Khoá luận tốt nghiệp: Ứng dụng Công Nghệ Thông Tin trong hoạt động Thông Tin Thư Viện

41 3.1.1 Những kết quả đã đạt được trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thông tin - thư viện tại Thư viện Hà Nội ..... Mục đích nghiên cứu của khóa luận Nghiên cứu thực

Lời cảm ơn

Em xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành và sâu sắc tới cô giáo Th.s Nguyễn Thúy Hạnh, người đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này

Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các thầy, cô giáo trong Khoa Thông tin – Thư viện đã giúp đỡ, dìu dắt em trong 4 năm qua Cảm ơn ban lãnh đạo cùng các cán bộ của Thư viện Hà Nội đã tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ em trong quá trình làm khóa luận Cảm ơn hội đồng phản biện đã giúp em hoàn thành khóa luận này

Măc dù đã có nhiều cố gắng, song kiến thức còn non trẻ và hạn chế về mặt thời gian nên khóa luận không tránh khỏi thiếu sót Rất mong sự đóng góp của quý thầy cô và các bạn để nghiên cứu của em được tốt hơn

Em xin chân thành cảm ơn

Hà Nội, ngày 13 tháng 02 năm 2012

Sinh viên

Trần Thị Hoài

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

CNTT Công nghệ thông tin

CSDL Cơ sở dữ liệu

Thƣ viện Thƣ viện Hà Nội

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 5

2 Mục đích nghiên cứu của khóa luận 6

3.Tình hình nghiên cứu khóa luận 6

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 7

5 Đóng góp của khóa luận 7

6 Phương pháp nghiên cứu 7

7 Cấu trúc của khóa luận 7

NỘI DUNG 9

CHƯƠNG 1 THƯ VIỆN HÀ NỘI VỚI VẤN ĐỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN THƯ VIỆN 9 1.1 Khái quát chung về Thư viện Hà Nội 9

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 9

1.1.2 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ 10

1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của Thư viện 11

1.2 Những vấn đề cơ bản của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin – thư viện 12

1.2.1 Khái niệm công nghệ thông tin 12

1.2.2 Vai trò của công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin – thư viện 13

1.2.3 Quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động Thông tin thư viện tại Thư viện Hà Nội 15

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN HÀ NỘI 16

2.1 Hạ tầng công nghệ thông tin 16

2.2 Hệ thống mạng và phần mềm 16

2.2.1 Hệ thống mạng 16

2.2.2 Khổ mẫu biên mục đọc máy MARC 17

2.2.3 Các phần mềm được Thư viện ứng dụng 19

2.2.3.1 Phần mềm tư liệu CDS/ISIS 19

2.2.3.2 Phần mềm ILIB 3.6 20

2.2.3.3 Phần mềm Libol 6.0 23

2.3 Ứng dụng CNTT trong công tác quản lý 25

2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động chuyên môn 25

2.4.2 Ứng dụng CNTT trong công tác biên mục 28

2.4.3 Ứng dụng CNTT trong việc xây dựng CSDL 33

2.4.4 Ứng dụng CNTT trong công tác phục vụ bạn đọc 36

CHƯƠNG 3 NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN THƯ VIỆN TẠI THƯ VIỆN HÀ NỘI 41

3.1 Nhận xét 41

3.1.1 Những kết quả đã đạt được trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thông tin - thư viện tại Thư viện Hà Nội 41

3.1.2 Nhược điểm 42

3.2 Một số kiến nghị nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin tại Thư viện Hà Nội 42

KẾT LUẬN 45

Danh mục tài liệu tham khảo 46

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Ứng dụng CNTT vào hoạt động thông tin thư viện bắt đầu được thực hiện vào những năm 50 của thế kỷ XX Mới đầu chỉ là để quản lí công tác bổ sung, tài chính, tạo lập CSDL thư mục của thư viện Tiếp đó là tập trung và việc lưu trữ, tìm kiếm thông tin và tạo lập ra các sản phẩm thông tin thư mục Sau đó mở dần ra các hoạt động kĩ thuật khác, hoạt động quản lí và lưu thông tài liệu cũng như tổ chức các sản phẩm và dịch vụ thông tin

Những thuật ngữ của thời đại kĩ thuật số như là “cổng giao tiếp điện tư”; “dịch vụ chỉ dẫn ảo”; “siêu dữ liệu” đã dần trở thành quen thuộc với cộng đồng cán bộ thông tin thư viện Ngày nay có lẽ khó hình dung hoạt động thông tin thư viện tách rời việc sử dụng máy tính điện tử, kết nối mạng, truy cập Internet, khai thác CSDL trực tuyến và tạp chí điện tử Internet dã, đang

và ngày càng thâm nhập sâu vào hoạt độngthông tin thư viện, giúp cho các thư viện riêng biết kết nối với nhau, khai thác nguồn thông tin của nhau, nó trở thành công cụ không thể thiếu đối với công tác này

Sự phát triển mạnh mẽ của CNTT và viễn thông đã dẫn đến sự xuất hiện thư viện điện tử (Eectronic library), thư viện số (Digital library), thư viện

ao (Virtual library) và thư viện đa phương tiện (Multimedia library) Đó có thể coi là thành tựu quan trọng nhất của việc ứng dụng CNTT trong hoạt động thông tin thư viện

Đầu những năm 80 các thư viện Việt Nam đã bắt đầu ứng dụng CNTT vào công tác thư viện, chủ yếu là để tạo lập các CSDL thư mục về vốn tài liệu

Đầu những năm 90 đã xuất hiện các mạng cục bộ (LAN), các mạng diện rộng (WAN) Tuy nhiên công tác ứng ụng tin học trong hoạt động thông tin – thư viện mới chỉ được tiến hành triên khai ở một số trung tâm thông tin thư viện đầu ngành, các trung tâm khoa học lớn như Thư viện Quốc gia Việt

Nam, Trung tâm thonng tin tư liệu khoa học và công nghệ quốc gia ( nay là Cục thông tin khoa học và công nghệ quốc gia)

Sang những năm đầu thế kỉ XX, việc ứng dụng CNTT trong các cơ quan thông tin – thư viện được tiến hành rộng khắp các thư viện trong nước, hình thành nên nhiều Trung tâm học liệu lớn

Thư viện Hà Nội là một Thư viện có vai trò và chức năng quan trọng trong việc phát triển đời sống văn hóa của nhân dân thủ đô Để đáp ứng được nhu cầu của bạn đọc, Thư viện cần được đầu tư hơn nữa về trang thiết bị hiện đại nhằm nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc thủ đô Vì vậy việc ứng dụng CNTT vào hoạt động của thư viện là một việc làm cần thiết nhằm đem lại hiệu quả thiết thực trong việc phát triển văn hóa và đời sống nhân dân Chính

vì vậy, tôi đã chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin thư viện tại Thư viện Hà Nội” làm khóa luận của mình

2 Mục đích nghiên cứu của khóa luận

Nghiên cứu thực trạng hoạt động ứng dụng CNTT tại Thư viện, phân tích, đánh giá tác động của việc ứng dụng tin học trong từng khâu công tác

Từ đó đưa ra một số nhận xét và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả của việc

sử dụng và quản lí công tác ứng dụng tin học, đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT vào hoạt động thông tin thư viện tại Thư viện Hà Nội, góp phần nâng cao sự đóng góp của Thư viện cho sự phát triển của đất nước

3.Tình hình nghiên cứu khóa luận

Cho đến nay đã có một số công trình nghiên cứu tới các khía cạnh khác nhau trong hoạt động thông tin thư viện tại Thư viện Hà Nội như: Nghiên cứu hoạt động thông tin – thư viện, công tác tổ chức, phát triển và khai thác tài liệu… Nhưng chưa có đề tài nào có sự nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong toàn bộ hoạt động từ khâu quản lí đến xử lí tài liệu và phục vụ bạn đọc tại Thư viện Việc ứng dụng phần mềm mới Libol 6.0 của công ty tin học Tin Vân cũng như những chuẩn nghiệp vụ mới như chuẩn biên mục theo khổ

mẫu MARC 21, khung phân loại DDC 14… cần được đánh giá và đưa ra những đề xuất thích hợp

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Qúa trình ứng dụng CNTT trong các quy trình hoạt động thông tin – thư viện tại Thư viện

Phạm vi nghiên cứu: Thư viện Hà Nội

5 Đóng góp của khóa luận

Khóa luận sẽ là tài liệu để Thư viện có thể tham khảo trong việc hoàn thiện công tác ứng dụng CNTT vào trong các hoạt động thông tin thư viện của mình, cụ thể là trong công tác quản lí, công tác chuyên môn nghiệp vụ và công tác phục vụ người dùng tin tại Thư viện

Khóa luận cũng là tài liệu để các Thư viện khác có thể tham khảo trong quá trình triển khai ứng dụng CNTT vào thư viện mình, phát huy những điểm mạnh và khắc phục những hạn chế để việc ứng dụng CNTT đạt được hiệu quả cao nhất

Khóa luận này sẽ giúp cho những người nghiên cứu về Thư viện và người dùng tin của Thư viện hiểu biết thêm về các hoạt động của Thư viện

6 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu để hoàn thành khóa luận này, tôi đã sử dụng các phương pháp sau:

Phương pháp phân tích, tổng hợp, đánh giá Phương pháp quan sát

Phương pháp trao đổi, phỏng vấn

7 Cấu trúc của khóa luận

Ngoài phần Lời nói đầu, mục lục, danh mục từ viết tắt, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, khóa luận gồm có 3 chương:

Chương 1: Thư viện Hà Nội với vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin

trong hoạt động thông tin thư viện

Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Thư viện Hà Nội

Chương 3: Nhận xét và kiến nghị nâng cao hiệu quả việc ứng dụng công

nghệ thông tin vào hoạt động thông tin thư viện tại Thư viện Hà Nội

NỘI DUNG CHƯƠNG 1 THƯ VIỆN HÀ NỘI VỚI VẤN ĐỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN THƯ VIỆN

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Thư viện Hà Nội được thành lập ngày 15/10/1956 với tên gọi ban đầu là “Phòng đọc sách nhân dân” Thư viện đã qua nhiều lần thay đổi địa điểm, lúc ở bên hồ Hoàn Kiếm (nhà Thủy Tọa), khi về Lò Đúc, Mai Dịch, Văn Miếu – Quốc Tử Giám Đến tháng 1/1959, Thư viện chính thức đóng tại

47 Bà Triệu và mang tên “Thư viện nhân dân Hà Nội”

Thư viện Hà Nội hiện nay được hợp nhất bởi Thư viện Hà Nội (cũ) và Thư viện Hà Tây

Trước khi hợp nhất:

+ Thư viện Hà Nội là thư viện hạng 1 với 38 cán bộ + Thư viện Hà Tây là thư viện hạng 3 với 23 cán bộ 2/2009 chính thức hợp nhất 2 thư viện, với tên gọi Thư viện Hà Nội, xếp loại thư viện hạng 2 (Theo thông tư 67/2006 của Bộ VHTT&DL về việc xếp hạng Thư viện)

Hiện nay Thư viện Hà Nội có 2 cơ sở:

Cơ sở 1: 47 Bà Triệu – Hoàn Kiếm, trụ sở làm việc: 9 tầng với 7.500m²

sử dụng Đây là công trình kỉ niệm 1000 năm Thăng Long – Hà Nội

Cơ sở 2: 2B Quang Trung – Hà Đông, trụ sở làm việc 2029m²

UBND Thành phố Hà Nội đã đầu tư 44,475 tỉ đồng cho xây dựng trụ sở

47 Bà Triệu, trong đó 2,8 tỉ cho dự án xây dựng thư viện điện tử Năm 2010

Sở đã cấp 880 triệu đồng cho việc nâng cấp cơ sở 2 tại Hà Đông

Vốn tài liệu của Thư viện:

Tổng số vốn tài liệu: 432.597 cuốn

- Sách tiếng Việt: 387.546 cuốn

- Sách ngoại văn: 35.413 cuốn

- Sách khiếm thị:

+ Sách chữ nổi: 2.582 cuốn + Băng đĩa: 1.711 cuốn

- Báo đóng bìa: 5.345 tập

- Tài liệu địa chí:

+ Sách: 11.413 + Tài liệu Hán Nôm, Hương ước, thần tích, thần sắc: 1.323 bản + Bản đồ: 55

+ Băng đĩa: 45

- Sách thiếu nhi: 75.669 cuồn

- Kho sách luân chuyển: 57.397

- Báo, tạp chí:

+ 391 tên báo, tạp chí + 14 tên báo ngoại văn

- Tài liệu điện tử: 211.958 biểu ghi 1.1.2 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ

Ngay sau khi hợp nhất, sở VHTT&DL Hà Nội đã kịp thời ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Thư viện Hà Nội Theo quy chế, Thư viện

Hà Nội có 6 phòng chức năng:

- Phòng bổ sung và xử lí nghiệp vụ

- Phòng phục vụ bạn đọc (với 7 bộ phận)

- Phòng địa chí – Thông tin tra cứu

- Phòng tin học

- Phòng nghiệp vụ và phong trào cơ sở

- Phòng hành chính tổng hợp Hiện nay Thư viện Hà Nội có 75 cán bộ, trong đó có 56 cán bộ trong

biên chế và 19 lao động hợp đồng

100% cán bộ chuyên môn có trình độ cử nhân, 7 cán bộ là thạc sĩ khoa học thư viện, 7 cán bộ có văn bằng 2: ngoại ngữ, báo chí, hành chính

Để nâng cao chất lượng cán bộ, cơ quan luôn tạo điều kiện cho cán bộ tham gia các chương trình hội thảo, tập huấn về chuyên môn do Vụ thư viện, Thư viện Quốc gia Việt Nam… tổ chức: về các chuẩn nghiệp vụ, ứng dụng CNTT, số hóa tài liệu, về kĩ năng phục vụ người khiếm thị và kĩ năng xử lí, chuyển dạng file trong sản xuất sách cho người khiếm thị… Các chương trình tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn, chuyen ngành ở nước ngoài: tập huấn

về công tác phục vụ bạn đọc tại Singapore – do quỹ SIDA Thụy Điển tài trợ;

Về kĩ năng tổ chức các lớp tập huấn và hội thảo tại Singapore do Thư viện Quốc gia Singapore tài trợ

Có 4 cán bộ được đào tạo 2 tháng tại Ấn Độ về tiếng Anh và tin học, được học tập và làm việc với các chuyên gia nước ngoài góp phần nâng cao trình độ chuyên môn, kĩ năng và tác phong làm việc Các cán bộ đi học đều đã

áp dụng những kiến thức được học vào thực tiễn cơ quan

Thư viện Hà Nội cũng tổ chức cho cán bộ đi tham quan học tập các thư viện trong nước và nước ngoài: Tham quan các Trung tâm học liệu miền Trung, Thư viện trường đại học FPT… là những mô hình thư viện hiện đại; Tham gia các đoàn học tập, tập huấn tại nước ngoài: Trung Quốc, Malayxia, Hàn Quốc, Singapore

Kế hoạch năm tới Thư viện Hà Nội đang đề xuất cử 3 cán bộ đi dự Đại hội COLSAL lần thứ 15 tại Inđônêxia

1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của Thư viện

Chức năng:

Thư viện Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có chức năng tàng trữ, luân chuyển sách báo kể cả các loại sách, báo, tài liệu do địa phương xuất bản Thư

viện Hà Nội vừa phục vụ bạn đọc rộng rãi, kể cả thiếu nhi, vừa phục vụ

những người nghiên cứu khoa học kỹ thuật Vì vậy, Thư viện Hà Nội là một

Thư viện khoa học tổng hợp đồng thời có chức năng nghiên cứu và hướng

dẫn nghiệp vụ thư viện cơ sở

Nhiệm vụ

Là trung tâm nghiên cứu và hướng dẫn phương pháp hoạt động của hệ

thống thư viện, tủ sách và phong trào đọc sách của quần chúng, đề xuất

phương hướng nội dung, kế hoạch tổ chức và hoạt động của từng loại hình

thư viện, tủ sách đối với từng loại người đọc

Bảo quản và bổ sung các loại sách báo cũ và mới xuất bản ở trong nước

và sách báo bằng tiếng nước ngoài phù hợp với đặc điểm và phương hướng

phát triển kinh tế, văn hóa của địa phương phục vụ yêu cầu công tác nghiên

cứu, góp phần nâng cao kiên thức văn hoá cho quần chúng

Tổ chức việc tuyên truyền giới thiệu sách báo với bạn đọc

Tổ chức việc đọc sách tại chỗ và luân chuyển cho mượn sách báo rộng rãi trong quần chúng bảo vệ, bảo quản kho sách báo, tài sản của thư viện

Hướng dẫn nghiệp vụ cho thư viện quận, huyện, thị xã và các ngành Hiện nay được giao thêm nhiệm vụ mới: nghiên cứu khoa học và ứng

dụng công nghệ thông tin vào công tác thư viện

hoạt động thông tin – thư viện

1.2.1 Khái niệm công nghệ thông tin Công nghệ thông tin (CNTT): Tiếng Anh: Information Technology, viết tắt là IT, là ngành sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền và thu thập thông tin

Ở Việt Nam, khái niệm CNTT được hiểu và định nghĩa trong nghị quyết 49/CP kí ngày 04/8/1993 về phát triển CNTT của Chính phủ Việt Nam

như sau: “CNTT là tập hợp các phương pháp khoa học, các phơng tiện và công cụ kĩ thuật hiện đại, chủ yếu là kĩ thuật máy tính và viễn thông, nhằm tổ chức, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội”

1.2.2 Vai trò của công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin – thư viện

Một trong những đặc tính của thông tin là tính “kịp thời”, điều này có thể hiểu một cách đơn giản là người dùng tin sẽ nhận được thông tin khi họ cần

Vì vậy, để đạt được hiệu quả trong việc cung cấp thông tin cho người dùng tin, hoạt động thông tin - thư viện phải tạo ra nhiều cơ hội cho người dùng tin, nghĩa là cung cấp thông tin nhanh hơn, mềm dẻo hơn và đa chiều hơn Do vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông đã làm cho việc phổ biến tri thức thuận tiện và nhanh chóng

Việc ứng dụng tin học trong công tác thông tin - thư viện thường tập trung vào việc lưu trữ, tìm kiếm và tạo ra các sản phẩm thông tin, tổ chức các dịch vụ thông tin và phổ biến thông tin Đặc điểm của các hoạt động này là thường xuyên phải quản lý một khối lượng lớn tài liệu và được khai thác lặp đi lặp lại nhiều lần Do vậy, tin học hoá hoạt động thông tin - thư viện là xu thế phát triển tất yếu của các cơ quan thông tin - thư viện hiện nay

Ứng dụng CNTT trong hoạt động Thông tin – thư viện là quá trình cải biến quy trình công nghệ xử lí, chế biến trên cơ sở sử dụng các phương tiện công cụ tin học và viễn thông vào hoạt động thông tin – thư viện

Vai trò của việc ứng dụng CNTT trong các cơ quan thông tin – thư viện không ngừng gia tăng và phát triển với tốc độ rất nhanh Trực tiếp hay gián tiếp các hoạt động và dịch vụ thông tin ngày nay đều dựa trên sự hỗ trợ của máy tính điện tử Đồng thời ta càng thấy rõ vai trò đặc biệt quan trọng của các phần mềm tích hợp đang phát triển trong những năm gần đây, giúp thư viện hoạt