kỹ năng đàm phán tình huống văn phòng luật sư Anh (chị) hãy phân tích các bước của quá trình tiến hành đàm phán qua một tình huống cụ thể trong công việc chuyên môn.

BỘ TƯ PHÁP TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI BÀI TIỂU LUẬN MÔN KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN ĐỀ BÀI Anh (chị) hãy phân tích các bước của quá trình tiến hành đàm phán qua một tình huống cụ thể trong công việc chuyên môn T.

BỘ TƯ PHÁP TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI

 BÀI TIỂU LUẬN

MÔN

KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN

ĐỀ BÀI:

Anh (chị) hãy phân tích các bước của quá trình tiến hành đàm phán qua một tình huống cụ thể trong công việc chuyên môn.

Từ đó, anh (chị) hãy cho biết kinh nghiệm của bản thân qua thực

tiễn để có thể có được một cuộc đàm phán thành công

Hà Nội – 2022

MỤC LỤ

LỜI MỞ ĐẦU 2

NỘI DUNG 2

1 Tình huống cụ thể trong công việc chuyên môn 2

a Nơi công tác hiện tại 2

b Vị trí công tác 2

c Tình huống cụ thể cần đàm phán 2

2 Phân tích các bước của quá trình tiến hành đàm phán 2

a Khai mạc 3

b Khởi động đàm phán 3

b Tranh luận, trao đổi thông tin 3

c Tìm các giải pháp thoả hiệp cho các vấn đề không thống nhất 5

d Vận động và liên minh 6

e Mặc cả và thoả hiệp 6

f Kết thúc đàm phán 6

3 Kinh nghiệm bản thân qua thực tiễn để có cuộc đàm phán thành công 7

KẾT LUẬN 8

LỜI MỞ ĐẦU

Kỹ năng đàm phán là yếu tố cho phép hai hay nhiều bên đạt được thoả hiệp Để có được cuộc đàm phán thành công, mỗi bên không thể đứng trên lợi ích của mình, mà còn phụ thuộc rất nhiều vào phía đối tác Trong tiến trình đàm phán thì không thể tránh khỏi những mâu thuẫn và mối quan tâm chung cần giải quyết, khi đạt được kết quả mà các bên đều chấp thuận, sẽ thiết lập được các mối quan hệ, hợp tác lâu dài, mang lại lợi ích không nhỏ cho cả các bên

NỘI DUNG

1 Tình huống cụ thể trong công việc chuyên môn

a Nơi công tác hiện tại: Văn phòng Luật sư Huỳnh Nam

b Vị trí công tác: Nhân viên pháp lý

Công việc chính là tư vấn đầu tư (bao gồm đầu tư trong nước và có yếu tố nước ngoài); tư vấn doanh nghiệp (các vấn đề pháp lý nội bộ, cảnh báo rủi ro, rà soát, thẩm định, tư vấn các vấn đề, giao dịch khác của doanh nghiệp); soạn thảo,

tư vấn, thẩm định Hợp đồng, các giao dịch (có yếu tố nước ngoài và trong nước) cho doanh nghiệp; các công việc khác theo sự phân công của luật sư

c Tình huống cụ thể cần đàm phán

Công ty A là chủ đầu tư và cho thuê văn phòng có địa chỉ tại 82 Duy Tân, Cầu Giấy, Hà Nội Công ty B là công ty đã thuê văn phòng tại toà nhà của Công

ty A từ năm 2019 với diện tích 238m2

Tháng 02 năm 2021, hợp đồng cho thuê văn phòng giữa hai bên hết hạn, Công ty A muốn tăng giá thuê cho văn phòng mới lên 3% so với giá thuê cũ, Công ty B muốn giá thuê giảm xuống hoặc ít nhất giữ nguyên đồng thời thuê thêm diện tích để mở rộng văn phòng

Hai bên cần đàm phán để giải quyết các vấn đề phát sinh từ tình huống trên Công ty B đã yêu cầu luật sư và người hỗ trợ luật sư từ Văn phòng luật sư Huỳnh Nam đại diện Công ty B để tham gia đàm phán với Công ty A về tình huống nêu trên

2 Phân tích các bước của quá trình tiến hành đàm phán

a Khai mạc

Thông thường, trong các buổi đàm phán có quy mô lớn hoặc tính chất phức tạp thì sẽ có bước khai mạc như trước phiên khai mạc, các bên sẽ cùng nhau dự bữa cơm thân mật Mỗi bên sẽ tự chuẩn bị, thống nhất với nhau về mục đích, yêu cầu, phân vai từng thành viên tham gia đàm phàm Việc làm quen trước với trưởng đoàn và một số thành viên đoàn đối phương sẽ tạo sự thân mật, thông cảm lẫn nhau Các bên sẽ khéo léo tham dò ý tứ từ phía đối phương, tìm hiểu tính cách từng người,…

Xét về tính chất và trên thực tế đã diễn ra, cuộc đàm phán trong tình huống không thực hiện bước chuẩn bị khai mạc này Công ty A và Công ty B thực hiện trao đổi trước với nhau qua thư điện tử về thời gian, địa điểm và nội dung cuộc đàm phán, và khi trực tiếp gặp nhau, các bên tiến hành ngay các bước đàm phán

Tại phiên khai mạc, các bên đã thực hiện bài diễn văn ngắn Cả Công ty A

và Công ty B đều bày tỏ thiện chí, lòng mong muốn của phía mình là tiếp tục thực hiện hợp đồng thuê, đây là mục đích chung và công khai trong cuộc đàm phán Công ty A đề xuất chương trình nghị sự, phương châm và cách làm việc Sau khi nghe phát biểu của đại diện Công ty A, Công ty B cũng có những trao đổi về chương trình nghị sự, phương châm, phương cách đàm phán

b Khởi động đàm phán

Bước này có vai trò quan trọng vì đó là cơ hội để tạo không khí đàm phán phù hợp với chiến lược đàm phán đã đề ra

Khi mới đầu gặp Công ty A, hai bên chào hỏi nhau niềm nở, hết sức tránh gây tranh cãi, đối đầu để tạo không khí khi vào cuộc đàm phán Luôn để tâm đến nét mặt, cử chỉ và câu từ bên phía đối phương để có thể lĩnh hội được các thông điệp mang ẩn ý

Tiếp theo, hai bên thống nhất chương trình nghị sự và bắt đầu cuộc đàm phán bằng những vấn đề chung, để không tạo tranh luận như hỏi thăm nhau về dịch bệnh Covid 19, thời tiết,…

b Tranh luận, trao đổi thông tin

 Giai đoạn tìm hiểu quan điểm của nhau

- Đề nghị ban đầu: Định hướng cho cuộc đàm phán

Cả hai bên đều đưa ra đề nghị ban đầu một cách kiêm tốn và mang tính trung hoà:

(1) Đề nghị của Công ty A:

+ Giữ vững mối quan hệ hợp tác với Công ty B;

+ Cho thuê thêm được diện tích;

+ Tăng được giá cho thuê văn phòng

(2) Công ty B thì đưa ra một đề nghị khác:

+ Giữ nguyên địa điểm thuê văn phòng tại Công ty A (chấp nhận đề nghị

trữ hồ sơ;

+ Không bị tăng giá thuê quá cao

Mỗi bên đều lắng nghe từ phía đối tác, không ngắt lời của bên kia và ghi chép những điểm chính để cho đối tác biết là mình đang nghe

 Đằng sau sự xung đột (về tăng giá thuê) thì cả hai bên đều có mối quan tâm tương đồng, trong đó, việc cùng quan tâm duy trì quan hệ hợp tác tốt đẹp giữa hai bên sẽ là nền tảng thúc đẩy cuộc đảm phán thành công

 Đàm phán chính thức

- Đàm phán nguyên tắc:

Hai bên đàm phán về nguyên tắc cơ bản để giải quyết các vấn đề đặt ra là:

“tách con người ra khỏi vấn đề” và “hướng đến mục tiêu chung” Các nguyên tắc đạt được trong quá trình đàm phán sẽ được ghi nhận bằng văn bản giữa hai bên

- Đàm phán chi tiết:

Thông tin, đề nghị được cung cấp bởi mỗi bên đều rõ ràng, không có bên nào hiểu sai ý của bên kia Khi không thật cần thiết, Công ty B luôn tránh nói

“không”, đồng thời nắm chắc diễn biến của sự việc và tạo thêm thời gian để Công ty A suy nghĩ

Trong quá trình đàm phán chi tiết, hai bên đều duy trì những điểm tốt sau: (1) Đặt câu hỏi một cách tinh tế; (2) Phong cách đàm phán phù hợp với tình hình; (3) Làm chủ ngôn ngữ

d Tìm các giải pháp thoả hiệp cho các vấn đề không thống nhất

Trong quá trình đàm phán, luật sư bên Công ty B luôn tạo bầu không khí cởi mở và cải thiện quan hệ giao tiếp giữa hai bên Vì đã thiết lập mối quan hệ

từ năm 2019 nên giữa Công ty A và Công ty B có mức độ thân thiết tốt

Đại diện bên Công ty B luôn thể hiện làm cho Công ty A hiểu là phía Công ty B đã hiểu lập trường của họ khi luôn đặt câu hỏi khẳng định lại mỗi lúc

đại diện Công ty A trình bày xong - khả năng nhận xét sự việc theo con mắt

của phía bên kia.

Nếu mỗi bên muốn tác động tới đối phương, cần tìm hiểu thấu đáo sức nặng quan điểm của họ và tình cảm mà họ đặt vào quan điểm ấy: Hiểu biết quan điểm của người khác không có nghĩa là đồng ý với quan điểm đó

Để cuộc đàm phán thành công, hai bên liên tục tìm ra một số giải pháp để đảm bảo hài hoà lợi ích và mối quan tâm của hai bên Công ty A đưa ra giải pháp không tăng giá nếu Công ty B thuê kèm 50m2 phòng trong góc (cạnh Công

ty B nhưng vị trí khuất, khó cho công ty khác thuê) với cùng mức giá đang cho Công ty B thuê

Khi đưa ra đề xuất, hai bên đều cần quan tâm đến nhu cầu của phía bên kia Trong trường hợp này, nhu cầu của cả hai bên là thoả mãn được đồng thời mục tiêu và mối quan tâm trên nên trong quá trình đàm phán hai bên liên tục đưa ra các ý tưởng mới để có được giải pháp giải quyết vấn đề phù hợp, giải quyết tốt mối quan hệ giữa mục tiêu và mối quan tâm chung là mấu chốt để đi đến sự đồng thuận

Vì mối quan tâm chung của cả Công ty A và Công ty B là cần duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa hai bên, nên các giải pháp giải quyết vấn đề được đưa ra đều có lợi cho đôi bên và hướng ứng xử cũng phù hợp

Công ty B biết Công ty A cho thuê diện tích lớn giảm được chi phí quản

lý và hiện tại xung quanh khu vực có thêm nhiều toà văn phòng cho thuê đang đưa vào sử dụng nhưng cũng không gây áp lực quá mạnh vào các “yếu điểm” của Công ty A chỉ để giảm giá

BATNA của Công ty B: Tăng giá thuê thêm ít hơn (khoảng 30%) so với

đề nghị ban đầu của Công ty A, đồng thời thuê thêm kho với giá thuê thấp hơn

e Vận động và liên minh

Trong tình huống náy, các bên không cần sử dụng biện pháp vận động và liêm minh vì vấn đề không quá phức tạp và không nhất thiết phải huy động những người có quan hệ tốt hay có lợi ích trong quan hê với mình như công ty lobby, báo chí,…

f Mặc cả và thoả hiệp

Cả hai bên đều lấy sự nhân nhượng làm trung tâm của cuộc đàm phán vì nếu không có nhân nhượng thì sẽ không có đàm phán Khi Công ty A đưa ra giải pháp không tăng giá nếu Công ty B thuê kèm 50m2 phòng trong góc (cạnh Công

ty B nhưng vị trí khuất, khó cho công ty khác thuê) với cùng mức giá đang cho Công ty B thuê thì Công ty B không chấp nhận đề nghị này ngay Vì nếu làm như vậy thì Công ty A chưa chắc đã hài lòng vì họ cảm thấy họ có thể làm tốt hơn

g Kết thúc đàm phán

Về hình thức, đây chỉ là giai đoạn kỹ thuật, dự thảo văn bản ghi nhận các thoả thuận đã đạt được Trên thực tế, đây vẫn là giai đoạn đàm phán quan trọng

và nhiều khi rất gay go và kéo dài Trước đó, cả hai bên tạm nghỉ trong khoảng

15 phút để nhìn nhận lại những vấn đề đã thảo luận và so sánh mục tiêu của mình đã đề ra so với thoả thuận sắp đạt được

Công ty B đã chủ động đề xuất sẽ soạn dự thảo biên bản thoả thuận vì nếu

để Công ty A giành quyền này thì họ có thể thêm vào nhiều điều kiện Văn bản thoả thuận do luật sư bên Công ty B soạn đảm bảo đúng quy cách, rõ ràng, không sử dụng từ ngữ mập mờ

Khi đã đạt được thoả thuận, luật sư phía Công ty B kết thúc đàm phán ngay vì nếu nấn ná thêm có thể dẫn đến việc Công ty A “suy nghĩ lại” và chúc mừng phía đối phương

Kết quả: Sau khi đàm phán Công ty A cam kết không tăng giá cho Công

ty B trong vòng 01 năm nếu thuê kèm 50m2 góc trong cùng của phòng với cùng mức giá đang cho Công ty B thuê Công ty B đã đạt được mong muốn của mình

là giá thuê không tăng quá cao và thuê thêm được diện tích thích hợp để sử dụng cho việc lưu trữ hồ sơ công ty

3 Kinh nghiệm bản thân qua thực tiễn để có cuộc đàm phán thành công

Qua kinh nghiệm thực tiễn, để cuộc đàm phán thành công, cần lưu ý những nguyên tắc sau:

Thứ nhất, ấn tượng ban đầu

Trước hết, không nên đối đầu ngay với đối tác đàm phán bằng những yêu cầu đòi hỏi mà phải tạo ra một không khí dễ chịu, tin cậy bằng cử chỉ, thái độ niềm nở, vui vẻ Ấn tượng ban đầu rất quan trọng vì không có lần thứ hai để gây

ấn tượng, sau đó các bên sẽ bắt đầu nói về chủ đề, vấn đề đàm phán với đối tác

Thứ hai, chú ý tới các cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể trong khi đàm phán

Thái độ cởi mở và niềm nở sẽ tạo được thiện cảm từ phía đối tác đàm phán một cách nhanh chóng Luôn coi trọng đối tác của mình thông qua cách thể hiện, cách nói chuyện vì chỉ có thể đàm phán và thuyết phục thành công nếu tự người đàm phán không có ý thức và cảm giác mình sẽ hoặc đang đóng kịch với đối tác

Thứ ba, xác định rõ mục tiêu đàm phán và luôn luôn bám sát theo đuổi mục tiêu này trong suốt quá trình đàm phán

Trường hợp không biết rõ mình muốn gì trong đàm phán thì sẽ thường đạt được kết quả mà mình không mong muốn Do đó, trước khi bước vào một cuộc đàm phán, tốt nhất là cố gắng chia tách mục tiêu cuối cùng của mình thành những mục tiêu nhỏ mà mình phải trao đổi với đối tác và đạt được kết quả của từng mục tiêu nhỏ đó Nếu càng có nhiều mục tiêu cụ thể, được vạch ra rõ ràng

và luôn theo đuổi các mục tiêu này trong quá trình đàm phán thì kết quả cuối cùng của đàm phán càng nhanh chóng đạt được

Thứ tư, tuỳ cơ ứng biến

Thực tế, đàm phán cũng có thể có tiền lệ trong cùng một chủ đề hoặc không Đây là điều mà người đàm phán cần biết rõ Khi tiến hành đàm phán cần phải xác định được tình huống tổng thể và đo lường được hậu quả của nó dựa trên diễn tiến Đôi khi một tình huống tranh luận lại có thể tạo ra một kết quả tốt Tuy nhiên không phải lúc nào cũng lường trước được tình huống có thể xảy ra

Vì thế cần phải biết cánh tránh né để không làm tổn hại tới mục tiêu của mình Cuối cùng cần phải biết rõ địa điểm diễn ra cuộc đàm phán là ở đâu? Tại khu vực của đối thủ hay tại nơi mang tính trung lập đối với cả hai? Những người chủ chốt của mỗi bên sẽ được bố trí như thế nào? Các thành viên trong nhóm đàm phán có được tự do thảo luận, trao đổi ý kiến hay không?

Thứ năm, tinh thần đàm phán: Win-Win

Cuộc đàm phán chỉ thực sự thành công khi cả hai bên đều có được cái mình muốn và đều nghĩ rằng mình chiến thắng Trong đàm phán, lợi ích và mục tiêu mà hai bên hướng đến thường khác nhau, ở các thời điểm khác nhau, do đó, nên chấp nhận ở mức độ có thể dung hoà được

KẾT LUẬN

Đàm phán là một phần của cuộc sống và tất cả ai cũng phải đối mặt Đàm phán không chỉ đơn thuần là quá trình theo đuổi như cầu lợi ích riêng lẻ của một bên, mà là quá trình đôi bên cuối cùng đều đạt được sự thống nhất thông qua việc không ngừng điều chỉnh nhu cầu của mình Sự thành công hay thất bại của một cuộc đàm phán không phải được đánh giá dựa vào mục tiêu dự định của một bên nào đó mà phải dựa vào nhiều tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp như: thực hiện mục tiêu, tối ưu hoá lợi ích, quan hệ giữa các bên,… Vì vậy, có thể nói đàm phán vừa là một khoa học, vừa là một nghệ thuật./