Quản lý dự án XD chương 6 theo dõi và kiểm soát dự án

Bi t cái gì quan tr ng hơn?.

• Phương pháp giá tr thu (đ t) đư c (EVA)

• Khuynh hư ng và d báo

• Ví d ng d ng

• Các phương pháp ki m soát d án khác (xem

file khác biên so n b i GVC ThS Đ Th Xuân

Lan)

T NG QUAN

Theo Dõi và Ki m Soát Dư Án

T ng quan v h th ng QLDA

©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S

Ngu n: Gray và Larson, 2008

4

Chu trình l p k ho ch, theo dõi và

ki m soát d án (1/4)

©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S

Ho ch đ nh – Theo dõi – Ki m soát là m t chu

trình liên t c cho đ n khi d án hoàn thành

Ho ch

đ nh

Theo dõi

Ki msoát

5

Chu trình l p k ho ch, theo dõi và

ki m soát d án (2/4)

N u không v n hành t t h th ng hoach đ nh – theo dõi –

ki m soát thì s r t khó khăn cho vi c ki m soát DA

Thư ng hay theo dõi nh ng

Thư ng đo lư ng kh i lư ng

công vi c

Nên đo lư ng k t qu công

vi c

Chu trình l p k ho ch, theo dõi và

– Báo cáo và s li u quá chi ti t

– Không có m i liên h gi"a h th ng thông tin c a d

án và công ty

– Không có m i liên h gi"a h thông l p k ho ch và

theo dõi d án

Chu trình l p k ho ch, theo dõi và

ki m soát d án (4/4)

• Ph i xây d ng 1 h th ng thông tin giúp ch

nhi m DA n#m b#t đư c v n đ và đưa ra

quy t đ nh k p th i đ th c hi n DA theo

đúng như k ho ch

• Đ i v i nh"ng DA l n thì có h$n 1 nhóm ch u

trách nhi m theo dõi và ki m soát DA, đ/v

nh"ng DA nh% thì ngư i theo dõi cũng chính

là ngư i ki m soát và cũng chính là ch

nhi m DA

©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S

Ki m soát d án là m t ngh

9

©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 11

Theo dõi và ki m soát d án (1/3)

• Theo dõi (monitoring): thu th p, lưu, và báo

cáo thông tin liên quan đ n vi c th c hi n DA

Theo dõi và ki m soát d án (2/3)

• Đo lư ng và theo dõi

– Xác đ nh và theo dõi các tham s liên quan đ n

Theo dõi và ki m soát d án (3/3)

• T i sao ph i theo dõi?

• Theo dõi cái gì?

• Khi nào thì theo dõi?

• Theo dõi như th nào?

Đo lư ng trong theo dõi và ki m soát

Đo lư ng trong theo dõi và ki m soát

(2/3)

©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S

Đo lư ng Nhóm đo lư ng liên quan

B#t đ u công tác găng ch m Ti n đ

Công tác găng hoàn thành tr Ti n đ

Công tác không găng tr thành găng Ti n đ

M c th i gian b l& Ti n đ

Thay đ i ngày đ n h n Ti n đ

Giá thay đ i Chi phí

Vư t chi phí Chi phí

Ngân lưu thi u Chi phí

Chi phí qu n lý cao (overhead rates) Chi phí

Ngu n: Shtub, Bard, và Globerson, 2005

16

Đo lư ng trong theo dõi và ki m soát

(3/3)

©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S

Đo lư ng Nhóm đo lư ng liên quan

Th i gian ch cung c p v t tư dài Tài nguyên, ti n đ

T n d ng tài nguyên th p Tài nguyên, chi phí

Các v n đ v s s'n có tài nguyên Tài nguyên, ti n đ , chi phí

Thay đ i chi phí nhân công Tài nguyên, chi phí

Thay đ i qui mô d án S th c hi n, chi phí, ti n đ , tài

nguyên Thi u thông tin k thu t S th c hi n, chi phí, ti n đ

Không vư t qua các th( nghi m S th c hi n, chi phí, ti n đ

Ch m tr trong vi c ch p nh n các

thay đ i

S th c hi n, ti n đ Các l i trong ghi lưu S th c hi n, chi phí, ti n đ

Ngu n: Shtub, Bard, và Globerson, 2005

17

Theo dõi và ki m soát d án

• Đo lư ng ti n trình th c hi n d án - ph n vi c thi

công b)ng đ th th i gian - công vi c

• Đánh giá tr ng thái c a DA b)ng đ th h p nh t

th i gian - chi phí - kh i lư ng công vi c

• Đánh giá tr ng thái d án b)ng phương pháp giá tr

đ t đư c

• Đánh giá tr ng thái DA có nhi u h ng m c hay nhi u

thành ph n b)ng phương pháp ma tr n xác đ nh

ph n trăm hoàn thành

H th ng theo dõi và ki m soát d án

(1/3)

• Đ qu n lý d án có hi u qu , ph i l p k ho ch, đo

lư ng, đánh giá, d báo và ki m soát các m t c a d

án, bao g m ch t lư ng và kh i lư ng công vi c, chi

phí và ti n đ

• Ph i l p k ho ch hoàn ch*nh trư c khi b#t đ u DA đ

có cơ s ki m soát đư c DA

=> không th theo dõi DA đư c n u không có k

ho ch, ti n đ và d toán rõ ràng

• K ho ch DA đư c l p d a trên thông tin do nh"ng

ngư i th c hi n DA cung c p

• Chi phí và th i gian d trù th c hi n công vi c là

thư c đo gi"a k ho ch và th c t

H th ng theo dõi và ki m soát d án

H th ng theo dõi và ki m soát d án

©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S

WBS, CBS, OBS SƠ Đ, M-NG H TH/NG MÃ HÓA

21

PH ƯƠNG PHÁP GIÁ TR THU (Đ T)

Đ Ư C (EARNED VALUE METHOD)

Theo Dõi và Ki m Soát D Án

©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S

S d ng phân tích giá tr ki m đư c

(Earned Value Analysis (EVA))

23

Phương pháp EVA

• EVA là m t phương pháp đ :

– đo lư ng ti n trình c a d án (project’s progress)

– d báo ngày hoàn thành và chi phí cu i cùng, và

– cung c p các sai khác (variances) ti n đ và ngân

Bi t cái gì quan tr ng hơn?

Vì sao EVA?

• M i lo i công tác có đ i lư ng

đo lư ng ti n tri n khác nhau

• C n “cu n” ti n tri n c a nhi u

TR THU ĐƯ C (EVA)

H TH NG K TOÁN

CƠ C U PHÂN CHIA CÔNG VI C (WBS)

BCWS BCWP BAC EAC

Ư c lư ng m c hoàn thành công tác

(1/2)

• Các phương pháp % hoàn thành c a công tác:

– Qui t#c 50-50: Gi đ nh 50% khi công tác đã b#t đ u,

50% còn l i khi công vi c hoàn thành còn g i là

ph n trăm b #t đ u/k t thúc

– Qui t#c 0-100: Ch* đánh giá công tác hoàn thành khi

đã th c hi n xong cách th n tr ng

– Qui t#c đ u vào chính (critical input): theo lư ng đ u

vào (nhân công, máy móc) chính đã dùng d sai

thông tin

– Qui t#c t1 l (proportional): chia th i gian [chi phí] k

ho ch [th c t ] đ n nay v i t ng th i gian [chi phí]

k ho ch [th c t ] đ tính % hoàn thành

Ư c lư ng m c hoàn thành công tác

(2/2)

• Các phương pháp % hoàn thành c a công tác

khác:

– Ý ki n c a giám sát viên, ch* huy trư ng, đ c công

– Đoán hay ư c lư ng % hoàn thành

– Đơn v (v t ch t) hoàn thành

– Qui t#c đi m m c (rules of credit hay incremental

milestones)

Ư c lư ng m c hoàn thành công tác: Qui t#c đi m m c

©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S

C.Vi c Đ.v Qui t c đi m m$c Mô t

Máy móc thi t b cái Giao hàng 15% Giao t i công trư ng

Ráp 20% Ráp trên n n L#p đ t 35% B#t bu lông, hàn, hay cho phép

nêm trát

Ch p nh n 30% Nghi m thu đ t /ng Cu n

hay m

L#p d ng 60% L#p d ng sơ b xong

L#p bu lông, hàn 30%

©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S

Phương pháp Công chánh (civil) Cơ khí (mechanical) Đi n (electrical)

Đơn v hoàn thành N

Đào đ t

Đ bê tông

Thanh/dây/c t treo ng

Cách âm/nhi t /ng và van

Kéo cáp

H p bóng đèn

Ý ki n giám sát viên Đ p, tháo b% H th ng r(a Ch y th( và nghi m

thu Phương pháp t1 l

(theo th i gian hay

Công tác g (millwork)

D ng c /máy móc (instrumentation)

Các thu t ng" trong EVA (1/4)

• PV (Planned Value) hay BCWS (Budgeted Cost of Work

Scheduled): Chi phí theo k ho ch c a công vi c đư c

• AC (Actual Cost) hay ACWP (Actual Cost of Work

Performed): Chi phí th c t đ hoàn thành công vi c

• EV (Earned Value) hay BCWP (Budgeted Cost of Work

Performed): Chi phí theo k ho ch đ hoàn thành công

Các thu t ng" trong EVA (2/4)

• STWP (Time scheduled for work performed):

Th i gian theo ti n đ ban đ u cho công vi c

c n th c hi n

• ATWP (Actual time for work performed): Th i

gian th c t cho công vi c c n th c hi n

Các Thu t Ng" trong EVA (3/4)

Các Thu t Ng" trong EVA (4/4)

• CPI (Cost Performance Index) = EV/AC

• SPI (Schedule Performance Index) = EV/PV

• CSI (Cost Schedule Index) = CPI x SPI

– CSI càng xa 1 thì cơ h i đưa d án tr l i đúng k

ho ch càng th p

vư t

EAC

Trễ tiến độ??

CV – Khác bi t chi phí

©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S

Sáu tình hu ng quan h gi" PV, EV, và AC

CV > 0; SV < 0 CPI > 1; SPI < 1

Chi phí cao

hơn (vư t)

CV < 0; SV > 0 CPI < 1; SPI > 1

CV < 0; SV < 0 CPI < 1; SPI < 1

39

KHUYNH H Ư1NG VÀ D# BÁO

Theo Dõi và Ki m Soát D Án

Các thu t ng" khác trong EVA

• BAC (Budget at completion): ngân sách k ho ch đ hoàn

thành DA

• WR (Work remaining): chi phí theo ngân sách c a công vi c

chưa hoàn thành = BAC - EV

• EAC (Estimated cost at completion): chi phí d báo đ hoàn

thành DA

• ETC (Estimated cost to complete): chi phí d báo t th i

đi m d báo đ n khi hoàn thành DA

• TCPI (To Complete Performance Index): ch* s th c hi n khi

hoàn thành; TCPI = (BAC – EV)/(BAC – AC) giá tr c a m i

đ ng còn l i trong ngân sách s ph i thu đư c v m t lý

thuy t đ d án không vư t ngân sách

D báo v tình tr ng d án (2/3)

• Phương pháp d toán đi u ch*nh (Revised

Estimate Approach):

khuynh hư ng (trends) th c hi n d án như v a

qua

– EAC = AC + ETC = AC + (BAC – EV)/CPI = AC +

BAC/CPI – EV/CPI = BAC/CPI = BAC x (AC/EV)

D báo v tình tr ng d án (3/3)

• Phương pháp k t h p 2 phương pháp trên:

VÍ D 2 "NG D2NG

Theo Dõi và Ki m Soát D Án

Ví d 2

• D án kéo dài 10 tu n, đang h t tu n th 7

©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S

Công tác Công tác

đ3ng

trư c

Th i gian (tu4n)

Ngân sách (tri u VNĐ)

Chi phí

th c t (tri u VNĐ)

% hoàn thành

5

4

3 0

0

1

0

C A

Ngân sách cơ s theo qui t#c 50-50

©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S

• Ư c lư ng m c hoàn thành công tác trong

theo dõi và ki m soát ti n đ trên theo qui

t#c 50-50

• Tình tr ng d án có thay đ i khi ư c lư ng

m c hoành thành công tác theo qui t#c khác?

Ví d qui t#c t1 l ?