Kinh nghiệm triển khai ERP vinamilk

Kinh nghiệm triển khai ERP vinamilk

ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

Thực trạng kinh nghiệm triển khai ERP của

Vinamilk

NỘI DUNG

I Tổng quan về ERP 2

1 Khái niệm: 2

2 Lợi ích 3

II Thực trạng triển khai ERP: 5

1 Tổng quan tại Việt Nam: 5

2 Tại công ty Vinamilk 8

2.1 Trước khi triển khai ERP: 8

2.2 Triển khai ERP 9

2.3 Nhận xét: 11

III Bài học: 13

I Tổng quan về ERP

1 Khái niệm:

Theo Travis Anderegg (2000):

Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp- Enterprise Resource

Planning (ERP) là một thuật ngữ được dùng liên đến đến một loạt hoạt động

của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ , để giúp cho công ty quản lý

các hoạt động chủ chốt của nó, bao gồm: kế toán, phântích tài chính, quản lý

mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuát, quản lý hậu cần,

quản lý quan hệ với khách hàng, v.v… Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là

đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanhnghiệp như nhân lực, vật tư, máy

móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằn cáhc sử dụng các công cụ

hoạch định và lên kế hoạch

Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép doanh nghiệp

cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt

được mục tiêu trên

Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module) Phần

mềm có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi

phần mềm có một chức năng riêng Từng phân hệ có thể hoạt động độc lâp

nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng kết nôi với nhau để tự động chia

sẻ thông tin với các phân hệ khác nhau nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn

Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể như sau:

* Kế toán: Phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ nữa như sổ cái,

công nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục

đầu tư, v.v… Các phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP

* Mua hàng

* Kho

* Sản xuất

* Bán hàng

* Quản lý nhân sự và tính lương

* Quản lý quan hệ với khách hàng, cổ đông, và công chúng

Các phần mềm ERP được xây dựng thường hợp nhất các thông lệ tốt

nhất ở nhiều hoạt động tác nghiệp khác nhau của công ty Do đó, công ty có thể

dễ dàng áp dụng các thông lệ tốt nhất thông qua việc cài đặt một hệ thống ERP

2 Lợi ích

2.1 Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy

ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng

tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin.Nếu

không có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều n guồn

để có được thông tin cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình tài chính và

hoạt động của công ty Với hệ thống ERP, điều này có thể được thực hiện một

cách dễ dàng bằng cách sử dụng một phần mềm ứng dụng và trong thời gian

thực Ngoài ra, hệ thống ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ

sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông

tin với nhau một cách dễ dàng Hơn nữa, hệ thống ERP không chỉ thu thập và

xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày mà còn nhanh chóng lập ra các

phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng

2.2 Công tác kế toán chính xác hơn

Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các

công ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch

toán thủ công

Phân hệ kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ

quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản Hơn nữa, một phân

hệ kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ các qui trình kế toán và các biện pháp

kiểm soát nội bộ chất lượng

2.3 Cải tiến quản lý hàng tồn kho

Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong phần mềm ERP cho phép các công

ty theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu,

nhờ đó mà giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả sản

xuất

2.4 Tăng hiệu quả sản xuất

Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các

công ty nhận dạng và loại bỏ những yếu tố képm hiệu quả trong qui trình sản

xuất Chẳng hạn, nếu công ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch

sản xuất một cách thủ công dẫn đến tính toán sai và điều này gây nên các điểm

thắt cổ chai trong quá trình sản xuất và do đó thường sử dụng không hết công

suất của máy móc và công nhân Nói cách khác, điều này có nghĩa là áp dụng

một hệ thống hoạch định sản xuất hiệu quả có thể làm giảm chi phí sản xuất

trên mỗi đơn vị sản phẩm

2.5 Quản lý nhân sự hiệu quả hơn

Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương giúp sắp xếp hợp lý các qui trình

quản lý nhân sự và tính lương, do đó làm giảm chi phí quản lý đồng thời giảm

thiểu các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương

2.6 Các qui trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn

Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các qui trình kinh

doanh để giúp phân công công việc được rõ ràng và giảm bớt những rối rắm và

các vấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của công ty

II Thực trạng triển khai ERP:

1 Tổng quan tại Việt Nam:

Việc triển khai ERP tại Việt Nam mới được chú ý nhiều từ năm 2003

Theo tạp chí PCWorld (Thế giới Vi Tính Số 87 tháng 1.2008), các công ty

triển khai sớm các dự án ERP ở Việt Nam có thể kể đến Bảo Minh (triển khai

năm 2003), Thép Miền nam (năm 2003), Vinatex (năm 2003) Trong những

năm tiếp theo các dự án ERP quy mô lớn được triển khai đồng loạt tại các công

ty như SaiGon Coop, Bibica, Savitex, Tổng công ty lương thực Miền nam,

Vinamilk Các doanh nghiệp nhỏ hơn cũng đã bắt đầu triển khai với các giải

pháp phù hợp với quy mô và có những doanh nghiệp đã tạo những quy trình

sản xuất rất hiện đại nhờ ứng dụng ERP Tuy nhiên nhìn chung các doanh

nghiệp Việt Nam vẫn đang ở giai đoạn bắt đầu triển khai các ứng dụng này, hầu

hết các dự án đề chỉ tập trung vào các chức năng tài chính kế toán và một phân

hệ hậu cần – kho vận như vật tư, mua hàng và rất ít khi triển khai phân hệ sản

xuất Có lẽ còn quá sớm để nói đến sự thành công hay thất bại của các dự án

này Điều có thể khẳng định được, đó là: hành trình ứng dụng ERP tại Việt

Nam đã khởi động và ngày một sôi nổi, nhộn nhịp Thể hiện ở số dự ERP các

công ty triển khai ngày càng tăng, số nhà cung cấp giải pháp ERP ngày càng

tăng Những năm trước, thị trường ERP dường như chỉ có Oracle tấn công cả

thị trường doanh nghiệp lớn lẫn doanh nghiệp vừa và nhỏ Năm 2007 thị trường

ERP Việt Nam thực sự trở nên sôi động, đánh dấu bằng việc tham gia của một

loạt các “đại gia” ERP như: SAP, Tectura, Atos, Soltius Ngay cả IBM, một

tên tuổi lớn vốn chỉ được biết đến tại Việt Nam trong lĩnh vực phần cứng cũng

đã có động thái quay trở lại thị trường phần mềm Việt Nam Để chứng minh

đẳng cấp là nhà cung cấp giải pháp quản trị doanh nghiệp số 1 thế giới của

mình, dù vào sau, SAP đã nhanh chóng ký kết đối tác chiến lược với chính

những nhà tư vấn triển khai giải pháp ERP của Oracle là FPT, Pythis Bên

cạnh đó, SAP còn phát triển đối tác đào tạo tại Việt Nam và phối hợp với các

trường đại học để cung cấp nguồn nhân lực cho phát triển lâu dài Trong khi đó,

với nhiều nỗ lực, nhưng tới nay Microsoft vẫn chưa có chỗ đứng trên thị trường

ERP ở Việt Nam

Hình 2.1 Số lượng các dự án ERP đã và đang được triển khai tại

Việt Nam từ 2004 đến 2006 “Nguồn: Thế giới Vi Tính Số 87 tháng

1.2008”

Năm 2007 cũng được xem là năm thử thách đối với các giải pháp ERP trong

nước mà điển hình là sự ra đi của một số tên tuổi khá nổi tiếng và sản phẩm đã

có ít nhiều thành công Theo ông Nguyễn An Nhân, giám đốc Pythis, mặc dù

thị trường ERP sôi động nhưng thực tế “vẫn tiềm ẩn rất nhiều rủi ro về sự thành

công và mong manh về lãi, lỗ với các nhà triển khai” Đồng quan điểm đó, ông

Nguyễn Văn Khương, giám đốc EFFECT chia sẻ: “Đầu tư cho việc phát triển

và triển khai sản phẩm ERP là một bài toán mạo hiểm thực sự Nếu doanh

nghiệp nội địa chỉ trông vào doanh thu từ ERP thì ngay trong một vài năm đầu

nguy cơ kinh doanh thua lỗ là không tránh khỏi Đầu tư ERP là đầu tư dài hơi,

mặt khác yêu cầu kỹ thuật của hệ thống phần mềm và yêu cầu trình độ nhân lực

triển khai ERP rất cao Trong khi quá trình triển khai kéo dài, luôn tiềm tàng

nhiều rủi ro như: biến động nhân sự, không lường trước độ phức tạp của dự

án hay do khách hàng quản lý dự án không tốt, không thống nhất giữa các

phòng, ban, trình độ nhân sự yếu đều dẫn đến đình trệ dự án ERP” “Nguồn:

Thế giới Vi Tính Số 87 tháng 1.2008”

Đến thời điểm này, có thể thấy, việc phát triển ERP tại Việt Nam là xu

hướng không thể quay ngược Hơn ai hết, các doanh nghiệp, nhất là các tập

đoàn, công ty lớn phải chịu sức ép cạnh tranh từ gia nhập WTO và niêm yết

trên thị trường chứng khoán hiểu rõ sự cần thiết phải ứng dụng ERP Chính vì

thế, thị trường ERP tại Việt Nam năm qua đã ghi nhận sự chuyển biến lớn từ

lượng sang chất Các doanh nghiệp tư nhân lớn như Kinh Đô, Phong Phú, PV

Drilling đã nhập cuộc với các hợp đồng lên tới hàng triệu USD và sẵn sàng

cho cuộc “đại phẫu” quản lý Theo ông Nguyễn Chí Đức, tổng giám đốc Exact

Software,“nhìn chung năm qua, thị trường ERP Việt Nam tăng trưởng cao ở

hầu hết các phân khúc, đặc biệt trong phân khúc các công ty vừa và nhỏ Rất

nhiều công ty do ý thức được tầm quan trọng của hệ thống ERP đã không chỉ

hoạch địch ngân sách lớn cho ERP mà còn sử dụng các dịch vụ tư vấn chuyên

nghiệp nhằm làm tăng hiệu quả ứng dụng ERP.” “Nguồn:Thế giới Vi Tính Số

87 tháng 1.2008”

Ông Vương Quân Ngọc, phó giám đốc trung tâm Dịch Vụ FPT ERP thì nhận

xét: “Việc “nhập cuộc” hiện nay hầu hết chỉ tập trung ở nhóm doanh nghiệp tư

nhân hoặc cổ phần đã niêm yết trên thị trường chứng khoán Với lộ trình cổ

phần hóa và niêm yết như hiện nay chắc chắn thị trường ERP sẽ tiếp tục nóng

trong năm 2008, 2009, đặc biệt với các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực có tính

cạnh tranh cao như: ngân hàng, tài chính, bảo hiểm, viễn thông và một số cơ

quan chính phủ.” Còn bà Ninh Thị Tố Uyên, giám đốc chi nhánh FAST tại

TP.HCM thì nhận định: “Doanh nghiệp vừa sẽ là đối tượng quan tâm nhiều

nhất vì số lượng các doanh nghiệp này phát triển nhanh và mạnh nên nhu cầu

về ERP cao hơn” “Nguồn: Thế giới Vi Tính Số 87 tháng 1.2008”

Tóm lại: Có thể thấy, thị trường ERP Việt Nam đã thực sự sôi động đặc

biệt là năm 2007 Nhận thức về tầm quan trọng của ERP đối với hoạt động

quản lý của các doanh nghiệp đã nâng cao hơn rất nhiều so với các năm trước

Thách thức của hội nhập đòi hỏi các công ty phải thay đổi phong cách quản lý

dựa trên nền tảng công nghệ

2 Tại công ty Vinamilk

2.1 Trước khi triển khai ERP:

- Quy trình quản lý hàng hóa đầu vào và đầu ra cũng hoàn toàn thủ công, điều

này đã dẫn đến một số hậu quả như lượng hàng tồn kho quá nhiều trong khi sản

phẩm đầu ra lại tiêu thụ quá chậm hay việc sử dụng máy móc và công nhân đều

chưa đạt hết công suất… tất cả những điều này đều đã gây ra tốn kém trong cả

quá trình sản xuất của Vinamilk, trực tiếp ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty

- Trong hạch toán, kế toán thủ công Vinamilk vẫn thường gặp phải những sai

sót mà nhân viên thường mắc phải Với hạch toán theo kiểu thủ công, các cán

bộ quản lý của Vinamilk cũng không dễ dàng gì khi kiểm tra các bước toán và

các quy trình

- Từ những lý do cụ thể này, Vinamilk đã tìm giải pháp và khắc phục một cách

có hiệu quả tình trạng trên bằng việc sử dụng hệ thống thông tin hoạch định

nguồn lực doanh nghiệp ERP

2.2 Triển khai ERP

a Chuẩn bị cơ sở hạ tầng và nhân lực:

Phòng CNTT của Vinamilk được thành lập với 26 nhân viên chia ra

thành nhiều nhóm: nhóm hỗ trợ máy tính, nhóm mạng, nhóm máy chủ- cơ sở

dữ liệu, nhóm lập trình và nhóm hỗ trợ Solomon Vinamilk đã hợp tác với IBM

để xây dựng và triển khai cơ sở hạ tầng CNTT theo yêu cầu bao gồm hệ thống

máy chủ thuộc dòng IBM Blade Center System X (chạy bộ vi xử lý intel); hệ

thống lưu trữ SAN của IBM DS8100 dung lượng 10TB nặng 1 tấn, được điều

khiển bằng 2 máy chủ IBM system p- Vinamilk là khách hàng đầu tiên của

IBM áp dụng hệ thống này( chỉ riêng hệ thống này có chi phí tới 2,5 triệu

USD); hệ thống phục hồi sự cố và phần mềm quản lý ứng dụng

b Triển khai:

Quá trình triển khai ERP tại Vinamilk thực chất đã trải qua 3 đợt chính

Ngày 15 3 2005, Hệ thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite của

Oracle do Pythis bắt đầu triển khai gồm các phân hệ chính là tài chính - kế

toán, quản lý mua sắm - quản lý bán hàng, quản lý sản xuất và phân tích kết

quả hoạt động (Business Intelligence - BI) Công việc chuyển giao công nghệ

diễn ra trên toàn công ty cổ phần Sữa Việt Nam - Vinamilk với 13 địa điểm,

bao gồm trụ sở chính tại TP.HCM, xí nghiệp kho vận và các chi nhánh, nhà

máy trên toàn quốc.Việc chia nhỏ quá trình giúp công ty tiếp cận hệ thống được

dễ dàng hơn, cùng các bên liên quan giải quyết những vấn đề phát sinh, giúp

cho các đợt tiếp theo mở rộng thêm qui mô, áp dụng thêm các công nghệ kĩ

thuật mới sẽ giảm thiểu rủi ro, suôn sẻ và thành công hơn

Vinamilk hiện đang ứng dụng đồng thời ba giải pháp ERP quốc tế của

Oracle, SAP, và Microsoft các hệ thống nói trên đã được Vinamilk lựa chọn

cho từng yêu cầu cụ thể, tùy theo các chức năng, đặc điểm riêng của từng hệ

thống cho các công việc cụ thể do đó có thể tích hợp và làm chủ cả 3 giải pháp

ERP quốc tế này và VINAMILK đã đưa ra được các giải pháp tốt nhất nhằm

giúp giải quyết bài toán kinh doanh

c Kết quả:

Sau 8 tháng vận hành ERP trên toàn công ty, Vinamilk đã có thể sơ bộ kết

luận về hiệu quả ứng dụng Hệ thống giúp công ty thực hiện chặt chẽ, tránh

được rủi ro trong công tác kế toán; với sự phân cấp, phân quyền rõ ràng, công

tác tài chính - kế toán thuận lợi hơn nhiều so với trước đây Các khâu quản lý

kho hàng, phân phối, điều hành doanh nghiệp, quan hệ khách hàng và sản xuất

đã được công ty quản lý tốt hơn, giảm đáng kể rủi ro; giữa bán hàng và phân

phối có sự nhịp nhàng, uyển chuyển hơn; các chức năng theo dõi đều tiến hành

theo thời gian thực Trình độ nhân viên CNTT tại Vinamilk đã được nâng cao

hơn so với trước Hạ tầng CNTT được kiện toàn, đồng bộ, chuẩn hoá và củng

cố Công ty cho biết từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đã đầu tư cho CNTT tổng

cộng 4 triệu USD (trong đó có phần ERP) và khẳng định, nhờ có đầu tư sâu,

rộng nên Vinamilk đủ sức tiếp thu các giải pháp lớn Về cơ cấu tổ chức của

công ty, ngoài việc nâng cao kiến thức của nhân viên, hệ thống đã đáp ứng tốt

nhu cầu của người sử dụng Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có sự

thừa hưởng và kịp thời

Ngay khi triển khai thành công hệ thống Microsoft Dynamics SL, Vinamilk

đã đồng thời đưa ERP và giải pháp bán hàng bằng PDA cho các nhà phân phối

để củng cố năng lực quản lý.Đã có 33 nhà phân phối (NPP) của Vinamilk trên