Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho các công ty bất động sản tại thành phố hồ chí minh

Thông thường, khi quy mô của doanh nghiệp cànglớn thì ở bất kỳ lĩnh vực nào chủ doanh nghiệp cũng sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc kiểm soát.Xuất phát từ những lý do trên và nhu cầu

BỘ IÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

BỘ IÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

-oOo -HOÀNG THỊ KIM OANH

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG IỂM SOÁ NỘI

Lời Cam Đoan

Tôi tên là Hoàng Thị Kim Oanh là học viên Lớp cao học ngày 1 –K20 (Kế toán –kiểm toán), Trường Đại Học Kinh Tế Tp HCM, xin cam đoan rằng luận văn này làcông trình nghiên cứu của riêng tôi dưới sự hướng dẫn khoa học của PGS TS MaiThị Hoàng Minh Các số liệu thu thập được đều có trích nguồn rõ ràng Tôi xinhoàn toàn chịu trách nhiệm về tính xác thực của luận văn này

Tp Hồ Chí Minh, ngày 25 tháng 12 năm 2011

Người cam đoan

Hoàng Thị Kim Oanh

DANH MỤC SƠ ĐỒ VÀ BẢNG BIỂU

1 Bảng số 1 : Bảng tóm tắt so sánh báo cáo COSO 1992 và COSO 2004

2 Bảng số 2 : Phòng ban, mục tiêu từng phòng ban và rủi ro có thể xảy ra làm cảntrở việc thực hiện mục tiêu của các phòng ban trong công ty bất động sản qua khảosát thực tế:

3 Hình 1: Các cặp chức năng bất kiêm nhiệm

4 Hình 2: Minh họa sự phát triển của các cty BĐS qua các giai đoạn

5 Hình 3: Quy trình kiểm soát và phân chia trách nhiệm toàn công ty

6 Sơ đồ 1 : Các bước xây dựng hệ thống KSNB cho một tổ chức

7 Sơ đồ 2 : Hoạt động của các Công ty bất động sản

8 Sơ đồ 3 : Các phòng ban cơ bản trong công ty BĐS

9 Sơ đồ 4 : Tổng hợp rủi ro trong doanh nghiệp bất động sản

10 Sơ đồ 5 : Quy trình phê duyệt thanh toán

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

10.1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 4

10.1.1 Đị nh ngh ĩ a ki ể m soát n ộ i b ộ 4

10.1.2 Các b ộ ph ậ n c ấ u thành h ệ th ố ng KSNB theo COSO 2004 5

10.1.2.1 Môi trường kiểm soát: 5

10.1.2.2 Thiết lập mục tiêu: 5

10.1.2.3 Nhận dạng sự tiềm tàng: 6

10.1.2.4 Đánh giá rủi ro: 7

10.1.2.5 Phản ứng với rủi ro: 7

10.1.2.6 Hoạt động kiểm soát: 8

10.1.2.7 Thông tin và truyền thông: 9

10.1.2.8 Giám sát: 10

10.1.3 L ợ i ích và s ự c ầ n thi ế t c ủ a ệ th ố ng KSNB 10

10.1.3.1 Xác định được mục tiêu, chiến lược hoạt động của một doanh nghiệp 10

10.1.3.2 Giảm thiểu được rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện mục tiêu chiến lược 11 10.1.3.3 Xây dựng được các biện pháp nhằm ngăn ngừa rủi ro 11

10.1.3.4 Nâng cao hiệu quả hoạt động 12

10.1.4 H ạ n ch ế c ủ a h ệ th ố ng KSNB 12

10.2 CÁC B ƯỚ C XÂY D Ự NG VÀ V Ậ N HÀNH H Ệ TH Ố NG KSNB CHO M Ộ T T Ổ

CH Ứ C 13

10.2.1 Thi ế t l ậ p m c tiêu c ủ a t ổ ch ứ c, c ủ a t ừ ng ho ạ t độ ng trong t ổ ch ứ c 13

10.2.2 Đ ánh giá r ủ i ro c ủ a t ổ ch ứ c, ho ạ t độ ng 14

10.2.3 Thi ế t l ậ p th ủ t ụ c, nguyên t ắ c ki ể m soát c ụ th ể là xây d ự ng quy trình cho t ừ ng phòng ban, t ừ ng b ộ ph ậ n trong doanh nghi ệ p 15

10.2.4 Th ự c hi ệ n các ho ạ t độ ng ki ể m soát 15

10.2.5 Thông tin và truy ề n thông 17

10.2.6 Giám sát: 17

10.3 CÔNG TY B Ấ T ĐỘ NG S Ả N VÀ H Ệ TH Ố NG KI Ể M SOÁT N Ộ I B Ộ 19

10.3.1 Công ty b ấ t độ ng s ả n 19

10.3.2 Sự cần thiết ứng dụng hệ thống kiểm soát nội bộ trong Công ty bất động sản 19

 K ế t lu ậ n ch ươ ng 1 21

MỤC LỤC

Ự C TR Ạ NG KI Ể M SOÁT N Ộ I B Ộ T Ạ I CÁC CÔNG TY

B

Ấ T ĐỘ NG S Ả N THÀNH PH Ố H Ồ CHÍ MINH

2.1 SỰ PHÁT TRIỂN CỦA NGÀNH BẤT ĐỘNG SẢN TẠI ĐỊA BÀN TP HCM 22

2.2 ĐẶ C Đ I Ể M HO Ạ T ĐỘ NG CHUNG C Ủ A CÁC CÔNG TY B Ấ T ĐỘ NG S Ả N

T Ạ I TP HCM 26

2.2.1 S ơ đồ 2: Ho ạ t độ ng c ủ a các Công ty b ấ t độ ng s ả n 26

2.2.2 Đặ c đ i ể m c ủ a công ty thu ộ c ngành b ấ t độ ng s ả n t ạ i Tp HCM 27

2.2.2.1 Các quy định pháp lý ảnh hưởng đến hoạt động của Công ty BĐS 27

MỤC LỤC

2.2.2.2 Các phòng ban và chức năng nhiệm vụ cơ bản

28

2.2.2.3 Đánh giá chung về hoạt động ngành BĐS 32

2.3 THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG BẤT ĐỘNG SẢN TẠI TP HCM 34

2.3.1 Mục đích và phương pháp khảo sát 34

2.3.1.1 Mục đích khảo sát 34

2.3.1.2 Phương pháp khảo sát 34

2.3.2 Đánh giá các tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hoạt động của Công ty bất động sản 35

2.3.2.1 Đánh giá chung về những tồn tại của hệ thống KSNB trong các công ty BĐS 35

2.3.2.2 Đánh giá theo từng bộ phận của kiểm soát nội bộ (Xem kết quả khảo sát thực trạng KSNB Phụ lục 2 – Trang 9/PL ) 36

2.3.3 Nhận dạng và phân tích các nguyên nhân dẫn đến rủi ro trong hoạt động của các công ty bất động sản trên địa bàn Tp HCM hiện nay 39

2.3.3.1 Rủi ro kinh doanh (rủi ro xuất phát từ môi trường bên ngoài) 39

2.3.3.2 Rủi ro hoạt động (rủi ro xuất phát từ hoạt động bên trong) 42

2.3.3.3 Rủi ro tuân thủ (rủi ro xuất phát từ việc tuân thủ pháp luật) 42

 Kết luận chương 2: 46

CHƯƠNG 8

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHO CÁC

CÔNG TY BẤT ĐỘNG SẢN TẠI TP HCM

3.1 XÂY DỰNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ THEO COSO 2004 47

3.1.1 Kiểm soát hoạt động toàn tổ chức 47

3.1.2 Kiểm soát nội bộ cho các phòng ban theo COSO 2004 49

3.1.2.1 Bộ phận dự án 49

3.1.2.2 Bộ phận đền bù 50

3.1.3 Kiểm soát nội bộ cho bộ phận kế toán 52

3.1.3.1 Đánh giá rủi ro của phòng kế toán: 52

3.1.3.2 Xây dựng quy trình, thủ tục phòng kế toán cơ bản trong công ty BĐS từ khi phát sinh nghiệp vụ đến khi lập và trình bày báo cáo tài chính: 53 3.1.3.3 Thiết lập thủ tục kiểm soát 58

3.1.3.4 Hoạt động kiểm soát 59

3.1.4 Kiểm soát đối với các dự án hợp tác đầu tư với một cá nhân hay một đơn vị tổ chức khác 61 3.2 GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI THỰC HIỆN VÀ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG KSNB TẠI CÁC CÔNG TY BẤT ĐỘNG SẢN MỘT CÁCH HIỆU QỦA 62

3.2.1 Mục tiêu của các giải pháp 62

3.2.2 Giải pháp triển khai và nâng cao chất lượng KSNB tại các Công ty bất động sản tại Tp HCM dựa trên những tồn tại ở chương 2 62

3.2.2.1 Các giải pháp chung 62

3.2.2.2 Các giải pháp cụ thể dựa trên những tồn tại của từng bộ phận KSNB 64

3.2.2.3 Áp dụng quản trị rủi ro trong quá trình triển khai hệ thống KSNB 67

3.2.3 Một số kiến nghị chung đối với công ty BĐS nhằm triển khai thành công hệ thống KSNB 68 3.3 ĐÁNH GIÁ SỰ PHÙ HỢP VÀ HỮU HIỆU CỦA HTKSNB ĐÃ ĐƯỢC XÂY DỰNG VỚI CÁC TIÊU CHUẨN CỦA COSO 69

 Kết luận chương 3 71

 KẾT LUẬN CHUNG 72

Sự cần thiết của đề tài

PHẦN MỞ ĐẦU

Kiểm soát nội bộ là một hoạt động đã tồn tại vàphát triển trên toàn thế giới cũng như ở Việt Nam.Tuy nhiên, trong thực tế số lượng doanh nghiệp xâydựng, vận dụng nó vào quá trình phát triển của doanhnghiệp là không nhiều

Với đà phát triển hiện nay, kiểm soát nội bộ đóngmột vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh tếcủa các doanh nghiệp và tổ chức Dù khái niệm nàykhông còn mới đối với các doanh nghiệp, thế nhưng

ở Việt Nam nói chung và Tp HCM nói riêng thìKSNB vẫn chưa được áp dụng một cách hiệu quảvào trong công tác quản lý

Trong vòng 10 năm trở lại đây, cùng với sự bùng nổcủa thị trường Bất động sản tại các thành phố lớn,đặc biệt là Tp HCM các công ty bất động sản cũng

từ đó tăng lên Đây là một trong những loại hìnhđem lại lợi nhuận rất cao Không những các đơn vị

tổ chức trong nước tham gia vào lĩnh vực mới mẻ này

mà nó còn hấp dẫn rất nhiều nhà đầu tư hợp tác, liêndoanh với các doanh nghiệp, tổ chức nước ngoài.Với đặc điểm vốn đầu tư rất lớn và kéo dài trongnhiều năm, làm cách nào để nhà quản lý, chủ đầu tư,đối tác hợp tác có thể quản lý một cách hữu hiệu vàhiệu quả các nguồn lực kinh tế của mình như: vốngóp, tài sản, con người…?

Thông thường, khi quy mô của doanh nghiệp cànglớn thì ở bất kỳ lĩnh vực nào chủ doanh nghiệp cũng

sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc kiểm soát.Xuất phát từ những lý do trên và nhu cầu thực tếcông việc tại đơn vị công tác, tác giả thấy rằng việcxây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ cho các

1 0

cách tối đa những rủi

ro phát sinh trong quá

chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho các công ty bất động sản

tại Tp HCM”.

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn

- Hệ thống lý thuyết về kiểm soát nội bộ và phương pháp xây dựng hệ thốngkiểm soát nội bộ cho một tổ chức

- Khảo sát, đánh giá hệ thống KSNB trong một số đơn vị ngành bất động sản tại

Tp HCM

- Hoàn thiện hệ thống KSNB cho các Công ty BĐS tại Tp HCM

- Kiến nghị một số giải pháp để thực hiện KSNB một cách có hiệu quả

Đối tượng, phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đề tài chỉ tập trung nghiên cứu xây dựng hệ thống KSNB cho loại hình doanhnghiệp thuộc ngành BĐS trên địa bàn Tp HCM Đề ra một số giải pháp ứng dụng

hệ thống KSNB vào trong các doanh nghiệp thuộc ngành này

Đề tài không tập trung hệ thống lại lý thuyết về KSNB mà trình bày lý thuyếtKSNB theo hướng vận dụng vào việc hoàn thiện hệ thống KSNB một tổ chức cụthể

Phương pháp nghiên cứu của đề tài

Luận văn được thực hiện dựa trên cơ sở lý thuyết về kiểm soát nội bộ, phươngpháp nghiên cứu luận văn áp dụng là phương pháp khảo sát thống kê thực tiễn Trên

cơ sở đó đánh giá thực tiễn và hoàn thiện hệ thống KSNB và giải pháp để vận dụng

hệ thống vừa được hoàn thiện vào thực tiễn các công ty BĐS trên địa bàn Tp HCM

Những đóng góp của luận văn

- Trình bày về lý thuyết KSNB theo hướng vận dụng hoàn thiện hệ thống KSNBcho một đơn vị, tổ chức

- Khảo sát và đánh giá việc thực hiện KSNB trong các công ty ngành BĐS tại Tp.HCM Từ đó đánh giá, nhận xét về thực trạng ứng dụng KSNB vào công ty

- Cũng thông qua khảo sát thực tế và kinh nghiệm qua quá trình làm việc tại

Công ty BĐS tác giả đã khái quát một cách có hệ thống quá trình hoạt độnngcủa công ty BĐS và đưa ra được mục tiêu, nhiệm vụ của từng phòng ban.

- Thêm vào đó khảo sát thực tế cũng đã giúp tác giả đưa ra được một số rủi ro (làvấn đề cốt lõi của KSNB) của ngành BĐS làm ảnh hưởng đến quá trình thựchiện mục tiêu của các phòng ban cũng như của toàn công ty Từ đó giúp nhàquản trị có thể nghiên cứu và đưa ra các thủ tục kiểm soát cần thiết trong quátrình hoàn thiện hệ thống KSNB cho đơn vị

- Đề xuất một số quy trình trong hệ thống KSNB cho các công ty ngành BĐS tại

Tp HCM

- Đưa ra các giải pháp ứng dụng KSNB vào trong quản trị doanh nghiệp các công

ty BĐS

Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, nội dung của luận văn gồm các phần chínhsau:

Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ

Chương 2: Công ty Bất động sản tại Tp HCM và thực trạng kiểm soát nội bộ Chương 3: Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ cho các công ty Bất động sản tại

Tp HCM

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1.1 Định nghĩa kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị

và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảohợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu: Báo cáo tài chính đáng tin cậy; các luật lệ vàquy định được tuân thủ; hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.(1)

- Kiểm soát nội bộ là một quá trình: KSNB là một chuỗi hoạt động kiểm soát

trong các phòng ban của đơn vị Quá trình kiểm soát là phương tiện giúp cácdoanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình

- Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người: tất cả các hoạt động

kiểm soát đều được thực hiện bởi con người, mà cụ thể là ban kiểm soát của cácđơn vị Chính con người đưa ra các quy trình, hệ thống và thực hiện các quytrình đó

- Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: kiểm soát nội bộ không đảm

bảo một cách tuyệt đối các mục tiêu có thể đạt được, kiểm soát nội bộ chỉ đảm bảo

ở mức hợp lý, hạn chế các sai phạm và gian lận có thể xảy ra mà thôi

- Mục tiêu của kiểm soát nội bộ:

o Báo cáo tài chính đáng tin cậy: một trong những mục tiêu quan trọngcủa kiểm soát nội bộ là nhằm đến việc đảm bảo cáo cáo tài chính của đơn vịđược lập theo đúng chuẩn mực và quy định hiện hành, đúng pháp luật, không saisót trọng yếu

(1)Theo báo cáo COSO 1992 COSO (Committee of Sponsoring Organization) là một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận báo cáo tài chính (National Commission on Financial Reporting, hay còn được gọi là Treadway Commission) Ủy ban này bao gồm đại diện của Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA), Hiệp hội Kiểm toán viên nội bộ (IIA), Hiệp hội Quản trị viên tài chính (FEI), Hiệp hội Kế toán Hoa Kỳ (AAA), Hiệp hội Kế toán viên quản trị (IMA).

o Các luật lệ và quy định được tuân thủ: Kiểm soát nội bộ cũng sẽ giúp cho các thànhviên trong tổ chức chấp hành các quy định, nội quy của đơn vị Bên cạnh đó còngiúp các cá nhân thực hiện các công việc theo đúng luật pháp, quy định hiện hànhcủa pháp luật.

o Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả: Ngoài 2 mục tiêu trên thì kiểm soát nội bộ còngiúp cho tổ chức hoạt động một cách hữu hiệu và hiệu quả hơn

1.1.2 Các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB theo COSO 2004

Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của tổ chức mà hệ thốngkiểm soát nội bộ được sử dụng khác nhau, nhưng để hoạt động hiệu quả, hệ thốngkiểm soát nội bộ theo COSO 2004 gồm có tám thành phần:

1.1.2.1 Môi trường kiểm soát:

Là những yếu tố của tổ chức ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soátnội bộ bao gồm như: tính chính trực, giá trị đạo đức của bộ phận nhân sự trong côngty; năng lực làm việc của mỗi cá nhân trong công ty; hội đồng quản trị; triết lý vàphong cách điều hành của lãnh đạo; cơ cấu tổ chức của công ty; cách thức phânđịnh quyền hạn và trách nhiệm của các cá nhân trong công ty và cuối cùng là chínhsách nhân sự

Ví dụ: nhận thức của ban giám đốc về tầm quan trọng của sự liêm chính và đạođức nghề nghiệp, về việc cần tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phải phân công ủynhiệm, giao việc rõ ràng, ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế quy trìnhSXKD … Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng quan trọng cho sự hoạt độnghiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.2.2 Thiết lập mục tiêu:

Báo cáo COSO 1992 không cho rằng việc thiết lập mục tiêu là nhiệm vụ củaKSNB, tuy nhiên báo cáo COSO 2004 cho rằng thiết lập mục tiêu là một bộ phậncủa đánh giá rủi ro và việc thiết lập các mục tiêu là điều kiện đầu tiên để nhận dạng,đánh giá và phản ứng với rủi ro

Các mục tiêu được thiết lập đầu tiên ở cấp độ mục tiêu chiến lược, từ đó đơn vịxây dựng các mục tiêu liên quan: hoạt động, báo cáo và tuân thủ

- Các mục tiêu chiến lược: Là những mục tiêu cấp cáo của đơn vị, các mục tiêu này

phù hợp và ủng hộ cho sứ mạng mà đơn vị đã đề ra Nó thể hiện sự lựa chọn củanhà quản lý về cách thức đơn vị tạo lập giá trị cho chủ sở hữu của mình

- Các mục tiêu liên quan: là những mục tiêu cụ thể hơn so với mục tiêu chiến

lược và phù hợp với mục tiêu chiến lược đã được lập Mặc dù các mục tiêu trongđơn vị rất đa dạng, nhưng các mục tiêu liên quan đến các mục tiêu chiến lược baogồm các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ Nội dung của các mục tiêu nàytương tự như KSNB

1.1.2.3 Nhận dạng sự tiềm tàng:

KSNB nhận dạng sự tiềm tàng là những sự kiện đe dọa đến việc thực hiện mụctiêu của đơn vị COSO 2004 xem sự kiện tiềm tàng là sự kiện có khả năng tác độngđến việc thực hiện mục tiêu, không phân biệt là rủi ro hay cơ hội COSO 2004 xemxét hết các tình huống từ đó có thể tối đa hóa việc tạo lập giá trị cho mọi tình huốngtương lai

Sự kiện tiềm tàng: là biến cố bắt nguồn từ bên trong hoặc bên ngoài đơn vị ảnh

hưởng đến việc thực hiện mục tiêu của đơn vị Một sự kiện có thể ảnh hưởng tíchcực, tiêu cực hoặc cả hai

Các yếu tố ảnh hưởng: Khi xem xét các sự kiện tiềm tàng cần xác định các yếu

tố ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu của đơn vị Các yếu tố ảnh hưởng baogồm các yếu tố bên ngoài: môi trường kinh tế, môi trường tự nhiên, các yếu tốchính trị, xã hội… và các yếu tố bên trong như: cơ sở vật chất, nhân sự, các quytrình thực hiện của các phòng ban…

Sự tương tác lẫn nhau giữa các sự kiện: Các sự kiện liên quan đến đơn vị

thường không xuất hiện độc lập mà có sự tương tác lẫn nhau Một sự kiện xuất hiện

có thể tạo ra, tác động đến một sự kiện khác và các sự kiện có thể xuất hiện đồngthời

Phân biệt cơ hội và rủi ro: Sự kiện tiềm tàng nếu xuất hiện sẽ tác động tiêu

cực hoặc tích cực hoặc cả hai Nếu sự kiện tác động tiêu cực, đe dọa nguy cơ đạtđược mục tiêu của đơn vị, thì đòi hỏi đơn vị phải đáng giá rủi ro và phản ứng với rủi

ro Nếu sự kiện có tác động tích cực đến đơn vị, tạo thêm điều kiện thuận lợi để đơn

vị đạt mục tiêu hoặc tạo giá trị cho đơn vị thì phải được xem xét trở lại đối với cácchiến lược đã được xây dựng

1.1.2.4 Đánh giá rủi ro:

Nhân tố này không không lệ thuộc vào quy mô, cấu trúc loại hình tổ chức Bất

kỳ một tổ chức nào khi hoạt động cũng xuất hiện và tồn tại những rủi ro do yếu tốbên trong hoặc bên ngoài tác động Để kiểm soát, giới hạn rủi ro ở mức thấp nhất cónhững biện pháp thích hợp để phòng tránh hoặc hạn chế rủi ro những rủi ro

Đánh giá được rủi ro của tổ chức, nhà quản trị cần phải xác định được mục tiêucủa tổ chức cũng như của từng bộ phận Việc đưa ra được các hoạch định, chiếnlược cụ thể sẽ giúp nhà quản trị nhận dạng được rủi ro có thể xuất hiện

Sau khi nhận dạng được rủi ro, nhà quản trị cần phân tích, đánh giá rủi ro: xem xét

sự ảnh hưởng của rủi ro trong trường hợp nó xảy ra sẽ tác động như thế nào đến tổchức, ảnh hưởng như thế nào đến việc hoàn thành mục tiêu mà tổ chức đề ra? Để từ

đó nhà quản trị thiết lập các biện pháp kiểm soát hạn chế tối đa khả năng xảy ra rủi

ro đã đánh giá

1.1.2.5 Phản ứng với rủi ro:

COSO 2004 cung cấp các cách thức phản ứng đa dạng và đề xuất chu trình đểđơn vị phản ứng với rủi ro Sau khi đã đánh giá các rủi ro liên quan, đơn vị xác địnhcác cách thức để phản ứng với rủi ro Các cách thức để phản ứng với rủi ro baogồm:

Né tránh rủi ro: Không thực hiện các hoạt đồng mà có rủi ro cao như sản xuất

một mặt hàng mới, giảm doanh số ở một số khu vực của thị trường, chuyển giaomột số ngành hàng hoạt động…

Giảm bớt rủi ro: Các hoạt động nhằm làm giảm thiểu khả năng xuất hiện hoặc

mức độ tác động của rủi ro hoặc cả hai Các hoạt động này liên quan đến việc điềuhành doanh nghiệp hàng ngày

Chuyển giao rủi ro: Làm giảm thiểu khả năng xuất hiện và mức độ tác động

của rủi ro Các kỹ thuật này bao gồm: mua bảo hiểm cho tổn thất, sử dụng các công

cụ về tài chính để dự phòng cho tổn thất, các hoạt động thuê ngoài…

Chấp nhận rủi ro: đơn vị không làm gì cả đối với rủi ro.

Né tránh rủi ro được sử dụng khi các phản ứng khác không thể làm giảm khảnăng xảy ra của sự kiện hoặc tác động của sự kiện đó xuống mức có thể chấp nhận.Giảm thiểu rủi ro và chuyển giao rủi ro được sử dụng để làm giảm rủi ro kiểm soátxuống mức phù hợp với từng rủi ro có thể chấp nhận Chấp nhận rủi ro khi rủi rotiềm tàng nằm trong phạm vi rủi ro có thể chấp nhận

Một chu trình phản ứng với rủi ro bao gồm các bước sau:

Xác định các phản ứng: Khi lựa chọn một phương án phản ứng với rủi ro, cầnđiều tra và phân tích các khía cạnh sau:

- Ảnh hưởng của phản ứng của đơn vị đến khả năng và tác động của rủi ro, vàphản ứng nào nằm trong phạm vi của rủi ro bộ phận

- Lợi ích và chi phí của từng loại phản ứng

- Cơ hội có thể có đối với việc thực hiện mục tiêu chung của đơn vị khi phảnứng với các rủi ro cụ thể

Lựa chọn phản ứng: sau khi đã đánh giá các phản ứng khác nhau đối với rủi ro,đơn vị quyết định phải quản lý rủi ro như thế nào, lựa chọn phản ứng để đối phó vớirủi ro trong phạm vi rủi ro bộ phận, lưu ý rằng phản ứng được lựa chọn không phải

là phản ứng có rủi ro kiểm soát nhỏ nhất Tuy nhiên, khi rủi ro kiểm soát vượt rakhỏi giới hạn của rủi ro bộ phận, đơn vị cần phải xem xét lại phản ứng đã chọn,hoặc trong một số trường hợp thì đơn vị có thể điều chỉnh lại rủi ro bộ phận đã đượcthiết lập trước đây

Khi lựa chọn phản ứng cần phải xem xét các rủi ro tiếp theo phát sinh từ việc

áp dụng phản ứng đó Điều này phát sinh một chu trình kế tiếp và đơn vị phải xemxét tiếp rủi ro trước khi đưa ra quyết định cuối cùng Việc mở rộng xem xét rủi rotheo từng cấp bậc kế tiếp giúp đơn vị nhìn nhận hết các rủi ro từ đó có thể quản lýtốt hơn và có những chiến lược dài hạn cho các tình huống

1.1.2.6 Hoạt động kiểm soát:

Là những biện pháp, chính sách, thủ tục và các quy trình được nhà quản lý

thiết lập nên nhằm đảm bảo các chỉ thị của nhà quản lý sẽ được thực hiện Các hoạtđộng kiểm soát đề ra nhằm giảm thiểu các rủi ro đã được nhận dạng đánh giá trên.Tạo điều kiện cho tổ chức đạt được mục tiêu đã đề ra Trong đơn vị thường có cáchoạt động kiểm soát chủ yếu sau:

- Phân chia trách nhiệm đầy đủ: Một thành viên không được phép giải quyết mọimặt của một nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc Hoạt động nàynhằm mục đích kiểm soát lẫn nhau, nếu có sai sót sẽ được phát hiện nhanh chóng

- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ bao gồm: kiểm soát chặtchẽ hệ thống chứng từ, sổ sách; phê chuẩn các loại nghiệp vụ phải đúng đắn

- Kiểm soát vật chất: Thực hiện cho mọi loại tài sản trong tổ chức So sánh đốichiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế phải được thực hiệnđịnh kỳ Nếu phát hiện có sự chênh lệch cần tìm hiểu nguyên nhân để phát hiện ranhững yếu kém trong công tác quản lý tài sản Từ đó có những biện pháp cải thiệnkịp thời các yếu kém

- Kiểm tra độc lập việc thực hiện: là việc kiểm tra được thực hiện bởi một nhânviên ở bộ phận khác nhằm nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộcủa tổ chức

- Phân tích rà soát hay soát xét lại việc thực hiện: bằng việc đối chiếu lại giữathực tế đạt được và kế hoạch đề ra, nhà quản trị sẽ đánh giá được tổ chức có hoạtđộng hữu hiệu và hiệu quả không thông qua xem xét các mục tiêu đề ra có đạtđược hay không

1.1.2.7 Thông tin và truyền thông:

Cần được tổ chức để bảo đảm chính xác, kịp thời, đầy đủ và tin cậy, dễ nắmbắt và đúng người có thẩm quyền

Thông tin của tổ chức có thể có được từ việc sử dụng máy tính hoặc công tácthủ công Tuy nhiên dù theo cách nào cũng cần đảm bảo được yêu cầu về chấtlượng của thông tin là thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và truy cập thuậntiện

Truyền thông giúp cho nhân viên từng bộ phận hiểu biết về vai tṛ và trách

nhiệm của mỗi cá nhân liên quan đến việc lập báo cáo tài chính Mỗi nhân viên sẽnhận thức được chính xác công việc, vai trò của bản thân trong dây chuyền làmviệc.

1.1.2.8 Giám sát:

Đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng thực hiện việc kiểm soát nội

bộ nhằm đảm bảo nó được triển khai, được điều chỉnh khi môi trường thay đổi,được cải thiện khi có khiếm khuyết Ví dụ như thường xuyên rà soát, kiểm tra vàbáo cáo về chất lượng, hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh giá

và theo dõi việc ban lãnh đạo cũng như tất cả nhân viên có tuân thủ các chuẩn mựcứng xử của tổ chức sau khi ký cam kết hay không

Việc giám sát có thể được thực hiện định kỳ hoặc thường xuyên Thông quacông tác này nhà quản lý có thể đánh giá, điều chỉnh hệ thống kiểm soát nội bộ đãđược thiết kế phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp Sự điều chỉnhnhằm mục đích nâng cao hiệu của hoạt động kiểm soát

1.1.3 Lợi ích và sự cần thiết của hệ thống KSNB

Bất kỳ một doanh nghiệp nào trong quá trình hoạt động cũng tồn tại nhữngxung đột quyền lợi giữa chủ doanh nghiệp và người lao động Chính vì điều này mànhiều lúc người lao động sẽ chỉ chú tâm vào quyền lợi riêng của mình mà cố tình viphạm hoặc có những hành vi gian lận làm ảnh hưởng đến quyền lợi của doanhnghiệp Kiểm soát nội bộ sẽ giúp nhà quản trị giảm thiểu được những rủi ro trênthông qua việc phân quyền, ủy nhiệm cho cấp dưới một cách chính xác, khoa họcchứ không chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính

Một hệ thống KSNB vững mạnh và hữu hiệu sẽ đem lại cho một doanh nghiệpcác lợi ích sau:

1.1.3.1 Xác định được mục tiêu, chiến lược hoạt động của một doanh nghiệp

Nếu trước đây KSNB gồm các mục tiêu: Báo cáo tài chính đáng tin cây, cácluật lệ và quy định được tuân thủ, hoạt động hữu hiệu và hiệu quả thì với một hệthống KSNB đầy đủ theo báo cáo COSO 2004 sẽ có thêm mục tiêu giúp cho chủdoanh nghiệp xác định được mục đích, mục tiêu của doanh nghiệp một cách rõ

10

ràng Từ đó giúp nhà quản trị có thể đề ra những chiến lược, kế hoạch cụ thể trongtừng giai đoạn nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.

Việc xác định được mục tiêu, chiến lược cụ thể để đưa ra các kế hoạch thựchiện mục tiêu của doanh nghiệp là rất cần thiết Giúp cho nhà quản trị không lãngphí thời gian và tiền bạc vào những việc không cần thiết mà chỉ tập trung vào những

kế hoạch đã được vạch sẵn góp phần thực hiện các công việc cần thiết để đạt đượcmục tiêu nhanh nhất trong khoảng thời gian ngắn nhất

1.1.3.2 Giảm thiểu được rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện mục tiêu chiến lược

Những rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên trong quá trình thực hiện côngviệc sẽ tổn hại cho công ty

Giảm bớt những rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ 3hoặc nhân viên công ty gây nên

Giảm bớt những rủi ro không tuân thủ chính sách, pháp luật, quy trình kinhdoanh của công ty: KSNB sẽ đưa ra những thủ tục, quy trình và từ đó kiểm tra việcthực hiện các thủ tục, quy trình đó

1.1.3.3 Xây dựng được các biện pháp nhằm ngăn ngừa rủi ro

KSNB sẽ đưa ra những phương pháp, chính sách, thủ tục hữu hiệu để ngănchặn các gian lận, giảm thiểu các sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động

Một công ty ngày càng phát triển lớn mạnh thì song hành với sự phát triển đócũng sẽ xuất hiện nhiều rủi ro đi kèm Chủ doanh nghiệp lại càng gặp nhiều khókhăn trong công tác giám sát và quản lý các rủi ro này Kiểm soát nội bộ lúc này lạicàng trở nên hữu ích và cần thiết với chủ doanh nghiệp Đặc biệt đối với nhữngcông ty có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổ đông (các công ty đại chúng)thì một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ tạo nên sự tin tưởng cao của cổ đông

Một doanh nghiệp thu hút được sự quan tâm của nhà đầu tư không phải chỉ từmột kết quả hoạt động tốt trong kỳ hiện tại mà còn chiến lược kinh doanh của doanhnghiệp, từ việc nhà đầu tư nhận thấy công ty có rủi ro thấp KSNB vững mạnh làmột nhân tố của một hệ thống quản trị vững mạnh

21

1.1.3.4 Nâng cao hiệu quả hoạt động

Thông qua những chính sách, thủ tục và quy trình của KSNB sẽ giúp chodoanh nghiệp hạn chế tối đa những gian lận, rủi ro từ đó góp phần bảo vệ tài sản củadoanh nghiệp Bên cạnh đó việc xây dựng mục tiêu, chiến lược và những kế hoạch

cụ thể sẽ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

- Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh: sai sót vô tìnhgây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng chi phí, giảm chất lượng sảnphẩm…

- Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp

- Đảm bảo tính chính xác và đúng theo quy định của chuẩn mực của số liệu kế toán

và báo cáo tài chính

- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chứccũng như các quy định của pháp luật

- Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt đượcmục tiêu đặt ra

- Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với nhà

đầu tư (đặc biệt là đối với những công ty đại chúng)

Kiểm soát nội bộ không phải chỉ là quá trình thiết lập và sắp xếp các nhân viêntrong đơn vị từ công việc này đến công việc khác KSNB là cả một quá trìnhtrong đó bao gồm những chính sách, quy trình, và những hoạt động cần thiết đểđảm bảo hạn chế rủi ro trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp

1.1.4 Hạn chế của hệ thống KSNB

Mặc dù hầu hết các tổ chức khi thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộthường nghiên cứu và đầu tư rất nhiều Tuy nhiên, hệ thống kiểm soát nội bộ cũngkhông thể hoàn toàn hữu hiệu Bởi vì, cho dù hệ thống có được xây dựng một cáchhoàn hảo thì hiệu quả của nó vẫn phụ thuộc rất lớn vào môi trường kiểm soát Mà

cụ thể là con người, đạo đức, trình độ, nhận thức, khả năng của mỗi cá nhân trong tổchức Xuất phát từ những lý do trên mà hệ thống nội bộ tồn tại những hạn chế:

- Gian lận của người quản lý: Cho dù hệ thống kiểm soát nội bộ được xây

dựng một cách hoàn hảo thì hiệu quả của nó vẫn phụ thuộc vào năng lực làm việc

và tính đánh tin cậy của lực lượng làm việc Khi người quản lý muốn gian lận họ cóthể dùng quyền lực uy hiếp các nhân viên cấp dưới thực hiện theo ý đồ của mình.Hoặc trực tiếp họ bỏ qua những thủ tục kiểm soát cần thiết Lúc này kiểm soát nội

bộ sẽ không có tác dụng

- Chi phí xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ: Khi thiết lập hệ thống kiểm soát

nội bộ, nhà quản trị thường cân nhắc giữa chi phí thiết lập và vận hành hệthống với lợi ích mà nó mang lại Một khi chi phí bỏ ra quá cao so với lợi ích nómang lại thì nhà sẽ không áp dụng thủ tục kiểm soát đó

- Năng lực của mỗi cá nhân trong tổ chức: hệ thống kiểm soát nội bộ được xây

dựng nên tuy nhiên tính hữu hiệu của nó phụ thuộc rất nhiều vào năng lực củanhân viên thực hiện cũng như đạo đức của họ Nếu một nhân viên cố tình gian lận,

họ sẽ tìm những khe hở của hệ thống để thực hiện những hành vi gian lận của mình

mà hệ thống kiểm soát sẽ không phát hiện được

- Không ngăn chặn được những sai sót không lường trước được: Thông thường

các thủ tục kiểm soát được thiết lập là dựa trên việc đánh giá, đo lường nhữngsai sót, gian lận mà nhà quản lý lường trước được Chính vì thế nếu có những saisót mà nhà quản lý chưa nhìn thấy thì hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ trở nênkhông còn hữu hiệu

1.2 CÁC BƯỚC XÂY DỰNG VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG KSNB CHO

MỘT TỔ CHỨC

1.2.1 Thiết lập mục tiêu của tổ chức, của từng hoạt động trong tổ chức

Để có thể thiết lập được một hệ thống kiểm soát nội bộ cho bất kỳ một doanhnghiệp nào cũng cần phải thiết lập được mục tiêu của doanh nghiệp Các doanhnghiệp trong quá trình hoạt động thì mục tiêu lớn nhất đó là lợi nhuận Tuy nhiêntùy thuộc vào những đặc trưng riêng của từng ngành mà cách thực hiện mục tiêucũng khác nhau

Mục tiêu của các doanh nghiệp: lợi nhuận - là cái doanh nghiệp mong muốnđạt được

Để đạt được mục tiêu thì doanh nghiệp phải đặt ra được mục tiêu cụ thể trongtừng giai đoạn (1 năm, 5 năm, 10 năm…) mục tiêu của doanh nghiệp phải được cụthể hóa, lượng hóa để có thể đo lường được kết quả của việc thực hiện.

Mục tiêu của doanh nghiệp bao gồm: mục tiêu tài chính (lợi nhuận, khả năngthanh toán…) và mục tiêu phi tài chính (thị phần, thương hiệu, văn hóa doanhnghiệp, nhân đạo…)

Việc xây dựng mục tiêu của doanh nghiệp nên phải dựa vào nguồn lực thực tếcủa doanh nghiệp thì mục tiêu đó mới có tính khả thi Các nguồn lực của doanhnghiệp bao gồm như nguồn nhân lực, tài chính, thời gian và các nguồn lực khác củadoanh nghiệp sẵn có

1.2.2 Đánh giá rủi ro của tổ chức, hoạt động

Với bất kỳ loại hình doanh nghiệp nào thì rủi ro luôn luôn tồn tại song songvới mọi hoạt động của một doanh nghiệp Để hoàn thiện được hệ thống KSNB hữuhiệu thì bên cạnh việc xác định được mục tiêu của doanh nghiệp thì cần phải nhậndạng được những rủi ro có thể xảy ra gây cản trở việc đạt được mục tiêu của doanhnghiệp Đây là một bước rất quan trong trong quá trình xây dựng hệ thống KSNB

Vì chung lại thì mục đích cuối cùng của hệ thống KSNB cũng làm giảm thiểu rủi ro

có thể làm giảm hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

Chính vì thế trong quá trình hoàn thiện hệ thống KSNB cho một tổ chức cầnphải đánh giá được rủi ro của doanh nghiệp đó dựa trên cơ sở mục tiêu đã được thiếtlập cho toàn doanh nghiệp và cho từng bộ phận, từng chức năng, nghiệp vụ củadoanh nghiệp Rủi ro trong kinh doanh, rủi ro hoạt động cũng như những rủi ro cóthể xuất phát từ việc không tuân thủ pháp luật

Rủi ro của đơn vị có thể là rủi ro tiềm tàng hoặc rủi ro kiểm soát

- Rủi ro tiềm tàng: Là rủi ro xảy ra trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp

- Rủi ro kiểm soát: là những rủi ro còn tồn tại sau khi đã thực hiện các hoạt

động kiểm soát cần thiết

Đánh giá các rủi ro, ước lượng khả năng ảnh hưởng của các rủi ro và từ đó đưa

ra những thủ tục để hạn chế tối đa sự tác động của các rủi ro này đến quá trình thựchiện mục tiêu của đơn vị

1.2.3 Thiết lập thủ tục, nguyên tắc kiểm soát cụ thể là xây dựng quy trình cho

từng phòng ban, từng bộ phận trong doanh nghiệp

Tùy vào đặc thù riêng của từng ngành nghề khác nhau, của từng doanh nghiệp

mà xây dựng những những quy trình, thủ tục, nguyên tắc kiểm soát phù hợp vớingành, doanh nghiệp cụ thể Những quy trình, thủ tục, nguyên tắc này được xâydựng dựa trên cơ sở nhằm hạn chế tối đa những rủi ro đã được nhận dạng, đánh giálàm ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp

Đối với phòng kế toán: Quy trình hoạt động, nguyên tắc thủ tục kiểm soát vôcùng quan trọng Các quy trình nên được thiết lập cho từng phần hành kế toán cụthể nhằm bảo vệ tài sản của đơn vị và tất cả các nghiệp vụ phát sinh được hạch toánmột cách kịp thời, đầy đủ, chính xác đúng theo quy định của pháp luật Quan trọnghơn là các thủ tục kiểm soát của đơn vị phải đảm bảo tính chính xác của các số liệuđược trình bày trên báo cáo tài chính một cách trung thực, hợp lý

1.2.4 Thực hiện các hoạt động kiểm soát

Các chính sách và thủ tục ở bước trên giúp nhà quản trị thực hiện và có cáchành động cần thiết (hoặc trực tiếp hoặc lập ban kiểm soát) đối với rủi ro đã đượcnhận dạng nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị

Các hoạt động kiểm soát cụ thể gồm:

- Phân chia trách nhiệm đầy đủ, rõ ràng cho từng nhân viên trong mỗi bộphận: Một cá nhân không được nắm tất cả các chu trình của một nghiệp vụ: xétduyệt, thực hiện, bảo quản tài sản và kế toán Một số chức năng sau không đượckiêm nhiệm: (xem hình 1: Các cặp chức năng bất kiêm nhiệm)

Hình 1: Các cặp chức năng bất kiêm nhiệm

- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: bao gồm các hoạt động kiểm soát toàn bộ hệthống (thông tin ổn định, kiểm soát truy cập, truyền tải, lưu nhật ký sử dụng phầnmềm nếu có để khi cần thiết có thể quy trách nhiệm đúng người…) và kiểm soátđối với từng ứng dụng cụ thể (ủy quyền và xét duyệt, chứng từ sổ sách)

Ví dụ: ủy quyền bằng chính sách, xét duyệt chính sách cụ thể như chính sách

ưu đãi, chính sách bán chịu, chính sách hỗ trợ khách hàng khi mua nhà…

- Kiểm soát chứng từ, sổ sách như biểu mẫu đầy đủ, dễ hiểu; đánh số trước và liênlục, giáp lai, đánh dấu, luân chuyển chứng từ…

- Kiểm tra độc lập việc thực hiện nhằm tăng tính hữu hiệu của hệ thống KSNB.Công việc này có thể được thực hiện bởi chính Ban giám đốc công ty hoặc ngườiđược ủy quyền thực hiện

- Phân tích rà soát hay soát xét lại việc thực hiện: công tác này nhằm phát hiệnnhững biến động bất thường, xác định nguyên nhân và xử lý kịp thời thông qua

các biện pháp như đối chiếu định kỳ, tổng hợp và chi tiết, thực tế và kế hoạch, kỳnày và kỳ trước…

1.2.5 Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông được thiết lập để mọi thành viên trong công ty cóthể nắm bắt và trao đổi thông tin một cách thuận tiện nhất Đặc biệt thông tin giữacấp lãnh đạo tới người thực hiện cũng như phản hồi của nhân viên lên cấp trên.Trong giai đoạn phát triển công nghệ hiện nay thì hoạt động thông tin truyền thôngnày được hỗ trợ rất nhiều từ máy tính và hệ thống mạng

Trên đây là các bước cơ bản để xây dựng và hoàn thiện hệ thống KSNB chomột tổ chức Tùy vào từng loại hình doanh nghiệp cụ thể mà các bước sẽ được thựchiện cụ thể phù hợp với loại hình doanh nghiệp đó Khi hệ thống KSNB được thiếtlập cho từng doanh nghiệp cụ thể thì càng nâng cao tính hữu hiệu của nó và đồngthời giảm thiểu những hạn chế của hệ thống KSNB

1.2.6 Giám sát:

Đánh giá chất lượng của các hoạt động kiểm soát đã thực hiện và đưa ra nhữngđiều chỉnh kịp thời và phù hợp Công tác giám sát có thể thực hiện thường xuyênthông qua việc tiếp nhận thông tin góp ý, giám sát quá trình xử lý nghiệp vụ hoặcxem xét các báo cáo Ngoài giám sát thường xuyên doanh nghiệp cũng có thể thựchiện giám sát định kỳ như kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán độc lập

Một hệ thống kiểm soát thông thường có những thành phần trên, tuy nhiên tùythuộc vào những loại hình công ty cụ thể, từng bộ phận cụ thể mà việc xây dựng hệthống KSNB, quy trình sẽ linh hoạt sao cho phù hợp với thực tế của từng doanhnghiệp cũng như đem lại được hiệu quả cao nhất cho công tác kiểm soát hoạt độngtoàn doanh nghiệp của nhà quản trị Thông qua việc nghiên cứu các bước để xâydựng hệ thống KSNB cho một doanh nghiệp có thể tóm tắt lại theo trình tự sau (Sơ

đồ 1)

Mục tiêu doanh nghiệp

Đánh giá rủi ro toàn doanh nghiệp, phòng

Rủi ro kinh doanh Rủi ro hoạt động Rủi ro tuân thủ

Các thủ tục, nguyên tắc, quy trình kiểm soát

Hoạt động kiểm soát

Thông tin truyền thông

Giám sát hệ thống KSNB

Sơ đồ 1: Các bước xây dựng hệ thống KSNB cho một tổ chức

1.3 CÔNG TY BẤT ĐỘNG SẢN VÀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.3.1 Công ty bất động sản

Công ty bất động sản (BĐS) là loại hình doanh nghiệp kinh doanh quyền sửdụng đất và những tài sản gắn liền với đất Trong những năm gần đây thì loại hìnhnày phát triển rất mạnh mẽ và mang lại nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp đặc biệt

là ở những thành phố lớn nơi tập trung nhiều dân cư với diện tích đất giới hạn.Công ty đầu tư BĐS là công ty bỏ vốn ra để tạo dựng tài sản là BĐS, bán, khaithác, cho thuê, hoạt động đầu tư BĐS nhằm mục đích sinh lời và đáp ứng nhu cầu,

và mang lại lợi ích cho xã hội

Đây là một lĩnh vực đầu tư trong hoạt động đầu tư nói chung là đầu tư đặc thù

và đầu tư có điều kiện theo quy định của nhà nước

Đầu tư BĐS có những đặc thù sau:

- Phương tiện đầu tư: vốn bằng tiền, loại tài sản, bí quyết kinh doanh, công nghệ,dịch vụ…

- Thời gian đầu tư: Tính từ khi bắt đầu đầu tư dự án đến khi kết thúc hoạt

động dự án Thời gian đầu tư còn gọi là đời sống kinh tế của dự án

- Nguồn vốn thực hiện một dự án thường rất lớn

- Là ngành chịu ảnh hưởng rất lớn từ các chính sách kinh tế vĩ mô của nhà nước

1.3.2 Sự cần thiết ứng dụng hệ thống kiểm soát nội bộ trong Công ty bất

động sản

Hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty bất động sản là tổng thể các cơ chế,chính sách, quy trình, quy định nội bộ, cơ cấu tổ chức đơn vị thuộc ngành bất độngsản được thiết lập phù hợp với các quy định của pháp luật nhằm mục đích ngănngừa rủi ro, phát hiện xử lý kịp thời các hành vi gian lận, sai sót; cung cấp các thôngtin trung thực, phục vụ kịp thời cho việc ra quyết định quản lý; đảm bảo thực hiệncác mục tiêu đã đề ra cũng như đảm bảo tính chính xác của các số liệu trên báo cáotài chính

Thông thường kiểm soát nội bộ được thực hiện bởi những cá nhân trong ban

kiểm soát Đây là những hoạt động kiểm tra việc thực hiện của mỗi nhân viên trongđơn vị dựa trên quy trình đã được xây dựng và ban giám đốc phê chuẩn.

Công việc kiểm soát đem lại cho doanh nghiệp bất động sản rất nhiều lợi ích,đặc biệt là đối với các doanh nghiệp niêm yết Một công ty đã có xây dựng hệ thốngkiểm soát nội bộ và hoạt động hữu hiệu sẽ tạo được niềm tin từ phía chủ đầu tư Bêncạnh đó kiểm soát nội bộ trong công ty bất động sản cũng giúp đảm bảo an toàn chotài sản, thực hiện có hiệu quả mục tiêu của doanh nghiệp đã đề ra

Công ty bất động sản là công ty cũng giống như tất cả các loại hình doanhnghiệp khác trong quá trình hoạt động luôn luôn tồn tại những rủi ro Đối với công

ty có quy mô nhỏ hay lớn thì kiểm soát nội bộ cũng rất cần thiết đối với nhà quảntrị Hệ thống KSNB sẽ giúp nhà quản trị hoạch định được các mục tiêu, chiến lượccũng như nhận dạng được các rủi ro đặc biệt là đối với những doanh nhiệp đạichúng

Với những quy trình, thủ tục được thiết lập một cách chặt chẽ ngay từ ban đầu

hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty bất động sản sẽ góp phần đảm bảo cho đơn

vị hoạt động an toàn, hiệu quả và đúng pháp luật quy định

Hơn thế nữa BĐS là lĩnh vực hiện nay đang thu hút rất nhiều sự quan tâm từphía nhà đâu tư nước ngoài, để nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệptrong giai đoạn hội nhập hiện nay việc nhà quản trị trong các công ty BĐS nghiêncứu, xây dựng cho doanh nghiệp mình một hệ thống KSNB hữu hiệu là hết sứcđúng đắn và cần thiết

20

 Kết luận chương 1

Thông qua việc nghiên cứu về lý thuyết kiểm soát nội bộ, các bước để xâydựng hệ thống kiểm soát nội bộ cho một tổ chức có thể thấy được sự cần thiết cũngnhư tác dụng của hệ thống kiểm soát nội bộ

Thực tế hiện nay ở Việt Nam nói chung và các doanh nghiệp ngành BĐS Tp.HCM nói riêng, KSNB chưa được đánh giá đúng tầm quan trọng của nó Chưa đượccác nhà quản trị quan tâm và ứng dụng trong công tác quản trị doanh nghiệp Việcnghiên cứu lý thuyết KSNB và các bước xây dựng hệ thống KSNB sẽ giúp cho tácgiả hệ thống lại lý thuyết cơ bản của KSNB từ đó ứng dụng vào thực tế để xây dựng

hệ thống KSNB cho các doanh nghiệp ngành BĐS tại Tp HCM

Nghiên cứu, xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ cho một doanh nghiệptrước hết phải hiểu rõ những đặc trưng của ngành, của từng doanh nghiệp cụ thểtrong ngành Những đặc điểm cụ thể của ngành Vì thế để việc xây dựng hệ thốngkiểm soát nội bộ cho một ngành mà sát với thực tế, có ý nghĩa thực tiễn cao thì sựcần thiết trước tiên là phải nắm bắt được thực trạng chung của ngành tại thời điểmxây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ cũng như đánh giá được những rủi ro có thểxảy ra trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp Từ đó mới xây dựng những thủtục, quy trình phù hợp với thực tế và mang lại hiệu quả cao cho nhà quản trị

Dựa trên những nghiên cứu về lý thuyết KSNB ở chương 1 làm cơ sở, nềntảng cho chúng tôi sẽ phân tích và đánh giá thực trạng của hệ thống KSNB tại cáccông ty BĐS tại Tp HCM ở chương 2

31

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC CÔNG TY

quản lý khác nhau như hệ thống quản lý chất lượng (Total Quality Managerment

-TQM), hệ thống đảm bảo chất lượng sản phẩm trước khi sản xuất (Quality Assurance - QA) hoặc kiểm tra chất lượng sản phẩm sau khi hoàn thành ( Quality Control – QC) nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất của doanh nghiệp Riêng đối với

các công ty BĐS không thể áp dụng các hệ thống trên trong quá trình kiểm soátdoanh nghiệp do nó có những đặc thù riêng của ngành Vì thế hệ thống KSNB chính

là một biện pháp phù hợp với đặc trưng của ngành BĐS trong quá trình quản lý làtiền đề cho các chủ doanh nghiệp tiến đến quản lý doanh nghiệp BĐS theo tiêu

chuẩn quản lý chất lượng quốc tế ( International Organization for Standardization – ISO)

Chính vì những điều trên mà trước khi xây dựng hệ thống KSNB cho mộtdoanh nghiệp ngành BĐS chúng ta cần phải nắm bắt được những đặc điểm riêngcủa ngành và tình hình kiểm soát hiện tại mà các doanh nghiệp đang áp dụng

2.1 SỰ PHÁT TRIỂN CỦA NGÀNH BẤT ĐỘNG SẢN TẠI ĐỊA BÀN TP HCM

 Giai đoạn trước 2006

Đây là giai đoạn thị trường bất động sản chuyển từ giai đoạn trầm lắng sangthời kỳ đóng băng, thậm chí vào thời điểm này có chuyên gia về bất động sản cũngcho rằng đây là thời điểm tiêu điều Nguyên nhân thì có nhiều, trong đó có liên quan

đặc biệt đến công tác quản lý và cơ chế chính sách trong một thời gian dài, lúc thìquá thắt chặt lúc lại buông lỏng Các nhà đầu tư bất động sản vào những năm đầuthế kỷ XXI có cơ hội để thu lợi nhuận lớn trong nhiều dự án được Nhà nước giaođất để kinh doanh hạ tầng, kinh doanh nhà bán Vào thời điểm đó, Nhà nước chưađiều tiết kịp thời về giá trị chênh lệch tiền sử dụng đất Tuy nhiên sau đó, Nhà nướccũng đó kịp thời điều tiết bằng một loạt cơ chế chính sách mà nổi bật là Nghị định

181 Nghị định 181 đó điều tiết được một phần hoạt động tự phát, tự do của thịtrường bất động sản, đưa dần thị trường này vào hoạt động có khuôn khổ

Chính nghị định 181 có những quy định mới (cấm phân lô bán nền) đã làm chogiao dịch BĐS trong giai đoạn đang sôi động chuyển sang trầm lắng và đóng băng

Giai đoạn 2006-2007

Cho đến nay đây là giai đoạn mà ngành bất động sản phát triển nhất Các giaodịch diễn ra rất sôi động Sản phẩm do các công ty BĐS tung ra không đủ đáp ứngnhu cầu của các nhà đầu tư Bất kỳ một dự án nào cũng được nhà đầu tư đón nhậnmột cách thái quá Không quan tâm đến chất lượng, giá cả Nhà đầu tư phải xếphàng, bốc thăm rất khó khăn mới có được cơ hội mua được phiếu mua căn hộ, nền

dự án Giá BĐS trong giai đoạn này được thổi lên rất cao so với giá trị thực của nó.Chủ đầu tư và các chuyên gia đều rất lạc quan khi dự báo thị trường BĐS tronggiai đoạn này Đã có những nhận định như: thị trường BĐS đang tăng trưởng và sẽcòn tăng trưởng trong 50 năm tới Và trong 10 năm tới (2006-2016) mức tăngtrưởng đã được dự báo khoảng 50%-100% Giai đoạn này cả nhà đầu tư trong vàngoài nước đều có chung một nhận định là thị trường BĐS đang là lĩnh vực kinhdoanh “hốt bạc” Chính vì thế không ít doanh nghiệp thi nhau nhảy vào kinh doanhBĐS Điều này càng mang lại nhiều bất cập cho thị trường BĐS còn non trẻ củaViệt Nam nói chung và Tp HCM nói riêng

 Giai đoạn sau 2008 đến nay

Chịu tác động của cuộc suy thoái kinh tế toàn cầu, từ năm 2008 đến nay ngànhBĐS đang gặp rất nhiều khó khăn Đặc biệt là đối với những dự án cao cấp Hầu hếtgiao dịch trên thị trường BĐS không phải nhằm đáp ứng nhu cầu về nhà ở của

khách hàng Những khách hàng có nhu cầu thực sự thì không có khả năng tài chính

để giao dịch, những nhà đầu tư thì gặp khó khăn do chính sách thắt chặt tín dụngđối với ngành BĐS của nhà nước Vì thế hiện tại các công ty BĐS trên địa bàn Tp.HCM từ 2008 đến nay rất khó khăn trong việc tiếp xúc nguồn vốn để đầu từ cho các

dự án mới Ngay cả đối với những công ty có tiềm lực về tài chính hoặc có cơ hộitiếp xúc được với nguồn vốn ngân hàng (các công ty thuộc loại hình này hoạt độngchủ yếu dựa vào vốn vay) thì sản phẩm tung ra thị trường cũng không được đónnhận như giai đoạn 2006-2007

Tuy nhiên, khi nền kinh tế đi xuống, thị trường BĐS sẽ đi xuống và trầm lắngtheo vì thu nhập của người muốn mua nhà, nhà đầu tư bị giảm sút Giai đoạn này lạixuất hiện cơ hội cho những khách hàng có nhu cầu về nhà ở thực sự vì giá nhà đấtgiảm xuống rất nhiều so với giai đoạn sốt 2006-2007

Có thể minh họa tình hình tăng trưởng của ngành BĐS qua các giai đoạn theohình sau:

CÔNG TY BẤT ĐỘNG SẢN

Sở tài nguyên môi trường Tp HCM

ĐỀN BÙ THEO QUYẾTĐỊNH GIAO ĐẤT

QUYẾT ĐỊNH DUYỆT 1/500 (PHÂN NỀN)

Trình tự hợp tác đầu tư từ đầu đến khi hoàn thành và ra sổ hồng cho nhà đầu tưđược thể hiện thông qua sơ sồ trên Chi tiết gồm:

(1) Phòng dự án: căn cứ vào bản đồ quy hoạch của Sở Tài Nguyên MôiTrường công ty làm văn bản gửi UBND thành phố xin chấp thuận địa điểm dự

án đầu tư 1, dự án 2…

(2) Phòng đền bù: dựa vào văn bản chấp thuận địa điểm tiến hành đền bù theodiện tích đã được phê duyệt Thực hiện các nghĩa vụ thuế TNCN đóng thaycho người dân, tiền sử dụng đất

(3) Giai đoạn này công ty BĐS thường hợp tác với các đối tác để thực hiện dự án

(7) Xây dựng nhà: nhà phố, biệt thự song lập, biệt thự đơn lập

(8) Ra sổ đỏ và hợp đồng bán sản phẩm chính thức

2.2.2 Đặc điểm của công ty thuộc ngành bất động sản tại Tp HCM

2.2.2.1 Các quy định pháp lý ảnh hưởng đến hoạt động của Công ty BĐS.

Không như những lĩnh vực kinh doanh khác, ngành BĐS trên địa bàn Tp.HCM nói riêng và ở Việt Nam nói chung còn rất mới mẻ và mới chỉ thực sự pháttriển khoảng hơn một thập niên trở lại đây Chính vì điều này nên cả doanh nghiệp,chủ đầu tư và chính quyền đều còn gặp rất nhiều khó khăn trong quá trình hoạtđộng, đầu tư hay quản lý Trong khi chủ đầu tư còn “bối rối” trong quá trình thựchiện các quy định theo pháp luật trong ngành thì chính sách nhà nước lại chưa chặtchẽ, thay đổi liên tục đã gây không ít khó khăn cho doanh nghiệp cũng như nhà đầutư

Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực BĐS thì các quy định pháp

lý tác động rất lớn đến chính sách, chiến lược và hiệu quả hoạt động của công ty

Để làm rõ thêm về vấn đề này tác giả dẫn chứng ra một số quy định điển hình tácđộng đến chính sách, chiến lược cũng như hiệu quả kinh tế của doanh nghiệp BĐStrong thời gian qua

- Luật đất đai năm 2003: Cấm phân lô bán nền

- Nghị định 181/2004/NĐ-CP thi hành luật đất đai

- Nghị định số 84/2007/NĐ-CP ngày 25 tháng 05 năm 2007: quy định về giấychứng nhận quyền sử dụng đất, thu hồi đất, thực hiện quyền sử dụng đất

- Nghị định 69/2009/NĐ-CP ngày 13 tháng 08 năm 2009: Giá đất để tính thu tiền sửdụng đất được xác định sát giá chuyển nhượng quyền sử dụng đất thực tế trênthị trường trong điều kiện bình thường

- Luật kinh doanh BĐS, Nghị định 71, thông tư 16 quy định việc ứng tiền trướckhi mua BĐS Trong đó người bán được huy động vốn, góp vốn dưới hình thứcđặt cọc, luôn thể hiện cam kết một phía có lợi cho các doanh nghiệp BĐS Bêncạnh đó cũng có không ít những quy định hạn chế sự phát triển của ngành này (giớihạn hợp đồng góp vốn, không cho bán nền, giao dịch phải qua sàn giao dịchBĐS…) và rất nhiều các quy định khác…

Chu kỳ kinh doanh BĐS thường kéo dài kể từ khi xin dự án cho đến khi hoànthành dự án Chính vì đặc trưng này mà việc thay đổi chính sách, quy định từ phíaNhà nước đã tác động rất lớn đến quả trình quản lý doanh nghiệp cũng như hiệu quảhoạt động của doanh nghiệp

2.2.2.2 Các phòng ban và chức năng nhiệm vụ cơ bản

Cơ cấu tổ chức bộ phận của mỗi doanh nghiệp khác nhau là khác nhau Tùyvào quy mô mà sự phân chia phòng ban cũng sẽ khác nhau ở mỗi doanh nghiệpBĐS Tuy nhiên qua khảo sát thực tế nhìn chung các công ty BĐS thường được tổchức như sau:

- Thực hiện công tác đối ngoại.

- Lập và quyết định các chủ trương, chính sách, mục tiêu chiến lược của công ty

- Phê duyệt tất cả các quy định áp dụng trong nội bộ công ty

- Giám sát và kiểm tra tất cả các hoạt động về sản xuất kinh doanh, đầu tư của

công ty

- Đề xuất các chiến lược kinh doanh, đầu tư cho Hội đồng thành viên

- Phát triển thị trường tiêu thụ sản phẩm

- Quyết định toàn bộ giá cả đầu vào, ra của doanh nghiệp

- Quyết định ngân sách hoạt động các phòng ban, giai đoạn cụ thể trong công ty theo kế hoạch phát triển do hội đồng thành viên phê duyệt

- Quyết định các chỉ tiêu về tài chính

- Giám sát toàn bộ hệ thống hoạt động trong công ty.(có thể thông qua hệ thống kiểm soát - đối với doanh nghiệp niêm yết).

b Phòng dự án

- Lập dự án đầu tư cho từng dự án bao gồm dự án tiền khả thi, khả thi hoặc báo cáokinh tế kỹ thuật

- Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc Công ty quản lý, điều hành toàn bộ các dự

án của Công ty

- Lập hồ sơ pháp lý xin phê duyệt dự án

- Phối hợp với Phòng kỹ thuật đề xuất các vấn đề liên quan đến việc đầu tư xây dựng các công trình, cải tạo các công trình đã xây dựng

- Phối hợp với Phòng Tài chính - Kế toán Công ty lập tiến độ nhu cầu vốn các dự

án, đề xuất cho Ban Tổng Giám đốc Công ty xét duyệt, thanh toán theo tiến độ các

dự án

- Lưu trữ hồ sơ, chứng từ, tài liệu có liên quan đến các dự án của Công ty

c Phòng đền bù, pháp lý

Đây là bộ phận gần như quan trọng nhất trong doanh nghiệp BĐS

- Thăm dò giá cả từng khu đất trong dự án và các dự án lân cận

- Lập kế hoạch, phương án đền bù cho dự án được chấp thuận địa điểm đầu

tư

dân

- Thực hiện thỏa thuận đền bù theo đúng diện tích đã được phê duyệt

- Giải quyết tranh chấp đối với những hồ sơ có vướng mắc thay cho người

- Hoàn thiện thủ tục pháp lý cho từng thửa đất để tiến hành đền bù

- Cập nhật tất cả những quy định mới, thủ tục pháp lý trong lĩnh vực BĐSnhằm cung cấp, hướng dẫn các phòng ban thực hiện theo đúng quy định của phápluật hiện hành

d Phòng kỹ thuật

- Tham mưu cho ban giám đốc về công tác thiết kế quy hoạch tổng thể, 1/500 của các dự án

30