Báo cáo thực tập tại công ty Thương mại và xuất nhập khẩu Hà Nội

Lời mở đầu Việc xóa bỏ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp, chuyển nền kinh tế nước ta sang cơ chế thị trường có sự quản lý điều tiết của Nhà nước, thực hiện chính sách kinh tế mở, hội nh

Lời mở đầu Việc xóa bỏ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp, chuyển nềnkinh tế nớc ta sang cơ chế thị trờng có sự quản lý điều tiết của Nhà n-

ớc, thực hiện chính sách kinh tế mở, hội nhập với các nớc trên thếgiới đợc xem là bớc ngoặt có ý nghĩa quyết định đến việc phát triểnnền kinh tế nớc ta hiện nay

Xuất nhập khẩu là lĩnh vực không thể thiếu đối với bất kỳquốc gia nào đặc biệt là đối với những nớc đang phát triển Để tăngtrởng kinh tế nhanh chóng quốc gia cần đẩy mạnh hoạt động xuấtkhập khẩu bởi vì xuất khẩu sẽ thúc đẩy nền kinh tế trong nớc cònnhập khẩu sẽ đảm bảo cho quá trình sản xuất đợc liên tục có hiệuquả Hoạt động xuất nhập khẩu đa nền kinh tế Việt Nam hoà nhậpvới thế giới, tham gia tích cực vào phân công lao động quốc tế.Thông qua XNK, sản xuất trong nớc đã có những biến đổi lớn lao,con ngời cũng trở nên năng động, sáng tạo hơn và sự đáp ứng nhucầu trong nớc cũng trở nên đa dạng và đầy đủ hơn

Trong thời gian thực tập vừa qua tại công ty Thơng mại xuấtnhập khẩu Hà Nội em đã thu thập đợc tài liệu khái quát về công tygồm : quá trình hình thành, cơ cấu tổ chức, tình hình kinh doanh,những thánh công và hạn chế của công ty trong kinh doanh nh sau :

I) Khái quát về công ty Th ơng mại và xuất nhập khẩu Hà Nội :

1 Quá trình hình thành và phát triển :

Vào giữa những năm 80, nền kinh tế quan liêu bao cấp

đòi hỏi phải đợc phát triển và mở rộng để đáp ứng, thoả mãn nhữngnhu cầu thiết yếu đang gia tăng của ngời dân Trớc tình hình nh vậy,cùng với sự ra đời của nhiều Công ty dịch vụ khác, Công ty Dịch vụ

Hai Bà Trng đã đợc thành lập dựa trên QĐ số 4071/QĐ - UB ngày19/5/1984 của Nhà nớc Đến ngày 1/5/1985, Công ty dịch vụ Hai BàTrng chính thức đi vào hoạt động, đợc đặt trụ sở tại 53 Lạc Trung -

Hà Nội, kinh doanh các mặt hàng nh: Đồ dùng gia đình, nông sảnthực phẩm và điện tử điện lạnh Từ 1985 đến 1987: Công ty hoạt

động dựa trên sự cung ứng hàng hoá, vốn của Nhà nớc Quá trìnhhoạt động kinh doanh dựa trên chỉ tiêu, Pháp lệnh của Nhà nớc Việchạch toán kinh doanh chỉ là điều xa vời, cha đợc thực hiện Từ 1987

đến 1992: Nền kinh tế quan liêu bao cấp, bế quan toả cảng đã bộc lộ

rõ nhng mặt trái của nó, đình trệ sự phát triển đòi hỏi sự thay thế củanền kinh tế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc để phù hợp với xu thếcủa thời đại Việc hoạt động dựa trên sự bao tiêu toàn bộ đầu vào củaNhà nớc không còn đợc thực hiện ở Công ty nữa Công ty phải tự chủtrong hoạt động kinh doanh của mình dựa trên nguồn vốn ban đầu đ-

ợc cấp Hoạt động chính của Công ty thời gian này là mua hàng sảnxuất trong nớc và bán ra ngoài thị trờng các sản phẩm điện tử, điệnlạnh, đồ dùng gia đình Sự chuyển đổi đột ngột nh vậy khiến Công tygặp nhiều khó khăn Công ty không những phải tìm nguồn hàng, thịtrờng phù hợp mà còn phải cạnh tranh với các tổ chức kinh tế kháccùng loại hình hoạt động Công ty là một đơn vị kinh doanh thơngnghiệp hạch toán độc lập, có t cách pháp nhân, đợc mở tài khoản và

sử dụng con dấu riêng, chịu sự quản lý toàn diện của UBND quậnHai Bà Trng và hớng dẫn chuyên môn nghiệp vụ của Sở Thơngnghiệp thành phố Hà Nội Chức năng nhiệm vụ chủ yếu là các dịch

vụ phục vụ đời sống nhân dân nh cắt uốn tóc, may đo, giặt là quần

áo Với tổ chức bộ máy gồm có :

-Chủ nhiệm và hai phó chủ nhiệm

-Các phòng ban chuyên môn, nghiệp vụ quản lý, các cửa hàng, ởng sản xuất, chế biến

Cùng với sự đổi mới của đất nớc, sau hơn 17 năm hoạt động với

sự phấn đấu nỗ lực, công ty đã từng bớc mở rộng qui mô và nghànhnghề kinh doanh Điều đó đợc thể hiện qua các bớc hình thành củacông ty cụ thể nh sau :

-Đại lý vé máy bay

-Đại lý hàng hoá cho các đơn vị kinh tế trong nớc

-Dịch vụ du lịch, khách sạn

-Sản xuất, chế biến gia công hàng xuất khẩu và bao bì đóng gói.

* Theo quyết định số 2687/QĐ-UB ngày 4/11/1992 của UBNDthành phố Hà Nội, công ty dịch vụ kinh doanh XNK quận Hai Bà Trng đổi tên thành Công ty sản xuất kinh doanh hàng XNK Hai BàTrng với nhiệm vụ bổ sung nh sau :

-Tổ chức sản xuất, thu mua, gia công hàng xuất khẩu

-Thực hiện hoạt động liên doanh, liên kết trong hoạt động kinhdoanh của các đơn vị kinh tế trong nớc và nớc ngoài

*Theo nghị định số 388/HĐ-BT ngày 20/11/1991 của Hội đồng

Bộ trởng về việc thành lập và tổ chức lại các doang nghiệp Nhà Nớc

và theo quyết định số 316/QĐ-UB ngày 19/1/1993, quyết định số540/QĐ-UB ngày 1/4/1994 của UBND thành phố Hà nội, Công tychính thức mang tên Công ty XNK Hai Bà Trng

Để phù hợp với qui mô và nhiệm vụ đợc giao, công ty đã đợcUBND quận Hai Bà Trng giao lại cho UBND thành phố Hà nội do SởThơng mại thành phố trực tiếp quản lý với tên gọi mới là công ty th-

ơng mại XNK Hà Nội theo quyết định số 2894/QĐ-UB ngày23/5/2001

Trụ sở tại : 124 Phố Huế - Hà Nội

Tên giao dịch quốc tế: Hanoi commercial and import exportcompany

Tên viết tắt : Hancimex

Từ một công ty chỉ kinh doanh nội địa và các dịch vụ nhỏ khimới thành lập, đến nay với sự nỗ lực của mình, công ty đã phát triểnthành một công ty thơng mại XNK tổng hợp

Với phơng châm kinh doanh ‘‘duy trì, ổn định và phát triển kinhdoanh nội địa, đẩy mạnh kinh doanh XNK, mở rộng thị trờng nớcngoài, phát triển quan hệ với nhiều nớc trên thế giới.’’ Hiện nay công

ty đã có quan hệ kinh doanh XNK với trên 30 nớc trên thế giới

Từ đó ngành nghề kinh doanh của công ty đợc mở rộng nh sau:

-Sản xuất, thu mua hàng thêu ren, may mặc thủ công mỹ nghệxuất khẩu.

-Sản xuất chế biến, kinh doanh XNK lơng thực thực phẩm, dợcliệu, nông, lâm thuỷ hải sản và các mặt hàng khác

-Kinh doanh hàng điện tử, điện lạnh, điện dân dụng, hàng tiêudùng, vật liệu xây dựng và trang trí nội thất

-Kinh doanh XNK máy móc, thiết bị, vật t, nguyên vật liệu phục

vụ sản xuất, phơng tiện vận tải

-Kinh doanh XNK làm đại lý ký gửi và XNK ô tô, phụ tùng ô tô.-Kinh doanh khách sạn, du lịch và dịch vụ

Tuy là một doanh nghiệp tham gia hoạt động kinh doanh trongrất nhiều lĩnh vực nhng số vốn kinh doanh của công ty đợc cấp rất ít.Hiện nay tổng số vốn kinh doanh của công ty là :4.158.280.000VNĐ

-Nhập khẩu hàng nớc ngoài bán trong nớc

-Kinh doanh lu chuyển hàng nội địa

Công ty kinh doanh đa dạng hoá các mặt hàng trên cơ sở nghiêncứu thị trờng Việc bán hàng cũng đợc thực hiện đa phơng thức: bánbuôn, bán lẻ, gửi hàng đi bán Các phơng thức bán hàng cũng thựchiện đa dạng trên nguyên tắc thận trọng và phù hợp với khả năngthanh toán của khách hàng với mục tiêu chính là đạt hiệu quả kinhdoanh cao nhất

Hoạt động kinh doanh của công ty chủ yếu đợc thực hiện dựatrên nguồn vốn vay nên hiện nay công ty chỉ chủ yếu tập trung vàocác lĩnh vực sau :

* Hoạt động XNK :

-XK : Công ty chủ yếu XK các hàng nông sản nh : lạc, gạo,chè, cà phê (do phòng xuất nhập khẩu 1 thực hiện), hàng thủ công

mỹ nghệ, găng tay vải, hàng may mặc ( do phòng kinh doanh 3XK) sang một số nớc Châu á nh : Đài Loan, Singapo

-NK : Chủ yếu là hoá chất, điện lạnh, điện dân dụng, hàngtrang trí nội thất (do phòng kinh doanh xuất nhập khẩu 2 đảmnhiệm), nguyên vật liệu nh sắt, thép, hạt nhựa (do phòng kinh doanhtổng hợp NK) từ các nớc nh : Đức, ấn Độ, Trung quốc, Nhật, Hànquốc

*Hoạt động kinh doanh nội địa :

Chủ yếu là kinh doanh các mặt hàng : điện dân dụng, quần áomay sẵn, hàng tiêu dùng Các loại hoạt động này diễn ra tại các cửahàng của công ty

Ngoài ra, công ty còn làm đại lý bán vé máy bay cho hãnghàng không Pacific Airline Địa diểm tại công ty-142 Phố Huế

Hình thức nhập khẩu của Công ty bao gồm nhập khẩu trực tiếp vànhập khẩu uỷ thác nhng hình thức nhập khẩu trực tiếp chiếm đa số.Phơng thức bán hàng thờng là bán buôn trực tiếp qua kho

Phơng thức nhập khẩu của Công ty chủ yếu là nhập theo giá CIF,

địa điểm giao hàng thờng ở hai cảng lớn là Cảng Hải Phòng, Cảngthành phố Hồ Chí Minh Ngoài ra, phơng thức giao hàng có thể là đ-ờng sắt hoặc đờng không

2 Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty :

Công ty tổ chức bộ máy quản lý theo chế độ một thủ trởng dogiám đốc đứng đầu quản lý, điều hành trực tiếp toàn diện từ cácphòng ban đến các cửa hàng Từng phòng ban sẽ xây dựng kế hoạchtrình lên giám đốc trong buổi họp giao ban, kế hoạch đợc triển khai

từ trên xuống

*Chức năng và nhiệm vụ của công các phòng ban nh sau :

-Ban giám đốc : Gồm 01 giám đốc và phó giám đốc

- Giám đốc: là ngời chỉ đạo chung, có thẩm quyền cao nhất, có

nhiệm vụ quản lý toàn diện trên cơ sở chấp hành đúng đắn chủ trơng,chính sách, chế độ của Nhà nớc

- Phó giám đốc: hai phó giám đốc chịu trách nhiệm chỉ đạo các

phòng ban do mình quản lý, giúp giám đốc nắm vững tình hình hoạt

động của Công ty để có kế hoạch và quyết định sau cùng, giải quyếtcác công việc đợc phân công

- Phòng tài vụ (phòng kế toán): tổ chức hạch toán toàn bộ hoạt

động xuất nhập khẩu, kinh doanh, giải quyết các vấn đề tài chính,

Phó giám đốc Phó giám đốc

Phòng

chức hành chính

Hệ thống các cửa hàng

Phòng

kế hoạch thị tr ờng

Phòng giao nhận

và V/C

Phòng XNK2

Giám đốc

thanh toán, quyết toán bán hàng, thu tiền, tiền lơng, tiền thởng, nghĩa

vụ đối với Nhà nớc và các vấn đề liên quan đến tài chính Đồng thờitham mu cho giám đốc xây dựng các kế hoạch tài chính

- Phòng xuất nhập khẩu 1 và phòng xuất nhập khẩu 2: với chức

năng tìm hiểu thị trờng, bạn hàng nớc ngoài để từ đó ký kết các hợp

đồng xuất nhập khẩu dựa trên những kế hoạch đã đề ra, giải quyếtcác vấn đề liên quan đến xuất nhập khẩu

- Phòng kinh doanh tổng hợp và phòng kinh doanh 3: có nhiệm

vụ nghiên cứu, tìm hiểu thị trờng trong nớc để có chiến lợc kinhdoanh trớc mắt và lâu dài, tham mu cho ban giám đốc về kế hoạchtiêu thụ, ký kết các hợp đồng với bạn hàng trong nớc, theo dõi hoạt

động của các cửa hàng

- Phòng giao nhận và vận chuyển: thực hiện việc vận chuyển

hàng nhập khẩu từ cảng về kho của Công ty

- Các cửa hàng: là mạng lới tiêu thụ hàng trong nớc và ngoài

n-ớc của Công ty, thực hiện việc bán buôn và bán lẻ, là đơn vị hạchtoán phụ thuộc Các chứng từ liên quan đến hoạt động kinh doanh

đều gửi về Công ty làm công tác hạch toán

- Phòng tổ chức hành chính : Tham mu giúp đỡ cho giám đốc

công tác :

+Đối nội, đối ngoại, lu trữ hồ sơ giấy tờ, thủ tục, công văn.+Tổ chức nhân sự, quản lý sắp xếp, đào tạo đội ngũ cán bộcông nhân viên

+Quản lý tiền lơng, tiền thởng và các chế độ chính sách nh :bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế

+Một số công việc hành chính khác nh công việc bảo vệ, tạp

vụ, vệ sinh

*.Phơng pháp quản lý của công ty :

Bộ máy quản lý của công ty gọn nhẹ, phơng pháp quản lý đơn giản,

áp dụng phơng pháp quản lý trực tiếp do giám đốc lãnh đạo, quẩn lý

điều hành trực tiếp toàn diện từ các phòng ban đến các cửa hàng.Hoạt động kinh doanh của công ty đợc thực hiện thông qua cácphòng kinh doanh và cửa hàng Các phòng kinh doanh, cửa hàng chịutrách triệm đối với từng lĩnh vực kinh doanh riêng trớc giám đốc.Ngoài ra tại mỗi phòng kinh doanh, trách nhiệm kinh doanh của từngmặt hàng sẽ đợc giao cho từng ngời trong trong phòng và những ngờinày sẽ chịu trách nhiệm với trởng phòng về mặt hàng kinh doanh đã

đợc giao cho

Quản lý là yếu tố quan trọng nhất trong hoạt động kinh doanh

Để quản lý có hiệu quả thì đòi hỏi phải tổ chức bộ máy quản lý phùhợp với đội ngũ cán bộ có trình độ, có năng lực Do nhận thức đúng

đắn tầm quan trọng đó từ khi thành lập đến nay công ty đã từng bớccủng cố tổ chức các phòng ban, cửa hàng, tuyển chọn những nhânviên có trình độ nghiệp vụ cao và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộcông nhân viên cũ của công ty cho phù hợp với công việc kinh doanh

và phục vụ cho kế hoạch phát triển lâu dài của công ty

*Tình hình lao động của công ty.

Bảng 1 Tổng số cán bộ công nhân viên của công ty một số năm gần đây

(Nguồn : phòng TCHC của công ty thơng mại XNK Hà Nội)

Qua bảng số liệu trên ta thấy tình hình lao động của công ty qua một

-Số CBCNV có trình độ đại học và trung cấp của công ty còn ít nhng

do công ty quan tâm nhiều đến khâu tuyển chọn nên tỷ lệ này ngàycàng tăng rõ rệt

-Lao động kinh doanh trực tiếp ở công ty là chủ yếu và tỷ lệ này có

xu hớng tăng lên

*Tình hình thu nhập của CBCNV trong công ty

Tuy nớc ta đã chuyển sang kinh tế vận động theo cơ chế thịtrờng nhng nhìn chung các doanh nghiệp Nhà Nớc vẫn còn phần nào

bị ảnh hởnh của chế độ kế hoạch hoá tập trung, bao cấp Cụ thể là tácphong làm việc của CBCNV trong doanh nghiệp nhà nớc vẫn cha linhhoạt Nhng với công ty thơng mại XNK Hà Nội thì đào tạo đợc các

đặc điểm khác biệt so với các doamh nghiệp nhà nớc cùng loại, cóthể nói công ty đã tạo đợc động cơ trong công việc với CBCNV để họtập trung cao sức lực, trí lực cửa mình vào công việc Một trongnhững nguyên nhân tạo động cơ lao động đó là công ty đã có một chế

độ đãi ngộ rất hợp lý với CBCNV Tuy là một doanh nghiệp Nhà nớc

nhng do hạch toán kinh doanh độc lập nên công ty có chế độ trả lơnghết sức linh hoạt, ngoài một khoản lơng cố định hay còn gọi là lơngcấp bậc hoặc lơng đã ký kết trong hợp đồng theo chế độ Nhà nớc qui

định, CBCNV hàng tháng sẽ đợc nhận một khoản tiền thởng tuỳ theomức lợi nhuận mà ngời đó có đóng góp cho công ty Hay nói cáchkhác, do phơng pháp quản lý kinh doanh của công ty là mỗi ngờitrong phòng ban sẽ phải chịu trách nhiệm đối việc kinh doanh củamột hay một số mặt hàng dợc giao Phơng pháp trả lơng nay đã tạo ra

động cơ làm việc với CBCNV trong công ty và phơng pháp này cũngtạo ra một mức thu nhập khá cao cho CBCNV trong công ty Tuymức lơng cố định bình quân không cao (550.000 đồng/ngời/tháng)nhng với mức tiền thởng hàng tháng thì mức thu nhập hàng tháng củatừng ngời trong công ty là khá cao (mức thu nhập bình quân là1.300.000 đồng/ngời/tháng) với mức thu nhập này có thể giúp choCBCNV yên tâm công tác Nhng với phơng pháp này sẽ khiến mứcthu nhập của CBCNV dao động và tuỳ thuộc vào hoạt động kinhdoanh của công ty

3 Tình hình kinh doanh của công ty :

3.1 Kết quả kinh doanh một số năm gần đây:

Những năm đầu thực hiện việc chuyển đổi cơ chế bao cấp sangcơ chế thị trờng, công tác kinh doanh của Công ty gặp không ít khókhăn: khó khăn về cơ sở vật chất, khó khăn về nguồn vốn, công tác tổchức bộ máy, công tác cán bộ và cơ chế quản lý, kiểm soát nội bộcủa doanh nghiệp

Những năm gần đây lại là những năm đầy khó khăn thử thách đốivới các đơn vị kinh doanh: thị trờng diễn biến phức tạp, cạnh tranhkhốc liệt, Nhà nớc liên tục có những thay đổi trong cơ chế chínhsách Với nguồn vốn phục vụ kinh doanh quá ít, Công ty hoạt độngchủ yếu bằng các nguồn vốn vay ngắn hạn của ngân hàng với lãi suấtcao do đó lợi nhuận thu về còn quá ít và bỏ lỡ nhiều cơ hội trong kinhdoanh vì không chủ động đợc nguồn vốn

Để đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty trongnhững năm gần đây ta có thể xem qua một số chỉ tiêu sau:

Bảng 2: Kết quả kinh doanh của Công ty Thơng mại XNK Hà Nội

ĐVT: triệu đồng

1999

Năm2000

Năm2001

Năm2002

1570060000(USD)

130000131

1365070000(USD)

189000150

18,3700 450000(USD)

217000200

21,5900 500000(USD)

(Nguồn : Phòng Kế toán công ty Thơng mại XNK Hà Nội )

Biểu đồ doanh thu

Qua bảng số liệu trên cho thấy:

- Doanh thu của Công ty ngày càng tăng: năm 2000 tăng hơn so vớinăm 1999 là 28,7% (tơng đơng 29.000 triệu đồng); năm 2001 tănghơn so với năm 2000 là 45,38% ( tơng đơng 59.000 triệu đồng), năm

2002 tăng hơn năm 2001 là 14,81% ( tơng đơng 28.000) Doanh thucủa công ty tăng liên tục qua các năm là do mở rộng qui mô hoạt

động, chú trọng vào việc phát triển các mặt hàng và mở rộng thi ờng kinh doanh.

- Lợi nhuận năm 2000 so với năm 1999 giảm 34 triệu đồng nh ng

đến năm 2001 lại tăng 19 triệu đồng, năm 2002 so với năm 2001tăng 50 triệu đồng do giảm chi phí bán hàng, chi phí quản lý Điềunày thể hiện sự cố gắng của đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình

độ, kinh nghiệm và việc tổ chức các khâu từ nghiên cứu thị trờng

đến hoạt động kinh doanh XNK có khoa học, hiệu quả Vì thế năm

2002 đợc xem là năm giảm đợc đáng kể các chi phí phát sinh trongquá trình kinh doanh

- Nộp ngân sách năm 2000 so với năm 1999 giảm 2 triệu đồng, tơng

đơng 13,33% do doanh thu năm 2000 giảm so với năm 1999 Năm

2001, 2002 số tiền nộp ngân sách Nhà nớc tăng lên do doanh thu vàlợi nhuận của Công ty tăng

- Lơng của cán bộ công nhân viên năm 2000 giảm so với năm 1999 là

50 triệu do lợi nhuận năm 2000 giảm so với năm 1999, năm 2001 và

2002 lơng của cán bộ công nhân viên đều tăng do lợi nhuận tăng

- Kim ngạch xuất nhập khẩu năm 1999 và 2000 thấp vì lúc đó công ty

có qui mô nhỏ trực thuộc sự quản lý của UBND Quận Hai Bà Trngnên hoạt động kinh doanh cha đợc linh hoạt Từ năm 2001, công ty