Tiểu Luận: Quản Lý Thư Viện Trường CĐVHNT&DLSG pot

KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG Sơ Đồ Tổ Chức Các Bộ Phận Thư Viện Trường CĐVHNT&DL Sài Gòn I.Cơ cấu tổ chức : Thư viện trường CĐVHNT&DL Sài Gòn là trung tâm văn hóa giáo dục của nhà tr

KHOA THƯ VIỆN THÔNG TIN

BỘ MÔN QUẢN LÝ THƯ VIỆN

Tiểu luận môn học

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

TP HCM, Ngày …… Tháng …… Năm 2009 Giáo viên hướng dẫn xác nhận ………

LỜI NÓI ĐẦU

Trong xu thế phát triển ngày nay thì công nghệ thông tin đã và đang đóng vai trò

vô cùng quan trọng trong mọi lĩnh vực Tin học phát triển đã giải quyết được vấn đề quản

lý, sử dụng, tìm kiếm, bảo mật, lưu trữ hiệu quả một khối lượng khổng lồ mà hằng ngày được tạo ra bởi thế giới luôn biến động Vì thế việc ứng dụng tin học hóa vào thực tiễn đòi hỏi chúng ta phải liên tục học tập, nghiên cứu để tạo ra những sản phẩm công nghệ thông tin thiết thực, tính tương tác cao và đáp ứng được những đòi hỏi của đối tượng sử dụng

Công nghệ phần mềm một khái niệm khá mới mẽ tuy nhiên nó đã mang lại những lợi ích vô cùng to lớn cho con người Do đó chúng ta cần đẩy mạnh việc sản xuất, thiết kế, thử nghiệm và phát triển phần mềm ứng dụng trong mọi lĩnh vực Để góp phần tin học hóa

quản lý, chúng em đã xây dựng phần mềm “Quản lý thư viện trường CĐVHNT&DL Sài

Gòn” với mục tiêu có thể ứng dụng và thực sự mang lại hiệu quả công tác quản lý cho các

thư viện trường

LỜI CẢM ƠN

Qua một thời gian học tai trường Trung Cấp – Tư Thục – Kinh Tế - Kỹ Thuật – Tây Nam Á chúng em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giảng dạy tại trường Tây Nam Á Thành Phố Hồ Chí Minh, các thầy cô giảng dạy trong khoa Công Nghệ thông tin đã tận tình giảng dạy và dẫn dắt chúng em trong quá trình học tập tại trường và đã truyền đạt cho chúng em nhiều kiến thức, kinh nghiệm thực tế trong cuộc sống, giờ em đã hiểu biết những gì cần học và cần cho cuộc sống hiện nay, từ đó chúng em nhận thức được phương hướng tổ chức, quản lý, và cách giao tiếp với mọi người

Để xây dựng một đề tài thật khó khăn nhưng nhờ có sự hướng dẫn tận tình của thầy cô đã giúp đỡ em

Chúng em vô cùng biết ơn cha mẹ và gia đình đã sinh thành, nuôi dưỡng và tạo mọi điều kiện cho chúng em trong suốt quá trình học tập và tu dưỡng Và cảm ơn đến trường CĐVHNT&DL Sài Gòn để chúng tôi được khảo sát, tìm hiểu và hoàn thành khóa tiểu luận môn học “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin”

Đặt biệt em chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu Trường TC-KT-KT-TÂY NAM Á,

và lời cảm ơn sâu sắc đến thầy Hồ Ngọc Lưu tận tình giúp đỡ, góp ý cho chúng em thực hiện khóa tiểu luận “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin” thật sinh động và đã cho chúng

em biết thêm một hướng mới

Mặc dù chúng em đã cố gắng hết sức để hoàn thiện khóa tiểu luận này nhưng không tránh khỏi những thiếu sót Chúng em rất mong nhận được sự góp ý chân thành của quý thầy cô,mọi người để bài viết của chúng em hoàn thiện hơn

Sinh viên thực hiện

Hồ Minh Trung

Lê Văn Thanh

Nhóm {23} Hồ Minh Trung và Lê Văn Thanh NHÓM (23) QUẢN LÝ THƯ VIỆN TRƯỜNG

CĐVHNT&DL SÀI GÒN CHƯƠNG I KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG

Sơ Đồ Tổ Chức Các Bộ Phận Thư Viện Trường CĐVHNT&DL Sài Gòn

I.Cơ cấu tổ chức :

Thư viện trường CĐVHNT&DL Sài Gòn là trung tâm văn hóa giáo dục của nhà

trường, có chức năng cung cấp tri thức thông tin và tư liệu về các lĩnh vực kinh tế, văn

hóa, nghệ thuật và du lịch Trường đã xây dựng một hệ thống tổ chức các bộ phận với vai

trò chuyên trách và có sự hỗ trợ lẫn nhau các nghiệp vụ liên quan trong toàn bộ hoạt động

quản lý thư viện bao gồm:

1 Ban Giám Hiệu

1.1 Ban Giám Hiệu

 Quản lý và điều hành các bộ phận trong thư viện

 BGH có quyền thống kê và xem thống kê của các bộ phận trong thư viện : thống

kê về sách trong thư viện thống kê về mượn trả đọc giả

 Lên kế hoạch định hướng chiến lược đáp ứng nhu cầu sách giảng dạy cho giáo

viên và đọc giả

 Nhận báo cáo từ các bộ phận như: BP.quản lý sách, BP.mượn trả sách, BP.quản lý

đọc giả, từ đó tổng kết lại tình hình thực tiễn và đưa ra các yêu cầu để điều chỉnh

BP.Quản lý đọc giả

(23)

 Tổng kết về số lượng các đầu sách trong thư viện về việc sử dụng sách của sinh viên

 Kiểm tra các bộ phận quản lý khác

 Nhận báo cáo hàng tuần của các bộ phận

 Gửi báo cáo hàng năm lên Ban Giám Hiệu

1.2.1 Bộ Phận Quản Lý Sách

 Tiến hành phân loại sách sau khi tiến hành xử lý nghiệp vụ như: đóng bìa, gắn mã

số cho sách theo quy ước cuối cùng cập nhật thông tin sách vào CSDL

 Cập nhật và bổ sung sách mới theo yêu cầu của giáo viên và đọc giả

 Khi sách đã củ nát không còn giá trị sử dụng bộ phận xử lý nghiệp vụ tiến hành tiêu hủy sách cập nhật lại CSDL

 Kiểm tra và ghi báo cáo hằng ngày

 Chuyễn giao sách cho các bộ phận khác

1.2.2 Bộ Phận Quản Lý Mượn Trả Sách

 Kiểm tra thẻ sinh viên có phù hợp hay không nếu phù hợp thì có quyền mượn

 Đưa phiếu yêu cầu mượn sách và hủy phiếu yêu cầu khi sinh viên trả sách

 Phạt tiền và xử lý hành vi khi làm hỏng làm mất và trả sách trể

 Giao sách cho người mượn và nhận lại sách của người trả

 Kiểm kê và viết báo cáo về số lượng người mượn và người trả sách

1.2.3 Bộ Phận Quản Lý Đọc Giả

 Kiểm tra sinh viên ra vào thư viện

 Giữ đồ cho sinh viên

 Hỗ trợ tìm kiếm sách cho đọc giả

 Xử lý và phạt các hành vi gây mất trật tự trong phòng

III.Quy Trình Công Việc Của Từng Bộ Phận

Sơ đồ mối quan hệ giữa các bộ phận Ghi chú:

- Tương quan chỉ đạo:

BP.Quản lý đọc giả

Đọc giả Nhà Cung

Cấp

2.1 Nhập sách mới

 Nghiệp vụ này xuất hiện khi cần nhập sách mới

 Bộ phận quản lý sách thường xuyên kiểm tra tất cả các loại sách cần nhập rồi viết

báo cáo số lượng cho tổ thư viện Tổ thư viện sẽ đặt hàng cho các nhà sách

 Nhận sách về kiểm tra số lượng của từng loại sách và xử lý các công đoạn như

đóng bìa, gắn nhãn và đưa lên kệ sách cho từng loại sách

 Chi tiết phiếu đặt hàng bao gồm:

 Tên cơ quan cá nhân

 Người liên hệ

 Địa chỉ

 Điện thoại FAX

 Tên sách

 Thể loại

 Cước phí bưu điện

 Số lượng đặt mua

 Thành tiền

Mẫu (1)

PHIẾU ĐẶT MUA SÁCH Tên cơ quan, cá nhân:

Người liên hệ:

Địa chỉ:

Điện thoại: Fax:

STT Tên sách Thể loại Cước phí bưu điện Số lượng đặt mua Thành tiền 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

Ngày tháng năm 200

Đơn vị đặt mua

(Họ tên, chữ ký, đóng dấu)

2.2 Quản lý đọc giả

 Nghiệp vụ này xuất hiện khi sinh viên vào thư viện

 Trước khi đọc giả vào trong thư viện nếu có mang theo cặp sách hay vật dụng nào

đó của đọc giả thì phải qua bộ phận quản lý ra vào gửi đồ tại các tủ đồ có các mã

số và chìa khóa đọc giả giữ sau khi ra khỏi thư viên thì nhận lại đồ

 Xuất trình thẻ tại bộ phận quản lý phòng đọc kiểm tra có bị mất quyền sử dụng thẻ hay không

 Vào phòng đọc, đọc giả có thể xem tất cả các loại sách tùy ý, nếu đọc giả cần tìm một quyễn sách nào thì bộ phận tìm kiếm sẽ hổ trợ bằng cách xem trong CSDL thư viện có loại sách đọc giả cần tìm hay không nếu có nằm ở vị trí nào trên kệ sách

 Nếu đọc giả nào làm hư hại đến tài liệu hay gây mất trật tự trong phòng đọc sẽ bị

bộ phận xử lý vi phạm phạt

2.3 Quản lý trả mượn

 Nghiệp vụ này xuất hiện khi đọc giả cần mang sách về nhà tham khảo kỹ

 Đọc giả muốn mượn sách mang về đầu tiên nhận giấy yêu cầu điền đầy đủ thông tin vào như: mã đọc giả, tên đọc giả, tên sách, tên tác giả

 Phiếu mượn sách sẽ được người quản lý giữ và đọc giả nhận sách mang về

 Sinh viên chỉ mượn được 1 quyễn sách trong vòng 3 ngày

 Trong vòng 3 ngày đọc giả phải mang sách đến trả cho thư viên

 Nếu đọc giả nào trả sách trễ, làm mất, hay hư hỏng thì bị phạt tiền là 1000/ngày

 Sau khi đọc giả mang sách đến trả bộ phận mượn trả sách nhận sách lại kiểm tra và hủy phiếu mượn sách, nhập lại sách vào CSDL

 Chi tiết phiếu mượn sách bao gồm:

 Họ và tên

 Lớp

 MSĐG

 Tên T.Liệu

 Số môn loại

 Số ĐKCB

 Tình trạng

 Ngày mượn, Ngày trả

Mẫu (2.0)

Thư Viện PHIẾU MƯỢN SÁCH CĐVHNT&DLSG

Họ và tên:………

Lớp:………MSĐG………

Tên T.Liệu:………

Số môn loại:………Số ĐKCB:………

Tình Trang:………

Ngày mượn: / / Ngày trả: / /

 Chi tiết phiếu phạt trễ bao gồm:

 Ngày phạt

 Họ và tên đọc giả

 Lớp

 MSĐG

 Số ngày trả sách trễ

 Số lần vi phạm

 Số tiền phạt

 Chữ ký đọc giả

 Phó trưởng thư viện

Mẫu (2.1)

 Chi tiết phiếu biên nhận bao gồm:

 Số phiếu

 Ngày biên nhận

 Họ và tên đọc giả mượn sách

 Lớp

 MSĐG

 Chữ ký và đóng dấu

Mẫu (2.2)

Thư Viện PHIẾU PHẠT TRỄ CĐVHNT&DLSG

Ngày:………… Tháng:……….Năm……

Họ và tên:………

Lớp:………MSĐG………

Số ngày trả sách trễ………

Số lần vi phạm………

Số tiền phạt………

PT.THƯ VIỆN ĐG KÝ TÊN

Thư Viện PHIẾU BIÊN NHẬN CĐVHNT&DLSG DÀNH CHO ĐỌC GIẢ Số :………

Ngày:………… Tháng:……….Năm……

Họ và tên đọc giả mượn sách:………

Lớp:………MSĐG……… Thư viện sẽ trả lại thẻ cho SV trả sách đã mượn cho thư viện

CB GIỮ THẺ

THƯ VIỆN

TRƯỜNG CĐTTVHNT SÀI GÒN

2.4 Báo cáo

 Thứ sáu hàng tuần tất cả các bộ phận quản lý kiểm tra và viết báo cáo tình hình

trong thư viện gửi về tổ thư viện như: tình hình đọc giả, thống kê từng loại sách,

tình hình mượn trả, thống kê sách cũ nát

 Cuối năm học tổ thư viện tổng kết các báo cáo gửi về Ban Giám Hiệu về tất cả các

số liệu trong năm và tình hình sách nào cần bổ sung, tình hình sử dụng sách trong

thư viện

 Đầu năm học mới thư viện sẽ gửi thông tin đến các khoa ghi vào các đầu sách mà

các khoa cần Dựa vào đó thư viện đưa ra danh sách cần bổ sung

Bộ Giáo Dục & Đào Tạo THEO DÕI MƯỢN TRẢ SÁCH

 Sử dụng WORD, EXCEL, ACCSESS

 Biết tin học và sử dụng các tín năng khác

CHƯƠNG II PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN

I XÂY DỰNG BFD VÀ DFD THEO PHƯƠNG THỨC CHỨC NĂNG

 Báo cáo thống kê

Sơ đồ các chức năng chính trong hệ thống quản lý thư viện

HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN

1 Quản trị

hệ thống

2 Quản lý sách

5 Báo cáo thống kê

3 Quản lý mượn trả

4 Quản lý đọc giả

5 Báo cáo thống kê:

5.1 Thống kê sách 5.1.1 Sách nhập mới/ ngày 5.1.2 Sách thanh lý/ ngày 5.2 Thống kê mượn trả

5.2.1 T.K sách đang mượn/ thể loại/ năm 5.2.2 T.K số lược trả sách trễ/ tháng 5.3 Thống kê đọc giả

5.3.1 T.K đăng ký gia hạng thẻ đọc giả/ tháng/ năm

B) Mô hình BFD

5.1.2 TK

Sách thanh lý/ năm

5.2.1 TK sách đang mượn/ thể loại/ tuần

5.2.2 TK số lượt trả sách trễ/ tháng

HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN

1 Quản trị hệ

thống

1.1

Đăng nhập

1.2

Đổi thông tin đăng

2.2

Hiệu chỉnh thông tin

3 Quản

lý đọc giả

3.1

Nhập mới

3.2

Tìm kiếm đọc giả

3.3

Hiệu chỉnh thông tin

3.4

Xóa đọc giả

4 Quản lý

mượn trả sách

4.1

Lập phiếu mượn sách

4.2

Sách quá hạn trả

4.3

Sách đang mượn

4.4

Trả sách

4.5

Các quy định

4.5.1 Quy định mượn sách

4.5.3

Quy định thẻ đọc

4.5.2

Quy định phạt

1.5

Thoát

C) Mô Hình Quan Niệm Xử Lý

1 Mô hình dòng dữ liệu:

của hệ thống xử lý thông tin

lý

Tổ thư viện

Bộ phận bạn đọc

5

Báo cáo thống kê

Bộ phận bạn đọc

Nhà cung cấp

Nhà cung

cấp

Bộ phận quản lý

Bộ phận quản lý

Kho Dữ liệu

4 Sơ đồ DFD mức 1 của ô xử lý 2 (Quản lý sách)

(7)

(8)

(3) (9) (10)

(1)

(12) (13)

(2)

(4) (5) (6)

(11)

Ghi chú:

(1) Sách mới

(2) Thông tin sách cần nhập

(3) Kết quả hiệu chỉnh

(4) Kết quả hiệu chỉnh

(5) Thông tin hiệu chỉnh

(6) Yêu cầu thanh lý

(7) Kết quả thanh lý

(8) Hiệu chỉnh dữ liệu

(9) Thông tin tìm kiếm

(10) Kết quả hiệu chỉnh

(11) Kết quả tìm kiếm

(12) Kết quả

(13) Thông tin tìm kiếm

2.3

Thanh lý sách

2.1

Nhập mới

2.2

Hiệu chỉnh thông tin

2.4

Tiềm kiếm

Bộ phận bạn

Bộ phận

quản lý

5 Sơ đồ DFD mức 1 của ô xử lý 3 (Quản lý đọc giả)

Ghi chú:

(1) Thông tin đọc giả

(2) Thông tin đọc giả

(11) Yêu cầu xóa

(12) Yêu cầu xóa

3.4

Xóa đọc giả

Bộ phận bạn

quản lý

(11) (6)

(2)

(1)

(13) (12)

(7) (8)

(9) (10)

3.2

Tìm kiếm

Bạn đọc

(5) (4)

6 Sơ đồ DFD mức 1 của ô xử lý 4 (Quản mượn trả sách)

(15)

(17) (18) (12)

(5)

(4)

(2) (8) (9) (14)

(22) (21) (7)

(6) (20)

(19)

(3)

(23)

(10)

(24) (1) (11) (16) (13)

1 Phiếu mượn 6 Quy định thẻ đọc 5 Quy định thẻ phạt

Ghi chú : 4 Quy định mượn sách

(1) Lập phiếu

(2) Đưa phiếu mượn

(3) Hủy phiếu mượn

(4) Kiểm tra

(5) Kết quả trả sách

(6) Kiểm tra phiếu mượn

(7) Trả sách

(8) Gửi thông tin

(9) Nhận thông tin

4.1

Lập phiếu

Các quy định

4.2

Sách quá

hạn

4.3

Sách đang mượn

4.4

Trả sách

Bộ phận

quản lý

Đọc giả

(10) Các quy định cho đọc giả

(9)

(10)

3

(12) (6)

(6) Yêu cầu thống kê

(7) Yêu cầu thống kê

(8) Thông tin sách

(9) Yêu cầu thống kê

(10) Thông tin phiếu mượn

5.1

Thống kê sách

5.2

Thống kê mượn trả

5.3

Thống kê đọc giả

Bộ phận

thống kê

(11) Yêu cầu thống kê

(12) Thông tin đọc giả

7 Sơ đồ DFD mức 2 của ô xử lý 4.5.1, 4.5.2, 4.5.3 (Các quy định)

(2) (1) (3) (4) (5) (6)

(10) (7) (8) (9) (11) (12)

(8) Các quy đinh đọc giả

(9) Các quy đinh đọc giả

(10) Các quy đinh đọc giả

(11) Các quy đinh sách

(12) Các quy đinh sách

4.5.1

Quy định mượn sách

4.5.3

Quy định thẻ đọc

4.5.2

Quy định phạt

Bộ phận quản lý

8 Sơ đồ DFD mức 2 của ô xử lý 5.1.1 , 5.1.2 (Thống kê sách) và 5.2.1 , 5.2.2 (Thống kê mượn trả sách)

Kết quả Kiểm tra

Kết quả

Kết quả ktra kết quả

ktra

ktra kết quả kết quả

Thống kê Thống kê

9 Sơ đồ DFD mức 2 của ô xử lý 5.3.1 (Thống kê đăng ký gia hạng thẻ)

gửi báo cáo

kiểm tra xem thống kê

Thống kê

Thống kê Thống kê

5.2.1

Thống kê đăng ký gia hạng thẻ

5.2.2

Thống kê số lượt mượn trả

- Loại thực thể chính: Đọc giả, Sách

- Loại thưc thể quan hệ: Phiếu mượn

- Loại thực thể phụ: Mượn sách, Trả Sách, Bộ phận quản lý

3 Các thực thể

1.1 Đọc giả

Thực thể này lưu trữ đầy đủ thơng tin của đọc giả (tên đọc giả , địa chỉ, ngày sinh, giới tính, thơng tin khác, hình ảnh) mỗi đọc giả cĩ một mã số riêng để phân biệt với các đọc giả khác

Thực thể này lưu trữ thơng tin về trả sách của đọc giả (ngày trả, mã sách, số phiếu mượn,

mả nhân viên) số phiếu mượn và mã số sách được phân biệt với nhau

4 Khung sườn chính ERD

5 Gắn các loại thực thể phụ vào khung sườn

Có Đọc giả

Sách

Phiếu

Có Đọc giả

SOPHIEUMUON MSSACH HANTRA

MSSACH TENSACH TACGIA NHAXB NAMXB LANXB SOLUONG NOIDUNG

SOPHIEUMUON MSDG

MSNV NGAYMUON

MSNV MATMA HOVATEN DIACHI NGAYSINH GIOITINH DIENTHOAI EMAIL NGAYVAOLAM HINHANHNV

SOPHIEUMUON MSSACH MSNV NGAYTRA

Users

TENNGUOIDUNG PASSWORD QUYENADMIN GHICHU

MAQDINH MALOAIDG SOSACHMUONTAICHO SONGAYMUONVE SOSACHMUONVE NGAYAPDUNG

MAQDINH TENQDINH TUOIQDINH NGAYAPDUNG

MAQDINH SOTIENPHAT NGAYAPDUNG GHICHU