Báo cáo thực tập công ty TNHH MTV thương mại và tổng hợp MC

Do M1 đang trong quá trình tái cấu trúc tổ chức và hoạt động nên việc rà soát cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ là điều kiện cần thiết và làm căn cứ để thực hiện các công việc tiếp th

Điện thoại: 84.4.37547506 -301 Fax: 84.4.75466765 Website: www.cbas.ueb.vnu.edu.vn

1.1 Tóm t t ắ 1

1.2 Quy trình xây d ng mô hình t ch c ự ổ ứ 1

1.3 Quan đi m ti p c n theo mô hình chu i giá tr ể ế ậ ỗ ị 2

1.4 Ph ng pháp thu th p thông tin ươ ậ 5

1.5 M t s h n ch trong thu th p và phân tích d li u ộ ố ạ ế ậ ữ ệ 6

1.6 Thành ph n nhóm t v n tham gia rà soát ch c năng nhi m v (CNNV) ầ ư ấ ứ ệ ụ 7

PHẦN 2: KẾT QUẢ RÀ SOÁT 8

2.1 Xác đ nh ho t đ ng Công ty M1 theo mô hình chu i giá tr ị ạ ộ ỗ ị 8

2.2 Đánh giá s b các nhóm ch c năng chi ti t ơ ộ ứ ế 11

PHẦN 3: ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA 15

CÔNG TY M1 15

3.1 Quan đi m ti p c n ể ế ậ 15

3.2 Đ xu t c c u t ch c c a M1 ề ấ ơ ấ ổ ứ ủ 19

3.3 Ma tr n phân b ch c năng cho ch c danh ậ ổ ứ ứ 31

Phụ lục 1: Quy trình thực tế tiến hành thiết kế tổ chức 33

Công ty Thông tin M1 33

Phụ lục 2: Mối quan hệ giữa 49 chức năng bộ phận lớn và 124 chức năng bộ phận chi tiết 34

Phụ lục 3: Đánh giá mức độ đáp ứng về thực thi các chức năng của M1 37

Phụ lục 4: Ma trận phân bổ chức năng cho các đơn vị theo chuỗi giá trị 47

Phụ lục 5: Ma trận Chức năng nhiệm vụ chi tiết các đơn vị 56

Phụ lục 6: Mẫu Bản mô tả Chức năng nhiệm vụ chi tiết các đơn vị 89

1.1 Tóm tắt

Báo cáo rà soát và đề xuất mô hình tổ chức và chức năng nhiệm vụ các phòng ban chức năng của Công ty TNHH Thông tin M1 (sau đây gọi tắt là M1) là báo cáo đầu tiên trong khuôn khổ hợp đồng tư vấn giữa CBAS và M1.

Do M1 đang trong quá trình tái cấu trúc tổ chức và hoạt động nên việc rà soát

cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ là điều kiện cần thiết và làm căn cứ để thực hiện các công việc tiếp theo của dự án như xây dựng mô tả công việc cho các chức danh, xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả công việc theo KPI, xây dựng hệ thống đãi ngộ nhân sự

1.2 Quy trình xây dựng mô hình tổ chức

Để xây dựng mô hình tổ chức và chức năng nhiệm vụ, CBAS đã sử dụng quy trình được trình bày ở Hình 1.1.

Hình 1.1: Qui trình xây dựng mô hình tổ chức

Xây dựng chuỗi giá trị

Rà soát cơ cấu tổ chức Công ty

Xây dựng ma trận chức năng và

Sơ đồ tổ chức Công ty

Xây dựng chức năng nhiệm vụ các Trung tâm/Phòng/Ban/Xí nghiệp

Chuẩn hóa chức danh

Xây dựng bản mô tả công việc

khảo mô hình tổ chức của các doanh nghiệp Nhật Bản (Mitsubishi Electric Corporation, Nissan Shatai Company Ltd), Mỹ (Texas Instruments), CBAS xây dựng chuỗi giá trị dành riêng cho Công ty Thông tin M1.

Từ chuỗi giá trị này, CBAS đề xuất Ma trận chức năng, Sơ đồ tổ chức Công ty, chức năng nhiệm vụ các Trung tâm/Phòng/Ban, Xí nghiệp, chuẩn hóa các chức danh

và xây dựng bản mô tả công việc.

1.3 Quan điểm tiếp cận theo mô hình chuỗi giá trị

Chuỗi giá trị (Value chain) là một mô hình thể hiện một chuỗi các các hoạt động tham gia vào việc tạo ra giá trị của sản phẩm và thể hiện lợi nhuận từ các hoạt động này

Các chuỗi hoạt động này có thể diễn ra theo thứ tự nối tiếp nhau hoặc theo thứ

tự song song Chuỗi giá trị được đề xuất bởi Michael Porter vào thập kỷ 1980.

Mô hình chuỗi giá trị giả định các hoạt động kinh tế chủ yếu của doanh nghiệp

là tạo ra giá trị trong đó hoạt động của doanh nghiệp được chia nhỏ thành các bộ phận khác nhau nhưng cùng góp phần tạo ra giá trị

Hình 1.2: Lý thuyết về mô hình chuỗi giá trị (Michael Porter, 1985)

Hoạt động chính hay trực tiếp là những hoạt động tác động trực tiếp tới sự biến đổi vật chất của sản phẩm, tới quá trình bán, chuyển giao sản phẩm tới khách hàng và những dịch vụ sau bán hàng Các hoạt động chính của hoạt động trực tiếp được hiểu:

 Cung ứng đầu vào: Được đánh giá qua tính hiệu qủa của các hoạt động cung ứng nguyên vật liệu, độ tin cậy của hệ thống tiếp nhận, quản lý nguyên vật liệu

và dự trữ

 Vận hành hoạt động: đó là sự phân tích về tự động hoá phù hợp với quy trình sản xuất, năng suất lao động, hiệu quả sử dụng phương tiện máy móc thiết bị của doanh nghiệp so với đối thủ cạnh tranh chính Và hiệu quả của việc bố trí phân xưởng, nhà máy và luồng chu chuyển sản phẩm.

 Cung ứng đầu ra: được đánh giá qua hiệu quả của việc dự trữ, cung ứng sản phẩm cuối cùng Và thời gian của việc cung ứng hàng hoá và dịch vụ.

 Marketing và bán hàng: thường tập trung vào các hoạt động nghiên cứu thị trường để xác định nhu cầu khách hàng và đoạn thị trường phù hợp Thiết kế, đánh giá hiệu quả kênh phân phối Tổ chức các chương trình khuyến mại, quảng cáo, khuyến khích lực lượng bán hàng.

 Dịch vụ khách hàng: gồm có các dịch vụ sau bán hàng, dịch vụ hướng dẫn khách hàng và khả năng cung cấp thiết bị phụ tùng thay thế.

 Hoạt động trợ giúp

Hoạt động trợ giúp: Là những hoạt động không trực tiếp tạo ra giá trị vào sản phẩm Đây là những hoạt động nhằm giúp cho những hoạt động trực tiếp được tiến hành có hiệu quả cao Các hoạt động này bao gồm:

 Quản lý nguồn nhân lực: là các hoạt động tuyển dụng, đào tạo, thăng cấp Hệ thống thưởng phạt khuyến khích nhân viên, tạo môi trường làm việc nhằm giảm tỷ lệ vắng mặt và rời bỏ doanh nghiệp.

 Nghiên cứu phát triển: gồm có hoạt động nghiên cứu và triển khai, trình độ và kinh nghiệm của các cán bộ khoa học và kỹ thuật Môi trường sáng tạo trong doanh nghiệp và quan hệ giữa phòng nghiên cứu với các phòng ban khác.

 Mua hàng: bao gồm việc phát hiện tìm kiếm các nguồn nguyên vật liệu khác

tiêu chuẩn để lựa chọn giữa mua, tự sản xuất hay thuê Đồng thời tạo mối quan

hệ tốt, dài hạn với nguồn cung ứng quan trọng.

 Cơ sở hạ tầng: bao gồm nhiều hoạt động như quản trị chiến lược, quản trị rủi

ro, lập kế hoạch, tài chính, kế toán, hành chính, pháp chế, quản trị hệ thống CNTT, quản trị thông tin và truyền thông nội bộ và quản trị chất lượng Không giống như những hoạt động hỗ trợ khác, cơ sở hạ tầng thường hỗ trợ toàn bộ chuỗi giá trị chứ không chỉ cho một hoạt động riêng lẻ nào

 Lợi nhuận

Lợi nhuận là phần chênh lệch giữa doanh thu và chi phí Doanh nghiệp sẽ được coi như là có lợi nhuận nếu như doanh thu bán hàng lớn hơn chi phí bỏ ra Trong mô hình chuỗi giá trị thì doanh thu chính là giá trị bán ra của các hàng hóa và các giá trị này được tạo ra thông qua các hoạt động được thể hiện trên mô hình về chuỗi giá trị Chi phí chính là các khoản tiêu hao để thực hiện các hoạt động trên.

Các hoạt động chính và hoạt động hỗ trợ được liên kết với nhau bởi:

Phương pháp thực hiện: Các hoạt động có mối liên kết với nhau bởi phương

pháp thực hiện Đầu ra của hoạt động này là đầu vào của hoạt động kia Mối liên kết

có thể giữa các hoạt động sơ cấp mà cũng có thể giữa hoạt động sơ cấp và hoạt động

hỗ trợ.

Chi phí thực hiện: Cách thức hoạt động tạo ra chi phí khác nhau, việc tăng khối

lượng ở hoạt động A làm giảm khối lượng ở hoạt động B nhưng sẽ làm tăng chi phí tại

A và giảm chi phí tại B Vì vậy doanh nghiệp không thể đồng đều gia tăng chất lượng

ở toàn bộ chuỗi giá trị mà chỉ chọn ra điểm phù hợp mang lại lợi thế cạnh tranh trong ngành mà doanh nghiệp đang kinh doanh.

Do vậy, chuỗi giá trị là một công cụ nhằm phân tích các hoạt động của công ty thành các phần chức năng riêng biệt nhưng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau Kết quả của hoạt động hoặc chức năng này là đầu vào của hoạt động và chức năng khác nên

mô hình chuỗi giá trị thường được sử dụng để làm căn cứ xây dựng cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp bằng cách nhóm một hoặc một vài chức năng tương tự như nhau hoặc

có mối liên hệ với nhau thành những nhóm chức năng chung Những nhóm chức năng

1.4 Phương pháp thu thập thông tin

1.4.1 Phỏng vấn

Phỏng vấn chủ yếu được thực hiện đối với đôi ngũ cán bộ chủ chốt của M1 bao gồm Ban lãnh đạo Công ty, các trưởng phó phòng ban chức năng Đây là nguồn thông tin quan trọng và chủ yếu phục vụ cho báo cáo này và được tiến hành như sau:

 Trong quá trình phỏng vấn, tư vấn tiến hành hỏi theo khung câu hỏi đã định trước để tránh đi lạc hướng so với mục đích phỏng vấn Sau đó căn cứ vào phần trả lời thực tế để phỏng vấn mở rộng nhằm tìm hiểu kỹ cũng như tìm ra các vấn đề còn tồn tại trong cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của công ty.

 Các thông tin ghi nhận trong quá trình phỏng vấn được ghi chép và xử lý phục

vụ cho mục đích tham khảo và nghiên cứu.

1.4.2 Nghiên cứu tài liệu

Tài liệu, văn bản có liên quan đến cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động, qui trình, qui định và hoạt động nghiệp vụ, quản lý của M1 là một trong những nguồn thông tin quan trọng phục vu cho công tác rà soát các chức năng nhiệm vụ và mô tả công việc

1.4.3 Thảo luận, làm việc trực tiếp

Trong quá trình thực hiện việc rà soát cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ,

tư vấn đã có các cuộc họp thảo luận, hướng dẫn cùng với cán bộ của M1 với các mục đích:

 Hướng dẫn, giải thích về phương pháp làm việc, qui trình rà soát cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ.

 Thảo luận, kiểm chứng và làm rõ những thông tin, vấn đề thu thập được trong quá trình phỏng vấn các bộ phận, phòng ban chức năng.

 Phối hợp xây dựng, lựa chọn và đề xuất các nội dung có liên quan đến qúa trình

rà soát cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ

 Cho ý kiến, đánh giá và thẩm định ban đầu các nội dung, đề xuất, giải pháp của

tư vấn có liên quan đến nội dung công việc.

nguồn thông tin của Công ty như đã trình bày ở mục 1.4 nên CÓ THỂ CÓ NHỮNG HẠN CHẾ Cụ thể:

 Do hạn chế về số lượng các đầu mục tài liệu hoạt động, chức năng nhiệm vụ, văn bản, báo cáo thu thập được từ M1 nên các chuyên gia tư vấn có thể có những hiểu biết chưa được toàn diện hoặc sâu sắc đối với thực trạng chức năng nhiệm vụ các phòng ban đơn vị của M1.

 Các phân tích về tình hình thực trạng chức năng nhiệm vụ các phòng ban đơn

vị của M1 có thể có những chi tiết chưa được kiểm nghiệm kỹ về tính chính xác và có thể chưa phản ánh được một cách hoàn toàn chân thực những thực tế đang diễn ra tại M1.

 Một số các nhận định về thực trạng chức năng nhiệm vụ các phòng ban đơn vị của M1 được dựa trên những phát biểu của cá nhân những đối tượng được phỏng vấn nên có thể phản ánh quan điểm cá nhân của người phát biểu mà chưa thực sự khách quan về những thực trạng và tồn tại của M1.

 Các phương án khắc phục và các đề xuất sơ bộ do nhóm tư vấn đưa ra có thể có những điểm chưa hoàn toàn khả thi với điều kiện thực tế về nhân sự, tổ chức, điều kiện tài chính cũng như định hướng chiến lược của M1 do không thể có đủ thời gian tìm hiểu kỹ những vấn đề này Trong trường hợp này, lãnh đạo M1

có thể trao đổi kỹ hơn với nhóm tư vấn về những điều chỉnh cho phù hợp với các điều kiện và yếu tố bảo đảm của M1 để triển khai thực hiện các giải pháp.

 Trong quá trình triển khai các bước tiếp theo, tư vấn sẽ tiếp tục điều tra, tìm hiểu sâu hơn các vấn đề còn tồn tại và hạn chế để điều chỉnh và hoàn thiện hơn các nội dung của báo cáo này.

1.6 Thành phần nhóm tư vấn tham gia rà soát chức năng nhiệm vụ (CNNV)

Bảng 1.1: Danh sách chuyên gia tư vấn tham gia chương trình rà soát

Học vị/

Quốc gia đào tạo

năm kinh nghiệ m

3 Nguyễn Ngọc Tùng Chuyên gia Thạc sỹ (Mỹ) 23 Tổ chức, HRM, khung năng lực, qui trình

4 Dương Mạnh Cường Chuyên gia (Thái Lan) Tiến sỹ 20 Qui trình, chuỗi cung ứng, công nghệ

5 Trần Kiên Dũng Chuyên gia (Việt Nam) Thạc sỹ 15 Quản trị chất lượng, qui trình

6 Lê Đình Trường Chuyên gia (Việt Nam) Thạc sỹ 8 Quản trị chất lượng, qui trình, Điều phối viên

2.1 Xác định hoạt động Công ty M1 theo mô hình chuỗi giá trị

Như đã trình bày trong Phần 1, xuất phát điểm và căn cứ để nhóm tư vấn tiến hành rà soát chức năng nhiệm vụ của các phòng ban chức năng thuộc M1 là xây dựng

mô hình chuỗi giá trị của Công ty.

Hình 2.1 thể hiện chuỗi giá trị được đề xuất cho M1 trong đó các hoạt động của công ty được phân chia thành hai nhóm hoạt động chính, cụ thể:

2.1.1 Nhóm các hoạt động hỗ trợ

Các hoạt động hỗ trợ bao gồm 4 nhóm với 25 chức năng, cụ thể:

 Nhóm Cơ sở hạ tầng quản lý (bao gồm 10 chức năng)

 Nhóm Quản trị nguồn nhân lực (bao gồm 7 chức năng)

 Nhóm Nghiên cứu phát triển (bao gồm 3 chức năng)

 Nhóm Mua sắm và hành chính quản trị (bao gồm 5 chức năng)

2.1.2 Nhóm các hoạt động trực tiếp

Các hoạt động trực tiếp bao gồm 5 nhóm với 24 chức năng, cụ thể:

 Nhóm Đầu vào (bao gồm 5 chức năng)

 Nhóm Sản xuất (bao gồm 5 chức năng)

 Nhóm Đầu ra (bao gồm 3 chức năng)

 Nhóm Marketing và Bán hàng (bao gồm 6 chức năng)

 Nhóm Dịch vụ (bao gồm 5 chức năng)

lý kho vật tư (5) Quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng kinh doanh;

Sản xuất

(1) Sản xuất sản phẩm; (2) Đóng gói sản phẩm; (3) Quản lý và vận hành trang thiết bị; (4) Hạ tầng cơ điện; (5) Kiểm tra chất lượng sản phẩm;

Đầu ra

(1) Quản lý kho thành phẩm; (2) Giao nhận sản phẩm; (3) Đối soát

& thanh toán

Marketing & Bán hàng

(1) Nghiên cứu thị trường; (2) Xây dựng và quản lý thương hiệu; (3) Quản lý quan hệ khách hàng; (4) Chính sách bán hàng; (5) Truyền thông

& PR; (6) Bán hàng &

quản lý hợp đồng

Dịch vụ

(1) Chăm sóc và hỗ trợ khách hàng; (2) Lắp đặt sản phẩm; (3) Giải quyết khiếu nại khách hàng; (4) Bảo hành và thay thế sản phẩm; (5) Tư vấn khách hàng

Quản trị nguồn nhân lực

(1) Hoạch định nguồn nhân lực; (2) Tuyển dụng; (3) Đào tạo và Phát triển; (4) Hệ thống đãi ngộ; (5) Quản lý thực hiện công việc; (6) Quan hệ

lao động; (7) Văn hóa doanh nghiệp

Nghiên cứu & Phát triển

(1) Nghiên cứu & phát triển sản phẩm dịch vụ mới; (2) Nghiên cứu phát triển công nghệ vận hành sản xuất; (3) Cải tiến và phát triển hệ thống

quản lý

Mua sắm & Hành chính quản trị

(1) Mua sắm trang thiết bị, công cụ dụng cụ, tài sản cố định, dịch vụ thuê ngoài

(2) Quản lý cơ sở vật chất; (3) Hành chính văn phòng, văn thư lưu trữ, vận chuyển (4) An ninh; (5) Phòng cháy chữa cháy

L Ợ I N H U Ậ N

Hình 2.1: Mô hình chuỗi giá trị Công ty Thông tin M1

2.1.3 Các nhóm chức năng chính

Bảng 2.1 trình bày danh mục 49 chức năng bộ phận lớn (tổng thể) được hình thành từ chuỗi giá trị của M1 Các chức năng này thể hiện một cách đầy đủ các hoạt động mà M1 cần phải thực hiện để tạo ra lợi nhuận Cụ thể như sau:

1 Cơ sở hạ tầng quản lý

1 1.1 Quản trị chiến lược

2 1.2 Lập kế hoạch, điều hành, kiểm tra và giám sát

2 Quản trị nguồn nhân lực

11 2.1 Hoạch định nguồn nhân lực

17 2.7 Văn hóa doanh nghiệp

3 Nghiên cứu & Phát triển

18 3.1 Nghiên cứu & phát triển sản phẩm dịch vụ mới

19 3.2 Nghiên cứu phát triển công nghệ vận hành sản xuất

20 3.3 Cải tiến và phát triển hệ thống quản lý

4 Mua sắm & Hành chính quản trị

21 4.1 Mua sắm trang thiết bị, công cụ dụng cụ, tài sản cố định, dịch vụ thuê ngoài

26 5.1 Mua sắm và cung ứng máy móc, vật tư, thiết bị, nguyên nhiên liệu, công nghệ

27 5.2 Quản lý đấu thầu

28 5.3 Vận chuyển

29 5.4 Quản lý kho vật tư

30 5.5 Quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng kinh doanh

39 8.1 Nghiên cứu thị trường

40 8.2 Xây dựng và quản lý thương hiệu

41 8.3 Quản lý quan hệ khách hàng

42 8.4 Chính sách bán hàng

43 8.5 Truyền thông & PR

44 8.6 Bán hàng & quản lý hợp đồng

46 9.2 Lắp đặt sản phẩm

47 9.3 Giải quyết khiếu nại khách hàng

48 9.4 Bảo hành và thay thế sản phẩm

49 9.5 Tư vấn khách hàng

2.2 Đánh giá sơ bộ các nhóm chức năng chi tiết

Để đánh giá được chi tiết thực trạng hoạt động của M1 theo chuỗi giá trị, cần phân rã sâu hơn 9 nhóm hoạt động lớn trong chuỗi giá trị Từ 9 nhóm hoạt động lớn với 49 chức năng bộ phận lớn (tổng thể) theo chuỗi giá trị của M1, CBAS đã tiến hành phân rã tiếp thành 21 nhóm hoạt động nhỏ hơn theo nguyên tắc là các nhóm hoạt động như: (i) Cơ sở hạ tầng quản lý, (ii) Đầu vào, (iii) Đầu ra được tiếp tục phân rã thành những nhóm hoạt động nhỏ hơn do qui mô và tính chất quan trọng của ba nhóm hoạt động này

Bảng 2.2a: Phân tách các nhóm hoạt động lớn theo chuỗi giá trị

T/T Nhóm hoạt động lớn Nhóm hoạt động nhỏ

1

Cơ sở hạ tầng quản lý

Quản trị chiến lược

2 Lập kế hoạch, điều hành, kiểm tra và giám sát

11 Quản trị nguồn nhân lực Quản trị nguồn nhân lực

12 Nghiên cứu & Phát triển Nghiên cứu & phát triển

13 Mua sắm & Hành chính quản trị Dịch vụ hành chính quản trị

14

Đầu vào

Mua sắm và cung ứng máy móc, vật tư, thiết bị, nguyên nhiên liệu, công nghệ

15 Đầu tư và xây dựng hạ tầng

16 Sản xuất Sản xuất tác nghiệp

17 Đầu ra Logistic (đầu vào và đầu ra)

18 Đối soát và thanh toán

19

Marketing & Bán hàng Marketing

20 Kinh doanh & cung cấp dịch vụ

21 Dịch vụ Quản lý dịch vụ khách hàng

21 nhóm hoạt động này sau đó được phân rã tiếp thành 124 chức năng bộ phận nhỏ (chi tiết) được thể hiện trong Phụ lục 3.

của M1 để xem xét mức độ đáp ứng trong việc thực hiện đầy đủ các chức năng của công ty Trong Giai đoạn 1, nhóm tư vấn ưu tiên tập trung đánh giá mức độ đầy đủ của hệ thống tài liệu và mức độ đạt được các mục tiêu đã đề ra Trong Giai đoạn tiếp theo, sau khi xây dựng được hệ thống KPIs cho các quá trình, nhóm tư vấn sẽ tiếp tục đánh giá mức độ hiệu quả của các hoạt động trong toàn Công ty căn cứ theo thông lệ của các công ty sản xuất quốc tế

Để đánh giá sơ bộ thực trạng 124 chức năng bộ phận theo sơ đồ chuỗi giá trị, nhóm chuyên gia của CBAS đã sử dụng các phương pháp sau:

+ Nghiên cứu tài liệu: Nhóm CBAS đã tiến hành nghiên cứu các tài liệu ban hành chính thức của M1 do Ban Quản lý chất lượng hệ thống và đại diện một số Phòng Ban cung cấp bao gồm: Bản mô tả chức năng nhiệm vụ các đơn vị của M1, Kế hoạch năm của Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật, Trung tâm Nghiên cứu phát triển, Quy chế/Quy định/Quy trình có liên quan đến các hoạt động của các đơn vị

+ Phỏng vấn: Nhóm CBAS đã tiến hành phỏng vấn các đại diện đơn vị chủ yếu

là các Giám đốc, Trưởng phòng, Phó phòng, Trưởng nhóm các Phòng/Ban/Trung tâm/Xí nghiệp Hình thức tiến hành thông qua phỏng vấn trực tiếp và lấy thông tin dựa trên Phiếu khảo sát do CBAS thiết kế Nội dung phỏng vấn tập trung vào việc rà soát, tìm hiểu các chức năng nhiệm vụ cũng như hoạt động thực tế của các đơn vị

+ Quan sát: Nhóm CBAS đã tiến hành quan sát thực địa tại Xí nghiệp Viễn thông 2, Kho vật tư đầu vào và một số đơn vị liên quan.

Tiêu thức đánh giá ở Giai đoạn 1 được xây dựng theo 4 mức độ đáp ứng như sau:

 Mức độ A: Lĩnh vực đã có hệ thống văn bản quy định đầy đủ, đã triển khai theo qui

định và đã đạt được các mục tiêu về kết quả đề ra

 Mức độ B: Lĩnh vực đã có hệ thống văn bản quy định đầy đủ nhưng triển khai chưa

đạt được các mục tiêu về kết quả đề ra

 Mức độ C: Lĩnh vực chưa có hệ thống văn bản quy định đầy đủ hoặc đã có quy

định văn bản nhưng chưa triển khai có hệ thống như văn bản quy định.

 Mức độ D: Lĩnh vực hoạt động hoàn toàn chưa có văn bản quy định một cách hệ

ứng về thực thi các chức năng của M1.

Căn cứ vào kết quả nghiên cứu hệ thống quản trị sản xuất High Performance Manufacturing (HPM) giai đoạn 2000-2010 tại các nhà máy sản xuất tại Nhật Bản, Hàn Quốc, Hoa Kỳ, Đức, Ý; kinh nghiệm thực tiễn của các chuyên gia; chiến lược phát triển của M1 giai đoạn tới và kết quả thu được từ các cuộc phỏng vấn, trao đổi, thảo luận, quan sát trực tiếp, nhóm chuyên gia CBAS đưa ra ước tính về mức độ quan trọng (trọng số) của các chức năng thành phần trong tổng thể chuỗi giá trị của M1 Kết quả được trình bày tóm tắt trong Bảng 2.2b

Bảng 2.2b: Kết quả đánh giá mức độ thực thi các chức năng của M1

Nhóm hoạt động

lớn Trọng số Nhóm hoạt động nhỏ Trọng số

Số chức năng bộ phận

Số chức năng C,D

Trọng số các chức năng C,D

Quản trị hệ thống CNTT 2.00% 5   0.00%Quản trị truyền thông nội bộ 0.50% 5   0.00%Quản trị rủi ro 4.00% 3 3 4.00%Quản trị chất lượng 4.00% 6 1 0.67%

Sản xuất 20% Sản xuất tác nghiệp 20.00% 10   0.00%

Đầu ra 5% Logistic (đầu vào và đầu ra) 4.00% 4   0.00%

Đối soát và thanh toán 1.00% 2   0.00%

chiếm đến 33.08% Đặc biệt với một số chức năng rất quan trọng để đảm bảo hoạt động hiệu quả theo thông lệ quốc tế thì M1 được đánh giá chưa thực sự đáp ứng như chức năng Quản trị chiến lược, Quản trị rủi ro, Quản trị nguồn nhân lực, Nghiên cứu

& Phát triển, Quản trị chất lượng và Marketing Hướng xử lý CBAS đề xuất trong trường hợp này là ưu tiên tập trung kiện toàn tổ chức, qui định mới/qui định lại các chức năng nhiệm vụ và qui trình đối với các hạng mục đang ở mức C, D, cụ thể như sau:

Đối với các hoạt động trực tiếp

 Mua sắm và cung ứng máy móc, vật tư, thiết bị, nguyên nhiên liệu, công nghệ: Quản lý nhà cung cấp và đối tác (PRO.06)

 Marketing: Toàn bộ các chức năng marketing (MAR.01,02,03,04,05,06,07,08,09)

 Dịch vụ khách hàng: Khảo sát và đo lường mức độ hài lòng của khách hàng (CS.05)

Đối với hoạt động hỗ trợ

 Lập kế hoạch, điều hành, kiểm tra và giám sát: Dự báo (PL.01)

 Quản trị rủi ro: Lập kế hoạch giảm thiểu rủi ro (RM.02); Theo dõi, kiểm soát và

 Quản trị nguồn nhân lực: Thiết kế và phát triển cơ cấu tổ chức (HRM.02); Tuyển dụng, bố trí nhân sự (HRM.04); Quản lý và thực hiện chính sách tiền lương và chế

3.1 Quan điểm tiếp cận

Tiếp cận theo mô hình chuỗi giá trị, tham khảo mô hình các doanh nghiệp sản xuất hiện đại của Nhật Bản, Hoa Kỳ và đặc biệt theo chiến lược phát triển của Công ty M1.

3.1.1 Mục tiêu của việc xây dựng mô hình tổ chức Công ty M1:

 Xây dựng cơ cấu tổ chức tiên tiến, có thể áp dụng được ngay tại M1 theo lộ trình,

có xét tới yếu tố văn hóa của người Việt và văn hóa của Tập đoàn Viễn thông Quân đội

 Xác định đúng chức năng chính của các bộ phận, ưu tiên bộ phận trực tiếp, xác định rõ chức năng của bộ phận gián tiếp.

 Nâng cao hiệu lực quản lý điều hành của Ban Giám đốc, giúp Ban Giám đốc tập trung vào các công việc trọng tâm có tính chiến lược, tránh phải giải quyết sự vụ

 Nâng cao tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm của các đơn vị chức năng thông qua quy trình hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, các sự vụ ủy quyền dần cho cấp dưới.

 Gắn quyền hạn, trách nhiệm cá nhân với kết quả & sản phẩm công việc: chất lượng sản phẩm đầu ra, thời gian hoàn thành, chi phí, xử lý khiếu nại khách hàng.

 Xác định được những mảng chức năng công việc còn chồng chéo hoặc chưa có đơn vị, phòng ban nào thực hiện nhằm tối ưu hóa hoạt động của M1

 Hoàn thiện hệ thống mô tả công việc phù hợp hơn với cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ mới sau rà soát phục vụ cho công tác quản trị nhân sự của M1

 Làm căn cứ để xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả công việc dựa trên trách nhiệm, nhiệm vụ của từng chức danh công việc

3.1.2 Một số mục tiêu cụ thể của các hoạt động chính

Các mục tiêu được đặt ra trên cơ sở mục tiêu của các doanh nghiệp sản xuất điển hình Nhật Bản, cũng như các yêu cầu tối thiểu mà một doanh nghiệp sản xuất cần đạt được

a Lĩnh vực kinh doanh bán hàng:

Mục tiêu của hoạt động kinh doanh là tạo lợi nhuận nhờ nâng cao giá trị đem lại cho khách hàng thông qua cung cấp thêm các dịch vụ vào sản phẩm công nghiệp do

mục tiêu này cần phát triển mở rộng qui mô Phòng Kinh doanh thành Trung tâm Kinh doanh với đầy đủ các chức năng cơ bản: nghiên cứu thị trường, phát triển kinh doanh, bán hàng, dịch vụ sau bán hàng và chăm sóc khách hàng, tổ chức sự kiện, PR, phát triển thương hiệu Một số chỉ tiêu cơ bản của hoạt động kinh doanh là:

 Doanh số/ nhân viên kinh doanh

 Lợi nhuận/ nhân viên

 Tỷ lệ doanh số sản phẩm mới / tổng doanh thu hàng năm (trung bình 25%)

20- Thị phần đối với sản phẩm chủ lực

 Tỷ lệ khách hàng hài lòng & trung thành (>90%)

b Lĩnh vực kế hoạch & điều hành sản xuất:

Hoạt động sản xuất được tổ chức theo mô hình chủ đạo là Sản xuất theo đơn hàng (Make to Order) trọng tâm quản lý tập trung vào các chỉ tiêu đảm bảo chất lượng sản phẩm và kỹ thuật theo yêu cầu khách hàng và đảm bảo việc giao hàng đúng hạn Công

ty cần tăng cường hoạt động dự báo về thị trường, sản phẩm công nghệ, chuỗi cung ứng…Một số chỉ tiêu cơ bản của công tác kế hoạch là:

 Tỷ lệ xuất xưởng đúng hạn (trung bình>95%)

 Giá trị hàng hóa lưu kho/ tổng doanh sốhàng năm (4-5%)

 Giá thành sản xuất/ giá bán

 Tỷ lệ cắt giảm/ tiết kiệm chi phí sản xuất hàng năm (trung bình 7%/năm)

c Lĩnh vực kỹ thuật & thiết kế phát triển

Hoạt động thiết kế phát triển tập trung vào các mục tiêu tiếp nhận, chuyển giao công nghệ, thực hiện các đề tài cải tiến version sản phẩm làm hài lòng chính khách hàng của M1 trong các version tiếp sau Một số chỉ tiêu cơ bản của công tác nghiên cứu phát triển là:

 Thời gian thiết kế sản phẩm mới (NPD lead time trung bình 6-8 tháng)

 Số lượng sản phẩm cải tiến thiết kế hàng năm

Công tác quản lý kỹ thuật ở cấp Công ty tập trung vào việc xây dựng và phát triển hệ thống tiêu chuẩn cơ sở của Công ty phù hợp và tương đương với quốc tế, triển khai kỹ

Mô hình quản trị chất lượng cần chuyển trọng tâm từ kiểm tra sang tự bảo đảm chất lượng, nâng cao trách nhiệm của tất cả các đơn vị tham gia vào chuỗi cung ứng Chất lượng đầu vào được kiểm soát và đảm bảo do bộ phận cung ứng nguyên liệu và lưu kho đầu vào Chất lượng trong quá trình sản xuất do các đơn vị sản xuất tự kiểm soát & bảo đảm theo nguyên tắc bộ phận sau là khách hàng của bộ phận trước Phòng Chất lượng của Công ty tập trung vào việc kiểm tra đánh giá nghiệm thu, phân tích & cải tiến liên tục sản phẩm và dịch vụ, hướng tới sự hài lòng & trung thành của khách hàng Một số chỉ tiêu của công tác quản trị chất lượng là:

 Tỷ lệ sản phẩm đạt nghiệm thu lần đầu (first pass rate trung bình > 95%)

 Tỷ lệ hàng bị trả lại (return rate trung bình <1%)

 Chi phí hàng hỏng giảm hàng năm (trung bình giảm 20-30% hàng năm )

 Tỷ lệ lỗi trong quá trình (IPQ rate trung bình < 5%)

 Tỷ lệ xuất xưởng đúng hạn (trung bình >95%)

 Hệ số máy móc OEE (trung bình>95%)

2 Kế hoạch Quản trị chiến lược 1.1

19 Nghiên cứu Phát triển Nghiên cứu & phát triển sản phẩm dịch vụ mới 3.1

26 Hạ tầng - Cơ Điện Quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng kinh doanh 5.5

28 TT Quản lý Nguyên vật liệu Mua sắm trang thiết bị, công cụ dụng cụ, tài sản cố định, dịch vụ thuê ngoài 4.1

29 TT Quản lý Nguyên vật liệu Mua sắm và cung ứng máy móc, vật tư, thiết bị, nguyên nhiên liệu, công nghệ 5.1

Trên cơ sở chuỗi giá trị và việc nhóm các chức năng bộ phận thành các nhóm

có cùng tính chất và tương tự nhau, cùng với việc đánh giá mức độ thực hiện các chức năng theo chuỗi giá trị tại M1, CBAS đề xuất sơ đồ tổ chức của M1 bao gồm 3 Trung tâm, 5 Xí nghiệp, và 8 Phòng chức năng:

 Khối đầu vào: có chức năng chính là tương tác với chuỗi cung ứng, đảm bảo sự sẵn có & đồng bộ & chất lượng & số lượng của vật tư nguyên liệu, phục vụ các yêu cầu của sản xuất nhanh chóng, kịp thời chính xác Chức năng này được thực hiện chính bởi Trung tâm Quản lý Nguyên vật liệu (hoặc Trung tâm Mua sắm)

 Khối nghiên cứu phát triển: tập trung vào các hoạt động tiếp nhận chuyển giao công nghệ của khách hàng trong và ngoài Viettel, nghiên cứu cải tiến thiết kế các sản phẩm nâng cao sự hài lòng khách hàng và mở rộng thị trường của M1, nghiên cứu phân tích các giải pháp tối ưu hóa quá trình sản xuất, tìm kiếm và ứng dụng các công nghệ quản trị và kinh doanh mới Chức năng này được thực hiện chính bởi Trung tâm Nghiên cứu Phát triển.

 Khối sản xuất: khai thác tối đa hệ thống thiết bị máy móc đã được đầu tư và năng lực cốt lõi của đội ngũ nhân lực kỹ thuật và quản lý nhằm tạo ra các sản phẩm công nghiệp dựa trên công nghệ cốt lõi của Công ty Chức năng này được thực hiện chính bởi các xí nghiêp.

 Khối đầu ra: tạo ra các dịch vụ gia tăng bổ sung vào sản phẩm của công ty nhằm cực đại hóa lợi nhuận, hướng tới sự hài lòng và trung thành của khách hàng Chức năng này được thực hiện chính bởi Trung tâm Kinh doanh.

 Khối chức năng, hỗ trợ: tham mưu hỗ trợ lãnh đạo trong chỉ đạo điều hành, hỗ trợ chuyên môn, thực hiện các hoạt động kế hoạch, điều phối, kiểm tra, giám sát, thanh tra theo phân cấp Chức năng này được thực hiện chính bởi Phòng

Kế Hoạch, Phòng Chất Lượng, Phòng Kỹ Thuật, Phòng Hạ Tầng - Cơ Điện, Phòng Tổ Chức - Nhân Sự, Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Hành Chính, Phòng Chính trị.

Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức đề xuất cho M1

3.2.2 Mô tả tóm tắt cơ cấu đơn vị thành viên

Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu của các đơn vị được tóm tắt trong Bảng 3.2 Chức năng chính của các phòng ban đơn vị của M1.

STT đơn vị Chức năng cơ bản đơn vị năng, cơ cấu tổ chức chú

tư, phụ tùng phục vụ sản xuất và kinh doanh đáp ứng các chỉ tiêu chất lượng;

đúng, đủ, kịp thời, đồng bộ về số lượng;

chủng loại và quy cách; tối ưu về chi phí

Ban Giám đốc Trung tâm Ban Tìm nguồn Ban Mua sắm Ban Logistics Ban Kho NVL

14 chức năng:

RM.01,02,03 PRO.01,02,03,04, 05,06,07,08 OM.03 LOG.01,02

50 chức năng:

SM.01, 02 PL.01 ~ PL.05 FIN.03,04,05,06 ACC.04,05 LEG.01 INF.01,04,05 QM.01 ~ QM.05 HRM.01 ~ HRM.10 RD.01 ~ RD.07 ADM.01,07,09 IFR.01,02 OM.01,02 BIL.01,02 MAR.01,02

Thành lập mới Trung tâm Quản lý nguyên vật liệu trên cơ sở Phòng Đầu tư mua sắm hiện nay

Tăng cường vai trò của hoạt động mua hàng và quản lý nhà cung ứng, đảm bảo mục tiêu tăng trưởng 40% - 50%/năm

Tiếp nhận chức năng Quản lý kho đầu vào từ Phòng Kế hoạch

Nâng cao trách nhiệm đảm bảo đầu vào (tiến độ,

số lượng, chất lượng) thuộc hoàn toàn về 1 đầu mối đơn vị

Tiếp nhận chức năng Kiểm soát đầu vào (IQC)

Chủ trì hoạt động nghiên cứu khoa học

& sáng kiến ý tưởng gắn liền với sản xuất, cải tiến sản phẩm hiện tại

Tham mưu giúp Ban Giám đốc chiến lược nghiên cứu phát triển các sản phẩm quân

Ban Giám đốc Trung tâm Ban kỹ thuật nghiệp vụ Ban Thiết kế

Cơ khí kiểu dáng Ban Thiết bị nguồn

9 chức năng:

RM.01,02,03 RD.01 ~ RD.05 PRO.01

69 chức năng:

SM.01,02 PL.01~PL.05 LEG.01 INF.01,04,05 QM.01 ~ QM.05 HRM.01 ~ HRM.10 RD.06,07

ADM.01,07,08,09 PRO.02 ~ PRO.08 IFR.01,02

OM.01 ~ OM.10 LOG.01 ~ LOG.04 BIL.01,02

MAR.01 ~ MAR.08

Tiếp nhận Phòng Thiết

kế Cơ khí kiểu dáng Tiếp nhận Ban Phát triển ứng dụng

Quản lý thống nhất hoạt động nghiên cứu phát triển

Rút ngắn thời gian nghiên cứu phát triển, sớm tung sản phẩm ra ngoài thị trường

Bổ sung thêm chức năng Quản trị rủi ro về sản phẩm và công nghệ trong hoạt động nghiên cứu phát triển

Chuyển chức năng nghiên cứu thị trường sang TT Kinh doanh

Quản lý thống nhất các hoạt động thuộc lĩnh vực kinh doanh: thị trường, chính sách sản phẩm, bán

Chuyển chức năng quản

lý vòng đời và xây dựng chính sách sản phẩm

sự, dân sự phục vụ nhu cầu sản xuất kinh doanh của các thị trường trong và ngoài Tập đoàn

Ban Phát triển ứng dụng

SAL.01,02 CS.01,02 sang TT Kinh doanh hàng, chăm sóc khách hàng thuộc

về một đơn vị chuyên trách là

TT Kinh doanh

Chuyển chức năng xây dựng chính sách bán hàng, chính sách hỗ trợ

và chăm sóc khách hàng sang TT Kinh doanh Chuyển chức năng quản

lý và phát triển thương hiệu sang TT Kinh doanh

Chuyển chức năng xây dựng chính sách sản phẩm dịch vụ mới sang

Ban Giám đốc Trung tâm Ban Nghiên cứu thị trường Ban Phát triển kinh doanh Ban Thương hiệu Ban Bán hàng Ban Dịch

vụ khách

24 chức năng:

RM.01,02,03 PRO.01 LOG.03,04 BIL.01

MAR.09 SAL.01,02,03 CS.01 ~ CS.05

55 chức năng:

SM.01, 02 PL.01 ~ PL.05 FIN.03,04,05 ACC.04,05 LEG.01,04,05 INF.01,04,05 QM.01 ~ QM.05 HRM.01 ~ HRM.10 RD.01 ~ RD.07 ADM.01,03,04,07,09 PRO.02,03

IFR.02 OM.01,02 BIL.01,02 MAR.01,02 BIL.02

Thành lập Trung tâm Kinh doanh trên cơ sở Phòng Kinh doanh, hoạt động theo cơ chế tự chủ, được Công ty giao khoán doanh thu và định mức tiêu thụ sản phẩm

Nâng cao vai trò, trách nhiệm của khối Kinh doanh, phù hợp với mục tiêu đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm dân

sự

Bổ sung thêm chức năng Quản trị rủi ro trong hoạt động kinh doanh

Bổ sung chức năng còn thiếu Tiếp nhận các chức năng:

Nghiên cứu thị trường;

quản lý vòng đời và xây dựng chính sách sản phẩm; xây dựng chính sách bán hàng, chính sách hỗ trợ và CSKH, quản lý và phát triển

Quản lý thống nhất các hoạt động thuộc lĩnh vực kinh doanh: thị trường, chính sách sản phẩm, bán hàng, chăm sóc khách hàng thuộc

hàng Ban Kho Thành phẩm

thương hiệu, xây dựng chính sách sản phẩm dịch

vụ mới

về một đơn vị chuyên trách là

TT Kinh doanh Tiếp nhận chức năng

Quản lý Kho thành phẩm Tăng tính chủ động của TT Kinh

doanh trong việc tiêu thụ sản phẩm

triển khai chiến lược, xây dựng & triển khai kế hoạch sản xuất kinh doanh trong Công ty;

Chủ trì hoạt động xây dựng & triển khai chiến lược tổng thể

và chiến lược thành phần,

Chủ trì hoạt động dự báo, lập & tổng hợp, triển khai, giám sát, kiểm soát, báo cáo, đánh giá thực hiện kế

năm/quý/tháng, Chủ trì hoạt động điều độ sản xuất, phối hợp sản xuất giữa các xí nghiệp bảo đảm kế hoạch

Lãnh đạo Phòng Ban Kế hoạch tổng hợp Ban Kế hoạch sản xuất Ban Kế hoạch vật tư

Ban Kiểm soát chi phí và giá thành

12 chức năng:

SM01,02 PL.01 ~ PL.05 RM.01,02,03 PRO.01 OM.10

41 chức năng:

LEG.01 INF.01,04,05 QM.01 ~ QM.05 HRM.01 ~ HRM.10 RD.01 ~ RD.07 ADM.01,05,07,09 PRO.02,03,08 IFR.01,02,06 OM.02 LOG.02,03,04 MAR.01

Nâng cấp Ban Tổng hợp giá thành trở thành Ban Kiểm soát chi phí và giá thành

Nâng cao vai trò của hoạt động phân tích kết cấu, nội dung chi phí nhằm đưa ra các giải pháp giảm giá thành sản phẩm trong tương lai thay vì chỉ ở mức

độ tập hợp các chi phí phát sinh để tính giá thành sản phẩm

Thành lập mới Ban Kế hoạch tổng hợp Ban Kế hoạch tổng hợp chịu

trách nhiệm thực hiện các chức năng xây dựng &

triển khai chiến lược tổng thể, thành phần, dự báo, lập & tổng hợp, triển khai, giám sát, kiểm soát, báo cáo, đánh giá thực hiện kế

hoạch SXKD năm/quý/tháng Chuyển chức năng Quản

lý kho đầu vào sang Trung tâm quản lý nguyên vật liệu

Nâng cao trách nhiệm đảm bảo đầu vào (tiến độ,

số lượng, chất lượng) thuộc hoàn toàn về 1 đầu mối đơn vị

Chuyển chức năng quản

lý kho thành phẩm sang

TT Kinh doanh

Tăng tính chủ động của TT Kinh doanh trong việc tiêu thụ sản phẩm

Bổ sung chức năng Dự báo Nâng cao chất lượng đầu vào cho

hoạt động xây dựng chiến lược tổng thể, thành phần & lập kế hoạch sản xuất kinh doanh (dự báo công nghệ, thị trường, …)

Chủ trì hoạt động thiết lập, triển khai, giám sát mục tiêu chất lượng, hệ thống

Lãnh đạo Phòng Ban Chất lượng hệ thống Ban Thanh tra đánh giá chất

17 chức năng:

LEG.02,03 IT.02 RM.01,02,03 QM.01 ~ QM.06 PRO.01

OM.08 MAR.01,02 CS.05

48 chức năng:

SM.01,02 PL.01~PL.05 LEG.01 INF.01,04,05 HRM.01 ~ HRM.10 RD.01 ~ RD.07 ADM.01,03,05,07,08, 09

Thành lập Phòng Quản lý chất lượng trên cơ sở hợp nhất 2 đơn vị là Ban QLCL Hệ thống và Phòng KCS

Nâng cao vai trò hoạt động Quản lý chất lượng cấp Công ty, thay vì kiểm tra chất lượng như hiện tại Tập trung vào hoạch định chất lượng và cải tiến

Hệ thống văn bản quản

lý chất lượng không bao Chuyển chức năng OQC

nội bộ về các Xí nghiệp

văn bản quản lý chất lượng

Chủ trì hoạt động đánh giá và cải tiến chất lượng sản phẩm

và quá trình Chủ trì hoạt động tích hợp hệ thống quản trị chất lượng với các hệ thống quản trị khác Chủ trì hoạt động quản lý phương tiện đo

IFR.01,02 OM.03,05,06,10 LOG.02,03,04 MAR.01

chất lượng gồm

các tiêu chuẩn

Bổ sung chức năng Tích hợp hệ thống quản trị chất lượng với các hệ thống quản trị khác như ISO 14000, ISO 31000,

Đảm bảo sự phù hợp với các yêu cầu của khách hàng và thông lệ quốc tế khi tham gia chuỗi giá trị toàn cầu

Bổ sung chức năng nghiên cứu phát triển công nghệ quản lý

Đảm bảo chức năng được quy định và phân công đảm trách bởi đơn

vị đầu mối là P.

Chất lượng Quy định rõ chức năng

đánh giá và cải tiến chất lượng sản phẩm và qúa trình

Nâng cao vai trò của P Chất lượng đối với công tác cải tiến chất lượng sản phẩm, quá trình

Tiếp nhận chức năng Quản lý phương tiện đo

từ Phòng Kỹ thuật

Quản lý tập trung thiết bị phục vụ hoạt động kiểm tra, đánh giá chất lượng sản phẩm Quy định lại trách nhiệm

quản lý lựa chọn nhà cung cấp và đối tác

Nâng cao vai trò đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp của

P Chất lượng đảm bảo xây dựng hệ

thống nhà cung cấp chất lượng, đáp ứng mục tiêu phát triển của Công ty

Chủ trì hoạt động Quản trị hệ thống công nghệ thông tin Chủ trì hoạt động Quản lý NCKH, sáng kiến ý tưởng trong Công ty

Lãnh đạo Phòng Ban Quản lý

kỹ thuật Ban Tiêu chuẩn – Chất lượng Ban Công nghệ sản xuất

15 chức năng:

LEG.02 IT.01 ~ IT.05 INF.02 RM.01,02,03 RD.06,07 PRO.01 OM.01,02

50 chức năng:

SM.01,02 PL.01 ~ PL.05 LEG.01 INF.01,03,04,05 QM.01 ~ QM.05 HRM.01 ~ HRM.10 RD.01 ~ RD.05 ADM.01,09 PRO.02 ~ PRO.08 IFR.01,02,03,06 MAR.01,02 CS.02,03,04

Chuyển chức năng Quản

lý phương tiện đo về Phòng Chất lượng

Quản lý tập trung thiết bị phục vụ hoạt động kiểm tra, đánh giá chất lượng sản phẩm

Bổ sung chức năng Quản trị rủi ro kỹ thuật công nghệ sản xuất

Đảm bảo các hoạt động quản trị rủi

ro về kỹ thuật công nghệ được thực hiện xuyên suốt trong công ty, đảm bảo độ tin cậy, độ bền của sản phẩm

hệ thống Cơ điện trong Công ty

Lãnh đạo Phòng Ban thiết

bị sản xuất Ban thiết

bị hỗ trợ

14 chức năng:

RM.01,02,03 ADM.05 PRO.01,02,03 IFR.01 ~ IFR.06 OM.07

44 chức năng:

SM.01,02 PL.01 ~ PL.05 LEG.01 INF.01,04,05 QM.01 ~ QM.05 HRM.01 ~ HRM.10 RD.01 ~ RD.05

Bổ sung chức năng Quản trị rủi ro trong công tác

hạ tầng cơ điện

Đảm bảo chức năng chức năng quản trị rủi ro trong công tác hạ tầng cơ điện được quy định và thực hiện

Chủ trì hoạt động Đầu tư và xây dựng

hạ tầng Chủ trì hoạt động Quản lý hạ tầng cơ điện

Chủ trì hoạt động Quản trị rủi ro trong công tác hạ tầng cơ điện

ADM.01,03,07,09 PRO.04,05,08 OM.04,05,06,08,09,10

Chủ trì hoạt động Quản trị nguồn nhân lực: Chính sách nhân

sự, thiết kế và phát triển cơ cấu tổ chức, phát triển văn hoá tổ chức, tuyển dụng và

bố trí nhân sự, quy hoạch và phát triển nhân sự, đào tạo và huấn luyện, quản lý

và đánh giá hiệu quả công hoạt động, quản

lý và thực hiện chính sách lương thưởng đãi ngộ, quan hệ lao động, chăm sóc sức khoẻ CBCNV

Lãnh đạo phòng Ban Tổ chức cán bộ Ban Tiền lương Ban Quản lý nhân sự Ban Chính sách chế độ

15 chức năng:

LEG.02 RM.01,02,03

HRM.10 PRO.01

23 chức năng:

SM.01,02 PL.01 ~ PL.05 LEG.01 INF.01,04,05 QM.01 ~ QM.05 RD.05,06,07 ADM.07,09 PRO.02 OM.02

Bổ sung chức năng quản trị chiến lược nhân sự (bao gồm xây dựng, triển khai, giám sát và đánh giá chiến lược nhân sự)

Bổ sung chức năng quản trị rủi ro về nhân sự

Nâng cao vai trò quản trị chiến lược nhân sự trong công tác quản trị nhân sự của Công

ty Đảm bảo chức năng quản trị rủi

ro nhân sự được quy định và thực hiện

Chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ tài chính,

kế toán, thống kê ở các đơn vị Kiểm tra, giám sát hoạt động thực hiện các quy trình, quy định về tài chính kế toán của công ty theo quy định của pháp luật và Tập đoàn.

Lãnh đạo phòng Ban Tài chính Ban Kế Toán Quản Trị Ban Kế Toán

17 chức năng:

FIN.01 ~ FIN.07

ACC.05 RM.01,02,03 PRO.01 BIL.02

48 chức năng:

SM.01,02 PL.01 ~ PL.05 LEG.01,04 IFN.01,04,05 QM.01 ~ QM.04 HRM.01 ~ HRM.10 RD.05,06,07 ADM.07,09 PRO.02 ~ PRO.07 IFR.01 ~ IFR.06 OM.02,10 BIL.01 MAR.03,04

Bổ sung chức năng xây dựng và triển khai chiến lược tài chính

Đảm bảo chức năng xây dựng và triển khai chiến lược tài chính được quy định và thực hiện

Bổ sung chức năng quản trị rủi ro trong hoạt động tài chính kế toán

Đảm bảo chức năng quản trị rủi

ro trong hoạt động tài chính được quy định và thực hiện

10 Phòng

Hành

chính

Đảm bảo phục vụ sự chỉ đạo, quản lý, điều hành của Lãnh đạo, chỉ huy Công ty trong quá trình thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, thực hiện nhiệm vụ quân sự quốc phòng; bảo đảm, phục vụ cho hoạt động công tác của các cơ quan, đơn

vị trong Công ty

Lãnh đạo Phòng Ban xe Ban Hành chính Ban Hậu cần quân y

Ban tác huấn Nhà trẻ

14 chức năng:

IT.05 RM.01,02,03

ADM.09 PRO.01

30 chức năng:

SM.01,02 PL.02 ~ PL.05 LEG.01 INF.01,04,05 QM.01,02,03,04 HRM.01 ~ HRM.10 RD.05,06,07 IFR.06 BIL.01,02

Bổ sung chức năng quản trị rủi ro trong các công tác hành chính: Xe-máy, quản lý nhà xưởng, hậu cần, tác huấn …

Đảm bảo chức năng quản trị rủi

ro trong các công tác hành chính được quy định và thực hiện

11 Phòng

Chính

Tham mưu cho Bí thư Đảng ủy chỉ đạo, điều hành công tác

Lãnh đạo phòng Trợ lý

22 chức năng:

LEG.01 ~ LEG.06 INF.01 ~ INF.05

27 chức năng:

SM.01,02 PL.01 ~ PL.05

Bổ sung chức năng quản trị rủi ro trong công tác chính trị: Bảo vệ - an

Đảm bảo chức năng quản trị rủi

ro trong các công

trị Đảng, công tác chính

trị, công tác Truyền thông, Bảo vệ an ninh và công tác pháp

lý trong Đảng bộ Công ty

Chủ trì công tác Đảng, công tác chính trị, công tác Truyền thông, Bảo vệ an ninh và công tác Pháp lý trong Công ty; hoạt động dưới sự chỉ đạo của Đảng uỷ

tuyên huấn cán bộ Trợ lý tổ chức xây dựng Đảng Trợ lý dân vận, chính sách, truyền thông Trợ lý Bảo vệ

an ninh,

tổ chức quần chúng Trợ lý Pháp lý

RM.01,02,03 POL.01 ~ POL.07 PRO.01

QM.01 ~ QM.04 HRM.01 ~ HRM.10 RD.05,06,07 ADM.01,02,09

ninh, truyền thông … tác chính trị được

quy định và thực hiện

12 Các Xí

nghiệp Khai thác hiệu quả và hợp lý hệ thống thiết

bị máy móc đã được đầu tư và năng lực cốt lõi của đội ngũ nhân lực kỹ thuật và quản lý nhằm tạo ra các sản phẩm công nghiệp dựa trên công nghệ cốt lõi của Công

ty đáp ứng tốt yêu

Lãnh đạo Xí nghiệp Ban Kỹ thuật xí nghiệp Ban KCS Xí nghiệp Ban Kế hoạch

10 chức năng:

RM.01,02,03 PRO.01 OM.01,04,05,06,0 8,10

60 chức năng:

SM.01,02 PL.01 ~ PL.05 FIN.03,04,05 ACC.04,05 LEG.01 INF.01,04,05 QM.01 ~ QM.05 HRM.01 ~ HRM.10 RD.01 ~ RD.07 ADM.01,05,06,07,09

Bổ sung chức năng đảm bảo chất lượng đối với các sản phẩm sản xuất của Xí nghiệp

Nâng cao vai trò

tự đảm bảo chất lượng của Xí nghiệp đối với các sản phẩm sản xuất thay vì trách nhiệm kiểm tra chất lượng của bộ phận QC

cầu của khách hàng trên 4 phương diện:

tiến độ, số lượng, chất lượng, giá cả

tổng hợp Các tổ sản xuất

PRO.02,03,08 IFR.01,02,06 OM.02,03,07,09 LOG.01,03,04 MAR.02 CS.03,04,05

Bổ sung chức năng quản trị rủi ro trong các hoạt động sản xuất: tiến độ, sản lượng, chất lượng, năng lực máy móc thiết

bị …

Đảm bảo chức năng quản trị rủi

ro trong các hoạt động sản xuất của

Xí nghiệp được quy định và triển khai thực hiện Chi tiết Chức năng nhiệm vụ từng đơn vị được trình bày trong Phụ lục 5, 6

bộ phận nhỏ được phân bổ tiếp tục cho các phòng ban chức năng của M1 theo nguyên tắc mỗi chức năng bộ phận có thể do nhiều bộ phận, phòng ban cùng thực hiện trong

đó mỗi bộ phận phòng ban có thể sẽ thực hiện những nhiệm vụ khác nhau để hoàn thành chức năng đó Ví dụ cùng với chức năng PL.02 “Lập, tổng hợp và phê duyệt kế hoạch SXKD năm/quý/tháng”, nhiệm vụ của Phòng Chính Trị là “Xây dựng kế hoạch hoạt động của Phòng Chính trị theo phân cấp quản lý.” trong khi nhiệm vụ của Trung tâm Quản lý Nguyên vật liệu là “Xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư hàng hóa phục

vụ sản xuất hàng quý, năm”.

Chi tiết Bảng Ma trận phân bổ chức năng phòng ban của Công ty M1 được trình bày trong Phụ lục 4

3.3 Ma trận phân bổ chức năng cho chức danh

Các chức năng bộ phận được phân bổ về từng phòng ban chức năng là cơ sở để xây dựng chức năng nhiệm vụ của phòng ban Những chức năng nhiệm vụ của phòng ban này được tiếp tục phân bổ cho các chức danh công việc của phòng ban theo cùng một nguyên tắc phân bổ chức năng bộ phận cho các phòng ban như đã trình bày trong mục 3.2.3

Bảng 3.3 minh họa Ma trận phân bổ chức năng cho chức danh của Công ty M1 Các nội dung nhiệm vụ trong từng cột dọc có tên từng chức danh chính là căn cứ để hình thành nên phần trách nhiệm và nhiệm vụ của bản mô tả công việc cho từng chức danh

Bảng 3.3: Minh họa ma trận phân bổ chức năng cho các chức danh

C: Dự báo xu hướng pháttriển của công nghệ, kỹ thuật sản xuấtPL.0

2 C: Xây dựng kế hoạch quản lý, vận hành và hoạtđộng hệ thống kỹ thuật của toàn công tyT: Tham mưu về các lĩnhvực hoạt động phụ trách cho lãnh đạo công ty

3

C: Tổ chức triển khai

thực hiện công tác quản

lý kỹ thuật trong toàn

công ty (tiếp nhận, quản

lý hồ sơ kỹ thuật; xây

C: Báo cáo kết quả thực

hiện kế hoạch công tác

Kỹ thuật

Xây dựng chuỗi giá trị

chức

T Mã CN Chức năng bộ phận lớn (tổng thể) Mã CN Chức năng bộ phận nhỏ (chi tiết)

  1 Cơ sở hạ tầng quản lý    

1

1.1 Quản trị chiến lược SM.01

Xây dựng và triển khai chiến lược tổng thể và chiến lượcthành phần

2 SM.02 Giám sát, đánh giá thực hiện chiến lược

4

1.2 Lập kế hoạch, điều hành vàkiểm tra và giám sát

PL.02 Lập, tổng hợp kế hoạch SXKD năm/quý/tháng

5 PL.03 Triển khai thực hiện kế hoạch

6 PL.04 Giám sát, kiểm soát, đánh giá thực hiện kế hoạch sản xuấtkinh doanh

7 PL.05 Báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch

8

1.3 Quản trị tài chính

FIN.01 Lập kế hoạch ngân sách

10 FIN.03 Quản lý vốn và thu hồi công nợ

12 FIN.05 Kiểm soát tài chính

13 FIN.06 Quản lý các khoản đầu tư

14 FIN.07 Thiết lập và duy trì quan hệ với các tổ chức tài chính15

1.4 Kế toán

ACC.01 Xây dựng và vận hành hệ thống kế toán

16 ACC.02 Giám sát thực hiện chế độ kế toán toàn hệ thống

17 ACC.03 Thực hiện nghiệp vụ kế toán

18 ACC.04 Giải trình, cung cấp thông tin kế toán

19 ACC.05 Lập báo cáo kế toán tài chính, báo cáo quản trị và tư vấncho Ban giám đốc 20

1.5 Pháp chế

LEG.01 Cập nhật, phổ biến các văn bản pháp quy

21 LEG.02 Xây dựng hệ thống văn bản pháp lý, nội quy, quy chế côngty

22 LEG.03 Rà soát, thẩm định tính pháp lý của các văn bản, tài liệu củacông ty

24 LEG.05 Thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến đăng ký kinhdoanh, bản quyền, sở hữu trí tuệ

25 LEG.06 Đại diện quyền lợi pháp lý

1.7 Quản trị truyền thông nội bộ

INF.01 Quản lý và bảo mật thông tin vào/ra của đơn vị

32 INF.02 Quản lý xuất bản, ấn phẩm, lưu trữ thông tin

33 INF.03 Xây dựng chính sách bảo đảm an toàn thông tin doanhnghiệp

34 INF.04 Phát triển và duy trì các kênh truyền thông nội bộ

35 INF.05 Thực hiện truyền thông nội bộ cấp công ty/bộ phận

36

1.8 Quản trị rủi ro RM.01 Nhận diện và đánh giá rủi ro

37 RIS.02 Lập kế hoạch giảm thiểu rủi ro

38 RIS.03 Theo dõi, kiểm soát và xử lý rủi ro

39 1.9 Quản trị chất lượng QM.01 Thiết lập mục tiêu chất lượng, hệ thống văn bản quản lýchất lượng

40 QM.02 Triển khai thục hiện mục tiêu chất lượng, hệ thống văn bảnquản lý chất lượng

41 QM.03 Giám sát việc đạt mục tiêu chất lượng và việc tuân thủ hệ

thống văn bản quản lý chất lượng

46 POL.03 Công tác quần chúng

47 POL.04 Công tác Chính sách - Dân vận

49 POL.06 Công tác kế hoạch tổng hợp Chính trị

50 POL.07 Công tác Bảo vệ an ninh

  2 Quản trị nguồn nhân lực    

51

2.1 Hoạch định nguồn nhân lực

HRM.0

1 Xây dựng các chính sách nhân sự

52 HRM.02 Thiết kế và phát triển cơ cấu tổ chức

53 2.2 Tuyển dụng; HRM.04 Tuyển dụng, bố trí nhân sự

54

2.3 Đào tạo và Phát triển;

HRM.0

5 Quy hoạch & phát triển nhân sự

55 HRM.06 Đào tạo huấn luyện

58 2.5 Quản lý thực hiện công việc; HRM.07 Quản lý và đánh giá hiệu quả công việc (thiết lập mục tiêu,lập kế hoạch, theo dõi, kèm cặp, đánh giá, phản hồi)

59 2.6 Quan hệ lao động; HRM.09 Quan hệ lao động

60 2.7 Văn hóa doanh nghiệp HRM.03 Phát triển văn hóa tổ chức

  3 Nghiên cứu & Phát triển    

61

3.1 Nghiên cứu & phát triển sản phẩm dịch vụ mới

RD.01 Nghiên cứu, phân tích và lập báo cáo đánh giá về các sảnphẩm, công nghệ mới.

62 RD.02 Triển khai nghiên cứu, thiết kế, chế thử sản phẩm mới

63 RD.03 Triển khai nghiên cứu, thiết kế, chế thử dịch vụ mới

65 RD.07 Quản lý sáng kiến ý tưởng

66 3.2 Nghiên cứu phát triển côngnghệ vận hành sản xuất; RD.04 Nghiên cứu phát triển công nghệ sản xuất chế tạo

67 3.3 Cải tiến và phát triển hệ thốngquản lý RD.05 Nghiên cứu phát triển công nghệ quản lý

  4 Mua sắm & Hành chính quản trị    

68

4.1 Mua sắm trang thiết bị, công cụdụng cụ, tài sản cố định, dịch

vụ thuê ngoài

ADM.0

3 Mua sắm & quản lý trang thiết bị, công cụ, dụng cụ vănphòng

69 ADM.07 Quản lý dịch vụ thuê ngoài

70

4.3 Hành chính văn phòng, văn thưlưu trữ, vận chuyển

ADM.0

1 Dịch vụ văn thư, lưu trữ

71 ADM.02 Dịch vụ trợ lý, thư ký và lễ tân, khánh tiết

72 ADM.04 Dịch vụ hậu cần văn phòng

73 ADM.08 Dịch vụ chăm sóc và nuôi dạy trẻ phục vụ nội bộ

74 ADM.09 Quan hệ đối ngoại và công tác xã hội

75 4.4 An ninh ADM.06 Đảm bảo tác chiến và duy trì an ninh trật tự

76 4.5 Phòng cháy chữa cháy ADM.0 Quản lý công tác, an toàn, PCCN, BHLĐ, vệ sinh môi

5.1 Mua sắm và cung ứng máymóc, vật tư, thiết bị, nguyên

nhiên liệu, công nghệ

PRO.01 Xây dựng nhu cầu đầu tư và mua sắm

78 PRO.02 Thẩm định nhu cầu đầu tư, mua sắm

79 PRO.03 Lập kế hoạch đầu tư và mua sắm

81 PRO.06 Quản lý nhà cung cấp và đối tác

82 PRO.07 Quản lý thực hiện hợp đồng mua sắm

83 PRO.08 Quản lý và phân bổ vật tư, máy móc thiết bị

84 5.2 Quản lý đấu thầu PRO.05 Xây dựng hồ sơ, thực hiện Quản lý công tác đấu thầu

85 5.3 Vận chuyển LOG.01 Vận chuyển đầu vào

86 5.4 Quản lý kho vật tư LOG.02 Quản lý kho đầu vào

87

5.5 Quản lý dự án đầu tư xây dựngcơ sở hạ tầng kinh doanh

IFR.01 Lập và đề xuất dự án đầu tư và xây dựng hạ tầng sản xuất

88 IFR.02 Thẩm định dự án đàu tư

89 IFR.03 Quản lý thực hiện dự án đầu tư xây dựng cơ bản

90 IFR.04 Kiểm soát quá trình thực hiện và vận hành dự án đầu tư

91 IFR.05 Nghiệm thu và thực hiện các thủ tục kết thúc dự án đầu tư

92 IFR.06 Đầu tư, cải tạo, nâng cấp cơ sở hạ tầng kỹ thuật

93

6.1 Sản xuất sản phẩm

OM.01 Triển khai kỹ thuật sản xuất

94 OM.02 Xây dựng và quản lý định mức sản xuất, giá thành sảnphẩm

95 OM.03 Kiểm soát chất lượng đầu vào

98 OM.06 Kiểm soát chất lượng quá trình sản xuất

99 6.2 Đóng gói sản phẩm OM.09 Đóng gói sản phẩm

100 6.3 Quản lý và vận hành trang thiết

Vận hành, khai thác sử dụng máy móc trang thiết bị sản xuất

102 6.4 Hạ tầng cơ điện OM.07 Quản lý hạ tầng cơ điện

103 6.5 Kiểm tra chất lượng sản phẩm OM.08 Kiểm tra chất lượng sản phẩm

104 7.1 Quản lý kho thành phẩm; LOG.03 Quản lý kho đầu ra

105 7.2 Giao nhận sản phẩm; LOG.04 Vận chuyển đầu ra

106 7.3 Đối soát & thanh toán BIL.01 Đối soát doanh thu

107 BIL.02 Thanh toán hợp đồng mua

  8 Marketing & Bán hàng    

108 8.1 Nghiên cứu thị trường; MAR.01 Nghiên cứu thị trường

109 8.2 Xây dựng và quản lý thươnghiệu; MAR.05 Quản lý và phát triển thương hiệu

110 8.3 Quản lý quan hệ khách hàng; MAR.07 Hợp tác kinh doanh với đối tác, liên minh và hiệp hội

111 CS.01 Quản lý dữ liệu và thông tin khách hàng

112

8.4 Chính sách bán hàng;

MAR.0

2 Quản lý vòng đời sản phẩm và Xây dựng chính sách sảnphẩm

113 MAR.09 Xây dựng các chính sách sản phẩm dịch vụ mới

114 MAR.03 Xây dựng chính sách bán hàng (hoa hồng), chính sách hỗtrợ, chính sách chăm sóc khách hàng115

8.5 Truyền thông & PR;

MAR.0

4 Xây dựng và triển khai các chương trình xúc tiến bán(khuyến mại)

116 MAR.06 Truyền thông và Quảng cáo

117 8.6 Bán hàng & quản lý hợp đồng MAR.08 Nghiên cứu, đề xuất, triển khai các dự án phát triển kinhdoanh

118 SAL.01 Quản lý và phát triển kênh phân phối/ bán hàng

120 SAL.03 Quản lý công nợ các hợp đồng bán hàng (hợp đồng đầu ra)

121 9.1 Chăm sóc và hỗ trợ khách hàng; CS.05 Khảo sát và đo lường mức độ hài lòng của khách hàng9.2 Lắp đặt sản phẩm SAL.02 Quản lý và thực hiện các hoạt động bán hàng (bao gồm lắpđặt sản phẩm) cho các đối tượng khách hàng

122 9.3 Giải quyết khiếu nại kháchhàng; CS.03 Giải quyết khiếu nại khách hàng

123 9.4 Bảo hành và thay thế sản phẩm; CS.04 Bảo hành và thay thế sản phẩm

124 9.5 Tư vấn khách hàng CS.02 Dịch vụ hỗ trợ và tư vấn khách hàng