KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH

KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CCHC Nguyễn Văn Minh – Trưởng phòng CCHC Sở Nội vụ Khánh Hòa I KHỞI ĐỘNG 1 Câu hỏi thảo luận nhóm Vì sao phải quản lý thực hiện Kế hoạch CCHC? Các đồng chí đã tiến h.

KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CCHC

Nguyễn Văn Minh – Trưởng phòng CCHC Sở Nội vụ Khánh Hòa

I KHỞI ĐỘNG

1 Câu hỏi thảo luận nhóm:

- Vì sao phải quản lý thực hiện Kế hoạch CCHC?

- Các đồng chí đã tiến hành quản lý kế hoạch như thế nào?

2 Các giả định:

- Điều gì sẽ xảy ra nếu một kế hoạch, chương trình triển khai mà không có

sự quản lý?

- Điều gì sẽ xảy ra nếu việc quản lý không được tiến hành một cách có hệ thống, bài bản?

3 Tình huống thực tiễn:

- Dự án 5 triệu ha rừng:

- Chương trình tổng thể CCHC giai đoạn 2001 – 2010 của Chính phủ: một

số mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể không hoàn thành: thể chế về UBND các cấp; chất lượng cán bộ, công chức và tiền lương; tin học hóa quản lý hành chính; cải cách thủ tục hành chính

- Luật Đất đai – Nghị định và Thông tư?

- Kế hoạch CCHC năm 2013 của tỉnh: một số nhiệm vụ không hoàn thành

- Chương trình hành động nâng cao Chỉ số PCI của tỉnh Khánh Hòa? Năm

2013 tụt 10 bậc (từ 24 xuống 34)

- Kết quả kiểm tra CCHC năm 2013 cho thấy một số điểm bất cập

4 Nguyên nhân:

- Nhận thức: chưa nhận thức đúng về trách nhiệm thực hiện; chưa nhận thức đúng về vai trò và ý nghĩa của quản lý thực hiện kế hoạch; dẫn đến chưa quan tâm thích đáng

- Sự phân công, phối hợp chưa rành mạch, hợp lý và đồng bộ, chủ thể tham gia chưa đầy đủ, quyền, trách nhiệm và lợi ích chưa tương xứng

- Kiểm tra, hiệu chỉnh và chế tài chưa kịp thời, chặt chẽ

II MỤC ĐÍCH QUẢN LÝ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH

1 Đạt mục tiêu

2 Bảo đảm tiến độ thời gian và sự đồng bộ

3 Hiệu qu

4 Hiệu lực và kỷ cương hành chính

III MỘT SỐ MÔ HÌNH QUẢN LÝ CÔNG VIỆC TRÊN THẾ GIỚI

1 Mô hình quản lý dựa vào mục tiêu (manage based-on objective – MBO):

Khái niệm:

Thuật ngữ quản trị theo mục tiêu được xem như là cách tiếp cận đối với

công việc hoạch định xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1954 trong quyển sách Thực Hành Quản Trị của Peter Drucker Sau đó, nhiều chương trình tương tự như quản

trị theo mục tiêu được phát triển với những tên gọi khác nhau ví dụ như “Quản trị theo kết quả” (Management by results), “Quản trị mục tiêu” (Goals management),

“Kiểm soát và hoạch định công việc” (Work planning and review), “Mục tiêu và kiểm tra” (Goals and controls) và một số tên gọi khác nữa Mặc dù mang nhiều tên gọi khác nhau, nhưng các chương trình này đều có bản chất giống nhau Với những đóng góp đáng kể cho công việc quản trị, do vậy quản trị theo mục tiêu không chỉ các tổ chức kinh doanh mà cả các tổ chức phi kinh doanh như giáo dục, y tế, cơ quan chính phủ cũng sử dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu

Vậy quản trị theo mục tiêu là gì? Quản trị theo mục tiêu là phương pháp quản trị trong đó nhà quản trị và những thuộc cấp cùng nhau thiết lập mục tiêu rõ ràng Những mục tiêu này được các thành viên tự cam kết thực hiện và kiểm soát Trong thực tiễn quản trị ngày nay, quản trị theo mục tiêu bao gồm bốn yếu tố cơ bản: (1) Sự cam kết của các quản trị viên cao cấp với hệ thống MBO; (2) Sự hợp tác của các thành viên trong tổ chức để xây dựng mục tiêu chung; (3) Sự tự nguyện

tự giác với tinh thần tự quản của họ để thi hành kế hoạch chung; và (4) Tổ chức kiểm soát định kỳ việc thực hiện kế hoạch

Quá trình quản trị theo mục tiêu: 6 bước của chương trình quản trị theo

mục tiêu được chỉ ra dưới đây

* Thiết lập mục tiêu chiến lược dài hạn cho toàn tổ chức

* Phân bổ các mục tiêu chủ yếu cho các bộ phận

* Những nhà quản trị và cộng sự xác định các mục tiêu cụ thể cho bộ phận của họ

* Xác định những mục tiêu cụ thể cho từng thành viên trong bộ phận

* Xây dựng kế hoạch hành động, xác định cách thức để đạt được mục tiêu

* Thực hiện kế hoạch

* Đánh giá việc thực hiện mục tiêu

* Tưởng thưởng cho việc thực hiện đạt được mục tiêu

Lợi ích và nhược điểm:

Hệ thống quản trị theo mục tiêu sẽ có những mặt lợi sau:

- MBO có thể giúp cho công việc hoạch định của nhà quản trị là xác định mục tiêu của tổ chức xác đáng hơn MBO làm cho mục tiêu của tổ chức và mục tiêu cá nhân đạt được sự thống nhất

- MBO có thể tạo ra sự kích thích tinh thần hăng hái và nâng cao trách nhiệm của các thành viên, các bộ phận tham gia việc quản trị Nhờ vào điều này, các thành viên sẽ hiểu rõ hơn mục tiêu của toàn tổ chức

- MBO tạo điều kiện cho mọi thành viên trong tổ chức có cơ hội phát triển năng lực của mình Mọi thành viên được tham gia thực sự vào việc đề ra mục tiêu cho họ Họ có cơ hội đưa ra những ý kiến đóng góp vào các chương trình kế hoạch

Họ hiểu được quyền hạn tự do sáng tạo và phát huy tính năng động của họ và họ có thể nhận được sự giúp đỡ tích cực của cấp trên để hoàn thành mục tiêu

- MBO giúp cho sự kiểm tra đạt được hiệu quả Thật vậy, việc xác định hệ thống mục tiêu rõ ràng sẽ làm cho công việc kiểm tra thuận lợi – đo lường các kết quả và điều chỉnh các sai lệch so với kế hoạch để đảm bảo đạt mục tiêu

Tuy nhiên, các nhà quản lý thường thiếu kinh nghiệm giao tiếp cần thiết để thực hiện việc kiểm tra kết quả bằng phương pháp MBO và có thể không tạo ra sự khuyến khích Ngoài ra, việc coi vai trò của người quản lý như một người giúp đỡ

có thể mâu thuẫn với cung cách hàng ngày của người quản lý Thứ hai, mô hình

này đòi hỏi tính tự giác, sự sáng tạo và sự chủ động phối hợp cao độ của mỗi thành viên, trong khi thực tế rất khó để toàn bộ đội ngũ đều có những tố chất lý tưởng như vậy, việc đánh giá kết quả thông qua mục tiêu đạt được mà không chủ động kiểm soát quy trình ngay từ đầu có thể gây khó khăn cho việc áp dụng các biện pháp phòng ngừa thất bại

(Mô hình quản lý công mới và công vụ việc làm)

2 Mô hình quản lý theo quá trình (manage by process – MBP):

Khái niệm:

Quá trình là tập hợp các hoạt động có quan hệ lẫn nhau và tương tác để biến đầu vào thành đầu ra Mọi hoạt động hay tập hợp hoạt động sử dụng các nguồn lực

để biến đầu vào thành đầu ra có thể xem như một quá trình

Phương pháp quản lý theo quá trình (management by process) là phương pháp quản lý dựa trên việc phân loại các hoạt động theo các quá trình

Ý nghĩa của áp dụng MBP:

- Xây dựng các tài liệu phục vụ cho DN một cách hệ thống, thống nhất

- Kiểm soát được chi tiết việc thực hiện công việc thông qua việc xây dựng lưu đồ quy trình, xác định các điểm kiểm soát…

- Quản lý tốt các công việc khó xác định mục tiêu

- Xác định chi tiết nhu cầu của khách hàng, phân tích quy trình hành vi

- Xây dựng, chuẩn hoá dòng lưu thông sản phẩm hay thông tin trong DN

- Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của MBP là làm sáng tỏ những

“giao lộ” thông tin giữa các bộ phận hay nhân viên với nhau

Áp dụng MBP là một trong 8 nguyên tắc quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9001:2008

- Hướng vào khách hàng – Customer Focus

- Sự lãnh đạo – Leadership

- Có sự tham gia của mọi người – Involvement of people

- Cách tiếp cận theo quá trình – Process approach

- Cách tiếp cận theo hệ thống - System approach to management

- Cải tiến liên tục – Continual improvement

- Quyết định dựa trên sự kiện – Fatual approach to decision making

- Quan hệ hợp tác có lợi với nhà cung ứng – Mutually beneficial supplier relationship

Ưu điểm:

- Đảm bảo tính tập trung cao, thậm chí tất cả đã được định vị trước

- Ít sai lạc về mọi phương diện, do đó đảm bảo các chuẩn mực đề ra; kể cả khó khăn

- Dễ đúng chuẩn

- Kiểm soát được quy trình từ đầu đến cuối

Nhược điểm:

- Cấp dưới ít sáng tạo vì tất cả đã được quy định chặt chẽ.

- Chủ động không cao mà tính chấp hành cao

- Không có tính linh động cao

(Lý thuyết quản lý khoa học của Taylor và mô hình hành chính quan liêu Max Weber – công vụ chức nghiệp)

3 Một số mô hình khác:

- Hệ thống Quản lý theo kết quả (Dự án CCHC thành phố Hồ Chí Minh)

- J.I.T (just in time)

Kết luận mục II: lựa chọn mô hình nào?

III QUẢN LÝ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH

1 Quy trình quản lý thực hiện kế hoạch:

(Slide)

IV CÁC NGHIỆP VỤ CHỦ YẾU

1 Chỉ đạo và tổ chức

a) Kiện toàn và nâng cao năng lực tham mưu CCHC:

- Phân công tổ chức, cán bộ tham mưu, giúp việc về CCHC (gọi chung là công chức chuyên trách CCHC);

- Quy định chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn;

- Xây dựng cơ chế phối hợp thực hiện nhiệm vụ CCHC

Vì sao?

b) Phân bổ dự toán kinh phí chi tiết cho các hoạt động:

- Phân bổ đúng;

- Phân bổ đủ;

- Phân bổ lại (Hiệu chỉnh)

c) Tổ chức quán triệt, triển khai các hoạt động:

- Cách thức: tổ chức hội nghị triển khai; ban hành văn bản để triển khai các nhiệm vụ, hoặc nhóm các nhiệm vụ cho từng giai đoạn cụ thể; ban hành các kế hoạch thực thi cụ thể, xây dựng kế hoạch chuyên môn của các phòng, bộ phận

Ví dụ: Trường hợp của UBND tỉnh, UBND cấp huyện, các Sở

- Yêu cầu: Nhanh chóng, rõ ràng, đầy đủ, khả thi, đúng chức năng, thẩm

quyền (Phó Chánh Văn phòng Sở KHĐT?).

d) Phân công và phối hợp:

- Phân công: Thông thường đã có trong kế hoạch CCHC (kiểm tra lại)

- Phối hợp: để thực hiện kế hoạch và các nhiệm vụ, hoạt động cụ thể

+ Bên trong: giữa công chức chuyên trách (Văn phòng Sở, Phòng Nội vụ) với các phòng, đơn vị có liên quan

Cải cách thể chế (Sở KHĐT) Một cửa hiện đại (Sở NNPTNT) Rà soát TTHC (Sở Y tế)

Đánh giá sự hài lòng (Sở GDĐT) + Bên ngoài:

Ngang cấp (Sở KHCN – Sở NV : triển khai ISO ; Sở TTTT- Sở NV : ứng dụng CNTT) – theo chức năng

.Giữa các cấp (Sở TTTT, Sở NV- UBND cấp huyện : MCLT HĐ) + Thành lập các tổ chức liên ngành: Ban chỉ đạo, tổ chuyên viên (ví dụ : đánh giá, xếp hạng CCHC, có thể mở rộng: đơn giản hóa thủ tục hành chính, phát triển ISO), đang xin chủ trương thành lập ban chỉ đạo và Tổ chuyên gia CCHC của tỉnh

+ Ứng dụng kỹ năng làm việc nhóm

- Yêu cầu :

+ Đồng bộ

+ Chặt chẽ

+ Thông suốt

+ Hiệu quả (tận dụng được sở trường của nhau, phát huy sức mạnh tổng hợp)

Một số ví dụ :

Sở KHĐT :

Tiến hành rà soát, đánh giá tình hình thực hiện các quy định, quy hoạch, chính sách quản lý về: ưu đãi, thu hút đầu tư, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, đổi mới cơ chế hoạt động, cơ chế tài chính các đơn vị sự nghiệp công lập gắn với đẩy mạnh xã hội hóa lĩnh vực dịch vụ sự nghiệp công; đề xuất giải pháp hoàn thiện chính sách và nâng cao hiệu quả triển khai thực hiện trên thực tế

Sở Kế hoạch và Đầu tư có văn bản đề nghị các Sở, ngành liên quan đăng ký tiến độ và văn bản được rà soát năm 2014; tổng hợp và dự thảo kế hoạch trình UBND tỉnh

Kết quả : Kế hoạch của UBND tỉnh về rà soát, đánh giá tình hình thực hiện

các quy định, chính sách năm 2014 (Trong quý I/2014)

Các Sở: Kế hoạch và Đầu tư, Tài nguyên và Môi trường, Y tế, Giáo dục và Đào tạo, Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Lao động – Thương binh và Xã hội, Văn hóa, Thể thao và Du lịch triển khai và báo cáo kết quả theo tiến độ kế hoạch, gửi Sở Kế hoạch và Đầu tư

Kết quả : Báo cáo kết quả rà soát, đánh giá của các Sở, ngành gửi UBND

tỉnh, làm rõ những mặt được, những vướng mắc, bất hợp lý và đề xuất, kiến nghị việc hoàn thiện quy định, chính sách liên quan (Tháng 6/2014)

Sở Kế hoạch và Đầu tư chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Tư pháp, Tài chính, Tài nguyên và Môi trường và các cơ quan liên quan tổng hợp, đánh giá kết quả rà soát và các kiến nghị hoàn thiện chính sách để bảo đảm sự thống nhất và đồng bộ, tránh chồng chéo Trên cơ sở đó, thông báo cho các Sở, ngành liên quan tham mưu xây dựng các dự thảo văn bản hoặc đề án chính sách, tổ chức lấy ý kiến các tổ chức, doanh nghiệp và cơ quan liên quan

PCI 2013?

Sở Y tế:

Xây dựng và triển khai đề án đổi mới cơ chế hoạt động, cơ chế tài chính của các đơn vị sự nghiệp công lập ngành y tế, gắn với đẩy mạnh xã hội hóa

Sở Y tế chủ trì, phối hợp các Sở: Tài chính, Kế hoạch và Đầu tư, Nội vụ lựa chọn các đơn vị, chỉ đạo xây dựng Đề án theo tiến độ kế hoạch

Kết quả: Đề án đổi mới cơ chế hoạt động, cơ chế tài chính của các đơn vị sự

nghiệp công lập ngành y tế (quý I/2014)

Phối hợp là kỹ năng khó nhất vì có nhiều yếu tố phụ thuộc khách quan, tuy nhiên nếu kiên trì và linh hoạt thì chắn chắn làm được Thực tiễn đã chứng minh:

mô hình một cửa hiện đại.

2 Kiểm tra, kiểm soát

Việc đầu tiên phài làm, luôn luôn phải làm và làm cuối cùng là luôn luôn đặt kế hoạch trên bàn làm việc của mình.

Mục đích: tiến độ, sản phẩm và chất lượng

a) Thiết lập và vận hành hệ thống thông tin:

- Thông tin bên trong cơ quan;

- Thông tin liên hệ

- Mục đích: có thông tin phục vụ chỉ đạo điều hành; thông tin chuyên môn nghiệp vụ; Công bố, minh bạch thông tin Có thông tin để nắm chắc tình hình và đưa ra quyết định một cách kịp thời, đúng đắn

- Đầu mối công chức chuyên trách CCHC, đầu mối kiểm soát TTHC

- Hình thức: chính thức, phi chính thức, kết hợp và đa chiều

- Yêu cầu: kịp thời, chủ động, chính xác, đầy đủ, có trọng tâm

Lưu ý: Đang xây dựng Công thông tin CCHC của tỉnh.

b) Báo cáo CCHC định kỳ, chuyên đề:

- Quý I, III, 6 tháng, năm

- Đã có đề cương hướng dẫn

- Một số cơ quan phụ trách các nội dung, công việc của cải cách hành chính;

- Một số hạn chế:

+ Sơ sài

+ Thiếu thông tin (các đơn vị trực thuộc, cấp xã: Sở NNPTNT, các ngành Y

tế, Giáo dục, UBND một số huyện)

+ Không báo cáo lĩnh vực CCHC phụ trách (Tư pháp, KHĐT)

+ Nhầm lẫn CCHC với công việc chuyên môn thường xuyên

+ Thiếu đánh giá, kiến nghị đề xuất

+ Kỷ cương

+ Ít đổi mới (có lẽ do chưa chuyển biến?)

Vấn đề: Báo cáo CCHC định kỳ có được công bố đến cán bộ, công chức, viên chức hay không?

c) Theo dõi, đôn đốc:

- Theo dõi:

+ Cơ quan, bộ phận được giao nhiệm vụ phải tự theo dõi, kiểm soát công việc được phân công, theo dõi phần việc do các công chức thực thi

+ Cơ quan, bộ phận chủ trì phải theo dõi toàn bộ công việc kế hoạch (việc triển khai, tiến độ, tình hình phối hợp, các khó khăn, vướng mắc)

+ Theo dõi thường xuyên, liên tục, sát sao

+ Nắm thông tin từ người dân, tổ chức và doanh nghiệp

+ So sánh, đối chiếu, phát hiện vấn đề

Lưu ý: triển khai TTHC mức độ 3, sẽ theo dõi xem việc thông tin, tuyên truyền, tổ chức thực hiện như thế nào?

- Đôn đốc:

+ Trước khi triển khai (văn bản chỉ đạo triển khai)

+ Trong quá trình triển khai

+ Gần kết thúc thời hạn

+ Nhắc nhở nếu đến thời hạn mà chưa có kết quả (lần 2, lần 3)

+ Hình thức: văn bản, điện thoại, thư điện tử công vụ, các cuộc họp, hội nghị

+ Nhắc nhở khi phát hiện vấn đề (ví dụ một cửa Nha Trang)

Ví dụ:

- Báo cáo CCHC định kỳ của UBND tỉnh luôn tổng hợp, chỉ rõ những việc còn chậm hoặc chưa triển khai

- Một số số liệu cụ thể:

+ Bao nhiêu cơ quan không tham gia Đề án Cổng thông tin điện tử CCHC? (02 vị)

+ Bao nhiêu cơ quan trả lời dự thảo Thủ tục hành chính mức độ 3?

+ Gửi danh sách công chức chuyên trách còn thiếu bao nhiêu cơ quan?

+ Tham gia dự thảo văn bản: Sở Tài chính rất chậm

+ Thống kê các năm qua, Phòng CCHC có một số việc chậm (1,5%): thẩm định Quy chế của Sở LĐ-TBXH, trả lời phương án chuyển phát nhanh của Sở Tư pháp

Thông tin: Cuối quý II, Văn phòng UBND tỉnh sẽ công bố danh mục công việc và cơ quan chậm trễ trên Cổng thông tin của tỉnh.

d) Kiểm tra và xử lý hạn chế, vướng mắc:

Không có kiểm tra thì không có lãnh đạo, quản lý Mục đích đã rõ.

- Tự kiểm tra:

+ Ai thực hiện: bản thân cán bộ, công chức, phòng ban, UBND cấp xã, UBND cấp huyện, cấp Sở (đầu mối chuyên trách), kiểm tra của cơ quuan chủ trì,

cơ quan thường trực CCHC

+ Thời điểm tiến hành: kiểm tra hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý + Phạm vi: Cụ thể và tổng thể

+ Nội dung: tiến trình, kết quả, sản phẩm và chất lượng, mặt được, chưa được, nguyên nhân và giải pháp

- Kiểm tra của cơ quan cấp trên:

+ Phạm vi: Kiểm tra theo địa bàn, theo ngành, theo phạm vi quản lý CCHC (ít nhất 30%)

+ Nội dung: toàn diện các công việc CCHC, có tập trung một số trọng điểm + Thời gian tiến hành: định kỳ theo kế hoạch, kiểm tra đột xuất (việc tổ chức làm việc sáng thứ bảy, giờ giấc làm việc, hành vi, thái độ, tuyên truyền trực quan CCHC,…)

+ Cách thức tổ chức: liên ngành, kiểm tra trực tiếp, kiểm tra gián tiếp (nắm thông tin, dư luận)

+ Đối tượng: lưu ý kiểm tra của UBND tỉnh (không phải đến hẹn lại lên, kiểm tra cho đến khi giải quyết triệt để các tồn tại, hạn chế, các vấn đề gây bức xúc, điểm nóng kéo dài…)

- Chấn chỉnh và xử lý hạn chế, vướng mắc:

+ Triển khai các biện pháp khắc phục, báo cáo, đề xuất kiến nghị

+ Rút kinh nghiệm và Chủ động phòng ngừa (ví dụ: lắp camera giám sát, ứng dụng CNTT, điều chỉnh quy chế phân công, phối hợp)

+ Phục vụ cho việc hoàn thiện thể chế về CCHC

Ví dụ: phát hiện vấn đề tại một cửa -> sắp tới có cần quy định để chấn chỉnh thống nhất hay không?

3 Đánh giá và hiệu chỉnh: