KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP: VĂN HÓA DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là bài nghiên cứu do chính tôi thực hiện, là thành quả thực sự từ công sức nghiên cứu của bản thân tôi qua quá trình quan sát, tìm tòi, khảo sát thực tế

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

VĂN HÓA DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS TRẦN THỊ PHƯƠNG THÚY Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ LOAN

Mã số sinh viên : 1507QTVB028

HÀ NỘI - 2017

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là bài nghiên cứu do chính tôi thực hiện, là thành quả thực sự từ công sức nghiên cứu của bản thân tôi qua quá trình quan sát, tìm tòi, khảo sát thực tế về văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

Hà Nội, ngày 01 tháng 7 năm 2017

LỜI CẢM ƠN

Bất kỳ một công trình nghiên cứu nào dù quy mô lớn hay nhỏ, để hoàn thành tốt thì không chỉ một mình tác giả có thể thực hiện được mà luôn luôn có những người đứng phía sau, đứng bên cạnh chỉ bảo, hướng dẫn, động viên và tạo những điều kiện tốt nhất để mỗi tác giả có thể hoàn thành đề tài nghiên cứu của mình

Trong lần nghiên cứu này cũng vậy, để hoàn thành đề tài nghiên cứ khóa luận tốt nghiệp, tác giả đã nhận được những sự quan tâm động viên và tạo những điều kiện tốt nhất về cơ sở vật chất, tài liệu cũng như trang thiết bị phục vụ cho việc nghiên cứu từ phía Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu

HT Xin cảm ơn các anh chị, bạn bè đã giúp đỡ rất nhiệt tình trong thời gian tác giả tìm hiểu thực tế tại đó; mọi người đã động viên và cổ vũ tinh thần rất nhiều

để tác giả có thể hoàn thành tốt khóa luận tốt nghiệp của mình

Đồng thời tác giả cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tất cả các Thầy,

cô giáo khoa Quản trị Văn phòng, các thầy cô luôn là những người cha, người

mẹ thứ hai mà tác giả cần phải luôn trân trọng, chính các Thầy cô là những người chỉ đường dẫn lối đúng đắn và ân cần nhất trên những bước đi đến thành công tương lai cho tác giả cũng như các bạn sinh viên khác Một lời cảm ơn đặc biệt tác giả xin được gửi riêng tới giảng viên Trần Thị Phương Thúy, cô là người trực tiếp hướng dẫn tác giả thực hiện khóa luận tốt nghiệp, cô đã rất ân cần và chỉ bảo tận tình trong quá trình tác giả thực hiện bài khóa luận Tác giả cảm thấy may mắn khi được học tập và được cô hướng dẫn, cảm ơn cô trong thời gian qua

đã luôn sát sao và đồng hành cùng với tác giả để tác giả có thể hoàn thành tốt đề tài khóa luận tốt nghiệp này

Mặc dù đã có rất nhiều cố gắng, song do hạn chế về mặt thời gian và kiến thức, đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót Tác giả mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của các Thầy cô và các bạn giúp tác giả hoàn thiện hơn nữa về nhận thức của mình

Một lần nữa tác giả xin chân thành cảm ơn rất nhiều!

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

5 Phương pháp nghiên cứu 4

6 Cấu trúc của đề tài 4

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP VÀ KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT 5

1.1 Cơ sở lý luận về văn hóa doanh nghiệp 5

1.1.1 Các khái niệm 5

1.1.1.1 Khái niệm văn hóa 5

1.1.1.2 Khái niệm doanh nghiệp 6

1.1.1.3 Khái niệm văn hóa doanh nghiệp 7

1.1.2 Các cấp độ văn hóa doanh nghiệp 9

1.1.2.1 Cấp độ thứ nhất (biểu trưng trực quan – hữu hình): Những quá trình và cấu trúc hữu hình của doanh nghiệp 9

1.1.2.2 Cấp độ thứ hai (biểu trưng phi trực quan – vô hình): Những giá trị được tuyên bố và những quan niệm chung 10

1.1.3 Những biểu hiện văn hóa trong hoạt động doanh nghiệp 11

1.1.3.1 Văn hóa ứng xử trong nội bộ doanh nghiệp 11

1.1.3.2 Văn hóa trong xây dựng và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp 12

1.1.3.3 Văn hóa trong hoạt động marketing của doanh nghiệp 12

1.1.3.4 Văn hóa ứng xử trong đàm phán, giao dịch, thương lượng của doanh nghiệp 13

1.1.3.5 Văn hóa trong định hướng tới khách hàng 14

1.1.4 Vai trò và các yếu tố ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp 14

1.1.4.1 Vai trò của văn hóa doanh nghiệp 14

1.1.4.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp 15

1.2 Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT 15

1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 15

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty 16

1.2.3 Cơ cấu tổ chức 17

Tiểu kết 21

Chương 2 THỰC TRẠNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT 22

2.1 Văn hóa ứng xử trong nội bộ công ty 22

2.1.1 Ứng xử của cấp trên với cấp dưới 22

2.1.2 Ứng xử của cấp dưới với cấp trên 28

2.1.3 Ứng xử giữa các đồng nghiệp 29

2.1.4 Ứng xử với công việc 30

2.2 Văn hóa trong xây dựng và phát triển thương hiệu 33

2.2.1 Các khía cạnh văn hóa trong xây dựng các thành tố thương hiệu 33

2.3 Văn hóa trong hoạt động Marketing 38

2.3.1 Văn hóa trong lựa chọn thị trường mục tiêu và định vị thị trường 38

2.3.2 Văn hóa trong các quyết định về sản phẩm 39

2.3.3 Văn hóa trong hoạt động truyền thông Marketing 40

2.4 Văn hóa ứng xử trong đàm phán và thương lượng 41

2.4.1 Biểu hiện của văn hóa ứng xử trong đàm phán và thương lượng 41

2.5 Văn hóa trong định hướng tới khách hàng 44

2.5.1 Xây dựng văn hóa doanh nghiệp định hướng vào khách hàng 44

2.5.2 Phát triển môi trường văn hóa đặt khách hàng lên trên hết 46

Tiểu kết 48

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP XÂY DỰNG VĂN HÓA DOANH

NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA

TÀI LIỆU HT 49

3.1 Đánh giá kết quả xây dựng văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT 49

3.1.1 Ưu điểm 49

3.1.2 Hạn chế 49

3.2 Giải pháp xây dựng văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT 50

3.2.1 Xây dựng văn hóa từ người lãnh đạo công ty 50

3.2.2 Nâng cao nhận thức về vai trò của văn hóa doanh nghiệp và ý thức và trách nhiệm về văn hóa doanh nghiệp cho các thành viên 51

3.2.3 Kết hợp truyền thống và hiện đại trong xây dựng và hoàn thiện văn hóa doanh nghiệp 53

3.2.4 Tăng cường đầu tư vật chất cho xây dựng và hoàn thiện văn hóa doanh nghiệp 54

3.3.5 Cải thiện môi trường kinh doanh 56

Tiểu kết 57

KẾT LUẬN 58

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 60 PHỤ LỤC

1

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Các doanh nghiệp là một trong những nhân tố quan trọng trong hoạt động phát triển kinh tế của đất nước, chính vì vậy làm thế nào để có thể phát huy được lợi thế của các doanh nghiệp để góp phần vào sự tăng trưởng kinh tế cũng như đẩy nhanh tiến độ hội nhập với bạn bè thế giới là điều rất cần thiết trong bối cảnh hiện nay

Văn hóa đã và đang trở thành một nhân tố tác động và có sức ảnh hưởng lớn tới mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh: từ tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh, trong và ngoài doanh nghiệp cho đến phong thái, phong cách của người lãnh đạo và cách ứng xử giữa các thành viên trong doanh nghiệp Xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp của nước ta hiện nay có tác dụng rất quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả và sức cạnh tranh của doanh nghiệp theo yêu cầu phát triển kinh tế đất nước và hội nhập kinh tế quốc tế

Một doanh nghiệp có nền văn hóa mạnh và tốt sẽ là một điều kiện thuận lợi để có thể thu hút và giữ chân được những nhân tài, củng cố được lòng chung thành của nhân viên đối với doanh nghiệp Văn hóa doanh nghiệp góp phần làm tăng sức cạnh tranh của doanh nghiêp, trên cơ sở tạo ra bầu không khí và tác phong làm việc tích cực, khích lệ tinh thần sáng tạo, củng cố lòng trung thành gắn bó của các thành viên, nâng cao tinh thần trách nhiệm Tất cả những yếu tố

đó góp phần tạo năng suất lao động và đảm bảo chất lượng sản phẩm dịch vụ, từ

đó củng cố khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp

Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT tiền thân là Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Công nghệ Lưu trữ, là một công ty còn trẻ với tuổi đời tám năm, hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ lưu trữ, số hóa tài liệu Với sự cố gắng không ngừng, Công ty đã thực sự lớn mạnh và vươn lên trở thành một trong những Công ty hàng đầu trong lĩnh vực dịch vụ Lưu trữ - Số hóa tài liệu, với hàng loạt các dự án đã và đang thực hiện cho các Cơ quan, ban, ngành trên toàn quốc Từ những thành tích đó công ty đã tạo dựng được tên tuổi trong lĩnh vực dịch vụ Lưu trữ - Số hóa tài liệu nói riêng và trong nền kinh tế

2

Việt Nam nói chung Tuy nhiên, vấn đề văn hóa doanh nghiệp tại công ty vẫn chưa được chú trọng đúng mức, điều đó làm ảnh hưởng tới sự phát triển bền vững của công ty

Là một nhân viên văn phòng làm việc tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT tác giả nhận thấy cần phải có những cách nhìn nhận đúng đắn về tầm quan trọng của văn hóa doanh nghiệp từ đó đánh giá thực trạng văn hóa tại tổ chức mình và đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao nhận thức và phát huy tích cực văn hóa doanh nghiệp tại công ty mình để góp phần xây dựng

và phát triển Công ty ngày càng vững mạnh, văn minh hiện đại và vươn xa hơn nữa Xuất phát từ những điều đó, tác giả lựa chọn đề tài: “Văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT”

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Đã có khá nhiều các bài viết, các tạp chí, các bài luận văn, tiểu luận hay những cuốn giáo trình viết về vấn đề văn hóa doanh nghiệp hay văn hóa công ty Trong đó tác giả đã tìm đọc các tác phẩm:

Tác giả Syed Munir Ahmed Shah (2012), Tác động văn hóa tổ chức đến

sự hài lòng trong công việc của nhân viên và đến sự cam kết gắn bó với tổ chức

nghiên cứu được thực hiện tại các giảng viên trường đại học tư của các trường Pakistan Với kết luận là văn hóa tổ chức có tác động tích cực đến sự cam kết gắn bó với tổ chức và tác động đến sự hài lòng trong côngviệc

Zahariah Mohd Zain (2009), Ảnh hưởng của văn hóa doanh nghiệp đến

cam kết gắn bó với tổ chức Kết luận rằng các công ty phải tạo môi trường làm

việc cho nhân viên với các yếu tố văn hóa được thúc đẩy sự cam kết gắn bó của nhân viên với tổ chức qua các khía cạnh: làm việc nhóm, giao tiếp tổ chức, khen thưởng và thừa nhận, đào tạo Được thực hiện 190 công ty ở Malaysia

Tác giả Đỗ Thụy Lan Hương (2008), Ảnh hưởng của văn hóa công ty

đến sự cam kết gắn bó với tổ chức của nhân viên làm việc trong các doanh nghiệp ở thành phố Hồ Chí Minh Với luận văn thạc sĩ thuộc trường Đại học Kinh Tế thành phố Hồ Chí Minh Dựa trên mô hình nghiên cứu của Recardo và

Jolly (1997) với tám khía cạnh văn hóa doanh nghiệp bao gồm: giao tiếp tổ

3

chức, đào tạo và phát triển, phần thưởng và sự công nhận, hiệu quả việc ra quyết định, chấp nhận rủi ro bởi sáng tạo và cải tiến, định hướng kế hoạch tương lai, làm việc nhóm và sự công bằng trong chính sách quản trị Với kết luận rằng năm khía cạnh văn hóa doanh nghiệp có ý nghĩa trong nghiên cứu, thực sự tác động tích cực đến sự cam kết gắn bó với tổ chức là: chấp nhận rủi

ro bởi sáng tạo và cải tiến, đào tạo và phát triển, Sự công bằng và nhất quán trong chính sách quản trị, định hướng kế hoạch tương lai, cuối cùng là giao tiếp

tổ chức

Ngoài ra còn một số cuốn sách như: Cẩm nang văn hóa ứng xử và giao

tiếp công sở của tác giả Vũ Bá Đức; Bài giảng Văn hóa đạo đức quảnlý của tác

giả Ths Vũ Thị Cẩm Thanh; giáo trình “Văn hóa doanh nghiệp” của PGS.TS

Đỗ Thị Phi Hoài; giáo trình “Văn hóa kinh doanh” của PGS.TS Dương Thị Liễu; giáo trình “Đạo đức kinh doanh và văn hóa công ty” của PGS.TS Nguyễn

Mạnh Quân Những tài liệu này chủ yếu tập chung nghiên cứu tổng quan về văn hóa; văn hóa doanh nghiệp; đạo đức kinh doanh; văn hóa doanh nhân hay văn hóa trong các hoạt động kinh doanh, tại đây các tác giả làm rõ những vấn đề lý luận về các khái niệm văn hóa doanh nghiệp; sự hình thành văn hóa doanh nghiệp; sự thay đổi văn hóa doanh nghiệp; các dạng văn hóa doanh nghiệp, các biểu hiện cụ thể của văn hóa doanh nghiệp; và sự tác động của văn hóa doanh nghiệp Tuy nhiên, chưa có công trình nào đề cập đến và đi sâu vào nghiên cứu

về văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

Đây là những tài liệu hết sức quý giá có thể tham khảo và kế thừa khi

nghiên cứu đề tài “Văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu

trữ - Số hóa tài liệu HT”

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Hệ thống lý luận về văn hóa doanh nghiệp

- Khảo sát thực trạng văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

- Đề xuất giải pháp nhằm xây dựng và hoàn thiện văn hóa doanh nghiệp

4

tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Công

nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

- Phạm vi nghiên cứu: Khảo sát kết quả từ năm 2012 - 2017

5 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu;

- Phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu;

- Phương pháp so sánh

6 Cấu trúc của đề tài

Ngoài Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo (và phụ lục), hình ảnh minh họa đề tài có cấu trúc gồm:

Chương 1 Cơ sở lý luận về văn hóa doanh nghiệp và khái quát về tổ chức

và hoạt động của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

Chương 2 Thực trạng văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

Chương 3 Một số giải pháp xây dựng và hoàn thiện văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

5

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP VÀ KHÁI QUÁT VỀ

TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ

LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT 1.1 Cơ sở lý luận về văn hóa doanh nghiệp

1.1.1 Các khái niệm

1.1.1.1 Khái niệm văn hóa

Văn hóa được đề cập đến trong nhiều lĩnh vực nghiên cứu như: dân tộc học, dân gian học, văn hóa học, xã hội học, kinh tế học, và trong mỗi lĩnh vực nghiên cứu đó định nghĩa về văn hóa cũng khác nhau.Từ văn hóa có rất nhiều nghĩa, trong tiếng Việt văn hóa được dùng theo nghĩa thông dụng để chỉ học thức, lối sống; theo nghĩa chuyên biệt để chỉ trình độ phát triển của một giai đoạn; trong khi theo nghĩa rộng thì văn hóa bao gồm tất cả, từ những sản phẩm tinh vi, hiện đại, cho đến tín ngưỡng, phong tục, lối sống Do vậy, các nhà nghiên cứu có những cách tiếp cận khác nhau nên dẫn đến nhiều quan niệm khác nhau về khái niệm văn hóa

Theo Đại từ điển tiếng Việt của Trung tâm Ngôn ngữ và Văn hóa Việt Nam do Nguyễn Như Ý chủ biên, NXB Văn hóa -Thông tin, xuất bản năm 1998, thì: “Văn hóa là những giá trị vật chất, tinh thần do con người sáng tạo ra trong lịch sử”.[13, tr.15]

Vào năm 1943, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã đưa ra định nghĩa: “Vì lẽ sinh tồn cũng như mục đích sống, loài người mới sáng tạo và phát minh ra ngôn ngữ, chữ viết, đạo đức, pháp luật, khoa học, tôn giáo, văn học, nghệ thuật, những công cụ cho sinh hoạt hàng ngày về ăn, mặc, ở và các phương tiện, phương thức

sử dụng Toàn bộ những sáng tạo và phát minh đó tức là văn hóa”

Theo PGS.TS Trần Ngọc Thêm “Văn hóa là một hệ thống hữu cơ những giá trị vật chất và tinh thần do con người sáng tạo và tích lũy qua quá trình hoạt động thực tiễn, trong sự tương tác giữa con người với môi trường tự nhiên và xã hội của mình”.[12, tr.25]

Với những ý nghĩa đó, văn hóa có mặt ở mọi nơi, ở mọi hoạt động sản