KỸ NĂNG lập và BAN HÀNH LUẬT lệ, THỂ CHẾ, QUY CHẾ, QUY ĐỊNH, hệ THỐNG hóa, QUY TRÌNH hóa, FORM BIỂU hóa

Tính hiệu quả: Quy phạm nội bộ tạo hành lang pháp lý nội bộ cho doanh nghiệp,góp phần tích cực vào công tác quản lý, điều hành cũng như toàn bộ hoạt động củadoanh nghiệp; khi được áp dụn

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC………

TIỂU LUẬN KỸ NĂNG LẬP VÀ BAN HÀNH LUẬT LỆ, THỂ CHẾ, QUY CHẾ, QUY ĐỊNH, HỆ THỐNG HÓA, QUY TRÌNH HÓA, FORM BIỂU HÓA Sinh viên thực hiện: ………

Lớp:

Mã số SV: ………

Người hướng dẫn khoa học: ………

……., năm 2020

LỜI CẢM ƠN

Tiểu luận được hoàn thành dưới sự hướng dẫn, giúp đỡ tận tình quý báu của

PGS.TS ……… , được sự giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi của Trường Đại

học………

Nhân đây cho phép tôi được tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến PGS.TS ………….

- người đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn tôi trong suốt thời gian qua, tôi cũng xin

chân thành cảm ơn những ý kiến đóng góp, những nhận xét quý báu của các thầy

cô giáo giúp tôi hoàn thành bài tiểu luận của mình

Cuối cùng tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới gia đình, nhà lãnh đạo bè đãluôn động viên, khích lệ, giúp đỡ tôi trong suốt thời gian làm tiểu luận

……, tháng 9 năm 2020

Học viên

………

A LỜI MỞ ĐẦU

Luật lệ, thể chế, quy chế, quy định, hệ thống hóa, Form biểu hóa là những vănbản có tính chất nội bộ Đây là loại văn bản được ban hành nhằm trình bày những vấn

đề có liên quan đến hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhất định

Việc lập và ban hành hệ thống văn bản này có ý nghĩa rất quan trọng trong quản

lý điều hành doanh nghiệp; tuy nhiên để xây dựng và ban hành một văn bản quy phạmhợp pháp, phù hợp thực tế, đảm bảo tính khoa học ứng dụng là điều không đơn giản

Vì quy phạm nội bộ, phải đảm bảo:

Tính hợp pháp, phù hợp với các quy định của pháp luật, không trái luật

Tính thực tiễn: Phù hợp với yêu cầu quản lý điều hành, phù hợp với hoạt độngcủa doanh nghiệp trong từng lĩnh vực cụ thể

Tính hiệu quả: Quy phạm nội bộ tạo hành lang pháp lý nội bộ cho doanh nghiệp,góp phần tích cực vào công tác quản lý, điều hành cũng như toàn bộ hoạt động củadoanh nghiệp; khi được áp dụng phải được mọi người tôn trọng và quán triệt thực thi;Trước khi xây dựng Luật lệ, thể chế, quy chế, quy định, hệ thống hóa, Form biểuhóa, cần xác định mục đích, sự cần thiết, phạm vi, đối tượng điều chỉnh cụ thể Xácđịnh được mục đích và đối tượng chính là doanh nghiệp đã xác định được “tên loại”quy phạm cần ban hành Luật lệ, thể chế, quy chế, quy định, hệ thống hóa, Form biểu

là những thuật ngữ riêng dành cho những mục đích và đối tượng riêng đó

Để hiểu rõ hơn về các kỹ năng trên, Tác giả văn bản lựa chọn đề tài nghiên cứu

tiểu luận là: “Kỹ năng lập và ban hành luật lệ, thể chế, quy chế, quy định, hệ thống

hóa, quy trình hóa, form biểu hóa”

CHƯƠNG 1 KHÁI NIỆM KỸ NĂNG LẬP VÀ BAN HÀNH LUẬT LỆ, THỂ CHẾ, QUY CHẾ, QUY ĐỊNH, HỆ THỐNG HÓA, QUY TRÌNH HÓA, FORM BIỂU HÓA

1.1 Khái niệm

Lập và ban hành luật lệ, thể chế, thể lệ, quy chế, quy định, hệ thống hóa, quytrình, form biểu hóa là một trong những kỹ năng chủ yếu của nhà quản trị

Luật lệ: được hiểu một cách khái quát là pháp luật và những điều đã thành lệ

mà mọi người trong xã hội phải tuân

Thể chế: Theo cách hiểu thứ nhất, thể chế là tập hợp những quy tắc chính thức,

các quy định không chính thức hay những nhận thức chung có tác động kìm hãm,định hướng hoặc chi phối sự tương tác của các chủ thể chính trị với nhau trong nhữnglĩnh vực nhất định Các thể chế được tạo ra và đảm bảo thực hiện bởi cả nhà nước vàcác tác nhân phi nhà nước (như các tổ chức nghề nghiệp hoặc các cơ quan kiểm định)

Theo cách hiểu thứ hai, thể chế là một cơ quan, tổ chức công với các cơ cấu và

chức năng được định sẵn một cách chính thức nhằm điều chỉnh các lĩnh vực hoạtđộng nhất định áp dụng chung cho toàn bộ dân cư Đối với môt quốc gia, các thể chếchính trị bao gồm chính phủ, quốc hội và các cơ quan tư pháp Mối quan hệ giữa cácthể chế này được quy định bởi Hiến pháp

Quy chế: Là quy phạm điều chỉnh các vấn đề liên quan đến chế độ chính sách,

công tác tổ chức hoạt động, công tác nhân sự, phân công và phân cấp nhiệm vụ,quyền hạn, định mức, đơn giá áp dụng Đồng thời, quy chế đưa ra yêu cầu cần đạtđược và có tính định khung mang tính nguyên tắc

Quy định : Là quy phạm định ra các công việc phải làm, không được làm hoặc

hướng dẫn thực hiện quy định của quy phạm pháp luật; điều lệ của doanh nghiệp, quychế doanh nghiệp Quy định chứa đựng nội dung hướng dẫn cụ thể về chuyên môn,nghiệp vụ phục vụ cho công tác điều hành của doanh nghiệp

Quy trình: Là quy phạm đề cập đến trình tự các bước công việc, nguồn lực

được sử dụng, trách nhiệm của các bộ phận/phòng ban trực thuộc; trách nhiệm của

các cá nhân trong việc phối hợp để quản lý và thực hiện một hoạt động hay một côngviệc nào đó.

đã được quy định sẵn Văn bản loại này tương đơn giản do đặc tính lặp đi lặp lại củachúng Bạn có khuynh hướng ra những quy định này bàng cách suy luận logic vàtham khảo các qui định có sẵn Vấn đề có phát sinh nếu bạn không thực hiện theođúng các qui tắc sẵn có

Dĩ nhiên là có những văn bản theo chuẩn không được trực tiếp giải quyết bằngnhững qui trình của tổ chức Nhưng bạn vẫn có khuynh hướng ra những văn bản loạinày gần như một cách tự động Vấn đề thường chỉ nảy sinh nếu bạn không nhạy cảm

và không biết tác động đúng lúc Một lời cảnh giác cho bạn : không để những vănbảntheo chuẩn trở thành những chứng cứ biện hộ cho những qu định cẩu thả hoặctránh né

1.2.2 Luật lệ, thể chế, thể lệ, quy chế, quy định, hệ thống hóa, quy trình, form biểu hóa cấp thời

Luật lệ, thể chế, thể lệ, quy chế, quy định, hệ thống hóa, quy trình, form biểu hóacấp thời là những văn bảnđòi hỏi tác động nhanh và chính xác cần phải được thựchiện gần như tức thời

Đây là loại văn bản thường nảy sinh bất ngờ không được báo trước và đòi bạnphải chú ý tức thời và trọn vẹn

Luật lệ, thể chế, thể lệ, quy chế, quy định, hệ thống hóa, quy trình, form biểu hóacủa văn bản cấp thời cho phép rất ít thời gian để hoạch định hoặc kéo người khác vàoquyết định

1.2.3 Luật lệ, thể chế, thể lệ, quy chế, quy định, hệ thống hóa, quy trình, form biểu hóa có chiều sâu

Luật lệ, thể chế, thể lệ, quy chế, quy định, hệ thống hóa, quy trình, form biểu hóa

có chiều sâu thường không phải là những văn bản có thể giải quyết ngay và đòi hỏiphải có kế hoạch tập trung, thảo luận và suy xét Đây là loại văn bản thường liên quanđến việc thiết lập định hướng hoạt động hoặc thực hiện thay đổi Chúng cũng lànhững văn bản gây ra nhiều tranh luận, bất đồng xung đột Những văn bản có chiềusâu thường đòi hỏi nhiều thời gian và nh thông tin đầu vào đặc biệt Điểm thuận lợiđối với văn bảnloại này là bạn nhiều phương án và kế hoạch khác nhau để lựa chọn.Luật lệ, thể chế, thể lệ, quy chế, quy định, hệ thống hóa, quy trình, form biểu hóa

có chiều sâu bao gồm quá trình chọn lọc, thích ứng, và sáng tạo h đổi mới Việc chọnlọc từ những phương án của văn bảncho phép đạt được thích hợp tốt nhất giữa vănbảnsẽ được thực hiện và một số giải pháp đã đ đem thực nghiệm Tính hiệu quả củabạn tùy thuộc vào việc bạn chọn quyết đị văn bản này phải được chấp thuận nhiềunhất, sinh lợi và hiệu quả nhất

Luật lệ, thể chế, thể lệ, quy chế, quy định, hệ thống hóa, quy trình, form biểu hóa

có chiều sâu thường không phải là những văn bản có thể giải quyếtngay và đòi hỏiphải có kế hoạch tập trung, thảo luận và suy xét Đây là loại qu định thường liên quanđến việc thiết lập định hýớng hoạt động hoặc thực hiện thay đổi Chúng cũng lànhững văn bảngây ra nhiều tranh luận, bất đồng xung đột Những văn bảncó chiều sâuthường đòi hỏi nhiều thời gian và nh thông tin đầu vào đặc biệt Điểm thuận lợi đốivới văn bản loại này là bạn nhiều phýõng án và kế hoạch khác nhau để lựa chọn

Luật lệ, thể chế, thể lệ, quy chế, quy định, hệ thống hóa, quy trình, form biểuhóa có chiều sâu bao gồm quá trình chọn lọc, thích ứng, và sáng tạo đổi mới Việcchọn lọc từ những phương án của văn bảncho phép đạt được thích hợp tốt nhấtgiữa văn bảnsẽ được thực hiện và một số giải pháp đã được đem thực nghiệm Tínhhiệu quả của bạn tùy thuộc vào việc bạn chọn ban hành văn bản này phải đượcchấp thuận nhiều nhất, sinh lợi và hiệu quả nhất.

Quá trình thích ứng buộc bạn phải biết kết hợp những giải pháp đã đượcthực nghiệm với một số giải pháp mới và sáng tạo hơn Bạn phải có khả lăng kiểmtra rút ra những bài học kinh nghiệm trên những công việc đã thành công và kếtđiều đó với một chút cải tiến

Các quá trình đổi mới buộc bạn phải có những am hiểu đầy đủ những diễnthuyết phức tạp và sáng tạo khi lập và ban hành Bạn cần đến những kỹ năng này

để quyết những luật lệ, thể chế, thể lệ, quy chế, quy định, hệ thống hóa, quy trình,form biểu hóa quan trọng, thông thường là khó hiểu và không thể dự đoán trướcđược, những luật lệ, thể chế, thể lệ, quy chế, quy định, hệ thống hóa, quy trình,form biểu hóa này đòi hỏi phải có những giải pháp mới

Luật lệ, thể chế, thể lệ, quy chế, quy định, hệ thống hóa, quy trình, form biểuhóa có chiều sâu là loại văn bản có thể làm gia tăng (hoặc làm giảm trị) hình ảnh

và tính hiệu quả về mặt quản trị của bạn

Quá trình xác định vấn đề khuyến khích bạn định nghĩa và hiểu vấn đề màbạn đang cố gắng giải quyết, một cách chi tiết Nó cũng giúp bạn xác nhận rằngviệc giải quyết vấn đề góp phần hướng tới mục tiêu của tổ chức.Điều này ngăn bạndành thời gian, năng lượng và nguồn lực cho các vấn đề không quan trọng hoặcvào các sáng kiến không phù hợp với chiến lược tổng thể của tổ chức.Nó cũngkhuyến khích bạn xác định đầy đủ vấn đề và ranh giới của nó Bạn có thể sử dụngthông tin này biện minh cho sự cần thiết phải thay đổi, khởi động dự án mới thànhcông.

hệ thống hóa, quy trình, form biểu hóa

Xem xét luật lệ, thể chế, thể lệ, quy chế, quy định, hệ thống hóa, quy trình, form biểu hóa từ những góc độ khác nhau

Phải cởi mở khi chấp nhận rằng thậm chí bạn có thể là một phần của nguyênnhân gây ra vấn đề

Quan tâm theo dõi kết quả công việc nếu như nó không diễn ra như kế hoạch.Chú ý các vấn đề xảy ra có tính chất lặp đi lặp lại Điều này thường cho thấy làchúng ta chưa hiểu vấn đề một cách đầy đủ.

Vấn đề có thể được nhận biết sớm hơn nhờ :

Lắng nghe và quan sát nhân viên để biết được những lo ngại của họ đối với

cô việc, công ty và những cảm nghĩ của họ đối với các đồng nghiệp và ban quảnlý

Để ý đến hành vi không bình thường hoặc không nhất quán; điều này phảnánh số vấn đề còn che đậy bên dưới

Nếu được, tiếp tục nắm bắt các thông tin về những việc mà đối thủ hoặcngười khác đang làm

Một khi bạn nhận biết được vấn đề hoặc luật lệ, thể chế, thể lệ, quy chế, quyđịnh, hệ thống hóa, quy trình, form biểu hóa “thực”, và hiểu những nguyên nhâncủa nó thì bạn phải đưa ra một trong những văn bản đầu tiên của bạn sau đóthửkiểm tra vấn đề và tiến tới tìm kiếm giải pháp trước khi ban hành nhiều văn bảnhơn

2.1.2 Những khó khăn trong giai đoạn xác định vấn đề

- Thành kiến thiên lệch do nhận thức

- Bảo thủ

- Ảnh hưởng chính trị bởi người khác

- Mô hình trí năng : mỗi người nhận thức vấn đề với một khía cạnh khác

nhau Kỷ năng phân tích kém

- Không rõ những gì đang xảy ra hay gán cho cho nó một vấn đề gì đó

- Thiếu thời gian.

- Luật lệ, thể chế, thể lệ, quy chế, quy định, hệ thống hóa, quy trình, form

biểu hóa phức tạp

- Coi giải pháp là vấn đề.

2.1.3 Xác định vấn đề một cách hiệu quả

- Ý thức được những hạn chế về mặt nhận thức Xem xét các mối quan hệnhân quả.Thảo luận luật lệ, thể chế, thể lệ, quy chế, quy định, hệ thống hóa, quytrình, form biểu hóa với các đồng sự

- Xem xét vấn đề dưới nhiều góc độ khác nhau

- Có đầu óc cởi mở, thậm chí chấp nhận rằng đôi khi chính bạn là một phầnngu nhân của vấn đề

- Theo dõi kết quả công việc, kịp thời phát hiện những bất thường khi việc

kh diễn ra theo như kế hoạch

- Sử dụng công nghệ thông tin

2.2 Phân tích các nguyên nhân

- Tập hợp các dữ liệu về luật lệ, thể chế, thể lệ, quy chế, quy định, hệ thốnghóa, quy trình, form biểu hóa Xác định phạm vi vấn đề

-Ước lượng hậu quả của vấn đề

- Xem xét những hạn chế có thể có ảnh hưởng đến các giải pháp của vấn đề

2.2.1 Tập hợp dữ liệu về luật lệ, thể chế, thể lệ, quy chế, quy định, hệ thống hóa, quy trình, form biểu hóa

Điều này đòi hỏi khả năng phân biệt giữa sự kiện và ý kiến Đặc biệt trongcác đề giữa các cá nhân với nhau, ý kiến của mọi người có thể rất mạnh mẽ và bịhưởng bởi xúc cảm

Bạn cần phải thu thập và tổ chức dữ liệu thích hợp cho vấn đề Trên thực tếbạn không thể nào tập hợp được mọi thông tin mà bạn muốn, do đó bạn phải biếttiên chọn cái gì là quan trọng nhất

2.2.2 Xác định phạm vi của vấn đề

Bạn hãy xem xét ai và cái gì có liên quan Đó vấn đề có khả năng ảnhhưởng toàn bộ tổ chức hoặc chỉ một vài thành viên ?

Đó là một vấn đề giữa các cá nhân với nhau, một vấn đề về hệ thống hoặcmột đề thuộc nhóm ? Các nhân tố như vậy có thể có ảnh hưởng tới nguồn lực màcấp cho việc tìm kiếm giải pháp.

Chẳng hạn, nếu vấn đề đe dọa sự tồn tại của tổ chức của bạn và đe dọa mấttiền bạn rõ ràng sẽ phải bỏ nhiều nguồn tài nguyên đáng kể vào việc giải quyếtnguyên nhân này Xác định phạm vi của vấn đề cũng sẽ giúp xác định được nhữngngườ liên quan

2.2.3 Xác định hậu quả của vấn đề

Xán định những hậu quả có thể có của vấn đề để thấy có phải phân tíchthem

hoặc nhận thêm nguồn lực nữa hay không ?

2.2.4 Xem xét những hạn chế có thể có ảnh hưởng đến giải pháp của vấn đề

Có những yếu tố nào có thể ngăn cản một giải pháp đạt kết quả tốt haykhông? lãnh đạo đã thiết lập một chương trình đặc biệt và phân tích ban đầu chỉvào t không hiệu quả, thì việc này không đáng để bạn phải mất thời gian, nguồnlực, n lượng (hoặc công việc) vào việc cố gắng giải quyết vấn đề này

Tập hợp dữ liệu để tách riêng rẽ những phức tạp của vấn đề

Giai đoạn tách riêng rẽ bao gồm pâhn tích hoặc chuẩn đoán vấn đề bạn đãnhận trong giai đoạn đầu : đào sâu hơn vào những nguyên nhân của vấn đề và cố gthử trình bày tỉ mỉ tại sao nó lại là một vấn đề Bạn cũng có thể xem xét lại ai liênquan và có thể có những hậu quả và ràng buộc nào có thể ngăn cản những phápcủa vấn đề

2.3 Đưa ra các giải pháp

Bạn sẽ chọn giải pháp tốt nhất, là giải pháp cho phép đạt được những mục tiêu của bạn có lưu ý đến những ràng buộc của luật lệ, thể chế, thể lệ, quy chế, quy định, hệ thống hóa, quy trình, form biểu hóa

Tìm kiếm các giải pháp cho vấn đề bao gồm hai quá trình : suy nghĩ sáng tạo

và suy nghĩ phân tích

2.3.1 Suy nghĩ sáng tạo

Nếu bạn muốn khuyến khích sự sáng tạo và làm phát sinh nhiều giải pháp sáng tạo hơn bạn cần phải sẵn sàng thỏa được 4 tiêu chí Đó là :

- Sẵn sàng tiếp thu mọi ý kiến:

Xử lý mỗi vấn đề như là một vấn đề mới và khác nhau Bạn đừng đơn giản

áp d những giải pháp đã có cho bất cứ một vấn đề nào mới nảy sinh

Hãy sẵn sàng lắng nghe các ý kiến khác nhau, cho đù những ý kiến này có

vẻ quái Một số trong đa số các văn bảncó tính chất cải tiến và tác đông mạnh xuất phát từ những “hạt giống” như thế

Khuyến khích nhân viên của bạn sẵn sàng tiếp thu mọi gợi ý bằng cách cho phép bình luận hoặc chỉ trích “hiện trạng”

Đừng để một việc chưa bao giờ được thực hiện trước đó ngăn cản bạn thử sử

d nó Bạn phải chuẩn bị tý tưởng chịu thất bại, và xem thất bại như một bài học kinh nghiệm

Mức độ rủi ro phải được tính toán liên quan tới chi phí, lợi nhuận và kết quả

có có đối với tổ chức và đối với bạn.

- Kêu gọi người khác tham gia

Người khác có thể đýa ra một các nhìn nhận sự việc rất khác với bạn.Đúng

là chúng ta thường trở nên quá quen thuộc với các vấn đề của chúng ta không thể nhìn xa hơn một số ranh giới nào đó

Lôi cuốn người khác thường giúp loại trừ những rủi ro của cách suy nghĩ từ nhóm

Như bạn có thể đã biết, quản lý hoặc lãnh đạo những cá nhân như thế có thể gặp rối, nhưng nếu bạn muốn những ý tưởng sáng suốt, có tính cải tiến, thì việc đáng để bạn bận tâm

Một trong những kỹ thuật tốt nhất để làm phát sinh các phương án là phươngthức “động não” trong đó mọi thành viên nêu ý kiến rồi cùng bàn bạc

2.3.2 Sử dụng phương thức động não

- Yêu cầu mỗi người tham gia đóng góp ý kiến một cách rõ ràng : Liệt kêmọi ý kiến được đề cập đến, thậm chí ngay cả khi nó lặp lại đề nghị trước đây

- Ghi lại ý kiến làm cho mọi người dễ đọc hơn.

- Thường xuyên khuyến khích những người tham gia đóng góp thêm nhiều ý

kiến hơn khi chúng có vẻ “sắp cạn”