Giáo trình Tin học kế toán gồm các nội dung chính như: Một số hàm cơ bản trong Excel; tổ chức số liệu kế toán trên Excel; tổ chức số liệu kế toán trên Misa. Mời các bạn cùng tham khảo!
Trang 1ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ AN GIANG
GIÁO TRÌNH
Tin Học Kế Toán
NGHỀ KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP
TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP VÀ CAO ĐẲNG
(Ban hành theo Quyết định số: /QĐ-CĐN ngày tháng năm 20
của Hiệu trưởng trường Cao đẳng nghề An Giang)
Tên tác giả: Nguyễn Trí Dũng Năm ban hành: 2018
Trang 2LỜI GIỚI THIỆU
Tin học kế toán là môn học sử dụng bảng tính Excel và ứng dụng các phần mềm kế toán vào thực hành công tác kế toán
Với mục tiêu trang bị cho học sinh, sinh viên các kiến thức cơ bản về các hàm Excel và kỹ năng sử dụng được một số phần mềm kế toán vào công tác kế toán đặc biệt là phần mềm kế toán Misa Nhằm đáp ứng yêu cầu về giáo trình giảng dạy, học tập và nghiên cứu của học sinh, sinh viên khoa kinh tế Trường cao đẳng nghề
an giang biên soạn giáo trình Tin học kế toán (dùng cho trình độ trung cấp nghề và cao đẳng nghề) Quyển sách gồm 3 phần:
Phần 1: Ôn tập các hàm cơ bản trong Excel
Phần 2: Tổ chức số liệu kế toán trên Excel
Phần 3: Tổ chức số liệu kế toán trên Misa
Do hạn chế về thời gian và kinh nghiệm, quyển sách chắc chắn không tránh khỏi những hạn chế nhất định Chúng tôi mong nhận được những đóng góp của bạn đọc để lần biên soạn sau được tốt hơn
Nhóm tác giả
Trang 3III Định dạng các thông số thể hiện trong Excel 10
III Tổng hợp số phát sinh các TK chi tiết từ sổ kế toán máy vào 14 Bảng danh mục tài khoản
IV Định khoản các bút toán kết chuyển cuối kỳ 14
Trang 4Phần 3: Tổ chức số liệu kế toán trên Misa 33
2 Tạo dữ liệu kế toán, khai báo tài khoản, SDĐK 33
Trang 5GIÁO TRÌNH MÔN HỌC/MÔ ĐUN
Tên môn học/mô đun: Tin học kế toán
Mã môn học/mô đun: MH31
Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học/mô đun:
- Vị trí: Môn học Tin học kế toán thuộc nhóm các môn chuyên môn được bố
trí giảng dạy sau khi đã học xong các môn chuyên môn của nghề
- Tính chất: Môn học Tin học kế toán là môn học sử dụng bảng tính Exel và ứng dụng các phần mềm kế toán vào thực hành công tác kế toán, giúp người học
có kỹ năng trong việc sử dụng các phần mềm kế toán
- Ý nghĩa và vai trò của môn học/mô đun: Cung cấp cho sinh viên những kiến thức cơ bản về ứng dụng tin học vào công tác kế toán, giúp cho công tác kế toán được thực hiện nhanh chóng, khoa học, chặt chẽ hơn
Mục tiêu của môn học/mô đun:
- Về Kiến thức:
+ Trình bày được các khái niệm cơ bản các hàm Excel
+ Phân biệt được các hàm trong Excel
+ Sử dụng được một số phần mềm kế toán
- Về kỹ năng:
+ Sử dụng thành thạo phần mềm Excel trên máy tính
+ Ứng dụng được các phần mềm kế toán vào công tác kế toán
- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:
+ Nghiêm túc khi nghiên cứu
+ Xử lý được những bài toán kế toán bằng phần mềm Excel
Trang 6PHẦN 1: MỘT SỐ HÀM CƠ BẢN TRONG EXCEL PHỤC
VỤ CHO CÔNG TÁC KẾ TOÁN
Mục tiêu học tập: Sau khi nghiên cứu chương này, bạn có thể:
- Nêu được ý nghĩa và cú pháp các hàm cơ bản trong excel phục vụ cho thực hành kế toán
- Vận dụng các hàm cơ bản để lập được các loại sổ kế toán
- Tập trung quan sát, lắng nghe giáo viên hướng dẫn cách áp dụng và các thao tác trên máy tính
- Cú pháp: If( Testvalue,ValueTrue,ValueFalse), trong đó
+ Testvalue là biểu thức điều kiện
+ ValueTrue và ValueFalse là các giá trị sẽ trả về của hàm hoặc địa chỉ ô
chứa giá trị
- Công dụng: Khi thực hiện hàm sẽ tính toán và xét biểu thức điều kiện
Testvalue, nếu đúng thì trả về giá trị ValueTrue, nếu sai thì trả về
ValueFalse
- Ví dụ: =if(5>6,5,6) hàm trả về số 6
3 Hàm Or()
- Cú pháp: Or(Biểu thức điều kiện 1, biểu thức điều kiện 2, biểu thức điều
kiện 3,…) trong đó Biểu thức điều kiện 1,2,3 là các biểu thức điều kiện trả
về giá trị kiểu Logical
- Công dụng: hàm trả về giá trị kiểu Logical, bằng True khi một trong các biểu thức điều kiện trong hàm đúng Bằng False khi tất cả các biểu thức điều kiện đều sai
- Ví dụ: =or(1>2,5>4,5>6) hàm trả về giá trị True
=or(1>2,5>7,5>6) hàm trả về giá trị False
4 Hàm And()
- Cú pháp:And(Biểu thức điều kiện 1, biểu thức điều kiện 2, biểu thức
điều kiện 3,…) trong đó Biểu thức điều kiện 1,2,3 là các biểu thức điều
kiện trả về giá trị kiểu Logical
Trang 7- Công dụng:hàm trả về giá trị kiểu Logical, bằng True khi tất cả các biểu thức điều kiện trong hàm đúng Bằng False khi một trong các biểu thức điều kiện đều sai
- Ví dụ: : =And(1>2,5>4,5>3) hàm trả về giá trị False
=And(1<2,5>4,5<6) hàm trả về giá trị True
5 Hàm Sum()
- Cú pháp: Sum(giá trị 1, giá trị 2, giá trị 3,…) trong đó các giá trị có thể là
các địa chỉ ô chứa giá trị, một biểu thức, địa chỉ nhóm ô chức giá trị kiểu số,…
- Công dụng: hàm tính tổng các giá trị liệt kê trong hàm hay tính tổng giá trị các ô chứa giá trị trong hàm
+ LookupValue là một giá trị hoặc địa chỉ ô chứa giá trị mà hàm sẽ mang đi
dò tìm trong cột đầu tiên của bảng TableArray
+ TableArray là bảng chứa giá trị dò tìm và giá trị lấy ra của hàm Giá trị dò tìm phải ở cột đầu tiên của bảng, giá trị lấy ra phải ở cột thứ 2 trở đi
+ ColumIndexNumber là chỉ số cột được chỉ định chứa giá trị trả về trong bảng (chỉ số cột phải >=2)
+ RangeLookup là True(1) hoặc False(0) Nếu (0) thì việc dò tìm của hàm phải chính xác, nếu (1) thì việc dò tìm một giá trị trong bảng không cần phải chính xác, chỉ cần gần đúng là được
- Công dụng: Nếu tìm thấy giá trị LookupValue ở cột đầu tiên của bảng thì hàm trả về giá trị của một ô trong bảng TableArray ứng với dòng chứa giá trị
dò tìm và cột ColumindexNumber, ngược lại hàm trả về giá trị #A# (không tìm thấy)
Trang 8Vlookup(”111”,BDMTK,2,0) hàm trả về chuỗi “Tiền mặt”
Vlookup(”112”,BDMTK,2,0) hàm trả về chuỗi “Tiền gửi ngân hàng”
Vlookup(”131”,BDMTK,2,0) hàm trả về giá trị #A# (không tìm thấy)
8 Hàm Hlookup()
- Cú pháp: Hlookup(LookupValue,
TableArray,RowIndexNumber,RangeLookup)
Trong đó:
+ LookupValue là một giá trị hoặc địa chỉ ô chứa giá trị mà hàm sẽ mang đi
dò tìm trong hàng đầu tiên của bảng TableArray
+ TableArray là bảng chứa giá trị dò tìm và giá trị lấy ra của hàm Giá trị dò tìm phải ở dòng đầu tiên của bảng, giá trị lấy ra phải ở dòng thứ 2 trở đi
+ ColumIndexNumber là chỉ số dòng được chỉ định chứa giá trị trả về trong bảng (chỉ số dòng phải >=2)
+ RangeLookup là True(1) hoặc False(0) Nếu (0) thì việc dò tìm của hàm phải chính xác, nếu (1) thì việc dò tìm một giá trị trong bảng không cần phải chính xác, chỉ cần gần đúng là được
- Công dụng: Nếu tìm thấy giá trị LookupValue ở dòng đầu tiên của bảng thì hàm trả về giá trị của một ô trong bảng TableArray ứng với cột chứa giá trị
dò tìm và dòng RowIndexNumber, ngược lại hàm trả về giá trị #A# (không tìm thấy)
- Ví dụ:
Ta có BANG MA HANG như sau:
Tên hàng Ti vi Máy vi tính Máy giặt
Chú ý: sự khác nhau giữa hàm Vlookup và hàm Hlookup là:
+ Hàm Vlookup dò tìm theo chiều dọc còn hàm Hlookup dò tìm theo chiều ngang
+ Hàm Vlookup sẽ mang giá trị dò tìm ở cột đầu tiên trong bảng, còn hàm Hlookup sẽ mang giá trị dò tìm ở dòng đầu tiên trong bảng
+ Giá trị dò tìm của hàm Vlookup nằm ở cột thứ 2 trở đi, còn giá trị dò tìm của hàm Hlookup nằm ở dòng thứ 2 trở đi
9 Hàm Sumif()
- Cú pháp: sumif(Range,Criteria,SumRange), trong đó:
+ Range: Cột chứa các giá trị để so sánh với điều kiện Criteria khi tính toán
Trang 9+ Criteria là điều kiện tính toán, có kiểu dữ liệu trùng với kiểu dũ liệu của cột Range
+ SumRange là cột chứa giá trị kiểu số, cột SumRange có chiều cao bằng với cột Range và tương ứng các giá trị
- Công dụng: hàm tính tổng theo điều kiện
+ FieldNumber: Số thứ tự cột trong bảng Database, cột này có dữ liệu kiểu
số được dùng làm cột tính tổng các giá trị trong cột khi điều kiện Criteria thoả FieldNumber có thể dùng số để chỉ thứ tự cột trong bảng hay dùng tiêu
đề cột cần tính của bảng (dùng địa chỉ ô chứa tiêu đề cột)
+ Criteria: Bảng điều kiện dùng làm căn cứ tính tổng
- Công dụng: Hàm Dsum() sẽ tính tổng các giá trị trong cột FieldNumber ứng với dòng chứa điều kiện (thoả điều kiên trong bảng điều kiện Criteria
- Nguyên lý làm việc: Điều kiện của Criteria sẽ được so sánh với những giá trị của cột có tiêu đề cột trùng với tiêu đề cột của bảng điều kiện Nếu bằng thì
sẽ lấy giá trị trong cột FielNumber cộng lại, ngược lại sẽ không làm gì cả
Trang 10Nếu thay bảng điều kiện thành:
TKNO TKCO
152 111
152 112
Kết quả của hàm trả về giá trị: 3.000
11 Hàm If(or(…)), Hàm If(and(left(…))): Sửdụng trong các sổ nhật ký và sổ
+ Hộp thoại New Name xuất hiện, gõ tên SOHIEUTK vào hộp Name;
Trong hộp Refers to nhập vào dấu bằng (=), nhấp chuột vào nút ở cuối hộp Refers to, sau đó chọn vùng tham chiếu trên bất cứ sheet nào có dữ liệu mà ta muốn tạo vùng tham chiếu Ví dụ chọn từ B3:B65536 (Sift+Ctrl+các phím mũi tên)
+ Chọn OK
Sau đó, tại 1 ô cần dữ liệu, vào Data/validation:
+ Allow: list + Source: = tên vùng tham chiếu đã đặt (cột dữ liệu)/ok
Lưu ý: ta đặt tên khối đến dòng 65536 (dòng cuối cùng của bảng tính) để dự
phòng nếu có thêm tài khoản mới khác phát sinh thêm ta chỉ việc nhập thêm vào BDMTK mà không cần đặt lại tên khối ứng với dòng tăng thêm
Trang 11III ĐỊNH DẠNG CÁC THÔNG SỐ THỂ HIỆN TRONG EXCEL (2007) BẰNG CHƯƠNG TRÌNH CONTROL PANEL
- Khởi động windows
- Chọn menu star/control Panel/clock,language, and Region/Region and language/additional setting…
- Định dạng số (Number) với quy ước sử dụng:
+ Decimal Symbol: “,” (dấu phân cách hàng thập phân là dấu phẩy)
+ No of digits after group: 2 (số chữ số thập phân là 2 số)
+ Digit group Symbol: “.” (dấu phân cách hàng nghìn là dấu chấm)
+ Digits in grouping (số lượng phân cách hàng nghìn là 3 số) (123.456.789) + List Separator: “,” (dấu phân cách trong danh sách hay phân cách các tham
số trong công thức là dấu phẩy)
Trang 12PHẦN II: TỔ CHỨC SỐ LIỆU KẾ TOÁN TRÊN EXCEL
Mục tiêu học tập: Sau khi nghiên cứu chương này, bạn có thể:
- Củng cố lại kiến thức về các hàm cơ bản đã học trên excel
- Vận dụng các hàm lập được các loại sổ kế toán trên excel
- Thực hành thành thạo từng nội dung và áp dụng vào công tác thực tế
I HƯỚNG DẪN MỞ TÀI KHOẢN SỬ DỤNG – SỐ DƯ ĐẦU KỲ
1 Vào sheet 1, đặt tên sheet là BDMTK (Bảng danh mục tài khoản) với cấu trúc như sau:
BẢNG DANH MỤC TÀI KHOẢN
2 Hướng dẫn mở tài khoản sử dụng:
2.1 Cột MATS_NV (Mã tài sản – nguồn vốn) dùng để xác định vị trí của từng tài khoản trong bảng cân đối kế toán Ta thiết lập mã tài sản – nguồn vốn cho các tài khoản để thuận tiện cho việc lập bảng cân đối kế toán sau này
Ví dụ: Số dư của tài khoản 111 được ghi trong bảng cân đối kế toán tại các khoản mục có mã 111 Từ đó ta đặt MATS_NV cho tài khoản 111 là: “111”
Chú ý: MATS_NV thiết lập cho từng tài khoản phải dựa vào tính chất cơ bản của tài khoản đó mà không theo trường hợp cụ thể của tài khoản, chẳng hạn: tài khoản 1311 “Phải thu ngắn hạn khách hàng” có số dư Nợ hay Có đều được thiết lập chung một MATS_NV là 131
2.2 Cột SOHIEUTK: Mỗi tài khoản có một số hiệu riêng, tài khoản được mở chi tiết cho từng đối tượng theo dõi cụ thể của kế toán chi tiết Nếu một tài khoản
có tài khoản cấp thấp hơn thì tài khoản này không được phép dùng để định khoản
và trong bảng danh mục tài khoản chỉ có mặt các tài khoản dùng để định khoản (tài khoản chi tiết), còn các tài khoản tổng hợp sẽ không được tồn tại trong BDMTK 2.3 Cột SLTDK: dùng để theo dõi số lượng tồn đầu kỳ của các tài khoản hàng tồn kho
2.4 Cột SODDKNO, SODDKCO: Phản ánh số dư đầu kỳ trên từng tài khoản chi tiết đã mở
Nhập xong dữ liệu hãy đặt tên một số vùng (khối) để tham chiếu về sau, tương ứng như sau:
Trang 13- Đặt tên cho vùng dữ liệu từ B3:K65536 là BDMTK (bảng danh mục tài khoản)
- Đặt tên cho các cột của bảng tương ứng:
+ Hộp thoại New Name xuất hiện, gõ tên SOHIEUTK vào hộp Name;
Trong hộp Refers to nhập vào dấu bằng (=), nhấp chuột vào nút ở cuối hộp Refers to, sau đó chọn vùng tham chiếu trên bất cứ sheet nào có dữ liệu mà ta muốn tạo vùng tham chiếu Ví dụ chọn từ B3:B65536 (Sift+Ctrl+các phím mũi tên)
+ Chọn OK
Sau đó, tại 1 ô cần dữ liệu, vào Data/validation:
+ Allow: list + Source: = tên vùng tham chiếu đã đặt (cột dữ liệu)/ok
Lưu ý: ta đặt tên khối đến dòng 65536 (dòng cuối cùng của bảng tính) để dự
phòng nếu có thêm tài khoản mới khác phát sinh thêm ta chỉ việc nhập thêm vào BDMTK mà không cần đặt lại tên khối ứng với dòng tăng thêm
II HƯỚNG DẪN ĐỊNH KHOẢN KẾ TOÁN TRÊN EXCEL
Đây là sổ lưu trữ tất cả các nghiệp vụ phát sinh của doanh nghiệp Dữ liệu từ
sổ này sẽ được sử dụng để tạo nên hầu hết tất cả các sổ sách và báo cáo của doanh nghiệp
1 Vào sheet 2, đặt tên sheet là SOKTMAY với cấu trúc như sau:
Mã
số thuế
Bảng
kê Mua vào Bán ra Diễn giải
2 Hướng dẫn cách nhập dữ liệu vào sổ kế toán máy
Cột A “Ngày ghi sổ”: là ngày định khoản kế toán
Cột G “Tên CSKD”: tên người mua, người bán trên hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng
Trang 14Cột H “Mã số thuế”: mã số thuế của người mua, người bán trên hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng
Cột I “Bảng kê mua vào, bán ra”: hàng hóa dịch vụ mua vào, bán ra được kê vào bảng kê nào thì cột này sẽ nhập số của mẫu bảng kê đó Cụ thể như sau:
- Đối với hàng hóa dịch vụ mua vào trong kỳ (Mẫu số: 01-2/GTGT): thì phải căn cứ vào mục đích của hàng hóa, dịch vụ mua vào đó dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh nào của doanh nghiệp, nếu:
+ Hàng hóa, dịch vụ dùng riêng cho SXKD chịu thuế GTGT, đã phát sinh doanh thu thì cột “Bảng kê mua vào, bán ra” ghi 01-2/GTGT-1
+ Hàng hóa dịch vụ dùng riêng cho SXKD không chịu thuế GTGT thì cột
“Bảng kê mua vào, bán ra” ghi 01-2/GTGT-2
+ Hàng hóa dịch vụ dùng chung cho SXKD chịu thuế GTGT và không chịu thuế GTGT thì cột “Bảng kê mua vào, bán ra” ghi 01-2/GTGT-3
+ Hàng hóa, dịch vụ dùng cho TSCĐ chưa phát sinh doanh thu được khấu trừ dần trong quý thì cột “Bảng kê mua vào, bán ra” ghi 01-2/GTGT-4
- Đối với hàng hóa dịch vụ bán ra trong kỳ (Mẫu số: 01-1/GTGT): thì căn cứ vào thuế suất thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ bán ra để ghi, nếu:
+ Hàng hóa, dịch vụ bán ra không chịu thuế GTGT thì cột này ghi 1/GTGT-1
+ Hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế suất GTGT 0% thì cột này ghi 1/GTGT-2
+ Hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế suất GTGT 5% thì cột này ghi 1/GTGT-3
+ Hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế suất GTGT 10% thì cột này ghi 1/GTGT-4
01-Cột E “Số phiếu nhập/ xuất”: Lấy số phiếu nhập/ xuất trên phiếu nhập/ xuất Cột F “Ngày chứng từ”: Lấy ngày ghi trên các chứng từ
Cột J “Diễn giải”: Ghi trích yếu nội dung nghiệp vụ (nhập dạng chuỗi)
Cột K “TK NỢ” và cột L “TK CÓ”: Nhập tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi
Có của một bút toán định khoản (nhập dạnh chuỗi)
Cột M “SLPS”: Ghi nhận số lượng phát sinh (nhập, xuất), những nghiệp vụ không có số lượng thì cột số lượng bỏ trống (nhập dạng số)
Cột N “STPS”: Phản ánh số tiền phát sinh của từng tài khoản trong các bút toán định khoản (nhập dạng số)
Cột O “Thuế GTGT”: Phản ánh thuế GTGT của từng mặt hàng mua vào (Hay mặt hàng bán ra) tương ứng, thuế GTGT được tính tương ứng mức thuế suất thuế GTGT của từng loại hàng Những định khoản không có thuế GTGT thì cột này bỏ trống (nhập dạng chuỗi)
Cột P “ Thuế suất thuế GTGT”: Phản ánh thuế suất của từng mặt hàng mua vào hay bán ra theo quy định, những mặt hàng mua vào có thuế suất 0% hay hàng mua không có hóa đơn tài chính (có hóa đơn bán lẻ) thì thuế suất quy ước = “K”, hàng hóa, dịch vụ mua vào có hóa đơn bán hàng và hóa đơn thu mua hàng nông, lâm, hải sản thì thuế suất quy ước là mức “L”(nhập dạng số)
Trang 15LƯU Ý:
+ Với mỗi dòng trên sổ kế toán máy ta chỉ nhập một định khoản giản đơn, ví
dụ có nghiệp vụ kinh tế sau: Hóa đơn thanh toán tiền điện thoại cho công ty viễn thông An Giang số 012345 ngày 22/2/2010 số tiền là 550.000đ (đã có thuế GTGT 10%) Với nghiệp vụ này trong sổ kế toán máy phải nhập thành 2 dòng:
- Nợ TK 642/Có TK 111: 500.000
- Nợ TK 133/Có TK 111: 50.000
+ Trong quá trình định khoản, ta có thể dùng các tài khoản sai đối tượng chi tiết và cũng có khi tài khoản đó chưa mở và đăng ký trong BDMTK nếu như vậy khi tổng hợp số phát sinh vào các tài khoản chi tiết trong BDMTK sẽ không thể thực hiện được vì không có cơ sở để tổng hợp Vì vậy, ta khắc phục như sau:
Thêm cột kiểm tra tài khoản Nợ, tại cột Q3 nhập vào công thức:
=IF((E3+G3)-(F3+H3)>=0,(E3+G3)-Sau đó dùng Fill handle kéo xuống hết BDMTK
- SODCK CÓ: nhập vào ô K3 hàm sau: (E3+G3),"")
=IF((F3+H3)-(E3+G3)>=0,(F3+H3)-IV ĐỊNH KHOẢN CÁC BÚT TOÁN KẾT CHUYỂN CUỐI KỲ
Cách 1: Ở phần III ta đã thực hiện công việc tổng hợp số phát sinh Nợ, Có và
tính số dư cuối kỳ của các tài khoản vào BDMTK vì thế khi thực hiện bút toán kết chuyển ta chỉ việc đọc số dư cuối kỳ của các tài khoản trong BDMTK đến thời điểm kết chuyển để định khoản vào các bút toán kết chuyển tương ứng trong SOKTMAY
Ví dụ: Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp từ tài khoản 642 sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh, đọc số dư cuối kỳ Nợ của tài khoản 642 trong BDMTK và lấy số đó định khoản vào SOKTMAY
Trang 16Sau khi thực hiện xong các phần trên chúng ta cần phải tiến hành kiểm tra xem kết quả tổng hợp đã cân đối giữa các chỉ tiêu chưa, cần chú ý các cân đối sau:
- Tổng số dư đầu kỳ bên Nợ = Tổng số dư đầu kỳ bên Có
- Tổng số dư cuối kỳ bên Nợ = Tổng số dư cuối kỳ bên Có
- Tổng số phát sinh Nợ = tổng số phát sinh Có trong BDMTK = tổng số tiền phát sinh trong SOKTMAY
Cách 2: Dùng hàm Sumif
+ Nhập vào ô N262 hàm sau: =SUMIF(K$3:K261,L262,N$3:N261)
+ Nhập vào ô N263: =SUMIF(L$3:L262,K263,N$3:N262)- SUMIF(K$3:K261,L262,N$3:N261)
+ Nhập vào ô N264 hàm sau: =SUMIF(K$3:K263,L264,N$3:N263)
Tương tự ta thực hiện các ô tiếp theo
V LẬP 5 SỔ NHẬT KÝ
Thông tin để lập các sổ nhật ký sẽ được lấy từ SOKTMAY, cụ thể như sau:
- Nếu bút toán có TK ghi Nợ là “111” thì sẽ được chuyển vào sổ Nhật ký thu tiền
- Nếu bút toán có TK ghi Có là “111” thì sẽ được chuyển vào sổ Nhật ký chi tiền
- Nếu bút toán có TK ghi Nợ là “131” thì sẽ được chuyển vào sổ Nhật ký bán hàng chịu
- Nếu bút toán có TK ghi Có là “331” thì sẽ được chuyển vào sổ Nhật ký mua hàng chịu
- Các bút toán còn lại được phản ánh vào sổ nhật ký chung
1 Lập Sổ nhật ký thu tiền mặt:
Để lập sổ nhật ký thu tiền mặt ta truy xuất dữ liệu từ SOKTMAY
Vào sheet mới, đặt tên sheet là NKTT, sau đó tạo cấu trúc sổ như sau:
8 A8 B8 C8 D8 E8 F8 G8 H8 I8 J8 K8 L8
9
Trang 17- Tại ô E7 “tổng phát sinh Nợ TK 111” nhập vào hàm sau: =sum(E8:E65536) Tương tự cho các ô F7, G7, H7, I7, J7, K7
-Tại ô D8 “Diễn giải”: Nếu TKNO của SOKTMAY là TK 111 và TKCO khác
TK 111 thì lấy cột diễn giải của SOKTMAY, ngược lại lấy rỗng Ta nhập vào hàm sau:
=IF(AND(LEFT(SOKTMAY!K3,3)="111",LEFT(SOKTMAY!L3,3)<>"111"),SOKTMAY!J3,"")
- Tại ô A8 “Ngày ghi sổ”: =If(D8=SOKTMAY!J3,SOKTMAY!A3,””)
- Tại ô B8 “Số chứng từ”: =If(D8=SOKTMAY!J3,SOKTMAY!D3,””)
- Tại ô C8 “Ngày chứng từ”: =If(D8=SOKTMAY!J3,SOKTMAY!F3,””)
- Tại ô E8 “Ghi nợ TK 111”: Nếu tài khoản Nợ của SOKTMAY = “111” và tài khoản Có khác “111” thì lấy STPS của SOKTMAY, ngược lại lấy số 0 Ta nhập vào hàm sau:
=IF(AND(LEFT(SOKTMAY!$K3,3)="111",LEFT(SOKTMAY!$L3,3)<>"111"),SOKTMAY!N3,"")
- Tại ô F8 “Ghi có TK 112 đối ứng với TK 111”: Nếu tài khoản Nợ của SOKTMAY = “111” và tài khoản Có = “112” thì lấy ngay số tiền ghi Nợ TK 111 làm đối ứng, ngược lại lấy số 0 Ta nhập vào hàm sau:
=IF(AND(LEFT(SOKTMAY!$K3,3)="111",LEFT(SOKTMAY!$L3,3)=F$6),$E8,“”)
- Tại ô G8 “Ghi có TK 141 đối ứng với TK 111”:
=IF(AND(LEFT(SOKTMAY!$K3,3)="111",LEFT(SOKTMAY!$L3,3)=G$6),$E8,“”)
- Tại ô H8 “Ghi có TK 131 đối ứng với TK 111”:
=IF(AND(LEFT(SOKTMAY!$K3,3)="111",LEFT(SOKTMAY!$L3,3)=H$6),$E8,“”)
- Tại ô I8 “Ghi có TK 138 đối ứng với TK 111”
=IF(AND(LEFT(SOKTMAY!$K3,3)="111",LEFT(SOKTMAY!$L3,3)=I$6),$E8;“”)
- Tại ô J8 “Ghi có TK 3331 đối ứng với TK 111”
=IF(AND(LEFT(SOKTMAY!$K3,3)="111",LEFT(SOKTMAY!$L3,3)=J$6),$E8,“”)
- Tại ô K8 “Ghi Có TK khác đối ứng với TK 111”: Nếu tài khoản ghi Nợ =
“111” và tài khoản ghi Có khác “112”, “131”, “141”, “138”, “3331” thì số tiền phát sinh đối ứng với một tài khoản khác Hay nếu số tiền ghi trong các ô F8, G8, H8, I8, J8 đều bằng 0 thì lấy số tiền ghi Nợ TK 111, ngược lại thì lấy 0
Trang 18B1: Cài bộ lọc tự động Auto Filter vào cột có đầy đủ thông tin (cột Diễn giải) Chọn từ ô D8 đến D65536
Ra lệnh: Home/sort & Filter/Filter
B2: Lọc để che những dòng rỗng: gỡ nút chọn Blanks
2 Sổ nhật ký chi tiền
Để lập sổ nhật ký chi tiền mặt ta truy xuất dữ liệu từ SOKTMAY
Vào sheet mới, đặt tên sheet là NKCT, sau đó tạo cấu trúc sổ như sau:
- Tại ô E7 “tổng phát sinh Có TK 111” nhập vào hàm sau: =sum(E8:E65536)
- Tương tự cho các ô F7, G7, H7, I7, J7, K7
-Tại ô D8 “Diễn giải”: Nếu TKCO của SOKTMAY là TK 111 và TKNO khác
TK 111 thì lấy cột diễn giải của SOKTMAY, ngược lại lấy rỗng Ta nhập vào hàm sau:
=IF(AND(LEFT(SOKTMAY!$L3;3)="111";LEFT(SOKTMAY!$K3;3)<>"111");SOKTMAY!J3;"")
- Tại ô A8 “Ngày ghi sổ”: =IF(SOKTMAY!$J3=D8;SOKTMAY!$A3;"")
- Tại ô B8 “Số chứng từ”:=IF(SOKTMAY!$J3=D8;SOKTMAY!$D3;"")
- Tại ô C8 “Ngày chứng từ”: =IF(SOKTMAY!$J3=D8;SOKTMAY!$F3;"")
- Tại ô E8 “Ghi Có TK 111”: Nếu tài khoản Có của SOKTMAY = “111” và tài khoản Nợ khác “111” thì lấy STPS của SOKTMAY, ngược lại lấy số 0 Ta nhập vào hàm sau:
=IF(AND(LEFT(SOKTMAY!$L3;3)="111";LEFT(SOKTMAY!$K3;3)<>"111");SOKTMAY!N3;"")
- Tại ô F8 “Ghi Nợ TK 642 đối ứng với TK 111”: Nếu tài khoản Có của SOKTMAY = “111” và tài khoản Nợ = “642” thì lấy ngay số tiền ghi Có TK 111 làm đối ứng, ngược lại lấy số 0 Ta nhập vào hàm sau:
Trang 19Tương tự cho các ô còn lại H8, I8, J8
- Tại ô K8 “Ghi Nợ TK khác đối ứng với TK 111”: Nếu tài khoản ghi Có =
“111” và tài khoản ghi Nợ khác “642”, “141”, “152”, “133”, “112” thì số tiền phát sinh đối ứng với một tài khoản khác Hay nếu số tiền ghi trong các ô F8, G8, H8, I8, J8 đều bằng 0 thì lấy số tiền ghi Có TK 111, ngược lại thì lấy 0
=IF(SUM(F8:J8)>0;“”;E8)
- Tại ô L8 “Số hiệu các tài khoản Nợ khác đối ứng với TK 111”:
=IF(K8="";"";SOKTMAY!L3)
3 Sổ nhật ký bán hàng chịu
Để lập sổ nhật ký bán hàng chịu ta truy xuất dữ liệu từ SOKTMAY
Vào sheet mới, đặt tên sheet là NKBH, sau đó tạo cấu trúc sổ như sau:
5111 5112 5113 3331 … TK khác
số tiền
số hiệu
Để lập sổ nhật ký mua hàng chịu ta truy xuất dữ liệu từ SOKTMAY
Vào sheet mới, đặt tên sheet là NKMH, sau đó tạo cấu trúc sổ như sau:
Trang 201521 1522 1523 153 133 TK khác
số tiền
số hiệu
Để lập sổ nhật ký chung ta truy xuất dữ liệu từ SOKTMAY
Vào sheet mới, đặt tên sheet là NKC, sau đó tạo cấu trúc sổ như sau:
Cách lập:
- Tại ô D8 “diễn giải”:
=IF(AND(NKTT!D8=””;NKCT!D8=””;NKBH!D8=””;NKMH!D8=””);SOKTMAY!J3;””)
- Tại ô A8 “ngày tháng ghi sổ”:
=IF(D8= SOKTMAY!J3; SOKTMAY!A3;””)
Trang 21- Tại ô B8 “số chứng từ”:
=IF(D8=SOKTMAY!J3,IF(SOKTMAY!D3<>"",SOKTMAY!D3,IF(SOKTMAY!C3<>"",SOKTMAY!C3,SOKTMAY!E3)),"")
- Tại ô C8 “ngày chứng từ”: =IF(D8= SOKTMAY!J3; SOKTMAY!F3;””)
- Tại ô E8 “STT dòng”: =IF(D8= SOKTMAY!J3; SOKTMAY!I3;””)
- Tại ô F8 “TK Nợ”: =IF(D8= SOKTMAY!J3; SOKTMAY!K3;””)
- Tại ô G8 “TK Có”: =IF(D8= SOKTMAY!J3; SOKTMAY!L3;””)
- Tại ô H8 “Số phát sinh”: =IF(D8= SOKTMAY!J3; SOKTMAY!N3;””)
- Tại ô H6 “Tổng số PS”: =SUM(H8:H65536)
VI LẬP SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Vào sheet mới, đặt tên sheet là SOCAI, sau đó tạo cấu trúc sổ như sau:
+ Đặt tên cột SHTK ở BDMTK
+ Từ Sổ cái cột SHTK (F2) ta chọn data/ data validatino/Allow:list/Source:=SHTK/Ok
- Tại ô D2 “Tên tài khoản” nhập vào hàm sau: =VLOOKUP(F2;BDMTK;2;0)
- Số dư đầu kỳ Nợ: nhập vào hàm sau:=VLOOKUP(F2;BDMTK;4;0)
- Số dư đầu kỳ Có: nhập vào hàm sau: =VLOOKUP(F2;BDMTK;5;0)
- Tổng số tiền phát sinh trong kỳ Nợ: nhập vào hàm sau: = VLOOKUP(F2;BDMTK;6;0)
- Tổng số tiền phát sinh trong kỳ Có: nhập vào hàm sau:= VLOOKUP(F2;BDMTK;7;0)
- Số dư cuối kỳ Nợ: nhập vào hàm sau: =VLOOKUP($F$2;BDMTK;9;0)
- Số dư cuối kỳ Có: nhập vào hàm sau: =VLOOKUP($F$2;BDMTK;10;0)
Trang 22- Tại ô D10 “Diễn giải”:
=IF(OR(SOKTMAY!$K3=SOCAI!$F$2;SOKTMAY!$L3=SOCAI!$F$2);SOKTMAY!J3;"")
- Tại ô A10 “Ngày tháng ghi sổ”:
=IF(D10=SOKTMAY!$J3;SOKTMAY!A3;"")
- Tại ô B10 “Số chứng từ”:
=IF(D10=SOKTMAY!J3,IF(SOKTMAY!D3<>"",SOKTMAY!D3,IF(SOKTMAY!C3<>"",SOKTMAY!C3,SOKTMAY!E3)),"")
- Tại ô C10 “Ngày chứng từ”:
=IF(D10=SOKTMAY!$J3;SOKTMAY!F3;"")
- Tại ô F10 “SHTK đối ứng”:
=IF(SOKTMAY!$K3=SOCAI!$F$2;SOKTMAY!$L3;IF(SOKTMAY!$L3=SOCAI!$F$2;SOKTMAY!$K3;""))
- Tại ô G10 “Số tiền phát sinh Nợ”:
=IF(SOKTMAY!$K3=SOCAI!$F$2;SOKTMAY!$N3;"")
- Tại ô H10 “Số tiền phát sinh Có”:
=IF(SOKTMAY!$L3=SOCAI!$F$2;SOKTMAY!$N3;"")
VII LẬP BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH
Vào sheet mới, đặt tên sheet là SOCAI, sau đó tạo cấu trúc sổ như sau:
BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH
- Tại ô C7 “số dư đầu kỳ Nợ”:=SUMIF(SOHIEUTK,A7&"*",SODDKNO)
- Tại ô D7 “số dư đầu kỳ Có”:=SUMIF(SOHIEUTK,A7&"*",SODDKCO)
- Tại ô E7 “số phát sinh Nợ”:=SUMIF(TKNO,$A7&"*",STPS)
- Tại ô F7 “số phát sinh Có”: =SUMIF(TKCO,$A7&"*",STPS)
- Tại ô G7 “số dư cuối kỳ Nợ”:=IF((C7+E7)-(D7+F7)>0,(C7+E7)-(D7+F7),"")
- Tại ô H7 “số dư cuối kỳ Có”:=IF((D7+F7)-(C7+E7)>0,(D7+F7)-(C7+E7),"")
Trang 23VIII LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH
1 Lập bảng cân đối kế toán
Vào sheet mới, đặt tên sheet là BCDKT, sau đó tạo cấu trúc sổ như sau:
BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN
Thuyết minh
Số cuối năm
Số đầu năm
Cột số đầu năm: lấy số liệu của bảng cân đối kế toán năm trước
Cột số cuối năm: lấy số liệu trên bảng danh mục tài khoản để lập, cụ thể căn
cứ vào số dư các tài khoản từ loại 1 đến loại 4
Trang 242 Lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Vào sheet mới, đặt tên sheet là BCKQHĐKD, sau đó tạo cấu trúc sổ như sau:
BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
Năm:
Đơn vị tính: VNĐ
CHỈ TIÊU
Năm nay
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
2 Các khoản giảm trừ doanh thu
TK NỢ TK CÓ 511* 521*