TÀI LIỆU THAM KHẢO QUẢN TRỊ DỰ ÁN ĐẦU TƯ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC GTVT TÀI LIỆU THAM KHẢO QUẢN TRỊ DỰ ÁN ĐẦU TƯ Hà Nội 2015 2 Lời nói đầu Hoạt động đầu tư chiếm vị trí vô cùng quan trọng trong sự nghiệp phát triển kinh tế của đất nướ.TRƯỜNG ĐẠI HỌC GTVT TÀI LIỆU THAM KHẢO QUẢN TRỊ DỰ ÁN ĐẦU TƯ Hà Nội 2015 2 Lời nói đầu Hoạt động đầu tư chiếm vị trí vô cùng quan trọng trong sự nghiệp phát triển kinh tế của đất nướ.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC GTVT

*****************

TÀI LIỆU THAM KHẢO

QUẢN TRỊ DỰ ÁN ĐẦU TƯ

Hà Nội - 2015

Lời nói đầu

Hoạt động đầu tư chiếm vị trí vô cùng quan trọng trong sự nghiệp phát triển kinh tế của đất nước Trong đó quản trị dự án đầu tư có tính quyết định đến hiệu quả của hoạt động đầu tư Tài liệu gồm ba nội dung cơ bản:

- Một số vấn đề về đầu tư và hiệu quả vốn đầu tư;

- Lập và thẩm định dự án đầu tư;

- Quản trị qúa trình triển khai dự án đầu tư

Tài liệu này nhằm phục vụ công tác học tập và nghiên cứu của Sinh viên, Học viên cao học các chuyên ngành đào tạo thuộc Khoa Vận tải - kinh tế, Khoa công trình Đồng thời còn là tài liệu để tham khảo của các cán bộ và các cơ quan quản lý Nhà nước về đầu tư và xây dựng trong các ngành kinh tế quốc dân

Mặc dù đã có nhiều cố gắng song vẫn không sao tránh khỏi những sai sót và chưa đáp ứng hết nhu cầu của các bạn cũng như đòi hỏi của thực tiễn Mong bạn đọc thông cảm và lượng thứ Rất mong được sự đóng góp chân thành của các độc giả

Chúng tôi chân thành cảm ơn các đồng nghiệp đã có ý kiến đóng góp vào bản thảo và các tác giả của các tài liệu tham khảo đã góp phần cho tài liệu này thêm phong phú

Hà nội tháng 8 năm 2015 Các tác giả

CHƯƠNG 1:

DỰ ÁN VÀ QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN

ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH

1.1 Dự án đầu tư xây dựng công trình

Mỗi dự án xây dựng công trình được lập ra cần phải được thẩm định Mục đích của việc lập, thẩm định dự án đầu tư là nhằm giúp chủ đầu tư, giúp các cơ quan có thẩm quyền ra quyết định đầu tư, cấp giấy phép đầu tư, lựa chọn phương án đầu tư tốt nhất, quyết định đầu tư đúng hướng và đạt được lợi ích kinh tế - xã hội mà dự án đầu

tư mang lại

1.1.2 Đặc điểm

- Dự án có mục tiêu, kết quả xác định;

- Dự án có chu kỳ phát triển và có thời gian tồn tại hữu hạn;

- Sản phẩm của dự án mang tính đơn chiếc, độc đáo;

- Dự án liên quan đến nhiều đối tượng: Chủ đầu tư, đơn vị thiết kế, đơn vị thi công, nhà cung ứng…;

- Dự án đầu tư xây dựng luôn bị hạn chế bởi các nguồn lực: Tiền vốn, nhân lực, công nghệ kỹ thuật, vật tư thiết bị, thời gian thực hiện;

- Dự án đầu tư xây dựng có tính rủi ro cao

1.1.3 Phân loại

Dự án sử dụng vốn đầu tư phát triển của doanh nghiệp Nhà nước

Dự án sử dụng vốn khác bao gồm cả vốn tư nhân hoặc sử dụng hỗn hợp nhiều nguồn vốn

- Theo yêu cầu quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình được phân thành 3 loại:

Nhóm dự án phải lập báo cáo đầu tư :

Nhóm dự án lập dự án đầu tư

Nhóm dự án chỉ phải lập báo cáo kinh tế kĩ thuật

- Theo tính chất và quy mô đầu tư, dự án đầu tư xây dựng công trình

 Dự án cấp quốc gia

 Nhóm A

 Nhóm B

 Nhóm C

Dự án XDCT

Theo nguồn vốn

Theo yêu cầu quản lý

Theo tính chất và quy mô

đầu tư

DA sử dụng vốn ngân sách Nhà Nước

DA sử dụng vổn tín dụng do Nhà nước bảo lãnh

DA sử dụng vốn đầu tư phát triển của DN Nhà nước

Hình 1.1 - phân loại các dự án đầu tư

Việc phân loại dự án đầu tư có ý nghĩa quan trọng trong quản lý dự án, đặc biệt là đối với các cơ quan quản lý Nhà nước Tuỳ theo tính chất của dự án và quy mô đầu tư, dự án đầu tư xây dựng công trình giao thông trong nước được phân chia theo Luật đầu tư công số 49/2014/QH13 quốc hội khóa 13, kỳ họp thứ 7 thông qua ngày 18/6/2014 Theo đó người ta phân chia dự án đầu tư theo 4 nhóm: Dự án quan trọng quốc gia, dự án nhóm A, dự án nhóm

B và dự án nhóm C để phân cấp quản lý

Bảng 1.1: Bảng phân loại dự án đầu tư xây dựng công trình theo quy mô và tính chất:

Loại DAĐT xây dựng công trình Tổng mức đầu tư

của Quốc hội

2 Các DAĐTXDCT: sản xuất chất độc hại; cháy nổ; hạ

tầng khu công nghiệp

Không kể mức vốn

3

Các DAĐTXDCT: công nghiệp điện, khai thác dầu khí, hoá chất phân bón chế tạo máy, xi măng luyện kim,

khai thác chế biến khoáng sản, các dự án giao thông (cầu,

cảng biển, cảng sông, sân bay, đường sắt đường quốc lộ),

điện, sản xuất thiết bị thông tin, điện tử, tin học, hóa dược,

thiết bị y tế, công trình cơ khí khác, sản xuất vật liệu,bưu

chính, viễn thông

Trên 1000 tỷ đồng

5 Các DAĐTXDCT:công nghiệp nhẹ, sành sứ, thủy Trên 700 tỷ đồng

tinh, in, vườn quốc gia, khu bảo tồn thiên nhiên, sản xuất

nông, lâm nghiệp, nuôi trồng thuỷ sản, chế biến nông, lâm

khai thác chế biến khoáng sản, các dự án giao thông (cầu,

cảng biển, cảng sông, sân bay, đường sắt, đường quốc lộ),

xây dựng khu nhà ở

Từ 75 đến 1500 tỷ đồng

2

Các DAĐTXDCT: thuỷ lợi, giao thông (khác với điểm II-3), cấp thoát nước và công trình hạ tầng kỹ thuật, kỹ

thuật điện, sản xuất thiết bị thông tin, điện tử, tin học, hoá

dược, thiết bị y tế, công trình cơ khí khác, sản xuất vật liệu,

bưu chính viễn thông

Từ 50 đến 1000 tỷ đồng

3

Các DAĐTXDCT: hạ tầng kỹ thuật khu đô thị mới, công nghiệp nhẹ, sành sứ, thuỷ tinh, in, vườn quốc gia, khu

bảo tồn thiên nhiên, sản xuất nông, lâm nghiệp, nuôi trồng

thuỷ sản, chế biến nông, lâm sản

Từ 40 đến 700 tỷ đồng

1 Các DAĐTXDCT: công nghiệp điện, khai thác dầu

khí, hoá chất phân bón, chế tạo máy, xi măng, luyện kim, Dưới 75 tỷ đồng

khai thác chế biến khoáng sản, các dự án giao thông( cầu,

cảng biển, cảng sông, sân bay, đường sắt, đường quốc lộ)

Các trường phổ thông nằm trong vùng quy hoạch(không kể

mức vốn), xây dựng khu nhà ở

2

Các DAĐTXDCT: thuỷ lợi, giao thông( khác ở điểm II-3), cấp thoát nước và công trình hạ tầng kỹ thuật, kỹ thuật

điện, sản xuất thiết bị thông tin, điện tử, tin học, hoá dược,

thiết bị y tế, công trình cơ khí khác, sản xuất vật liệu, bưu

1.2 Quá trình thực hiện dự án đầu tư xây dựng công trình

Quản lý đầu tư và xây dựng là quản lý Nhà nước về quá trình đầu tư và xây dựng từ bước xác định dự án đầu tư để thực hiện đầu tư và cả quá trình đưa dự án vào khai thác, sử dụng đạt mục tiêu đã định Trên cơ sở quy hoạch đã được phê duyệt trình tự thực hiện dự án đầu tư bao gồm 8 bước công việc, phân theo hai giai đoạn theo sơ đồ sau:

Hình vẽ 1.2: Sơ đồ trình tự thực hiện dự án đầu tư

Dự án đầu tư xây dựng và quá trình đầu tư xây dựng của bất kỳ dự án nào cũng bao gồm 3 giai đoạn: Chuẩn bị đầu tư; Thực hiện đầu tư; Kết thúc xây dựng và đưa công trình vào khai thác sử dụng Quá t

rình thực hiện dự án đầu tư có thể mô tả bằng sơ đồ sau:

Lập Báo cáo

đầu tư Lập Dự án đầu tư

Thiết kế Đấu thầu Thi công Nghiệm thu

Đối với DA quan trọng quốc gia

Lập báo cáo Thiết kế kỹ thuật

dự án đầu

Giai đoạn I Chuẩn bị đầu tư

Giai đoạn II Thực hiện đầu tư

Nghiên cứu cơ

hội đầu tư

Lập báo cáo đầu tư

Thi công XD, đào tạo cán bộ

Chạy thử, nghiệm thu, quyết toán

Đưa vào khai thác sử dụng

tư

1.2.1 Giai đoạn chuẩn bị đầu tư

Trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư, vấn đề chất lượng, sự chính xác của các kết quả nghiên cứu, việc tính toán và lập tổng mức đầu tư là quan trọng nhất Thực hiện tốt công tác chuẩn bị đầu tư sẽ tạo ra tiền đề cho các giai đoạn tiếp theo đạt hiệu quả kinh tế (đúng tiến

độ, tránh phá đi làm lại, tránh các chi phí không cần thiết), tạo điều kiện cho quá trình hoạt động của dự án được thuận lợi, nhanh chóng, thu hồi vốn đầu tư và có lãi Tất cả các công trình dự định đầu tư đều phải trải qua giai đoạn chuẩn bị đầu tư chuẩn bị chu đáo các công tác sau đây:

- Nghiên cứu sự cần thiết phải đầu tư và quy mô đầu tư xây dựng công trình;

- Tiếp xúc thăm dò thị trường trong nước hoặc ngoài nước để tìm nguồn cung ứng vật tư, thiết bị, khả năng có thể huy động các nguồn vốn để đầu tư và lựa chọn hình thức đầu tư;

- Điều tra khảo sát, chọn địa điểm xây dựng;

- Lập dự án đầu tư hoặc lập báo cáo kinh tế kỹ thuật Riêng đối với các dự án quan trọng quốc gia, chủ đầu tư phải lập báo cáo đầu tư xây dựng công trình trình quốc hội xem xét, quyết định về chủ trương đầu tư;

- Gửi hồ sơ dự án và các văn bản trình đến người có thẩm quyền quyết định đầu

tư, tổ chức cho vay vốn đầu tư và cơ quan thẩm định dự án

Giai đoạn này kết thúc khi nhận được văn bản Quyết định đầu tư nếu đây là đầu tư của Nhà nước hoặc văn bản Giấy phép đầu tư nếu đây là đầu tư của các thành phần kinh tế khác Đối với các dự án quan trong quốc gia theo Nghị quyết số 66/2006/QH11 của Quốc hội thì CĐT phải lập Báo cáo đầu tư trình Chính phủ xem xét để trình Quốc hội thông qua chủ trương và cho phép đầu tư Đối với dự án nhóm A không có trong quy hoạch ngành được cấp có thẩm quyền phê duyệt thì CĐT phải báo cáo Bộ quản lý ngành để xem xét, bổ sung quy hoạch theo thẩm quyền hoặc trình Thủ tướng Chính phủ chấp thuận bổ sung quy hoạch trước khi lập dự án đầu tư xây dựng công trình Vị trí, quy mô xây dựng công trình

phải phù hợp với quy hoạch xây dựng được cấp có thẩm quyền phê duyệt, nếu chưa có trong quy hoạch xây dựng thì phải được Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh chấp thuận

1.2.2 Giai đoạn thực hiện đầu tư

Sau khi báo cáo đầu tư được phê duyệt DAĐT được chuyển sang giai đoạn tiếp theo- giai đoạn thực hiện đầu tư

Vấn đề đầu tiên là lựa chọn đơn vị tư vấn, phải lựa chọn được những chuyên gia tư vấn, thiết kế giỏi trong các tổ chức tư vấn, thiết kế giàu kinh nghiệm, có năng lực thực thi việc nghiên cứu từ giai đoạn đầu, giai đoạn thiết kế đến giai đoạn quản lý giám sát xây dựng- đây là nhiệm vụ quan trọng và phức tạp Trong khi lựa chọn đơn vị tư vấn, nhân tố quyết định là cơ quan tư vấn này phải có kinh nghiệm qua những dự án đã được họ thực hiện trước đó Một phương pháp thông thường dùng để chọn là đòi hỏi các cơ quan tư vấn cung cấp các thông tin về kinh nghiệm, tổ chức sau đó xem xét lựa chọn rồi tiến tới đấu thầu Việc lựa chọn nhà thầu tư vấn xây dựng công trình được thực hiện theo Nghị định 12/2009/NĐ-

CP ngày 12/02/2009 của Chính phủ

Sau khi lựa chọn được nhà thầu thiết kế, trên cơ sở dự án được phê duyệt, nhà thầu thiết kế tổ chức thực hiện các công việc tiếp theo của mình Tuỳ theo quy mô, tính chất công trình xây dựng, việc thiết kế có thể thực hiện theo một bước, hai bước hay ba bước

Thiết kế một bước là thiết kế bản vẽ thi công áp dụng đối với công trình chỉ lập Báo cáo kinh tế kỹ thuật

Thiết kế hai bước bao gồm thiết kế cơ sở và thiết kế bản vẽ thi công áp dụng đối với công trình quy định phải lập dự án đầu tư

Thiết kế ba bước bao gồm thiết kế cơ sở, thiết kế kỹ thuật và thiết kế bản vẽ thi công áp dụng đối với công trình quy định phải lập dự án và có quy mô là cấp đặc biệt, cấp I và công trình cấp II có kỹ thuật phức tạp do người quyết định đầu tư quyết định

Sau khi sản phẩm thiết kế được hình thành, CĐT tổ chức thẩm định hồ sơ TDT và trình lên cơ quan nhà nước có thẩm quyền (cụ thể là người có thẩm quyền ra quyết định đầu tư) phê duyệt Trường hợp CĐT không đủ năng lực thẩm định thì thuê các tổ chức,

TKKT-cá nhân tư vấn có đủ điều kiện năng lực để thẩm tra dự toán thiết kế công trình làm cơ sở cho việc phê duyệt Trên cơ sở kết quả thẩm định TKKT-DT người có thẩm quyền quyết định đầu tư sẽ ra quyết định phê duyệt TKKT-DT Khi đã có quyết định phê duyệt TKKT-TDT, CĐT tổ chức đấu thầu xây dựng nhằm lựa chọn nhà thầu có đủ điều kiện năng lực để

cung cấp các sản phẩm dịch vụ xây dựng phù hợp, có giá dự thầu hợp lý, đáp ứng được yêu cầu của CĐT và các mục tiêu của dự án

Sau khi lựa chọn được nhà thầu thi công, CĐT tổ chức đàm phán ký kết hợp đồng thi công xây dựng công trình với nhà thầu và tổ chức quản lý thi công xây dựng công trình Nội dung quản lý thi công xây dựng công trình bao gồm quản lý chất lượng xây dựng; quản lý tiến độ xây dựng; quản lý khối lượng thi công xây dựng công trình; quản lý an toàn lao động trên công trường xây dựng; quản lý môi trường xây dựng

Tóm lại, trong giai đoạn này CĐT chịu trách nhiệm đền bù, giải phóng mặt bằng xây dựng theo tiến độ và bàn giao mặt bằng xây dựng cho nhà thầu xây dựng; trình duyệt hồ sơ TKKT-DT; tổ chức đấu thầu; đàm phán ký kết hợp đồng, quản lý chất lượng kỹ thuật công trình trong suốt quá trình thi công và chịu trách nhiệm toàn bộ các công việc đã thực hiện trong quá trình triển khai dự án

Dự án được thực hiện phải đảm bảo hiệu quả đầu tư sao cho thời gian là ngắn nhất, chi phí nhỏ nhất và đạt được hiệu quả cao nhất Trong giai đoạn này chi phí phải bỏ ra lớn và sử dụng trong suốt những năm thực hiện đầu tư Do đó, việc rút ngắn thời gian là vấn đề quan trọng và cần thiết nhằm hạn chế các thiệt hại do bị ứng đọng vốn và thi công dở dang Thời gian thực hiện đầu tư phụ thuộc rất nhiều vào công tác chuẩn bị đầu tư, vào việc quản lý thực hiện đầu tư và quản lý thực hiện các hoạt động khác có liên quan trực tiếp đến kết quả của quá trình thực hiện đầu tư Giai đoạn thực hiện đầu tư giữ vai trò quyết định trong việc thực hiện quá trình đầu tư nhằm vật chất hóa vốn đầu tư thành tài sản cố định cho nền kinh

tế quốc dân

1.2.3 Giai đoạn kết thúc xây dựng đưa công trình vào khai thác sử dụng

Giai đoạn vận hành các kết quả của giai đoạn thực hiện đầu tư nhằm đạt được mục tiêu của dự án Nếu các kết quả của giai đoạn thực hiện đầu tư đảm bảo tính đồng bộ, chất lượng tốt, đúng tiến độ thì hiệu quả hoạt động của các kết quả này và mục tiêu của dự án chỉ còn phụ thuộc trực tiếp vào việc tổ chức quản lý và khai thác Thực hiện tốt giai đoạn chuẩn bị đầu tư và thực hiện đầu tư sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tổ chức quản lý, khai thác Nội dung công việc của giai đoạn kết thúc xây dựng đưa công trình vào khai thác sử dụng bao gồm: nghiệm thu, bàn giao công trình; thực hiện việc kết thúc xây dựng; vận hành công trình và hướng dẫn sử dụng công trình; bảo hành công trình; quyết toán vốn đầu tư; phê duyệt quyết toán

Công trình chỉ được bàn giao toàn bộ cho người sử dụng khi đã xây lắp hoàn chỉnh theo thiết kế được duyệt và nghiệm thu đạt chất lượng Hồ sơ bàn giao phải đầy đủ theo quy định và phải được nộp lưu trữ theo các quy định pháp luật của nhà nước về lưu trữ

Sau khi công trình được thi công xong theo đúng thiết kế đã được phê duyệt, đảm bảo các yêu cầu về chất lượng, kỹ thuật, mỹ thuật, CĐT thực hiện công tác bàn giao công trình cho cơ quan quản lý, sử dụng thực hiện khai thác, vận hành công trình với hiệu quả cao nhất

Như vậy các giai đoạn của quá trình đầu tư có mối liên hệ hữu cơ với nhau, mỗi giai đoạn có tầm quan trọng riêng của nó cho nên không đánh giá quá cao hoặc xem nhẹ một giai đoạn nào và kết quả của giai đoạn này là tiền đề của giai đoạn sau Trong quá trình quản lý đầu tư xây dựng CĐT luôn đóng vai trò quan trọng và quyết định đến việc nâng cao hiệu quả đầu tư và xây dựng

CHƯƠNG 2: QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG 2.1 Khái niệm quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình

- Dự án (DA) là một quá trình gồm các công việc, nhiệm vụ có liên quan với nhau, được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách

- Công trình xây dựng là một loại công việc có đặc trưng điển hình của một dự án Cho

dù đó là một khu tập thể, một tòa nhà văn phòng hay là một chiếc cầu thì cũng đều là một nhiệm vụ mang tính một lần, đều có chức năng và tiêu chuẩn chất lượng nhất định, đều có yêu cầu về kỳ hạn của công trình và có dự toán đã phê duyệt, vì vậy, nó đều có thể trở thành đối tượng của quản lý dự án

- Quản lý dự án xây dựng là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho công trình hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt, đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật, chất lượng, đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh môi trường bằng phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép

+ Chức năng của quản lý dự án có thể khái quát thành chức năng quyết định, nhiệm vụ lên kế hoạch, tổ chức, điều hành, khống chế dự án Nếu tách rời các chức năng này thì dự án không thể vận hành có hiệu quả, mục tiêu quản lý cũng không thực hiện được Quá trình thực hiện mỗi dự án đều cần có tính sáng tạo, vì thế chúng ta thường coi việc quản lý dự án

là quản lý sáng tạo

+ Quản lý dự án công trình phải là các tổ chức tham gia vào hoạt động xây dựng, trong

đó bao gồm chủ đầu tư, đơn vị thiết kế và đơn vị thi công Thông thường, chủ đầu tư là đơn

vị tiến hành quản lý chung dự án công trình, tức là quản lý toàn bộ quá trình Công việc quản

lý này bao gồm toàn bộ quá trình từ đầu dự án đến lúc nghiệm thu công trình và bàn giao sử dụng Công việc quản lý dự án công trình do đơn vị thiết kế tiến hành chỉ trong phạm vi giai đoạn thiết kế và được gọi là quản lý dự án thiết kế Công việc quản lý dự án công trình do đơn vị thi công tiến hành thuộc phạm vi giai đoạn thi công dự án công trình và được gọi là quản lý thi công Công việc quản lý dự án công trình do chủ đầu tư tiến hành, nếu ủy thác cho đơn vị giám sát tiến hành quản lý giám sát được gọi là giám sát xây dựng công trình

Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình là quá trình lập kế hoạch, điều phổi thời

gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn

thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định

về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép

Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình bao gồm ba giai đoạn chủ yếu Đó là việc lập

kế hoạch, điều phối thực hiện mà nội dung chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phí và thực hiện giám sát các công việc dự án nhằm đạt những mục tiêu xác định

Lập kế hoạch: Đây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định công việc, dự tính nguồn

lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình phát triển một kế hoạch hành động thống nhất theo các phương pháp lập kế hoạch truyền thống

Điều phối thực hiện dự án: Đây là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm tiền vốn, lao

động, thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và quản lý tiến độ thời gian Giai đoạn này chi tiết hóa thời gian, lập lịch trình cho từng công việc và toàn bộ dự án (khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc), trên cơ sở đó, bố trí tiền vốn, nhân lực và thiết bị phù hợp

Giám sát: Là quá trình theo dõi kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình thực hiện,

báo cáo hiện trạng và đề xuất biện pháp giải quyết những vướng mắc trong quá trình thực

Lập kế hoạch

- Thiết lập mục tiêu

- Dự tính nguồn lực

- Xây dựng kế hoạch

Điều phối thực hiện

- Bố trí tiến độ thời gian

- Phân phối nguồn lực

hiện Cùng với hoạt động giám sát, công tác đánh giá dự án giữa kỳ và cuối kỳ cũng được thực hiện nhằm tổng kết rút kinh nghiệm, kiến nghị các pha sau của dự án

2.2 Đặc điểm dự án đầu tư xây dựng ảnh hưởng đến công tác quản lý dự án

Dự án đầu tư xây dựng đường cao tốc cũng là một trong những dự án đầu tư xây dựng trong lĩnh vực giao thông vận tải vì vậy nó mang đầy đủ đặc của các dự án đầu tư xây dựng đường phát triển giao thông vận tải:

- Mục tiêu của dự án đầu tư xây dựng đường ngoai mục đích kinh doanh đơn thuần để thu lợi nhuận, mà quan trọng hơn là để tạo tiền đề cho các ngành sản xuất khác phát triển và phục vụ nhu cầu đi lại của nhân dân, là điều kiện ổn định để phát triển toàn bộ nền kinh tế quốc dân ở thời điểm hiện tại cũng như trong tương lai Bởi vậy việc đầu tư xây dựng phát triển CSHT phải luôn đi trước về năng lực, trình độ công nghệ

- Dự án đầu tư xây dựng đường đòi hỏi quy mô đầu tư ban đầu lớn, có chu kỳ kinh doanh dài, gặp phải nhiều yếu tố bất định và thường nằm ngoài khả năng tự điều tiết của các nhà đầu tư, dễ gây rủi ro vì vậy nhất thiết phải có sự can thiệp của Nhà nước

- Sản phẩm xây dựng giao thông được mua trước theo yêu cầu định trước với giá định trước: các yêu cầu định trước như yêu cầu về kỹ thuật, chất lượng công trình, tiến độ bàn giao công trình, giá cả của công trình Các yêu cầu này được thể hiện trên hợp đồng kinh tế giữa chủ đầu tư và nhà thầu xây dựng Từ đặc điểm này các nhà thầu xây dựng phải đặc biệt chú ý đến biện pháp kỹ thuật xây dựng để đảm bảo chất lượng xây dựng công trình, rút ngắn thời gian thi công, hạ giá thành sản phẩm

- Sản phẩm xây dựng giao thông có tính đơn chiếc và chịu ảnh của điều kiện địa lý, tự nhiên, kinh tế-xã hội của nơi tiêu thụ: trong khi sản phẩm của ngành công nghiệp và các ngành khác sản xuất hàng loạt với các điều kiện ổn định trong nhà xưởng, về chủng loại, kích thước, mẫu mã, kỹ thuật và công nghệ được tiêu chuẩn hóa Sản phẩm xây dựng giao thông thường được sản xuất theo đơn đặt hàng đơn chiếc, được sản xuất tại những địa điểm

và điều kiện khác nhau, chi phí cũng thường khác nhau đối với cùng một loại hình sản phẩm Khả năng trùng lặp về mọi phương diện kỹ thuật, công nghệ, chi phí, môi trường là rất ít + Sản phẩm xây dựng bao giờ cũng gắn liền với một địa điểm, một địa phương nhất định Công trình xây dựng chủ yếu thi công ngoài trời Vì vậy phải phù hợp với đặc điểm, điều kiện cụ thể của địa phương đó Những điều kiện đó bao gồm: địa lý, khí hậu, thời tiết, môi trường, tập quán phong tục của địa phương Đặc điểm đó chi phối tới việc thực hiện các

hoạt động sản xuất kinh doanh như: khảo sát thiết kế, lựa chọn phương án thi công Sản phẩm có liên quan đến nhiều ngành cả về phương diện cung cấp các yếu tố đầu vào và cả về phương diện khai thác sử dụng công trình

+ Tính chất đơn chiếc và chịu ảnh hưởng của nơi xây dựng làm cho chi phí sản xuất từng sản phẩm xây dựng rất khác nhau: Ngay cùng một loại sản phẩm có kết cấu giống nhau thì cũng có sự khác nhau về chi phí sản xuất đó là các hao phí về lao động, chi phí máy, điều kiện thi công của từng công trình Vì thế việc xác định chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm xây dựng giao thông phải tiến hành riêng biệt đối với từng loại sản phẩm

- Sản phẩm xây dựng giao thông được sản xuất ra tại nơi tiêu thụ: Các công trình giao thông được sản xuất tại một địa điểm mà nơi đó đồng thời gắn liền với việc tiêu thụ và thực hiện giá trị sử dụng của sản phẩm Địa điểm tiêu thụ sản phẩm sẽ do người chủ sở hữu quyết định Vì vậy nếu được định nơi tiêu thụ sản phẩm thì đồng thời cũng xác định nơi sản xuất sản phẩm Do đó khi tiến hành xây dựng phải chú ý ngay từ khâu lập dự án để chọn địa điểm xây dựng, khảo sát thiết kế và tổ chức thi công xây dựng công trình sao cho hợp lý, tránh phải phá đi làm lại, hoặc sửa chữa gây thiệt hại vốn đầu tư và giảm tuổi thọ công trình

- Thời gian sử dụng dài, trình độ kỹ thuật, mỹ thuật cao: Yêu cầu về độ bền vững, thời gian sử dụng của sản phẩm xây dựng giao thông thường rất lớn, một số loại sản phẩm xây dựng giao thông có thể lên tới hàng trăm năm hoặc lâu hơn nữa Mặt khác, một sản phẩm xây dựng giao thông sau khi hoàn thành đưa vào sử dụng còn có tác dụng tô điểm thêm vẽ đẹp cho vùng nơi nó được xây dựng và nó cũng là một trong những cơ sở quan trọng để đánh giá trình độ phát triển kinh tế, khoa học - kỹ thuật của từng giai đoạn phát triển của một quốc gia

- Chi phí sản xuất sản phẩm lớn và khác biệt theo từng công trình: Giá trị của sản phẩm xây dựng giao thông thường rất lớn hơn rất nhiều so với những sản phẩm hàng hóa thông thường Chi phí đầu tư cho công trình thường kéo dài trong một thời kỳ dài Nhà thầu nhiều khi phải có một lượng vốn đủ lớn để đảm bảo hoạt động trong một thời gian chờ vốn thanh toán của chủ đầu tư Mỗi công trình xây dựng giao thông được thực hiện theo một đơn đặt hàng của chủ đầu tư thông qua đấu thầu, do vậy mang tính chất đơn chiếc, riêng lẻ, đòi hỏi công tác quản lý thi công phải luôn được hoàn thiện, sáng tạo để phù hợp với từng dự án tại các địa điểm thi công cụ thể Đặc điểm này ảnh hưởng nhiều đến công tác quản lý thi công xây dựng công trình Cụ thể như sau:

+ Vốn đầu tư xây dựng của chủ đầu tư và vốn sản xuất của các tổ chức xây dựng thường bị ứ động lâu tại công trình

+ Thanh toán, giải ngân vốn đầu tư gặp nhiều khó khăn, bị kéo dài

+ Thời gian xây dựng kéo dài

- Sản phẩm thường có kích thước lớn, trọng lượng lớn, có quy mô lớn kết cấu phức tạp, hoặc trải dài theo tuyến: Số lượng, chủng loại vật tư, thiết bị xe máy thi công và lao động phục vụ cho mỗi công trình cũng rất khác nhau, lại luôn thay đổi theo tiến độ thi công Bởi vậy giá thành sản phẩm rất phức tạp thường thay đổi theo từng khu vực, từng thời kỳ

- Sản xuất xây dựng thiếu tính ổn định, có tính lưu động cao:Khác với nhiều ngành khác, trong hoạt động xây dựng, nhân lực và máy móc trang thiết bị luôn phải di chuyển từ công trường này đến công trường khác, còn các công trình xây dựng có tính chất cố định, nơi sản xuất gắn liền với nơi tiêu thụ sản phẩm Do quá trình thi công xây dựng biến động, lực lượng lao động, thiết bị thi công, phục vụ thi công, vật tư kỹ thuật… luôn phải di chuyển địa điểm làm cho việc tổ chức xây dựng không ổn định Dẫn tới công tác quản lý thi công gặp nhiều khó khăn, nảy sinh những vấn đề mới cần phải giải quyết

- Dự án xây dựng đòi hỏi nhiều lực lượng cùng hợp tác để tham gia thực hiện:Dự án xây dựng nói chung và đặc biệt là xây dựng công trình giao thông có liên quan đến nhiều ngành, vùng địa phương Mặt khác, dự án xây dựng công trình giao thông mang tính chất tổng hợp về kỹ thuật, kinh tế, xã hội, văn hóa nghệ thuật và quốc phòng Từ đó dễ dẫn đến những mâu thuẫn, mất cân đối trong quan hệ phối hợp đồng bộ giữa các khâu công tác từ quá trình chuẩn bị đầu tư, chuẩn bị xây dựng cũng như quá trình thi công xây dựng

2.3 Mục tiêu và vai trò của quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình

2.3.1 Mục tiêu

Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình nói chung là hoàn thành các công việc dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật, trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo tiến độ thời gian cho phép Về mặt toán học, ba mục tiêu này liên quan chặt chẽ với nhau và

có thể biểu diễn theo hàm chi phí sau:

C = f(P,T,S) (2.1)

Trong đó: C: Chi phí

P: Mức độ hoàn thành công việc (kết quả)

T: Yếu tố thời gian

S: Phạm vi dự án

Các yếu tố: chi phí, thời gian và mức độ hoàn thành công việc có quan hệ chặt chẽ với nhau Tầm quan trọng của từng mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án, giữa các thời kỳ đối với cùng một dự án, nhưng nói chung, đạt được kết quả tốt đối với mục tiêu này thường phải “hy sinh” một hoặc hai mục tiêu kia Trong quá trình quản lý dự án thường diễn ra hoạt động đánh đổi mục tiêu Đánh đổi mục tiêu dự án là việc hy sinh một mục tiêu nào đó để thực hiện tốt hơn mục tiêu kia trong điều kiện thời gian và không gian cho phép, nhằm thực hiện tốt tất cả các mục tiêu dài hạn của quá trình quản lý dự án Nếu công việc dự án diễn ra theo đúng kế hoạch thì không phải đánh đổi mục tiêu Tuy nhiên, kế hoạch thực thi công việc dự án thường có những thay đổi do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan khác nhau nên đánh đổi là một kỹ năng quan trọng của nhà quản lý dự án Việc đánh đổi mục tiêu diễn ra trong suốt quá trình quản lý, từ khi bắt đầu đến khi kết thúc dự án Ở mỗi giai đoạn của quá trình quản lý dự án, có thể một mục tiêu nào đó trở thành yếu tố quan trọng nhất cần phải tuân thủ, trong khi các mục tiêu khác có thể thay đổi, do đó việc đánh đổi mục tiêu đều

có ảnh hưởng đến kết quả thực hiện các mục tiêu khác

2.3.2 Vai trò của quản lý dự án

Mặc dù quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình đòi hỏi sự nỗ lực, tính tập thể và yêu cầu hợp tác nhưng tác dụng của nó rất lớn Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình có những tác dụng chủ yếu sau đây:

- Liên kết tất cả các hoạt động, các công việc của dự án;

- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa nhóm quản lý dự

án với khách hàng và các nhà cung cấp đầu vào cho dự án;

- Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án;

- Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh và điều chỉnh kịp thời trước những thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán được Tạo điều kiện cho việc đàm phán trực tiếp giữa các bên liên quan để giải quyết những bất đồng;

- Tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn

Tuy nhiên, quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình cũng có mặt hạn chế của nó Những mâu thuẫn do cùng chia nhau một nguồn lực của đơn vị; quyền lực và trách nhiệm

của nhà quản lý dự án trong một số trường hợp không được thực hiện đầy đủ; vấn đề hậu của

dự án là những nhược điểm cần khắc phục đối với phương pháp quản lý dự án

2.4 Các hình thức quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình

Trước đây, tuỳ theo quy mô và tính chất của dự án, năng lực của CĐT mà dự án sẽ được người quyết định đầu tư quyết định được thực hiện theo một trong số các hình thức sau: CĐT trực tiếp quản lý thực hiện dự án; Chủ nhiệm điều hành dự án; Hình thức chìa khoá trao tay và hình thức tự thực hiện dự án

Hiện nay, trong Nghị định số 12/NĐ-CP và quy định chỉ có hai hình thức quản lý dự

án đó là: CĐT trực tiếp quản lý dự án và CĐT thuê tổ chức tư vấn quản lý điều hành dự án:

2.4.1 CĐT trực tiếp quản lý thực hiện dự án

Trong trường hợp này CĐT thành lập BQLDA để giúp CĐT làm đầu mối quản lý dự

án Ban quản lý dự án phải có năng lực tổ chức thực hiện nhiệm vụ quản lý dự án theo yêu cầu của CĐT Ban quản lý dự án có thể thuê tư vấn quản lý, giám sát một số phần việc mà Ban quản lý dự án không có đủ điều kiện, năng lực để thực hiện nhưng phải được sự đồng ý của CĐT

Đối với dự án có quy mô nhỏ, đơn giản có tổng mức đầu tư dưới 1 tỷ đồng thì CĐT

có thể không lập Ban quản lý dự án mà sử dụng bộ máy chuyên môn của mình để quản lý, điều hành dự án hoặc thuê người có chuyên môn, kinh nghiệm để giúp quản lý thực hiện dự

Tư vấn khảo sát, thiết

kế, đấu thầu, giám sát …

Ban quản lý được lập ra phải đảm bảo các nguyên tắc:

+ Ban quản lý dự án do chủ đầu tư thành lập, là đơn vị trực thuộc chủ đầu tư Quyền hạn, nhiệm vụ của ban quản lý do chủ đầu tư giao;

+ Ban quản lý dự án có trách nhiệm pháp nhân hoặc sử dụng pháp nhân của chủ đầu

tư để tổ chức quản lý thực hiện dự án;

+ Cơ cấu tổ chức của ban quản lý dự án bao gồm giám đốc (trưởng ban), phó giám đốc (phó ban) và lực lượng chuyên môn, nghiệp vụ Cơ cấu bộ máy của ban quản lý dự án phải phù hợp với nhiệm vụ được giao và đảm bảo dự án được hiện theo đúng tiến độ, chất lượng và tiết kiệm chi phí Các thành viên của ban quản lý dự án làm việc theo chế độ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm;

+ Một ban quản lý dự án có thể được giao đồng thời quản lý thực hiện nhiều dự án, nhưng phải đảm đảo từng dự án được theo dõi, ghi chép riêng và quyết toán kịp thời theo đúng quy đinh của pháp luật;

+ Ban quản lý dự án hoạt động theo quy chế do chủ đầu tư ban hành, chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư và pháp luật theo nhiệm vụ, quyền hạn được giao;

+ Chủ đầu tư phải cử người có trách nhiệm để chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra ban quản lý

dự án thực hiện quyền hạn, nhiệm vụ để đảm bảo dự án được thực hiện đúng nội dung và tiến độ được phê duyệt Chủ đầu tư phải chịu trách nhiệm toàn diện về những công việc thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo quy định của pháp luật, kể cả những công việc đã giao cho ban quản lý dự án thực hiện

2.4.2- CĐT thuê tổ chức tư vấn quản lý điều hành dự án:

Trong trường hợp này, tổ chức tư vấn phải có đủ điều kiện năng lực tổ chức quản lý phù hợp với quy mô, tính chất của dự án Trách nhiệm, quyền hạn của tư vấn quản lý dự án được thực hiện theo hợp đồng thoả thuận giữa hai bên Tư vấn quản lý dự án được thuê là tổ chức, cá nhân tư vấn tham gia quản lý nhưng phải được CĐT chấp thuận và phù hợp với hợp đồng đã ký với CĐT Khi áp dụng hình thức thuê tư vấn quản lý dự án, CĐT vẫn phải sử dụng các đơn vị chuyên môn thuộc bộ máy của mình hoặc chỉ định đầu mối để kiểm tra, theo dõi việc thực hiện hợp đồng của tư vấn quản lý dự án "

Trình

Hợp đồng

Hợp đồng Phê duyệt

Quản lý

Thực hiện

Sơ đồ 2.3 CĐT thuê tổ chức tư vấn quản lý điều hành dự án

Tư vấn quản lý dự án thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo thỏa thuận trong hợp đồng

ký kết giữa chủ đầu tư và tư vấn quản lý dự án Tư vấn quản lý dự án chịu trách nhiệm trước pháp luật và chủ đầu tư về việc thực hiện các cam kết trong hợp đồng

Trường hợp này tổ chức tư vấn phải có đủ điều kiện năng lực tổ chức quản lý dự án phù hợp với quy mô, tính chất của dự án Khi áp dụng hình thức thuê tư vấn quản lý dự án, chủ đầu tư vẫn phải sử dụng các đơn vị chuyên môn thuộc bộ máy của mình, hoặc chỉ định đầu mối để kiểm tra, theo dõi việc thực hiện hợp đồng của tư vấn quản lý dự án

2.4.3 Những căn cứ để lựa chọn mô hình tổ chức quản lý dự án

Người quyết định đầu tư quyết định hình thức quản lý dự án theo quy định tại khoản 2 Điều 45 của Luật Xây dựng

Trường hợp chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án thì chủ đầu tư thành lập Ban Quản lý dự

án để giúp chủ đầu tư làm đầu mối quản lý dự án Ban Quản lý dự án phải có năng lực tổ chức thực hiện nhiệm vụ quản lý dự án theo yêu cầu của chủ đầu tư Ban Quản lý dự án có thể thuê tư vấn quản lý, giám sát một số phần việc mà Ban Quản lý dự án không có đủ điều kiện, năng lực để thực hiện nhưng phải được sự đồng ý của chủ đầu tư

Đối với dự án có quy mô nhỏ, đơn giản có tổng mức đầu tư dưới 7 tỷ đồng thì chủ đầu

tư có thể không lập Ban Quản lý dự án mà sử dụng bộ máy chuyên môn của mình để quản

lý, điều hành dự án hoặc thuê người có chuyên môn, kinh nghiệm để giúp quản lý thực hiện

dự án

Trường hợp chủ đầu tư thuê tổ chức tư vấn quản lý điều hành dự án thì tổ chức tư vấn

đó phải có đủ điều kiện năng lực tổ chức quản lý phù hợp với quy mô, tính chất của dự án

CHỦ ĐẦU TƯ

Tư vấn quản lý dự

án

Người có thẩm quyền quyết định đầu tư

DỰ ÁN Nhà thầu

Trách nhiệm, quyền hạn của tư vấn quản lý dự án được thực hiện theo hợp đồng thoả thuận giữa hai bên Tư vấn quản lý dự án được thuê tổ chức, cá nhân tư vấn tham gia quản lý nhưng phải được chủ đầu tư chấp thuận và phù hợp với hợp đồng đã ký với chủ đầu tư Khi áp dụng hình thức thuê tư vấn quản lý dự án, chủ đầu tư vẫn phải sử dụng các đơn

vị chuyên môn thuộc bộ máy của mình hoặc chỉ định đầu mối để kiểm tra, theo dõi việc thực hiện hợp đồng của tư vấn quản lý dự án

2.5- Các chủ thể tham gia quản lý dự án đầu tư xây dựng

Quá trình quản lý đầu tư và xây dựng của một dự án có sự tham gia của nhiều chủ thể khác nhau Khái quát mô hình các chủ thể tham gia quản lý dự án đầu tư như sau:

Sơ đồ 2.4 Các chủ thể tham gia quản lý dự án

Trong cơ chế điều hành, quản lý dự án đầu tư và xây dựng nêu trên, mỗi cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm được quy định cụ thể trong Luật xây dựng Việt nam

2.5.1- Người có thẩm quyền quyết định đầu tư

Là người đại diện pháp luật của tổ chức, cơ quan nhà nước hoặc các doanh nghiệp tuỳ theo nguồn vốn đầu tư Người có thẩm quyền quyết định đầu tư ra quyết định đầu tư khi

đã có kết quả thẩm định dự án Riêng dự án sử dụng vốn tín dụng, tổ chức cho vay vốn thẩm định phương án tài chính và phương án trả nợ để chấp thuận cho vay hoặc không cho vay trước khi người có thẩm quyền quyết định đầu tư ra quyết định đầu tư (được quy định trong Nghị định 12/2009/NĐ-CP)

2.5.2- Chủ đầu tư

CƠ QUAN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

VỀ ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG

Người có thẩm quyền Quyết định đầu tư

CHỦ ĐẦU TƯ

Nhà thầu tư vấn

Nhà thầu xây lắp

Tuỳ theo đặc điểm tính chất công trình, nguồn vốn mà CĐT được quy định cụ thể như sau: (Trích điều 3 Nghị định số 12/2009/NĐ-CP)

Đối với các dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước thì CĐT xây dựng công trình do người quyết định đầu tư quyết định trước khi lập dự án đầu tư xây dựng công trình phù hợp với quy định của Luật Ngân sách nhà nước cụ thể như sau:

- Đối với dự án do Thủ tướng Chính phủ quyết định đầu tư thì CĐT là một trong các

cơ quan, tổ chức sau: Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan khác ở Trung ương (gọi chung là cơ quan cấp Bộ), Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và doanh nghiệp nhà nước

- Đối với dự án do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan cấp Bộ, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các cấp quyết định đầu tư thì CĐT là đơn vị quản lý, sử dụng công trình

Trường hợp chưa xác định được đơn vị quản lý, sử dụng công trình hoặc đơn vị quản

lý, sử dụng công trình không đủ điều kiện làm CĐT thì người quyết định đầu tư lựa chọn đơn vị có đủ điều kiện làm CĐT Trong trường hợp đơn vị quản lý, sử dụng công trình không đủ điều kiện làm CĐT, người quyết định đầu tư giao nhiệm vụ cho đơn vị sẽ quản lý,

sử dụng công trình có trách nhiệm cử người tham gia với CĐT để quản lý đầu tư xây dựng công trình và tiếp nhận, quản lý, sử dụng khi công trình hoàn thành

2.5.3- Tổ chức tư vấn đầu tư xây dựng

Là tổ chức nghề nghiệp có tư cách pháp nhân, có đăng ký kinh doanh về tư vấn đầu

tư và xây dựng theo quy định của pháp luật Tổ chức tư vấn chịu sự kiểm tra thường xuyên của CĐT và cơ quan quản lý nhà nước

2.5.4- Doanh nghiệp xây dựng

Là doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật, có đăng ký kinh doanh về xây dựng Doanh nghiệp xây dựng có mối quan hệ với rất nhiều đối tác khác nhau nhưng trực tiếp nhất là CĐT Doanh nghiệp chịu sự kiểm tra giám sát thường xuyên về chất lượng

công trình xây dựng của CĐT, tổ chức thiết kế, cơ quan giám định Nhà nước theo phân cấp quản lý

2.5.5- Cơ quan quản lý nhà nước về đầu tư xây dựng

Ngoài các cơ quan quản lý nhà nước về đầu tư và xây dựng như: Bộ Kế hoạch Đầu tư; Bộ Xây dựng; Bộ Tài chính; Ngân hàng Nhà nước Việt nam; các Bộ ngành khác có liên quan: các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc chính phủ; uỷ ban nhân dân cấp tỉnh (tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương); thì Bộ quốc phòng cũng có những cơ quan chức năng quản lý quá trình đầu tư và xây dựng như: Cục Kế hoạch Đầu tư; Cục Doanh trại; Cục Tài chính; đại điện cơ quan quản lý nhà nước quản lý quá trình triển khai thực hiện dự án

2.5.6- Mối quan hệ của CĐT đối với các chủ thể liên quan

CĐT là chủ thể chịu trách nhiệm xuyên suốt trong quá trình hình thành và quản lý dự

án đầu tư xây dựng, có trách nhiệm phối hợp với các cơ quan tổ chức tham gia quản lý và chịu sự quản lý của nhiều Bộ, ngành, các cơ quan liên quan mà trực tiếp là người quyết định đầu tư

Đối với các dự án đầu tư xây dựng thuộc Bộ Tổng tham mưu, có thể làm rõ một số mối quan hệ sau:

- Đối với Bộ quản lý ngành: Bộ quản lý ngành quyết định CĐT và quy định nhiệm

vụ, quyền hạn và chỉ đạo CĐT trong quá trình quản lý CĐT có trách nhiệm báo cáo với Bộ quản lý ngành về hoạt động của mình;

- Đối với tổ chức tư vấn đầu tư và xây dựng: Ngoài việc tuân thủ các quy định, quy chuẩn, tiêu chuẩn của chuyên ngành, lĩnh vực mà mình đang thực hiện, tư vấn còn có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ mà CĐT giao thông qua hợp đồng;

- Đối với doanh nghiệp xây dựng: Đây là mối quan hệ CĐT điều hành quản lý, doanh nghiệp có nghĩa vụ thực hiện các nội dung trong hợp đồng đã ký kết;

- Đối với các cơ quan quản lý cấp phát vốn: CĐT chịu sự quản lý giám sát về việc cấp phát theo kế hoạch;

2.6 Nhân tố ảnh hưởng đến quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình

Có nhiều nhân tố ảnh hưởng đến quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình, có thể kể đến một số nhân tố sau:

- Định hướng và các mục tiêu của dự án

Việc xác định rõ và hiểu thấu đáo về các mục tiêu của dự án là cơ sở cho việc lập kế hoạch và thực thi dự án Việc hiểu các mục tiêu và các tiêu thức đo lường kết quả hoạt động được sử dụng để đánh giá là rất quan trọng trong việc phối hợp các nỗ lực và xây dựng sự hỗ trợ từ tổ chức

- Sự ủng hộ của cấp quản lý cao nhất

Sự cạnh tranh đối với các nguồn lực đi đôi với các mức độ bất trắc cao thường thấy trong môi trường quản lý dự án thường dẫn đến sự xung khắc và khủng hoảng Sự tham dự mang tính liên tục của các cấp quản lý cao nhất trong suốt vòng đời của dự án sẽ làm tăng sự hiểu biết về đường hướng và tầm quan trọng của nó Sự nhận thức này nếu được chuyển thành sự hỗ trợ có thể là vô giá trong việc giải quyết các vấn đề khi có sự khủng hoảng và xung khắc nảy sinh hoặc khi có sự bất trắc xuất hiện Do vậy, mối liên lạc liên tục và chắc chắn giữa giám đốc dự án và cấp quản lý cao nhất sẽ là chất xúc tác để dự án thành công

- Lập kế hoạch dự án

Việc chuyển đường hướng, các mục tiêu và các thước đo kết quả hoạt dộng của dự án thành một bản kế hoạch có thể thực hiện được là cầu nối giữa giai đoạn chuản bị đầu tư và giai đoạn thực hiện đầu tư Một kế hoạch chi tiết mà bao trùm toàn bộ các khía cạnh của dự

án như kỹ thuật, tài chính, tổ chức, tiến độ, liên lạc và kiểm soát là cơ sở cho việc thực thi Công tác lập kế hoạch không kết thúc khi việc thực thi bắt đầu bởi vì có những sai khác so với các kế hoạch ban đầu trong quá trình thực thi có thể đòi hỏi việc lập kế hoạch lại và cập nhật kế hoạch theo từng giai đoạn Do vậy, lập kế hoạch là một quá trình mang tính chất cô đọng và liên tục mà nó liên kết mục tiêu luôn thay đổi và công thức thực hiện với các kết quả cuối cùng

- Các vấn đề nhân sự

Sự thành công tốt đẹp của các mục tiêu kỹ thuật mà không vi phạm các giới hạn tiến

độ và ngân sách không nhất thiết tạo ra một sự thành công trọn vẹn, thậm chí người khai thác đã hài lòng Các nhóm quản lý với động lực tốt và có mức độ cam kết đầy đủ và một mối quan hệ tốt với người khai thác là yếu tố mang tính quyết định đối với sự thành công của dự án

- Các vấn đề kỹ thuật

Hiểu rõ các khía cạnh kỹ thuật của dự án và đảm bảo rằng các thành viên nhóm quản

lý dự án có các kỹ năng cần thiết là các trách nhiệm quan trọng của giám đốc dự án Các

công nghệ không thích hợp và sự không tương thích về kỹ thuật có thể ảnh hưởng đến tất cả các khía cạnh của dự án, bao gồm chi phí, tiến độ, các kết quả thực hiện và đạo đức

- Sự chấp thuận của người khai thác

Sự tham vấn liên tục đối với người khai thác trong suốt vòng đời của dự án làm tăng khả năng thành công xét trên góc độ sự chấp thuận của người sử dụng Trong giai đoạn cuối của quá trình thực hiện, người khai thác phải đánh giá về dự án thu được và quyết định xem

có chấp thuận nó không Một dự án bị từ chối tại thời điểm này phải được xem là đã thất bại

- Kiểm soát dự án

Luồng thông tin liên tục về tiến triển thực tế của dự án là một cơ chế phản hồi qua đó giám đốc dự án có thể khắc phục được sự bất trắc Bằng cách so sánh tiến triển thực tế so với kế hoạch hiện thời, giám đốc dự án có thể xác định được những sai lệch, dự đoán các vấn đề và xác định những hành động khắc phục Kết quả đạt được thấp hơn so với kế hoạch trong các lĩnh vực kỹ thuật cũng như những sai lệch về tiến độ và chi phí được phát hiện sớm trong vòng đời của dự án có thể giúp đỡ giám dốc dự án tập trung vào các vấn đề quan trọng

- Thông tin liên lạc

Sự chuyển tiếp thành công giữa các giai đoạn trong vòng đời dự án và sự phối hợp giữa các thành viên trong từng giai đoạn đòi hỏi một sự trao đổi thông tin liên tục Nói chung, liên lạc trong nhóm quản lý dự án, với các bộ phận khác của tổ chức và giữa giám đốc dự án

và người khai thác có thể trở nên dễ dàng nếu các tuyến quyền lực và thẩm quyền được xác định rõ Cơ cấu tổ chức của dự án cần phải chỉ rõ các kênh thông tin và thông tin được luân chuyển qua mỗi kênh Thêm vào đó, nó cần phải xác định rõ tần suất mà thông tin này cần được phát sinh và được truyền đi Các tuyến thông tin chính thức, cộng thêm môi trường công tác tích cực cải thiện thông tin không chính thức trong nhóm quản lý dự án đóng góp vào sự thành công của dự án

Như vậy, những nhân tố nêu trên có thể khái quát theo hình 1.2 sau:

Lập kế hoạch

dự án

Sự ủng

hộ của cấp

Một số nhân tố ảnh hưởng đến QLDA đầu tư XDCT

Các vấn đề nhân

Các vấn đề

Kiểm soát

dự án

Thông tin liên lạc

2.7 Quản lí dự án đầu tư

Thực tế nội dung chính của quản lý dự án đầu tư bao gồm các công việc hình thành và thực hiện sau khi đã có dự án đầu tư được phê duyệt Tuy nhiên, để có cái nhìn tổng quát về quản lý dự án đầu tư , chúng ta sẽ nghiên cứu chu trình của một dự án đầu tư xây dựng bao gồm các giai đoạn, các bước mà một dự án đầu tư phải trải qua, cụ thể:

Từ khi Nhà nước, chủ đầu tư có ý đồ về dự án đầu tư đường cao tốc đến khâu chuẩn bị đầu tư, thẩm định dự án đầu tư, thực hiện đầu tư xây dựng dự án và đưa dự án vào khai thác

sử dụng

Tổ chức thực hiện quản lý dự án ở giai đoạn thực hiện đầu tư là nội dung chính của công tác quản lý dự án đầu tư, được thực hiện sau khi dự án đầu tư đã được hình thành và phê duyệt Còn ở các giai đoạn lập và thẩm định dự án đầu tư thực chất là công tác chuẩn bị đầu tư, giai đoạn này dự án chưa được hình thành trên thực tế (chưa quyết định đầu tư) Do vậy, để ngắn gọn, sau đây chúng ta gọi tắt công tác quản lý dự án ở giai đoạn thực hiện đầu

tư là quản lý dự án đầu tư

Quản lý dự án đầu tư là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất luợng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép Mục tiêu của quản

lý dự án được mô tả về mặt toán học theo công thức C = f(P, T, S) Trong đó, C là chi phí, P

là mức độ hoàn thành công việc, T là thời gian thực hiện, S là phạm vi dự án

Công thức trên cho thấy, chi phí của dự án tăng lên khi chất luợng hoàn thiện công việc tốt hơn, thời gian kéo dài thêm và phạm vi dự án được mở rộng Nếu thời gian thực hiện dự án bị kéo dài, gặp trường hợp giá nguyên vật liệu tăng cao sẽ phát sinh tăng chi phí,

dẫn đến tình trạng làm việc kém hiệu quả do công nhân mệt mỏi vì chờ đợi, thời gian máy chết tăng theo, chi phí lãi vay ngân hàng tăng, chi phí cho bộ phận gián tiếp tăng Ba mục tiêu quản lý dự án đầu tư có quan hệ chặt chẽ với nhau

Quản lý dự án là một dạng đặt biệt trong hoạt động quản lý Giữa các hoạt động sản xuất liên tục trong các doanh nghiệp và quản lý dự án có nhiều điểm giống nhau vì đều dựa trên những nguyên tắc quan trọng và các phương pháp của khoa học quản lý (như: phương pháp phân tích hệ thống, phương pháp quản lý theo mục tiêu, phương pháp quản lý tối thiểu hoá chi phí, phương pháp phân bố đều nguồn lực) Tuy nhiên, có nhiều điểm khác nhau:

- Phương pháp quản lý dự án: theo mục tiêu cần đạt, thường ứng dụng trong việc lập

kế hoạch và giám sát dự án; Tối thiểu hóa chi phí được sử dụng để rút ngắn thời gian thực hiện dự án; Phân bố đều nguồn lực trong một thời kỳ sao cho chi phí là tiết kiệm nhất mà vẫn đảm bảo thời gian hoàn thành

- Đặc điểm của quản lý dự án: tổ chức quản lý dự án là một tổ chức tạm thời, được hình thành để phục vụ dự án trong một thời gian hữu hạn, quản lý rủi ro một cách thường xuyên, quản lý nhiều sự thay đổi, quản lý nhân sự giữ vị trí quan trọng trong quản lý dự án, lựa chọn mô hình tổ chức phù hợp sẽ có tác dụng phân rõ trách nhiệm và quyền lực trong quản lý dự án, đảm bảo thực hiện thành công dự án

Bảng 2.1: Sự khác biệt giữa quản lý sản xuất và quản lý dự án đầu tư

Quá trình quản lý sản xuất Quản lý dự án

Nhiệm vụ có tính lặp lại liên tục Nhiệm vụ luôn có tính chất mới mẻ

Tỷ lệ sử dụng nguồn lực thấp Tỷ lệ sử dụng nguồn lực cao

Một khối luợng lớn hàng hóa dịch vụ được

sản xuất trong một thời kỳ

Tập trung vào một loại nhất định hàng hóa hoặc dịch vụ (đơn chiếc)

Thời gian tồn tại của các doanh nghiệp là lâu

dài

Thời gian tồn tại của dự án, Ban quản lý

dự án là có giới hạn Các số liệu thống kê sẵn có và hữu ích đối

với việc ra quyết định

Các số liệu thống kê ít có nên không được

sử dụng nhiều trong các quyết định về dự

án

Tổ chức theo tổ nhóm là phổ biến Nhân sự mới cho mỗi dự án

Không quá tốn kém khi chuộc lại sai lầm Phải trả giá đắt cho các quyết định sai lầm Trách nhiệm rõ ràng và được điều chỉnh qua Phân chia trách nhiệm thay đổi tuỳ thuộc

thời gian vào tính chất của từng dự án

Môi trường làm việc tương đối ổn định, lâu

dài

Môi trường làm việc thường xuyên thay đổi theo dự án

Hình 2.7: Các lĩnh vực quản lý, theo dõi của quản lý dự án đầu tư

Chu kỳ dự án: thời gian thực hiện dự án dài và có độ bất định nên các tổ chức thường chia dự án thành một số giai đoạn để quản lý thực hiện Mỗi giai đoạn được đánh dấu bởi việc thực hiện một hoặc nhiều công việc Tổng hợp các giai đoạn này được gọi là chu kỳ của

dự án Chu kỳ dự án xác định thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc và thời hạn thực hiện dự

án, xác định những công việc nào sẽ được thực hiện trong từng giai đoạn và ai sẽ tham gia thực hiện Chu kỳ của một dự án thường được chia 4 giai đoạn như trình bày ở hình 2.8 Nguồn lực

Quản lý thông tin

• Lập KH quản lý thông tin

• Phân phối thông tin

• Báo cáo tiến độ

• Quản lý thay đổi

Quản lý thời gian

• Xác định công việc

• Dự tính thời gian

• Quản lý tiến độ

Thời gian

Xây dựng Giai đoạn Giai đoạn Giai đoạn

ý tưởng phát triển triển khai kết thúc

Hình 2.8: Các giai đoạn của chu kỳ dự án

1.7.1 Lập kế hoạch

Lập kế hoạch là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định công việc, dự tính nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình phát triển một kế hoạch hành động thống nhất, theo trình tự logic, có thể biểu diễn dưới dạng các sơ đồ hệ thống hoặc theo các phương pháp lập kế hoạch truyền thống

Lập kế hoạch dự án do những người có liên quan trực tiếp đến dự án thực hiện, thường

là chủ nhiệm dự án Chủ nhiệm dự án và những người cùng tham gia có thể đặt sự quan tâm của họ nhiều vào tiến độ lập kế hoạch hơn là việc đồng nhất dự án đó vào hệ thống hoạt động và guồng máy tổ chức của chủ đầu tư Lập kế hoạch đòi hỏi một năng lực khám phá, tiên đoán trước và là một nghệ thuật vì trong quá trình lập dự án, những người thực hiện không thể chỉ xem xét các vấn đề dự án trong một khuôn khổ kế hoạch mà ở một mức độ tri thức hơn, họ không chỉ am tường thấu hiểu hết những ý tưởng, hàm ý của dự án mà còn biểu

lộ thiện chí trong mỗi bước đi của dự án Để thực hiện dự án trong bối cảnh kinh tế như hiện nay, việc lập kế hoạch một cách “bài bản” thì chưa đủ Lập kế hoạch đòi hỏi sự sáng tạo và linh hoạt Người chịu trách nhiệm trong việc lập kế hoạch phải là nhà tổ chức giỏi, có khả năng khơi dậy những tiềm năng sáng kiến của các thành viên trong đội lập kế hoạch Một trong những mục tiêu cụ thể là cuốn hút mọi thành viên từ các bên tham gia nghiên cứu nhằm đạt được sự hiểu biết xem dự án đòi hỏi cái gì? Những đóng góp của họ sẽ bao gồm một phương pháp nào đó được chấp nhận, sự phân bổ nguồn lực, các ước tính về thời gian

và chi phí Phương pháp này sẽ tạo ra động cơ thực hiện cho tất cả các bên có liên quan (chủ đầu tư, nhà tư vấn, nhà thầu), vì chính họ được tham gia một cách tích cực vào giai đoạn lập

kế hoạch hay chương trình dự án

Một số vấn đề nảy sinh trong quá trình lập dự án có thể là:

- Lập kế hoạch cho riêng một cấp có thể sẽ bỏ qua những yêu cầu khác nhau của các cấp quản lý trong phạm vi tổ chức của chủ đầu tư;

- Việc dự tính nguồn lực và thời gian bị hạn chế quá mức mà dự án có thể bị kéo dài kèm theo những khoản chi phí phát sinh;

- Nếu việc lập kế hoạch không được mở rộng phạm vi tham gia tới tất cả các bên hữu quan và các thành viên tham gia có thể sẽ là cơ hội cho nhiều người hoạt động tự do, không tuân theo các kế hoạch đã đặt ra

Các dự án đã hoàn thành đều bắt đầu từ việc định rõ kết quả cuối cùng, điều đó nghĩa

là người quản lý dự án phải xác định đúng được mục đích cũng như cấu trúc của công việc, phải tưởng tượng kết quả mong muốn cuối cùng của dự án là như thế nào? Những vấn đề cần thực hiện trong tiến trình dự án là gì và mục tiêu đặt ra là như thế nào Do vậy, trước khi thực hiện dự án, nhà quản lý phải nắm rõ được câu trả lời cho ba vấn đề chính gồm có: (i) Mục tiêu chính xác cần đạt được là gì? Mục tiêu của dự án đã nêu đầy đủ nhiệm vụ cần thực hiện hay chưa Khi nhận rõ được mục tiêu nhà quản lý có thể hình dung tương đối

rõ ràng về kết quả cuối cùng,

(ii) Dự án này làm cho ai? Ai là người sử dụng dự án này và nhằm mục đích gì? Nhiều khi hạng mục dự án của một số dự án tương tự nhau nhưng mục đích sử dụng mỗi dự án lại khác nhau do đó người quản lý dự án phải nắm rõ để định hướng thực hiện dự án theo mục đích sử dụng đó cho hợp lý

(iii) Những vấn đề cần giải quyết để đi đến kết quả cuối cùng là gì?

Mục tiêu là đích cuối cùng mà chúng ta phải hướng tới Tuy nhiên trên con đường dẫn tới đích đó còn rất nhiều công việc phải thực hiện, ở mỗi một quá trình thực hiện nhà quản lý cần xác định những yêu cầu phải đạt được để tạo cơ sở cho việc hoàn tất mục đích cuối cùng Nhiệm vụ của mỗi thời kỳ lại khác nhau và do đó sự phân bổ thời gian, nhân lực, ngân sách một cách hợp lý và linh hoạt để tiến tới mục tiêu cuối cùng là rất thiết thực

Khi bắt tay vào việc thực hiện bất kỳ dự án nào, nhà quản lý dự án phải xây dựng kế hoạch của mình, cụ thể bao gồm:

a Phương pháp lãnh đạo;

b Tập hợp nguồn lực;

c Thông báo triển khai dự án;

d Thiết lập mục tiêu ban dự án;

e Lịch trình ban đầu;

f Nhận biết những yếu tố then chốt

a Phương pháp lãnh đạo

Nhà quản lý dự án cần bố trí sử dụng nhân sự một cách phù hợp Thông thường một cán bộ lập dự án ngoài những công việc thực hiện theo yêu cầu của dự án còn phải đảm nhận những công việc hàng ngày Do đó không ít trường hợp các cán bộ dự án coi công việc thuộc phạm vi dự án là công việc phụ thêm buộc họ phải làm Đôi khi lịch trình các công việc này lại bị đan xen và gặp trở ngại về mặt thời gian Vì lý do đó nhà quản lý phải biết cách tổ chức tháo gỡ những trở ngại đó để cán bộ dự án có thể yên tâm hoàn thành tốt các công việc hàng ngày mà không ảnh hưởng tới kết quả thực hiện dự án Những trường hợp như vậy không phải là ít vì thông thường các công ty có nhiều dự án cũng là các công ty đang trên đà phát triển nên các công việc thường nhật để duy trì hoạt động hiệu quả cũng không ít Khi đó công ty không thể chỉ tập trung thực hiện dự án mà sao lãng công việc hàng ngày Nhân viên của công ty cũng phải đảm bảo hài hoà giữa công việc của dự án và các hoạt động khác của công ty Vì vậy, việc tìm kiếm phương pháp tháo gỡ trở ngại để cán bộ lập dự án không gặp trở ngại do mâu thuẫn về lịch trình công tác và để cường độ làm việc không bị quá tải là một nhiệm vụ quan trọngcủa nhà lãnh đạo

Để dự án thực hiện trôi chảy, các nhà quản lý phải thay đổi phương pháp lãnh đạo đối với từng loại dự án và xác định rõ nhiệm vụ của mình cũng như nhiệm vụ của từng cán bộ

dự án Nhiệm vụ của nhà quản lý bao gồm:

- Làm rõ vai trò lãnh đạo;

- Theo dõi đến cùng mọi khía cạnh của công việc;

- Nhấn mạnh vào tổ chức và lập lịch trình;

- Ý thức được mức độ ưu tiên và các mâu thuẫn;

- Dành thời gian cho các thành viên;

- Yêu cầu tham gia và hưởng ứng;

- Luôn lưu tâm đến kết quả cuối cùng

b Tập hợp nguồn lực

Các nhà quản lý dự án tổ chức và lập kế hoạch bằng cách xác định rõ một mạng lưới nhân lực của bộ phận lập dự án (sau đây tạm gọi là ban dự án) bao gồm chuyên gia từ nhiều phòng, ban khác nhau có trình độ chuyên môn phù hợp với yêu cầu của dự án Ví dụ: một dự

án hợp tác với nước ngoài thì ngoài các chuyên gia về ngành hợp tác còn cần một số thành viên thông thạo ngoại ngữ để liên hệ với phía đối tác Tùy theo mức độ phức tạp của dự án

và nguồn nhân lực huy động, nhà quản lý có thể cơ cấu ban dự án theo một trong hai hình thức: cơ cấu tổ chứctrực tiếp hoặc cơ cấu nhiều cấp tổ chức Cơ cấu trực tiếp là cơ cấu trong

đó nhà quản lý giữ liên lạc với từng thành viên của ban, và cơ cấu này được sử dụng khi không cần có lớp thông báo trung gian

Cơ cấu này tương tự như một phòng nhỏ mà trong đó người phụ trách giám sát từng thành viên Cơ cấu này có uu điểm là đơn giản, tiếp xúc trực tiếp và không có sự quan liêu - vấn đề nảy sinh khi có lớp quản lý trung gian

Cơ cấu nhiều lớp tổ chức là cần thiết khi ban dự án bao gồm nhiều thành viên nội bộ

và bên ngoài, khi chức năng theo dõi và giám sát chiếm phần lớn thời gian quản lý Trong trường hợp này, nhà quản lý dự án cần có năng lực trong việc giao nhiệm vụ ủy quyền cho một trợ lý theo dõi công việc, giám sát lịch trình dự án trong nội bộ và duy trì mối tiếp xúc nhất định bên ngoài Tuy nhiên, nhà quản lý phải giữ liên lạc chặt chẽ với các thành viên của ban và cần tránh nảy sinh một hệ thống quan liêu làm mất hiệu quả quản lý dự án Mục tiêu của cơ cấu nhiều cấp tổ chức là san sẻ trách nhiệm cho các cấp quản lý

c Thông báo triển khai dự án

Việc đưa dự án vào vạch xuất phát thuận lợi phụ thuộc vào: phong cách lãnh đạo, cách xác định và tổ chức ban đầu của ban dự án cũng nhu lịch trình và ngân sách Tuy nhiên, việc đưa ra thông báo rõ mục đích, phương pháp ra quyết định và cách giải quyết các vấn đề này trong quá trình thực hiện cho các thành viên ban dự án là rất cần thiết Để thông báo về việc đưa dự án vào vạch xuất phát nên tổ chức một hội nghị triển khai dự án Kinh nghiệm cho thấy, một hội nghị triển khai dự án có thể tiết kiệm nhiều thời gian và công sức sau này và

có thể trách được hiểu lầm về mức độ thẩm quyền cũng nhu bản chất nhiệm vụ được giao Việc thông báo rộng rãi về dự án sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các thành viên của ban dự án trong quá trình thực hiện công việc vì nhiều khi họ cần sự hỗ trợ của nhiều bộ phận khác nhau trong công ty mà không phải chỉ ở phòng ban họ làm việc

Mỗi dự án có thể thực hiện hiệu quả hơn nếu có một hội nghị triển khai dự án, ở đó có các thành phần từ các bộ phận chuyên môn khác nhau tham dự Cuộc họp không chỉ dừng ở mức độ thông đạt các yêu cầu về dự án, mà còn về mặt tâm lý, tạo nên môi trường dễ cảm thông, điều hòa các ý tưởng cũng như hành động thống nhất hơn Một khi mọi người hiểu nhà quản lý dự án sẽ làm gì thì công tác tổ chức và thiết lập liên hệ với các nguồn lực cần thiết sẽ trở nên dễ dàng hơn

Việc tổ chức thông báo triển khai dự án cũng cần mời thêm các đại diện của chính quyền địa phương tại địa điểm xây dựng dự án, các cơ quan quản lý có liên quan để thực hiện chức năng quản lý của mình cũng nhu hỗ trợ cho dự án trong trường hợp cần thiết

d Thiết lập mục tiêu của Ban dự án

Mục tiêu dự án là cái đích cần đạt của dự án còn mục tiêu của ban dự án là nhằm để hoàn thành dự án, để làm cho dự án thành hiện thực với sự nỗ lực của tập thể trong một khuôn khổ các nguồn tài nguyên có giới hạn Sau cuộc họp thông báo nhà quản lý cần bố trí cuộc họp ban dự án.Trong phiên họp ban dự án lần đầu người chỉ huy cần thông báo cho các thành viên rõ phần công việc của từng người

e Lịch trình ban đầu

Ngoài việc phân chia sơ bộ các trách nhiệm, nhà quản lý nên bắt đầu dự án của mình bằng cách tìm ra một lịch trình cho sự kết thúc không chỉ cho toàn bộ dự án mà cho cả từng giai đoạn của nó Hãy bắt đầu từ hai thời điểm:thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc Giữa hai thời điểm này cần phânđịnh ra các pha hợp lý (bao gồm trách nhiệm của các thành viên)

và một hạn chót hiện thực cho mỗi giai đoạn

Một số giai đoạn có thể tiến hành song song cùng nhau, khi có hai hoặc nhiều hơn các thành viên của đội làm việc độc lập với nhau Tính đồng bộ thể hiện ở chỗ không nhất thiết kết thúc công việc này mới bắt đầu côngviệc tiếp theo mà sự phối hợp đồng bộ đòi hỏi có nhiều nhiệm vụ đan xen vào nhau, do vậy làm cho lịch trình trở nên linh động hơn và giảm khả năng kếtthúc chậm trễ

Lịch trình ban đầu có thể cần có những hạn chót sau đây:

- Xác định mục đích và chỉ ra được các trách nhiệm cụ thể về nhiệm vụ, lập lịch trình

và ngân sách,

- Định ra các giai đoạn,

- Xem xét các giai đoạn đã kết thúc,

- Hoàn tất (chuẩn bị báo cáo chính thức và những kết quả khác của dự án)

Bước này phải được coi là bước mở đầu với tư cách là người lãnh đạo dự án và cần duy trì nó ở một mức độ linh hoạt Khi các thành viên của ban hiểu được quy mô và sự phức tạp của dự án, họ sẽ tìm được vị trí thuận lợi hơn trong việc xác định mức tham gia hợp lý nhất vào các pha và lịch trình cũng như việc điều phối những yêu cầu của dự án theo những ràng buộc về thời gian và hạn chót của chính đơn vị họ

Sau khi các thành viên đã nắm được quy mô của dự án, nhà quản lý sẽ lập bản kê chính thức các pha và các nhiệm vụ cần giao, soạn thảo lịch trình thực hiện cho dự án, tính ra được ngân sách, định rõ các nguồn và thể loại thông tin Những yêu cầu này sẽ hoàn hảo hơn nếu trước tiên nhà quản lý cho các thành viên của mình cơ hội đưa ra những ý và đề xuất các phương án thay thế

1.7.2 Điều phối và tổ chức

Điều phối thực hiện dự án là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm tiền vốn, lao động, thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và quản lý tiến độ thời gian Giai đoạn này chi tiết hóa thời gian, lập lịch trình từng công việc và toàn bộ dự án, trên cơ sở đó bố trí vốn, nhân lực và thiết bị phù hợp

Một trong những phương tiện cơ bản trong điều phối dự án là sơ đồ ngang được xây dựng trên sơ đồ mạng Chủ nhiệm dự án phải đảm bảo việc tất cả các thành viên ban dự án hiểu được thời gian đóng góp của họ và mối quan hệ qua lại giữa các công việc trong dự án với công việc ngoài dự án

* Mục đích của công tác tổ chức có thể được xác định như sau:

- Tạo lập được quan hệ hợp tác;

- Phân định rõ ràng vai trò và nhiệm vụ cho những người tham gia vào dự án;

- Xác định trách nhiệm của từng cá nhân thực hiện quyết định;

- Truyền đạt thông tin một cách hiệu quả

* Các khía cạnh của mục đích tổ chức có thể làm nảy sinh một số vấn đề sau:

- Thiếu sự hợp tác sẽ buộc chủ nhiệm dự án phải cân nhắc mỗi khi có quyết định đưa

ra rằng mọi người liên quan có tuân theo một cách tổ chức hay không?

- Nếu không có sự phân định rõ ràng vai trò và nhiệm vụ sẽ dẫn đến sự chồng chéo hoặc bỏ ngỏ công việc, thiếu các nguồn lực cần thiết khi thực hiện nhiệm vụ;

- Trách nhiệm là ở chỗ người được giao nhiệm vụ phải biết cách hoàn thành công việc một cách tốt nhất trong mối quan hệ đồng bộ với hệ thống kế hoạch dự án Chủ nhiệm dự án

và lãnh đạo các cấp trong tổ chức phải lập ra một sơ đồ trách nhiệm tùy theo phạm vi quản

lý, trong đó chỉ ra một cách rõ ràng các công việc và giai đoạn của dự án mà mỗi thành viên phải chịu trách nhiệm;

- Truyền đạt thông tin có ý nghĩa quan trọng trong việc thực hiện đúng theo tiến độ dự

án Chủ nhiệm dự án muốn truyền đạt thông tin một cách có hiệu quả phải đảm bảo việc lập

thông tin rõ ràng, xác định và xây dựng các kênh truyền tin; cung cấp thông tin đầy đủ tin cậy cho đúng đối tuợng và thời điểm, kiểm soát được các luồng thông tin

dự án, nâng cao hiệu quả quản lý Nền tảng tổng thể của quá trình kiểm soát là sự so sánh tiến độ và chi phí giữa kế hoạch và thực tế để khi cần sẽ tiến hành các hành động điều chỉnh, đảm bảo cho dự án đi theo đúng quỹ đạo đã vạch sẵn để đạt được mục tiêu

Trong quá trình quản lý dự án đồng thời với công tác kiểm soát, công tác giám sát cũng đóng vai trò rất quan trọng Giám sát là quá trình theo dõi kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình thực hiện, báo cáo hiện trạng và đề xuất biện pháp giải quyết các vướng mắc trong quá trình thực hiện, nghiệm thu đưa dự án vào sử dụng Cùng với hoạt động giám sát, công tác đánh giá dự án giữa kỳ và cuối kỳ cũng được thực hiện nhằm tổng kết rút kinh nghiệm, kiến nghị cho giai đoạn sau

* Giai đoạn khai thác dự án đầu tư

Trong giai đoạn khác thác dự án đầu tư, cần thực hiện các công việc còn lại như hoàn thiện dự án để chính thức đưa dự án vào khai thác sử dựng, giải phóng nguồn lực và đánh giá lại dự án Một số công việc cụ thể cần được thực hiện trong giai đoạn này là:

- Hoàn thiện và cất giữ hồ sơ liên quan đến dự án

- Kiểm tra lại sổ sách kết toán của dự án

- Thanh quyết toán dự án

- Bố trí, sắp xếp lại các nguồn lực đã tham gia thực hiện dự án

- Giải phóng và bố trí lại thiết bị

CHƯƠNG 3: QUẢN LÝ THỰC HIỆN DỰ ÁN ĐẦU TƯ 3.1 Quản lý thời gian và tiến độ dự án đầu tư xây dựng công trình

Quản lý thời gian và tiến độ dự án là quá trình quản lý bao gồm việc thiết lập mạng công việc, xác định thời gian thực hiện từng công việc cũng như toàn bộ dự án và quản lý tiến trình thực hiện các công việc dự án trên cơ sở các nguồn lực cho phép và những yêu cầu

về mặt chất lượng đã định

Mục đích của quản lý thời gian là làm sao để dự án hoàn thành đúng thời gian trong phạm vi ngân sách và nguồn lực cho phép, đáp ứng những yêu cầu đã định chất lượng Thời gian của dự án được ấn định trong tiến độ của dự án đầu tư được duyệt, trong tiến

- Tổng thời gian dự án và các mốc thời gian phải hoàn thành để bàn giao theo giai đoạn xây dựng, theo hạng mục hoàn chỉnh hoặc theo dây chuyền sản xuất để đưa vào sử dụng trước từng phần

Ở giai đoạn lập dự án xây dựng, việc ấn định thời gian phụ thuộc vào:

- Phân tích hiệu quả dự án đầu tư liên quan đến yếu tố thời gian;

- Điều kiện về vốn và phương thức rót vốn cho dự án của chủ đầu tư;

- Yêu cầu về mốc bàn giao công việc ở từng giai đoạn thi công, từng hạng mục công trình, hoặc từng dây chuyền sản xuất;

- Tổng thời gian thực hiện dự án

Ở giai đoạn thực hiện đầu tư, tiến độ phụ thuộc vào:

- Điều kiện về cung cấp vốn của chủ đầu tư;

- Các mốc thời gian trọng yếu của tiến độ;

- Năng lực chuyên môn kỹ thuật, năng lực tổ chức và quản lý sản xuất của nhà thầu xây lắp;

- Các yếu tố tác động khác

Do vậy cần có tổng tiến độ chi tiết cho dự án

Ở tổng tiến độ phải nêu rõ:

- Tổng thời gian thi công công trình và các mốc thời gian phải hoàn thành và bàn giao trong từng thời kỳ;

- Tiến trình thực hiện các công việc phù hợp với giải pháp kỹ thuật thi công đã chọn,

sử dụng hợp lý các nguồn lực sẽ bố trí trên công trường;

- Sử dụng hợp lý mặt bằng thi công;

- Tôn trọng các quy tắc an toàn sản xuất

3.1.1 Quản lý tiến độ thi công xây dựng công trình giao thông

Trong xây dựng công trình giao thông, cũng giống như trong bất kỳ một ngành sản xuất công nghiệp nào khác, muốn đạt được các mục tiêu đề ra người ta phải có kế hoạch sản xuất

Kế hoạch sản xuất này khi được gắn với một trục thời gian theo niên lịch thì được gọi là kế hoạch tiến độ sản xuất Quá trình tổ chức thực hiện xây dựng công trình của một dự án là một quá trình phức tạp, có nhiều bên tham gia với các lợi ích khác nhau và tiềm ẩn nhiều yếu tố rủi ro, bất định Để thực hiện thành công công việc xây dựng công trình cần phải có

một mô hình khoa học tổ chức và quản lý các hoạt động sản xuất xây dựng Mô hình đó chính là kế hoạch tiến độ xây dựng công trình

Kế hoạch tiến độ xây dựng công trình: Là kế hoạch thực hiện các hoạt động xây dựng bằng những công nghệ xây dựng, kỹ thuật xây dựng và biện pháp tổ chức thích hợp nhằm hoàn thành công trình xây dựng đảm bảo chất lượng kỹ thuật, trong hạn mức chi phí và thời hạn đã đề ra, đảm bảo an toàn lao động và vệ sinh môi trường

Quản lý tiến độ thi công xây dựng công trình là quá trình quản lý bao gồm thiết lập mạng công việc, xác định thời gian thực hiện từng công việc cũng như toàn bộ công trình và việc lập kế hoạch, quản lý tiến độ thực hiện công trình nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn quy định trong phạm vi ngân sách và các nguồn lực cho phép

Kế hoạch tiến độ xây dựng công trình là nội dung chủ yếu của kế hoạch dự án có xây dựng công trình Nó thường được lập sau khi xác định được phương pháp tổ chức thi công

Kế hoạch tiến độ được thể hiện dưới dạng biểu đồ, sơ đồ Tùy theo tính chất của công trình, yêu cầu công nghệ và phương pháp tổ chức sản xuất, tổ chức thi công xây dựng mà hình thức thể hiện là sơ đồ ngang, sơ đồ xiên hay sơ đồ mạng

Mục đích của lập kế hoạch tiến độ thi công công trình là việc lập nên một mô hình điều khiển sản xuất, trong đó có sự sắp xếp các công việc với nhau theo một trình tự công nghệ nhất định nhằm đảm bảo cho việc thi công xây dựng công trình theo một trình tự hợp lý về mặt không gian, thời gian, hợp lý về việc sử dụng các nguồn lực trong doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu kỹ thuật công nghệ, phù hợp với điều kiện mặt bằng thi công, tiết kiệm được chi phí, nhằm rút ngắn tiến độ thi công công trình, hạ giá thành xây dựng Nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp

Chủ đầu tư, nhà thầu thi công xây dựng, tư vấn giám sát và các bên có liên quan có trách nhiệm theo dõi, giám sát tiến độ thi công xây dựng công trình và điều chỉnh tiến độ trong trường hợp tiến độ thi công xây dựng ở một số giai đoạn bị kéo dài nhưng không được làm ảnh hưởng đến tổng tiến độ của dự án

3.1.2 Các nguyên tắc lập kế hoạch tiến độ xây dựng

- Chọn thứ tự thi công hợp lý: Việc chọn thứ tự thi công hợp lý là rất quan trọng, đặc biệt đối với các công trình lớn, phức tạp, có nhiều hạng mục liên quan với nhau qua chức năng, công nghệ, điều kiện thi công Khi chọn thứ tự triển khai các công tác xây lắp cần chú

ý những vấn đề sau: Tuân thủ trình tự công nghệ xây dựng, đảm bảo tính liên tục cho các tổ