Đặc điểm kinh doanh và tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty TNHH TM dược mỹ phẩm Trường Giang.. Đặc điểm hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty TNHH TM dược mỹ phẩm Trường Giang
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY
Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHHTM dược mỹ phẩm Trường Giang
1.1.1 Thông tin chung về doanh nghiệp
- Tên Công ty bằng tiếng Việt:
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DƯỢC MỸ PHẨM TRƯỜNG GIANG
- Tên giao dịch: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DƯỢC MỸ PHẨM TRƯỜNG GIANG
- Trụ sở chính: 54 Tôn Đức Thắng phường Cát Linh Đống Đa – Hà Nội
-Giấy phép kinh doanh số: 60/2012
1.1.2 Lịch sử ra đời và phát triển
Công ty TNHH TM dược mỹ phẩm Trường Giang chuyên sản xuất và kinh doanh thuốc tân dược, đông nam dược và thiết bị y tế nhằm chăm sóc sức khỏe và nâng cao đời sống người dân Được sự đồng ý của Sở Y tế và Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội, công ty hoạt động hợp pháp, tuân thủ đầy đủ các quy định của Nhà nước về dược phẩm, dược mỹ phẩm và thiết bị y tế Với cam kết chất lượng, an toàn và dịch vụ chuyên nghiệp, Trường Giang mang đến sản phẩm uy tín, đáp ứng nhu cầu chăm sóc sức khỏe cộng đồng.
Chính vì thế ngay 20/02/2002 Công ty TNHH TM dược mỹ phẩm Trường Giang được thành lập
1.1.3 Tình hình phát triển của công ty và một số thành tích đạt được
Về tình hình lao động, công ty theo đuổi mục tiêu phát triển song song về số lượng và chất lượng nguồn nhân lực Để đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp, công ty thường xuyên triển khai kế hoạch cử cán bộ tham gia các khóa đào tạo quản lý và đào tạo kỹ thuật nhằm nâng cao năng lực và hiệu suất làm việc Hiện nay, tỷ lệ trẻ hóa trong đội ngũ cán bộ đang ở mức cao, chiếm phần lớn tổng số nhân sự, cho thấy nguồn nhân lực trẻ đang đóng vai trò chủ chốt trong hoạt động sản xuất và quản trị của công ty.
Về tình hình tài chính:
Doanh thu sản xuất kinh doanh tăng từ 21 tỷ đồng năm 2009 lên 470 tỷ đồng năm 2012, tăng bình quân 43,1%, tăng hơn 20 lần sau 10 năm
Số thuế đóng cho ngân sách nhà nước đã tăng từ 0,3 tỷ đồng năm 2009 lên gần 20 tỷ đồng năm 2012, cho thấy mức tăng trưởng ấn tượng trong ngắn hạn Tốc độ tăng trưởng bình quân hàng năm so với năm trước đạt khoảng 14%, phản ánh xu hướng tích cực của nền kinh tế và hệ thống thuế Sau 10 năm, số thuế đóng đã tăng tới 52,3 lần so với mức khởi đầu, cho thấy quy mô và sức tăng trưởng của nguồn thu này ngày càng được cải thiện.
Khi thành lập công ty, nguồn vốn điều lệ được xác định là 81 tỷ đồng Công ty đã tiến hành sản xuất, kinh doanh dựa trên số vốn thực tế huy động Với nguồn vốn này, công ty đã sử dụng linh hoạt và hiệu quả, thanh toán các khoản nợ kịp thời sau mỗi kỳ sản xuất kinh doanh và đảm bảo khả năng tự chủ về tài chính.
Đặc điểm kinh doanh và tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty
ty TNHH TM dược mỹ phẩm Trường Giang
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của công ty TNHH TM dược mỹ phẩm Trường Giang.
Công ty TNHH TM dược mỹ phẩm Trường Giang hoạt động trong sản xuất, kinh doanh và xuất nhập khẩu thuốc, thực phẩm chức năng, mỹ phẩm và vật tư y tế nhằm phục vụ công tác phòng, chữa bệnh và chăm sóc sức khỏe cho cộng đồng Suốt quá trình hoạt động, công ty luôn là một doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất thuốc, giúp mọi người chống lại bệnh tật từ các bệnh thông thường đến các bệnh hiểm nghèo Đặc biệt, công ty nổi bật với sản phẩm thuốc tiêm và thuốc ống, mang đến các giải pháp y tế an toàn và tin cậy cho người dùng.
1.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty TNHH
TM dược mỹ phẩm Trường Giang
1.2.2.1 Sản phẩm của công ty
Công ty TNHH TM Dược mỹ phẩm Trường Giang là đơn vị chuyên sản xuất và kinh doanh các loại thuốc tân dược, thuốc đông dược và dược mỹ phẩm Với mục tiêu cung cấp sản phẩm chất lượng, công ty sở hữu danh mục đa dạng và phong phú, đáp ứng mọi nhu cầu chăm sóc sức khỏe và làm đẹp của khách hàng trên thị trường.
Các sản phẩm thuốc tiêm gồm :
Chúng tôi tập trung nghiên cứu và phát triển các thuốc tiêm mới, với trọng tâm chuyên khoa đặc trị, nhằm nhắm tới khách hàng là hệ thống bệnh viện đa khoa và bệnh viện chuyên khoa Trung ương, cùng các cơ sở khám chữa bệnh ở tuyến tỉnh, tuyến huyện và các cơ sở y tế trên toàn quốc.
- Tập trung nghiên cứu và phát triển các sản phẩm mang tính độc đáo và có tính độc quyền cao (Aslem)
Các thuốc tiêm thông thường được định vị hướng tới khách hàng trên thị trường OTC Đồng thời, các sản phẩm thuốc có nguồn gốc từ thảo dược và thực phẩm chức năng cũng được định vị để tiếp cận người tiêu dùng OTC TNHH TM dược mỹ phẩm Trường Giang sẽ tập trung phát triển và định vị các dòng sản phẩm này nhằm phục vụ khách hàng ở thị trường OTC.
Các nhóm sản phẩm phát triển phải đạt tiêu chuẩn chất lượng cao, có hàm lượng kỹ thuật cao, tính khác biệt và giá trị vượt trội, đồng thời có sức cạnh tranh cao so với các sản phẩm cùng loại trên thị trường.
Thuốc viên của công ty được sản xuất theo tiêu chuẩn tiên tiến, với các sản phẩm gồm thuốc viên thông thường và thuốc viên đặc hiệu, có hiệu quả cao và giá thành hợp lý Năm 2012, công ty đã đầu tư xây dựng mới và hoàn tất việc sản xuất thuốc viên No-Betalactam theo tiêu chuẩn GMP-WHO, với đa dạng dạng bào chế như viên nang mềm, viên nén, viên nhộng, viên sủi và các thuốc ở thể rắn liều.
Thuốc tiêm dạng dung dịch của công ty đã đạt tiêu chuẩn GMP-ASEAN từ năm 2004 và là sản phẩm đầu tiên tại miền Bắc đáp ứng chuẩn này Hiện nay công ty có hai dây chuyền sản xuất thuốc tiêm, đồng thời không ngừng nghiên cứu và sản xuất nhiều loại thuốc tiêm ở dạng dung dịch và dạng khô bột, đạt chuẩn GMP-WHO Công ty cho ra nhiều sản phẩm chuyên khoa đặc hiệu, lần đầu tiên được sản xuất tại Việt Nam và có chất lượng cùng hiệu quả điều trị được các cơ sở y tế, khách hàng và thị trường tin tưởng.
Mỗi sản phẩm của công ty được sản xuất từ nhiều loại hóa chất khác nhau và tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng khác nhau Vì là thuốc chữa bệnh, yêu cầu chất lượng phải được đảm bảo và kiểm tra nghiêm ngặt Trong những năm gần đây, công ty liên tục đầu tư đổi mới công nghệ sản xuất và áp dụng các nguyên tắc thực hành tốt GMP, GLP và GSP Nhờ đó, chất lượng sản phẩm ngày càng được nâng lên, đáp ứng tốt nhu cầu chữa bệnh của nhân dân.
1.2.2.3 Tính chất của sản phẩm
Sản phẩm của công ty là sản xuất ra các loại thuốc đông dược, tân dược
Do vậy, công ty sản xuất nhiều loại thuốc khác nhau, mỗi loại có công dụng, kỹ thuật sản xuất và yêu cầu chất lượng riêng biệt; vì thế danh mục sản phẩm của công ty rất đa dạng và phong phú, mang đặc thù riêng của từng loại thuốc Tính chất phức tạp của sản phẩm đòi hỏi quản lý chất lượng nghiêm ngặt và quy trình sản xuất được chuẩn hóa để đảm bảo an toàn, hiệu quả cho người dùng.
Công ty lập kế hoạch sản xuất theo từng lô cho từng loại sản phẩm, đảm bảo quản lý chặt chẽ từ nguyên liệu đến thành phẩm Với dây chuyền công nghệ sản xuất hiện đại, sản phẩm được sản xuất hàng loạt từ khâu tiếp nhận nguyên liệu đến khi hoàn thiện Những sản phẩm đạt chuẩn sẽ được nhập kho và lưu hành trên thị trường.
Sản phẩm của công ty là thuốc ở dạng viên nhỏ hoặc dạng nước nên thời gian sản xuất sản phẩm rất ngắn, sản phẩm được sản xuất liên tục theo từng mẻ của từng sản phẩm
1.2.3 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty TNHH TM dược mỹ phẩm Trường Giang
Quy trình công nghệ sản xuất của công ty là một quy trình khép kín, có chu kỳ sản xuất ngắn và tính liên tục cao, yêu cầu thực hiện nhiều giai đoạn chế biến trên cùng một dây chuyền công nghệ để cho ra sản phẩm hoàn chỉnh Những sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng mới được nhập kho và đưa vào tiêu thụ, đảm bảo kiểm soát chất lượng ở mức cao Mỗi sản phẩm được sản xuất từ các loại hóa chất khác nhau và tuân thủ các tiêu chuẩn riêng, nên đối tượng tập hợp chi phí sản xuất là từng phân xưởng chi tiết cho từng loại sản phẩm Công ty hiện có hai phân xưởng sản xuất.
+ Phân xưởng ống ( thuốc ống )
+ Phân xưởng viên ( thuốc viên)
SƠ ĐỒ 1.1: QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ SẢN XUẤT THUỐC ỐNG
Quy trình sản xuất được phân thành hai trường hợp: nếu nguyên vật liệu là thủy tinh, sau khi kéo ống được đưa vào tổ cắt ống để rửa ngoài, tiếp tục sang tổ vảy ống để rửa trong và cuối cùng vào tổ pha chế; nếu nguyên vật liệu là hóa chất hoặc tá dược, chúng được đưa vào tổ pha chế, thuốc đã pha được bơm vào những ống đạt tiêu chuẩn và tiến hành hấp thuốc để tiệt trùng, sau đó chuyển sang bước soi thuốc kiểm tra chất lượng.
-Tổ soi thuốc tiến hành soi thuốc để loại ra những ống thuốc vẩn đục hoặc bị hở, những ống thuốc đạt tiêu chuẩn đưa sang tổ in nhẵn
Trong quy trình sản xuất, Tổ in nhãn tiến hành in nhãn cho sản phẩm và đảm bảo nhãn đúng thông tin cần thiết Thuốc được kiểm nghiệm tại xưởng hoặc mang mẫu lên Phòng kiểm nghiệm để đánh giá chất lượng theo các tiêu chuẩn đã quy định Nếu kết quả kiểm nghiệm đạt chuẩn, sản phẩm sẽ được chuyển sang Tổ đóng gói để thực hiện đóng gói và chuẩn bị xuất xưởng.
Nguyên vật liệu Rửa ngoài cắt ống Rửa trong vảy ống
In nhãn Pha chế hấp thuốc Soi thuốc Đóng gói Nhập kho thành phẩm
-Tổ đóng gói tiến hành đóng gói
-Sau khi được đóng gói xong sẽ tiến hành bước cuối là nhập kho thành phẩm hoặc gửi bán
SƠ ĐỒ 1.2: QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ SẢN XUẤT THUỐC VIÊN
(2) Tổ pha chế tiến hành pha chế theo tỷ lệ thích hợp, tổ pha chế tiến hành tạo bột bằng máy sau đó đưa sang tổ sấy
(3) Tổ sấy tiến hành sấy khô bột rồi chuyển sang dập viên
(4) Tổ dập viên tiến hành dập thành viên hoàn chỉnh
(5) Tổ làm sạch tiến hành tẩy trùng thuốc rồi đem nén vỉ, đóng hộp
(6) Thành phẩm thuốc viên được đem đi kiểm nghiệm nếu đạt chất lượng sẽ đóng gói
(8) Nhập kho thành phẩm hoặc xuất bán trực tiếp
Nguyên vật liệu Sơ chế Pha chế
Kiểm nghiệm Đóng gói sản phẩm Nhập kho thành phẩm
1.2.3.2 Cơ cấu tổ chức sản xuất
Công ty TNHH TM dược mỹ phẩm Trường Giang có cơ cấu sản xuất theo mô hình phân xưởng Công ty có hai phân xưởng sản xuất là:
-Phân xưởng thuốc ống: Là phân xưởng chuyên sản xuất các loại thuốc ở dạng nước và chúng được dùng làm thuốc tiêm
-Phân xưởng thuốc viên: Là phân xưởng chuyên sản xuất các loại thuốc ở dạng rắn các loại thuốc này được dùng làm thuốc uống.
TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG CÔNG TY
Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH thương mại dược mỹ phẩm trường Giang
2.1.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Công tác tổ chức bộ máy kế toán khoa học đóng vai trò then chốt trong bảo đảm tính hiệu quả của công tác kế toán và đáp ứng yêu cầu của sản xuất kinh doanh Để phù hợp với đặc điểm tổ chức và quy mô sản xuất kinh doanh, công ty đã lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung Hình thức này tăng cường tính chặt chẽ và hiệu quả trong nghiệp vụ kế toán, đồng thời nhấn mạnh sự chỉ đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng và sự điều hành kịp thời của lãnh đạo công ty đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và công tác kế toán.
SƠ ĐỒ 2.1: BỘ MÁY KẾ TOÁN CÔNG TY
TSCĐ và Thuế Kế toán
Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành
Kế toán bán hàng và theo dõi công nợ
2.1.2 Nhiệm vụ chức năng của bộ máy kế toán
Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm phân công công việc cho nhân viên kế toán và phụ trách tổng hợp hoạt động tài chính kế toán của công ty; quản lý, chỉ đạo mọi hoạt động của phòng kế toán và theo dõi nguồn vốn hình thành của doanh nghiệp Người này chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước giám đốc công ty về các công việc của mình Tất cả hoá đơn, chứng từ của công ty đều phải được ký duyệt và thông qua kế toán trưởng.
- Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
Kế toán tài sản cố định (TSCĐ) và thuế là hoạt động quan trọng nhằm theo dõi tình hình tăng giảm của TSCĐ và số tiền trích khấu hao hàng tháng, từ đó đảm bảo quản lý chi phí và định giá tài sản một cách chính xác Đồng thời, việc theo dõi thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, nộp thuế đúng hạn và chuẩn bị báo cáo thuế đầy đủ.
- Kế toán tiền mặt và TGNH: theo dõi tình hình thu, chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
- Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: theo dõi tình hình phải trả lương và các khoản trích theo lương
- Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm: tiến hành tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm hoàn thành
- Kế toán bán hàng và theo dõi công nợ: theo dõi việc mua bán hàng và các khoản phải thu, phải trả của công ty.
Tổ chức kế toán tại công ty TNHH thương mại dược mỹ phẩm trường Giang
2.2.1 Các chính sách kế toán chung
Công ty đang áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp được ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 26/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
*Niên độ kế toán và đơn vị tiền tệ sử dụng trong quá trình ghi sổ:
Niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 1/1/N và kết thúc ngày
Tại ngày 31/12/N, đơn vị tiền tệ được sử dụng trong ghi sổ và lập báo cáo của công ty là Đồng Việt Nam; mọi loại ngoại tệ khác đều được quy đổi sang Đồng Việt Nam trước khi ghi sổ.
*Phương pháp khấu hao TSCĐ:
TSCĐ được phản ánh theo nguyên giá và hao mòn lũy kế
Công ty áp dụng phương pháp tính khấu hao TSCĐ theo đường thẳng, đảm bảo thời gian khấu hao phù hợp với chế độ quản lý và quá trình sử dụng tài sản Việc trích khấu hao được thực hiện một cách nhất quán và chính xác trong báo cáo tài chính, phản ánh đúng thời gian sử dụng hữu ích của từng tài sản Quy trình khấu hao tuân thủ Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, nhằm đảm bảo tuân thủ các chuẩn mực và quy định hiện hành.
*Phương pháp hạch toán hàng tồn kho của công ty:
Hàng tồn kho của công ty gồm có: thành phẩm, hàng hóa, công cụ dụng cụ Hàng tồn kho được phản ánh và ghi chép theo giá gốc
Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho là: bình quân gia quyền
Phương pháp hạch toán: kê khai thường xuyên
2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Hạch toán ban đầu là khâu đầu tiên quan trọng trong tổ chức công tác kế toán, nơi mọi nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh đều phải lập chứng từ kế toán làm cơ sở cho việc ghi sổ kế toán Quá trình này gồm lập chu trình ban đầu, kiểm tra chỉnh lý chu trình và luân chuyển chứng từ, nhằm đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và kịp thời của dữ liệu kế toán.
Công ty hiện nay đã đăng ký sử dụng hầu hết các chứng từ do Bộ tài chính ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ_BTC
Chứng từ các phần hành chủ yếu:
+ Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng,…
Quản lý tiền lương và các khoản trích theo lương bao gồm các loại chứng từ và bảng kê như bảng chấm công, phiếu nghỉ hưởng BHXH, phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành, phiếu báo làm thêm giờ và hợp đồng làm khoán Đồng thời lập bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương, bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán BHXH và bảng thanh toán tiền thưởng, nhằm đảm bảo tính chính xác, minh bạch và đầy đủ hồ sơ cho quy trình chi trả lương cho người lao động.
Quản lý tài sản cố định đòi hỏi sự đầy đủ của các hồ sơ và văn bản liên quan như hợp đồng kinh tế và hợp đồng mua bán để xác định nguồn gốc và quyền sở hữu TSCĐ; biên bản giao nhận TSCĐ và biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành để ghi nhận tình trạng tiếp nhận và sự kiện sửa chữa lớn; biên bản thanh lý tài sản cố định để ghi nhận việc loại bỏ tài sản khỏi sổ sách; biên bản đánh giá lại TSCĐ để cập nhật giá trị và hiệu lực kế toán khi có sự biến động giá trị; biên bản kiểm kê TSCĐ nhằm kiểm tra tồn kho, tình trạng và tính đầy đủ của TSCĐ; bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ để tính toán và phân bổ chi phí khấu hao theo thời gian, đảm bảo báo cáo tài chính tuân thủ chuẩn mực kế toán và hỗ trợ quản lý TSCĐ hiệu quả.
Trong quản lý vật tư và công cụ dụng cụ, các loại chứng từ quan trọng bao gồm phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu yêu cầu sử dụng vật tư, phiếu xuất điều chuyển kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ và hoá đơn mua hàng Việc lưu trữ và tra cứu các chứng từ này giúp kiểm soát tồn kho, theo dõi luồng vật tư từ tiếp nhận đến sử dụng và điều chuyển giữa các kho Cụ thể, phiếu nhập kho thể hiện việc tiếp nhận vật tư vào kho, phiếu xuất kho ghi nhận việc rút vật tư phục vụ sản xuất hoặc bán hàng, phiếu yêu cầu sử dụng vật tư là căn cứ phê duyệt nhu cầu, phiếu xuất điều chuyển kho ghi nhận sự dịch chuyển giữa các kho Biên bản kiểm nghiệm vật tư đảm bảo chất lượng trước khi đưa vào sử dụng, còn phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ phản ánh tồn kho cuối kỳ để lên kế hoạch mua hàng Hoá đơn mua hàng là chứng từ thanh toán và chi phí liên quan, cho phép đối chiếu với tồn kho và chi phí Việc đồng bộ hóa đầy đủ các loại chứng từ này giúp tối ưu hoá tồn kho, giảm thất thoát và nâng cao hiệu quả vận hành.
+ Thành phẩm, tiêu thụ: hợp đồng kinh tế, hoá đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hang…
Trong chi phí và giá thành, công ty đã lập bảng phân bổ chi phí và chứng từ dịch vụ mua ngoài để quản lý chi phí một cách toàn diện Tóm lại, công ty đã thực hiện đúng chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành về chứng từ; các chứng từ kế toán được ghi chép đầy đủ, kịp thời và đúng với thực tế phát sinh Những chứng từ theo hướng dẫn của Bộ Tài chính về biểu mẫu không có gì khác so với quy định; tuy nhiên, dựa trên đặc điểm và ngành nghề kinh doanh, công ty thiết kế cho mình một số chứng từ không bắt buộc nhằm phục vụ quản trị và tối ưu hóa quy trình.
2.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán được ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp.
Các tài khoản hàng tồn kho, doanh thu được mở chi tiết theo từng đối tượng Các tài khoản về chi phí được tập hợp theo đối tượng
2.2.4 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Công ty tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung và hiện đang áp dụng hình thức “Nhật ký Chứng từ” được thực hiện trên máy tính bằng phần mềm Symboy do công ty tự viết, phù hợp với tình hình thực tế của công ty; việc sử dụng kế toán máy bằng phần mềm do công ty tự phát triển đã đáp ứng kịp thời yêu cầu công tác kế toán và giúp các nhân viên kế toán phát huy tối đa khả năng, đồng thời giảm thiểu khối lượng công việc Đặc điểm của hình thức Nhật ký Chứng từ trên máy tính là các hoạt động kinh tế tài chính phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại để nhập chứng từ vào máy; sau khi nhập chứng từ, phần mềm kế toán sẽ xử lý thông tin để tạo bảng kê, Nhật ký Chứng từ, sổ cái các tài khoản và báo cáo kế toán.
Trình tự ghi sổ kế toán máy theo hình thức Nhật ký Chứng được thể hiện theo sơ đồ sau:
SƠ ĐỒ 2.2: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC
Chứng từ gốc và bảng phân bổ
Bảng kê Nhật ký – chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính Nhập chứng từ vào máy
Xử lý qua phần mền symboy
Quy trình luân chuyển chứng từ:
Mỗi ngày, căn cứ vào chứng từ gốc và bảng phân bổ chi phí, chứng từ được nhập vào máy và qua phần mềm symboy được xử lý để chuyển lên các bảng kê, nhật ký chứng từ và sổ chi tiết Đối với các chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính phân bổ, chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ; sau đó số liệu từ các bảng phân bổ được nhập vào bảng kê và nhật ký chứng từ để phản ánh đầy đủ chi phí trên hệ thống kế toán.
Sau khi các chứng từ đã được đưa vào bảng kê, nhật ký chứng từ và sổ chi tiết, phần mềm kế toán Symboy sẽ xử lý để chạy số liệu lên các sổ cái có liên quan Từ đó, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu với sổ tổng hợp chi tiết các tài khoản Cuối tháng và cuối mỗi quý, căn cứ vào sổ cái các tài khoản, kế toán tiến hành chạy chương trình trên máy tính để lên Bảng cân đối các tài khoản Cuối quý, từ Bảng cân đối các tài khoản và Bảng tổng hợp chi tiết, kế toán tổng hợp sẽ lên Hệ thống báo cáo tài chính.
Cuối năm, các chứng từ kế toán được đóng thành tập kèm theo sổ sách tổng hợp và đưa vào kho lưu trữ theo chế độ hiện hành Tất cả số liệu trên báo cáo phải được lấy từ số phát sinh thực tế trên chứng từ gốc và được ghi chép đầy đủ trong sổ kế toán.
2.2.5 Tổ chức báo cáo kế toán tại công ty
Hệ thống báo cáo tài chính của công ty được thiết lập và vận hành đúng quy định do Bộ Tài chính ban hành, đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và kịp thời của các báo cáo tài chính Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, các báo cáo của công ty được lập theo chuẩn mực và trình bày phù hợp với yêu cầu quản trị doanh nghiệp và nghĩa vụ báo cáo tài chính, nhằm đảm bảo sự minh bạch và tuân thủ quy định pháp lý liên quan.
Trong quản trị tài chính doanh nghiệp, các mẫu báo cáo căn bản là Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01 – DN, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B02 – DN, Bản thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B09 – DN và Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03 – DN Bảng cân đối kế toán B01 – DN thể hiện tình hình tài sản, nguồn vốn và nợ phải trả tại một thời điểm cụ thể, phục vụ đánh giá vị thế tài chính của DN Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh B02 – DN tóm lược doanh thu, chi phí và lợi nhuận, giúp phân tích hiệu quả kinh doanh Bản thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B09 – DN cung cấp các giải thích về các chính sách kế toán, ước tính và các sự kiện quan trọng sau thời điểm báo cáo Cuối cùng, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03 – DN trình bày dòng tiền từ hoạt động, đầu tư và tài trợ, cho thấy khả năng thanh khoản và dòng tiền dựa trên các hoạt động của DN Việc tích hợp đầy đủ các mẫu này đảm bảo sự minh bạch, tuân thủ chuẩn mực và tối ưu hóa nội dung cho công cụ tìm kiếm (SEO).
MỘT SỐ NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN
Đánh giá tổ chức bộ máy kế toán của công ty TNHH TM dược mỹ phẩm Trường Giang
Hiện nay công ty đang áp dụng mô hình kế toán tập trung, trong đó mọi chứng từ gốc từ các trung tâm, xí nghiệp được tập hợp và gửi về phòng kế toán Tại phòng kế toán, chứng từ được sử dụng làm căn cứ để vào sổ kế toán trên phần mềm máy tính Hình thức này mang lại nhiều ưu điểm, đặc biệt là tiết kiệm chi phí hành chính, nhân sự và tổ chức, đồng thời thực hiện công tác kế toán hiệu quả.
Đảm bảo phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty và cơ chế quản lý trong nền kinh tế thị trường, hệ thống kế toán được thiết kế gọn nhẹ và hiệu quả Đội ngũ kế toán chất lượng đi kèm với bộ máy kế toán tối ưu giúp đáp ứng đầy đủ yêu cầu về trình độ, công việc và hoạt động của công ty Đồng thời, đội ngũ kế toán liên tục nâng cao trình độ chuyên môn và năng lực quản lý để nắm bắt kịp thời những thay đổi của chế độ kế toán, nhằm phục vụ lợi ích kinh tế của công ty.
Đánh giá tổ chức công tác kế toán của công ty TNHH TM dược mỹ phẩm Trường Giang
* Tổ chức hệ thống chứng từ:
Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp được ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính ngày 20/3/2006, đảm bảo hệ thống chứng từ ban đầu được tổ chức hợp pháp và kịp thời cung cấp những thông tin hữu ích cho công tác quản lý và người sử dụng thông tin, đạt hiệu quả cao Đồng thời, công ty thực hiện việc bảo quản chứng từ đúng quy định nhằm duy trì tính đầy đủ, chính xác và an toàn cho quá trình ghi nhận và tra cứu chứng từ.
*Tổ chức hệ thống tài khoản
Hệ thống tài khoản của công ty được tổ chức chi tiết và đầy đủ, tạo điều kiện thuận lợi cho ghi chép và đáp ứng kịp thời yêu cầu thông tin từ bộ máy quản lý Các tài khoản được mở tương ứng với các đối tượng hạch toán, giúp quản lý các đối tượng một cách chặt chẽ và hiệu quả hơn.
*Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán:
Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ trong công tác kế toán, phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và được phản ánh rõ trên bảng kê, sổ nhật ký chứng từ, sổ chi tiết và sổ tổng hợp theo trình tự thời gian và định khoản kế toán Nhờ sự hỗ trợ của phần mềm kế toán được thiết kế đặc thù cho hoạt động của công ty, công tác kế toán trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn rất nhiều Hằng ngày, phòng kế toán tập trung vào thu thập và xử lý chứng từ, nhập số liệu và nội dung các nghiệp vụ kinh tế lên chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ cùng loại vào máy Sau khi nhập dữ liệu, các chứng từ được mã hóa trên máy và chương trình tự động chuyển số liệu vào các sổ chi tiết, bảng kê, nhật ký chứng từ, sổ tổng hợp và báo cáo tài chính, đảm bảo tính chính xác và kịp thời cho hệ thống kế toán.
Phần mềm kế toán hiện đại đã giúp giảm đáng kể khối lượng công việc ghi chép hàng ngày, đồng thời đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của số liệu nhờ việc nhập liệu một lần và tự động cập nhật vào các sổ kế toán liên quan Với tính năng tự động cập nhật, hệ thống không chỉ tiết kiệm thời gian và công sức cho đội ngũ kế toán mà còn hỗ trợ tra cứu và trích lập thông tin, báo cáo khi có yêu cầu quản lý, nhờ các tiện ích vẽ bảng biểu và sơ đồ dựa trên dữ liệu sẵn có.
*Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Hệ thống báo cáo kế toán của công ty được lập đầy đủ theo quy định của
Bộ phận tài chính xây dựng hệ thống báo cáo quản trị đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý của công ty Kết hợp với việc sử dụng phần mềm kế toán, các báo cáo được lập nhanh chóng và chính xác; bên cạnh các số liệu, hệ thống còn cung cấp phần phân tích sâu sắc giúp hiểu rõ tình hình tài chính và hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty Nhờ đó, lãnh đạo có cái nhìn tổng quan và chi tiết để đánh giá hiệu quả hoạt động, tối ưu hóa chi phí và đưa ra quyết định chiến lược phù hợp với mục tiêu tăng trưởng.
Bên cạnh những ưu điểm trong vận dụng công tác kế toán công ty vẫn không tránh khỏi một số hạn chế sau:
Hiện nay, khối lượng công việc lớn và phân bổ không tập trung khiến việc thu thập thông tin và hạch toán ban đầu gặp nhiều khó khăn về nhân lực Do khối lượng công việc tăng cao, nhiều kế toán viên phải kiêm nhiều công việc cùng lúc, dẫn đến áp lực công việc lớn và thường xuyên phải làm thêm giờ, khiến hiệu quả và tính chính xác trong công việc bị giảm sút.