MÔN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG KINH DOANH RỦI RO VỀ ĐIỀU KHOẢN CHẤT LƯỢNG, ĐIỀU KHOẢN GIAO HÀNG VÀ ĐIỀU KHOẢN THANH TOÁN TRONG HỢP ĐỒNG XUẤT NHẬP KHẨU GẠO

Rủi ro trong việc bảo quản tại kho NVL - thóc và Rủi ro trong việc bảo quản tại kho thành phẩm - gạo Kho bảo quản không đạt tiêu chuẩn ảnh hưởng đến chất lượng thóc hay gạo: độ ẩm khôn

RỦI RO VỀ ĐIỀU KHOẢN CHẤT LƯỢNG (QUALITY)

Phân tích rủi ro

2.1 Rủi ro liên quan đến điều kiện về tiêu chuẩn kỹ thuật quy định trong hợp đồng

Rủi ro Why is it happening? Why? Why? Why? Why?

Rủi ro liên quan đến điều kiện về tiêu chuẩn kỹ thuật quy định trong hợp

Rủi ro trong việc có thể không đảm bảo được độ thuần giống của lô ruộng

Việc điều chỉnh điều kiện so với yêu cầu giấy chứng nhận chủng loại gạo thơm tập trung vào việc đảm bảo độ thuần giống (số cây) không nhỏ hơn 97%, thay cho mức "không nhỏ" như trước Dù điều khoản đã được nêu rõ, nó chỉ mới được thỏa thuận và đưa vào hợp đồng, gây khó khăn về thời gian kiểm tra để xác nhận độ thuần giống và ảnh hưởng đến tiến độ cấp giấy chứng nhận cho các lô gạo thơm.

Quá trình từ lúc kiểm tra đến khi thu hoạch, chế biến và xuất xưởng khá dài để đảm bảo hàng theo yêu cầu, tiêu chuẩn đồng hơn 95%

Rủi ro về việc quy định tiêu chuẩn hàng hóa chưa rõ ràng, khó đáp ứng tiêu chuẩn riêng của đối tác châu Âu

Chưa mô tả những tiêu chuẩn kỹ thuật cụ thể như hạng gạo, kích thước hạt, tỷ lệ hạt nguyên, hạt bể, tạp chất,

Hàng hóa được quy định phải đạt tiêu chuẩn quốc gia về gạo thơm trắng - TCVN

11889:2017 là tiêu chuẩn chung cho mọi loại gạo thơm trắng

Rủi ro về người đại diện ký kết

Có thể giao hàng không đúng như quy định trong hợp đồng mà hai bên ký kết

Nhầm lẫn, bỏ sót các mô tả cần thiết khi ghi các thông số tiêu chuẩn kỹ thuật

Người đại diện chủ quan, bất cẩn

Quá tự tin vào khả năng chuyên môn của bản thân

Không xem trọng một số nội dung trong hợp đồng

Người đại diện không hiểu rõ, thiếu kiến thức về hợp đồng và mặt hàng gạo xuất khẩu

Không được đào tạo, hướng dẫn kỹ càng trước khi đi ký kết

Bên nhập khẩu EU không hài lòng với tiêu chuẩn mà họ kiểm định với gạo nhận được

Bên EU không hiểu rõ về TCVN

Không kiểm tra lại các khoản mục của tiêu chuẩn

Tin tưởng đối tác Việt Nam

Hai bên ký kết nhầm lẫn, không hiểu ý nhau

Không hiểu ngôn ngữ, văn hóa của nhau

Người dịch thuật có sai sót trong việc truyền đạt lại nội dung

2.2 Rủi ro liên quan đến chất lượng hàng hóa trong sản xuất

Rủi ro về nguồn gốc nguyên vật liệu - thóc

Ghi nhận thông tin không rõ ràng về diện tích, địa điểm trồng theo

103/2020/NĐ-CP về chứng nhận gạo thơm xuất khẩu sang EU

Sàng lọc, phân chia chất lượng gạo không đồng đều, sai sót khi kiểm tra dư lượng BVTV

Diện tích và địa điểm trồng xuất phát từ nhiều nơi khác nhau

DN chủ yếu lấy NVL từ một đầu mối, đầu mối này thu mua từ nhiều hộ gia đình khác nhau

Các hộ gia đình sản xuất nhỏ lẻ không đủ cung cấp lượng lớn NVL cho doanh nghiệp, gây thiếu hụt nguồn cung và ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất Để khắc phục, cần có một đầu mối thu mua từ nhiều nguồn khác nhau nhằm tập hợp NVL về một điểm giao dịch, đảm bảo đủ số lượng và chất lượng NVL cung cấp cho DN.

Rủi ro trong việc vận chuyển

NVL từ kho sang khâu chế biến hay đưa thành phẩm vào

Lấy nhầm hay trộn lẫn nhiều loại, giống thóc, gạo với nhau

Vì không đủ số lượng gạo, thóc yêu cầu Nhầm lẫn mã số loại gạo, thóc

Gian lận trong mua bán

Trình độ chuyên môn không cao

Không được đào tạo chuyên môn bài bản

Giảm chi phí, tăng lợi nhuận

Thiết bị vận chuyển, bốc dỡ,

Chủ quan kho chứa xếp hàng không đủ năng lực phục vụ sự chuyên chở hàng từ kho cấp nâng cấp

Tận dụng không gian trống để chở quá tải

Lượng gạo, thóc cần chuyên chở nhiều

Rủi ro trong quá trình chế biến

Thành phẩm không đạt tiêu chuẩn chất lượng

Trong quá trình xây xát, trộn lẫn thóc vào gạo,

Máy xay xát không đảm bảo chất lượng theo quy định

Máy móc cũ, bị hư hỏng, không đủ công suất xử lý số thóc

Không chăm sóc, kiểm tra máy móc định kỳ

Không kiểm tra thành phẩm

Bộ phận kiểm tra, quản lý sản phẩm bất cẩn, chủ quan

Gạo dễ mốc, bị sâu mọt hay có mùi lạ Thất thoát gạo

Bao chứa gạo không khô ráo và sạch sẽ Bao chứa bị rách

Không bền chắc, không đảm bảo tiêu chuẩn quy định

Tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận

Lòng tham của phía xuất khẩu

Chủ quan và thiếu kiểm tra bao bì trước khi đưa gạo vào chứa và đóng gói là nguyên nhân khiến bao bì không đảm bảo, dễ bị ẩm ướt và tạo điều kiện cho côn trùng cùng vi sinh vật gây bệnh xâm nhập Điều này có thể làm gạo bị ô nhiễm và ảnh hưởng nghiêm trọng tới an toàn thực phẩm cũng như chất lượng sản phẩm gạo đóng gói Vì vậy, quy trình kiểm tra bao bì kỹ lưỡng, kiểm soát độ ẩm và ngăn ngừa tiếp xúc với tác nhân gây hại là yếu tố thiết yếu để đảm bảo an toàn thực phẩm và nâng cao chất lượng gạo đóng gói.

Miệng bao bì khâu không kỹ

Dây chuyền khâu bao không được theo dõi, kiểm tra

2.3 Rủi ro trong việc bảo quản tại kho NVL - thóc và tại kho thành phẩm - gạo

Sơ đồ 1.1 : Sơ đồ xương cá phân tích rủi ro trong khâu bảo quản

2.4 Rủi ro dẫn đến vi phạm tiêu chuẩn kỹ thuật

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ xương cá phân tích rủi ro dẫn đến vi phạm kỹ thuật

2.5 Rủi ro về kiểm định chất lượng sản phẩm

Rủi ro Why is it happening?

Giám định sai, không đúng quy cách

Người giám định tắc trách Áp lực công việc Quản lý không hợp lý

Không đủ trình độ chuyên môn, thiếu kinh nghiệm

Không được đào tạo bài bản

Giao cho người không có kinh nghiệm

Người khai báo hải quan khai báo sai

Thiếu hiểu biết, kinh nghiệm

Không để ý, chưa từng khai báo

Nhân viên mới, nhân viên chưa thực hành

Phương pháp giám định sai Áp dụng sai phương pháp

Không được đào tạo bài bản

Máy móc có vấn đề

Không kiểm tra thường xuyên

Quản lý không hợp lý

Cơ quan giám định không đạt chuẩn quốc tế

Nhà xuất khẩu không tìm hiểu kỹ càng

Tin tưởng Quen biết lâu năm Được giới thiệu

2.6 Rủi ro trong quá trình vận chuyển hàng hóa từ nước xuất khẩu sang nước nhập khẩu

Rủi ro liên quan đến chất lượng hàng hóa trong vận chuyển quốc tế có thể khiến hàng bị rò rỉ, hư hại hoặc mất mát giữa nước xuất khẩu và nước nhập khẩu Những sự cố này làm tăng chi phí, ảnh hưởng đến thời gian giao hàng và làm giảm sự hài lòng của khách hàng cũng như uy tín của doanh nghiệp Để giảm thiểu rủi ro chất lượng hàng hóa, cần thực hiện kiểm tra chất lượng trước xuất kho, bảo đảm đóng gói đúng tiêu chuẩn, mua bảo hiểm vận chuyển và lựa chọn phương thức vận chuyển an toàn giữa các nước Đồng thời thiết lập quy trình nhận hàng tại nước nhập khẩu và theo dõi chuỗi cung ứng để có biện pháp ứng phó kịp thời khi phát sinh sự cố.

Rủi ro từ thiên nhiên

Xếp hàng không đúng yêu cầu làm bị xô lệch khi có biến động

Sự chủ quan của nhân viên bốc xếp hàng

Tự tin vào khả năng của bản thân

Không có chế tài cho những hành vi không cẩn thận

Bộ phận quản lý không kiểm soát chặt chẽ

Thái độ làm việc không nghiêm túc Không có Công ty kiến thức chuyên sâu trong việc quản lý, bốc xếp không tổ chức đào tạo bài bản

Không theo dõi tình hình thời tiết thường xuyên

Nhân viên chủ quan, vô trách nhiệm

Thái độ làm viên không nghiêm túc

Chưa có biện pháp xử phạt đối với những hành vi này

Rủi ro từ tai nạn

Máy móc không ổn định

Không được kiểm tra định kỳ

Nhân viên kiểm tra định kỳ chủ quan

Trước giờ chưa từng xảy ra sai sót về máy móc

Không có thời gian kiểm tra

Thiếu tàu nên tàu khác phải sử dụng thường xuyên

Máy móc hỏng nhưng chưa được thay mà đã

Nhân viên chủ quan không thay

Tự tin rằng điều đó không ảnh hưởng nhiều mang ra sử dụng

Không có phụ tùng, phụ kiện để thay thế

Thuyền trưởng không thể xử lý tình huống

Mệt mỏi, không tập trung Áp lực công việc, cuộc sống

Làm việc quá nhiều thời gian, nhiều chuyến

Thiếu nhân viên nên phải làm việc nhiều chuyến

Không được trang bị kiến thức kỹ càng

Công ty không tổ chức đào tạo nâng cao

Bản thân không có ý thức trau dồi kiến thức

Rủi ro từ con người

Nhân viên không kiểm tra kỹ hàng hóa trong lúc

Không được trang bị kiến thức

Công ty không tổ chức đào tạo và sau khi đã xếp dỡ hàng hóa xong

Bản thân không có ý thức tự trau dồi kiến thức

Chủ quan, không để ý những chi tiết nhỏ

Tự tin khả năng của bản thân, không kiểm tra lại lần cuối

Đo lường rủi ro

Việc đo lường rủi ro được thực hiện bằng bản đồ nhiệt (Heatmap) Heatmap là một mô hình biểu đồ có các mảng màu khác nhau dùng để sắp xếp nội dung theo bố cục nhằm tối ưu hóa vai trò của nó và gắn kết các nội dung trong một tổng thể đồng nhất Với dạng 5x5, hai trục tần suất và mức độ tác động được phân theo mức độ từ thấp đến cao, tương ứng từ 1 đến 5 Các rủi ro được phản ánh trên bảng và phân chia thành các cấp cao, trung bình và thấp.

• (Mức độ x Tần suất) > 10: Rủi ro cao

• 5 ≤ (Mức độ x Tần suất) ≤ 10: Rủi ro trung bình

• (Mức độ x Tần suất) < 5: Rủi ro thấp

Các rủi ro gồm có:

R1: Rủi ro trong việc có thể không đảm bảo được độ thuần giống của lô ruộng

R2: Rủi ro về người đại diện ký kết

R3: Rủi ro nguồn gốc NVL - thóc

R4: Rủi ro trong việc bảo quản tại kho NVL - thóc và Rủi ro trong việc bảo quản tại kho thành phẩm - gạo

R5: Rủi ro trong việc vận chuyển NVL từ kho sang khâu chế biến hay đưa thành phẩm vào kho chứa

R6: Rủi ro trong quá trình chế biến

R7: Rủi ro vi phạm tiêu chuẩn kỹ thuật trong quá trình kiểm định hàng hóa tại nước xuất khẩu và nước nhập khẩu

Rủi ro kiểm định chất lượng hàng hóa tại nước xuất khẩu và nước nhập khẩu là thách thức lớn trong chuỗi cung ứng quốc tế, vì khác biệt về tiêu chuẩn, quy trình thẩm định và chứng nhận giữa hai nước có thể gây trễ hàng, phát sinh chi phí bổ sung và buộc doanh nghiệp điều chỉnh sản phẩm hoặc đóng gói Bên cạnh đó, rủi ro từ thiên nhiên trong quá trình vận chuyển giữa hai nước có thể ảnh hưởng đến vận chuyển hàng hóa, khi thời tiết xấu, thiên tai hoặc sự cố vận tải khiến hàng bị hư hỏng hoặc chậm giao, làm giảm hiệu quả chuỗi cung ứng và tăng rủi ro mất khách hàng.

R10: Rủi ro từ tai nạn (trong quá trình vận chuyển giữa hai nước)

R11: Rủi ro từ con người (trong quá trình vận chuyển giữa hai nước)

Bảng: Heatmap phân loại rủi ro

Đánh giá rủi ro

R1: Rủi ro trong việc có thể không đảm bảo được độ thuần giống của lô ruộng và R3:

Rủi ro nguồn gốc NVL - thóc và độ thuần giống là yếu tố quyết định liệu gạo Việt Nam có vào được thị trường EU hay không Theo EVFTA, gạo Jasmine 85 phải có độ thuần giống tối thiểu 95% và được chứng thực nguồn gốc (diện tích, địa điểm trồng) Trong hợp đồng lần này, đối tác EU yêu cầu mức độ thuần giống không nhỏ hơn 97%, đồng thời yêu cầu thông tin nguồn gốc được xác thực đầy đủ Doanh nghiệp Việt Nam thường phụ thuộc vào một đầu mối cung cấp nên việc xác định nguồn gốc cụ thể gặp khó khăn, đặt thách thức không nhỏ cho cả hộ gieo trồng lẫn doanh nghiệp xuất khẩu Tuy nhiên, với kinh nghiệm sản xuất lâu năm và khả năng ứng biến nhanh, DN tin rằng vấn đề này có thể được giải quyết thỏa đáng bằng các biện pháp quản lý chuỗi cung ứng và minh bạch nguồn gốc.

Nếu vấn đề này không được xử lý triệt để, hàng hóa sẽ không thể vào thị trường EU qua các đối tác, và nếu hàng hóa xuất đi mà không đáp ứng các yêu cầu, gạo có thể bị trả về hoặc tiêu hủy, làm gia tăng chi phí phát sinh và ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín của doanh nghiệp đối với đối tác.

Với những điểm nêu trên, rủi ro R1 và R3 sẽ được xếp vào mức độ “Rất nghiêm trọng” và tần suất “Thấp”

R2: Rủi ro về người đại diện ký kết

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, hợp đồng đóng vai trò như một bộ lọc rủi ro quan trọng, nên người đại diện ký kết có trách nhiệm rất lớn trong việc nắm vững các điều khoản và hiểu rõ đặc tính của hàng hóa hai bên mua bán Nếu người đại diện của một bên tidak hiểu đúng nội dung hợp đồng, không nắm được đặc điểm hàng hóa hoặc không đạt sự đồng thuận khi xác lập hợp đồng, sẽ nảy sinh nhiều hậu quả khôn lường cho doanh nghiệp và đối tác.

• Giao hàng không đúng quy định như hai bên thỏa thuận trong hợp đồng

• Bên EU không hài lòng với các thông số kỹ thuật của hàng hóa sau khi kiểm định lại

• Hàng hóa có thể bị trả lại, gây phát sinh chi phí

• Phía đối tác sẽ cân nhắc không lựa chọn DN xuất khẩu cho lần giao dịch tới vì sự không hiểu nhau…

Vì những lý do trên mà rủi ro R2 được xếp vào mức độ “Nghiêm trọng” và tần suất

R4: Rủi ro trong việc bảo quản tại kho NVL - thóc và Rủi ro trong việc bảo quản tại kho thành phẩm - gạo

Chất lượng nguyên vật liệu (NVL) và thành phẩm ảnh hưởng quyết định đến việc cập bến hàng hóa, quản trị chuỗi cung ứng và hợp tác lâu dài với các đối tác Gạo là loại thực phẩm dễ bị tổn thương bởi mối mọt và nấm mốc khi độ ẩm môi trường cao và bảo quản không đạt chuẩn, vì vậy việc bảo quản trong kho phải được chú trọng và kiểm soát nghiêm ngặt Việc xây dựng kho đạt chuẩn và quá trình kiểm tra quản lý là hai khía cạnh khó khăn do chịu tác động của nhiều yếu tố như cơ sở vật chất, hệ thống và trang thiết bị Chất lượng từ giai đoạn đầu kém sẽ ảnh hưởng đến toàn chuỗi cung ứng, gây thiếu hụt nguồn cung cho đối tác và làm trì hoãn giao hàng, từ đó làm giảm thiện cảm của khách hàng Đầu vào NVL cần được đẩy mạnh thu mua để tránh chi phí không đáng có và đảm bảo sản xuất không bị chậm khi NVL không đủ.

Do đó, rủi ro này được xếp vào mức độ “Nghiêm trọng” và tần suất “Trung bình”

R5: Rủi ro trong việc vận chuyển NVL từ kho sang khâu chế biến hay đưa thành phẩm vào kho chứa

Rủi ro vận chuyển NVL từ kho hoặc đưa thành phẩm về kho tương tự rủi ro R4, vì có thể ảnh hưởng đến nguồn cung và nguồn cấp của DN Tuy nhiên, hoạt động này diễn ra khá thường xuyên nhưng ngắn hơn so với R4, nên mức độ nghiêm trọng và tần suất xuất hiện có sự giảm nhẹ Cụ thể, rủi ro R5 được xếp vào mức độ “Ít nghiêm trọng” và tần suất “Thấp”.

R6: Rủi ro trong quá trình chế biến

Chế biến gạo là quy trình biến đổi NVL thành thành phẩm mong muốn, diễn ra thường xuyên nhằm đảm bảo chất lượng và hiệu quả sản xuất Tương tự hai rủi ro R4 và R5, quá trình chế biến cần kiểm soát máy móc xay xát để không ảnh hưởng đến chất lượng gạo và tránh lẫn lộn giữa gạo và thóc, kẻo gây hậu quả tiêu cực cho sản phẩm Bên cạnh đó, đóng gói bao bì cho gạo có vai trò cực kỳ quan trọng trong việc bảo quản và đảm bảo an toàn trong vận chuyển; bao bì đóng kín sẽ ngăn mối mọt và hạn chế rách bao gây thất thoát.

Rủi ro R6 được xếp vào mức độ “Trung bình” và tần suất “Trung bình”

R7: Rủi ro vi phạm tiêu chuẩn kỹ thuật trong quá trình kiểm định hàng hóa

Với là một mặt hàng nông sản, rủi ro liên quan đến tiêu chuẩn kỹ thuật là một trong những rủi ro thường gặp nhất, đặc biệt tại các thị trường khó tính như EU và Mỹ nơi yêu cầu chất lượng ngày càng khắt khe Chỉ cần một sai sót nhỏ trong việc nắm bắt thông tin tiêu chuẩn kỹ thuật hoặc trong quá trình ký kết hợp đồng khi hai bên không quy định rõ tiêu chuẩn áp dụng và tự soạn thảo các điều khoản kỹ thuật riêng có thể dẫn tới nhiều sai sót và hậu quả nghiêm trọng Những sai sót này có thể làm gián đoạn chuỗi cung ứng, tăng chi phí, hoặc khiến hàng hóa bị từ chối nhập khẩu và trả về, ảnh hưởng tới uy tín và doanh thu của doanh nghiệp Để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp cần xác định và tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật được công nhận, đồng thời soạn thảo hợp đồng chi tiết về tiêu chuẩn, phương pháp kiểm tra và chứng nhận, thiết lập quy trình rà soát thông tin tiêu chuẩn trước khi xuất khẩu sang thị trường nước ngoài.

- Không thể xuất khẩu, buộc phải tìm nguồn hàng khác thay thế hoặc phải đền bù hợp đồng

Trong trường hợp hàng hóa không thể thông quan tại nước nhập khẩu hoặc bị bên nhập khẩu từ chối nhận hàng, hàng hóa có thể bị trả về hoặc tiêu hủy và doanh nghiệp có thể phải bồi thường thiệt hại do vi phạm các điều khoản liên quan đến hợp đồng và quy định nhập khẩu.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp Việt Nam đã vướng vào rất nhiều vụ vi phạm tiêu chuẩn kỹ thuật ở các thị trường khó tính như Mỹ (2016), EU (Bỉ - 2021)

Do đó, chúng tôi xếp loại rủi ro vi phạm tiêu chuẩn kỹ thuật ở mức độ “Đặc biệt Nghiêm trọng” với tần suất “Trung bình”

R8: Rủi ro trong hoạt động giám định

Các rủi ro liên quan đến giám định như giám định không đầy đủ hay là giám định không chính xác có thể khiến hàng hóa được giao đến cảng cho người mua nhưng không được nhập khẩu vì vi phạm các tiêu chuẩn về chất lượng Điều đó dẫn đến những thiệt hại nghiêm trọng cho người xuất khẩu Doanh nghiệp phải tốn chi phí, công sức để xử lý hàng hóa và làm ảnh hưởng đến uy tín của gạo Việt Nam nói chung và của doanh nghiệp nói riêng

Bởi rủi ro về giám định xảy ra tần suất rất thấp, và hậu quả không nghiêm trọng như vi phạm tiêu chuẩn kỹ thuật, nên nhóm sẽ xếp rủi ro trong giám định ở mức độ

“Nghiêm trọng” và tần suất “Rất Thấp”

Rủi ro từ thiên nhiên đang chi phối mạnh mẽ hoạt động xuất khẩu, khi vận chuyển đóng vai trò then chốt trong trao đổi hàng hóa giữa các quốc gia Thành công của mỗi chuyến hàng phụ thuộc rất lớn vào điều kiện thời tiết và các yếu tố tự nhiên có thể ảnh hưởng đến lịch trình vận tải Đối với các mặt hàng nông sản như gạo, sự thay đổi của thời tiết có thể tác động đáng kể đến chất lượng và giá trị của hàng hóa, làm gia tăng rủi ro cho chuỗi cung ứng và chi phí xuất khẩu.

- Nếu độ ẩm bên ngoài thấp, gạo sẽ tỏa ẩm mạnh dẫn đến hao hụt về trọng lượng có thể từ 1,5 - 3,5% và lớn hơn

Khi độ ẩm ngoài môi trường cao hơn, gạo sẽ hút ẩm và hấp thụ nước, khiến nó dễ bị lên men và mục nát nếu để ở trạng thái ẩm ướt kéo dài Quá trình này sinh nhiệt và phát sinh mùi chua thối, làm ảnh hưởng đến chất lượng bao bì và khu vực xung quanh.

- Thời tiết xấu (Bão, sóng thần,…) làm thuyền lật, nước tràn vào làm gạo bị ẩm, mốc hoặc thậm chí là rơi xuống biển

- Kết quả là hàng hóa không được giao vì chất lượng không đạt chuẩn hoặc không còn hàng hóa để giao cho đối tác

Rủi ro thiên nhiên tuy hiếm gặp nhưng hậu quả để lại khá nghiêm trọng, nên nhóm sẽ sắp xếp và đánh giá rủi ro trong giám định ở mức độ nghiêm trọng và tần suất rất thấp để đảm bảo quản lý rủi ro hiệu quả.

R10: Rủi ro từ tai nạn

Ngoài thiên nhiên, những tai nạn như đâm tàu, thủng tàu, cướp biển, sẽ trực tiếp gây ra những hậu quả xấu cho chất lượng của hàng hóa:

- Hàng hóa bị xô lệch trong quá trình va chạm

- Nước tràn tàu làm ướt gạo, lên mốc

- Mất hết hàng hóa khi gặp cướp biển

Những sai sót liên quan đến tàu thuyền hoặc phụ kiện và phụ tùng thay thế mà công ty có thể kiểm soát được và nhận thức rõ về chúng sẽ diễn ra với tần suất thấp Hậu quả do những sai sót này có thể lớn nhưng không vượt quá ngưỡng, nên nhóm được xếp vào mức ít nghiêm trọng.

R11: Rủi ro từ con người

Con người thường là nguồn gốc của nhiều rủi ro trong vận tải và logistics, điển hình là khi tàu thuyền không được kiểm tra định kỳ có thể gặp sự cố trên đường đi, tạo ra rủi ro từ tai nạn; việc xếp dỡ hàng hóa không đúng yêu cầu có thể khiến hàng bị lệch vị trí khi tàu bị nghiêng do gió mạnh, dẫn tới rủi ro từ thiên nhiên và thiệt hại cho hàng hóa Bên cạnh những hành động trực tiếp gây ra rủi ro, con người còn gián tiếp ảnh hưởng tới chất lượng dịch vụ và hiệu quả vận hành bằng cách làm giảm chất lượng hàng hóa, tăng chi phí bảo trì và mất thời gian giao nhận, từ đó ảnh hưởng tới sự tin cậy và cạnh tranh của doanh nghiệp.

Ứng phó rủi ro

5.1.1 Né tránh rủi ro

- Chọn nhân viên hiểu rõ về hàng hóa, loại trừ những nhân viên có tính bất cẩn, chủ quan

Xây dựng kho bãi trên nền cao ráo và bằng phẳng giúp hạn chế ngập úng và bảo vệ hàng hóa khỏi hư hại Nền kho cần được thiết kế khô ráo, không thấm dột và không tụ ẩm để đảm bảo điều kiện bảo quản tối ưu Địa điểm lưu trữ tuyệt đối không gần nguồn gây ô nhiễm và phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn an toàn, đặc biệt là hệ thống phòng cháy chữa cháy Việc tuân thủ các yêu cầu này giúp lưu trữ hàng hóa an toàn, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả vận hành kho.

Luôn cập nhật kịp thời các thông tin liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu, bao gồm các quy định mới, thông tư của Chính phủ và các tiêu chuẩn kỹ thuật trong nước và quốc tế Việc nắm bắt đầy đủ những quy định này giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, tối ưu hóa chu trình thông quan và giảm thiểu rủi ro liên quan đến sai lệch tiêu chuẩn hay thủ tục Nội dung cập nhật tập trung vào các văn bản quy phạm pháp luật, thông tư hướng dẫn và các tiêu chuẩn kỹ thuật được ban hành bởi cơ quan nhà nước và các tổ chức tiêu chuẩn quốc tế, nhằm đảm bảo quá trình xuất nhập khẩu diễn ra thông suốt, an toàn và chất lượng.

- Tìm hiểu kỹ về thị trường mà doanh nghiệp lựa chọn (quy định, pháp luật, đối tác…)

- Thường xuyên kiểm tra hàng hóa trong kho bãi

- Kiểm tra, bảo dưỡng máy móc, thiết bị thường xuyên

- Đào tạo nhân viên về kiến thức chuyên môn và kỹ năng khi xảy ra sự cố

- Quản lý một cách chặt chẽ, phân bổ công việc hợp lý cho nhân viên, tránh tình trạng quá tải công việc

- Dự phòng hàng hoá để thay thế khi hàng bị hỏng, hoặc không đáp ứng được tiêu chuẩn quy định

Trong trường hợp hàng hóa đã thông quan tại nước nhập khẩu nhưng kết quả giám định lệch so với hợp đồng, khiến nhà nhập khẩu từ chối nhận hàng, hai bên có thể tiến hành đàm phán để thỏa thuận lại điều kiện giao nhận hoặc tìm đối tác mới ở nước xuất khẩu nhằm đảm bảo chu trình cung ứng và giảm thiểu rủi ro cho cả hai bên.

- Cần tìm đối tác thay thế (nước khác, châu lục khác) khi hàng không thể đáp ứng được tiêu chuẩn của nước nhập khẩu

- Tìm hiểu kỹ về thủ tục, quy định của chính phủ về mặt hàng gạo

- Lựa chọn các nhà cung cấp uy tín, chất lượng đồng thời tìm hiểu rõ lịch sử, uy tín của họ

- Nhà xuất khẩu nên chủ động theo dõi, nắm bắt thông tin về tiêu chuẩn kỹ thuật trong nước và quốc tế

- Tuyển chọn và đào tạo nhân viên có năng lực chuyên môn cao, đặc biệt là soạn thảo, ký kết hợp đồng

- Phải giải thích, xem xét yếu tố được đề cập, làm rõ những điểm không rõ ràng, dễ gây hiểu lầm nêu trong hợp đồng cho phía đối tác

- Bảo quản hàng trong các kho bãi đáp ứng được đầy đủ tiêu chuẩn lưu giữ

- Dự tính trước các rủi ro có thể xảy ra và chuẩn bị các phương án để giảm thiểu rủi ro

VD: Khi thời tiết hanh khô sẽ dễ xảy ra tình trạng cháy, do đó cần có các biện pháp để phòng ngừa

- Thường xuyên kiểm tra hàng hóa trong quá trình lưu kho lưu bãi

- Đóng gói và bao bọc hàng hóa cẩn thận, chống thấm nước, chống cháy, chống va đập hết mức có thể

- Kiểm tra, bảo dưỡng máy móc thường xuyên, cải tiến công nghệ nhằm hạn chế tối đa khả năng xảy ra hỏng hóc

- Tham khảo thông tin từ các doanh nghiệp lớn trong cùng lĩnh vực, đã có nhiều kinh nghiệm trong hoạt động kinh doanh quốc tế

- Có thể thuê luật sư, chuyên gia trong nghiệp vụ ngoại thương soạn thảo, ký kết hợp đồng

- Tập trung vào việc quản lý cao độ và thường xuyên kiểm tra tiến độ công việc

- Thông báo ngay lập tức tới đối tác khi gặp vấn đề nhằm tìm hướng giải quyết tốt nhất

Để hạn chế rủi ro liên quan đến hư hỏng hoặc mất mát hàng hóa, cần chuẩn bị hàng hóa dự phòng và tiến hành thương lượng với đối tác nhằm giảm nhẹ phần đền bù thiệt hại.

- Tìm các nhà kho và kho bãi dự phòng

- Thương lượng về phí lưu kho nếu xảy ra tổn thất để giảm thiểu chi phí

- Trong trường hợp trả hàng về, nhà xuất khẩu có thể chấp nhận giảm giá để đối tác chấp nhận mua lô hàng

- Tìm kiếm người mua khác ở nước nhập khẩu nếu đối tác không chấp nhận về sai sót trong tiêu chuẩn kỹ thuật và không thể sửa chữa được nữa

- Mua bảo hiểm vận tải phù hợp cho hàng hoá

- Luôn đảm bảo số lượng nhân viên và tàu thuyền để có thể luân phiên sử dụng

- Kiểm tra, đảm bảo số lượng phụ kiện, phụ tùng để có thể thay thế, sửa chữa tàu nhanh nhất có thể

- Tham khảo ý kiến từ chuyên gia để đảm bảo thiết bị vận chuyển là phù hợp với hàng hóa gạo

Để tăng cường an toàn và hiệu quả xử lý tình huống nguy cấp trên biển, công ty cần tổ chức đào tạo cho thuyền trưởng về các kỹ năng ứng phó và ra quyết định nhanh Đồng thời, đào tạo cho nhân viên về quá trình giám định hàng hóa bài bản và nghiêm túc để đảm bảo chất lượng và tuân thủ quy trình Ít nhất khi tuyển dụng nhân viên mới, buổi đào tạo cơ bản là bắt buộc, và nếu ngân sách cho phép, công ty có thể tổ chức các khóa đào tạo định kỳ mỗi tháng Việc phát triển liên tục năng lực đội ngũ sẽ tăng sự sẵn sàng và giảm thiểu rủi ro vận hành.

Việc ban hành quy định bắt buộc nhân viên thực hiện kiểm tra định kỳ một cách nghiêm túc và có chế tài xử lý rõ ràng là nền tảng để nâng cao an toàn vận hành tàu Theo đó, kiểm tra định kỳ nên được thực hiện mỗi năm một lần, và mọi sai sót trong quá trình sử dụng tàu phải được báo cáo lên nhân viên kiểm tra định kỳ Nếu có bất kỳ sai sót nào chưa được báo cáo, nhân viên kiểm tra định kỳ sẽ chịu một phần trách nhiệm cùng với các cấp quản lý và đơn vị liên quan, nhằm đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm giải trình.

- Lựa chọn cơ quan kiểm định uy tín trong nước hoặc quốc tế (như Vinacontrol, Quatest3, Vinacert, )

- Có quy trình kiểm định rõ ràng, không bỏ bước dù có sự tin tưởng

Bao bì chắc chắn, tên sản phẩm được ghi rõ và nhãn mác dễ đọc nhằm giảm thiểu nhầm lẫn trong quá trình vận chuyển từ kho sang khâu chế biến hoặc từ thành phẩm sang khu vực đóng gói Việc ghi nhãn rõ ràng không chỉ cải thiện hiệu quả logistics mà còn tăng tính truy suất nguồn gốc cho từng lô hàng, giúp nhân viên kho và đội sản xuất kiểm tra, đối chiếu thông tin nhanh chóng và giảm sai sót trong chuyển giao hàng hóa.

- Đào tạo nhân viên cách thức vận chuyển gạo

- Không sử dụng móc để hỗ trợ trong các thoa tác xếp dỡ hàng

- Không xếp dỡ hàng khi có mưa, phải có các biện phát chống ẩm ướt cho hàng

- Không kéo lê hàng trên nền kho, cầu tàu và sàn các phương tiện vận chuyển

- Khi xảy ra tai nạn, cố gắng giữ hàng hóa càng nhiều càng tốt

Khi gặp rủi ro về kiểm định, hãy nhanh chóng trao đổi và thảo luận với đối tác để tìm giải pháp thỏa đáng và có lợi cho cả hai bên Việc đi tới thỏa thuận chung giúp giảm thiểu tác động tiêu cực, bảo đảm sự công bằng và duy trì niềm tin giữa hai bên Mục tiêu là giữ mối quan hệ tốt đẹp để các chuyến hàng sau được thuận lợi, đồng thời củng cố uy tín và chuỗi cung ứng Thông qua giao tiếp mở, đề xuất các phương án hợp tác và đồng thuận về cách xử lý rủi ro sẽ nâng cao xác suất thành công cho các giao dịch tiếp theo.

Bảo hiểm hàng hóa khi vận chuyển có vai trò hỗ trợ trong các trường hợp thiên tai, bão lũ Việc lựa chọn loại bảo hiểm phụ thuộc vào giá trị của chuyến hàng và thời điểm giao nhận, nhằm tối ưu chi phí và độ bảo vệ Ví dụ, khi chuyến tàu có giá trị lớn hoặc giao hàng vào mùa bão lũ thường xuyên xuất hiện, nên chọn bảo hiểm loại A để được bảo vệ tối ưu; ngược lại, với chuyến hàng có giá trị nhỏ hoặc giao hàng ở mùa ít thiên tai, nên chọn bảo hiểm loại C để tiết kiệm chi phí.

- Trích tiền từ quỹ quản lý rủi ro để tài trợ cho chi phí tổn thất

RỦI RO VỀ ĐIỀU KHOẢN GIAO HÀNG (DELIVERY)

Rủi ro về chứng từ

Rủi ro có thể xảy ra với chứng từ

- Mất chứng từ, thiếu chứng từ

- Nhầm lẫn trên chứng từ, chứng từ không đồng nhất

- Xin giấy phép mất nhiều thời gian

- Sai sót khi chuẩn bị chứng từ (BL, LC)

Trong các hợp đồng xuất khẩu gạo của Việt Nam ký với đối tác nước ngoài, các điều khoản thường tham chiếu đến các mẫu hợp đồng do hiệp hội và liên đoàn lương thực lớn trên thế giới ban hành Việc hiểu rõ và đồng ý toàn bộ nội dung của những hợp đồng mẫu này là yếu tố then chốt để bảo vệ quyền lợi và giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp xuất khẩu gạo, trong khi bỏ qua hoặc hiểu sai các điều khoản có thể dẫn tới thua thiệt và bất lợi cạnh tranh Do đó, doanh nghiệp nên rà soát kỹ lưỡng, tham khảo tư vấn pháp lý, và đàm phán các điều khoản thiết yếu về thanh toán, giao hàng, chất lượng và giải quyết tranh chấp để đảm bảo tuân thủ chuẩn mực quốc tế và tối ưu kết quả ký kết hợp đồng.

Một số doanh nghiệp mới bước chân vào lĩnh vực xuất nhập khẩu chưa có nhiều kinh nghiệm dễ mắc lỗi cơ bản là làm mất, in không đủ hoặc in sai bộ chứng từ khi giao nhận vận tải Việt Nam là thành viên của Công ước Bảo vệ thực vật quốc tế (IPPC) và Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), nên các lô hàng thuộc diện kiểm dịch thực vật như lúa gạo bắt buộc phải được kiểm dịch và kèm theo giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật do cơ quan kiểm dịch cấp xuất khẩu Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn bỏ qua giấy tờ này hoặc mất quá nhiều thời gian để chuẩn bị và xin giấy phép, dẫn tới trì hoãn vận chuyển và nguy cơ bị từ chối thông quan.

Ngoài ra các doanh nghiệp xuất khẩu gạo Việt Nam thường mắc phải các sai sót khi chuẩn bị chứng từ như L/C, B/L

Rủi ro về hàng hải

Rủi ro hàng hải là các nguy cơ do thiên tai và tai nạn bất ngờ trên biển gây hư hỏng hàng hóa và phương tiện vận tải Theo nguyên nhân, rủi ro hàng hải được phân loại thành rủi ro do thiên tai, rủi ro do tai nạn trên biển và rủi ro do hành động của con người.

Thiên tai là tập hợp các rủi ro do các hiện tượng tự nhiên gây ra mà con người không thể chi phối hay điều khiển, chẳng hạn mưa to, bão, biển động, lốc xoáy, sét, gió lớn và sóng cao Những sự cố này thường tới bất ngờ, gây thiệt hại về tính mạng, tài sản và môi trường, nên việc nhận diện và chuẩn bị ứng phó là vô cùng quan trọng Bằng cách xây dựng kế hoạch phòng ngừa, cảnh báo sớm và tăng cường hạ tầng có khả năng chịu lực, cộng đồng có thể giảm nhẹ tác động của thiên tai và bảo vệ sự an toàn cho người dân.

Tai nạn bất ngờ cho tàu trên biển là các sự cố xảy ra trực tiếp với tàu khi đang hoạt động trên biển, như mắc cạn, đắm tàu, bị phá hủy, cháy nổ, mất tích hoặc va chạm với tàu khác hoặc với các vật thể cố định hoặc di động ngoài nước; đôi khi tai nạn còn bao gồm hành vi phá hoại trên tàu do thuyền trưởng và thủy thủ gây ra Những sự cố này đòi hỏi nhận diện rủi ro và biện pháp an toàn hàng hải nghiêm ngặt để bảo vệ tính mạng và tài sản.

- Hành động của con người: ăn trộm, ăn cắp hàng, mất cướp, chiến tranh, đình công, bắt giữ, tịch thu,

- Các nguyên nhân khác – đối mới mặt hàng gạo có những rủi ro khác như gạo bị ẩm, mốc, rách bao, vỡ, biến dạng,…

1.3 Rủi ro về khai báo hải quan

– Rủi ro hàng gặp luồng đỏ/luồng vàng khi kiểm tra Hải quan:

Khai báo hải quan là khâu quan trọng và thường xuyên phát sinh rủi ro trong quá trình nhập liệu để lập tờ khai Chủ hàng hóa xuất khẩu sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS để truyền số liệu lên tờ khai qua mạng; nếu truyền thành công, hệ thống mạng của hải quan sẽ tự động trả về số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và thông tin phân luồng hàng hóa.

Khi giấy tờ hải quan không đáp ứng đủ điều kiện để xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa, hàng hóa sẽ bị đưa vào luồng vàng hoặc luồng đỏ Điều này kéo dài thời gian thực hiện các thủ tục hải quan và làm chậm quá trình thông quan Đảm bảo hồ sơ đầy đủ, đúng quy định giúp tránh rơi vào các luồng kiểm tra nghiêm ngặt, giảm thiểu thời gian, chi phí và rủi ro trễ đơn hàng, đồng thời tối ưu hóa chuỗi cung ứng và hiệu quả logistics.

- Rủi ro thủ tục hải quan rườm rà, phức tạp, quy định khó thực hiện:

Để trình hồ sơ giấy cho hải quan kiểm tra, người xuất trình cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ, bảo đảm thông tin trên tờ khai khớp chính xác với hồ sơ và sắp xếp các chứng từ theo đúng thứ tự quy định Việc không tuân thủ các quy định khi trình bày chứng từ có thể gây chậm trễ trong quá trình duyệt hồ sơ và ảnh hưởng tới thời gian thông quan.

1.4 Rủi ro về điều khoản giao hàng Đây là điều khoản rất quan trọng trong hoạt động ngoại thương, nó ràng buộc các bên hoàn thành trách nhiệm của mình đối với đối phương Điều khoản giao hàng quy định thời gian giao hàng, thời gian chuyển giao rủi ro và quyền sở hữu (Incoterms) cùng với phương thức giao hàng Có các rủi ro phổ biến trong điều khoản giao hàng sau đây:

- Rủi ro liên quan đến thời gian, địa điểm giao nhận hàng:

Thời điểm giao hàng là nội dung cốt lõi trong hợp đồng mua bán hàng hóa mà hai bên luôn xác định rõ, nhưng thường bỏ qua việc quy định phương án xử lý khi hàng hóa bị gửi đi trễ hoặc đến nơi chậm do nguyên nhân khách quan không phải lỗi của bên bán hay bên mua Do đó, hợp đồng nên bổ sung điều khoản về các trường hợp chậm giao hàng như gửi đi trễ, bốc hàng lên tàu trễ, tàu đến trễ hoặc hàng đến cảng trễ và các phương án xử lý tương ứng để bảo vệ quyền lợi của mỗi bên và giảm thiểu rủi ro chuỗi cung ứng Các biện pháp có thể được đề xuất gồm gia hạn thời điểm giao hàng, cơ chế bồi thường, phân chia chi phí phát sinh và cách áp dụng biện pháp khắc phục, nhằm đảm bảo sự minh bạch và linh hoạt trong quản lý giao nhận.

Trong quá trình vận chuyển hàng hóa, một rủi ro phổ biến là hàng hóa đến muộn so với thời gian quy định theo hợp đồng, đặc biệt trong vận chuyển quốc tế Nguyên nhân gây chậm thường do thời tiết ảnh hưởng, sự cố giao thông, hư hỏng hàng hóa hoặc các yếu tố khác tác động Khi đã xác định ngày giao hàng và địa điểm giao nhận, các bên xem xét giao tại cảng, tại địa điểm của bên mua hoặc của bên bán; nguyên tắc chung là bên xuất khẩu sẽ không còn chịu trách nhiệm đối với hàng hóa khi hàng hóa nằm ngoài tầm kiểm soát của họ Trong hầu hết các giao dịch thương mại quốc tế, kiểm soát hàng hóa và trách nhiệm đi kèm với nhau.

Rủi ro liên quan đến Incoterms: Hiểu rõ nội dung các bước liên quan sẽ là nền tảng giúp các bên xác định điều kiện thương mại trong Incoterms một cách hợp lý Thực chất, Incoterms là tập quán thương mại quốc tế được hình thành qua lịch sử giao dịch ngoại thương kéo dài, cho phép các bên đàm phán và chọn ra điều kiện thương mại tối ưu cho mỗi giao dịch của mình.

Rủi ro liên quan đến vận tải đường biển là các yếu tố khó tránh khỏi có thể làm hỏng hoặc mất mát hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển, gây thiệt hại nghiêm trọng cho cả chủ hàng và phía cung cấp dịch vụ Nguyên nhân phổ biến gồm thời tiết xấu, sự cố kỹ thuật tàu, va chạm, hư hỏng hàng hóa và chậm trễ giao hàng, làm tăng chi phí và rủi ro tài chính cho chuỗi cung ứng Vì thế, quản trị rủi ro vận tải biển cần nhận diện và đánh giá mức độ nguy cơ, áp dụng các biện pháp như bảo hiểm hàng hóa, lựa chọn tuyến đường và phương thức vận chuyển an toàn, ký kết hợp đồng rõ ràng, và thiết lập kế hoạch dự phòng nhằm giảm thiểu thiệt hại và tối ưu hóa hiệu quả vận chuyển.

2 Phân tích rủi ro

2.1 Rủi ro về chứng từ

Phân tích rủi ro (mô hình xương cá)

Sơ đồ xương cá (Sơ đồ 2.1) phân tích rủi ro về chứng từ trong thương mại quốc tế, tập trung vào yếu tố con người Rủi ro này có thể phát sinh từ sự bất cẩn và chủ quan của nhân viên, thậm chí từ hành vi gian lận cố ý Đặc biệt khi khối lượng công việc tăng cao, nhân viên dễ mất tập trung và gây ra sai sót trong quá trình soạn thảo bộ chứng từ Bên cạnh đó, trình độ chuyên môn của nhân viên thấp cũng là nguyên nhân chủ đạo dẫn đến sai lệch và thiếu sót trong chứng từ, ảnh hưởng đến tính hợp lệ và hiệu quả của quá trình thông quan.

Máy móc đóng vai trò thiết yếu trong quy trình xuất khẩu, và những lỗi liên quan đến máy móc có thể đặt nhà xuất khẩu vào rủi ro về chứng từ Ví dụ, máy in thiếu chữ khiến chứng từ bị lỗi; thiết bị gửi chứng từ có thể bị hỏng khi truyền đi, dẫn đến mất giấy tờ quan trọng Những sự cố này có thể làm chậm thông quan và ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng cũng như thanh toán.

Trong bối cảnh luật pháp hiện hành, các lỗi như sai bộ chứng từ so với yêu cầu của nhà nhập khẩu có thể dẫn tới rủi ro pháp lý và ảnh hưởng đến tiến độ giao dịch Việc thương lượng hợp đồng mua bán không chặt chẽ dễ gây hiểu lầm giữa hai bên và nảy sinh tranh chấp Đối tác kinh doanh đóng vai trò then chốt; lựa chọn những đối tác thiếu uy tín sẽ mang lại nhiều rủi ro cho các nhà xuất khẩu gạo Việt Nam Để giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa cơ hội thương mại, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ chứng từ, thiết lập quy trình thương thảo rõ ràng và ưu tiên các đối tác có uy tín.

2.2 Rủi ro về hàng hải

Phân tích rủi ro theo mô hình xương cá:

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ xương cá phân tích rủi ro về hàng hải nhằm làm rõ yếu tố con người Trong yếu tố Con người, thủy thủ đoàn chưa đáp ứng được với vị trí công tác đảm nhận do các nguyên nhân như thiếu đào tạo phù hợp, thiếu kinh nghiệm thực tế, kỹ năng làm việc chưa đạt yêu cầu hoặc vấn đề sức khỏe và phù hợp với điều kiện làm việc Những nguyên nhân này cần được xác định và khắc phục thông qua các giải pháp như bổ sung đào tạo, đánh giá năng lực, cải thiện quy trình tuyển dụng và bố trí nhân sự, từ đó tăng cường an toàn và hiệu quả hoạt động hàng hải.

- Thiếu hiểu biết về các tính năng, hoạt động và đặc biệt là những hạn chế của các thiết bị trên buồng lái

- Thiếu trình độ và khả năng phán đoán, xử lý tình huống

- Không có khả năng ước lượng khoảng cách an toàn giữa các tàu và tính toán thiệt hại tối thiểu

- Sự đồng nhất giữa thuyền trưởng, thuyền phó, thuyền viên cũng là nguyên nhân phối hợp vận hành không tốt con tàu dẫn đến va chạm

- Tàu có các khuyết tật ẩn tỳ, nội tỳ

- Tàu không đủ khả năng đi biển

- Tàu đi chệch hướng do: Thiết bị định hướng sai sót, các phương tiện liên lạc kết nối kém

- Nổ nồi hơi do hoạt động quá công suất

- Các phao tiêu báo hiệu hàng hải trong luồng bị trôi dạt gây nhầm lẫn về vị trí luồng

- Ở luồng lạch hẹp: Hai tàu dễ xảy ra va chạm nếu hai tàu đi với tốc độ lớn cùng chiều hoặc ngược chiều

Phương pháp vận tải: Phương pháp vận hành tàu biển với mỗi loại tàu là khác nhau

- Sự không đồng bộ thông tin trong hàng hải: Chưa cập nhật phương pháp, thông tin mới

- Khai thác tàu sai tuyến quy định hoặc vượt vùng hoạt động theo phân cấp

- Chưa chấp hành đúng theo quy định của công ước Quốc tế và luật hàng hải quốc gia

Thiên tai (Môi trường):

- Sự kiện bất khả kháng: thiên tai, tai họa của biển (động đất, núi lửa, sét đánh, sóng thần, )

- Hải lưu và dòng chảy làm tăng mức độ trôi dạt

- Sự kiện chiến tranh xảy ra tác động lên hướng đi của tàu, làm tàu đi lệch hướng đâm va phải các tàu khác đang lưu thông

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ phân tích rủi ro về khai báo hải quan

=> Giấy tờ hải quan không đủ điều kiện để xuất hoặc nhập khẩu hàng hoá

Hàng hóa vận chuyển bị vào luồng vàng hoặc luồng đỏ Mất nhiều thời gian trong việc thực hiện các thủ tục hải quan

2.3.1 Rủi ro thủ tục hải quan rườm rà, phức tạp, quy định khó thực hiện

Rủi ro về điều khoản giao hàng

Điều khoản giao hàng là một yếu tố rất quan trọng trong hoạt động ngoại thương, ràng buộc các bên hoàn thành trách nhiệm của mình đối với đối phương Nó quy định thời gian giao hàng, thời gian chuyển giao rủi ro và quyền sở hữu (Incoterms) cùng với phương thức giao hàng, nhằm đảm bảo chuỗi cung ứng thông suốt và minh bạch Có các rủi ro phổ biến liên quan đến điều khoản giao hàng mà các bên cần nhận diện và quản lý để giảm thiểu tranh chấp và chi phí phát sinh.

- Rủi ro liên quan đến thời gian, địa điểm giao nhận hàng:

Thời điểm giao hàng là nội dung chính yếu trong hợp đồng mua bán hàng hóa mà các bên luôn xác định được, nhưng lại bỏ quên việc xác định phương án dự phòng khi hàng hóa bị gửi đi trễ, bốc hàng lên tàu trễ, tàu đến trễ, hàng hóa đến cảng trễ, hoặc gặp các nguyên nhân khách quan khác không phải lỗi của bên bán cũng không phải lỗi của bên mua Cần quy định rõ các biện pháp xử lý khi xảy ra chậm giao hàng do nguyên nhân khách quan, nhằm bảo đảm quyền lợi và trách nhiệm của hai bên Các phương án có thể gồm gia hạn thời hạn giao hàng, áp dụng biện pháp thay thế vận chuyển, hoặc bồi thường tùy thuộc vào thỏa thuận, cùng với yêu cầu thông báo kịp thời và xác định rõ trách nhiệm và điều kiện áp dụng trường hợp bất khả kháng Việc tích hợp các quy định này giúp hợp đồng mua bán hàng hóa trở nên vững chắc hơn, hạn chế tranh chấp và tối ưu hóa chu trình logistics trước những yếu tố khách quan làm chậm giao hàng.

Trong quá trình vận chuyển hàng hóa, rủi ro hàng tới muộn so với thời hạn quy định theo hợp đồng là hiện tượng phổ biến, đặc biệt ở vận chuyển quốc tế, do ảnh hưởng của thời tiết, sự cố giao thông, hư hỏng và nhiều nguyên nhân khác Sau khi xác định ngày và địa điểm giao hàng, hai bên sẽ xem xét các tùy chọn như giao tại cảng, tại nơi bên mua hoặc tại nơi bên bán; nguyên tắc chung là bên xuất khẩu sẽ không còn chịu trách nhiệm đối với hàng hóa khi hàng hóa nằm ngoài tầm kiểm soát của họ Trong hầu hết các giao dịch thương mại quốc tế, kiểm soát hàng hóa và trách nhiệm đi kèm với nhau, vì vậy việc làm rõ thời điểm chuyển quyền kiểm soát và phạm vi trách nhiệm là rất quan trọng để quản trị rủi ro và đảm bảo tuân thủ hợp đồng.

Bằng việc nắm vững các bước liên quan đến Incoterms, các bên có thể nhận diện và quản trị rủi ro để xác định điều kiện thương mại phù hợp cho từng giao dịch Thực chất, Incoterms là tập quán thương mại quốc tế được hình thành qua lịch sử giao dịch ngoại thương lâu dài, giúp các bên có thể đàm phán và chọn ra điều kiện thương mại tối ưu nhất cho giao dịch của mình.

Rủi ro liên quan đến vận tải đường biển là những yếu tố khó tránh khỏi trong quá trình vận chuyển hàng hóa, có thể phát sinh từ thời tiết xấu, tai nạn, hư hỏng container hoặc sự cố kỹ thuật, khiến hàng hóa bị thiệt hại nghiêm trọng Những rủi ro này có thể dẫn đến giảm chất lượng, mất mát hoặc hàng hóa không thể đến nơi giao nhận đúng thời hạn Hệ quả là cả chủ hàng và các bên cung cấp dịch vụ vận tải chịu tổn thất nặng nề về chi phí, thời gian và uy tín Để giảm thiểu tác động, cần nhận diện rủi ro sớm, áp dụng biện pháp quản trị rủi ro và bảo hiểm hàng hóa phù hợp, đồng thời tối ưu hóa quy trình lên/xuống tàu và đóng gói hàng hóa an toàn.

2 Phân tích rủi ro

Phân tích rủi ro (mô hình xương cá)

Trong sơ đồ xương cá phân tích rủi ro về chứng từ trong thương mại quốc tế, rủi ro chủ yếu bắt nguồn từ yếu tố con người: sự bất cẩn, tính chủ quan hoặc gian lận của nhân viên Khi khối lượng công việc tăng cao, nhân viên dễ mất tập trung và gây sai sót trong việc soạn thảo bộ chứng từ Bên cạnh đó, trình độ chuyên môn của nhân viên còn hạn chế cũng là nguyên nhân chính gây sai sót trong quá trình xử lý chứng từ.

Máy móc đóng vai trò then chốt trong quy trình xuất khẩu, nhưng các lỗi về máy móc có thể gây rủi ro chứng từ cho nhà xuất khẩu Các sự cố phổ biến như máy in thiếu chữ khiến chứng từ bị lỗi, máy móc gửi chứng từ bị hỏng và làm mất thông tin quan trọng, hoặc mất giấy tờ có thể làm gián đoạn vận hành và khiến hồ sơ không hợp lệ Vì vậy, cần kiểm soát chất lượng máy móc, bảo dưỡng định kỳ và kiểm tra chứng từ trước khi phát hành để đảm bảo tính toàn vẹn của chứng từ và giảm nguy cơ bị từ chối hoặc chậm trễ trong giao dịch xuất khẩu.

Pháp lý và chứng từ luôn là yếu tố then chốt trong thương mại quốc tế, vì sai lệch bộ chứng từ so với yêu cầu của nhà nhập khẩu có thể dẫn đến vi phạm hợp đồng và phát sinh tranh chấp Việc thương lượng hợp đồng mua bán thiếu sự chặt chẽ có thể tạo ra những hiểu lầm giữa hai bên và tăng nguy cơ tranh chấp Đối tác kinh doanh đáng tin cậy đóng vai trò cực kỳ quan trọng, vì các đối tác thiếu uy tín sẽ mang lại nhiều rủi ro cho hoạt động xuất khẩu gạo của Việt Nam.

Phân tích rủi ro theo mô hình xương cá:

Trong Sơ đồ 2.2, Sơ đồ xương cá phân tích rủi ro về hàng hải nhấn mạnh yếu tố con người Con người, đặc biệt là thủy thủ đoàn, chưa đáp ứng được yêu cầu của vị trí công tác đảm nhận do các nguyên nhân như đào tạo chưa đầy đủ, thiếu kinh nghiệm, trình độ chuyên môn chưa phù hợp với nhiệm vụ và điều kiện sức khỏe hoặc môi trường làm việc chưa tối ưu Việc nhận diện các nguyên nhân này giúp đề xuất các biện pháp khắc phục nhằm tăng cường năng lực đội ngũ, cải thiện an toàn và giảm thiểu rủi ro hàng hải trên tàu.

- Thiếu hiểu biết về các tính năng, hoạt động và đặc biệt là những hạn chế của các thiết bị trên buồng lái

- Thiếu trình độ và khả năng phán đoán, xử lý tình huống

- Không có khả năng ước lượng khoảng cách an toàn giữa các tàu và tính toán thiệt hại tối thiểu

- Sự đồng nhất giữa thuyền trưởng, thuyền phó, thuyền viên cũng là nguyên nhân phối hợp vận hành không tốt con tàu dẫn đến va chạm

- Tàu có các khuyết tật ẩn tỳ, nội tỳ

- Tàu không đủ khả năng đi biển

- Tàu đi chệch hướng do: Thiết bị định hướng sai sót, các phương tiện liên lạc kết nối kém

- Nổ nồi hơi do hoạt động quá công suất

- Các phao tiêu báo hiệu hàng hải trong luồng bị trôi dạt gây nhầm lẫn về vị trí luồng

- Ở luồng lạch hẹp: Hai tàu dễ xảy ra va chạm nếu hai tàu đi với tốc độ lớn cùng chiều hoặc ngược chiều

Phương pháp vận tải: Phương pháp vận hành tàu biển với mỗi loại tàu là khác nhau

- Sự không đồng bộ thông tin trong hàng hải: Chưa cập nhật phương pháp, thông tin mới

- Khai thác tàu sai tuyến quy định hoặc vượt vùng hoạt động theo phân cấp

- Chưa chấp hành đúng theo quy định của công ước Quốc tế và luật hàng hải quốc gia

Thiên tai (Môi trường):

- Sự kiện bất khả kháng: thiên tai, tai họa của biển (động đất, núi lửa, sét đánh, sóng thần, )

- Hải lưu và dòng chảy làm tăng mức độ trôi dạt

- Sự kiện chiến tranh xảy ra tác động lên hướng đi của tàu, làm tàu đi lệch hướng đâm va phải các tàu khác đang lưu thông

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ phân tích rủi ro về khai báo hải quan

=> Giấy tờ hải quan không đủ điều kiện để xuất hoặc nhập khẩu hàng hoá

Hàng hóa vận chuyển bị vào luồng vàng hoặc luồng đỏ Mất nhiều thời gian trong việc thực hiện các thủ tục hải quan

2.3.1 Rủi ro thủ tục hải quan rườm rà, phức tạp, quy định khó thực hiện

Thông quan hàng hóa trong hoạt động xuất nhập khẩu là yêu cầu bắt buộc, nhằm hai mục đích cơ bản: Nhà nước tính thuế và quản lý hàng hóa, đồng thời đảm bảo hàng hóa ra/vào lãnh thổ Việt Nam không thuộc danh mục cấm Hiện nay, một số chính sách thông quan vẫn chưa minh bạch, chưa rõ ràng và khá phức tạp, dẫn đến mất nhiều thời gian, đặc biệt là khó khăn khi nộp các chứng từ giấy thuộc hồ sơ hải quan so với tờ khai hải quan điện tử trong thời kỳ giãn cách xã hội để phòng, chống dịch COVID-19.

Rủi ro liên quan đến

Con người Nhân viên thiếu kinh nghiệm, lúng túng khi thông quan ở cảng

Có thay đổi về cách khai, giấy tờ, mã hàng trong các thông tư mà doanh nghiệp không nắm

Nhân viên thiếu chủ động tìm hiểu, ghi nhớ thông tư, nghị định

Thiếu ngoại ngữ, kiến thức chuyên ngành

Tài liệu Giấy tờ hải quan không đủ điều kiện thông quan

Doanh nghiệp không cẩn thận khi khai tờ khai hải quan điện tử: khai sai thông tin hàng hóa

Có sự khác biệt trong yêu cầu về giấy tờ xuất nhập khẩu Đặc điểm hàng hóa yêu cầu về giấy phép đặc biệt, khó lấy

Quản lý Không chuẩn bị sẵn sàng trước cho đội ngũ

Không biết gì để chuẩn bị hoặc không lường trước việc thông quan ở một cảng mới sẽ khác so với các nơi trước đây đã từng làm việc

Bộ máy quản lý không đủ kỹ năng, không kịp trở tay khi cần

2.3.2 Rủi ro hàng gặp luồng đỏ/luồng vàng khi kiểm tra Hải quan

Việc phân luồng hàng hóa (hàng xuất, hàng nhập) trong Hải quan, gọi tắt là phân luồng Hải quan, được cho là một công cụ, thủ tục và hình thức hữu hiệu giúp cơ quan Hải Quan thực hiện việc giám sát, kiểm tra và quản lý hàng hóa ra và vào lãnh thổ Việt nam Hải quan sẽ phân loại hàng hóa dưới hình thức 3 luồng: Luồng xanh, vàng và đỏ Theo đó mức độ kiểm tra và cảnh giác của cơ quan kiểm soát sẽ tăng dần từ xanh, vàng và cuối cùng là luồng có mức độ kiểm soát cao nhất: Luồng đỏ Ở luồng

20 đỏ, nó cho thấy một số vấn đề về nguồn hàng đã làm gia tăng sự quan ngại của cơ quan Hải quan đối với tính tuân thủ Pháp luật của đơn vị kinh doanh Và việc thông quan hàng hóa cũng sẽ được giám định nghiêm ngặt hơn thông qua một số quá trình kiểm tra theo luật định

Why 1 Why 2 Why 3 Why 4 Why 5

Con người Doanh nghiệp không tuân thủ

(kể cả trong quá khứ)

Hàng lậu, trốn thuế, gian lận thuế, có tiền lệ sửa đổi tờ khai hải quan, cung cấp thông tin không đầy đủ

Vô ý hoặc cố tình khi nhập liệu khai HQ để tránh kiểm hóa

Môi trường Ngành hàng đang trong tầm kiểm tra kỹ

Quốc gia ưu tiên kiểm tra hàng này 100%

Có doanh nghiệp vi phạm ngành hàng đó

Quản lý Hàng hóa thuộc danh mục hàng bị cấm, thông tin về tên hàng không rõ ràng, không phù hợp

Không tìm hiểu rõ chính sách xuất nhập khẩu, trong quá

Doanh nghiệp muốn che giấu vi phạm, chủ quan, thiếu với mã số hàng hoá đã được quy định trình khai báo thủ công, doanh nghiệp đã khai báo sai thông tin so với chứng từ, hồ sơ gốc kinh nghiệm

Máy móc Bị phân vào luồng đỏ/vàng do trục trặc kỹ thuật

Máy hoạt động không chính xác

Thông tin về các quy định, chính sách hàng hóa tại thời điểm làm thủ tục chưa được cập nhật; lầm lẫn hàng khi kiểm thủ công

2.4 Rủi ro về điều khoản giao hàng

Sơ đồ 2.4 : Sơ đồ xương cá phân tích điều khoản giao hàng

- Rủi ro về thời gian,địa điểm giao hàng: Quy định không rõ ràng, không đầy đủ về thời gian, địa điểm giao hàng có thể gây ra tranh chấp, thiệt hại cho các bên trong hợp đồng Những trường hợp gặp sự cố trong quá trình vận chuyển hàng hóa khi đến cảng đi hay cảng đến sẽ dẫn đến sự chậm trễ trong việc giao nhận hàng hóa giữa hai bên so với thời gian quy định trong hợp đồng, gây ra rủi ro cho hai bên XK và NK

- Rủi ro liên quan đến Incoterms: Rủi ro liên quan đến Incoterms xảy ra khi các bên trong HĐ ngoại thương hiểu không đúng, không rõ về bản chất của Incoterms Bản chất của Incoterms là một tập quán thương mại, không phải là luật, do đó khi áp dụng Incoterm trong quy định của hợp đồng ngoại thương cần phải thay đổi linh hoạt những điều khoản cho thích hợp với tập quán của hai bên và phải được quy định rõ trong hợp đồng tránh xảy ra tranh chấp giữa hai bên Bên cạnh đó Incoterms chỉ quy định thời điểm chuyển giao rủi ro hàng hóa, không quy định rõ về thời điểm sở hữu hàng hóa nên có thể xảy ra rủi ro tranh chấp Ngoài ra, những điều kiện (FAS, FOB, EWD, DAP, ) được áp dụng trong Incoterms các quy định theo điều kiện đó phải được quy định rõ ràng, chuẩn xác nhằm tránh xảy ra sai sót, tranh chấp khi thực hiện HĐ

- Rủi ro liên quan đến phương thức vận tải đường biển: Vận tải được biển là phương thức vận tải phổ biến nhất trong hoạt động ngoại thương hiện nay Các rủi ro có thể xảy ra như tai nạn đâm tàu, va, mắc cạn hay chìm tàu sẽ gây ra những tổn thất vô cùng to lớn cho các bên

Khi vận tải bằng đường biển có những rủi ro khó tránh khỏi, gây thiệt hại nghiêm trọng đến hàng hóa, khiến chủ hàng và phía cung cấp dịch vụ chịu tổn thất nặng nề

+ Rủi ro từ thiên nhiên:

Thời tiết là yếu tố quyết định cho tuyến đường vận tải trên biển diễn ra thuận lợi và suôn sẻ Các hiện tượng bão, sóng lớn, biển động thường gây ra tình trạng lật, nghiêng tàu, nghiêm trọng hơn là làm gãy thân tàu, dẫn đến hàng hóa bị rò rỉ, vỡ nát khi đè lên nhau

Khi di tải trên biển, sét đánh trúng khiến hàng hóa bốc cháy, hư hại làm thất thoát số tiền lớn Hay vỏ trái đất bị biến dạng, thay đổi mạnh, nơi dâng cao chỗ hạ thấp gây ra chấn động lớn dẫn đến hiện tượng sóng thần, hàng hóa bị mất mát

+ Rủi ro từ tai nạn:

Các tai nạn như mắc cạn, chìm đắm, cháy nổ hay đâm va đều gây tổn thương đến con tàu và hàng hóa bị rò rỉ, mất mát

Khi đáy tàu chạm đất, chướng ngại vật làm tàu không thể di tải được gọi là mắc cạn Chìm đắm khiến toàn bộ phần nổi của con tàu cùng hàng hóa nằm dưới nước Trường hợp tàu hay phương tiện khác va vào nhau hoặc đâm vật thể (cố định, tải động, nổi) làm hàng hóa trên tàu bị xô lệch, xếp chồng lên nhau

+ Rủi ro từ con người

Rủi ro chủ quan đến từ việc con người cố ý phá hoại hàng hóa, trộm cắp,cướp biển, đình công hoặc đến từ hệ thống tàu kém do thuê phải tàu già không đủ khả năng đi biển dẫn đến việc chậm trễ trong giao hàng, hay dễ bị cháy nổ trên tàu hệ thống chữa cháy không đảm bảo, hệ thống hỗ trợ xếp dỡ hàng hóa kém chất lượng gây ra ảnh hưởng chất lượng hàng hóa, thiệt hại lớn tới hàng hóa trong quá trình vận chuyển

3 Đo lường rủi ro

Mức độ Rất nghiêm trọng (5)

Loại rủi ro Tần suất xuất hiện rủi ro (1)

Mức độ nghiêm trọng của rủi ro

Rủi ro thủ tục hải quan rườm rà, phức tạp, quy định khó thực hiện

Rủi ro hàng gặp luồng 3 4 12 đỏ/luồng vàng khi kiểm tra

Quá trình chuẩn bị hồ sơ và thông quan là một trong những quy trình bắt buộc khi tham gia hoạt động xuất nhập khẩu Nhu cầu xuất nhập khẩu ngày càng tăng cao, các loại giấy tờ mà công ty giải quyết cũng vì mà ngày một tăng lên với tần suất dày đặc dẫn đến hậu quả nghiêm trọng là hàng hóa không thể gia nhập vào thị trường mới

Rủi ro về thời gian, địa điểm giao hàng

Rủi ro liên quan đến phương thức vận tải đường biển

4 Đánh giá rủi ro

- Tần suất rủi ro xảy ra đối với rủi ro chứng từ là rất cao

- Hậu quả của rủi ro hàng hải xảy ra thường ở mức độ rất nghiêm trọng:

+ Rủi ro chứng từ là một loại rủi ro phổ biến và khiến nhiều công ty đau đầu mỗi khi gặp phải Bởi vì chứng từ có thể liên quan đến nhiều khâu của quá trình thực hiện xuất nhập khẩu hàng hóa Với những loại nông sản đặc trưng như gạo thì quá trình chuẩn bị giấy tờ càng cần phải được kiểm soát kỹ càng để đảm bảo không tốn thời gian, công sức và tiền của cho loại rủi ro này

Sơ đồ 2.4 : Sơ đồ xương cá phân tích điều khoản giao hàng

- Rủi ro về thời gian,địa điểm giao hàng: Quy định không rõ ràng, không đầy đủ về thời gian, địa điểm giao hàng có thể gây ra tranh chấp, thiệt hại cho các bên trong hợp đồng Những trường hợp gặp sự cố trong quá trình vận chuyển hàng hóa khi đến cảng đi hay cảng đến sẽ dẫn đến sự chậm trễ trong việc giao nhận hàng hóa giữa hai bên so với thời gian quy định trong hợp đồng, gây ra rủi ro cho hai bên XK và NK

- Rủi ro liên quan đến Incoterms: Rủi ro liên quan đến Incoterms xảy ra khi các bên trong HĐ ngoại thương hiểu không đúng, không rõ về bản chất của Incoterms Bản chất của Incoterms là một tập quán thương mại, không phải là luật, do đó khi áp dụng Incoterm trong quy định của hợp đồng ngoại thương cần phải thay đổi linh hoạt những điều khoản cho thích hợp với tập quán của hai bên và phải được quy định rõ trong hợp đồng tránh xảy ra tranh chấp giữa hai bên Bên cạnh đó Incoterms chỉ quy định thời điểm chuyển giao rủi ro hàng hóa, không quy định rõ về thời điểm sở hữu hàng hóa nên có thể xảy ra rủi ro tranh chấp Ngoài ra, những điều kiện (FAS, FOB, EWD, DAP, ) được áp dụng trong Incoterms các quy định theo điều kiện đó phải được quy định rõ ràng, chuẩn xác nhằm tránh xảy ra sai sót, tranh chấp khi thực hiện HĐ

- Rủi ro liên quan đến phương thức vận tải đường biển: Vận tải được biển là phương thức vận tải phổ biến nhất trong hoạt động ngoại thương hiện nay Các rủi ro có thể xảy ra như tai nạn đâm tàu, va, mắc cạn hay chìm tàu sẽ gây ra những tổn thất vô cùng to lớn cho các bên

Khi vận tải bằng đường biển có những rủi ro khó tránh khỏi, gây thiệt hại nghiêm trọng đến hàng hóa, khiến chủ hàng và phía cung cấp dịch vụ chịu tổn thất nặng nề

+ Rủi ro từ thiên nhiên:

Thời tiết là yếu tố quyết định cho tuyến đường vận tải trên biển diễn ra thuận lợi và suôn sẻ Các hiện tượng bão, sóng lớn, biển động thường gây ra tình trạng lật, nghiêng tàu, nghiêm trọng hơn là làm gãy thân tàu, dẫn đến hàng hóa bị rò rỉ, vỡ nát khi đè lên nhau

Khi di tải trên biển, sét đánh trúng khiến hàng hóa bốc cháy, hư hại làm thất thoát số tiền lớn Hay vỏ trái đất bị biến dạng, thay đổi mạnh, nơi dâng cao chỗ hạ thấp gây ra chấn động lớn dẫn đến hiện tượng sóng thần, hàng hóa bị mất mát

+ Rủi ro từ tai nạn:

Các tai nạn như mắc cạn, chìm đắm, cháy nổ hay đâm va đều gây tổn thương đến con tàu và hàng hóa bị rò rỉ, mất mát

Khi đáy tàu chạm đất, chướng ngại vật làm tàu không thể di tải được gọi là mắc cạn Chìm đắm khiến toàn bộ phần nổi của con tàu cùng hàng hóa nằm dưới nước Trường hợp tàu hay phương tiện khác va vào nhau hoặc đâm vật thể (cố định, tải động, nổi) làm hàng hóa trên tàu bị xô lệch, xếp chồng lên nhau

+ Rủi ro từ con người

Rủi ro chủ quan trong vận tải xuất phát từ yếu tố con người như cố ý phá hoại hàng hóa, trộm cắp, cướp biển và đình công, và từ hệ thống tàu kém chất lượng khi phải thuê tàu già không đủ khả năng đi biển, dẫn đến giao hàng chậm trễ Nguy cơ cháy nổ trên tàu tăng lên nếu hệ thống chữa cháy không được đảm bảo, trong khi hệ thống hỗ trợ xếp dỡ hàng hóa kém chất lượng có thể gây thiệt hại lớn và ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa trong toàn bộ quá trình vận chuyển.

3 Đo lường rủi ro

Rủi ro thủ tục hải quan rườm rà, phức tạp, quy định khó thực hiện

Rủi ro hàng gặp luồng 3 4 12 đỏ/luồng vàng khi kiểm tra

Quá trình chuẩn bị hồ sơ và thông quan là quy trình bắt buộc trong mọi hoạt động xuất nhập khẩu, giúp hàng hóa lưu thông hợp lệ qua biên giới Với nhu cầu xuất nhập khẩu ngày càng tăng, số lượng giấy tờ mà doanh nghiệp phải xử lý cũng tăng lên, đòi hỏi quản trị hồ sơ chặt chẽ và quy trình thông quan được tối ưu Các loại giấy tờ liên quan trở nên dày đặc và yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của hải quan, chứng từ nguồn gốc, hợp đồng vận chuyển và chứng từ liên quan khác Nếu hồ sơ thiếu hoặc sai lệch, hàng hóa có thể bị trì hoãn hoặc không thể gia nhập thị trường mới, dẫn tới thiệt hại về thời gian và chi phí Vì vậy, tối ưu hóa quy trình thông quan và quản lý tài liệu là yếu tố then chốt giúp hàng hóa đến đúng nơi, đúng thời điểm và giảm thiểu rủi ro thương mại.

Rủi ro chứng từ là một loại rủi ro phổ biến trong hoạt động xuất nhập khẩu, vì chứng từ liên quan đến nhiều khâu của quá trình thực hiện hàng hóa Đối với các nông sản đặc trưng như gạo, quá trình chuẩn bị và quản lý giấy tờ càng cần được kiểm soát chặt chẽ để giảm thiểu thời gian, công sức và chi phí phát sinh Thiếu hoặc sai sót trong chứng từ có thể gây chậm thông quan, tăng nguy cơ bị phạt, trả hàng hoặc trì hoãn lịch giao hàng Do đó, doanh nghiệp nên triển khai quy trình kiểm soát chứng từ bài bản và ứng dụng công cụ quản lý tài liệu phù hợp để đảm bảo sự thông suốt của chuỗi cung ứng Việc tối ưu hóa quản lý chứng từ giúp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và tăng khả năng tuân thủ quy định.

Ngoài ra vì mức độ nguy hiểm của nó nên rủi ro chứng từ thường được các công ty nâng cao cảnh giác bằng nhiều biện pháp quản trị rủi ro, từ đó góp phần hạn chế và giảm thiểu phần nào tổn thất khi loại rủi ro này xảy ra

- Tần suất rủi ro xảy ra đối với rủi ro hàng hải là rất cao

+ Nước biển tràn vào khoang chứa hàng hoặc mưa trên biển cũng có thể khiến những bao gạo bị ướt, gây hư hại cho hàng hóa

+ Để tàu thoát khỏi vùng mắc cạn, hàng có thể bị ném xuống biển + Làm chậm hành trình đi biển của tàu khiến hàng hóa bị giao trễ Hàng bị delay tại cảng, hoặc phải quá cảnh tại cảng khác, tốn thêm nhiều thời gian và chi phí (phí thuê bãi, phí nhân công, )

Các hệ quả pháp lý phát sinh từ bất đồng hoặc vi phạm điều khoản hợp đồng có thể kéo dài thời gian thực hiện hợp đồng, khiến các bên phải xem xét lại phạm vi và tiến độ công việc, thậm chí dẫn đến chấm dứt hợp đồng hoặc tranh chấp pháp lý Những diễn biến này không chỉ làm gia tăng chi phí pháp lý và chi phí thi công lại mà còn làm tăng tổng thời gian dự án, ảnh hưởng tới tiến độ, uy tín và quyền lợi của các bên liên quan.

Quá trình chuẩn bị hồ sơ và thông quan là bước bắt buộc trong hoạt động xuất nhập khẩu để hàng hóa được phép lưu thông đúng quy định Nhu cầu xuất nhập khẩu ngày càng tăng khiến số lượng giấy tờ cần xử lý tăng lên với tần suất dày đặc, đặt áp lực lên khâu quản lý hồ sơ và thông quan Việc thiếu hoặc sai sót trong hồ sơ có thể khiến hàng hóa bị ùn tắc, không thể gia nhập thị trường mới và dẫn đến chi phí cũng như thời gian bị đẩy lên đáng kể Do đó, tối ưu hóa quy trình chuẩn bị hồ sơ và thông quan là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp đảm bảo thông quan nhanh chóng, giảm rủi ro và tăng cường hiệu quả xuất nhập khẩu.

Sai sót trong các chứng từ thủ tục hải quan có thể khiến hàng hóa không thể được đưa vào cảng của nước nhập khẩu hoặc không thể kinh doanh trên thị trường vì thiếu hoặc sai các giấy tờ bắt buộc của hàng nhập khẩu Những lỗi phổ biến như thông tin không khớp, thiếu chứng từ hoặc sai mã hàng có thể làm chậm thông quan, tăng chi phí và gây gián đoạn chuỗi cung ứng Vì vậy, đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và hợp lệ của chứng từ hải quan là điều kiện then chốt để hàng hóa được thông quan nhanh chóng, nhập khẩu thuận lợi và có thể tiếp cận thị trường một cách hiệu quả.

Đối với rủi ro này, mức độ nghiêm trọng rất cao và tần suất xảy ra lớn do sự bất đồng về ngôn ngữ và thiếu hiểu biết về luật và quy định của các bên tham gia hợp đồng khi làm việc với các quốc gia khác trên thế giới Những yếu tố này gây hiểu lầm và tranh chấp pháp lý, làm tăng khả năng vi phạm điều khoản và ảnh hưởng đến hiệu quả giao dịch Do đó, cần tăng cường trao đổi, tham vấn pháp lý quốc tế và xây dựng khung thỏa thuận rõ ràng để giảm rủi ro cho các bên liên quan.

Đánh giá rủi ro về điều khoản giao hàng là quá trình phân tích từng mối nguy liên quan đến khả năng gây hại và hậu quả tiềm ẩn của chúng, nhằm nhận diện rủi ro một cách có hệ thống cho chuỗi cung ứng Quá trình này giúp công ty xác định các ưu tiên chiến lược và phân bổ nguồn lực khan hiếm một cách hiệu quả, nhằm tối đa hóa hiệu quả vận hành và giảm thiểu tác động tiêu cực của các rủi ro liên quan đến giao hàng.

Trong bối cảnh phát triển mạnh mẽ của thương mại, vận tải và giao tiếp toàn cầu, việc áp dụng các điều kiện thương mại Incoterms trở nên khác biệt giữa các khu vực địa lý trên thế giới Vì vậy, các bên tham gia giao dịch cần thảo luận chi tiết và lên kế hoạch phòng tránh rủi ro liên quan đến Incoterms để đảm bảo tính minh bạch, tối ưu chi phí và an toàn trong hoạt động thương mại quốc tế.

5 Ứng phó với rủi ro

5.1.1 Né tránh rủi ro:

- Lựa chọn đối tác uy tín, cẩn thận khi đàm phán các điều khoản

Để đảm bảo quá trình làm giấy tờ suôn sẻ, cần luôn chuẩn bị kỹ lưỡng về các bộ luật và thông tin liên quan đến từng loại chứng từ Tránh tình trạng cập nhật trễ dẫn đến thiếu chứng từ và làm chậm tiến độ xử lý hồ sơ Đồng thời ước tính thời gian cần thiết cho các bước làm giấy tờ để phân bổ thời gian hợp lý và nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ.

- Về máy móc: Kiểm tra định kỳ hàng tháng, Cập nhật các chương trình liên quan, luôn chuẩn bị đủ mực in, giấy in

- Về đàm phán hợp đồng: Tuyển những chuyên gia có nhiều kinh nghiệm và nhanh nhạy để thấy được những điều cần lưu ý khi đàm phán hợp đồng

Về con người, cần kiểm tra kỹ lưỡng các chứng từ cần chuẩn bị, xác định số loại giấy tờ, các loại giấy tờ được ưu đãi, số lượng và yêu cầu cụ thể để đảm bảo sự đầy đủ và hợp lệ Đồng thời kiểm soát chặt chẽ quá trình vận chuyển và bảo quản chứng từ nhằm giảm thiểu rủi ro và mất mát thông tin Đề xuất điều chỉnh lương và tăng phúc lợi để thúc đẩy tinh thần nhân viên và gia tăng động lực làm việc Cuối cùng, tổ chức kế hoạch đào tạo phù hợp nhằm nâng cao chuyên môn và tuyển chọn nhân viên một cách kỹ lưỡng hơn.

Trong quy trình làm việc, một bộ phận kiểm tra chịu trách nhiệm rà soát lại tất cả các bước từ đàm phán đến bảo quản chứng từ, nhằm bảo đảm mọi thao tác thực hiện đúng chuẩn và không có sai sót tồn tại Quá trình kiểm tra được thực hiện đều đặn để phát hiện sai phạm kịp thời, khắc phục nhanh chóng và duy trì tính toàn vẹn của hồ sơ Việc duy trì quy trình kiểm tra nghiêm ngặt giúp tăng tính minh bạch, tuân thủ quy định và nâng cao hiệu quả quản lý chứng từ.

Chúng tôi sử dụng thư bảo đảm và cam kết bồi thường để người mua nhận được hàng hóa sớm nhất trong trường hợp mất giấy tờ Cơ chế này giúp giảm thiểu tối đa phí lưu kho và phí lưu bãi tại cảng, rút ngắn thời gian xử lý và thông quan Thư bảo đảm bảo vệ quyền lợi người mua, đảm bảo hàng hóa được chuyển giao nhanh chóng khi có sự cố mất giấy tờ và cam kết bồi thường sẽ bù đắp mọi thiệt hại liên quan Quy trình này được thiết kế để tối ưu chuỗi cung ứng, tăng tính minh bạch và giảm thiểu chi phí tại cảng.

Việc chuẩn bị chứng từ trễ có thể khiến đối tác tìm nguồn hàng khác và làm gián đoạn chu trình cung ứng, gây mất cơ hội hợp tác lâu dài Để giảm thiểu rủi ro này, chủ động thương lượng với đối tác về giảm giá và ưu đãi vận chuyển cho các chuyến hàng sau, từ đó giữ chân khách hàng và duy trì sự ổn định của mối quan hệ thương mại.

- Đàm phán gia hạn thời gian gửi chứng từ trong trường hợp bất khả kháng (mất chứng từ và phải làm lại, thời gian xin chứng từ quá lâu)

- Trường hợp xấu nhất có thể bán giảm giá hàng ngay lại cảng

- Tự khắc phục: Các công ty có quỹ riêng để xử lý những thiệt hại liên quan đến chứng từ

- Mua tín dụng bảo hiểm xuất khẩu (Export Credit Insurance) nhằm phòng ngừa trường hợp người mua không thanh toán tiền hàng

5.2.1 Ứng phó rủi ro Đối với nhà xuất khẩu gạo Việt Nam ta có các biện pháp ứng phó rủi ro sau đây:

Rủi ro chứng từ là một loại rủi ro phổ biến và có thể khiến nhiều doanh nghiệp đau đầu khi tham gia hoạt động xuất nhập khẩu Chứng từ liên quan đến nhiều khâu của chu trình thực hiện xuất nhập khẩu, từ hợp đồng, hóa đơn thương mại, vận đơn cho đến chứng từ thanh toán và kiểm định, có thể tác động đến tiến độ, chi phí và tính xác thực của lô hàng Đối với các nông sản đặc thù như gạo, quá trình chuẩn bị giấy tờ càng được kiểm soát chặt chẽ để tránh sai sót, tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc Do đó, xây dựng quy trình quản lý chứng từ bài bản, kiểm tra trước khi gửi và tuân thủ đầy đủ quy định của đối tác và cơ quan hải quan là cách giảm thiểu rủi ro chứng từ và tối ưu hoạt động xuất nhập khẩu.

Với mức độ nguy hiểm của rủi ro chứng từ, các doanh nghiệp thường nâng cao cảnh giác và củng cố hệ thống quản trị rủi ro Việc áp dụng các biện pháp quản trị rủi ro hiệu quả giúp ngăn ngừa và giảm thiểu thiệt hại khi rủi ro chứng từ xảy ra Đồng thời, quá trình đánh giá và cập nhật liên tục các quy trình xử lý rủi ro cho phép doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định, bảo vệ tài sản và tăng cường độ tin cậy của khách hàng.

- Tần suất rủi ro xảy ra đối với rủi ro hàng hải là rất cao

+ Nước biển tràn vào khoang chứa hàng hoặc mưa trên biển cũng có thể khiến những bao gạo bị ướt, gây hư hại cho hàng hóa

Để tàu thoát khỏi vùng mắc cạn, hàng hóa có thể bị ném xuống biển nhằm giảm tải trọng và giúp tàu nổi lên Tuy nhiên, biện pháp này làm chậm hành trình vận chuyển và có thể dẫn tới trì hoãn giao hàng Hàng hóa bị trì hoãn tại cảng hoặc phải quá cảnh tại cảng khác, khiến chi phí logistics tăng lên với các khoản như phí thuê bến, phí nhân công và các chi phí liên quan khác.

Hệ quả pháp lý liên quan đến hợp đồng có thể dẫn đến kéo dài thời gian thực hiện, làm phát sinh tranh chấp và thậm chí chấm dứt hợp đồng Vi phạm hoặc trì hoãn trong thực thi hợp đồng làm tăng chi phí pháp lý và chi phí thi công, đồng thời kéo thêm thời gian hoàn tất dự án Các cơ chế xử lý tranh chấp, gia hạn thời hạn và điều chỉnh phạm vi công việc có thể ảnh hưởng đáng kể tới tiến độ và quyền lợi của các bên Việc quản lý rủi ro hợp đồng và tối ưu hóa điều khoản từ đầu giúp giảm thiểu chi phí phát sinh và thời gian triển khai, đồng thời tăng tính dự báo và ổn định cho dự án.

Quá trình chuẩn bị hồ sơ và thông quan là bước bắt buộc trong quy trình hải quan và thủ tục xuất nhập khẩu, đảm bảo hàng hóa được thông quan hợp pháp và nhanh chóng Khi nhu cầu XNK ngày càng tăng, loại giấy tờ và các chứng từ liên quan cũng phải xử lý nhiều hơn, đòi hỏi doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý hồ sơ và thủ tục thông quan để giảm thiểu rủi ro tắc hàng Việc thiếu hoặc chậm trễ trong các giấy tờ có thể khiến hàng hóa không thể gia nhập thị trường mới, dẫn tới thiệt hại về thời gian, chi phí và vận hành của doanh nghiệp.

Sai sót trong chứng từ và thủ tục hải quan có thể khiến hàng hóa không thể được đưa vào cảng của nước nhập khẩu hoặc không thể tham gia kinh doanh trên thị trường do thiếu hoặc sai các giấy tờ bắt buộc cho hàng nhập khẩu, ảnh hưởng nghiêm trọng đến chuỗi cung ứng và hiệu quả thương mại.

Rủi ro pháp lý trong các giao dịch hợp đồng xuyên biên giới có mức độ rất nghiêm trọng và tần suất xảy ra cao, chủ yếu do sự bất đồng ngôn ngữ và thiếu hiểu biết về luật và quy định liên quan đến hợp đồng giữa các bên ở các quốc gia khác nhau trên thế giới Sự khác biệt về ngôn ngữ dẫn đến hiểu lầm trong điều khoản và phạm vi trách nhiệm, trong khi thiếu thông tin pháp lý khiến các bên khó nắm bắt quyền và nghĩa vụ của mình theo chuẩn mực pháp lý quốc tế, từ đó làm tăng nguy cơ tranh chấp và vi phạm hợp đồng trên phạm vi toàn cầu.

Đánh giá rủi ro về điều khoản giao hàng giúp nhận diện, phân tích và đánh giá từng mối nguy liên quan đến khả năng gây hại và hậu quả tiềm ẩn của chúng, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp xác định ưu tiên hành động và phân bổ nguồn lực khan hiếm một cách hiệu quả để đạt được hiệu quả cao nhất và giảm thiểu rủi ro cho chuỗi cung ứng.

Trong bối cảnh thương mại, vận tải và giao tiếp toàn cầu ngày càng phát triển mạnh mẽ, các điều kiện thương mại (Incoterms) đang được áp dụng với sự khác biệt rõ rệt giữa các khu vực địa lý Do đó, các bên tham gia giao dịch cần thảo luận kỹ lưỡng và chủ động hoạch định nhằm phòng tránh các rủi ro liên quan đến điều kiện thương mại Incoterms trong hợp đồng ngoại thương, xem xét kỹ các yếu tố như trách nhiệm giao nhận, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và thời điểm chuyển giao rủi ro Việc nắm bắt sự khác biệt này và lựa chọn điều kiện phù hợp sẽ giúp tối ưu hóa chi phí, giảm thiểu tranh chấp và tăng tính minh bạch trong quan hệ thương mại quốc tế.

5 Ứng phó với rủi ro

Luôn duy trì sự chuẩn bị kỹ lưỡng về các bộ luật và thông tin liên quan đến các loại chứng từ để giảm thiểu rủi ro thiếu chứng từ do cập nhật trễ Việc cập nhật thông tin kịp thời giúp ngăn ngừa sự cố thiếu sót trong hồ sơ và đảm bảo tính hợp lệ của giấy tờ Ước tính chính xác thời gian làm giấy tờ để phân bổ thời gian hợp lý cho từng bước, từ chuẩn bị đến hoàn tất hồ sơ.

Về con người, cần kiểm tra kỹ lưỡng các chứng từ cần chuẩn bị: số loại giấy tờ, các loại giấy tờ được ưu đãi, số lượng và các yêu cầu cụ thể, đồng thời kiểm soát chặt chẽ quá trình vận chuyển và bảo quản chứng từ để đảm bảo tính an toàn và hợp lệ Đề xuất điều chỉnh lương và tăng phúc lợi nhằm thúc đẩy tinh thần làm việc và động lực của nhân viên Xây dựng kế hoạch đào tạo phù hợp để nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ và tuyển dụng nhân sự một cách kỹ càng hơn, đáp ứng yêu cầu công việc và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực.

Trong quy trình làm việc, luôn có một bộ phận kiểm tra lại từng bước từ quá trình đàm phán đến bảo quản chứng từ, nhằm đảm bảo mọi thao tác được thực hiện chính xác và đầy đủ Bộ phận này rà soát toàn bộ hồ sơ, hợp đồng và chứng từ liên quan để loại bỏ mọi sai sót trước khi ký kết hoặc lưu trữ, đảm bảo tính toàn vẹn và tuân thủ quy định Nhờ vậy, quy trình vận hành được chuẩn hóa, nâng cao chất lượng quản lý chứng từ và giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp.

Để giảm thiểu rủi ro và giúp người mua nhận hàng sớm nhất khi xảy ra mất giấy tờ, doanh nghiệp áp dụng thư đảm bảo và cam kết bồi thường Thư đảm bảo này bảo vệ quyền lợi người mua và đồng thời giảm thiểu phí kho bãi tại cảng bằng cách rút ngắn thời gian xử lý và thông quan hàng hóa Trong trường hợp mất giấy tờ, cam kết bồi thường sẽ đảm bảo tiến độ giao hàng, tối ưu chuỗi cung ứng và giảm thiểu chi phí lưu kho, từ đó tăng sự tin tưởng của khách hàng và hiệu quả logistics tại cảng.

Việc chuẩn bị chứng từ trễ có thể khiến đối tác tìm nguồn hàng khác và mất khách hàng Để giảm thiểu rủi ro này, cần thương lượng với đối tác về các chương trình giảm giá và ưu đãi vận chuyển sau khi giao hàng nhằm giữ chân khách hàng và duy trì mối quan hệ kinh doanh.

Để tối ưu hóa an toàn và giảm thiểu rủi ro cho vận chuyển, hãy tìm và đặt chỗ trên các hãng tàu uy tín trên thế giới Trước khi book tàu, kiểm tra kỹ lưỡng tỷ lệ tai nạn hàng hải của từng hãng tàu và so sánh với các chuẩn an toàn quốc tế để có đánh giá toàn diện Lựa chọn hãng tàu có hồ sơ an toàn tốt và minh bạch về hoạt động vận tải nhằm ngăn ngừa tối đa các thiệt hại có thể xảy ra Áp dụng quy trình đánh giá an toàn trước khi đặt tàu sẽ cải thiện hiệu quả logistics và bảo vệ tài sản của bạn.

5.2.3 Ngăn ngừa, giảm thiểu tổn thất

- Đóng gói và bao bọc hàng hóa cẩn thận, chống thấm nước, chống cháy chống va đập hết mức có thể

- Không dùng những container cũ, thủng, vỡ không đảm bảo chất lượng để vận chuyển hàng hóa

Chuẩn bị hàng hóa dự phòng để sẵn sàng gửi lại cho người mua khi tàu gặp tai nạn, mắc cạn hoặc gặp sự cố dẫn đến hàng đến chậm, hoặc hàng bị hư hại nghiêm trọng Quy trình này giúp duy trì niềm tin của khách hàng bằng cách thông báo kịp thời, cung cấp các phương án thay thế (gia hạn giao, giao nhanh, đổi hàng hoặc hoàn tiền) và tái gửi hàng ngay khi có thể Đồng thời, xây dựng chuỗi cung ứng bền vững bằng cách kiểm tra chất lượng, đóng gói bảo vệ và ký kết hợp đồng với đối tác vận chuyển nhằm giảm thiểu rủi ro và chi phí liên quan.

- Đàm phán bán lại lô hàng bị ảnh hưởng với giá ưu đãi hoặc giảm giá cho lô hàng sắp tới

- Mua bán nợ/ bán đấu giá lô hàng bị ảnh hưởng để giảm thiểu tối đa thiệt hại

- Dự trù các khoản chi phí cho việc bị phạt vì hàng đến chậm trễ hơn trong hợp đồng

- Mua bảo hiểm cho các lô hàng được vận chuyển

5.3 Rủi ro về khai báo hải quan a) Giải pháp né tránh rủi ro

- Kiểm tra định kỳ các thiết bị máy móc, hệ thống mạng để không cản trở quá trình kê khai hải quan

- Đàm phán giữa các bên kĩ lưỡng để không thiếu sót giấy tờ

Ban hành các quy định và chính sách lương thưởng tốt hơn cho nhân viên nhằm ngăn ngừa gian lận và tạo động lực làm việc bền vững Đồng thời, thắt chặt công tác thanh tra quản lý và rà soát các quy trình để phát hiện sớm những sai phạm Thiết lập mức xử phạt nghiêm khắc đối với nhân viên vi phạm nhằm duy trì kỷ luật và chuẩn mực quản trị Những biện pháp này kết hợp sẽ tăng cường tính minh bạch, đảm bảo công bằng trong trả lương và cải thiện hiệu quả quản trị doanh nghiệp.

Đánh giá rủi ro về điều khoản giao hàng giúp phân tích từng mối nguy liên quan đến rủi ro gây hại và hậu quả tiềm ẩn của chúng, từ đó doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về mức độ ảnh hưởng và mức độ ưu tiên cần thiết Quá trình này cho phép công ty xác định ưu tiên, tối ưu hóa phân bổ nguồn lực khan hiếm và nâng cao hiệu quả vận hành cũng như quản trị chuỗi cung ứng.

Với sự phát triển mạnh mẽ của thương mại, vận tải và giao tiếp toàn cầu, cách áp dụng các điều kiện thương mại quốc tế (Incoterms) ngày càng khác biệt giữa các khu vực địa lý trên thế giới Vì thế, các bên tham gia thương mại cần thảo luận và phòng tránh các rủi ro liên quan đến Incoterms để đảm bảo sự nhất quán về nghĩa vụ vận chuyển, giao nhận hàng hóa và chi phí tại từng khu vực, đồng thời tối ưu hóa chu trình chuỗi cung ứng và tuân thủ các quy định địa phương.

Ứng phó với rủi ro

Luôn chuẩn bị kỹ lưỡng các bộ luật và thông tin liên quan đến các loại chứng từ để tránh thiếu sót hồ sơ Đồng thời cập nhật thông tin kịp thời và ước tính thời gian làm giấy tờ nhằm phân bổ thời gian hợp lý.

Về con người, cần kiểm tra kỹ lưỡng các chứng từ cần chuẩn bị: xác định số loại giấy tờ, các loại giấy tờ được ưu đãi, số lượng và yêu cầu cụ thể để đảm bảo tính hợp lệ; kiểm soát chặt chẽ quá trình vận chuyển và bảo quản chứng từ nhằm giảm thiểu rủi ro Để thúc đẩy tinh thần và hiệu suất làm việc, công ty nên đề xuất điều chỉnh lương và tăng phúc lợi cho nhân viên Đồng thời tổ chức kế hoạch đào tạo phù hợp để nâng cao chuyên môn và tiến hành tuyển dụng, lựa chọn nhân sự kỹ càng hơn, đảm bảo nguồn lực nhân sự chất lượng cho tổ chức.

Về quy trình, một bộ phận kiểm tra độc lập được thiết lập để rà soát lại từng bước từ quá trình đàm phán đến bảo quản chứng từ, nhằm phát hiện và khắc phục mọi sai sót tồn tại Quy trình này được chuẩn hóa và kiểm soát chặt chẽ nhằm đảm bảo tính chính xác, tính minh bạch và sự an toàn cho toàn bộ chu trình xử lý chứng từ.

Việc sử dụng thư đảm bảo và cam kết bồi thường giúp người mua nhận hàng sớm nhất có thể trong trường hợp mất giấy tờ, đồng thời giảm thiểu tối đa phí lưu kho tại cảng Thư đảm bảo tạo sự tin cậy và hỗ trợ nhanh chóng trong các bước giải quyết chứng từ bị thất lạc, giúp quá trình thông quan diễn ra thông suốt Cam kết bồi thường chi trả các thiệt hại liên quan, đảm bảo hàng hóa được xử lý và giao hàng đúng tiến độ Nhờ cơ chế này, chi phí lưu kho và phí tại cảng được giảm đáng kể, tăng tính cạnh tranh và tối ưu hóa chu trình cung ứng cho doanh nghiệp.

Việc chuẩn bị chứng từ trễ có thể khiến đối tác tìm nguồn hàng khác và dẫn đến mất khách hàng Để bảo vệ nguồn cung và duy trì mối quan hệ kinh doanh, nên thương lượng với đối tác về giảm giá cũng như các ưu đãi vận chuyển cho các đơn hàng tiếp theo để giữ chân khách hàng và tối ưu hóa chuỗi cung ứng.

Để đảm bảo an toàn và tối ưu chi phí vận chuyển, hãy tìm và book các hãng tàu biển uy tín trên toàn thế giới Trước khi đặt tàu, hãy kiểm tra kỹ lưỡng tỷ lệ tai nạn hàng hải của hãng để nhận diện rủi ro và ngăn ngừa tối đa thiệt hại cho hàng hóa.

5.2.3 Ngăn ngừa, giảm thiểu tổn thất

- Đóng gói và bao bọc hàng hóa cẩn thận, chống thấm nước, chống cháy chống va đập hết mức có thể

- Không dùng những container cũ, thủng, vỡ không đảm bảo chất lượng để vận chuyển hàng hóa

Chuẩn bị hàng hóa sẵn sàng gửi trả lại cho người mua trong trường hợp tàu gặp tai nạn, mắc cạn gây chậm giao hàng hoặc hàng hóa bị hư hỏng nghiêm trọng, đảm bảo khách hàng nhận được hàng thay thế hoặc được hoàn trả kịp thời Quy trình quản lý rủi ro này giúp bảo vệ quyền lợi của khách hàng và duy trì uy tín của doanh nghiệp bằng cách nhanh chóng thông báo, kiểm tra chất lượng và cung cấp hàng dự phòng khi cần Cần có kho dự phòng, quy trình đóng gói an toàn, nhãn mác rõ ràng và tài liệu liên quan được cập nhật đầy đủ để thực hiện trả hàng dễ dàng và nhanh chóng Theo dõi vận chuyển liên tục, cập nhật thông tin vận chuyển cho người mua và xử lý mọi khiếu nại một cách nhanh chóng để duy trì sự tin cậy và tối ưu hóa chu kỳ giao nhận.

- Đàm phán bán lại lô hàng bị ảnh hưởng với giá ưu đãi hoặc giảm giá cho lô hàng sắp tới

- Mua bán nợ/ bán đấu giá lô hàng bị ảnh hưởng để giảm thiểu tối đa thiệt hại

- Dự trù các khoản chi phí cho việc bị phạt vì hàng đến chậm trễ hơn trong hợp đồng

- Mua bảo hiểm cho các lô hàng được vận chuyển

5.3 Rủi ro về khai báo hải quan a) Giải pháp né tránh rủi ro

- Kiểm tra định kỳ các thiết bị máy móc, hệ thống mạng để không cản trở quá trình kê khai hải quan

- Đàm phán giữa các bên kĩ lưỡng để không thiếu sót giấy tờ

- Ban hành các quy định, chính sách lương thưởng tốt hơn cho nhân viên để không xảy ra tình trạng gian lận cũng như thắt chặt các công tác thanh tra quản lý và các mức xử phạt nặng nếu nhân viên vi phạm

- Bên cạnh đó, đưa các nhân viên đi tập huấn, đào tạo nhân viên bài bản, chuyên nghiệp, bổ trợ các kiến thức về vận hành máy móc, công nghệ b) Giải pháp ngăn ngừa rủi ro

- Nâng cao phúc lợi công ty, phân bổ lượng công việc hợp lý để nhân viên có thể tập trung chuyên môn hơn

- Quản lý quy trình kiểm tra thủ tục chặt chẽ hơn c) Giảm thiểu tổn thất

- Chuẩn bị cho các trường hợp xấu khi thông quan, bổ sung giấy tờ kịp thời khi hải quan kiểm tra

Xây dựng mối quan hệ tốt với các đối tác để cùng chịu trách nhiệm bổ sung đầy đủ các chứng từ cần thiết cho quá trình thông quan, giúp quy trình diễn ra kịp thời và nhanh chóng Đồng thời triển khai các biện pháp tài trợ rủi ro nhằm đảm bảo nguồn lực tài chính cho chuỗi cung ứng và giảm thiểu rủi ro liên quan đến thông quan và vận chuyển hàng hóa.

Mua bảo hiểm cho hàng hóa lưu kho và trong hành trình vận chuyển cho đến thời điểm rủi ro được chuyển giao từ kho sang phương tiện vận tải giúp bảo vệ hàng hóa trong chuỗi cung ứng Với phương thức này, công ty phải chịu một chi phí là phí bảo hiểm, tuy nhiên sẽ được nhận bồi thường thiệt hại nếu rủi ro xảy ra trong quá trình lưu kho hoặc vận chuyển.

- Lập một quỹ dự phòng cho các trường hợp xấu nhất

5.4 Rủi ro về điều khoản giao hàng a) Giải pháp né tránh rủi ro

Đọc kỹ hợp đồng và tham khảo ngày giờ tàu xếp hàng và dỡ hàng tại các đầu cảng để nắm vững lịch trình và yêu cầu liên quan, từ đó xác định các thời điểm làm việc và chuẩn bị hàng hóa cho kịp tiến độ Việc nắm bắt đúng thời gian xếp dỡ giúp sắp xếp công tác vận chuyển và quản lý tồn kho hiệu quả, đảm bảo hàng hóa được chuẩn bị đầy đủ và đúng hạn Theo dõi sát lịch trình tại từng đầu cảng, phối hợp với đội thợ bốc xếp và kho bãi để lên kế hoạch đóng gói, vận chuyển và dỡ hàng, nhằm tối ưu quy trình và giảm thiểu rủi ro trễ tiến độ.

- Lập kế hoạch và giám sát chuyến đi nghiêm ngặt, chi tiết, cụ thể từ cầu cảng đến cầu cảng

Để đảm bảo an toàn và hiệu quả cho tàu biển, cần đảm bảo tàu có đủ khả năng đi biển và đáp ứng các điều kiện để đối đầu với các dự báo thời tiết đã biết Cần tìm hiểu kỹ lưỡng thuỷ triều, dòng chảy và các hiện tượng khí tượng thủy văn tại khu vực hoạt động để lên kế hoạch hành trình và phương án xử lý phù hợp Việc nắm vững thông tin dự báo thời tiết, thuỷ triều và các yếu tố khí tượng thủy văn sẽ tăng cường an toàn cho tàu và thuyền viên, giảm thiểu rủi ro trên biển.

Nếu biết trước vùng đất hoặc quốc gia bạn định đến đang có chiến tranh, nội chiến hoặc thiên tai, thì không nên bắt đầu hành trình mà nên tìm phương án phù hợp hơn, như dời lịch đi hoặc chọn đường đi khác để không phải đối mặt với tình huống nguy hiểm; a) Giải pháp ngăn ngừa rủi ro là đánh giá an toàn khu vực, lên kế hoạch dự phòng và ưu tiên những tuyến đường an toàn nhằm bảo đảm chuyến đi diễn ra suôn sẻ, giảm thiểu rủi ro cho hành trình.

Xác định vị trí tàu được thực hiện bằng sự kết hợp giữa các phương pháp thị giác và các thiết bị điện tử như Radar, GPS, máy đo sâu và các hệ thống định vị khác Quá trình này đòi hỏi độ chính xác cao và phải được thực hiện thường xuyên theo quy định áp dụng cho từng vùng biển mà tàu đi qua, nhằm đảm bảo tàu luôn di chuyển trong dải an toàn Việc như vậy giúp phát hiện kịp thời mọi sai lệch vị trí, tối ưu hóa hành trình và tăng cường an toàn hàng hải Kết quả là sự phối hợp nhịp nhàng giữa quan sát trực quan và công nghệ định vị hiện đại đảm bảo tàu vận hành ổn định trên mọi khu vực.

- Luôn phải đảm bảo liên lạc được các tàu bạn và đội cứu hộ khi có trường hợp xấu nhất xảy ra c) Giảm thiểu tổn thất

RỦI RO VỀ ĐIỀU KHOẢN THANH TOÁN (PAYMENT)

Tiêu đề	Môn Quản Lý Rủi Ro Trong Kinh Doanh Rủi Ro Về Điều Khoản Chất Lượng, Điều Khoản Giao Hàng Và Điều Khoản Thanh Toán Trong Hợp Đồng Xuất Nhập Khẩu Gạo
Người hướng dẫn	Thầy Huỳnh Đăng Khoa
Trường học	Trường Đại học Ngoại Thương Cơ Sở II
Chuyên ngành	Quản lý rủi ro trong kinh doanh
Thể loại	Báo cáo môn học
Năm xuất bản	2021
Thành phố	TP.HCM

Định dạng
Số trang	87
Dung lượng	1,48 MB