KỸ NĂNG HOẠCH ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND QUẬN

TIỂU LUẬN: trường Đại học NỘi vụ hà nội Học viện hành chính quốc gia môn kỹ năng hoạch định trong quản trị văn phòng đề tài kỹ năng hoạch định công việc theo năm tại ủy ban nhân dân quận 12 thành phố hồ chí minh

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI PHÂN HIỆU TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ LƯU TRỮ

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là bài tiểu luận do tôi tự tìm hiểu và hoàn thành Nhữngnội dung thông tin và số liệu trong đề tài hoàn toàn dựa vào thực tế và đúngnguồn trích dẫn Nếu sai tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 2

3 Phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Ý nghĩa nghiên cứu 2

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠCH ĐỊNH……… 3

1.1 Khái niệm 3

1.2 Vai trò của hoạch định 3

1.3 Ý nghĩa của hoạch định 4

1.4 Các loại hoạch định 5

1.5 Các hình thức hoạch định 6

1.6 Phương pháp hoạch định 7

CHƯƠNG 2 CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH THEO NĂM TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 9

2.1 Giới thiệu tổng quan Văn phòng Uỷ ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh 9

2.2 Công tác hoạch định theo năm của Văn phòng UBND Thành phố Hồ Chí Minh 16

CHƯƠNG 3 ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH THEO NĂM TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 24

3.1 Ưu điểm 24

3.2 Hạn chế 24

3.3 Một số giải pháp hoàn thiện công tác hoạch định theo năm tại Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh 25

KẾT LUẬN 26

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 27

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, bộ phận văn phòng được xemnhư là bộ máy giúp việc, là cầu nối giữa các cấp lãnh đạo và hoạt động của cơquan, tổ chức, doanh nghiệp trong việc thu thập, xử lý và tổng hợp thông tinphục vụ cho cơ quan và lãnh đạo Công tác văn phòng triển khai hoạt độngđạt hiệu quả sẽ là động lực thúc đẩy sự phát triển, tạo điều kiện thuận lợi chocác hoạt động của cơ quan, đơn vị Để thực hiện tốt công tác trong văn phòng,thì hoạch định là yếu tố đầu tiên giữ vai trò quan trọng, mở đường cho cáchoạt động của văn phòng

Hoạch định là một trong bốn chức năng thiết yếu của quản trị, là nềntảng của quản trị, định hướng cho việc thực thi các chức năng của tổ chức,lãnh đạo và kiểm tra Việc hoạch định là nhằm vào tương lai: Những gì cầnphải làm và phải làm như thế nào Về cơ bản chức năng hoạch định bao gồmnhững hoạt động quản trị nhằm xác định mục tiêu trong tương lai và nhữngphương tiện thích hợp để đạt tới những mục tiêu đó Kết quả của chức nănghoạch định là một bản kế hoạch, một văn bản xác định những phương hướnghành động mà tổ chức sẽ thực hiện

Hoạch định công việc, công tác văn phòng giúp văn phòng hình thànhmột bộ máy làm việc với cơ cấu hợp lý, đảm bảo được thực hiện thông suốtcác mục tiêu đã đề ra của cơ quan Theo đó công tác hoạch định công việctheo năm lại càng được chú trọng hơn, được xây dựng và hình thành chỉnhchu nhất để cán bộ, nhân sự trong cơ quan, tổ chức thực hiện các công việc,mục tiêu đề ra trong một năm một cách hiệu quả Nhận thấy được tầm quantrọng của đề tài chính vì vậy tôi đã chọn chủ đề “Tìm hiểu, đánh giá về côngtác hoạch định theo năm tại văn phòng ủy ban nhân dân Thành phố Hồ ChíMinh”

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục tiêu: nắm được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức

và công tác hoạch định của Văn phòng Uỷ ban nhân dân Thành phố Hồ ChíMinh

Nhiệm vụ: khảo sát, tìm hiểu và đánh giá được công tác hoạch địnhtheo năm của văn phòng Từ đó nhận xét được ưu điểm, hạn chế trong côngtác hoạch định của văn phòng và đưa ra một số giải pháp để hoàn thiện côngtác hoạch định theo năm tại đây

3 Phạm vi nghiên cứu

Tại Văn phòng Uỷ ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh

4 Phương pháp nghiên cứu

Trong bài tiểu luận sử dụng một số phương pháp như sau:

Phương pháp quan sát

Phương pháp mô tả

Phương pháp điều tra, kháo sát

Phương pháp phân tích và tổng hợp

5 Ý nghĩa nghiên cứu

Việc nghiên cứu đề tài hoạch định không những giúp bản thân có thêm những kiến thức mới mà còn giúp các cơ quan, tổ chức có được cái nhìn về công tác hoạch định của cơ quan để có giải pháp thực hiện một cách tốt hơn

Và việc nghiên cứu đề tài còn đem lại tư liệu cho các học giả khác đi cần tham khảo đến những vấn đề này

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠCH ĐỊNH

1.1 Khái niệm

Hoạch định là chức năng đầu tiên và quan trọng nhất của quá trìnhquản trị, vì yêu cầu của quản trị là phải làm đúng ngay từ đầu Hoạch địnhbao gồm tất cả các công việc có liên quan đến chuẩn bị cho các hoạt động của

tổ chức trong tương lai

Hoạch định là quá trình xác định những mục tiêu của tổ chức vàphương thức tốt nhất để đạt được những mục tiêu đó” Nói cách khác, hoạchđịnh là quyết định xem phải làm cái gì, làm như thế nào, khi nào làm và ailàm cái đó”

Ví dụ: Công ty cổ phần giày A xác định mục tiêu trong năm 2022 sẽ

mở thêm xưởng may Để đạt được mục tiêu này một cách tốt nhất, công ty lên

kế hoạch vào năm 2021: phòng kinh doanh phải tìm kiếm mở rộng thị trườngxuất khẩu hàng may mặc, phòng tài chính huy động vốn bằng cách bán cổphần cho nhân viên, phòng kế hoạch vật tư, nhập dây chuyền sản xuất, phònghành chính nhân sự tuyển đội ngũ công nhân lành nghề

Như vậy “Hoạch định là một quá trình ấn định những mục tiêu và xácđịnh biện pháp, phương án tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó trongkhoảng thời gian nhất định.” Như vậy, tất cả những nhà quản trị đều làm côngviệc hoạch định

1.2 Vai trò của hoạch định

Phối hợp nỗ lực của các thành viên trong doanh nghiệp

Vai trò quản trị hiện hữu là do bởi nhu cầu cần đƣợc nối kết để điềuhành những công tác của mỗi cá nhân cũng như các đội ngũ trong một tổchức Hoạch định là một kỹ thuật quan trọng giúp đạt đến việc nối kết đó.Hoạch định cung cấp nền tảng cần thiết cho sự phối hợp các hoạt động của tổchức Hầu hết các tổ chức đều gồm nhiều bộ phận và mỗi bộ phận này chịutrách nhiệm góp phần để đạt đến mục tiêu chung của tổ chức

Giảm tính bất ổn định của doanh nghiệp, thích nghi với sự thay đổi của môi trường

Bởi hoạch định đề ra những kế hoạch trong sử dụng nguồn tài nguyênhạn chế và ứng phó với sự biến động của môi trường Nhờ đó có thể giảm tínhbất ổn định và dễ thích nghi với sự thay đổi của môi trường

Giảm sự trồng chéo và những hoạt động lãng phí, tăng hiệu quả của

cá nhân và tổ chức

Bởi hoạch định là quyết định xem phải làm cái gì, làm như thế nào, khinào làm và ai làm cái đó => hiệu quả trong sử dụng nguồn lực

Phát triển tinh thần làm việc tập thể

Để đạt được mục tiêu chung của tổ chức thì mọi cá nhân phải nỗ lựclàm việc với sự tương tác lẫn nhau

Thiết lập nên những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra.

1.3 Ý nghĩa của hoạch định

Thứ nhất, hoạch định là nền tảng của quản lí, giúp nhà quản lí có tư duy

hệ thống để tiên liệu các tình huống quản lý Bản chất của hoạch định là lựachọn một trong những phương án hành động tương lai cho toàn bộ và từng bộphận trong tổ chức

Thứ hai, hoạch định trước sẽ giúp tổ chức chủ động, sẵn sàng ứng phóvới những thay đổi của môi trường bên ngoài.

Thứ ba, hoạch định sẽ giúp tổ chức tập trung vào các mục tiêu và chínhsách đã đặt ra Khi ban hành kế hoạch thì các mục tiêu đã được xác định cụthể, bắt buộc các cá nhân và tổ chức phải hoàn thành Sự đóng góp của hoạchđịnh và các kế hoạch phụ trợ là hoàn thành mục đích và mục tiêu cơ sở Do

đó cần xác định và tập trung mục tiêu, chính sách để hoàn thành

Thứ tư, hoạch định là cơ sở để tiến hành các hoạt động kiểm tra, giámsát Không có kế hoạch thì không thể kiểm tra Vì kiểm tra là giữ cho cáchoạt động theo đúng tiến trình bằng cách điều chỉnh các sai lệch so với kếhoạch Kiểm tra mà không có tiêu chuẩn, nhiệm vụ thì sẽ không biết muốn điđâu Do đó, các kế hoạch sẽ cung cấp tiêu chuẩn kiểm tra

1.4 Các loại hoạch định.

Hoạch định mục tiêu.

Mục tiêu là trạng thái mong đợi, có thể có và cần phải có đối với một tổchức hoặc cá nhân tại một thời điểm nhất định Trạng thái mong đợi là cái màchúng ta mong muốn nó sẽ xảy ra trong tương lai Trạng thái có thể có là cái

mà chúng ta mong đợi có thể thực hiện được, không phải là sự mong muốnviển vông thiếu căn cứ Trạng thái cần phải có, nói lên tính chất rất cần thiếtphải có nó nếu không tổ chức khó có thể tồn tại và phát triển hoặc cá nhânkhông thể thành đạt

Bao gồm các loại mục tiêu như mục tiêu định lượng là mục tiêu xácđịnh rõ số lượng và thời gian cần đạt được như lợi nhuận, doanh thu, thunhập, kết quả học tập, sản phẩm …Mục tiêu định tính là mục tiêu không xácđịnh rõ số lượng và thời gian cần đạt được như mục tiêu về chất lượng đàotạo, mục tiêu nâng cao tay nghề, mục tiêu giàu có, mục tiêu hạnh phúc…

Các loại hoạch định mục tiêu

Hoạch định chiến lược: Là quá trình đưa ra các quyết định dài hạn, xácđịnh con đường phát triển của tổ chức trong những khoảng thời gian nhất địnhtrong tương lai nhằm liên kết các nỗ lực của con người và các nguồn lực kháchướng tới mục tiêu.

Hoạch định chiến thuật: Bao gồm hệ thống các kế hoạch quí, năm vàcác chính sách, các dự án, chế độ, quy định

Hoạch định tác nghiệp: Bao gồm xây dựng các kế hoạch ngày, tuần,tháng và xây dựng các chương trình hành động cụ thể, trong đó đề cập rõ cácgiải pháp, hình thức tiến hành, phân bổ nguòn lực…

Hoạch định thời gian

Hoạch định dài hạn: các nhà quản trị cấp cao tiến hành, thời gian từ 3năm trở lên, nhằm xác định những định hướng lớn, mục tiêu lâu dài và làđương đi của tổ chức

Hoạch định trung hạn: do các nhà quản trị cấp trung gian thực hiệnnhằm cụ thể hóa kế hoạch dài hạn nói trên gắn với từng đơn vị, từng lĩnh vực.Thời gian của loại kế hoạch này thường từ 01 năm đến 03 năm

Hoạch định ngắn hạn: do các nhà quản trị cấp cơ sở tiến hành, đây thựcchất là các kế hoạch tác nghiệp, tức là các kế hoạch rất cụ thể, chi tiết nhằmtriển khai hiệu quả từng công việc Kế hoạch loại này là các công cụ thực tiễn,

là các bước đi cụ thể để hoàn thành các kế hoạch trung hạn và dài hạn Kếhoạch ngắn hạn thường có thời gian dưới 01 năm

1.5 Các hình thức hoạch định

Hoạch định từ trên xuống dưới: đây là hình thức hoạch định thườngthấy ở các doanh nghiệp quốc doanh trong thời bao cấp Cấp cao nhất của tổchức xây dựng kế hoạch trước sau đó là các cấp tiếp theo cho đến cấp cuốicùng

Hoạch định từ dưới lên trên: Đây là hình thức ngược lại so với hìnhthức thứ nhất.

Hoạch định theo qui trình hai xuống một lên Qui trình này được thựchiện như sau:

Vào đầu năm (thường là tháng 11 hoặc 12 năm trước) cấp trên xâydựng kế hoạch cho cấp mình và hướng dẫn việc lập kế hoạch cho cấp dưới

Cấp dưới căn cứ vào kế hoạch của cấp trên và các căn cứ khác để xâydựng cho cấp mình và gửi cho cấp trên để xem xét quyết định

Sau đó cấp trên gửi trả lại cho cấp dưới tổ chức thực hiện

Đây là hình thức đang vận dụng một cách phổ biến Nó đảm bảo việc

kế hoạch được thực hiện một cách thống nhất Giữ vững các định hướng củacấp trên Không hạn chế tính chủ động, sáng tạo của cấp dưới, kế hoạch luônsát với thực tiễn

1.6 Phương pháp hoạch định

Xác định mục tiêu yêu cầu

Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn phải quan tâm là:Tại sao bạn phải làm công việc này?

Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn?

Hậu quả nếu bạn không thực hiện chúng?

Why (tại sao?) là 1W trong 5W Khi bạn thực hiện một công việc thìđiều đầu tiên bạn nên xem xét đó chính là why với nội dung như trên

Xác định được yêu cầu, mục tiêu giúp bạn luôn hướng trọng tâm cáccông việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng

Xác định nội dung công việc

1W = what? Nội dung công việc đó là gi?

Chỉ ra các bước thực hiện công việc được giao

Bước sau là “kết quả” của bước trước theo một trật tự logic, khoa học

Xác định đối tượng, địa điểm và thời gian

Đơn vị nào thực hiện?

Địa điểm thực hiện ở đâu?

Thời gian nào, bao lâu?

Xác định cách thức thực hiện

H là how (như thế nào)?

Xác định quy trình thực hiện công việc như thế nào

Phương pháp, thủ tục thực hiện công việc

Tài liệu, văn bản hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từngcông việc)?

Tiêu chuẩn thực hiện?

Nếu có máy móc, thiết bị, công nghệ thì cách thức vận hành như thếnào?

Xác định phương pháp kiểm tra, kiểm soát

Công việc đó có đặc tính gì?

Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?

Đo lường bằng dụng cụ, máy móc, công nghệ như thế nào

Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu?

Ai tiến hành kiểm tra?

Xác định nguồn lực thực hiện

Tài chính

Sức lao động

Trang thiết bị máy móc

Công nghệ

Thông tin, quan hệ…

CHƯƠNG 2 CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH THEO NĂM TẠI VĂN

PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

2.1 Giới thiệu tổng quan Văn phòng Uỷ ban nhân dân Thành phố

Hồ Chí Minh

2.1.1 Vị trí, chức năng

Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố (sau đây gọi tắt là Văn phòng)

là cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố; có chức năng tham mưu, giúp

Ủy ban nhân dân Thành phố về: chương trình, kế hoạch công tác của Ủy bannhân dân Thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố; kiểm soát thủ tụchành chính; tổ chức triển khai thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thôngtrong giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của địa phương; tổchức, quản lý và công bố các thông tin chính thức về hoạt động của Ủy bannhân dân Thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố; đầu mối Cổngthông tin điện tử, kết nối hệ thống thông tin hành chính điện tử phục vụ côngtác lãnh đạo, chỉ đạo điều hành của Ủy ban nhân dân Thành phố, Chủ tịch Ủyban nhân dân Thành phố; quản lý công báo và phục vụ các hoạt động chungcủa Ủy ban nhân dân Thành phố; giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố

và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố thực hiện nhiệm vụ, quyềnhạn theo thẩm quyền; quản lý công tác quản trị nội bộ của Văn phòng

Văn phòng có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng

Trụ sở làm việc đặt tại: số 86 đường Lê Thánh Tôn, phường Bến Nghé,

Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh

2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

1 Trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành:

a) Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh;

b) Văn bản quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu

tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh;

c) Văn bản quy định cụ thể điều kiện, tiêu chuẩn chức danh Trưởng,Phó các đơn vị thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Chánh Văn phòng,Phó Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các huyện,thành phố, thị xã

2 Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành:

a) Quyết định thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể các đơn vị thuộcVăn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh;

b) Các văn bản khác theo sự phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân

3 Tham mưu, xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạchcông tác của Ủy ban nhân dân tỉnh:

a) Tổng hợp đề nghị của các Sở, cơ quan ngang Sở, cơ quan thuộc Ủyban nhân dân tỉnh (sau đây gọi chung là Sở), Ủy ban nhân dân cấp huyện, cơquan, tổ chức liên quan;

b) Kiến nghị với Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh đưa vào chương trình,

kế hoạch công tác những vấn đề cần tập trung chỉ đạo, điều hành hoặc giao cơquan liên quan nghiên cứu, xây dựng đề án, dự án, dự thảo văn bản;

c) Xây dựng, trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dântỉnh ban hành hoặc phê duyệt chương trình, kế hoạch công tác;

d) Theo dõi, đôn đốc các Sở, Ủy ban nhân dân cấp huyện, các cơ quan,

tổ chức liên quan thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, bảo đảm đúngtiến độ, chất lượng;

đ) Bảo cáo định kỳ hoặc đột xuất kết quả thực hiện; kiến nghị giảipháp nhằm thực hiện có hiệu quả chương trình, kế hoạch công tác;