hiệu quả quản lý kho.
Hình 3.5 Phiếu đề nghị cấp vật tư
Quản lý tình trạng xuất nhập kho bằng sổ sách thủ công tiềm ẩn rủi ro lớn, như thất lạc bản ghi Hơn nữa, phương pháp này gây nhiều bất lợi trong việc truy xuất thông tin một cách hiệu quả.
Hình 3.6 Sổ sách ghi chép việc nhập kho
3.2.3 Quản lý đặt hàng và quản lý báo giá
Hiện tại, phòng vật tư không có công cụ quản lý thông tin nhà cung cấp, cập nhật đơn đặt hàng và danh sách báo giá Công ty đã đề xuất với tác giả việc phát triển thêm các chức năng này trong thiết kế hệ thống thông tin.
3.2.4 Tổng hợp các vấn đề và giải pháp đề xuất
Phần này tổng hợp các vấn đề đã đề cập cùng với giải pháp cho từng vấn đề Dưới đây là bảng tóm tắt các vấn đề và giải pháp liên quan.
Bảng 3.3 Tổng hợp các vấn đề đã nêu và giải pháp
Sau khi có đơn hàng, truy xuất từng vật tư theo thành phẩm mất rất nhiều thời gian và thiếu sự chính xác
Thiết kế phần mềm có chức năng truy xuất hàng loạt vật tư và lượng tồn kho đi cùng dựa trên một mã thành phẩm
Chưa thống nhất về chuẩn thông tin trao đỗi giữa bộ phận sản xuât và bộ phận kho về tên vật tư và mã vật tư
Xây dựng cơ sở dữ liệu cho các loại vật tư với thuộc tính khóa "mã vật tư" giúp cả bộ phận kho và bộ phận sản xuất dễ dàng tìm kiếm mã hoặc tên vật tư.
Ghi chép bằng sổ sách để quản lý tình hình xuất nhập kho mang rủi ro cao và bất lợi khi truy xuất thông tin
Xây dựng phần mềm quản lý kho hỗ trợ việc quản lý nhập và xuất kho
Chưa có công cụ hỗ trợ việc quản lý thông tin đặt hàng, thông tin nhà cung cấp cũng như báo giá
THIẾT KẾ Ý NIỆM
Phân tích nhu cầu
Stakeholders ở đây được sinh viên quy về 3 bộ phận chính liên quan đến hệ thống là:
Phòng vật tư, bao gồm trưởng phòng và nhân viên, chịu trách nhiệm kiểm soát vật tư, tìm kiếm nhà cung cấp, mua nguyên vật liệu và các vật dụng cần thiết, đồng thời đánh giá chất lượng hàng hóa được mua.
Kho là bộ phận quản lý xuất nhập hàng hóa và nguyên vật liệu, đồng thời thực hiện kiểm kê, trông coi và bảo quản vật tư tồn kho.
Phòng sản xuất, nơi sinh viên khảo sát công nhân xưởng, là bộ phận chuyên trách sản xuất các sản phẩm của công ty Phòng này có mối quan hệ chặt chẽ với phòng vật tư và bộ phận kho, đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra hiệu quả.
4.1.2 Khảo sát nhu cầu của Stakeholder
Nội dung được sinh viên thực hiện khảo sát tại công ty và tổng kết các nhu cầu chính trong bảng dưới đây:
Bảng 4.1 Bảng nhu cầu được khảo sát từ stakeholders
Trưởng phòng kế hoạch vật tư
Để quản lý hiệu quả việc xuất nhập nguyên vật liệu (NVL), cần nắm rõ thông tin về thời gian, số lượng, mã vật tư, lý do xuất nhập và các bên liên quan đến quy trình này trên hệ thống.
- Nắm được giá trị tồn kho ở một thời điểm bất kì
- Nắm được giá trị nhập kho cũng như giá trị xuất kho tại một thời điểm bất kì
- Đảm bảo tính chính xác thông tin trao đổi giữa tồn kho thực tế và phần mềm nội bộ liên tục
- Đo lường, xác định và thống kê được các mã vật tư quan trọng cần phải tồn kho an toàn
- Duyệt yêu cầu mua vật tư nhanh chóng, dễ dàng
- Có thể in báo cáo thẻ kho theo mã vật tư
Nhân viên phòng vật tư
- Nắm được thông tin tồn kho của từng nguyên vật liệu
- Thông báo các NVL có số lựợng dưới mức tồn kho dưới mức an toàn
- Cập nhật được dữ liệu về các NVL cần tồn kho an toàn
- Cập nhật thông tin xuất/ nhập kho liên tục
- Lưu thông tin đơn hàng đặt trực tiếp trên hệ thống
- Lưu thông tin báo giá của NCC trên hệ thống
Nhân viên kho - Thao tác đơn giản, giao diện thân thiện và ưa nhìn
- Cập nhật, truy xuất dữ liệu vào hệ thống dễ dàng
- Có chức năng in hóa đơn xuất kho để làm xác nhận
- Tra cứu thông tin về NVL nhanh, được hệ thống đề xuất khi nhập vài kí tự đầu
Thủ kho - Thao tác đơn giản, giao diện thân thiện và ưa nhìn
- Cập nhật dữ liệu vào hệ thống dễ dàng
- Tra cứu thông tin về NVL nhanh, được hệ thống đề xuất khi nhập vài kí tự đầu
- Truy xuất được hàng loạt thông tin vật tư dựa trên 1 mã thành phẩm
- Thống kê được tình hình tồn kho và có thể in ra báo cáo
Mặc dù các bên liên quan không yêu cầu các chức năng cụ thể, phần mềm vẫn cần đảm bảo các tính năng quan trọng như tính bảo mật thông tin và phân quyền sử dụng chức năng cho từng người dùng, chỉ cho phép họ truy cập vào một số chức năng nhất định.
Phân tích vận hành
Tiếp theo, sinh viên phân tích các nhu cầu của các stakeholder ở trên để đưa ra từng chức năng cụ thể thông qua bảng dưới đây
Bảng 4.2 Phân tích vận hành từ như cầu thu thập được
STT Nhu cầu của stakeholder
Yêu cầu của hệ thống thông tin
1 Quản lý thông tin báo giá cũng như thông tin NCC
Có chức năng quản lý báo giá
- Tạo CSDL báo giá, chức năng quản lý báo giá dễ sử dụng
- Tạo CSDL NCC và chức năng quản lý NCC
2 Quản lý thông tin đặt hàng và kiểm soát tiến độ đặt hàng
Có chức năng quản lý đặt hàng
Tạo CSDL gồm thông tin các đơn hàng đặt mua NVL Chức năng quản lý đặt hàng dễ sử dụng
3 Biết được mức tồn kho thực tế của
Có sheet “Tồn kho thực tế” chứa các thông tin về hàng tồn kho, đặc biệt quan trọng là thông tin về số lượng thực tế có trong kho
- Sẽ tự động truy xuất dữ liệu từ lịch sử trong CSDL “nhập hàng” và CSDL “xuất hàng” để tính tồn kho thực tế
- Từng loại vật tư sẽ có thêm quy cách riêng về cách tính đơn vị: cái, thùng, mét, lít, kg,
- Có phân loại hàng tồn kho theo 2 dạng “nguyên vật tư” và “thành phẩm” Người dùng có thể truy cập và tìm kiếm dựa trên phân loại
“filter” theo nguyên vật liệu hay thành phẩm
4 Khả năng truy xuất hàng loạt thông tin tồn kho nguyên vật tư dựa trên 1 mã thành phẩm
Có chức năng truy xuất lượng tồn kho thực tế theo từng thành phẩm
Có chức năng truy xuất ra 1 file báo cáo về lượng vật tư tồn kho theo 1 mã thành phẩm (BOM)
NVL có số lựợng dưới mức tồn kho an toàn
Có chức năng thông báo, làm nổi bật các mặt hàng đang có mức báo động về thiếu tồn kho an toàn
- Những mặt hàng đang có lượng tồn kho dưới mức tồn kho an toàn sẽ được tô màu đậm ô “số lượng” để người dùng dễ tiếp cận
- Có chức năng hiển thị thông báo cho người dùng phụ trách việc kiểm kê tồn kho biết khi họ đăng nhập vào hệ thống
- Có thể tổng hợp được các mặt hàng có mức tồn kho thực tế thấp hơn mức tồn kho an toàn
6 Cập nhật thông tin xuất/ nhập kho liên tục
Dữ liệu về thông tin nhập kho, xuất kho được cập nhật liên tục
Dữ liệu nhập kho, xuất kho (ngày tạo, lý do, số lượng, mã vật tư, người tạo, người yêu cầu, ) sẽ được lưu lại vào
2 sheet “nhập kho” và “xuất kho” ngay sau khi người dùng tạo yêu cầu xuất, nhập kho
7 Tra cứu thông tin về NVL nhanh
Có chức năng tìm kiếm
Thiết kế chức năng tìm kiếm nhanh, gần đúng theo tên vật tư
8 Cập nhật, truy xuất dữ liệu từ hệ thống dễ dàng
Có chức năng cập nhật dữ liệu, truy xuất dữ liệu
Sau khi truy xuất dữ liệu từ hệ thống qua form tìm kiếm, người dùng sẽ nhận được kết quả bao gồm thông tin đã tìm kiếm cùng với các chức năng như cập nhật, chỉnh sửa dữ liệu, kiểm tra lịch sử truy xuất và thao tác gần nhất liên quan đến dữ liệu đó.
9 Theo dõi tình hình xuất nhập kho theo ngày hoặc tháng
Có chức năng truy xuất dữ liệu theo yêu cầu người dùng dễ dễ theo dõi
Có thể tổng hợp dữ liệu theo từng mã vật tư, theo thời đoạn, theo người dùng đã thao tác
10 Nắm được giá trị hàng tồn kho, giá trị xuất và nhập kho
Trong bảng “tồn kho thực tế”, người dùng có thể quan sát và thống kê giá trị tồn kho thông qua cột “Giá trị”, thể hiện giá thành của các loại vật tư và thành phẩm Hệ thống cũng cho phép lọc dữ liệu theo từng thời đoạn và theo ký tự, giúp quản lý kho hiệu quả hơn.
24 để dễ theo dõi giá trị tồn kho theo thời đoạn cho người dùng
- Có chức năng truy xuất báo cáo về tổng giá trị nhập kho, xuất kho, và giá trị tồn kho
11 Tính bảo mật thông tin
- Có hệ thống đăng nhập tài khoản
- Có thể tạo tài khoản mới
- Có chức năng thông báo nhập sai tên tài khoản, mật khẩu
- Chỉ khi nhập đúng tài khoản và mật khẩu thì mới có thể mở được thư mục
- Có chức năng tạo tài khoản đăng nhập
12 Kiểm kê tồn kho thực tế
Cuối mỗi tháng kiểm kê lại lượng tồn kho thực tế so với lượng tồn kho trên hệ thống
Vào cuối mỗi tháng, nhân viên kho sẽ truy xuất thông tin tồn kho trên hệ thống để dựa vào đó mà thực hiện kiểm kê kho thưc tế
13 Phân cấp user với từng chức năng phụ thuộc theo cấp user
Phân cấp chức năng dựa trên cấp độ của người dùng
- Người dùng cấp 1: Chỉ được tra cứu, xem các dữ liệu trong hệ thống
- Người dùng cấp 2: Được xem, nhập, chỉnh sửa và truy xuất dữ liệu trong hệ thống
Người dùng cấp 3 có quyền quản trị toàn bộ các tài khoản của người dùng cấp thấp hơn, đồng thời sở hữu tất cả các chức năng được cấp cho người dùng cấp 1 và cấp 2.
Dựa trên các thông tin phân tích từ bảng 4.2, tác giả đã đề xuất một số chức năng cho các bên liên quan trong quá trình thực tập, và những đề xuất này đã nhận được sự đồng ý từ các stakeholders.
Vì vậy, tác giả liệt kê lại những chức năng cần thiết cho cấu trúc của hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho:
1 Kiểm kê tồn kho thực tế
2 Tra cứu thông tin vật tư
3 Cập nhật tồn kho thực tế
4 Kiểm tra thông tin đơn hàng
6 Cập nhật số lượng vật tư tồn kho
7 Cập nhật đơn giá vật tư
10 Kiểm tra lượng vật tư tồn kho
11 Lưu thông tin phiếu ĐNCVT
13 Cập nhật số lượng vật tư tồn kho
14 Thống kê vật tư tồn kho
15 Thống kê vật tư nhập kho
16 Thống kê vật tư xuất kho
20 Chỉnh sửa thông tin đơn đặt hàng
21 Cập nhật tiến độ đơn hàng
Từ 21 chứ năng được liệt kê ở trên sinh viên sẽ tổng hợp thành bảng Functional
Baseline (gộp các chức năng con thành các chức năng lớn hơn) như dưới đây:
Bảng 4.3 Functional Baseline của hệ thống quản lý vật tư và nhà kho
Kiểm kê tồn kho thực tế
Quản lý lưu trữ kho
Quản lý vật tư và nhà kho
Tra cứu thông tin vật tư
Cập nhật tồn kho thực tế
Kiểm tra thông tin đơn hàng
Cập nhật số lượng vật tư tồn kho
Cập nhật đơn giá vật tư
Kiểm tra lượng vật tư tồn kho
Lưu thông tin phiếu ĐNCVT
Cập nhật số lượng vật tư tồn kho
Thống kê vật tư tồn kho
Thống kê vật tư nhập kho
Thống kê vật tư xuất kho
Quản lý báo giá Chỉnh sửa báo giá
Quản lý đặt hàng Chỉnh sửa thông tin đơn đặt hàng
Cập nhật tiến độ đơn hàng
THIẾT KẾ SƠ KHỞI
Mô hình phân cấp chức năng BFD
Dựa vào Functional Baseline được tổng kết từ chương 4 Thiết kế ý niệm, sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống được sinh viên mô tả như hình:
Hình 5.1 Mô hình phân rã chức năng BFD
Dưới đây là mô tả bằng lời từng chức năng của hệ thống:
1 Quản lý nhập kho: Cho phép người dùng tạo, sửa hoặc xóa một phiếu nhập kho cùng các thông tin liên quan phiếu nhập là mã phiếu nhập, mã vật tư nhập, số lượng nhập, mã nhà cung cấp, mã nhân viên nhập, mã kho nhập, ngày nhập
2 Quản lý xuất kho: Cho phép người dùng tạo, sửa hoặc xóa một phiếu xuất kho cùng các thông tin liên quan phiếu xuất là mã phiếu xuất, mã vật tư xuất, số lượng nhập, mã phân xưởng xuất, mã nhân viên xuất, mã kho xuất, ngày xuất
3 Quản lý lưu trữ: Cho phép người dùng xem tất cả hoặc lựa chọn vật tư muốn xem tồn kho thực tế kèm giá trị tồn kho Bên cạnh đó hệ thống còn cho phép người dùng xem những vật tư có mức tồn kho dưới ngưỡng tồn kho an toàn
4 Quản lý báo giá: cho phép người dùng tạo, sửa hoặc xóa một phiếu báo giá trên hệ thống với các thông liên về mã báo giá (phòng vật tư tự quy định), mã vật tư báo giá, giá được báo, mã nhà cung cấp, mã nhân viên tạo báo giá, ngày báo giá
5 Quản lý đặt hàng: cho phép người dùng tạo, sửa, xóa một phiếu đặt hàng trên hệ thống với mã phiếu đặt(phòng vật tư tự quy định), vật tư đặt, số lượng đặt, mã
Quản lý vật tư và nhà kho
1.1 Kiểm tra thông tin đơn hàng
1.3 Cập nhật số lượng vật tư tồn kho
1.4 Cập nhật đơn giá vật tư tồn kho
2.1 Kiểm tra lượng vật tư tồn kho
2.2 Lưu thông tin phiếu ĐNCVT
2.4 Cập nhật số lượng vật tư tồn kho
3.1 Tra cứu thông tin vật tư
3.2 Kiểm kê tồn kho thực tế
3.3 Cập nhật tồn kho thực tế
5.2Cập nhật tiến độ đơn hàng
5.3 Chỉnh sửa thông tin đặt hàng
6.1 Thống kê lượng vật tư tồn kho
6.2 Thống kê phiếu nhập6.3 Thống kê phiếu xuất
27 nhân viên đặt, mã nhà cung cấp ứng với mã báo giá của nhà cung cấp đó, ngày đặt hàng và tình trạng đơn hàng
6 Lập báo cáo: cho phép người dùng xem báo cáo vật tư tồn kho, báo cáo xuất kho, báo cáo nhập kho tại một thời điểm bất kì với một hoặc nhiều vật tư bất kì.
Sơ đồ luồng dữ liệu DFD
5.2.1 DFD mức khung cảnh (DFD context) Ở mức ngày, tổng quan về các chức năng lớn sẽ khái niệm hóa được hệ thống quản lí vật tư và nhà kho Với hệ thống này, có 3 tác nhân ngoài sẽ tác động đến hệ thống về mặt trao đổi thông tin dữ liệu là: Giám đốc, phân xưởng, nhà cung cấp Thêm vào cáo luồng dữ liệu được trao đổi giữa tác nhân thông qua hệ thống, ta được biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh như sau:
Hệ thống quản lý vật tư và nhà kho
Phiếu giao hàng Đơn đặt hàng Báo giá
Hình 5.2 Sơ đồ DFD mức ngữ cảnh
Sinh viên tiến hành thiết kế DFD mức 0 (mức đỉnh) nhằm mô tả các chức năng chính của hệ thống và các luồng dữ liệu liên quan khi phân tích sâu vào từng chức năng cụ thể.
Hệ thống quản lý vậ tư và nhà kho được phân ra thành 6 chức năng lớn dựa trên sơ đồ phân cấp chức năng BFD:
Sơ đồ DFD mức 0 cần đảm bảo tính toàn vẹn của các luồng dữ liệu vào và ra khỏi hệ thống, cùng với các tác nhân trong sơ đồ DFD mức ngữ cảnh Khi thiết kế sơ đồ này, sinh viên cũng nên thêm các tác nhân nội bộ như kho dữ liệu để tối ưu hóa việc trao đổi thông tin trong hệ thống Hệ thống quản lý vật tư và nhà kho được mô tả chi tiết hơn qua sơ đồ DFD mức 0.
6.0 Lập báo cáo Phân xưởng
Thẻ kho D3 Đơn đặt hàng D5
Thông tin tồn kho của vật tư Đơn đặt hàng Phiếu giao hàng
Hình 5.3 Sơ đồ DFD mức 0
5.2.3 Sơ đồ DFD mức 1 (mức dưới đỉnh) Ở mức này, sinh viên liệt kê từng sơ đồ DFD được thiết kế dựa trên nhu cầu của stakeholder ứng với lần lượt 6 chức năng chính ở sơ đồ DFD mức 0 Trong đó, các chức năng con (ở mức 1) sẽ được thiết kế dựa trên sơ đồ phân rã chức năng BFD (hình5.1)
Thiết kế sơ đồ DFD mức 1 cần đảm bảo tính toàn vẹn của các luồng thông tin dữ liệu ra vào hệ thống, đồng thời phản ánh đầy đủ các tác nhân bên ngoài và kho dữ liệu đã có ở sơ đồ DFD mức 0.
1.2 Tạo phiếu nhập Đơn đặt hàng
Cập nhật số lượng vật tư tồn kho
Cập nhật đơn giá vật tư
1.1 Kiểm tra thông tin đơn hàng
Số lư ợn g v ật t ư n hậ p Đ ơn g iá vậ t tư n hậ p
Thông tin phiếu nhập cũ
Thông tin phiếu nhập đã được chỉnh sửa
Hình 5.4 Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Quản lý nhậpkho
Thẻ kho D3 Vật tư xuất
2.4 Cập nhật số lượng vật tư tồn kho
2.2 Lưu thông tin phiếu ĐNCVT
2.1 Kiểm tra lượng vật tư tồn kho
Thông tin phiếu xuất cũ
T hô ng ti n ph iế u xu ất đã đ ượ c ch ỉn h sử a
Hình 5.5 Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Quản lý xuất kho
D3 Thông tin tồn kho của vật tư
3.1 Tra cứu thông tin tồn kho của vật tư
Kiểm kê tồn kho thực tế
Cập nhật tồn kho thực tế
T ồn k ho th ực tế
Lượng tồn kho vật tư trên hệ thống
Hình 5.6 Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Quản lý lưu trữ
NCC Thông tin báo giá
Thông tin báo giá cũ
Thông tin báo giá đã được chỉnh sửa
Hình 5.7 Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Quản lý báo giá
5.1 Tạo thông tin đặt hàng Đơn đặt hàng NCC
5.2 Cập nhật tiến độ đơn hàng Phiếu giao hàng
5.3 Chỉnh sửa thông tin đặt hàng
Thông tin đặt hàng cũ
Thông tin đặt hàng đã được chỉnh sửa
Thông tin đơn hàng đã được chỉnh sửa
Hình 5.8 Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Quản lý đặt hàng
Thống kê lượng vật tư tồn kho
Hình 5.9 Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Lập báo cáo
Xây dựng mô hình ca sử dụng Use case Diagram
Bài viết này đề cập đến các use case quan trọng trong quản lý kho, bao gồm: đăng nhập hệ thống, cập nhật phiếu nhập và phiếu xuất, kiểm tra tồn kho, cập nhật nhà cung cấp (NCC), điều chỉnh thông tin vật tư, cập nhật báo giá, tạo đơn đặt hàng, cập nhật tài khoản người dùng, và lập báo cáo tổng hợp.
1 Use case này dùng cho mục đích người dùng đăng nhập vào hệ thống Quản lý vật tư và nhà kho
4 Điều kiện bắt đầu: Người dùng mở phần mềm trên máy tính lên
5 Luồng sự kiện: i Hệ thống yêu cầu nhập: Tên tài khoản và mật khẩu ii Người dùng nhập tên tài khoản và mật khẩu iia Thông tin đăng nhập sai Hệ thống bắt nhập lại iib Thông tin đăng nhập sai Người dùng tắt bảng yêu cầu nhập và tắt hệ thống iii Người dùng đăng nhập vào được hệ thống Hệ thống hiện ra các chức năng cho người dùng lựa chọn iv Kết thúc use case
5.3.3.2 Cập nhật phiếu nhập (dựa trên hình 5.4)
1 Use case này mô tả hoạt động người dùng cập nhật phiếu nhập kho mỗi khi kho nhập hàng mới về
3 Stakeholder: NCC, phòng vật tư
4 Điều kiện bắt đầu: Người dùng đăng nhập vào được hệ thống, chọn chức năng “Quản lý nhập kho”
5 Luồng sự kiện: i Hệ thống hiện ra các ô trống để người dùng ghi vào ii Người dùng nhấn nút chọn mã đơn đặt hàng ứng với đơn hàng nhập kho, nhập số phiếu nhập, mã nhà cung cấp, ngày nhập, mã nhân viên nhập, mã kho, mã hàng, số lượng
Hệ thống sẽ thông báo khi người dùng nhập sai mã nhân viên, mã kho hoặc mã hàng, và hỏi xem người dùng có muốn cập nhật mã vật tư mới hay không Sau khi người dùng nhấn lưu phiếu nhập, nếu có thông tin nhập sai, họ có thể chọn nút chỉnh sửa để sửa lại thông tin và nhấn “Sửa” để lưu Để xóa thông tin phiếu nhập, người dùng cần chọn một phiếu nhập cụ thể Cuối cùng, quy trình sẽ kết thúc sau khi hoàn tất các thao tác.
5.3.3.3 Cập nhật phiếu xuất (dựa trên hình 5.5)
1 Use case này mô tả hoạt động người dùng cập nhật phiếu xuất kho mỗi khi xuất hàng
3 Stakeholder: Phòng vật tư, Phân xưởng
4 Điều kiện bắt đầu: Người dùng đăng nhập vào được hệ thống, chọn chức năng “Quản lý xuất kho”
5 Luồng sự kiện: i Hệ thống hiện ra các thông tin trống để người dùng điền vào ii Người dùng nhập mã phiếu đề nghị cấp vật tư vào ô “Ghi chú”, sau đó thì nhập số phiếu xuất, ngày xuất, mã nhân viên xuất, mã kho, mã hàng, số lượng iia Hệ thống báo không đủ số lượng Người dùng nhập lại iib Hệ thống báo sai mã nhân viên Người dùng nhập lại iic Hệ thống báo sai mã hàng Người dùng nhập lại iid Hệ thống báo sai mã kho Người dùng nhập lại iie Hệ thống báo sai số phiếu xuất Người dùng nhập lại iii Người dùng ấn “Thêm” để lưu phiếu xuất iv Người dùng nhập sai ngày xuất, số phiếu xuất, số lượng hàng xuất Chọn nút chỉnh sửa để cập nhật lại thông tin Người dùng ấn “Sửa” để lưu thông tin v Người dùng chọn 1 phiếu xuất để xóa thông tin vi Kết thúc use case
5.3.3.4 Cập nhật nhà cung cấp
1 Use case này mục đích sẽ tạo mới hoặc chỉnh sửa thông tin cho NCC
3 Stakeholder: Phòng vật tư, NCC
4 Điều kiện bắt đầu: Người dùng đăng nhập vào được hệ thống, chọn “Danh mục” rồi chọn “NCC”
Người dùng có thể nhập mã nhà cung cấp (NCC), tên NCC, địa chỉ và số điện thoại Để lưu thông tin của nhà cung cấp mới, người dùng nhấn nút “Thêm” Nếu cần chỉnh sửa thông tin, người dùng chỉ cần cập nhật và nhấn “Sửa” để lưu lại Ngoài ra, người dùng cũng có thể xóa thông tin nhà cung cấp khi không còn cần thiết Cuối cùng, quy trình sử dụng sẽ kết thúc.
5.3.3.5 Cập nhật thông tin vật tư
1 Use case này mục đích sẽ tạo mới hoặc chỉnh sửa thông tin như mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính hoặc lượng tồn kho an toàn của vật tư
4 Điều kiện bắt đầu: Người dùng đăng nhập vào được hệ thống, chọn “Danh mục” rồi chọn “Vật tư”
5 Luồng sự kiện: i Người dùng nhập mã vật tư, tên vật tư, đon vị tính, tồn kho an toàn Sau đó, người dùng ấn “Thêm” để lưu thông tin vật tư mới ii Người dùng chỉnh sửa thông tin vật tư, sau đó ấn nút “Sửa” để lưu thông tin iii Người dùng xóa thông tin vật tư iv Kết thúc use case
1 Use case này mục đích sẽ tạo mới hoặc chỉnh sửa thông tin tài khoản đăng nhập vào hệ thống
3 Stakeholder: Phòng vật tư, các người dùng liên quan
4 Điều kiện bắt đầu: phòng vật tư đăng nhập với tư cách admin – người dùng cấp 3 Sau đó chọn “Tài khoản” rồi chọn “Thiết lập”
5 Luồng sự kiện: i Người dùng nhập mã nhân viên, tên nhân viên, phân quyền, tên tài khoản đăng nhập và mật khẩu Sau đó, người dùng ấn nút “Thêm” để tạo thông tin tài khoản mới ii Người dùng chỉnh sửa thông tin tài khoản, sau đó ấn nút “Sửa” để lưu thông tin iii Người dùng xóa thông tin tài khoản iv Kết thúc use case
5.3.3.7 Cập nhật báo giá (dựa trên hình 5.7)
1 Use case này mục đích sẽ lưu lại các báo giá của NCC gửi cho phòng vật tư
3 Stakeholder: Phòng vật tư, NCC
4 Điều kiện bắt đầu: Người dung đăng nhập vào được hệ thống, chọn Danh mục rồi chọn báo giá
5 Luồng sự kiện: i Hệ thống hiện ra các thông tin trống cho người dùng điền vào để tạo báo giá ii Người dùng nhập số phiếu báo giá, ngày báo giá, mã nhân viên nhập, mã vật tư, giá vật tư, mã nhà cung cấp Người dùng ấn nút “Thêm” để tạo báo giá iia Hệ thống báo sai mã nhân viên Người dùng nhập lại iib Hệ thống báo sai mã vật tư Người dùng nhập lại iic Hệ thống báo sai mã nhà cung cấp Người dùng nhập lại iid Hệ thóng báo sai số phiếu báo giá Người dùng nhập lại iii Người dùng chọn một báo giá để chỉnh sửa thông tin Sau khi chỉnh sửa, người dùng ấn nút “Sửa” để lưu thông tin iv Người dùng chọn chọn một báo giá và ấn nút “Xóa” để xóa thông tin về báo giá đó v Kết thúc use case
5.3.3.8 Tạo đơn đặt hàng (dựa trên hình 5.8)
1 Use case này mục đích sẽ ghi lại một đơn đặt hàng trên hệ thống
3 Stakeholder: Phòng vật tư, NCC
4 Điều kiện bắt đầu: Người dùng đăng nhập vào được hệ thống, chọn chức năng “Quản lý đặt hàng”
5 Luồng sự kiện: i Hệ thống hiện ra các thông tin trống cho người dùng điền vào để tạo đơn đặt hàng ii Người dùng chọn số phiếu báo giá, nhập số phiếu đặt mua, ngày đặt, mã nhân viên tạo, mã NCC, mã vật tư và số lượng mua Sau đó nhấn nút “Thêm” để lưu thông tin đặt hàng iia Người dùng nhập sai số phiếu đặt mua, hệ thống yêu cầu nhập lại iib Người dùng nhập sai mã nhân viên, hệ thống yêu cầu nhập lại iic Người dùng nhập sai mã NCC, hệ thống yêu cầu nhập lại iid Người dùng nhập sai mã vật tư, hệ thống yêu cầu nhập lại iii Người dùng chọn một đơn hàng để chỉnh sửa thông tin Sau khi chỉnh sửa, người dùng ấn nút “Sửa” để lưu thông tin iv Người dùng chọn chọn một đơn hàng và ấn nút “Xóa” để xóa thông tin về báo giá đó v Kết thúc use case
5.3.3.9 Kiểm tra tồn kho (dựa trên hình 5.6)
1 Use case này mục đích để người dùng tra cứu thông tin tồn kho của các vật tư hiện có trong kho
4 Điều kiện bắt đầu: Người dùng đăng nhập vào được hệ thống, chọn chức năng tra cứu tồn kho
5 Luồng sự kiện: i Người dùng nhập mã hàng, tên mặt hàng Sau đó người dùng bấm nút “Tìm” ia Hệ thống báo thông tin nhập không tìm thấy kết quả, người dùng nhập lại rồi nhấn nút “Tìm” ii Hệ thống đưa ra kết quả là số lượng tồn kho hiện tại và giá trị tồn kho ứng với vật tư tìm được iii Người dùng chọn “Xem tất cả” để xem tất cả vật tư đang tồn trong kho cùng giá trị tồn kho iv Người dụng chọn “Kiểm tra SS” để kiểm tra những vật tư có mức tồn kho dưới ngưỡng tồn kho an toàn v Kết thúc use case
5.3.3.10 Lập báo cáo (dựa trên hình 5.9)
1 Use case này mục đích để cung cấp các báo cáo cho người dùng
2 Actor: Phòng vật tư, Giám đốc
4 Điều kiện bắt đầu: Người dùng đăng nhập vào được hệ thống, chọn chức năng lập báo cáo
5 Luồng sự kiện: i Hệ thống hiển thị các loại báo cáo nhập, báo cáo xuất, báo cáo thẻ kho ii Người dùng nhập vào thời đoạn, mã hàng, tên hàng iia Hệ thống báo nhập sai mã hàng, tên hàng Người dùng nhập lại iii Người dùng bấm vào nút xuất báo cáo iv Kết thúc use case
5.3.4 Mô hình Use case hoàn chỉnh
Sau khi mô tả các trường hợp sử dụng, sinh viên tiến hành liên kết và xây dựng một sơ đồ use case hoàn chỉnh cho hệ thống quản lý vật tư và kho, như thể hiện trong hình 5.10.
Cập nhật NCC Đăng nhập
Cập nhật thông tin vật tư
Hình 5.10 Mô hình ca sử dụng (Use case) của hệ thống quản lý vật tư và nhà kho
