Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng

Định nghĩa và đặc điểm hoạt động công chứng Định nghĩa: Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng ch ng nh n tính xác th c, h p pháp c a hứ ậ ự ợ ủ ợp đồng

HỌC VIỆN TƯ PHÁP KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC

x -o0o -x

BÁO CÁO K T THÚC THẾ ỰC TẬ P

LĨNH VỰC:

TÌM HI ỂU VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨ C, CH ỨC NĂNG NHIỆM VỤ

VÀ HO ẠT ĐỘNG CỦ A T Ổ CHỨC HÀNH NGH CÔNG CHỀ ỨNG

Hà N i, ngày 11 ộ tháng 10 năm 2021

1

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 2

NỘI DUNG 2

I LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG VÀ VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG: 2

1 Định nghĩa và đặc điểm hoạt động công chứng 2

2 Văn phòng công chứng: 3

Thủ tục thành lậpvăn phòng công chứng 3

Bước 1: 3

Bước 2: 3

Bước 3: 4

Bước 4: 4

II CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG THỦ ĐÔ 4

1 Quyết định thành lập: 4

2 Tổ chức nhân sự: 5

3 Phương châm hoạt động: 5

4 Cơ sở vật chất: 6

5 Số liệu về kết quả hoạt động của Văn phòng công chứng Thủ Đô: 6

II CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG 6

1 Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng công chứng Thủ Đô 6

2 Mức thu phí và thù lao công chứng 7

3 Các quy trình thực hiện công chứng 7

IV Đánh giá của học viên khi thực tập tại Văn phòng công chứng Thủ Đô 10

1 Ưu điểm: 10

2 Nhược điểm: 12

V Bài học kinh nghiệm cho bản thân: 12

KẾT LUẬN 13

2

MỞ ĐẦU

I TÍNH C P THI T CẤ Ế ỦA ĐỀ TÀI:

Mô hình Văn phòng công chứng đã có từ rất lâu trên thế giới, còn ở Việt Nam, Văn phòng công ch ng ch xu t hi n sau khi Lu t Công chứ ỉ ấ ệ ậ ứng năm 2006 có hi u l c pháp ệ ự luật Đây là lần đầu tiên Việt Nam thừa nhận một mô hình Văn phòng công chứng, tồn tại song song bên c nh Phòng Công ch ng, là m t trong hai hình th c tạ ứ ộ ứ ổ chức hành nghề công chứng được quy định tại Điều 23 của Luật Công chứng

Cùng với quá trình đẩy m nh phát tr n kinh tạ ể ế – xã hội đất nước, kéo theo các quan h ệ dân sự, thương mại, đất đai,… cũng ngày càng phát triển mãnh mẽ hơn Do đó, nhu cầu công ch ng các hứ ợp đồng, giao dịch phát sinh trong đờ ối s ng xã h i ngày càng ộ tăng cao Cùng với đó là việc thực hiện xã hội hóa hoạt động công chứng, làm cho số lượng văn phòng công chứng ngày càng tăng Để có sự phát triển như ngày hôm nay, hoạt động công chứng đã trải qua quá trình hình thành và phát triển gắn liền với quá trình bảo v , xây d ng và phát triệ ự ển đất nước

II ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU:

Tìm hi u vể ề cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm v và hoụ ạt động của Văn phòng công chứng Thủ Đô Thành tựu, khó khăn và bài học kinh nghiệm rút ra trong quá trình thực tập

III MỤC ĐÍCH

Áp d ng nh ng ki n ụ ữ ế thức và th c hành kự ỹ năng nghề nghiệp đã họ ạc t i H c viọ ện Tư pháp vào môi trường làm việc thực tế

Bổ sung ki n th c và kinh nghiế ứ ệm thực tiễn ngh nghi p ề ệ

Làm quen với môi trường công vi c th c t , x lý hệ ự ế ử ồ sơ, tiếp xúc và làm vi c vệ ới khách hàng

NỘI DUNG

I LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘ NG CÔNG CHỨNG VÀ VĂN PHÒNG CÔNG

CH NG:Ứ

1 Định nghĩa và đặc điểm hoạt động công chứng

Định nghĩa: Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng ch ng nh n tính xác th c, h p pháp c a hứ ậ ự ợ ủ ợp đồng, giao d ch dân s khác b ng ị ự ằ văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Vi t sang tiệ ếng nước ngoài ho c tặ ừ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc do cá nhân,

tổ chức tự nguy n yêu c u công ch ng ệ ầ ứ

Đặc điểm:

3

- Công ch ng là m t hoứ ộ ạt động do công ch ng viên th c hiứ ự ện theo quy định c a pháp ủ

lu t.ậ

- Người yêu c u công ch ng có th là cá nhân, tầ ứ ể ổ chức Vi t Nam ho c là cá nhân, t ệ ặ ổ chức nước ngoài có yêu cầu thực hiện công chứng các hợp đồng, các giao dịch hoặc các bản dịch

- N i dung c a vi c công chộ ủ ệ ứng là để xác định tính h p pháp c a các hợ ủ ợp đồng, của các giao d ch dân s Xác nh n tính chính xác, tính h p pháp và không trái vị ự ậ ợ ới đạo

đức xã hộ ủi c a các bản d ch giấy t , cị ờ ủa các văn bản

- Có hai lo i giao dạ ịch được công ch ng hi n nay là các lo i hứ ệ ạ ợp đồng giao d ch bị ắt buộc ph i th c hi n công chả ự ệ ứng theo quy định của pháp luật và những hợp đồng giao dịch do tổ chức, do cá nhân tự nguy n yệ êu cầu vi c công ch ng ệ ứ

2 Văn phòng công chứng:

Theo quy định tại khoản 1 điều 22 Luật công chứng năm 2014, Văn phòng công chứng đượ ổc t chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh, điều kiện thành lập Văn phòng công ch ng ph i có t 2 công ch ng viên h p danh tr lên, không cho phép ứ ả ừ ứ ợ ở Văn phòng công chứng có thành viên góp vốn

Văn phòng công chứng phải có trụ s ở đáp ứng các điều kiện do Chính phủ quy định Văn phòng công chứng sử dụng con dấu không có quốc huy, con dấu được khắc và sử dụng sau khi có quyết định cho phép thành l p Thậ ủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản

lý sử d ng con dụ ấu được th c hiự ện theo quy định c a pháp luủ ậ ề con d u t v ấ

Người đại diện theo pháp luật của văn phòng công chứng là Trưởng văn phòng công chứng, trưởng Văn phòng công chứng ph i là công ch ng viên h p danh c a ả ứ ợ ủ Văn phòng công ch ng ứ và đã hành nghề công chứng ừ 02 năm trở lên t

Thủ ụ t c thành l ập văn phòng công chứng

Theo điều 23 Luật Công chứng 2014, trình tự, thủ tục thành lập văn phòng công chứng được quy định như sau:

Bước 1:

Công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng gửi hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng đến Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, hồ sơ gồm có:

- Đơn đề ngh thành lị ập Văn phòng công chứng

- Đề án thành lập Văn phòng công chứng nêu rõ s c n thi t thành l p, d ki n v t ự ầ ế ậ ự ế ề ổ chức, tên g i, nhân sọ ự, địa điểm đặt tr sụ ở, các điều ki n v t ch t và k ho ch triệ ậ ấ ế ạ ển khai thực hiện

- B n sao quyả ết định b nhi m công ch ng viên ổ ệ ứ

Bước 2:

Trong thời hạn hai mươi ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn

4

phòng công chứng Trong trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ

lý do Người bị từ chối có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật

Bước 3:

Trong thời hạn chín mươi ngày, kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp của địa phương cho phép thành lập Khi đăng ký hoạt động phải có đơn đăng ký hoạt động, giấy tờ chứng minh về trụ sở ở địa phương nơi quyết định cho phép thành lập

Bước 4:

Trong thời hạn mười ngày làm việc, kể từ ngày nhận được các giấy tờ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng; trường hợp

từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do Người bị từ chối có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật Văn phòng công chứng được hoạt động kể từ ngày Sở

Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động

II CƠ CẤU T Ổ CHỨ C VÀ QU ẢN LÝ CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨ NG THỦ ĐÔ

1 Quyết định thành l ập:

Văn phòng công chứng Thủ Đô được thành lập theo Quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng số: 650/QĐ-UBND ngày 10/9/2008 Văn phòng có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác

Đánh giá tính cần thi ết của việc thành lập Văn phòng công chứng Th ủ Đô: Văn

phòng công chứng Thủ Đô được thành lập vào năm 2008, là một trong những văn phòng công chứng đầu tiên được thành lập Bắt đầu từ ngày 1/7/2007, bên cạnh hệ thống các Phòng Công chứng Nhà nước là hệ thống Văn phòng công chứng tư Theo thống kê của Bộ Tư pháp, năm 2008 cả nước có 130 phòng công chứng đặt ở 64 tỉnh, thành và hầu như ở đâu cũng quá tải, đặc biệt là ở các thành phố lớn như Hà Nội, Hồ Chí Minh Người dân gặp khó khăn khi có nhu cầu làm thủ tục công chứng, phải di chuyển quá xa hoặc phải đợi rất nhiều ngày vì tình trạng hồ sơ tồn đọng, quá tải, gây ảnh hưởng dến tình hình giao dịch liên quan đến tài sản và các nhu cầu khác của người dân Vì thế sự ra đời của Văn phòng công chứng Thủ Đô đã giải quyết vấn đề quá tải công việc, tạo thuận lợi cho việc giao dịch của người dân khu vực quận Tây Hồ và các quận lân cận

Đánh giá vị trí địa lý của trụ sở văn phòng: Trụ sở Văn phòng công chứng Thủ Đô

tại 660 Lạc Long Quân, phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội uận Tây Q

Hồ - nơi luôn duy trì tốc độ phát triển khá (14,01%/năm); cơ cấu kinh tế chuyển dịch đúng định hướng “Dịch vụ - công nghiệp - nông nghiệp” Tính đến thời điểm 01/4/2019 số dân của quận là 160.495 người Hằng năm, trên địa bàn quận có trên 300 doanh nghiệp được thành lập mới Những năm gần đây thị trường bất động sản thị trường bất động sản quận Tây Hồ có nhiều biến động, tăng trưởng mạnh mẽ hơn bao giờ hết do sự phát triển không ngừng của cơ sở hạ tầng hiện đại, rất nhiều các khu đô thị hiện đại bậc nhất Hà Nội Ngoài ra ngân hàng được mở tại khu vực này ngày càng nhiều, có tổng số 76 chi nhánh và phòng giao dịch của 26 ngân hàng đặt ở quận Tây

5

Hồ Vì thế việc ra đời và phát triển của Văn phòng công chứng Thủ Đô là cần thiết, nhằm đáp ứng nhu cầu người dân khi đời sống nhân dân ngày càng phát triển, kinh tế vững mạnh kéo theo thu cầu lập văn bản, hợp đồng để ghi nhận các giao dịch và hoàn thiện các thủ tục pháp lý

2 Tổ chức nhân sự:

Văn phòng công chứng Thủ Đô thành phố Hà Nội xây dựng bộ máy làm việc trên cơ

sở đơn giản, gọn nhẹ, linh hoạt, làm việc có hiệu quả, bao gồm công chứng viên và chuyên viên pháp lý có bề dày kinh nghiệm và trải qua nhiều công việc pháp lý khác nhau

Trưởng văn phòng: Công chứng viên Phạm Quang Hiển Công chứng viên Phạm Quang Hiển được Bộ tư pháp bổ nhi m theo Quyệ ết định v vi c b nhi m công ch ng ề ệ ổ ệ ứ viên số: 1369/QĐ-BTP ngày 31/07/2008

Công ch ng viên: Nguy n Th Bích Thứ ễ ị ảo được Bộ tư pháp bổ nhi m theo Quyệ ết định

về việc bổ nhi m công ch ng viên sệ ứ ố: 1565/QĐ-BTP ngày 03/07/2014

3 Phương châm hoạt động:

Phương châm, chiến lược hoạt động của Văn phòng Công chứng Thủ Đô tuân thủ hiến pháp và pháp luật, tôn trọng đạo đức hành nghề công chứng Phát triển bền vững xây dựng uy tín, danh tiếng bằng chất lượng công việc, đáp ứng mọi nhu cầu chính đáng của Quý khách, giải quyết công việc thấu tình, đạt lý

Trưởng Văn phòng Công chứng Thủ Đô cùng tập thể chuyên viên pháp lý, chuyên viên chuyên ngành, tâm huyết, trung thực được đào tạo chuyên nghiệp luôn luôn phấn đấu đáp ứng những nhu cầu chính đáng của khách hàng,

Hoạt động trong khuôn khổ, quy định của pháp luật Công chứng Chấp hành nghiêm chỉnh những quy định của các cấp chủ quản: Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân thành phố

Hà Nội và Bộ Tư pháp cùng các cơ quan, hữu quan

Phí và lệ phí thu đúng, thu đủ theo quy định của pháp luật công khai, minh bạch

6

4 Cơ sở vật chất:

- T ng 1: Chia ra làm 3 b khu v c: l tân, khu vầ ộ ự ễ ực tiếp nh n hậ ồ sơ công chứng, tư vấn khách hàng, khu vực đọc và ký hợp đồng/văn b n ả

Khu v c lự ễ tân được đặt sát cửa văn phòng Khách hàng bước vào s g p b ph n l ẽ ặ ộ ậ ễ tân và được bộ phận lễ tân tiếp đón, chào hỏ ầu tiên i đ

Tiếp đến là khu vực của các chuyên viên, công chứng viên Gồm bàn và máy tính được, có lớp kính ngăn giữa khách hàng và chuyên viên, công chứng viên

Khu vực đọc hồ sơ và ký văn bản: là bàn r ng có th có t 6-ộ ể ừ 10 người ng i, ngoài ra ồ

có khoảng 10 ghế chờ để thuận ti n cho khách khi mu n bàn bệ ố ạc, thảo lu n riêng ậ

- T ng 2: G m 2 phòng Phòng làm viầ ồ ệc của Trưởng văn phòng và kho lưu trữ Văn phòng được trang bị máy photocopy chuyên d ng và máy in dùng cho vi c in n ụ ệ ấ sao ch p hụ ồ sơ Chuyên viên và công chứng viên được trang bị máy vi tính nhằm đáp ứng nhu cầu so n thảo hạ ợp đồng nhanh nhất có th ể

Ngoài cơ sở vật chất về phương tiện khoa học, Văn phòng công chứng còn trang bị những văn bản quy phạm pháp luật, tài liệu bồi dưỡng nghiệp vụ, sách tham khảo liên quan đến lĩnh vực công chứng và các chuyên ngành luật có liên quan Văn phòng làm việc và kho lưu trữ đều được trang bị hệ thống phòng cháy ch a cháy và các ữ điều lệnh phòng chống cháy nổ; tủ ắt chố s ng cháy, ch ng m i m t ố ố ọ

5 S ố liệu về ế k t qu ả hoạt độ ng của Văn phòng công chứng Th ủ Đô:

Những năm đầu thành lập văn phòng công chứng số lượng hợp đồng, giao dịch không nhiều, ch kho ng 900-1000 hỉ ả ợp đồng/văn bản/năm Nhưng những năm gần đây số lượng hợp đồng/văn bản đã tăng lên 2000-3000 hợp đồng/văn bản/năm Năm 2019, hợp đồng/văn bản văn phòng công chứng Thủ Đô đạt được là 2933 hợp đồng/văn bản Năm 2020 hợp đồng/văn bả văn phòng công chứn ng Thủ Đô đạt được là 2495 hợp đồng/văn bản Từ đầu năm 2021 tính đến nay số hợp đồng/văn bản văn phòng công chứng Th ủ Đô đạt được là 1927 hợp đồng/văn bản

Về chứng th c sao y t b n chính mự ừ ả ỗi năm Văn phòng công chứng Thủ Đô chứng thực sao y b n chính t 8000-10000 s ả ừ ố chứng th c sao y t b n chính ự ừ ả

II CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VÀ HOẠT ĐỘNG C A TỦ Ổ CH ỨC HÀNH

1 Chức năng nhiệm v cụ ủa Văn phòng công chứng Th ủ Đô

Công chứng hợp đồng, giao dịch dân sự

Công ch ng hứ ợp đồng mua bán, vay mượn, thế chấp, cầm cố tài sản

Công ch ng hứ ợp đồng mua bán, t ng cho nhà và quy n s dặ ở ề ử ụng đất

Công ch ng hứ ợp đồng thế chấp, b o lãnh, cho thuê, góp v n b ng quy n s ả ố ằ ề ử

dụng đất và tài sản gắn liền với đất

Công ch ng thứ ỏa thuận phân chia tài s n chung v , ch ng; nh p tài s n riêng ả ợ ồ ậ ả

7

vào tài s n chung v , ch ng và xác nh n tài s n cả ợ ồ ậ ả ủa vợ, ch ng ồ

Công ch ng di chúc, khai nh n di s n, th a thu n phân chia di s n, t ứ ậ ả ỏ ậ ả ừ chối

nhận di s n; nhả ận lưu giữ di chúc

Công ch ng hứ ợp đồng y quy n, giủ ề ấy ủy quy n ề

Công ch ng các hứ ợp đồng, giao d ch có y u t ị ế ố nước ngoài

Công ch ng hứ ợp đồng trong lĩnh vực kinh doanh thương mại, sở ữ h u trí tu và ệ các hợp đồng, giao dịch khác… theo yêu cầu của khách hàng

Chứng th c b n sao t b n chính, ch ng thự ả ừ ả ứ ực chữ ký trong gi y t ấ ờ, văn bản.

Chứng th c b n sao t b n chính các gi y tự ả ừ ả ấ ờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có th m quyẩ ền của nước ngoài; cơ quan, tổ

chức có th m quy n c a Vi t Nam liên k t vẩ ề ủ ệ ế ới cơ quan, tổ ức có th m quy n cch ẩ ề ủa nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

Chứng thực chữ ký trong các gi y tấ ờ, văn bản,

2 M c thu phí và thù lao công chứ ứng

Văn phòng Công chứng Thủ Đô thu các mức phí dịch vụ và thù lao công chứng tuân theo quy định của pháp luật (theo Thông tư số 257/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 11/11/2016) và được niêm yết công khai tại trụ sở Văn phòng

3 Các quy trình thực hiện công chứng

3.1 Quy trình công chứng hợp đồng giao dịch

- Bước 1: Chuyên viên tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ của người có yêu cầu công chứng theo thứ tự việc kiểm tra bao gồm cả kiểm tra hồ sơ có thuộc các trường hợp được phép giao dịch theo quy định của pháp luật hay không (theo thông tin, số liệu được lưu trữ tại phòng công chứng)

a Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết: chuyên viên giải thích rõ

lý do và từ chối tiếp nhận hồ sơ Trong trường hợp giữa người yêu cầu công chứng và công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng có tranh chấp liên quan đến hoạt động hành nghề công chứng thì các bên có quyền khởi kiện vụ việc ra tòa án để giải quyết tranh chấp đó

b Trường hợp hồ sơ thiếu: Chuyên viên ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung (phiếu ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn và họ, tên của chuyên viên tiếp nhận hồ sơ)

c Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: Chuyên viên tiếp nhận hồ sơ

d Trường hợp công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn: chuyên viên xem xét hồ sơ, nếu phù hợp thì chuyên viên đánh máy phần lời chứng

Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa

rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ

về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc có sự nghi ngờ đối tượng của hợp đồng, giao dịch là không có thật thì chuyên viên đề nghị người yêu cầu

8

công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng Chuyên viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với thực tế thì chuyên viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa chuyên viên có quyền từ chối công chứng

Bước 2: Chuyên viên nghiệp vụ soạn thảo, đánh máy văn bản, hợp đồng

Bước 3: Chuyên viên chuyển toàn bộ bản chính giấy tờ và văn bản, hợp đồng cho công chứng viên đối chiếu, kiểm tra Công chứng viên rà soát thông tin, sửa lỗi chính

tả, sửa các điều khoản, câu chữ của văn bản, hợp đồng để hoàn thiện văn bản, hợp đồng

Bước 4: Công chứng viên hoặc chuyên viên nghiệp vụ hướng dẫn khách đọc, kiểm tra

nội dung bản hợp đồng Trường hợp khách có yêu cầu sửa đổi, bổ sung, công chứng viên xem xét và thực hiện việc sửa đổi, bổ sung ngay trong ngày hoặc hẹn lại ếu N khách đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong hợp đồng, công chứng viên kiểm tra năng lực hành vi dân sự của khách, giải thích quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng; hướng dẫn khách ký, điểm chỉ vào các bản hợp đồng trước mặt mình

Bước 5: Công chứng viên ký chứng nhận hợp đồng và chuyển hồ sơ cho bộ phận thu

phí

Bước 6: Khách chờ gọi tên nộp phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác theo

quy định và nhận hồ sơ đã được công chứng tại bộ phận thu phí

Thời hạn giải quyết hồ sơ: Không quá hai ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch yêu cầu công chứng phức tạp thì thời hạn công chứng không quá mười ngày làm việc

3.2 Quy trình công chứng văn bản thoả thuận phân chia thừa kế, khai nhận di

sản

Bước 1: Chuyên viên tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ của người có yêu cầu công chứng theo

thứ tự

Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết: Chuyên viên giải thích rõ lý

do và từ chối tiếp nhận hồ sơ

Trường hợp hồ sơ thiếu: Chuyên viên ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung (phiếu ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn và họ, tên của chuyên viên viên tiếp nhận hồ sơ)

Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: công chứng viên tiếp nhận hồ sơ

Bước 2: Chuyên viên chuẩn bị thông báo niêm yết khai nhận/phân chia di sản của người để lại di sản

Công chứng viên ký thông báo niêm yết và giao cho bộ phận đã được phân công của phòng công chứng đi niêm yết tại trụ sở ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú cuối cùng trước khi chết của người để lại di sản và nơi có bất động sản nếu di sản của người

để lại di sản là bất động sản

9

Trường hợp nơi niêm yết ngoài thành phố Hà Nội văn thư văn phòng, gửi văn bản niêm yết bằng đường công văn

Bước 3: Người có yêu cầu công chứng đến phòng công chứng theo phiếu hẹn

a Trường hợp có khiếu nại, tố cáo, chuyên viên hướng dẫn người có yêu cầu công chứng gặp công chứng viên để được giải thích, hướng dẫn (tùy theo nội dung khiếu nại, tố cáo)

b Trường hợp không có khiếu nại, tố cáo, công chứng viên hướng dẫn khách đọc,

kiểm tra nội dung văn bản khai nhận di sản hoặc thỏa thuận phân chia di sản rường T hợp khách có yêu cầu sửa đổi, bổ sung văn bản thì công chứng viên xem xét và thực hiện việc sửa đổi, bổ sung ngay trong ngày hoặc hẹn lại Nếu khách đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong văn bản, công chứng viên kiểm tra năng lực hành vi dân sự của khách, giải thích quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng; hướng dẫn khách ký, điểm chỉ vào văn bản trước mặt mình

Bước 4: Công chứng viên ký chứng nhận văn bản và chuyển hồ sơ cho bộ phận thu phí

Bước 5: Khách chờ gọi tên nộp phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác theo

quy định và nhận lại hồ sơ đã được công chứng tại bộ phận thu phí

Thời hạn giải quyết hồ sơ Khoảng 17 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ (: gồm 02 ngày

chuẩn bị hồ sơ niêm yết, 15 ngày niêm yết, thời gian có thể kéo dài hơn phụ thuộc vào

tiến độ trả thông báo niêm yết của UBND xã/phường)

3.3 Quy trình cấp bản sao văn bản công chứng

Bước 1: Bộ phận lễ tân nhận phiếu yêu cầu cấp bản sao văn bản công chứng, kèm theo phiếu yêu cầu phải có bản photocopy giấy chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ tuỳ thân khác của người yêu cầu đã được cán bộ tiếp nhận kiểm tra, đối chiếu bản chính Người có quyền yêu cầu cung cấp bản sao là:

- Người tham gia hợp đồng, giao dịch;

- Người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng;

- Các cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằngvăn bản vi c cung cệ ấp hồ sơ công chứng ph c v cho vi c giám sát, ki m tra, ụ ụ ệ ể thanh tra, điều tra, truy t , xét x , thi hành ố ử

án liên quan đến việc đã công chứng

Bước 2: Lãnh đạo phòng công chứng xem xét, trường hợp xét thấy không có cơ sở để

cấp bản sao văn bản công chứng thì trưởng phòng ghi rõ lý do không cấp trường hợp đồng ý cấp bản sao thì trưởng phòng chuyển phiếu yêu cầu sao lục cho bộ phận lưu trữ thực hiện án bộ lưu trữ photocopy văn bản công chứng từ hồ sơ lưu trữ, trình trưởng C phòng ký chứng nhận bản sao và chuyển bộ phận thu phí

Bước 3: Khách nộp phí công chứng, thù lao công chứng theo quy định và nhận bản

sao văn bản công chứng tại quầy lễ tân

Thời hạn giải quyết: ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu

3.4 Quy trình chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký, công chứng bản dịc h Việc giao, nhận, ký và đóng dấu bản sao: