tiểu luận kỹ năng hoạch định trong quản trị văn phòng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI PHÂN HIỆU TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ LƯU TRỮ TÊN ĐỀ TÀI TÌM HIỂU ĐÁNH GIÁ PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH CÁC CÔNG VIỆC CÁC CÔNG VIỆC THEO THÁNG TẠI ỦY BA.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI PHÂN HIỆU TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ LƯU TRỮ

TÊN ĐỀ TÀI TÌM HIỂU ĐÁNH GIÁ PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH CÁC CÔNG VIỆC CÁC CÔNG VIỆC THEO THÁNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là bài tiểu luận do tôi tự tìm hiểu và hoàn thành Những nội dung thông tin và số liệu trong đề tài hoàn toàn dựa vào thực tế và đúng

nguồn trích dẫn Nếu sai tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Cấu trúc của đề tài 2

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC 3

1.1 Khái niệm hoạch định 3

1.2 Mục đích của hoạch định 3

1.3 Phân loại hoạch định 4

1.4 Căn cứ hoạch định 5

1.5 Hình thức hoạch định 7

1.6 Phương pháp hoạch định 8

CHƯƠNG 2 CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH THEO THÁNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 7, QUẬN GÒ VẤP 10

2.1 Tổng quan về Uỷ ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp 10

2.1.1 Lịch sử hình thành 10

2.1.2 Vị trí, chức năng 10

2.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn 11

2.1.4 Cơ cấu tổ chức 12

2.2 Công tác hoạch định theo tháng tại Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp 14

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH THEO THÁNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 7, QUẬN GÒ VẤP 19

3.1 Đánh giá, nhận xét chung 19

3.1.1 Ưu điểm 19

3.1.2 Nhược điểm 20

3.1.3 Nguyên nhân 20

3.2 Một số giải pháp cụ thể 21

3.2.1 Công tác hoạch định theo tháng cần được chuẩn hóa theo quy trình (gồm 5 bước) 21

3.2.2 Chú trọng bồi dưỡng cán bộ, công chức thực hiện công tác hoạch định 22

3.2.3 Hoàn thiện hệ thống quy chế, quy định 23

KẾT LUẬN 24

TÀI LIỆU THAM KHẢO 25

đề trên không gì khác đó là việc Hoach định

Trên phương diện nhận thức cũng như trong thực tiễn, hoạch định có vai trò hết sức quan trọng, bởi nó hỗ trợ các nhà quản trị một cách hữu hiệu trong việc đề ra những kế hoạch sử dụng hiệu quả các nguồn tài nguyên hạn chế và đối phó với tính không chắc chắn của các môi trường

Hoạch định giúp các cơ quan, tổ chức hình thành một bộ máy làm việc hợp lý, đảm bảo được tính thống nhất và thực hiện thông suốt các mục tiêu đã

đề ra của cơ quan Theo đó công tác hoạch định theo tháng lại được xây dựng

và hình thành chỉnh chu nhất để cán bộ trong cơ quan, tổ chức dựa vào đó để thực hiện các công việc, mục tiêu đề ra trong một tháng một cách hiệu quả nhất

Nhận được ý nghĩa của đề tài do đó tôi đã chọn chủ đề “Tìm hiểu, đánh giá phương pháp hoạch định các công việc theo tháng tại Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh” để làm bài tiểu luận

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Phương pháp hoạch định theo theo tháng cơ quan UBND Phường 7, quận Gò Vấp

Phạm vi nghiên cứu: Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục đích:

2

- Khảo sát và đánh giá phương pháp hoạch định công việc theo tháng tại UBND Phường 7, quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh

Nhiệm vụ:

- Khái quát về cơ sở lý luận chung của đề tài

- Khảo sát và đánh giá hoạch định công việc tại cơ quan UBND Phường 7

- Chỉ ra những mặt đạt được và mặt hạn chế trong công tác hoạch định theo tháng của UBND Phường 7

- Đề xuất một số giải pháp nâng cao công tác hoạch định cho cơ quan

4 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng một số phương pháp như sau:

- Phương pháp phân tích – tổng hợp

- Phương pháp điều tra, khảo sát

- Phương pháp so sánh, đối chiếu

- Phương pháp tham khảo nguồn tài liệu…

5 Cấu trúc của đề tài

Ngoài mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài còn có 3 chương cụ thể như sau:

Chương 1 Cơ sở lý luận chung về Hoạch định

Chương 2 Công tác hoạch định theo tháng tại Ủy ban nhân dân Phường 7

Chương 3 Giải pháp góp phần nâng cao công tác hoạch định theo tháng tại UBND Phường 7

3

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC

1.1 Khái niệm hoạch định

Hoạch định là một trong bốn chức năng thiết yếu của quản trị, là nền tảng của quản trị, định hướng cho việc thực thi các chức năng của tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra Việc hoạch định là nhằm vào tương lai: Những gì cần phải làm và phải làm như thế nào Về cơ bản chức năng hoạch định bao gồm những hoạt động quản trị nhằm xác định mục tiêu trong tương lai và những phương tiện thích hợp để đạt tới những mục tiêu đó Kết quả của chức năng hoạch định là một bản kế hoạch, một văn bản xác định những phương hướng hành động mà tổ chức sẽ thực hiện

Khái niệm tổng quát như sau: “Hoạch định là quá trình xác định những mục tiêu của tổ chức và phương thức tốt nhất để đạt được những mục tiêu đó” Nói cách khác, hoạch định là “quyết định xem phải làm cái gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai làm cái đó”

Ví dụ: Chuẩn bị (xác định) trong tuần tới, tháng tới, năm tới phải làm những việc gì, đầu tư dự án nào, những chương trình, biện pháp nào cần thực hiện

Như vậy, hoạch định chính là phương thức xử lý và giải quyết các vấn

đề một cách có kế hoạch cụ thể từ trước Hoạch định có liên quan tới mục tiêu cần phải đạt được, cũng như phương tiện để đạt được cái đó

1.2 Mục đích của hoạch định

Bất kỳ một tổ chức nào trong tương lai cũng có sự thay đổi nhất định,

và trong trường hợp đó, hoạch định là chiếc cầu nối cần thiết giữa hiện tại và tương lai Nó sẽ làm tăng khả năng đạt được các kết quả mong muốn của tổ chức Hoạch định là nền tảng của quá trình hình thành một chiến lược có hiệu quả

4

Hoạch định có thể có ảnh hưởng nhất định đến hiệu quả của cá nhân và

tổ chức Nhờ hoạch định trước, một tổ chức có thể nhận ra và tận dụng cơ hội của môi trường và giúp các nhà quản trị ứng phó với sự bất định và thay đổi của các yếu tố môi trường Từ các sự kiện trong quá khứ và hiện tại, hoạch định sẽ suy ra được tương lai Ngoài ra nó còn đề ra các nhiệm vụ, dự đoán các biến cố và xu hướng trong tương lai, thiết lập các mục tiêu và lựa chọn các chiến lược để theo đuổi các mục tiêu này

Hướng dẫn các nhà quản trị cách thức để đạt mục tiêu và kết quả mong đợi cuối cùng Mặt khác, nhờ có hoạch định, các nhà quản trị có thể biết tập trung chú ý vào việc thực hiện các mục tiêu trọng điểm trong những thời điểm khác nhau

Nhờ có hoạch định một tổ chức có thể phát triển tinh thần làm việc tập thể Khi mỗi người trong tập thể cùng nhau hành động và đều biết rằng mình muốn đạt cái gì, thì kết quả đạt được sẽ cao hơn

Hoạch định giúp tổ chức có thể thích nghi được với sự thay đổi của môi trường bên ngoài, do đó có thể định hướng được số phận của nó Các tổ chức thành công thường cố gắng kiểm soát tương lai của họ hơn là chỉ phản ứng với những ảnh hưởng và biến cố bên ngoài khi chúng xảy ra Thông thường tổ chức nào không thích nghi được với sự thay đổi của môi trường thì sẽ bị tan

vỡ Ngày nay, sự thích nghi nhanh chóng là cần thiết hơn bao giờ hết do những thay đổi trong môi trường kinh doanh thế giới đang xảy ra nhanh hơn

Hoạch định giúp các nhà quản trị kiểm tra tình hình thực hiện các mục

tiêu thuận lợi và dễ dàng

1.3 Phân loại hoạch định

a Hoạch định mục tiêu

* Hoạch định chiến lược

5

Là quá trình đưa ra các quyết định dài hạn, xác định con đường phát triển của tổ chức trong những khoảng thời gian nhất định trong tương lai nhằm liên kết các nỗ lực của con người và các nguồn lực khác hướng tới mục tiêu

- *Hoạch định chiến thuật

Bao gồm hệ thống các kế hoạch quí, năm và các chính sách, các dự án,

chế độ, quy định

*Hoạch định tác nghiệp

Bao gồm:

- Xây dựng các kế hoạch ngày, tuần, tháng

- Xây dựng các chương trình hành động cụ thể, trong đó đề cập rõ các giải pháp, hình thức tiến hành, phân bổ nguòn lực…

b Hoạch định thời gian

* Hoạch định ngắn hạn

Do các nhà quản trị cấp cơ sở tiến hành, đây thực chất là các kế hoạch tác nghiệp, tức là các kế hoạch rất cụ thể, chi tiết nhằm triển khai hiệu quả từng công việc Kế hoạch loại này là các công cụ thực tiễn, là các bước đi cụ thể để hoàn thành các kế hoạch trung hạn và dài hạn Kế hoạch ngắn hạn thường có thời gian dưới 01 năm

1.4 Căn cứ hoạch định

6

Căn cứ vào chủ trương, đường lối chính sách của Đảng, Nhà nước và

cơ quan

- Căn cứ vào chủ trương về chính trị

- Căn cứ vào chủ trương, đường lối về kinh tế

- Căn cứ vào chủ trương, chính sách về pháp luật

- Căn cứ vào chủ trương, chính sách về tài chính

- Căn cứ vào chủ trương, chính sách về chỉ tiêu nhân sự

- Căn cứ vào chủ trương, chính sách khác…

Căn cứ vào chương trình, kế hoạch dài hạn của cơ quan

- Căn cứ vào các mục tiêu mà chương trình, kế hoạch dài hạn của cơ quan đã được đề ra;

- Căn cứ vào các công việc cụ thể của từng giai đoạn mà chương trình,

kế hoạch dài hạn đưa ra;

Căn cứ vào yêu cầu thực tế đặt ra trong từng giai đoạn lịch sử tương ứng với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan

Trên cở sở xác định các mục tiêu, để đạt được các mục tiêu đó thì phải

có sự kết hợp tổng thể của các đơn vị trong cơ quan Vì vậy để đạt được mục tiêu đó nhà hoạch định cần căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị trong cơ quan để phân công công, phối hợp công việc giữa các bộ phận, đơn

vị một cách tốt nhất

Căn cứ vào các nguồn lực thực tế của cơ quan

- Căn cứ vào nguồn nhân sự của cơ quan

- Căn cứ vào nguồn tài chính của cơ quan

- Căn cứ vào cơ sở vật chất của cơ quan

- Căn cứ vào kinh nghiệm làm việc, lao động sản xuất của cơ quan

- Căn cứ vào các mối quan hệ, nguồn thông tin của cơ quan…

7

Căn cứ các yếu tố bên ngoài: Kinh tế, phường hội, Văn hóa, thị

trường…

1.5 Hình thức hoạch định

a Hoạch định từ trên xuống dưới

Đây là hình thức hoạch định thường thấy ở các doanh nghiệp quốc doanh trong thời bao cấp Cấp cao nhất của tổ chức xây dựng kế hoạch trước sau đó là các cấp tiếp theo cho đến cấp cuối cùng

Ưu điểm: Đảm bảo tính thống nhất trong kế hoạch, giữ vững định

hướng và đảm bảo vai trò điều tiết của cấp trên đối với cấp dưới qua kế hoạch

Nhược điểm: Kế hoạch thường không sát với thực tế, khó thực hiện,

phải điều chỉng thường xuyên, ít kích thích tính năng động sáng tạo của cấp dưới, hoạt động một cách thụ động kém hiệu quả

b Hoạch định từ dưới lên trên

Đây là hình thức ngược lại so với hình thức thứ nhất

Ưu điểm: Kế hoạch thường sát với thực tế, phát huy tính chủ động

sáng tạo của cấp dưới, khai thác được những tiềm năng của cơ sở

Nhược điểm: Không đảm bảo tính thống nhất trong kế hoạch, khó giữ

vững định hướng chung, làm giảm vai trò điều tiết của cấp trên đối với cấp dưới thông qua kế hoạch

c Hoạch định theo qui trình hai xuống một lên

Qui trình này được thực hiện như sau:

- Vào đầu năm (thường là tháng 11 hoặc 12 năm trước) cấp trên xây dựng kế hoạch cho cấp mình và hướng dẫn việc lập kế hoạch cho cấp dưới

- Cấp dưới căn cứ vào kế hoạch của cấp trên và các căn cứ khác để xây dựng cho cấp mình và gửi cho cấp trên để xem xét quyết định

- Sau đó cấp trên gửi trả lại cho cấp dưới tổ chức thực hiện

8

Ưu điểm: Đây là hình thức đang vận dụng một cách phổ biến Nó đảm

bảo việc kế hoạch được thực hiện một cách thống nhất Giữ vững các định hướng của cấp trên Không hạn chế tính chủ động, sáng tạo của cấp dưới, kế hoạch luôn sát với thực tiễn

Nhược điểm: Mất nhiều thời gian, công sức, lỡ cơ hội

1.6 Phương pháp hoạch định

a Xác định mục tiêu yêu cầu

Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn phải quan tâm là:

- Tại sao bạn phải làm công việc này?

- Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn?

- Hậu quả nếu bạn không thực hiện chúng?

Why (tại sao?) là 1W trong 5W Khi bạn thực hiện một công việc thì điều đầu tiên bạn nên xem xét đó chính là why với nội dung như trên Xác định được yêu cầu, mục tiêu giúp bạn luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng

b Xác định nội dung công việc

- 1W = what? Nội dung công việc đó là gi?

- Chỉ ra các bước thực hiện công việc được giao

- Bước sau là “kết quả” của bước trước theo một trật tự logic, khoa học

c Xác định đối tượng, địa điểm và thời gian

- Ai là người thực hiện

- Ai làm việc đó?

- Ai kiểm tra?

- Ai chịu trách nhiệm chính?

- Đơn vị nào thực hiện

- Địa điểm thực hiện ở đâu

- Thời gian nào, bao lâu

9

d Xác định cách thức thực hiện

- Xác định quy trình thực hiện công việc như thế nào

- Phương pháp, thủ tục thực hiện công việc

- Tài liệu, văn bản hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)?

- Tiêu chuẩn thực hiện?

- Nếu có máy móc, thiết bị, công nghệ thì cách thức vận hành như thế nào?

e Xác định phương pháp kiểm tra, kiểm soát

- Công việc đó có đặc tính gì?

- Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?

- Đo lường bằng dụng cụ, máy móc, công nghệ như thế nào

- Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu?

Phương pháp kiểm tra (check) liên quan đến các nội dung sau:

- Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra Thông thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra

- Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?)

- Ai tiến hành kiểm tra?

Ngày 11 tháng 7 năm 1983, theo Quyết định số 70-HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng, quận Gò Vấp giải thể năm phường: 2, 6, 8, 9 và 14; địa bàn các phường giải thể nhập vào các phường kế cận Số lượng phường trực thuộc quận còn 12: Giải thể phường 2 để sáp nhập vào phường 1 Giải thể phường 6

để sáp nhập vào phường 5 Giải thể các phường 8 và 9 để sáp nhập và điều chỉnh vào các phường 3, 4, 7, 10 Giải thể phường 14 để sáp nhập vào phường

13 và phường 16

Phường 7 Gò Vấp có diện tích 97,36 ha, năm 2000 từ một phường bán nông nghiệp cho đến nay đã phát triển nhanh trên đà đô thị hoá, với cơ cấu kinh tế chủ đạo là công, thương nghiệp, dịch vụ và kinh tế hộ gia đình, với 11 Khu phố và 86 tổ dân phố, thành phần cư dân trên địa bàn phường đa số là công nhân lao động trong các cơ quan, công ty xí nghiệp còn lại là những người lao động phổ thông và người buôn bán nhỏ Ủy ban nhân dân phường 7 quận Gò Vấp được thành lập từ sau cách mạng giải phóng miền Nam 30/4/1975 Năm 1983 thực hiện việc phân chia và sát nhập phường theo quy định của UBND Thành phố, một phần phường 8 và 9 sát nhập phường 7 và giữ nguyên cho đến ngày hôm nay

2.1.2 Vị trí, chức năng

11

Căn cứ vào Luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015, UBND Phường 7, quận Gò Vấp do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương, Hội đồng nhân dân cùng cấp và

cơ quan hành chính nhà nước cấp trên

UBND Phường 7 chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị Quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - phường hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ Trung ương đến các cơ sở

UBND Phường 7 có trụ sở tại 306 Nguyễn Văn Nghi, Phường 7, quận

Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh có tư cách pháp nhân, có con dấu và có tài khoản riêng

2.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn

Căn cứ vào điều 9, Nghị quyết 131/2020/QH14 về việc tổ chức chính quyền đô thị tại thành phố Hồ Chí Minh, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND phường được quy định như sau:

Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị dự toán ngân sách trực thuộc UBND quận hoặc UBND thành phố thuộc Thành phố theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước

Đề xuất chủ trương đầu tư chương trình, dự án đầu tư công sử dụng vốn ngân sách nhà nước với UBND quận hoặc UBND thành phố thuộc Thành phố

để trình cấp có thẩm quyền quyết định chủ trương đầu tư theo quy định của Luật Đầu tư công; tham gia ý kiến về chủ trương đầu tư dự án thuộc thẩm quyền quyết định của cơ quan, cá nhân có thẩm quyền mà Luật Đầu tư công