TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MỘT CỬA ĐIỆN TỬ- XGATE Dành cho: Quản trị

Bước 1: Tài khoản => bạn nhập tên tài khoản đã được cấp Bước 2: Mật khẩu => bạn nhập mật khẩu của tài khoản Bước 3: Đăng nhập => sau khi nhập tên và mật khẩu thì bạn Nhấn nút Đăng nhập

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MỘT CỬA ĐIỆN TỬ- XGATE

Dành cho: Quản trị

Tp.HCM - 2020

Lịch sử tài liệu

19/01/2015 0.1 Khung tài liệu hướng dẫn Tùng Lương

01/06/2015 2.0 Người viết Phạm Thị Tú Trinh

15/04/2016 3.0 Cập nhật,chỉnh sửa tài liệu Hứa Thị Huế

06/08/2016 3.1 Cập nhật mục Biểu Mẫu

Cập nhật mục Quy Trình

Võ Thị Kim Bích Hứa Thị Huế 28/07/2017 3.2 Cật nhật, chỉnh sửa tài liệu Nguyễn Văn Đạt

15/01/2020 3.3 Cật nhật, chỉnh sửa tài liệu Nguyễn Thị Hải Yến

MỤC LỤC

1 GIỚI THIỆU CHUNG 5

2 TỔNG QUAN VỀ CHƯƠNG TRÌNH 6

3 ĐĂNG NHẬP VÀO HỆ THỐNG 7

3.1 Đăng nhập 7

3.2 Đăng xuất 9

3.3 Đổi mật khẩu 9

4 CÁC ỨNG DỤNG TÍCH HỢP TRONG XGATE 11

4.1 Quản trị hệ thống 11

4.2 Một cửa điện tử xgate 12

5 QUẢN TRỊ HỆ THỐNG 13

5.1 Quản lý người dùng 13

5.1.1 Tạo thông tin người dùng 13

5.1.2 Tạo vai trò người dùng 14

5.1.3 Tạo nhóm chức năng 16

5.2 Quản lý đơn vị 17

5.3 Hệ thống 18

6 QUY TRÌNH 24

6.1 Khai báo nhóm thực hiện 24

6.2 Khai báo điều kiện 26

6.3 Quy trình 30

6.4 Kho quy trình 39

7 BIỂU MẪU 40

7.1 Thiết kế mẫu 40

7.2 Kho biểu mẫu 47

8 THIẾT LẬP 48

8.1 Kết nối liên thông 48

8.2 Tổ chức liên thông 50

8.3 Thủ tục 51

8.4 Hệ thống 55

8.5 Ứng dụng 57

9 GIÚP ĐỠ VÀ HỖ TRỢ KỸ THUẬT 60

1 GIỚI THIỆU CHUNG

Ngày 25/03/2005, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg thay

thế quyết định số 93/2007/QĐ-TTg về Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa

liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương để giải quyết công việc của tổ

chức, cá nhân thuộc trách nhiệm, thẩm quyền của một cơ quan hành chính nhà nước, từ

hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải quyết đến trả kết quả được thực hiện tại Bộ

phận tiếp nhận và trả kết quả hoặc nộp qua dịch vụ bưu chính, nộp trực tuyến ở những

nơi có quy định nhận hồ sơ qua dịch vụ bưu chính, nhận hồ sơ trực tuyến

Với mục đích:

 Đơn giản, rõ ràng các thủ tục hành chính

 Công khai các thủ tục hành chính, mức thu phí, lệ phí, giấy tờ, hồ sơ và thời gian

giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân

 Nhận yêu cầu và trả kết quả tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

 Bảo đảm giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho cá nhân, tổ chức; việc

yêu cầu bổ sung hồ sơ chỉ được thực hiện không quá một lần trong suốt quá trình

giải quyết hồ sơ tại một cơ quan chuyên môn

 Đảm bảo sự phối hợp giải quyết công việc giữa các bộ phận, cơ quan hành chính

nhà nước để giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân

 Quy trình giải quyết thủ tục hành chính được định nghĩa động nên có thể tin học

2 TỔNG QUAN VỀ CHƯƠNG TRÌNH

Hệ thống xử lý hồ sơ Thủ Tục Hành Chính (TTHC) là hệ thống các tác vụ để hoàn thành

quá trình xử lý một TTHC Với mỗi đối tượng tham gia sẽ có các tác vụ khác nhau:

Cán bộ tiếp nhận và trả kết quả:

 Thực hiện các thủ tục tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

 Chuyển giao hồ sơ cho phòng chức năng

 Nhận hồ sơ từ phòng chức năng

 Trả kết quả cho công dân

 Thu lệ phí

 In các loại phiếu (phiếu biên nhận, phiếu kiểm soát)

* Trường hợp hồ sơ liên thông từ Phường/Xã lên Quận/Huyện:

CBTN&TKQ tại Quận/Huyện nhận, kiểm tra hồ sơ và chuyển đến phòng chức năng

Cán bộ thụ lý:

 Giải quyết hồ sơ: xác định tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ, yêu cầu bổ sung hồ sơ

(nếu thiếu)

 Dự thảo nội dung giấy phép, giấy chứng nhận,

 Trình lãnh đạo ký giấy phép, giấy chứng nhận,

Lãnh đạo:

 Ký, duyệt giấy phép, giấy chứng nhận,

Công dân:

 Xem thông tin hướng dẫn về các thủ tục hành chính

 Tra cứu kết quả về hồ sơ

3 ĐĂNG NHẬP VÀO HỆ THỐNG

3.1 Đăng nhập

 Bạn mở trình duyệt web lên và đánh địa chỉ được cấp của phần mềm vào Ví dụ:

 Nhập địa chỉ xong bạn Nhấn enter sẽ thấy xuất hiện màn hình đăng nhập vào hệ

thống như hình sau:

Hình 3.1: Màn hình Đăng nhập

Bước 1: Tài khoản => bạn nhập tên tài khoản đã được cấp

Bước 2: Mật khẩu => bạn nhập mật khẩu của tài khoản

Bước 3: Đăng nhập => sau khi nhập tên và mật khẩu thì bạn Nhấn nút Đăng nhập để

vào hệ thống:

Hình 3.2: Màn hình điền thông tin Đăng nhập

3.2 Đăng xuất

Bước 1: Nhấp chuột vào biểu tượng hình tam giác màu trắng kế bên góc phải của tên tài

khoản đang được đăng nhập

Bước 2: Sau đó nhấp chuột vào chức năng “Đăng xuất”

Thực hiện việc đăng xuất như hình sau:

Hình 3.3: Màn hình đăng xuất

3.3 Đổi mật khẩu

Bước 1: Nhấp chuột vào biểu tượng hình tam giá màu trắng kế bên góc phải của tên tài

khoản đang được đăng nhập

Bước 2: Sau đó nhấp chuột vào chức năng “Thông tin cá nhân”

Hình 3.4: Màn hình thay đổi mật khẩu

Bước 3: Thực hiện việc thay đổi mật khẩu theo trình tự như sau:

- Nhập “ mật khẩu cũ”

- Nhập “ mật khẩu mới”

- Nhập lại “ mật khẩu mới”

- Chọn “ Đổi mật khẩu” để hoàn thành

Hình 3.5: Màn hình nhập thay đổi mật khẩu

Quản trị hệ thống dùng để quản trị người dùng và trang một cửa điện tử xgate

Để vào ứng dụng Quản trị hệ thống, nhấn vào biếu tượng ở góc bên trên bên phải

màn hình, nhấn vào ứng dụng Quản trị hệ thống trên thanh

ứng dụng

Sau đây là giao diện màn hình Quản trị hệ thống:

Hình 4.1: Giao diện màn hình quản trị hệ thống

4.2 Một cửa điện tử xgate

Đây là mục dùng để quản lý dữ liệu trên trang một cửa điện tử xgate Để vào ứng dụng

này, nhấn vào biếu tượng ở góc bên trên bên phải màn hình, thanh ứng dụng hiển

thị, nhấn vào ứng dụng trên thanh ứng dụng

Sau đây là giao diện màn hình Một cửa điện tử xgate:

Hình 4.2: Giao diện màn hình quản trị hệ thống

5 QUẢN TRỊ HỆ THỐNG

5.1 Quản lý người dùng

5.1.1 Tạo thông tin người dùng

Tài khoản sử dụng trong dịch vụ công phải được thêm vào từ hệ thống quản lý “Người

dùng” sau đó được cấp quyền sử dụng tại quản trị của một cửa điện tử xgate

Hình 5.2: Màn hình tạo mới người dùng

Bước 3: Nhập trên màn hình tạo mới các thông tin tài khoản, thư điện tử (email), họ

tên… (các trường có ‘*‘ là các trường giá trị bắt buộc phải nhập)

Bước 4: Sau khi đã nhập thông tin người dùng  bạn vào danh sách vai trò để phân

quyền

Ví dụ: + BOD: quyền lãnh đạo

+ IT: quyền quản trị

Bước 5: Cuối cùng chọn “Lưu” để hoàn thành việc tạo thông tin người dùng

5.1.2 Tạo vai trò người dùng

Bước 1: Từ màn hình chính nhấn Quản lý người dùng -> Vai trò

Hình5.3: Màn hình danh sách vai trò

Bước 2: Nhấn nút , chương trình xuất hiện màn hình:

Hình 5.4: Màn hình tạo mới vai trò

Bước 3: Nhập các trông tin trên màn hình tạo mới (các thông tin có ‘*‘ là các trường giá

trị bắt buộc phải nhập)

Bước 4: Sau khi đã nhập thông tin vai trò  bạn vào Nhóm chức năng để phân quyền

Ví dụ: Tiếp nhận: Quyền chuyên viên 1 cửa

Quản trị: Quyền quản trị đơn vị

Bước 5: Cuối cùng chọn Lưu để hoàn thành

5.1.3 Tạo nhóm chức năng

Bước 1: Từ màn hình chính nhấn Quản lý người dùng -> Nhóm chức năng

Bước 2: Nhấn nút , chương trình xuất hiện

Hình 5.5: Màn hình tạo mới nhóm chức năng

Bước 3: Nhập các trông tin trên màn hình tạo mới (các thông tin có ‘*‘ là các trường giá

trị bắt buộc phải nhập)

Bước 4: Sau khi đã nhập thông tin phòng ban bạn vào Nhóm chức năng để gán

quyền

Bước 5: Cuối cùng chọn Lưu để hoàn thành

5.2 Quản lý đơn vị

Đơn vị sử dụng trong dịch vụ công phải được thêm vào từ hệ thống “Quản lý đơn vị”

sau đó được cấp quyền sử dụng tại quản trị của một cửa điện tử xgate

Hình 5.7: Màn hình tạo mới đơn vị

Bước 3: Nhập trên màn hình tạo mới các thông tin tên đơn vị, thư điện tử (email), mã

đơn vị, địa chỉ, tài khoản quản trị, … (các trường có ‘*‘ là các trường giá trị bắt buộc phải

+ SUBADMIN

Bước 5: Cuối cùng chọn Lưu để hoàn thành việc tạo thông tin đơn vị

5.3 Hệ thống

Trong mục hệ thống có các chức năng cho phép người dùng (quản trị) kiểm tra, thêm mới

các thông tin quản trị vào hệ thống, sửa đổi thông tin hệ thống, nhập các flie mẫu,…

 Người quản trị có thể xóa hoặc tạo mới để thay đổi các mặc định trong hệ thống để

phù hợp với đơn vị như: Page, Widget, Theme, JavaScript, Redirect, …

Hình 5.8: Màn hình hiển thị các chức năng hệ thống

 UI Plugin

Cho phép nhập các file mẫu của các thủ tục hành chính

Hình 5.9: Màn hình nhập các file mẫu

Ghi chú:

Cấu tạo của tập tin plugin: có 3 phần

– Thư mục ui: Chứa các tập tin giao diện

– Thư mục query: Chứa các tập tin truy vấn dữ liệu

– Tập tin service.profile: Định nghĩa thông tin tập tin plugin

Hình 5.10: Màn hình cấu tạo tập tin

 Trong thư mục query: có chứa các tập tin truy vấn dữ liệu, mỗi tập tin có cấu trúc

json như sau:

{

"name":"AdvanceSearch",

"syntax":"{hovaten: { $regex : \":hovaten:\"}, tendonvi: { $regex : \":tendonvi:\" }}",

"searchUI":"advancesearch.html",

"resultUI":"advanceresult.html"

}

Trong đó các giá trị khóa có ý nghĩa như sau:

– Name: Tên của câu truy vấn

– syntax: Cú pháp dùng để truy vấn dữ liệu

– searchUI: Tên tập tin giao diện chọn điều kiện để tìm kiếm

– resultUI: Tên tập tin giao diện kết quả sau khi tìm kiếm

 Cấu tạo của tập tin service.profile có cấu trúc json như sau:

Trong đó các giá trị Key có ý nghĩa như sau:

– Name: Định nghĩa giá trị khóa cho tập tin plugin và duy nhất trong ứng dung

– Brief: Mô tả của tập tin plugin

– Xform: Tên tập tin giao diện kết quả của thủ tục

– Extension: Phần định nghĩa cho giao diện chỉ đạo điều hành trong quy trình xử lý

Có hai từ khóa ý nghĩa như sau:

 Form: Tên tập tin giao diện chỉ đạo điều hành trong quy trình xử lý

 Action: Các thao tác điều khiển trong giao diện chỉ đạo điều hành

Hình 5.11: Màn hình hiển thị thông tin hệ thống

6 QUY TRÌNH

6.1 Khai báo nhóm thực hiện

Chức năng này để Khai báo/Tạo các nhóm (các phòng ban) xử lý công việc Thể hiện các

chức năng quyền hạn của người xử lý công việc trong quy trình

Bước 1: Từ màn hình trang chủ vào Quy trình/Biểu mẫu => chọn Khai báo nhóm thực

hiện, màn hình hiện ra:

Hình 6.1: Màn hình chọn vào Khai báo nhóm thực hiện

Bước 2 : Nhấp vào để tạo mới nhóm thực hiện ( phòng ban thực hiên) =>

điền đầy đủ thông tin => nhấn nút ở cuối dòng để lưu lại:

Hình 6.2: Màn hình Tạo nhóm/phòng

Bước 3: Nhấn vào nút ( liên kết) ở cuối dòng vừa tạo => tích chọn tên người cần

thêm người đến phòng

Hình 6.3: Màn hình chọn người xử lý

6.2 Khai báo điều kiện

Dùng để khai báo điều kiện cho các quy trình tiếp nhận, xử lý Để khai báo điều kiện ta

thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Vào Quy trình/Biểu mẫu

Bước 2: Vào Khai báo điều kiện

Hình 6.4: Màn hình chọn Khai báo điều kiện

Bước 3: Nhấn nút tạo mới

Màn hình sẽ xuất hiện:

Hình 6.5: Màn hình nhập thông tin khai báo

Bước 4: Điền các nội dung tương ứng với : Tên, Mô tả, Điều kiện

Hình 6.6: Màn hình Lưu khai báo điều kiện

Bước 5: Nhấn nút Lưu

Hình 6.7: Màn hình chỉnh sửa/xóa Khai báo điều kiện

Bước 6: Để chỉnh sửa điều kiện vừa tạo nhấn nút Chỉnh sửa

Bước 7: Để xóa điều kiện vừa tạo nhấn nút Xóa

6.3 Quy trình

Dùng để tạo quy trình tiếp nhận, xử lý, của các thủ tục hành chính

Ví dụ : Để tạo quy trình của thủ tục “Cấp phép xuất bản” ta làm các bước:

Bước 1: Vào Quy trình/Biểu mẫu

Bước 2: Vào Quy trình

Hình 6.8: Màn hình Chọn vào Quy trình

Bước 3: Nhấn nút Tạo mới

Điền: Tên (Thủ tục cấp phép xuất bản), Mô tả ( Thủ tục cấp phép xuất bản)

Tiếp theo nhấn nút Add ở cuối dòng tương ứng để lưu lại

Hình 6.9: Màn hình Tạo thủ tục cần tạo quy trình

Bước 4: Nhấn vào nút Thiết kế ở cuối dòng => nhấn Thêm nút màn hình hiện ra

như sau:

Hình 6.10: Màn hình thiết kế quy trình

Bước 5: Nhấn chọn Tự động hoặc Xử lý để thiết kế quy trình :

 Chọn nút cho các bước chuyên viên, lãnh đạo xử lý

 Nút Xử lý đa kết dùng trong trường hợp hồ sơ chuyển cùng một lúc cho 2 bộ phận

xử lý

Hình 6.12: Màn hình thiết kế quy trình

Bước 7: Nối các node lại với nhau theo các bước thực hiện quy trình

Hình 6.13: Màn hình thiết kế quy trình

Bước 8 : Nhấn nút Lưu bên phải màn hình để lưu lại

Hình 6.14: Màn hình thiết kế quy trình

Bước 9: Sau khi lưu xong ta vào lại quy trình (lúc này quy trình đang ở dạng thiết kế ),

chọn nút Ban hành để quy trình về dạng chính thức Sau đó nhấn nút liên kết để

liên kết với nhóm tiếp nhận Cuối cùng nhấn nút tải lên để lưu quy trình vào kho mẫu

Có thể ban hành quy trình, liên kết với nhóm thực hiện sau khi ta thiết kế xong quy trình

theo các bước như hình dưới:

Hình 6.15: Màn hình ban hành quy trình (về dạng chính thức)

Hình 6.16: Màn hình liên kết nhóm thực hiện quy trình

6.4 Kho quy trình

Là nơi lưu trữ (chứa) các quy trình đã được lưu vào kho

Hình 6.17: Màn hình kho quy trình thủ tục

7 BIỂU MẪU

7.1 Thiết kế mẫu

Dùng để thiết kế mẫu thủ tục

Ví dụ: Tạo biểu mẫu cho Thủ tục cấp phép xuất bản thực hiện các bước:

Bước 1:Từ màn hình trang chủ bạn vào Quy trình/Biểu mẫu

Bước 2: Chọn Thiết kế mẫu => chương trình xuất hiện:

Hình 7.1: Màn hình chọn vào Biểu mẫu

Bước 3: Nhấn nút Tạo mới => điền Tên(Thủ tục cấp phép xuất bản) =>

nhấn nút Add ở cuối dòng tương ứng để lưu lại:

Hình 7.2: Màn hình Tạo tên biểu mẫu thủ tục

Bước 3: Sau khi lưu cuối dòng xuất hiện nút Sửa ở cuối dòng nhấp chọn Sửa để vào

thiết kế mẫu thủ tục:

Hình 7.3: Màn hình thiết kế mẫu

Bước 4: Thiết kế mẫu thủ tục bằng các thao tác kéo thả các thanh Control có sẵn để thiết

kế mẫu:

Layout: Khung giao diện

 Để tạo mới khung đại diện phải có số tổng bằng 12 được lập như sau

 Text: khung thông tin

 Textarea: khung nhập nội dung

Control: Điều khiển nâng cao

 Đầu tiên chọn Layout phù hợp như drag 6.6; 2.4.6…

 Chọn Base : Kéo Label ->Colum (bên trái ) , và File ->Colum (bên phải)

 Nhấn nút để điền thành phần hồ sơ

 Nhập thông tin tiêu đề

 Nhấn Enter để lưu

Hình 7.4: Màn hình thiết kế mẫu

Bước 5: Nhấn nút Lưu , hoặc có thể xem trước biểu mẫu bằng cách ấn nút

Bước 6: Để lưu mẫu thủ tục đang chọn vào kho nhấn nút , sau đó vào kho biểu mẫu

để kiểm tra

Hình 7.5: Màn hình tải lên kho ứng dụng

Sau khi thiết kế xong biểu mẫu, chọn nút tải lên kho mẫu thì biểu mẫu vừa được thiết

kế xong sẽ được lưu vào kho mẫu Mục đích của thao tác này là để lưu biểu mẫu lại,

phòng trường hợp biểu mẫu đã thiết kế ở mục thiết kế mẫu bị mất có thể lên kho mẫu để

tải biểu mẫu về lại

Hình 7.6: Màn hình mẫu thủ tục đã tải lên kho ứng dụng

Bước 7: Để xóa nhấn nút Xóa

Lưu ý : Trong quá trình thiết kế biểu mẫu người dùng có thể copy biểu mẫu từ trang dịch

vụ công sang biểu mẫu của một cửa điện tử

(Cách copy biểu mẫu từ Dịch vụ công sang Một cửa điện tử xem trong tài liệu hướng dẫn

sử dụng Dịch vụ Công)

7.2 Kho biểu mẫu

Là nơi lưu trữ (chứa) các biểu mẫu đã được lưu vào kho

Hình 7.7: Màn hình kho biểu mẫu thủ tục

8 THIẾT LẬP

8.1 Kết nối liên thông

Để cơ quan, đơn vị đăng ký liên thông giữa Một cửa điện tử với Dịch vụ công

Bước 1: Vào Thiết lập

Bước 2: Vào Kết nối liên thông

Hình 8.1: Màn hình Nhập tên miền cần đăng ký

Bước 3: Nhấn vào nút => Địa chỉ IP/Tên miền sẽ hiện ra tên miền phần mềm bạn

đang dùng, ví dụ: