Giáo trình Lưu trữ tài liệu nghe nhìn, điện tử và khoa học công nghệ cung cấp cho người học những kiến thức tổng quan về lưu trữ tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử, về lưu trữ tài liệu khoa học công nghệ; các khâu nghiệp vụ như: xác định giá trị; thu thập, bổ sung; phân loại; hệ thống hoá, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu nghe nhìn, điện tử, khoa học công nghệ. Mời các bạn cùng tham khảo!
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU NGHE NHÌN, ĐIỆN TỬ
Khái niệm tài liệu lưu trữ nghe nhìn, điện tử
Tài liệu nghe nhìn là các hình ảnh và âm thanh có giá trị khoa học, lịch sử và thực tiễn, bất kể thời gian, địa điểm sản sinh hay tên gọi của vật liệu chứa đựng Khi được nộp lưu vào các kho lưu trữ hay viện lưu trữ theo một chế độ quản lý nhất định, chúng được coi là tài liệu nghe nhìn và có thể bảo quản, tra cứu, khai thác để phát huy giá trị của chúng trong nghiên cứu khoa học, giáo dục và ứng dụng thực tiễn.
Tài liệu lưu trữ điện tử là các tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân, được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác Theo Điều 13 của Luật Lưu trữ, khái niệm này quy định cách thức hình thành và lưu trữ hồ sơ ở dạng số, nhằm đảm bảo tính nguyên vẹn và khả năng truy cập lâu dài của tài liệu điện tử.
Quản lý văn bản điện tử và hồ sơ điện tử là hoạt động kiểm soát toàn diện mọi tác động lên văn bản, hồ sơ và tài liệu điện tử trong suốt vòng đời của chúng, nhằm đảm bảo tính hợp pháp, bảo mật và khả năng truy cập khi cần thiết Quá trình này bao gồm các nghiệp vụ thiết yếu như tạo lập, chuyển giao, giải quyết, bảo quản, lưu trữ, sử dụng và hủy văn bản, hồ sơ và tài liệu điện tử.
1.2 Các loại tài liệu lưu trữ nghe nhìn, điện tử
Tài liệu nghe nhìn là loại hình đặc biệt, nơi cả hình thức lẫn nội dung được thể hiện thông qua các phương tiện như tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình và các sản phẩm kỹ thuật số, tạo nên nguồn dữ liệu đa dạng để truyền đạt thông tin, cảm xúc và thông điệp một cách sinh động.
Tài liệu ảnh là một loại tài liệu tư liệu hình ảnh (hình ảnh tĩnh), dùng ánh sáng, màu sắc và các phương tiện nhiếp ảnh để ghi lại và tái hiện các sự kiện, hiện tượng diễn ra tại một thời điểm trong xã hội và thiên nhiên trên các bức ảnh rời rạc, trên phim nhựa, trên kính hoặc bằng công nghệ kỹ thuật số.
– Tài liệu phim điện ảnh: là loại tài liệu hình ảnh động hoặc tài liệu
“nghe-nhìn” dùng để ghi và làm tái hiện lại các sự kiện, hiện tượng bằng phương
Trong ngành điện ảnh, có 8 kỹ thuật điện ảnh được áp dụng trên phim nhựa Các hình ảnh được sắp xếp liên tiếp và khi chiếu ở tốc độ 16 hoặc 24 hình/giây, chuyển động của sự kiện được tái hiện một cách tự nhiên như thể nó đang diễn ra trước ống kính máy quay; đồng thời, các hình ảnh trên phim còn tái hiện đồng bộ các âm thanh của sự kiện, từ lời thoại, tiếng động cho tới nhạc nền, mang lại trải nghiệm hình ảnh và âm thanh sống động cho khán giả.
Tài liệu ghi âm là loại tài liệu mang nội dung thông tin bằng âm thanh, bao gồm các bài nói, âm nhạc và tiếng động, được ghi lại trên các phương tiện như đĩa, phim cảm quang và băng từ tính bằng các phương pháp ghi âm cơ học, quang học, từ tính, laser và kỹ thuật số Quá trình ghi âm và lưu trữ cho phép tái hiện âm thanh một cách trung thực để phục vụ nghe nhìn, nghiên cứu và các hoạt động lưu trữ lâu dài.
Tài liệu ghi hình và ghi âm là các nguồn thông tin nghe-nhìn được ghi lại trực tiếp bằng hệ thống ghi hình điện tử, sau đó được lưu trữ trên băng từ tính, trên đĩa laser hoặc ở định dạng kỹ thuật số.
+ Âm bản: Là những phim mà hình ảnh trên phim có độ sáng tối và màu sắc ngƣợc lại với đối tƣợng chụp ảnh, quay phim, ghi âm quang học
+ Dương bản: là những ảnh chụp trên đó màu trắng, đen phản ánh đúng độ sáng, tối hoặc màu sắc của vật
+ Bản gốc: là những hình ảnh, âm bản thu nhận đƣợc trong quá trình ghi hình hoặc ghi âm trực tiếp
+ Bản sao: Là bản thu đƣợc do sao lại một hoặc nhiều lần từ bản gốc với mục đích để bảo quản bản gốc và phổ biến rộng rãi thông tin
1.3 Đặc điểm của tài liệu lưu trữ nghe nhìn, điện tử
Phân loại tài liệu lưu trữ nghe nhìn dựa trên các đặc trưng chung nhằm phân chia thành các nhóm, sắp xếp thứ tự các nhóm và xác định các đơn vị bảo quản trong từng nhóm nhỏ, từ đó tổ chức khoa học kho lưu trữ và phục vụ nghiên cứu, khai thác cũng như sử dụng hiệu quả nhất phông lưu trữ.
Khác với tài liệu chữ viết, tài liệu nghe nhìn không phản ánh trực tiếp các hoạt động của người quay phim, chụp ảnh hay cơ quan sản xuất, nên giá trị của chúng phụ thuộc vào ý nghĩa của các sự kiện, hiện tượng được phản ánh chứ không dựa vào vị trí của cơ quan sản sinh Vì vậy, phông lưu trữ không thể là cơ sở để phân loại tài liệu nghe nhìn trong kho lưu trữ, trong khi tài liệu chữ viết được phân loại theo phông lưu trữ.
Phân loại tài liệu nghe nhìn dựa trên các đặc trưng riêng của chúng: vật mang tin, đặc trưng chuyên đề và đối tượng được ghi hình, ghi âm; khác với phân loại tài liệu chữ viết để xây dựng hệ thống mạng lưới kho lưu trữ, dựa vào thời kỳ lịch sử, ý nghĩa toàn quốc và địa phương, đặc trưng lãnh thổ hành chính và đặc trưng về kỹ thuật, phương pháp chế tác Khi phân loại tài liệu chữ viết trong một phông lưu trữ chữ viết, người ta vận dụng các đặc trưng như cơ cấu tổ chức, ngành hoạt động, đề mục-vấn đề, tác giả, địa danh, tên gọi và cơ quan giao dịch.
Phân loại tài liệu nghe nhìn khác với tài liệu chữ viết bởi đặc điểm chất liệu và cách tạo ra chúng, nên cách bảo quản và khai thác sử dụng cũng khác nhau Đối với tài liệu ảnh, cùng một bức ảnh có thể được làm trên nhiều chất liệu như giấy, kính, đá và có thể tồn tại ở dạng âm bản hoặc dương bản, do đó yêu cầu chế độ bảo quản riêng biệt và không thể ghép âm bản với dương bản hay ảnh trên kính với ảnh trên giấy Trong khi tài liệu chữ viết cơ bản chủ yếu in trên giấy và được phân loại dựa trên nội dung thông tin hoặc cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản xuất Đối với tài liệu phim điện ảnh, phân loại dựa vào đặc trưng kỹ thuật làm ra chúng để xác định các phạm trù như chuyên đề, âm thanh, thời gian và thể loại; các bản lưu trữ có thể là phim nhựa, băng từ, VHS, băng cassete, đĩa CD hay ghi hình kỹ thuật số, và mục đích phân loại là để bảo quản tốt nên được phân loại thành từng loại riêng biệt để tiện cho việc bảo quản và khai thác.
Cũng như tài liệu phim điện ảnh, tài liệu ghi âm được phân loại theo các vật mang tin như đĩa ghi âm cơ học, ghi âm quang học, ghi âm từ tính, ghi âm trên đĩa laser, và ngày nay đang phát triển hình thức mới tiện lợi là ghi âm kỹ thuật số Mỗi loại có yêu cầu bảo quản riêng biệt, cho nên khi phân loại người ta phải chú ý đến đặc điểm kỹ thuật của từng loại để đảm bảo lưu trữ và bảo toàn thông tin.
10 chúng để có phương án phân loại chúng một cách tốt nhất, nhằm bảo quản từng loại theo từng chế độ thích hợp
1.4 Ý nghĩa tác dụng của tài liệu lưu trữ nghe nhìn, điện tử
Thu thập, bổ sung tài liệu nghe nhìn, điện tử vào lưu trữ
2.1 Khái niệm, mục đích ý nghĩa và yêu cầu
Tài liệu lưu trữ nghe nhìn, bao gồm tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm và ghi hình, là các loại tài liệu mang nội dung thông tin được thể hiện bằng hình ảnh và âm thanh trên nhiều chất liệu khác nhau Chúng có khả năng ghi lại và tái hiện đầy đủ những hình ảnh và âm thanh đúng như thực tế khách quan Tài liệu lưu trữ nghe nhìn thường hình thành đồng thời với các sự kiện, hiện tượng và hoạt động của con người (trừ trường hợp chụp ảnh, quay phim nghệ thuật hư cấu) Vì vậy, tài liệu lưu trữ nghe nhìn giúp người xem nắm bắt thông tin và phục vụ cho nghiên cứu, giáo dục và bảo tồn các giá trị văn hóa, lịch sử và đời sống xã hội.
13 người nghiên cứu như thể đang chứng kiến trực tiếp các sự kiện trước mắt Tài liệu lưu trữ nghe nhìn phản ánh, miêu tả và kể lại những hiện tượng xảy ra, đồng thời thể hiện bằng chính hình ảnh và âm thanh của những sự kiện đó Nhờ đó, các nguồn lưu trữ này không chỉ ghi lại diễn biến mà còn tái hiện một cách chân thực các hình ảnh và âm thanh, mang đến cái nhìn sống động và độ tin cậy cao cho người xem hoặc người đọc.
Việc xác định giá trị của tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu nghe nhìn nói riêng ở nước ta cho đến nay vẫn là một vấn đề nóng bỏng, cấp bách ở cả lý thuyết lẫn thực tiễn, liên quan tới hầu hết các khâu nghiệp vụ như thu thập, bổ sung, bảo quản, tổ chức, công bố và sử dụng Đối với công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn, việc xác định giá trị một cách chính xác giúp lựa chọn những tấm ảnh, bộ phim lưu trữ, các đoạn phim tư liệu và tài liệu ghi âm có giá trị để bảo quản lâu dài, phục vụ cho hiện tại và cho tương lai.
Để xác định giá trị của tài liệu nghe nhìn, ta phải nắm vững quá trình sản xuất và các giai đoạn chủ yếu cùng với các đặc điểm kỹ thuật cần lưu ý Bên cạnh hình ảnh và âm thanh là thành phần chính, phần chữ viết kèm theo cũng đóng vai trò quan trọng, giúp người đánh giá hiểu được xuất xứ, nội dung của sự kiện ghi lại trên phim và về tác giả Vì vậy, việc xác định giá trị tài liệu nghe nhìn nên xuất phát từ các nguyên tắc chung do Lưu trữ học Mác-xít đề ra, gồm nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử và nguyên tắc toàn diện và tổng hợp.
2.2 Thu thập, bổ sung tài liệu ảnh vào lưu trữ
Đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ nộp vào bộ phận lưu trữ của cơ quan phải là các hồ sơ liên quan đến các công việc đã được giải quyết, đảm bảo đầy đủ và dễ tra cứu Đồng thời, mỗi hồ sơ cần ghi số và tạo mục lục các văn bản có trong hồ sơ để thuận tiện quản lý, tra cứu và truy xuất thông tin.
Cán bộ, viên chức làm công tác văn bản và các công tác chuyên môn khác có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ, tài liệu liên quan đến công việc đã được giải quyết xong trong thời hạn tối đa một năm kể từ ngày kết thúc công việc; sau thời hạn này, hồ sơ phải được nộp lên bộ phận lưu trữ hoặc phòng lưu trữ của cơ quan, và khi giao nộp phải có Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu để quản lý và tra cứu.
Trong quy trình tiếp nhận và bàn giao tài liệu, cần có biên bản kèm theo danh mục hồ sơ; cả biên bản và danh mục hồ sơ được lập thành hai bản: một bản để nộp lưu và một bản do bên tiếp nhận lưu giữ.
Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ là hoạt động sưu tầm, thu thập và chỉnh lý tài liệu theo các phương pháp và nguyên tắc thống nhất Quá trình này nên được tiến hành thường xuyên, thiết thực và kịp thời để bảo đảm tính cập nhật và tính hệ thống của kho lưu trữ Khi bổ sung, cần chú ý đến khả năng sử dụng của tài liệu trong thực tế nhằm tăng tính hữu ích và hiệu quả cho công tác lưu trữ và khai thác.
Việc giải quyết vấn đề bổ sung tài liệu lưu trữ mang ý nghĩa quan trọng không chỉ với ngành lưu trữ mà còn với nhiều ngành khác Tài liệu lưu trữ không chỉ chứa đựng các giá trị chính trị, kinh tế, văn hóa và lịch sử ở cấp quốc gia mà còn có giá trị thực tiễn cao đối với từng ngành, từng cấp và mỗi cơ quan đã khai sinh ra chúng Nếu để tài liệu mất mát, thất lạc hoặc không được bổ sung kịp thời, thành phần phông lưu trữ sẽ ngày càng nghèo đi và khả năng phục vụ sẽ bị hạn chế.
Các nguồn tài liệu bổ sung cho kho lưu trữ là:
- Tài liệu hình thành trong họat động của các cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang, tổ chức kinh tế
- Tài liệu do các cơ quan thuộc chính quyền cũ để lại
- Tài liệu đang đƣợc bảo quản trong thƣ viện, viện bảo tàng
- Tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ
- Tài liệu đang được bảo quản ở các viện lưu trữ nước ngòai
Bổ sung tài liệu lưu trữ được tiến hành với các nội dung sau:
- Xác định nguồn bổ sung tài liệu
- Qui định thành phần và nội dung tài liệu cần bổ sung cho mỗi phòng, kho lưu trữ
- Các nguyên tắc, biện pháp tổ chức để tiến hành hợp lý công tác bổ sung tài liệu
Để thực hiện nghiệp vụ bổ sung tài liệu, phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Bổ sung tài liệu phải tiến hành thường xuyên, có tính thiết thực, kịp thời, đặc biệt là khả năng sử dụng trong thực tế
- Khi bổ sung tài liệu cần chú ý đến khả năng sử dụng chúng trong phạm vi rộng, trong điều kiện áp dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại
2.3 Thu thập, bổ sung tài liệu phim ảnh vào lưu trữ
Tài liệu ảnh khác với các tài liệu văn kiện khác, vì vậy các đơn vị bảo quản cần dựa trên những nguyên tắc dưới đây:
Lưu trữ tài liệu ảnh kịp thời là yêu cầu quan trọng Theo quy định, tài liệu ảnh phải được lưu trong nửa đầu năm tiếp theo sau năm xảy ra sự kiện Trong trường hợp đặc biệt cần thương thảo, việc lưu có thể được tiến hành trước hoặc muộn hơn so với thời hạn này.
Để lưu tài liệu ảnh đúng phạm vi, các đơn vị cần nghiên cứu kỹ phạm vi thu thập và lưu trữ tài liệu của mình trước khi lưu, đồng thời tuân thủ Quy phạm quản lý tài liệu ảnh nhằm hoàn chỉnh hồ sơ tài liệu và nộp đúng quy trình lưu trữ.
- Lưu giữ tài liệu ảnh có đầy đủ 3 phần: Phim ảnh, tranh ảnh và phần thuyết minh bằng chữ
- Phim ảnh và hình ảnh nên sắp xếp phù hợp với nhau
- Ảnh phải rõ ràng, không bị hƣ hỏng
Xác định giá trị tài liệu ảnh là bước bắt buộc trước khi lưu trữ; các phòng phải tiến hành đánh giá và xác nhận giá trị của tài liệu ảnh, và sau khi nghiệm thu phù hợp với quy cách mới có thể chỉnh lý Việc xác định giá trị tài liệu ảnh chủ yếu dựa trên các nguyên tắc cơ bản nhằm đảm bảo chất lượng hình ảnh, tính toàn vẹn của dữ liệu và sự đồng bộ của quy trình lưu trữ theo tiêu chuẩn hiện hành.
- Xác định tài liệu ảnh có đầy đủ, hoàn chỉnh?
- Xác định hồ sơ đó có phản ảnh đầy đủ một sự kiện, vấn đề nào đó?
- Xác định hình ảnh, phim ảnh và phần thuyết minh của mỗi ảnh có đầy đủ, phù hợp?
- Xác định chất lƣợng của hình ảnh
2.4 Thu thập, bổ sung tài liệu ghi âm vào lưu trữ
Nguồn thu thập và bổ sung tài liệu cho lưu trữ cơ quan là từ các phòng ban và cá nhân trong từng cơ quan, nhằm đảm bảo đầy đủ hồ sơ, tài liệu được lưu trữ đúng quy định Thành phần tài liệu cần thu thập gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ các loại hồ sơ, tài liệu sau: các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc; hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong; hồ sơ phối hợp giải quyết công việc đã trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì; các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.
Để bổ sung và lưu trữ lịch sử hiệu quả, nguồn thu thập tài liệu được lấy từ lưu trữ cơ quan của các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử và do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định Thành phần tài liệu cần thu thập gồm các hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn.
Xác định giá trị tài liệu nghe nhìn, điện tử
3.1 Khái niệm, ý nghĩa, tác dụng
Không phải tất cả tài liệu do các cơ quan và cá nhân tiêu biểu sản sinh ra đều có cùng giá trị và đều được lưu trữ vô điều kiện; mục tiêu là lựa chọn để chỉ đưa vào lưu trữ những tài liệu có giá trị bảo quản lâu dài và vĩnh viễn Để làm được điều này, cần tiến hành công tác lựa chọn và đánh giá tài liệu dựa trên các nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định, nhằm nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan và cá nhân tiêu biểu, căn cứ vào giá trị của chúng đối với lưu trữ Công việc này chính là xác định giá trị tài liệu (đánh giá tài liệu lưu trữ).
Đánh giá giá trị tài liệu nhằm xác định thời hạn bảo quản phù hợp, phân loại tài liệu và loại bỏ những tài liệu đã hết giá trị, từ đó bảo tồn những tài liệu có giá trị và giảm thiểu chi phí bảo quản Quá trình này giúp tối ưu hóa việc lưu trữ, nâng cao hiệu quả khai thác thông tin và sử dụng nguồn lực lưu trữ một cách hiệu quả trong quản lý tài liệu.
Nhƣ vậy, mục đích, ý nghĩa, yêu cầu của công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ là:
Qui định thời hạn cần thiết cho việc bảo quản tài liệu, lọai ra những tài liệu lưu trữ hết giá trị
Xác định đúng giá trị của tài liệu là bước quyết định để bảo quản những tài liệu quý và đồng thời loại bỏ những tài liệu thực sự hết ý nghĩa, nhằm giảm chi phí lưu trữ không cần thiết Việc phân loại và đánh giá giá trị tài liệu giúp tập trung nguồn lực vào những hồ sơ có giá trị lâu dài, tối ưu hóa chi phí lưu trữ và nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu của tổ chức.
Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ cần đảm bảo các yêu cầu chính xác và thận trọng
Nguyên tắc thu thập và bổ sung tài liệu theo thời kỳ lịch sử yêu cầu mỗi thời kỳ lịch sử được để riêng, quản lý và lưu trữ tài liệu theo đúng giai đoạn của nó Khi thu thập và cập nhật tài liệu, cần phân loại, dán nhãn và bảo quản riêng biệt cho từng thời kỳ để đảm bảo tính hệ thống, dễ tra cứu và tránh nhầm lẫn nguồn gốc Việc tuân thủ nguyên tắc này giúp bảo toàn tính đầy đủ và nhất quán của hồ sơ lịch sử, đồng thời tăng khả năng tham khảo, đối chiếu và kiểm chứng thông tin.
Nguyên tắc này giúp xác định nguồn thu thập và bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ ở cấp trung ương và địa phương, đồng thời quy định đúng địa chỉ nộp lưu sau khi thu thập và sưu tầm được.
Nguyên tắc thu thập và bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ nhằm duy trì tính liên kết và dễ truy cập của nguồn tin Khi tài liệu của một phông bị phân tán ở nhiều nơi, quá trình phân loại, thống kê và xác định giá trị tài liệu sẽ gặp khó khăn, đồng thời phá vỡ mối liên hệ mật thiết giữa các sự kiện và các vấn đề.
17 đƣợc phản ánh trong tài liệu của phông Vì vậy, tài liệu của một phông nhất thiết không được phân tán ở các kho lưu trữ khác nhau
Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối phông cho phép khối phông lưu trữ là các khối độc lập hoàn chỉnh, có quan hệ về nội dung và có những đặc điểm giống nhau Việc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối phông mang lại lợi ích cho công tác bảo quản, tổ chức và sử dụng tài liệu Ví dụ: khối phông Ban Tổ chức – Chính quyền tỉnh A và khối phông Sở Nội vụ tỉnh A là hai khối độc lập nhưng nội dung tài liệu có liên quan chặt chẽ với nhau vì cùng phản ánh chức năng, nhiệm vụ cơ bản giống nhau.
Thu thập và bổ sung tài liệu nhằm hoàn chỉnh kho lưu trữ và phông lưu trữ của cơ quan Để thu thập tài liệu một cách chính xác, cần xác định đúng nguồn gốc và thành phần tài liệu cần thu thập và bổ sung vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử Cụ thể, quá trình này đòi hỏi đánh giá tính liên quan của từng tài liệu, xác định nguồn và thời kỳ xuất hiện, bảo đảm tính xác thực, nguyên vẹn và phù hợp với quy định quản lý hồ sơ, từ đó xây dựng kế hoạch lưu trữ hợp lý nhằm nâng cao khả năng tra cứu, tham khảo và bảo tồn lâu dài.
Nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập để bổ sung vào lưu trữ cơ quan gồm nguồn thu thập từ các phòng, ban và cá nhân trong từng cơ quan Thành phần tài liệu cần thu thập bao gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ các loại hồ sơ, tài liệu sau: các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc; hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong; hồ sơ phối hợp giải quyết công việc đã trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì; các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.
Để bảo đảm lưu trữ lịch sử đầy đủ và có cấu trúc, nguồn thu thập và bổ sung tài liệu được lấy từ lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử do Chủ tịch UBND cấp tỉnh quyết định Các hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn là thành phần tài liệu cần thu thập Để xác định chính xác nguồn và thành phần, các cơ quan, tổ chức phải ban hành hàng năm Danh mục hồ sơ, Danh mục thành phần tài liệu và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu, làm cơ sở quản lý tài liệu hình thành trong hoạt động của từng cơ quan và làm căn cứ cho việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.
Trên cơ sở các tài liệu thực tế đã thu thập từ từng phông lưu trữ, người làm lưu trữ dựa vào nguồn gốc và thành phần tài liệu thuộc diện bắt buộc thu thập để đánh giá mức độ hoàn thiện của hồ sơ và của phông lưu trữ Từ đó, họ xác định các tiêu chuẩn đánh giá, phạm vi thiếu sót và đề xuất các biện pháp bổ sung nhằm hoàn thiện hồ sơ, tăng cường tính nhất quán của phông lưu trữ và nâng cao hiệu quả quản lý, truy cập thông tin và dữ liệu.
18 tài liệu còn thiếu, do đó cần xác định nguồn bổ sung và đề xuất các biện pháp, cách thức thực hiện nhằm tiến hành tìm kiếm và bổ sung hoàn chỉnh phông lưu trữ Đầu tiên rà soát danh mục hiện có, phân loại tài liệu theo mức độ ưu tiên và tính cấp thiết, từ đó xác định nguồn bổ sung phù hợp như cơ quan, tổ chức liên quan, nguồn lưu trữ số và đối tác tin cậy Tiếp theo đề xuất các biện pháp triển khai: thiết lập quy trình tìm kiếm có thời hạn, phân công nhiệm vụ cho nhóm lưu trữ, và xây dựng tiêu chuẩn đánh giá chất lượng nguồn để đảm bảo tính nhất quán Cách thức thực hiện bao gồm lập checklist tìm kiếm và ghi nhận nguồn, chuẩn hóa định danh và metadata, sử dụng hệ thống quản lý tài liệu để cập nhật phông lưu trữ, đồng thời tiến hành rà soát đối chiếu với dữ liệu hiện có và thực hiện sao lưu an toàn Kết quả là phông lưu trữ được bổ sung đầy đủ, giảm thiểu thiếu sót và tăng khả năng truy cập, phục vụ cho công tác tra cứu và quản lý tài liệu hiệu quả hơn.
3.4 Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu nghe nhìn, điện tử
Việc xác định giá trị tài liệu cần đƣợc tiến hành dựa vào các tiêu chuẩn chủ yếu và tương đối thông dụng như sau:
+Tiêu chuẩn ý nghĩa, nội dung của tài liệu
+Tiêu chuẩn tác giả của tài liệu
+Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan hình thành phông
+Tiêu chuẩn sự lặp lại thông tin trong tài liệu
+Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu
+Tiêu chuẩn mức độ hòan chỉnh và khối lượng của phông lưu trữ
+Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu
+Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu
+Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và đặc điểm hình thành tài liệu
3.4.1.Tiêu chuấn ý nghĩa nôi dung của tài liệu
Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu đóng vai trò then chốt trong công tác xác định giá trị lưu trữ và quyết định thời hạn bảo quản dài hay ngắn, đồng thời có thể xác định những trường hợp hủy bỏ tài liệu ngay mà không cần đưa vào lưu trữ Việc đánh giá ý nghĩa nội dung giúp tối ưu chi phí lưu trữ và nâng cao hiệu quả quản trị tài liệu, đồng thời bảo đảm tuân thủ các quy định về lưu trữ và bảo mật Những tài liệu có ý nghĩa nội dung cao được lưu trữ lâu dài, trong khi tài liệu có ý nghĩa thấp có thể bị loại bỏ sớm; đây chính là nền tảng để xác định mục tiêu lưu trữ và phương án hủy bỏ phù hợp Nói ngắn gọn, tiêu chuẩn này hình thành chiến lược quản trị tài liệu bằng cách cân nhắc giá trị lưu trữ và nhu cầu bảo quản của mỗi tài liệu.
Nội dung thông tin của tài liệu có liên quan tới chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan hoặc cá nhân được giao phó ở mức độ khác nhau Những tài liệu liên quan trực tiếp đến những vấn đề này thường được ưu tiên lưu trữ và có thời hạn bảo quản dài hơn.
Những tài liệu được coi là có giá trị nhất là những tài liệu chứa đựng các thông tin về chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, về quá trình tổ chức thực hiện các chủ trương, chính sách đó và về các kết quả đạt được Tiếp đó, các tài liệu có giá trị lớn là những tài liệu có nội dung phản ánh quá trình lao động, sản xuất và chiến đấu bảo vệ Tổ quốc, những tài liệu liên quan đến những sự kiện quan trọng của lịch sử dân tộc và lịch sử Đảng.
Phân loại và hệ thống hoá tài liệu nghe nhìn, điện tử
Phân loại tài liệu lưu trữ nghe nhìn dựa trên các đặc trưng chung để chia chúng thành các nhóm, sắp xếp trật tự các nhóm và các đơn vị bảo quản trong từng nhóm, nhằm tổ chức kho lưu trữ một cách khoa học, phục vụ nghiên cứu và khai thác sử dụng hiệu quả nhất nguồn lưu trữ.
Phân loại tài liệu nghe nhìn dựa trên các đặc trưng riêng như vật mang tin, chuyên đề và đối tượng được ghi hình, ghi âm, là khác với cách phân loại tài liệu chữ viết Khi phân loại tài liệu chữ viết nhằm xác định hệ thống mạng lưới các kho lưu trữ, người ta căn cứ vào đặc trưng của thời kỳ lịch sử và ý nghĩa tổng thể của từng tài liệu Do đó, nhận diện đúng đặc trưng và lựa chọn phương pháp phân loại phù hợp giữa tài liệu nghe nhìn và tài liệu chữ viết sẽ tối ưu hoá công tác lưu trữ và truy xuất thông tin.
Trong lĩnh vực quản trị và lưu trữ tài liệu, hiểu rõ ý nghĩa quốc tế và địa phương của từng tài liệu là rất quan trọng Các tài liệu mang đặc trưng lãnh thổ hành chính và thể hiện các đặc điểm kỹ thuật, phương pháp chế tác riêng biệt, giúp nhận diện nguồn gốc và mục đích sử dụng Khi phân loại tài liệu trong phông lưu trữ chữ viết, người ta vận dụng các đặc trưng như cơ cấu tổ chức, ngành hoạt động, đề mục và vấn đề, tác giả, địa danh, tên gọi và cơ quan giao dịch, nhằm tạo hệ thống lưu trữ nhất quán và dễ tra cứu Bằng cách kết hợp các yếu tố này, kho tài liệu có thể phản ánh cả nội dung và bối cảnh địa phương lẫn quy mô quốc gia, tối ưu hóa quá trình tìm kiếm, phân tích và khai thác thông tin.
4.1 Phân loại và hệ thống hoá tài liệu ảnh
Phân loại tài liệu nghe nhìn khác với tài liệu chữ viết chủ yếu là do đặc điểm chất liệu và quy trình sản xuất; do đó cách bảo quản và khai thác sử dụng chúng cũng khác nhau Với tài liệu ảnh, dù cùng là một bức ảnh, nó có thể được làm từ nhiều chất liệu như giấy, kính hay đá và có thể ở dạng âm bản hoặc dương bản; những đặc điểm này đòi hỏi chế độ bảo quản riêng biệt, không thể để âm bản với dương bản hay ảnh trên kính chung với ảnh trên giấy Ngược lại, tài liệu chữ viết chủ yếu in trên giấy và khi phân loại thường dựa vào nội dung thông tin hoặc đơn vị sản xuất ra tài liệu, do đó phương thức phân loại và khai thác chúng khác với tài liệu ảnh.
4.2 Phân loại và hệ thống hoá tài liệu phim điện ảnh Đối với tài liệu phim điện ảnh, khi phân loại chúng, người ta cũng chủ yếu dựa vào các đặc trƣng kỹ thuật làm ra chúng để tiến hành phân loại nhƣ theo chuyên đề, âm thanh, thời gian, thể loại… Trong tài liệu phim điện ảnh, chúng cũng là một loại có muôn hình, muôn vẻ khác nhau nhƣ phim nhựa, các băng từ tính, băng VHS, băng cối, băng cassete, đĩa CD, ghi hình kỹ thuật số… mà mục đích phân loại chúng là để bảo quản cho tốt, cho nên người ta phải phân ra từng loại nhƣ vậy để tiện cho việc bảo quản chúng
4.3 Phân loại và hệ thống hoá tài liệu ghi âm
Tài liệu ghi âm, giống như tài liệu phim, được phân loại dựa trên vật mang tin và công nghệ lưu trữ, từ đĩa ghi âm cơ học, ghi âm quang học, ghi âm từ tính cho tới ghi âm trên đĩa laser và hình thức mới nhất là ghi âm kỹ thuật số Mỗi loại vật mang tin có yêu cầu bảo quản riêng nên khi phân loại cần chú ý đến đặc điểm kỹ thuật để xác định phương án bảo quản thích hợp cho từng loại Nhận diện đúng đặc điểm công nghệ và chế độ bảo quản giúp bảo tồn chất lượng âm thanh và dữ liệu lâu dài, đồng thời tối ưu hóa việc lưu trữ và truy cập trong quản lý tài liệu ghi âm.
Thống kê tài liệu lưu trữ nghe nhìn, điện tử
Thống kê lưu trữ là quá trình vận dụng các phương pháp và công cụ nhằm xác định chính xác số lượng, chất lượng, thành phần và nội dung của tài liệu, đồng thời đánh giá tình hình tài liệu và hệ thống bảo quản trong kho lưu trữ Việc thống kê được thực hiện theo các đơn vị thống kê đã quy định và thể hiện rõ trên các loại sổ sách thống kê, nhằm cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy cho quản lý tài liệu và kiểm kê kho lưu trữ.
Thống kê tài liệu lưu trữ giúp nắm vững số lượng hiện có, thành phần và chất lượng tài liệu, làm cơ sở cố định việc tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ theo các phương án phân loại và hệ thống hóa Việc tối ưu hóa khả năng tra cứu tài liệu nhanh chóng và thuận lợi đòi hỏi áp dụng hệ thống phân loại chuẩn và quy trình lưu trữ nhất quán Dựa trên kết quả thống kê và tổ chức lưu trữ được, kho lưu trữ có căn cứ xây dựng kế hoạch nghiệp vụ phù hợp với yêu cầu đặc thù, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và khai thác tài liệu.
Dựa trên số liệu thống kê do các cơ quan lưu trữ báo cáo, các cơ quan quản lý lưu trữ ở các cấp có cơ sở để xây dựng quy hoạch và kế hoạch phát triển công tác lưu trữ, phù hợp với phạm vi từng địa phương, từng ngành và cả nước.
5.1 Thống kê tài liệu lưu trữ nghe nhìn
Tổng số tài liệu ghi hình
- Bộ phim /đoạn phim Bộ/đoạn
- Quy ra giờ chiếu Giờ
Trong đó: Đã thống kê biên mục Giờ
Tổng số tài liệu ghi âm
- Cuộn băng (gốc hoặc sao thay gốc) Cuộn
- Quy ra giờ nghe Giờ
Trong đó: Đã thống kê biên mục Giờ
Tổng số tài liệu ảnh
- Phim âm bản (gốc hoặc sao thay gốc) Chiếc
Trong đó: Đã thống kê biên mục Chiếc
- Ảnh (gốc hoặc sao thay gốc) Chiếc
Trong đó: Đã thống kê biên mục Chiếc
Tổng số tài liệu bản đồ
Trong đó: Đã thống kê biên mục Bản đồ
5.2 Thống kê tài liệu lưu trữ điện tử
Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử Hồ sơ/MB
Trong đó: Đã tạo lập cơ sở dữ liệu Hồ sơ/MB
Chương 1 tập trung vào ý nghĩa và tác dụng của tài liệu lưu trữ nghe nhìn, điện tử, nhấn mạnh vai trò của chúng trong bảo tồn, quản trị thông tin và hỗ trợ khai thác kiến thức; đồng thời trình bày các phương pháp xác định giá trị của tài liệu lưu trữ nghe nhìn, điện tử dựa trên tiêu chí sử dụng, tính nguyên bản, tính xác thực và khả năng minh chứng của thông tin Bài viết cũng hướng dẫn quá trình phân loại tài liệu lưu trữ nghe nhìn, điện tử theo chức năng, định dạng, niên đại và mức độ sẵn có, cùng với các kỹ thuật thống kê để tổng hợp, đo lường quy mô, tình trạng bảo quản và xu hướng lưu trữ Nhờ áp dụng các phương pháp trên, công tác quản trị và khai thác tài liệu lưu trữ nghe nhìn, điện tử được tối ưu hóa, tăng cường truy cập, bảo toàn dữ liệu và phục vụ nghiên cứu, giáo dục và thực hành chuyên môn.
BẢO QUẢN VÀ TỔ CHỨC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhìn, điện tử
1.1 Ý nghĩa tác dụng và nội dung của việc bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhìn, điện tử
Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng đồng bộ các biện pháp khoa học và kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ, bảo đảm an toàn và tính toàn vẹn cho tài liệu lưu trữ, đồng thời tối ưu hoá khả năng truy cập và bảo vệ trước các rủi ro từ môi trường như ẩm ướt, mốc, bụi bẩn và hư hỏng vật lý.
Bảo quản tài liệu lưu trữ là tập hợp các hoạt động nhằm duy trì, bảo vệ và phát huy giá trị của vốn tài liệu, bao gồm xây dựng và cải tạo kho lưu trữ để đạt điều kiện lưu trữ tối ưu; đầu tư trang thiết bị kỹ thuật bảo quản hiện đại và áp dụng xử lý kỹ thuật bảo quản phù hợp với đặc tính của từng loại tài liệu; tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ theo hệ thống quản lý và phân loại hợp lý; đồng thời thực hiện tu bổ và phục chế tài liệu lưu trữ khi cần thiết để kéo dài tuổi thọ và bảo toàn nguyên bản.
Việc xử lý kỹ thuật bảo quản được thực hiện nhằm chống hoặc hạn chế các ảnh hưởng của khí hậu, môi trường, côn trùng và các tác nhân khác lên tài liệu; các biện pháp phổ biến nhất bao gồm xử lý nhiệt độ và độ ẩm bằng các thiết bị chuyên dụng, khử trùng và khử axit để hạn chế hư hại tài liệu; do tác động của môi trường, nhiệt độ, ẩm độ và con người, kho lưu trữ thường xuyên xử lý bụi, nấm mốc và các tác nhân khác nhằm chống mất mát tài liệu và ngăn chặn tiết lộ thông tin đối với các tài liệu có giá trị mật.
1.2 Các yếu tố ảnh hưởng tới tuổi thọ của tài liệu lưu trữ nghe nhìn, điện tử
Độ ẩm: Để chống ẩm cho tài liệu cần áp dụng các biện pháp sau:
Thông gió là biện pháp chống ẩm cho tài liệu trong kho, có thể thực hiện bằng quạt hoặc mở cửa để thông gió tự nhiên Chỉ tiến hành thông gió khi nhiệt độ trong kho không thấp hơn nhiệt độ ngoài kho 5°C Khi mở cửa thông gió, không để bụi, côn trùng, khí độc và ánh sáng lọt vào kho để bảo vệ chất lượng và tuổi thọ của tài liệu.
- Dùng hóa chất hút ẩm: Có thể dùng silicagel để chống ẩm cho các hộp đựng tài liệu Mỗi hộp dùng 2-3 gram, đựng chúng trong túi bằng vải phin hoặc vải xô màn Sau 3 tháng phải lấy ra, sây khô ở 130ºC trong 6 giờ rồi dùng lại
- Dùng máy hút ẩm, máy điều hòa không khí chạy liên tục 24/24 giờ trong một ngày đêm
Để phòng ngừa nấm mốc phát sinh, cần thường xuyên quét dọn, lau chùi sạch sẽ tài liệu, dụng cụ bảo quản và kho tàng Đồng thời duy trì hệ thống thông gió liên tục và kiểm soát nhiệt độ-độ ẩm ở mức tối ưu để bảo quản tài liệu an toàn và kéo dài tuổi thọ.
- Khi phát hiện thấy nấm mốc, phải cách ly ngay khối tài liệu đó và áp dụng các biện pháp chống nấm mốc
Không được phun trực tiếp hóa chất diệt nấm mốc lên tài liệu; thay vào đó, phun, quét hoặc chải chất chống nấm mốc lên bìa, cặp, hộp và giá đựng tài liệu Đối với tài liệu quý hiếm bị nấm mốc, sau khi làm vệ sinh sạch sẽ, tài liệu được kẹp giữa hai tờ giấy thấm đã tẩm hóa chất diệt nấm.
- Các hóa chất chƣa đƣợc kiểm nghiệm mức độ an toàn cho tài liệu, tuyệt đối không đƣợc dùng cho tài liệu
Để phòng chống côn trùng xâm nhập kho hàng, cần áp dụng đồng bộ các biện pháp ngăn chặn côn trùng vào kho và quản lý kho hiệu quả Nên thường xuyên làm vệ sinh tài liệu, phương tiện bảo quản và kho tàng để loại bỏ điều kiện thuận lợi cho côn trùng phát triển Trước khi nhập kho, cần khử trùng tài liệu và thực hiện khử trùng định kỳ trong kho theo chu kỳ 2 năm một lần để đảm bảo an toàn vệ sinh lưu trữ.
- Khử trùng thường dùng biện pháp xông khí
- Các hóa chất khử trùng cho tài liệu phải được Cục Lưu trữ Nhà nước và các cơ quan chuyên môn cho phép và hướng dẫn sử dụng
- Việc phòng chống phải đƣợc đề ra và tiến hành ngay khi bắt đầu xây kho lưu trữ
Phát hiện mối xuất hiện và xâm nhập vào kho lưu trữ, phá hoại tài liệu, hãy liên hệ ngay cơ quan chuyên chống mối để được tư vấn và thực hiện biện pháp xử lý hiệu quả, an toàn và bền lâu, nhằm bảo vệ kho lưu trữ và tài liệu trước mối đe dọa của mối.
- Phải hạn chế đến mức tối đa khả năng xâm nhập của chuột vào kho (lưu ý các đường ống, đường cống, đường dây dẫn điện, ống thông hơi )
- Không để thức ăn trong kho chứa tài liệu
- Để diệt chuột thường dùng bẫy hoặc bả Các loại bả bằng hóa chất phải thực hiện đúng hướng dẫn của cơ quan chuyên môn
1.3 Những yêu cầu cơ bản để bảo quản an toàn tài liệ lưu trữ nghe nhìn, điện tử
Bảo quản tài liệu lưu trữ là hệ thống các biện pháp khoa học và kỹ thuật được triển khai nhằm tạo ra điều kiện bảo quản tối ưu, từ đó đảm bảo an toàn cho tài liệu và kéo dài tuổi thọ của hồ sơ, văn bản và thông tin được lưu trữ.
Để bảo quản tài liệu lưu trữ một cách tối ưu, cần xây dựng, sửa chữa và thiết kế kho lưu trữ hợp lý, trang bị đầy đủ thiết bị bảo quản, hệ thống phòng cháy chữa cháy, an ninh và báo động Đồng thời áp dụng các biện pháp kỹ thuật để thiết lập các tiêu chuẩn về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, vệ sinh và an toàn trong tòa nhà và kho lưu trữ, và thực hiện các biện pháp đặc biệt để bảo quản và vận chuyển tài liệu lưu trữ Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ gồm xây dựng và cải tạo kho, xử lý kỹ thuật bảo quản, tổ chức tài liệu trong kho, phục chế, tu sửa và làm phông bảo hiểm cho những tài liệu bị hỏng hoặc có nguy cơ hỏng Để bảo quản tốt, cần đề ra và thực hiện đúng các chế độ quy định, sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm ngăn chặn tác động của các yếu tố phá hoại và phòng chống kẻ địch phá hoại, lấy cắp tài liệu Việc áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật hiện đại kết hợp với kinh nghiệm truyền thống giúp hạn chế tối đa lão hóa tự nhiên và kéo dài tuổi thọ của tài liệu.
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nghe nhìn, điện tử
2.1 Ý nghĩa tác dụng của việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nghe nhìn, điện tử
Quản lý và sử dụng tài liệu trong các phòng, kho lưu trữ là quá trình toàn diện nhằm đảm bảo cung cấp cho cơ quan nhà nước và xã hội những thông tin thiết yếu, phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, khoa học, tuyên truyền giáo dục, văn hóa, quân sự và ngoại giao, đồng thời bảo đảm quyền lợi của công dân.
Sử dụng tài liệu lưu trữ trong các phòng, kho lưu trữ là một mặt quan trọng của hoạt động thông tin khoa học Mọi hoạt động của các phòng và kho lưu trữ đều hướng tới mục tiêu tối ưu hóa việc khai thác tài liệu lưu trữ để phục vụ các nhu cầu đa dạng của đời sống xã hội, đồng thời tiết kiệm tiền của, công sức và thời gian trong quản lý, lãnh đạo và nghiên cứu khoa học.
Tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm; tài liệu lưu trữ có nguy cơ hư hỏng chỉ đƣợc khai thác, sử dụng bản sao
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cần đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Đảm bảo đúng đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước
- Đảm bảo thực hiện các nguyên tắc, chế độ đã đƣợc qui định
- Đảm bảo phục vụ công tác thông tin tƣ liệu nhanh chóng, chính xác
2.2 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nghe nhìn, điện tử
Mục lục hồ sơ lưu trữ, hay mục lục thống kê hồ sơ lưu trữ, là một công cụ tra cứu khoa học phổ biến, tiện lợi và truyền thống, cung cấp một bản kê biên có hệ thống tên gọi các hồ sơ lưu trữ và những thông tin về thành phần và nội dung của một khối tài liệu nhất định—ví dụ như một phông hồ sơ, một bộ phận của phông hoặc một sưu tập lưu trữ—dành cho một năm, một đơn vị tổ chức hoặc một nhóm hồ sơ Mục lục hồ sơ thường gồm hai phần chính: phần danh mục hồ sơ và phần thông tin liên quan đến từng hồ sơ, như thời gian hình thành, nguồn gốc, mục đích và nội dung chi tiết.
Phần thống kê tiêu đề hồ sơ chứa thông tin chi tiết về từng hồ sơ cụ thể, bao gồm đơn vị bảo quản và các thành phần, nội dung của hồ sơ Việc trình bày thành phần và nội dung hồ sơ theo cách có hệ thống giúp người đọc dễ dàng nắm bắt cấu trúc hồ sơ, đồng thời tối ưu hóa quá trình tra cứu và quản lý dữ liệu hồ sơ.
Phần tra tìm bổ trợ gồm tờ nhan đề, lời nói đầu, bảng kê chữ viết tắt và tờ mục lục; các thành phần này đóng vai trò thiết yếu để người đọc nhận diện nhanh nội dung và cấu trúc hồ sơ, đồng thời tham khảo mẫu Mục lục hồ sơ chương 5 hình 5.8 để hình dung cách bố trí và trình bày.
Các bộ thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ:
Bộ thẻ là các tấm thẻ dùng để giới thiệu nội dung tài liệu, trong đó các thông tin tài liệu được phân nhóm theo các đặc trưng chuyên đề, ngành hoạt động hay tác giả và được sắp xếp theo khung phân loại thông tin tài liệu nhất định Các bộ thẻ có thể bao gồm thẻ chuyên đề, thẻ sự vật chuyên đề và thẻ hệ thống.
Sách chỉ dẫn tài liệu lưu trữ:
Sách chỉ dẫn lưu trữ được biên soạn để thông báo và hướng dẫn nội dung tài liệu được bảo quản trong kho lưu trữ Chúng có thể là sách chỉ dẫn về thành phần và nội dung của các phông lưu trữ được bảo quản, hoặc sách chỉ dẫn phông lưu trữ nhằm giới thiệu rõ thành phần và nội dung của phông để người đọc biết các yếu tố thuộc phông lưu trữ như thời gian bắt đầu và kết thúc phông, các nhóm tài liệu chủ yếu, nội dung của các nhóm và số hiệu tra cứu Cũng có thể là sách chỉ dẫn tóm tắt các phông và sưu tập với nội dung tên phông và số tra cứu liên quan phông lưu trữ đó.
Việc sử dụng máy tính để tra cứu tài liệu lưu trữ và ứng dụng các thành tựu của công nghệ tin học vào công tác tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ là một tất yếu khách quan, ngày càng được quan tâm và phát triển nhanh chóng Tuy nhiên, cần nhấn mạnh rằng máy tính không thể thay thế hoàn toàn các tài liệu lưu trữ về mặt vật lý cũng như giá trị thông tin của chúng.
Triển lãm tài liệu lưu trữ là hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ công tác giáo dục và tuyên truyền Đề tài triển lãm có thể rất đa dạng và phong phú, phù hợp với nhiều đối tượng và lĩnh vực khác nhau Việc triển lãm có thể được tổ chức thường xuyên hoặc không thường xuyên, cố định hoặc lưu động, nhằm tiếp cận công chúng ở nhiều địa điểm và thời gian khác nhau.
Cung cấp các chứng nhận lưu trữ, các bản sao lục và trích lục tài liệu lưu trữ
Giấy chứng nhận lưu trữ là một loại văn bản có giá trị pháp lý, xác nhận nội dung của tài liệu được lưu trữ tại kho lưu trữ và ghi rõ các dẫn liệu tra cứu để người dùng có thể tìm kiếm và tham chiếu thông tin một cách chính xác và dễ dàng, đồng thời bảo đảm tính minh bạch, khả năng truy xuất nguồn gốc và tính xác thực của hồ sơ lưu trữ.
Bản sao lục lưu trữ là bản sao tòan văn của tài liệu lưu trữ, có chứng thực của cơ quan lưu trữ
Bản trích lục là bản sao có chứng thực của một phần tài liệu lưu trữ liên quan đến một vấn đề, sự việc hoặc cá nhân, được cơ quan lưu trữ xác nhận tính xác thực Đây là căn cứ để tra cứu thông tin, phục vụ các thủ tục hành chính, hoặc làm bằng chứng trong tố tụng và các hoạt động nghiên cứu Việc cấp bản trích lục đồng nghĩa với sự đảm bảo nguồn gốc, thời điểm và tính đầy đủ của phần tài liệu được sao chép, phù hợp với quy định của hệ thống lưu trữ và pháp luật hiện hành.
Công bố tài liệu lưu trữ :
Công bố tài liệu lưu trữ bao gồm các nội dung công tác chính như chọn đề tài, xác định thể loại và hình thức công bố, cũng như lựa chọn và truyền đạt nội dung tài liệu một cách phù hợp Hình thức công bố tài liệu lưu trữ rất phong phú: từ xuất bản các tập sách công bố tài liệu, đăng trên báo và tạp chí đến xây dựng và phổ biến các bộ phim tài liệu nhằm cải thiện khả năng tiếp cận và bảo tồn giá trị thông tin lưu trữ.
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 2
Phân tích ý nghĩa và vai trò của việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nghe nhìn, điện tử.