tiểu luận kỹ năng hoạch định trong quản trị văn phòng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI PHÂN HIỆU TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ LƯU TRỮ TÊN ĐỀ TÀI TÌM HIỂU, ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH THEO NĂM TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PH.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI PHÂN HIỆU TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ LƯU TRỮ

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là bài tiểu luận do tôi tự tìm hiểu và hoàn thành Những nội dung thông tin và số liệu trong đề tài hoàn toàn dựa vào thực tế và đúng

nguồn trích dẫn Nếu sai tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 2

3 Phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Ý nghĩa nghiên cứu 2

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠCH ĐỊNH……… 3

1.1 Khái niệm 3

1.2 Vai trò của hoạch định 3

1.3 Ý nghĩa của hoạch định 4

1.4 Các loại hoạch định 5

1.5 Các hình thức hoạch định 6

1.6 Phương pháp hoạch định 7

CHƯƠNG 2 CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH THEO NĂM TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 9

2.1 Giới thiệu tổng quan Văn phòng Uỷ ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh 9

2.2 Công tác hoạch định theo năm của Văn phòng UBND Thành phố Hồ Chí Minh 16

CHƯƠNG 3 ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH THEO NĂM TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 24

3.1 Ưu điểm 24

3.2 Hạn chế 24

3.3 Một số giải pháp hoàn thiện công tác hoạch định theo năm tại Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh 25

KẾT LUẬN 26

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 27

Hoạch định là một trong bốn chức năng thiết yếu của quản trị, là nền tảng của quản trị, định hướng cho việc thực thi các chức năng của tổ chức, lãnh đạo

và kiểm tra Việc hoạch định là nhằm vào tương lai: Những gì cần phải làm và phải làm như thế nào Về cơ bản chức năng hoạch định bao gồm những hoạt động quản trị nhằm xác định mục tiêu trong tương lai và những phương tiện thích hợp để đạt tới những mục tiêu đó Kết quả của chức năng hoạch định là một bản kế hoạch, một văn bản xác định những phương hướng hành động mà

tổ chức sẽ thực hiện

Hoạch định công việc, công tác văn phòng giúp văn phòng hình thành một bộ máy làm việc với cơ cấu hợp lý, đảm bảo được thực hiện thông suốt các mục tiêu đã đề ra của cơ quan Theo đó công tác hoạch định công việc theo năm lại càng được chú trọng hơn, được xây dựng và hình thành chỉnh chu nhất

để cán bộ, nhân sự trong cơ quan, tổ chức thực hiện các công việc, mục tiêu đề

ra trong một năm một cách hiệu quả Nhận thấy được tầm quan trọng của đề tài chính vì vậy tôi đã chọn chủ đề “Tìm hiểu, đánh giá về công tác hoạch định theo năm tại văn phòng ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh”

2

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục tiêu: nắm được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và công tác hoạch định của Văn phòng Uỷ ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh

Nhiệm vụ: khảo sát, tìm hiểu và đánh giá được công tác hoạch định theo năm của văn phòng Từ đó nhận xét được ưu điểm, hạn chế trong công tác hoạch định của văn phòng và đưa ra một số giải pháp để hoàn thiện công tác hoạch định theo năm tại đây

3 Phạm vi nghiên cứu

Tại Văn phòng Uỷ ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh

4 Phương pháp nghiên cứu

Trong bài tiểu luận sử dụng một số phương pháp như sau:

Phương pháp quan sát

Phương pháp mô tả

Phương pháp điều tra, kháo sát

Phương pháp phân tích và tổng hợp

5 Ý nghĩa nghiên cứu

Việc nghiên cứu đề tài hoạch định không những giúp bản thân có thêm những kiến thức mới mà còn giúp các cơ quan, tổ chức có được cái nhìn về công tác hoạch định của cơ quan để có giải pháp thực hiện một cách tốt hơn

Và việc nghiên cứu đề tài còn đem lại tư liệu cho các học giả khác đi cần

tham khảo đến những vấn đề này

Hoạch định là quá trình xác định những mục tiêu của tổ chức và phương thức tốt nhất để đạt được những mục tiêu đó” Nói cách khác, hoạch định là quyết định xem phải làm cái gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai làm cái đó”

Ví dụ: Công ty cổ phần giày A xác định mục tiêu trong năm 2022 sẽ mở thêm xưởng may Để đạt được mục tiêu này một cách tốt nhất, công ty lên kế hoạch vào năm 2021: phòng kinh doanh phải tìm kiếm mở rộng thị trường xuất khẩu hàng may mặc, phòng tài chính huy động vốn bằng cách bán cổ phần cho nhân viên, phòng kế hoạch vật tư, nhập dây chuyền sản xuất, phòng hành chính nhân sự tuyển đội ngũ công nhân lành nghề

Như vậy “Hoạch định là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp, phương án tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó trong khoảng thời gian nhất định.” Như vậy, tất cả những nhà quản trị đều làm công việc hoạch định

1.2 Vai trò của hoạch định

Phối hợp nỗ lực của các thành viên trong doanh nghiệp

4

Vai trò quản trị hiện hữu là do bởi nhu cầu cần đƣợc nối kết để điều hành những công tác của mỗi cá nhân cũng như các đội ngũ trong một tổ chức Hoạch định là một kỹ thuật quan trọng giúp đạt đến việc nối kết đó Hoạch định cung cấp nền tảng cần thiết cho sự phối hợp các hoạt động của tổ chức Hầu hết các

tổ chức đều gồm nhiều bộ phận và mỗi bộ phận này chịu trách nhiệm góp phần

để đạt đến mục tiêu chung của tổ chức

Giảm tính bất ổn định của doanh nghiệp, thích nghi với sự thay đổi của môi trường

Bởi hoạch định đề ra những kế hoạch trong sử dụng nguồn tài nguyên hạn chế và ứng phó với sự biến động của môi trường Nhờ đó có thể giảm tính bất ổn định và dễ thích nghi với sự thay đổi của môi trường

Giảm sự trồng chéo và những hoạt động lãng phí, tăng hiệu quả của cá

nhân và tổ chức

Bởi hoạch định là quyết định xem phải làm cái gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai làm cái đó => hiệu quả trong sử dụng nguồn lực

Phát triển tinh thần làm việc tập thể

Để đạt được mục tiêu chung của tổ chức thì mọi cá nhân phải nỗ lực làm việc với sự tương tác lẫn nhau

Thiết lập nên những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra

1.3 Ý nghĩa của hoạch định

Thứ nhất, hoạch định là nền tảng của quản lí, giúp nhà quản lí có tư duy

hệ thống để tiên liệu các tình huống quản lý Bản chất của hoạch định là lựa chọn một trong những phương án hành động tương lai cho toàn bộ và từng bộ phận trong tổ chức

và các kế hoạch phụ trợ là hoàn thành mục đích và mục tiêu cơ sở Do đó cần xác định và tập trung mục tiêu, chính sách để hoàn thành

Thứ tư, hoạch định là cơ sở để tiến hành các hoạt động kiểm tra, giám sát Không có kế hoạch thì không thể kiểm tra Vì kiểm tra là giữ cho các hoạt động theo đúng tiến trình bằng cách điều chỉnh các sai lệch so với kế hoạch Kiểm tra mà không có tiêu chuẩn, nhiệm vụ thì sẽ không biết muốn đi đâu Do

đó, các kế hoạch sẽ cung cấp tiêu chuẩn kiểm tra

1.4 Các loại hoạch định

Hoạch định mục tiêu

Mục tiêu là trạng thái mong đợi, có thể có và cần phải có đối với một tổ chức hoặc cá nhân tại một thời điểm nhất định Trạng thái mong đợi là cái mà chúng ta mong muốn nó sẽ xảy ra trong tương lai Trạng thái có thể có là cái

mà chúng ta mong đợi có thể thực hiện được, không phải là sự mong muốn viển vông thiếu căn cứ Trạng thái cần phải có, nói lên tính chất rất cần thiết phải có

nó nếu không tổ chức khó có thể tồn tại và phát triển hoặc cá nhân không thể thành đạt

Bao gồm các loại mục tiêu như mục tiêu định lượng là mục tiêu xác định

rõ số lượng và thời gian cần đạt được như lợi nhuận, doanh thu, thu nhập, kết quả học tập, sản phẩm …Mục tiêu định tính là mục tiêu không xác định rõ số lượng và thời gian cần đạt được như mục tiêu về chất lượng đào tạo, mục tiêu nâng cao tay nghề, mục tiêu giàu có, mục tiêu hạnh phúc…

Các loại hoạch định mục tiêu

6

Hoạch định chiến lược: Là quá trình đưa ra các quyết định dài hạn, xác định con đường phát triển của tổ chức trong những khoảng thời gian nhất định trong tương lai nhằm liên kết các nỗ lực của con người và các nguồn lực khác hướng tới mục tiêu

Hoạch định chiến thuật: Bao gồm hệ thống các kế hoạch quí, năm và các chính sách, các dự án, chế độ, quy định

Hoạch định tác nghiệp: Bao gồm xây dựng các kế hoạch ngày, tuần, tháng và xây dựng các chương trình hành động cụ thể, trong đó đề cập rõ các giải pháp, hình thức tiến hành, phân bổ nguòn lực…

Hoạch định thời gian

Hoạch định dài hạn: các nhà quản trị cấp cao tiến hành, thời gian từ 3 năm trở lên, nhằm xác định những định hướng lớn, mục tiêu lâu dài và là đương

đi của tổ chức

Hoạch định trung hạn: do các nhà quản trị cấp trung gian thực hiện nhằm

cụ thể hóa kế hoạch dài hạn nói trên gắn với từng đơn vị, từng lĩnh vực Thời gian của loại kế hoạch này thường từ 01 năm đến 03 năm

Hoạch định ngắn hạn: do các nhà quản trị cấp cơ sở tiến hành, đây thực chất là các kế hoạch tác nghiệp, tức là các kế hoạch rất cụ thể, chi tiết nhằm triển khai hiệu quả từng công việc Kế hoạch loại này là các công cụ thực tiễn,

là các bước đi cụ thể để hoàn thành các kế hoạch trung hạn và dài hạn Kế hoạch ngắn hạn thường có thời gian dưới 01 năm

1.5 Các hình thức hoạch định

Hoạch định từ trên xuống dưới: đây là hình thức hoạch định thường thấy

ở các doanh nghiệp quốc doanh trong thời bao cấp Cấp cao nhất của tổ chức xây dựng kế hoạch trước sau đó là các cấp tiếp theo cho đến cấp cuối cùng

Hoạch định từ dưới lên trên: Đây là hình thức ngược lại so với hình thức thứ nhất

7

Hoạch định theo qui trình hai xuống một lên Qui trình này được thực hiện như sau:

Vào đầu năm (thường là tháng 11 hoặc 12 năm trước) cấp trên xây dựng

kế hoạch cho cấp mình và hướng dẫn việc lập kế hoạch cho cấp dưới

Cấp dưới căn cứ vào kế hoạch của cấp trên và các căn cứ khác để xây dựng cho cấp mình và gửi cho cấp trên để xem xét quyết định

Sau đó cấp trên gửi trả lại cho cấp dưới tổ chức thực hiện

Đây là hình thức đang vận dụng một cách phổ biến Nó đảm bảo việc kế hoạch được thực hiện một cách thống nhất Giữ vững các định hướng của cấp trên Không hạn chế tính chủ động, sáng tạo của cấp dưới, kế hoạch luôn sát với thực tiễn

1.6 Phương pháp hoạch định

Xác định mục tiêu yêu cầu

Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn phải quan tâm là:

Tại sao bạn phải làm công việc này?

Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn?

Hậu quả nếu bạn không thực hiện chúng?

Why (tại sao?) là 1W trong 5W Khi bạn thực hiện một công việc thì điều đầu tiên bạn nên xem xét đó chính là why với nội dung như trên

Xác định được yêu cầu, mục tiêu giúp bạn luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng

Xác định nội dung công việc

1W = what? Nội dung công việc đó là gi?

Chỉ ra các bước thực hiện công việc được giao

Bước sau là “kết quả” của bước trước theo một trật tự logic, khoa học

Xác định đối tượng, địa điểm và thời gian

Ai là người thực hiện?

Đơn vị nào thực hiện?

Địa điểm thực hiện ở đâu?

Thời gian nào, bao lâu?

Xác định cách thức thực hiện

H là how (như thế nào)?

Xác định quy trình thực hiện công việc như thế nào

Phương pháp, thủ tục thực hiện công việc

Tài liệu, văn bản hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)?

Tiêu chuẩn thực hiện?

Nếu có máy móc, thiết bị, công nghệ thì cách thức vận hành như thế nào?

Xác định phương pháp kiểm tra, kiểm soát

Công việc đó có đặc tính gì?

Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?

Đo lường bằng dụng cụ, máy móc, công nghệ như thế nào

Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu?

Ai tiến hành kiểm tra?

9

CHƯƠNG 2 CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH THEO NĂM TẠI VĂN

PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

2.1 Giới thiệu tổng quan Văn phòng Uỷ ban nhân dân Thành phố

Hồ Chí Minh

2.1.1 Vị trí, chức năng

Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố (sau đây gọi tắt là Văn phòng)

là cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố; có chức năng tham mưu, giúp

Ủy ban nhân dân Thành phố về: chương trình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân Thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố; kiểm soát thủ tục hành chính; tổ chức triển khai thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của địa phương; tổ chức, quản lý và công bố các thông tin chính thức về hoạt động của Ủy ban nhân dân Thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố; đầu mối Cổng thông tin điện

tử, kết nối hệ thống thông tin hành chính điện tử phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo điều hành của Ủy ban nhân dân Thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố; quản lý công báo và phục vụ các hoạt động chung của Ủy ban nhân dân Thành phố; giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố và các Phó Chủ tịch

Ủy ban nhân dân Thành phố thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo thẩm quyền; quản lý công tác quản trị nội bộ của Văn phòng

Văn phòng có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng

Trụ sở làm việc đặt tại: số 86 đường Lê Thánh Tôn, phường Bến Nghé,

Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh

2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

1 Trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành:

a) Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh;

10

b) Văn bản quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu

tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh;

c) Văn bản quy định cụ thể điều kiện, tiêu chuẩn chức danh Trưởng, Phó các đơn vị thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã

2 Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành:

a) Quyết định thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể các đơn vị thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh;

b) Các văn bản khác theo sự phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân

3 Tham mưu, xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân tỉnh:

a) Tổng hợp đề nghị của các Sở, cơ quan ngang Sở, cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh (sau đây gọi chung là Sở), Ủy ban nhân dân cấp huyện, cơ quan, tổ chức liên quan;

b) Kiến nghị với Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh đưa vào chương trình,

kế hoạch công tác những vấn đề cần tập trung chỉ đạo, điều hành hoặc giao cơ quan liên quan nghiên cứu, xây dựng đề án, dự án, dự thảo văn bản;

c) Xây dựng, trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành hoặc phê duyệt chương trình, kế hoạch công tác;

d) Theo dõi, đôn đốc các Sở, Ủy ban nhân dân cấp huyện, các cơ quan,

tổ chức liên quan thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, bảo đảm đúng tiến

độ, chất lượng;

đ) Bảo cáo định kỳ hoặc đột xuất kết quả thực hiện; kiến nghị giải pháp nhằm thực hiện có hiệu quả chương trình, kế hoạch công tác;

11

e) Kịp thời báo cáo, điều chỉnh chương trình, kế hoạch công tác, đáp ứng yêu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh

4 Phục vụ hoạt động của Ủy ban nhân dân tỉnh:

a) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan chuẩn bị chương trình, nội dung, phục vụ các cuộc họp của Ủy ban nhân dân tỉnh;

b) Thực hiện chế độ tổng hợp, báo cáo;

c) Theo dõi, đôn đốc, đánh giá kết quả thực hiện Quy chế làm việc của

Ủy ban nhân dân tỉnh:

d) Tổ chức công tác tiếp công dân theo quy định của pháp luật

5 Tham mưu, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện các nhiệm

a) Đối với đề án, dự án, dự thảo văn bản do các cơ quan trình: Kiểm tra

hồ sơ, trình tự, thủ tục soạn thảo, thể thức, kỹ thuật trình bày dự thảo văn bản; tóm tắt nội dung, nêu rõ thẩm quyền quyết định, sự đồng bộ trong chỉ đạo, điều

b) Đối với dự thảo báo cáo, bài phát biểu: Phối hợp với các cơ quan liên quan biên tập, hoàn chỉnh theo chỉ đạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh;

c) Đối với văn bản khác: Kiến nghị với Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giao cơ quan liên quan triển khai thực hiện; tổ chức các điều kiện cần thiết để

Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xử lý theo quy định của pháp luật và nội dung văn bản đến

7 Phát hành, quản lý, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tình hình, kết quả thực hiện văn bản của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh:

a) Quản lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh;

b) Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tình hình, kết quả thực hiện văn bản chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh; định kỳ rà soát, báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh để bảo đảm sự đồng bộ, thống nhất trong chỉ đạo, điều hành;

c) Rà soát nhằm phát hiện vướng mắc, phát sinh về thẩm quyền, hồ sơ, trình tự, thủ tục và nghiệp vụ hành chính văn phòng trong quá trình chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh; kịp thời