Khái niệm và vai trò của thông tin trong quản trị tổ chức: Bài tự luận Quản trị học BA06.049 (Laura, Kelly)

Câu 1: Nêu khái niêm và vai trò của thông tin trong quản trị tổ chức là gì? Thông tin trong quản trị tổ chức phải đáp ứng các yêu cầu nào (hãy phân tích)? Câu 2: Hãy lựa chọn 01 chức năng Quản trị nhất định, phân tích, lấy ví dụ về cách áp dụng chức năng đó trong thực tiễn quản trị. Câu 3: Tình huống quản trị Laura, Kelly phải làm gì?Laura là phó giám đốc của một tổ chức phi lợi nhuận cung cấp hỗ trợ cho trẻ em và gia đình. Cô là người đứng đầu một bộ phận tập trung vào việc đánh giá các chương trình xây dựng kỹ năng mà cơ quan này cung cấp cho các gia đình. Gần đây, tổ chức của cô đã thận trọng hơn khi tuyển dụng vì nguồn tài trợ từ chính quyền ngày càng khó khăn. Tháng trước, hai giám đốc, ba nhân viên nghiên cứu chủ chốt và một nhân viên của phòng tài chính đã rời đi. Laura giám sát hai người quản lý đã được bổ nhiệm trong vòng sáu tháng qua

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI

TRUNG TÂM ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI TẠI ĐÀ NẴNG

BÀI TỰ LUẬN

MÔN: Quản trị học - BA06.049

ĐỀ SỐ 202103

Câu 1: Nêu khái niêm và vai trò của thông tin trong quản trị tổ chức là gì? Thông tin

trong quản trị tổ chức phải đáp ứng các yêu cầu nào (hãy phân tích)?

Câu 2: Hãy lựa chọn 01 chức năng Quản trị nhất định, phân tích, lấy ví dụ về cách áp

dụng chức năng đó trong thực tiễn quản trị

Câu 3: Tình huống quản trị

Laura, Kelly phải làm gì?

Laura là phó giám đốc của một tổ chức phi lợi nhuận cung cấp hỗ trợ cho trẻ

em và gia đình Cô là người đứng đầu một bộ phận tập trung vào việc đánh giá các chương trình xây dựng kỹ năng mà cơ quan này cung cấp cho các gia đình Gần đây,

tổ chức của cô đã thận trọng hơn khi tuyển dụng vì nguồn tài trợ từ chính quyền ngày càng khó khăn Tháng trước, hai giám đốc, ba nhân viên nghiên cứu chủ chốt và một nhân viên của phòng tài chính đã rời đi Laura giám sát hai người quản lý đã được bổ nhiệm trong vòng sáu tháng qua

Quản lý 1 - Kelly: Cô quản lý nhân viên bộ phận hỗ trợ cung cấp dịch vụ sức khỏe cho thanh thiếu niên Kelly hỗ trợ nhân viên của mình và rất có tổ chức; tuy nhiên, cô ấy thường có thái độ rõ ràng, tách bạch về các vấn đề Kelly có một nền tảng

cụ thể trong nghiên cứu, các lãnh đạo cấp cao hơn đánh giá tốt các nghiên cứu gần đâycủa cô về chuyên môn Kelly rất có động lực, luôn thúc đẩy và mong đợi điều tương tự

từ nhân viên của mình

Quản lý 2- Linda: Cô có một nền tảng vững chắc trong nghiên cứu và đánh giá khoa học xã hội Cô quản lý nhân viên làm việc trên các dự án khác nhau trong cơ quan Cô được biết đến như một người giải quyết vấn đề và cực kỳ ủng hộ nhân viên của mình Cô ấy rất có tổ chức và có nhiều kinh nghiệm trong việc đánh giá các dịch

vụ gia đình Linda rất có khả năng và đôi khi có thể đảm nhận quá nhiều việc

Các nhà quản lý đang cảm thấy rằng nhân viên đang trở nên làm việc quá sức vìmọi người đều đảm nhận trách nhiệm tăng lên Nhân viên cũng đã đề cập rằng phong cách ứng xử của Laura khiến họ cảm thấy chán nản Ngoài ra, Laura không chia sẻ thông tin kế hoạch phân bổ ngân sách cho người quản lý của mình, vì vậy họ gặp khó khăn trong việc bố trí công việc cho nhân viên Laura thì lý giải cô chưa nhận được thông tin đầy đủ từ bộ phận tài chính Bộ phận tài chính thì lại cho biết họ đã gửi cho Laura tất cả thông tin họ có

Nhân viên và các nhà quản lý đang trở nên thất vọng Các nhà quản lý cảm thấynhư họ không thể biện hộ cho nhân viên của mình hoặc giải quyết vấn đề mà không cóthông tin chính như ngân sách

Câu hỏi:

1 Bạn có lời khuyên nào cho Laura, Kelly để cải thiện kỹ năng quản lý và lãnh đạo?

2 Theo bạn, phong cách lãnh đạo nào có hiệu quả trong tình huống này?

- Thuộc tính phản ánh: Là đặc điểm vốn có của sự vật và hiện tượng, khẳng định sự

tồn tại của sự vật và hiện tượng

- Tín hiệu: Là hình thức phản ánh sự tồn tại khách quan của sự vật và hiện tượng Các

thực thể của môi trường (trong đó có sự tồn tại của sự vật và hiện tượng) có thể hoặckhông thể tiếp nhận được các tín hiệu này Đối với con người, để tiếp nhận được tínhiệu của sự vật và hiện tượng, chủ yếu sử dụng các giác quan vốn có một cách trựctiếp hoặc gián tiếp (thông qua các phương tiện, thiết bị kỹ thuật mà con người sáng tạora: máy móc, các thành tựu của khoa học, công nghệ)

- Dữ liệu: Là các tín hiệu mà con người có thể nhận biết được về sự vật và hiện tượng

rồi sau đó tái hiện lại dưới dạng tư liệu của cá nhân (số liệu, mô hình, đặc tính, sự cảmnhận v.v) Dữ liệu chính là các hiểu biết thô, hiểu biết ban đầu của con người đối với

sự vật và hiện tượng d Thông tin: Là những dữ liệu đem lại sự hiểu biết và ích lợi chocon người Đó chính là các dữ liệu đã được con người hệ thống xử lý và đem lại chocon người các hiểu biết nhất định, nhờ đó giúp cho con người hoạt động có hiệu quảhơn

- Tri thức (kiến thức, sự hiểu biết): Là một khối lượng thông tin đủ lớn, được đồng

hóa, được xử lý trở thành sự hiểu biết riêng có của mỗi người Tri thức bao gồm haiphần: Phần mềm của tri thức (tri thức hiện, software) là tri thức ở bên ngoài bộ não củacon người, dưới dạng vật hóa, có thể thương mại hóa (sách, tư liệu ghi bằng văn tự, đĩa

CD, ổ cứng máy vi tính v.v) và Phần ướt của tri thức (tri thức ngầm, wetware) là trithức chỉ được lưu giữ trong bộ não của từng cá nhân, không thể thương mại hóa (niềmtin, kỹ năng, kỹ xảo, thủ thuật, phương thức hành động v.v)

b Vai trò:

- Thông tin (và tri thức) là tiền đề của quá trình quản trị:

Để tiến hành hoạt động quản trị, việc đầu tiên mà chủ thể quản trị cần biết là phải cóđầy đủ các thông tin về các ràng buộc môi trường mà tổ chức của mình phải tuân thủ(các ràng buộc khách quan mang tính khoa học và bắt buộc, các ràng buộc phải có đểđạt được mục tiêu của tổ chức) Chẳng hạn nếu tổ chức là một nhà nước thì thông tinràng buộc của môi trường chính là luật pháp, thông lệ quốc tế, các mối quan hệ khôngthể bỏ qua, các quan điểm để phát triển tổ chức; đó chính là các thông tin đóng vai tròtiền đề của quá trình quản trị đất nước Hoặc một đội bóng đá muốn tham gia thi đấuthì việc đầu tiên là phải nắm được luật chơi, đó là thông tin khởi đầu đóng vai trò tiền

đề của đội bóng

- Thông tin là cơ sở của quá trình quản trị:

Để quản trị tổ chức, chủ thể quản trị sau khi tuân thủ các ràng buộc môitrường khách quan, thì việc tiếp theo mà chủ thể quản trị cần biết, là các thông tin vềthực trạng của tổ chức (các nguồn lực, các cơ hội, các hiểm hoạ, rủi ro v.v.) Các thôngtin này đóng vai trò là cơ sở của việc ra quyết định quản trị của chủ thể quản trị Dựatrên các thông tin mang tính cơ sở phản ánh thực trạng khách quan của mình, chủ thểquản trị mới có thể tính toán, cân nhắc để đưa ra các phương án hành động cho tổchức Chính vì điều này người ta khẳng định thông tin là cơ sở của quá trình quản trị

- Thông tin là công cụ của quá trình quản trị:

Căn cứ vào các thông tin ràng buộc của môi trường, các thông tin về thựctrạng của tổ chức, chủ thể quản trị phải: đưa ra các quyết định, đó là các thông tin điềuhành các phân hệ, các phần tử, các các nhân trong tổ chức hoạt động và phải theo dõikết quả thu lại mà tổ chức có thể đạt được trong quá trình hoạt động, đó chính là cácthông tin phản hồi của quá trình quản trị; trong trường hợp này thông tin đã đóng vaitrò là công cụ của quá trình quản trị

- Thông tin là biểu hiện của quyền lực, của cải và sức mạnh quản trị của tổ chức:

Trong một tổ chức, các cấp quản trị được trải theo các kênh của tổ chức,nêu rõ cấp độ quyền hạn của từng cấp Đối với người lãnh đạo của tổ chức, các cấpquản trị đều được quy tụ tập trung giúp cho người lãnh đạo có tầm nhìn chiến lược sovới tầm nhìn của các thủ lĩnh cấp phân hệ Nói một cách khác, không thể có sự bìnhđẳng tuyệt đối về khả năng tiếp nhận thông tin của các cấp khác nhau, của các cá nhâncon người trong một tổ chức Người lãnh đạo cao nhất có quyền lực lớn nhất trong tổ

chức, đồng thời cũng là người có khả năng có nhiều thông tin nhất có liên quan đến tổchức so với người khác Mức độ chênh lệch về khả năng nhận được thông tin ở trongmột tổ chức thể hiện mức độ bình đẳng, mức độ dân chủ hóa của mỗi tổ chức Giữacác tổ chức, khả năng tiếp nhận thông tin của môi trường chung bên ngoài cũng khácnhau, thể hiện sức mạnh của mỗi tổ chức là không như nhau Các công ty đa quốc gia

có đại lý ở khắp nơi trên thế giới thì lượng tin về sản phẩm của họ phải lớn gấp nhiềulần lượng tin của các công ty nhỏ cùng ngành ở phạm vi khu vực của một nước Trongtrường hợp này thông tin trở thành tài sản, của cải và sức mạnh của một tổ chức; giúpcho tổ chức khai thác có hiệu quả các lợi thế, nguồn lực, cơ hội; hạn chế và giảm thiểucác rủi ro

2 Yêu cầu của thông tin trong quản trị tổ chức:

Thông tin dùng trong quản trị gồm nhiều loại nhưng đều phải đảm bảo các yếu cầuchung sau đây:

- Thời gian là kẻ thù của thông tin, thời gian làm cho thông tin trở nên lỗi thời, vô ích

- Tính kịp thời của thông tin được quyết định bởi những điều kiện cụ thể, bởi độ chínmuồi của vấn đề

- Thu nhập và xử lý thông tin quá muộn dẫn đến việc ra quyết định không kịp thời,làm cho quyết định trở nên kém hiệu quả

- Mâu thuẫn giữa tính đầy đủ và tính kịp thời được khắc phục bằng cách hoàn thiện kỹthuật và công nghệ xử lý thông tin, nâng cao trình độ chuyên môn cho người làm côngtác thông tin

- Thông tin cần tiện lợi cho việc sử dụng

*Tính đầy đủ:

- Kết hợp các loại thông tin khác nhau theo trình tự nghiêm ngặt nhằm phục vụ choviệc quản trị có hiệu quả

- Làm cho chủ thể quản trị có thể xem xét đối tượng quản trị với toàn bộ tính phứctạp, đa dạng của nó; điều chỉnh sự hoạt động của đối tượng quản trị cho phù hợp vớitừng tình huống cụ thể.

- Bảo đảm cung cấp cho chủ thể quản trị những thông tin cần thiết và đủ, để ra quyếtđịnh có cơ sở khoa học và tác động có hiệu quả đến đối tượng quản trị

- Tránh tình trạng thiếu thông tin cần và thừa thông tin không cần

*Tính bảo mật:

Thông tin trong quản trị cần tránh thất thoát, rò rỉ ra bên ngoài không cần thiết, gâytổn hại cho tổ chức

Câu 2:

1 Phân tích chức năng hoạch định:

Hoạch định là chức năng quan trọng nhất trong các chức năng quản trị, bởi vì nógắn liền với việc lựa chọn chương trình hành động trong tương lai của tổ chức Chứcnăng hoạch định là chức năng cơ bản của tất cả các nhà quản trị ở mọi cấp trong một

tổ chức đồng thời còn là căn cứ để xác lập nên các chức năng quản trị còn lại khác.Nhờ công tác hoạch định, người lãnh đạo các tổ chức sẽ tổ chức điều khiển và kiểm tracác hoạt động của các phân hệ và của cả tổ chức nhằm đảm bảo thực hiện được tất cảcác mục tiêu đã được thông qua trong hoạch định Hoạch định là một phương pháptiếp cận hợp lý để đạt được tới các mục tiêu định trước Vì phương pháp tiếp cận nàykhông tách rời khỏi môi trường, nên việc hoạch định tốt phải xét tới bản chất của môitrường mà các quyết định và hành động của việc hoạch định được dự kiến để hoạtđộng trong đó

tổ chức và cho từng bộ phận của tổ chức Nó bao gồm sự lựa chọn những mục tiêu chotrước Việc hoạch định cũng đòi hỏi sự đổi mới quản trị một cách liên tục

Chức năng hoạch định là nhiệm vụ của người lãnh đạo tổ chức Phải cân nhắc, tínhtoán, quyết định trước xem tổ chức, mỗi phân hệ, mỗi cá nhân trong tổ chức phải làm

gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai làm, theo tiến độ nào, theo yêu cầu nào v.v Hoạch định làm cho sự việc có thể xảy ra hoặc không được xẩy ra Nó đòi hỏi ngườilãnh đạo các tổ chức phải xác định chiến lược của tổ chức và các chính sách một cách

có ý thức, đưa ra được các quyết định dựa trên cơ sở mục tiêu, đòi hỏi của các quyluật, sự hiểu biết và những đánh giá thận trọng Thực chất của chức năng hoạch định lànhằm hoàn thành những mục đích và mục tiêu của tổ chức đặt ra Xuất phát từ bảnchất của một tổ chức là tính cấu trúc, để thực hiện các mục đích chung của tổ chứcthông qua sự hợp tác chặt chẽ mọi người trong tổ chức

b Vai trò của chức năng hoạch định:

- Việc hoạch định một tổ chức giúp cho tổ chức có thể đối phó với mọi sự không ổnđịnh và thay đổi trong nội bộ tổ chức của mình cũng như ngoài môi trường Bởi vì việchoạch định là việc đòi hỏi phải thực hiện trong một thời gian dài và kết quả của nó là ởtrong tương lai, mà tương lai lại rất ít khi chắc chắn; tương lai càng xa thì kết quảhoạch định xẩy ra càng kém chính xác Nhiều biến cố xẩy ra ở cả hai phía bên trong tổchức cũng như bên ngoài môi trường, khiến cho các người lãnh đạo tổ chức khó màlường trước được Thậm chí ngay cả khi tương lai có độ chính xác cao, thì việc hoạchđịnh vẫn là cần thiết Đó là vì: Thứ nhất do thủ lĩnh các tổ chức vẫn phải tìm cách tốtnhất để đạt được các mục tiêu đề ra cho tổ chức Thứ hai, cần phải đưa ra các hoạch

định để sao cho mỗi bộ phận của tổ chức phải biết đóng góp như thế nào vào các côngviệc phải làm.

- Việc hoạch định sẽ đưa ra các mục tiêu cho tổ chức Toàn bộ công việc hoạch định

là nhằm vào các mục tiêu của tổ chức cho nên chính hoạt động hoạch định sẽ tập trung

sự chú ý của cả tổ chức vào mục tiêu này Việc hoạch định được xem xét toàn diện sẽthống nhất được những hoạt động tương tác giữa các bộ phận trong cả tổ chức

- Việc hoạch định sẽ tạo ra khả năng cho việc điều hành tác nghiệp của tổ chức Nóthay sự hoạt động manh mún, không được phối hợp của các cá nhân, của mỗi bộ phậntrong tổ chức bằng sự nỗ lực theo định hướng chung với những quyết định được cânnhắc kỹ lưỡng

- Việc hoạch định làm cho việc kiểm tra được dễ dàng bởi vì các nhà lãnh đạo tổ chức

sẽ không thể kiểm tra công việc của các cấp dưới nếu không có các mục tiêu đã đượcxác định làm chuẩn mực để đo lường

c Nội dung của chức năng hoạch định:

 Xác định chuẩn xác quan điểm, đường lối của tổ chức:

*Quan điểm: Là tầm nhìn, là sự hiểu biết, là tham vọng, là mong muốn của người lãnh

đạo trong việc tổ chức, vận hành và phát triển tổ chức

Một tổ chức chỉ có thể phát triển bền vững khi nó đem lại những điều tốt lành chocon người, đáp ứng được nhu cầu đòi hỏi nào đó của xã hội, phù hợp với xu thế pháttriển của thời đại và được đông đảo con người trong và ngoài tổ chức ủng hộ, bảo vệ.Đây chính là sứ mệnh của một tổ chức (những nhiệm vụ lớn lao và đặc biệt mà tổ chứcphải thực hiện, chứ không phải là một tổ chức khác) Các tổ chức có tham vọng thôntính, khống chế, chà đạp lên mọi tổ chức khác thường khó có thể tồn tại lâu dài, tuynhất thời tổ chức đó có thể có sức mạnh to lớn, lấn áp

Quan điểm của một tổ chức được hình thành từ mong muốn của mọi thành viêntrong tổ chức mà cốt lõi là mong mong muốn, tham vọng và trí tuệ của người lãnh đạongười có sức chi phối tổ chức Hầu hết các tổ chức lớn mạnh và phát triển bền vữngtheo thời gian đều có các triết lý làm chỗ dựa vững chắc, được hình thành trên cơ sở lýluận khác biệt, mà chỉ có những thủ lĩnh kiệt xuất của tổ chức mới có khả năng thựchiện; họ có sức lôi cuốn, tổ chức và tập hợp con người

Quan điểm của tổ chức vạch rõ mục đích lâu dài, mong muốn lớn lao (là sứ mệnhnếu có) mà tổ chức hướng tới; nó đòi hỏi tổ chức phải bền bỉ thực hiện trong thời gianlâu dài (thậm chí là vĩnh cửu).

* Đường lối tổ chức:

Là phương thức, biện pháp nguồn lực, trình tự,nguyên tắc mà tổ chức sẽ thực hiện

để đạt đến mục đích, mong muốn (sứ mệnh) của tổ chức Đường lối chính là kết tinhtrí tuệ và kinh nghiệm của tổ chức trên hành trình hướng tới mục đích lâu dài của tổchức, là phương án hy vọng có tính khả thi nhất của tổ chức hướng tới tương lai.Đường lối nếu không được tính toán, cân nhắc một cách khoa học thì khó có thể thànhcông Đường lối phải bám sát và thích nghi với thực tế của môi trường (bên ngoàicũng như bên trong của tổ chức) trong khi mục đích lâu dài thì lại không đổi

Cốt lõi của đường lối là phải tìm ra được sự khác biệt độc đáo và ưu việt nhất của

tổ chức (mà các tổ chức khác không thể có, hoặc có nhưng không đáng kể, hoặc muốn

có nhưng không thể thực hiện được) để phát triển sự khác biệt đó lên theo thời gian

 Chiến lược:

Chiến lược là thuật ngữ có nguồn gốc từ quân sự, chỉ sự hoạch định và chỉ đạo đấutranh quân sự, là biểu hiện ý thức chủ quan của con người nhằm ý đồ giành chiếnthắng Theo sự phát triển của lịch sử, thuật ngữ ngày dần dần được mở rộng sang cáclĩnh vực phi quân sự và trở thành khái niệm chung chỉ sự hoạch định quan trọng mangtính toàn cục với ý nghĩa rộng trên nhiều lĩnh vực của các hệ thống Có không ít quanniệm khác nhau về thuật ngữ này như:

- Chiến lược là nghệ thuật sử dụng những lực lượng quân sự để đạt tới những kết quả

- Chiến lược là sự lựa chọn chiến thuật (chính trị)

- Chiến lược là đường lối ấn định các mục đích và huy động những phương tiện cầnthiết cho việc thực hiện các mục đích (khoa học tổ chức)

- Chiến lược là cách thức hoạt động trong khuôn khổ các điều kiện ràng buộc để làmcho mục tiêu đạt giá trị cực đại (toán học)

- Chiến lược là việc lựa chọn một cách có căn cứ khoa học các mục tiêu ưu tiên của sựnghiệp phát triển của hệ thống trên cơ sở sử dụng một cách tốt nhất tất cả các nguồnlực của tổ chức (khoa học tổ chức)

- Chiến lược là sự điều hành và thực hiện đường lối chính sách bằng những biện pháptốt nhất (chính trị)

- Chiến lược là một hệ thống các quan điểm cơ bản, các mục tiêu ưu tiên và các giảipháp chủ yếu được lựa chọn một cách có căn cứ khoa học trên cơ sở huy động và sửdụng tốt nhất các nguồn lực và lợi thế phát triển của đất nước (kinh tế)

- Chiến lược là việc tổng hợp những biện pháp không đồng nhất và những hoạt độnggiống nhau về việc thực hiện những mục tiêu tổng thể; nhằm kết hợp con người vớivật chất, số lượng với chất lượng, sự cần thiết với sự bất ngờ (triết học) Loại bỏ cácphần khác nhau không cơ bản của các định nghĩa, có thể hiểu: chiến lược là hệ thốngcác quan điểm, các mục đích và mục tiêu cơ bản cùng các giải pháp, chính sách nguồnlực nhằm sử dụng một cách tốt nhất các nguồn lực, lợi thế, cơ hội, các mối quan hệ của

tổ chức để đạt được các mục tiêu đặt ra trong thời hạn ngắn nhất

Từ định nghĩa chiến lược nói trên, có thể rút ra các đặc điểm cần lưu ý sau:

- Chiến lược bao hàm 3 nội dung:

+ Các quan điểm trung hạn tồn tại và phát triển tổ chức

- Chiến lược liên quan đến toàn bộ các mặt, các bộ phận, các mối quan hệ của các tổchức và có ý nghĩa sống còn cho sự tồn tại hay diệt vong của tổ chức; đó là các bước

cụ thể hóa đường lối, chủ trương phát triển của tổ chức

*Chiến thuật: là những giải pháp mang tính mưu lược cụ thể để thực hiện từng

mặt, từng phần của các mục tiêu chiến lược; là sự cụ thể hóa chiến lược

Từ định nghĩa trên, có thể rút ra những điểm cần lưu ý sau của chiến thuật:

- Chiến thuật bao hàm 2 nội dung:

+ Các giải pháp, thủ đoạn được sử dụng

* Hoạch định chiến lược:

Là nghệ thuật xây dựng và thực hiện thành công các chiến lược của tổ chức

Hoạch định chiến lược là một quá trình phức tạp mà thủ lĩnh của tổ chức phải thựchiện để qua đó lãnh đạo tổ chức từng bước tiến lên Nó bao hàm hàng loạt các mụctiêu lớn, các giải pháp chính sách phải thực hiện và các chiến thuật phải tiến hành

* Hoạch định chiến thuật:

Là việc lựa chọn các giải pháp, các thủ đoạn để đạt được các mục tiêu của chiếnlược

* Nội dung của công tác hoạch định chiến lược:

Nội dung của công tác hoạch định chiến lược bao gồm: các mục đích, các mụctiêu, các chính sách, các chương trình, các ngân sách

 Các mục đích

- Khái niệm:

Mọi hoạt động đông người có tổ chức hoặc bất kỳ hoạt động của một cá nhân nào

có ý thức, bao giờ cũng phải có mục đích nhất định đặt ra Đó là lý do để hình thành tổchức, nhằm kết hợp các nỗ lực chung và các mong muốn riêng của mỗi người trongphạm vi hệ thống để sử dụng tốt nhất các tiềm năng và cơ hội của tổ chức

Như vậy, các mục đích của tổ chức là động cơ hoạt động dài hạn thể hiện bản chấtcủa tổ chức Mục đích này thường được thể hiện thông qua các kế hoạch phát triển dàihạn của tổ chức Mọi tổ chức tồn tại, phát triển, không ngừng lớn mạnh và phát huythế lực, tránh được các rủi ro, trang trải được các chi phí, bảo đảm tính độc lập và chophép thỏa mãn những đòi hỏi của tổ chức và của mọi người trong tổ chức Mọi tổ chứcđều phải thu được các kết quả "thặng dư" trong hoạt động, đạt một mục đích "sinh lợi"

nào đó nếu nó muốn tồn tại và thực hiện các hoạt động của mình - tức là đi theo nhữngphương hướng được xác định rõ ràng để đạt được các mục tiêu và hoàn thành nhiệm

vụ

Từ các mục đích của tổ chức sẽ hình thành nên các nhiệm vụ của tổ chức, đó là cácnhánh lớn tạo thành các mục đích của tổ chức Như vậy nhiệm vụ của tổ chức là cácphân hệ chuyên môn nhằm thực hiện các nhiệm vụ mà tổ chức đảm nhận

+ Mục đích là các quyết định trước khi hành động Khi đề ra mục đích, thủ lĩnh tổchức đã đề ra một loạt các biện pháp bằng các dự đoán trước các hành động Bởi vì tất

cả mọi mục đích đều cần có một sự quyết định, cho nên sự suy luận là biện pháp cơbản để đạt được điều đó Muốn đưa ra mục đích, thủ lĩnh tổ chức phải thu lượm cácthông tin cần thiết, đề ra các giả thiết và quy vùng các vấn đề chính yếu lại, nghiên cứunhững giải pháp có thể và chọn lấy giải pháp hoàn chỉnh nhất Các mục đích của thủlĩnh tổ chức nêu rõ tất cả những điều mà họ muốn các cá nhân, các bộ phận khác nhautrong hệ thống phải làm để thực hiện các dự đoán của tổ chức

+ Các mục đích có liên quan tới các hoạt động trong tương lai của các con ngườikhác trong tổ chức Khi đưa ra các mục đích thì thủ lĩnh của tổ chức đã quyết địnhngay từ bây giờ những điều mà mọi người trong tổ chức sẽ làm sau này Điều đó cónghĩa là một mục đích phải không được quên lãng yếu tố con người Một mục đích tốtphải phù hợp với trình độ hiện tại của các con người trong tổ chức và dẫn dắt họ tớimột kết quả mà tất cả những người đó đều có thể thấy rõ được

+ Các mục đích đều bao hàm sự biến động Tương lai sẽ khác nhiều hay ít vớihiện tại, vì vậy việc xác định các mục đích phải không được bỏ quên các sự biến đổi.Cho dù người lãnh đạo có muốn thử giữ nguyên tình trạng hiện tại của tổ chức, thì họcũng không thể giữ nguyên được những hiện trạng của môi trường bên ngoài, Điềuđáng lưu ý chính là: con người thường không ưa thích sự biến đổi xẩy ra các điều bấtlợi cho mình Nếu người lãnh đạo không dự đoán trước việc đó và có các biện pháp đểkhắc phục, thì họ sẽ chắc chắn gặp phải thất bại, ngay cả trong trường hợp những dựđoán đúng đắn về mặt kỹ thuật và được dẫn dắt một cách sáng suốt Mặc dù các mụcđích đề ra đến mấy, nhưng nó không được mọi người trong tổ chức hưởng ứng và hiểu

rõ thì khó có thể tránh khỏi các thất bại bộ phận hay toàn bộ

- Những trở ngại của việc xác định mục đích