• Để vượt qua giai đoạn khó khăn này, cần sử dụng kỹ năng: - Kỹ năng giao tiếp: giúp bạn tương tác với các thành viên trong nhóm để thống nhất ý kiến, quan điểm, cách làm, hạn chế xảy ra
Trang 1BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Trang 2CÂU 8 => 20 CÂU 8: Theo anh / chị, trong các giai đoạn hình thành và phát triển nhóm, giai đoạn nào là khó khăn nhất? Để vượt qua giai đoạn khó khăn này, Anh / Chị cần sử dụng kỹ năng nào?
• Trong các giai đoạn hình thành và phát triển nhóm, giai đoạn khó khăn nhất
là giai đoạn “sóng gió’’ Bởi vì, giai đoạn này, có sự khác biệt về cách làm
việc, khả năng nhìn nhận vấn đề, cái tôi quá lớn, mỗi người mỗi ý, sẽ xảy
ra xung đột đây là giai đoạn dễ đổ vỡ nhất
• Để vượt qua giai đoạn khó khăn này, cần sử dụng kỹ năng:
- Kỹ năng giao tiếp: giúp bạn tương tác với các thành viên trong nhóm
để thống nhất ý kiến, quan điểm, cách làm, hạn chế xảy ra mâu thuẫn
- Kỹ năng quản lý thời gian: tập trung vào mục tiêu của nhóm, hoàn thành công việc được giao, biết sắp xếp thời gian để tránh việc cá nhân làm ảnh hưởng đến việc nhóm gây trễ tiến độ chung của nhóm
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: giúp giải quyết khó khăn hiệu quả
- Kỹ năng lắng nghe: lắng nghe những quan điểm khác giúp nhìn ra
nhiều khía cạnh của vấn đề
- Kỹ năng tư duy phản biện: giúp đưa ra quyết định tốt hơn, sáng suốt hơn
- Kỹ năng tổ chức và phân công công việc: phân chia hợp lý công việc cho các thành viên, thành viên cũng cần có kỹ năng này để tự sắp xếp công việc của mình tránh ảnh hưởng đến nhóm
- Khả năng thuyết phục, đàm phán: muốn người khác chấp nhận ý kiến thìphải thuyết phục họ thay đổi cách nhìn về vấn đề của mình
CÂU 9: Nếu là nhóm trưởng, anh/ chị sẽ làm gì và áp dụng những kĩ năng nào
để nhóm có thể hoạt động tốt trong mỗi giai đoạn hình thành và phát triển?
❖ Những việc cần làm để nhóm hoạt động tốt như:
• Phân chia công việc hợp lý:
Trang 3- Nhóm trưởng là người phân chia công việc cho các thành viên Việc phânchia công việc cần phải đảm bảo tính hợp lý, công bằng Nhiều trường hợp người đứng đầu phải “gánh team” Như vậy không những nhóm trưởng trở thành người vất vả nhất mà còn khiến hiệu quả công việc không cao.
- Tạo checklist công việc online càng cụ thể càng tốt Nên ghi rõ nhân sự phụtrách, công việc cần làm, deadline… Hãy chia công việc thành các giai đoạn để dể quản lý hơn (giai đoạn brainstorm, giai đoạn thực hiện…)
• Đề ra nguyên tắc hoạt động, chỉ tiêu cần :
Vai trò này của trưởng nhóm rất quan trọng Bởi việc có nguyên tắc hoạt động và đưa ra những chỉ tiêu cụ thể nhóm cần đặt không chỉ giúp các thànhviên xác định được rõ trách nhiệm của mình mà còn hỗ trợ cho việc đánh giá các thành viên khi kết thúc một dự án
• Khai thác năng lực của các cá nhân trong nhóm:
Nhóm trưởng là người làm việc trực tiếp với các thành viên Qua quá trình trao đổi, làm việc nhóm trưởng sẽ thấy được điểm mạnh, điểm yếu của mỗingười Từ đó tạo điều kiện và phân chia công việc phù hợp để các cá nhân
có thể phát huy hết năng lực của mình Không chỉ thế, trưởng nhóm sẽ hỗ trợ được kịp thời khi cần nếu có thành viên nào gặp khó khăn
• Kết nối các thành viên với nhau:
Trưởng nhóm phải hiểu được công việc phải làm và những người mà mình phải quản lý Cạnh tranh là yếu tố cần có để phát triển Tuy nhiên người đứng đầu team phải là người kết nối được các cá nhân Thông qua việc lắngnghe, thấu hiểu phải giúp các thành viên tương trợ lẫn nhau chứ không chỉ
có cạnh tranh đấu đá
• Là người giám sát, tổng hợp, báo cáo:
Trang 4Công việc sẽ được tổng hợp và báo cáo lên cấp trên bởi người nhóm
trưởng Để có được bản tổng hợp báo cáo đó, nhóm trưởng phải tiến hành giám sát kiểm tra Mục đích để đảm bảo công việc đúng tiến độ Nếu có khó khăn thì sẽ cùng tìm cách giải quyết kịp thời
❖ Những kĩ năng cần thiết của nhóm trưởng:
• Sự tự tin chắc chắn là tố chất cần có nếu muốn là trưởng nhóm Bạn phải
tự tin vào chính mình thì mới khiến mọi người tin tưởng bạn
• Bạn nên tạo được sự đồng cảm với mọi người để có thể hiểu họ Một câylàm chẳng nên non vì thế cần sự đồng lòng đoàn kết và thấu hiểu củamọi người Có vậy mới giúp công việc suôn sẻ và đạt hiệu quả tốt nhất
• Phải có kỹ năng lãnh đạo Khả năng lãnh đạo bao gồm nhiều kỹ năng bổ trợ quan trọng như kỹ năng lên kế hoạch, kỹ năng tổ chức
• Kiểm soát, kỹ năng giải quyết xung đột, khả năng thuyết trình trước đámđông…
• Can đảm nhận trách nhiệm về mình là một tố chất quan trọng của người làmnhóm trưởng Nếu có vấn đề xảy ra, hãy là người đầu tiên nhận trách nhiệm
về mình Đừng chỉ nói nhận không Bạn cần đồng thời tìm cách giải
quyết hợp lý nhất cho vấn đề
CÂU 10: Anh/chị trình bày khái niệm Chu trình PDCA (Lập kế hoạch – Thực hiện- Kiểm tra – Hành động)? Phân biệt giữa cải tiến và đổi mới? Vận dụng Chu trình PDCA vào tiến hành làm việc nhóm.
• Khái niệm: PDCA hay chu trình PDCA (Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động) là chu trình cải tiến liên tục được tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật trong những năm 1950 Lúc đầu, ông gọi là chu trình
“Shewart ” để tưởng nhớ tiến siwx Walter A Shewart – người tiên phong trong việc kiểm tra chất lượng bằng thống kê ở Mỹ từ những năm cuối của
Trang 5thập niên 30 Tuy nhiên, người Nhật lại quen gọi nó là “chu trình Deming”hay “Vòng tròn Deming”
Nội dung các giai đoạn của chu trình PDCA:
- Plan (Lập kế hoạch): lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phạm vi, nguồn
lực để thực hiện, thời gian và phương pháp đạt mục tiêu
- Do (thực hiện): đưa kế hoạch vào thực hiện.
- Check (kiểm tra): dựa theo kế hoạch để kiểm tra kết quả thực hiện.
- Act (hoạt động cải tiến): thông qua các kết quả thu được để đề ra những
tác động điều chỉnh thích hợp nhằm bắt đầu lại chu trình với những thôngtin đầu vào mới
• Phân biệt giữa cải tiến và đổi mới:
- Thống nhất kế hoạch làm việc nhóm (Thảo luận nhóm lần 2)
- Hiệu chỉnh kế hoạch làm việc nhóm
- Tổ chức thực hiện (Điều hành)
- Đánh giá (Kiểm soát)
Trang 6- Cải tiến (Hành động khắc phục)
CÂU 11: Anh/chị hãy vận dụng chu trình PDCA vào tiến trình làm việc nhóm?
Để nhóm làm việc có hiệu quả cần hội tụ một số điều kiện tối thiểu nào?
• Vận dụng chu trình PDCA vào tiến trình làm việc nhóm như sau:
- Xác định mục tiêu
- Hình thành nhóm
- Thống nhất mục tiêu (Thảo luận nhóm lần 1)
- Lập kế hoạch làm việc nhóm
- Thống nhất kế hoạch làm việc nhóm (Thảo luận nhóm lần 2)
- Hiệu chỉnh kế hoạch làm việc nhóm
- Tổ chức thực hiện (Điều hành)
- Đánh giá (Kiểm soát)
- Cải tiến (Hành động khắc phục)
• Để nhóm làm việc có hiệu quả cần hội tụ một số điều kiện tối thiểu sau:
- Mục tiêu công việc rõ ràng
- Có sự phối hợp nhịp nhàng, chặt chẽ giữa các thành viên trong nhóm
• Sơ đồ:
Trang 7• Ví dụ minh họa:
- Plan: Lên kế hoạch đạt học bổng trong năm học
- Do: Bắt đầu học tập, nghiên cứu, học hỏi ,tìm phương pháp học tập phù hợp
Trang 8- Check: Làm kiểm tra để đánh giá thành tích đạt được có đạt yêu cầu chưa
- Act: Nếu thành tích tốt tiếp tục phát huy ,nếu kết quả không tốt tìm cáchkhắc phục tìm ra phương pháp học tốt hơn
• Việc vận dụng chu trình PDCA vào tiến trình làm việc nhóm đòi hỏi cácthành viên tuân thủ các cam kết và quy tắc:
- Đặt nhóm lên trên hết
- Trao đổi thông tin một cách cởi mở và thẳng thắn
- Trở thành một phần của giải pháp
- Tôn trọng sự đa dạng
- Đặt và khuyến khích đặt các câu hỏi đúng đắn
- Áp dụng một quy trình giải quyết vấn đề đúng đắn
CÂU 13: Vận dụng chu trình PDCA để kiểm soát một môn học cụ thể trong chương trình học của bạn? Bằng trải nghiệm của mình, bạn thấy yếu
tố nào trong chu trình PDCA là quan trọng nhất? Vì sao?
• Vận dụng chu trình PDCA để kiểm soát một môn học cụ thể trong chươngtrình học của bản thân:
Plan: lập kế hoạch:
- Xác định đối tượng thành lập nhóm
- Xác định đề tài môn học
- Lên kế hoạch cho đề tài
- Xác định, phân bố nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm cho mỗi thành viên
- Thiết lập ra nhiều phương án khác nhau để phòng hờ rủi ro
Do: thực hiện:
- Chuẩn bị các vận dụng cần thiết (màu, cọ, bút…)
- Thiết kế và phát triển đề tài
- Thực hiện kế hoạch
- Kiểm soát và hoàn thành đề tài
Trang 9Check: kiểm tra:
- Nhóm trưởng tổng hợp lại và kiểm tra tổng quát
- Đánh giá quá trình thực hiện
Act: thực hiện điều chỉnh:
Sau khi đánh giá nếu có sai sót thì ta tiến hành điều chỉnh sai sót
• Trong quá trình thực hiện em cảm thấy giai đoạn đầu tiên Plan là giai đoạn quan trọng nhất Vì mọi hoạt động được thực hiện đều phải trải qua quá trình lên ý tưởng như thế sẽ giúp ta định hướng đúng con đường mà ta sẽ thực hiện, giống như ngành may mặc việc may ra một bộ trang phục thì việc thiết kế ra nó
là điều quan trọng nhất như thế mới chính xác và có hiệu quả cao
CÂU 14: Vẽ sơ đồ mô tả chu trinh PDCA Từ chu trình này anh chị hãy phân biệt cải tiến và đổi mới Cho ví dụ minh hoạ ứng dụng chu trình PDCA trong nhiệm vụ mà nhóm anh /chị đang thực hiện?
• Sơ đồ mô tả chu trình PDCA:
Trang 10• Phân biệt cải tiến và đổi mới:
- Plan: Tìm ý tưởng tái chế rác thải nhựa thành những vật liệu có ích bảo
vệ môi trường Phân chia công việc cho các thành viên theo các loại rác thải như vỏ chai cũ, bao ni lông, lọ thuỷ tinh cũ, lốp xe cũ, quần áo cũ
- Do: Các thành viên tiến hành tìm hiểu thông tin để tìm ra ý tưởng, cáchthực hiện
- Check: Các thành viên chủ động kiểm tra lại thông tin mình tìm được, sau đó chia sẻ với nhóm và mọi người kiểm tra chéo thông tin của nhau
- Act: nhóm trưởng tổng hợp lại thông tin xem đã đạt yêu cầu hay
chưa Nếu có sai sót, thiếu thì điều chỉnh, bổ sung, cải tiến
CÂU 15: Trình bày khái niệm kỹ năng và kỹ năng giao tiếp Theo anh/chị, kỹ năng giao tiếp có tầm quan trọng như thế nào đối với sự hình thành và phát triển của nhóm mà anh/chị đang tham gia? Cho ví dụ minh họa
• Khái niệm kỹ năng: là khả năng vận dụng những kiến thức thu được
trong một lĩnh vực nào đó vào thực tế
• Khái niệm kỹ năng giao tiếp: quá trình sử dụng các phương tiện ngôn ngữ vàphi ngôn ngữ để định hướng, điều chỉnh và điều khiển quá trình giao tiếp đạttới mục đích nhất định
Trang 11• Kỹ năng giao tiếp rất cần thiết đối với sự hình thành và phát triển nhóm
mà bản thân đang tham gia, vì:
- Giao tiếp là nhu cầu cơ bản của mỗi người ngay từ khi sinh ra cho tới khi mất đi Nếu không có giao tiếp, thì mọi người xã hội sẽ không có sự liên kết vs nhau, không có đồng cảm, thông hiểu lẫn nhau Vì thế, kỹ năng giao tiếp là cơ thể của sự tồn tại, phát triển của con người trong họctập, công việc và cuộc sống
- Khi biết cách giao tiếp, giao lưu học hỏi, mỗi người sẽ tự mở rộng mối quan hệ cho mình Điều này tạo cơ sở để hình thành phát triển của
nhóm, ngoài ra còn là cơ sở để phát triển sự nghiệp, duy trì cuộc sống Không giao tiếp, bị cô lập là một trong những điều đáng sợ nhất
- Một tổ chức, tập thể muốn tồn tại, hoạt động thống nhất rất cần giao tiếp Nhờ giao tiếp, mỗi người hiểu được yêu cầu, mong muốn của người khác, mục đích chung của nhóm Trên cơ sở đó, mọi người sẽ cùng phối hợp với nhau để hoạt động nhằm đạt mục đích chung
- Thông qua giao tiếp, con người ta sẽ lĩnh hội được nền văn hóa, đạo đức,chuẩn mực xã hội Các tiêu chuẩn đạo đức như tinh thần trách nhiệm, lòng vị tha, bao dung… cũng được hình thành Cũng qua giao tiếp, mỗi người sẽ tự nhận thức, đánh giá được bản thân trên cơ sở nhận thức, đánh giá người khác Từ đó, mỗi người sẽ biết cách tự điều chỉnh để hoàn thiện bản thân mình
- Kỹ năng giao tiếp còn là chìa khóa gắn kết quan hệ Mỗi cá nhân đều cần
tự trang bị cho mình kỹ năng giao tiếp để hiểu nhau, hỗ trợ nhau tốt hơn
- Nếu chỉ giỏi chuyên môn, nhiệt huyết mới chỉ là điều kiện cần Để có thểphát triển nhóm, gặt hái nhiều thành công, bạn cần nhiều thứ khác nữa
Và kỹ năng giao tiếp thật thông minh, khéo léo là một trong những điều kiện đủ Không phải tự nhiên mà người ta nâng tầm giao tiếp lên thành
Trang 12▪ Đọc nhiều để mở rộng vốn từ, hiểu biết
▪ Luyện tập diễn đạt thường xuyên
▪ Tham khảo nhiều tình huống, ví dụ trong các sách dạy kỹ năng
▪ Luôn lắng nghe để thấu hiểu
▪ Không ngại tham gia các hoạt động tập thể, câu lạc bộ…
▪ Giao lưu, gặp gỡ những người có kỹ năng giao tiếp tốt để học hỏi
▪ Tự tin, kiên trì học hỏi và rèn luyện…
Hai người nhân viên có thể cùng kỹ năng chuyên môn tốt như nhau Tuy nhiên,người nhân viên có kỹ năng giao tiếp tốt, được sếp trọng dụng, được mọi người yêu quý sẽ có cơ hội thăng tiến nhanh hơn
- Dù là một giáo viên giỏi, nếu không biết cách giao tiếp, truyền đạt ý tưởng với học sinh, bạn cũng không được đánh giá cao Là một người quản lý, nếu không biết cách diễn đạt với cấp trên, kết nối với cấp dưới, bạn cũng không thể thành
công Là một người kinh doanh, nếu không biết giao tiếp, bạn sẽ không thể bán
TIEU LUAN MOI download : skknchat123@gmail.com
Trang 13được nhiều hàng… Có thể thấy, tất cả mọi người, mọi lĩnh vực đều cần tới giaotiếp
CÂU 16: Trình bày lợi ích của làm việc nhóm trong môi trường học tập Cho
ví dụ minh họa.
• Lợi ích:
- Giảm áp lực học một mình: thành viên trong nhóm sẽ có cảm giác thoải mái, không bị căng thẳng như lúc làm việc một mình Sự hỗ trợ, hợp tác của những người trong nhóm giúp họ trở nên tự tin hơn và vì thế việc họctập của họ sẽ đạt hiệu quả hơn
- Hiệu quả học tập tốt hơn: các thành viên trong nhóm có thể chia sẻ
phương pháp học tập cho nhau để đạt được kết quả tốt nhất, giúp đỡ nhau cùng tiến bộ Sự phối hợp của nhiều người sẽ giúp thực hiện được công việc lớn hơn và chất lượng cao hơn Đưa ra nhiều giải pháp trong quá trình thực hiện
- Phát triển kỹ năng: tạo môi trường tốt để người học phát triển những kỹ năng như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng quản lý cá nhân, khả năng chịu tráchnhiệm, kỹ năng chia sẻ thông tin Đó là những kỹ năng có ích cho công việc hiện tại và cho phát triển sự nghiệp sau này
Trang 14- Xây dựng được quan hệ tốt với nhiều thành viên trong cộng đồng
học viên
• Ví dụ: Trong môi trường học tập từ bậc tiểu học tới đại học thì thầy cô luôn tạo cơ hội khuyến khích làm việc nhóm như giao các bài tập thực hành nhằm xây dựng tinh thần đoàn kết và nâng cao trách nhiệm cho hs/sv:
- Cuộc thi cắm hoa của học sinh tiểu học ngày 20/11
Trang 15- Hội khỏe Phù Đổng
- Thực hành địa lí, sinh viên kiến trúc làm đồ án
CÂU 17: Trình bày Lợi ích của làm việc nhóm với môi trường doanh nghiệp Cho ví dụ minh hoạ.
• Lợi ích của làm việc nhóm với môi trường doanh nghiệp:
- Tăng hiệu quả công việc
- Tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức hơn khi làm việc đơn lập
- Khi làm việc nhóm sẽ đưa ra nhiều ý tưởng hay hơn
- Vì mỗi người là một thế mạnh nên sẽ giúp kế hoạch trở nên hoàn hảo hơn
- Giúp các thành viên tăng khả năng giao tiếp
- Có những quyết định đúng đắn
- Rèn được tính kỷ luật
- Tạo nên sự sức mạnh đoàn kết giữa mỗi thành viên
- Giúp mỗi người hạ được cái tôi các nhân hoà chung cái tập thể
- Giúp bản thân có trách nhiệm hơn từng câu nói và từng công việc
trình từ khâu nghiên cứu thị trường, thiết kế bản vẽ, tạo sản phẩm
mẫu đến kiểm định phê duyệt từ ban lãnh đạo
- Thông qua quy trình làm việc nhóm, một bộ phận phụ trách công tác nghiêncứu thị trường, một bộ phận sẽ lo phần thiết kế, trong lúc đó, bộ phận tạo mẫu sẽ chuẩn bị các nguyên liệu cần thiết dựa trên thông tin nghiên cứu được cập nhật Ngay khi hoàn tất quá trình khảo sát thị trường, mẫu thử cũng đã hoàn thành Tiến độ công việc được rút ngắn chỉ
Trang 16còn ½ thời gian so với trước đây.
CÂU 18: Nhóm của anh chị chuẩn bị tổ chức bán hàng gây quỹ Để cùng chung tay ủng hộ cho các đơn vị Điều trị bệnh nhân nhiễm covid 19 Tại thành phố Hồ Chí Minh Giả sử, Bạn được phân công Làm nhóm trưởng của một nhóm có 11 thành viên Và thời gian chuẩn bị là hai tuần Từ tình huống trên anh chị hãy trình bày về:
❖ Quá trình hình thành và phát triển nhóm từ lúc ban đầu cho tới khi hoàn
- Sau đó, đưa ra mục tiêu thực hiện nhiệm vụ của nhóm, đưa ra các tiêu chí trong công việc và giúp từng thành viên hiểu rõ mục tiêu đó
• Giai đoạn sóng gió:
- Các thành viên bắt đầu làm quen với việc phải làm cùng nhau, bắt
đầu thể hiện sự cởi mở, thể hiện suy nghĩ và quan điểm của mình
- Tuy nhiên, ai cũng muốn thể hiện “cái tôi” vốn có, nhằm khẳng định giátrị bản thân trong nhóm Nếu quan điểm trái ngược nhau, rất dễ nảysinh mâu thuẫn, tranh luận, tranh cãi, có thể gây mất đoàn kết
• Giai đoạn chuẩn hóa:
- Sau một thời gian làm việc cùng nhau các thành viên trong nhóm đã hiểu được mục tiêu, sứ mệnh của nhóm, vận dụng những kỹ năng, kiến thức, chuyên môn gì của mình để hoàn thành mục tiêu, có thái độ đúng mực hơn với nguyên tắc, quy định chung của nhóm để có những ứng xử, hành