Giáo trình Quản trị học (Nghề: Quản trị khách sạn - Trình độ Trung cấp) - Trường Cao đẳng Nghề An Giang

Giáo trình Quản trị học với mục tiêu giúp các bạn có thể trình bày được những kiến thức căn bản về quản trị như: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra; hiểu về công việc của nhà quản trị; vận dụng được những lý thuyết cơ bản về quản trị áp dụng vào ngành học. Mời các bạn cùng tham khảo!

(Ban hành theo Quyết định số: 630/QĐ-CĐN ngày 05 tháng 4 năm 2022

của Hiệu trưởng trường Cao đẳng nghề An Giang)

Nguyễn Minh Trí

Năm 2022

LỜI GIỚI THIỆU

Giáo trình này nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức về quản trị cơ bản nhất, làm nền tảng để sinh viên khi tham gia công việc ở các doanh nghiệp Cho dù là cơ quan quản lý nhà nước, doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân hay công ty đa quốc gia cũng không thể thiếu dược bộ phận quản trị, bộ phận này đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động của cơ quan cũng như doanh nghiệp Quản trị học là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin trong cơ quan doanh nghiệp Quản trị học là một lĩnh vực quản trị có nội dung phong phú phức tạp Không phải nhà quản lý nào, thủ trưởng nào cũng được trang bị đầy đủ kiến thức về quản trị học, vì vậy đó có lẽ là hạn chế và làm giảm hiệu quả công việc của họ

Đối với sinh viên ngành Quản trị khách sạn sau khi tốt nghiệp công việc thường gắn với công tác quản trị nên việc trang bị kiến thức quản trị học là hết sức cần thiết Để đáp ứng nhu cầu đó khoa Du lịch, công nghệ và thời trang - trường Cao đẳng Nghề An Giang đã đưa Quản trị học vào là môn học đối với sinh viên của khoa

An Giang, ngày tháng năm

Biên soạn Nguyễn Minh Trí

Chương 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ VÀ NHÀ QUẢN TRỊ 6

II CÁC NĂNG LỰC QUẢN TRỊ (Managerial Competencies) 11

III TIẾN TRÌNH HOẠCH ĐỊNH 34

2 Những nhân tố ảnh hưởng đến tập trung và phân tán quyền hành 40

II LÝ THUYẾT ĐẶC ĐIỂM VỀ LÃNH ĐẠO 44

3 Nhà doanh nghiệp là nhà lãnh đạo nhìn xa trông rộng 46

4 Lãnh đạo giao dịch khác lãnh đạo chuyển hóa 46

2 Sự tin cậy là yếu tố then chốt cho lãnh đạo 48

1 Vị trí: Môn học quản trị học thuộc nhóm các môn cơ sở được bố trí giảng

dạy trong các học kỳ đầu

2 Tính chất: Môn quản trị học cung cấp cho người học những kiến thức về

cách tổ chức, điều hành nhầm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp trong điều kiện cạnh tranh của nền kinh tế thị trường

Quản trị học được vận dụng trong kinh doanh như: bản chất, đối tượng nghiên cứu, mục đích, chức năng, nhiệm vụ của quản trị , môi trường kinh doanh, quyết định trong kinh doanh, hoạch định chiến lược, quản trị nguồn nhân lực và một số vấn đề trong quản trị hiện đại như: Quản trị sự thay đổi của một tổ chức, quản trị xung đột, quản trị rủi ro

II MỤC TIÊU MÔN HỌC

1 Kiến thức

Sau khi học xong môn học, người học có khả năng:

- Trình bày được những kiến thức căn bản về quản trị như: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra

- Hiểu về công việc của nhà quản trị

- Vận dụng được những lý thuyết cơ bản về quản trị áp dụng vào ngành học

2 Kỹ năng

- Xây dựng kế hoạch chi tiết trong việc hoạch định kinh doanh của doanh nghiệp

- Tổ chức, bố trí nhân sự và quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp

- Lãnh đạo trong các công việc được giao

- Kiểm tra đánh giá hoạt động của nhân viên trong tổ chức

3 Năng lực tự chủ và trách nhiệm

- Chủ động tích cực trong việc học tập, nghiên cứu môn học

- Tiếp cận và giải quyết các vấn đề kinh tế hiện đại phù hợp với xu thế phát triển hiện nay

- Có đạo đức lương tâm nghề nghiệp trong công tác quản trị nhân sự

- Có ý thức tổ chức kỷ luật, sức khỏe giúp cho người học sau khi tốt nghiệp

có khả năng tìm kiếm việc làm tại các doanh nghiệp

Chương 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ VÀ NHÀ QUẢN TRỊ

Sau khi nghiên cứu chương này, người học có thể:

- Trình bày được khái niệm quản trị và nhà quản trị

- Giải thích công việc của nhà quản trị trong tổ chức hoặc doanh nghiệp

- Vận dụng kiến thức về sử dụng trong công việc của nhà quản trị qua việc nghiên cứu và thực hành chúng

- Giải quyết những thách thức đặt ra đối với công việc quản trị trong một môi trường năng động của doanh nghiệp

I KHÁI NIỆM VỀ QUẢN TRỊ

1 Khái niệm về tổ chức

Các nhà quản trị đều làm việc trong các tổ chức, vì vậy trước khi tìm hiểu về

nhà quản trị, chúng ta cần nghiên cứu về thuật ngữ tổ chức

Một tổ chức là một sự sắp xếp có hệ thống những người được nhóm lại với nhau để đạt được những mục đích nhất định Các đơn vị kinh doanh, các bệnh

viện, trường học, nhà hàng, ban nhạc, các cơ quan nhà nước,….đều là những ví dụ

Thứ hai, các tổ chức đều là một tập hợp gồm nhiều thành viên, không có

mục tiêu nào có thể đạt được nếu không có con người ra các quyết định để thiết lập

mục tiêu và thực hiện một loạt các hành động để hiện thực hóa các mục tiêu đó

Cuối cùng là tất cả các tổ chức đều xây dựng một cấu trúc hệ thống để trên

cơ sở đó mà xác định và giới hạn hành vi của các thành viên của nó

Tóm lại, một tổ chức là một thực thể có mục đích riêng biệt, có nhiều người

và được xây dựng theo một cấu trúc có hệ thống

Hình I – 1: Các đặc điểm chung của tổ chức

2 Định nghĩa quản trị

Một định nghĩa giải thích tương đối rõ nét về quản trị được James Stoner và

Stephen Robbins trình bày như sau: “Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức,

lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra” Từ

tiến trình trong định nghĩa này nói lên rằng các công việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát phải được thực hiện theo một trình tự nhất định Khái niệm trên cũng chỉ ra rằng tất cả những nhà quản trị phải thực hiện các hoạt động quản trị nhằm đạt được mục tiêu mong đợi Những hoạt động này hay còn được gọi là các chức năng quản trị bao gồm:

(1) Hoạch định: Nghĩa là nhà quản trị cần phải xác định trước những mục tiêu và quyết định những cách tốt nhất để đạt được mục tiêu

(2) Tổ chức: Đây là công việc liên quan đến sự phân bổ và sắp xếp nguồn lực con người và những nguồn lực khác của tổ chức Mức độ hiệu quả của tổ chức phụ thuộc vào sự phối hợp các nguồn lực để đạt được mục tiêu

(3) Lãnh đạo: Thuật ngữ này mô tả sự tác động của nhà quản trị đối với các thuộc cấp cũng như sự giao việc cho những người khác làm Bằng việc thiết lập môi trường làm việc tốt, nhà quản trị có thể giúp các thuộc cấp làm việc hiệu quả hơn

(4) Kiểm soát: Nghĩa là nhà quản trị cố gắng để đảm bảo rằng tổ chức đang

đi đúng mục tiêu đã đề ra Nếu những hoạt động trong thực tiễn đang có sự lệch lạc thì những nhà quản trị sẽ đưa ra những điều chỉnh cần thiết

3 Định nghĩa nhà quản trị

Quản trị viên là tên gọi chung để chỉ những người hoàn thành mục tiêu thông qua và bằng người khác, họ là những người thực hiện công việc quản trị Quản trị viên thực hiện việc lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra việc phân

bổ các nguồn lực con người, cơ sở vật chất, tài chính và thông tin để đạt được các mục tiêu của tổ chức Chức danh quản trị viên có thể khác nhau tùy thuộc vào phạm vi trách nhiệm, lĩnh vực phụ trách và tính chuyên môn hóa, họ có thể là tổng giám đốc điều hành, chủ tịch, trưởng phòng, quản trị sản phẩm, quản đốc phân xưởng, giám sát viên,…

Người thừa hành là những người trực tiếp thực hiện 1 công việc và không có trách nhiệm về hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra…

4 Phân loại nhà quản trị

4.1 Theo phạm vi trách nhiệm

Có nhiều loại quản trị viên và họ thực hiện công việc quản trị theo những cách thức khác nhau Một trong những sự khác biệt đó chính là phạm vi trách nhiệm của họ Phạm vi trách nhiệm của nhà quản trị chức năng là tương đối hẹp hơn so với các nhà quản trị tổng quát

Các nhà quản trị chức năng (Functional managers) phụ trách những nhân

viên là những chuyên gia trong một lĩnh vực chuyên môn, chẳng hạn như kế toán, nguồn nhân lực, tài chính, marketing hay sản xuất Họ thường mang chức danh trưởng phòng, họ có thể không trực tiếp thực hiện công việc chuyên môn như những nhân viên, nhưng họ phải kiểm tra công việc của nhân viên

Các nhà quản trị tổng quát (General managers) chịu trách nhiệm đối với

toàn bộ hoạt động của một đơn vị, bộ phận phức hợp, chẳng hạn như công ty hay một chi nhánh công ty Họ có chức danh là giám đốc, tổng giám đốc hay chủ tịch hội đồng quản trị…họ là người phối hợp, giám sát và chịu trách nhiệm về nhiều chức năng chuyên môn, họ trực tiếp điều phối công việc của nhà quản trị chức năng

4.2 Theo cấp bậc quản trị

Một cách phân loại rất phổ biến, các nhà quản trị trong tổ chức được phân chia theo từng cấp bậc Trong tổ chức có quy mô nhỏ thường chỉ có một cấp quản trị - là người thành lập hoặc người chủ hay một giám đốc điều hành Nhưng ở các

tổ chức có quy mô lớn thường có nhiều cấp quản trị với những mục tiêu, nhiệm vụ, trách nhiệm và thẩm quyền khác nhau Vì vậy hoạt động của quản trị viên cấp tác nghiệp là không giống với hoạt động của giám đốc điều hành cho dù họ đều là các quản trị viên

Quản trị cấp tác nghiệp (First-Line Managers)

Nhà quản trị cấp tác nghiệp chịu trách nhiệm trực tiếp đối với việc sản xuất sản phẩm và dịch vụ Họ có thể là quản trị viên bán hàng, trưởng bộ phận, trưởng

ca,…tùy thuộc vào từng tổ chức Mục tiêu chính của nhà quản trị cấp tác nghiệp là

đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ của tổ chức được cung cấp cho khách hàng trên cơ sở từng ngày Quản trị viên tác nghiệp liên kết hoạt động của mỗi bộ phận

của toàn bộ tổ chức Họ thường dành ít thời gian để làm việc với quản trị cấp cao hơn hoặc với nhân viên của tổ chức khác, và dành phần lớn thời gian để làm việc với nhân viện họ phụ trách và với các quản trị viên tác nghiệp khác Quản trị viên tác nghiệp thường giỏi về chuyên môn (cả kiến thức và kĩ năng) để chỉ dẫn và giám sát các thuộc viên trong công việc hằng ngày Các nhân viên thường phát triển kiến thức và kĩ năng chuyên môn trước khi trở thành các quản trị viên

Quản trị viên cấp trung (Middle Managers)

Quản trị viên cấp trung là những người nhận các chiến lược và chính sách chung từ quản trị cấp cao rồi triển khai chúng thành các mục tiêu và kế hoạch chi tiết, cụ thể cho các quản trị viên tác nghiệp thực hiện Nhiều người trở thành quản trị viên cấp trung sau nhiều năm là quản trị viên cấp tác nghiệp, cho dù sự thăng tiến này thường là rất khó khăn và gian khổ Sự nhấn mạnh hơn vào việc quản trị kết quả thực hiện của nhóm và phân phối các nguồn lực là những khác biệt quan trọng nhất giữa quản trị tác nghiệp và quản trị cấp trung Ngày nay, ở nhiều tổ chức việc phát triển đội ngũ nhân viên thuộc quyền và giúp họ tiến bộ trong tổ chức là

vấn đề thiết yếu để đánh giá sự thành công của nhà quản trị cấp trung Mục tiêu

chính của hầu hết nhà quản trị cấp trung là phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả

và quản lí các nhóm làm việc để đạt được mục tiêu chung của tổ chức

Quản trị viên cấp cao (Top Managers)

Điều hành chung một tổ chức là trách nhiệm của quản trị cấp cao Chức

danh của quản trị viên cấp cao thường là giám đốc hoặc phó giảm đốc điều hành,

chủ tịch và phó chủ tịch…Quản trị viên cấp cao có nhiệm vụ thiết lập các mục

tiêu, chính sách và chiến lược cho toàn bộ tổ chức Các mục tiêu mà họ thiết lập sẽ

triển khai đến các cấp trong tổ chức, thậm chí đến từng nhân viên trong tổ chức Các giám đốc và chủ tịch công ty thường đại diên cho tổ chức để giải quyết các

vấn đề với cộng đồng, các đối tác kinh doanh và trong những thương lượng với chính quyền

Nhà quản trị cấp cao cần phải có kĩ năng nhận thức vững vàng Kĩ năng nhận thức cho phép nhà quản trị cấp cao xử lí lượng lớn thông tin cả từ môi trường bên ngoài và bên trong tổ chức và vận dụng những thông tin đó

5 Các chức năng quản trị

5.1 Các nguồn lực được sử dụng bởi nhà quản trị:

Nhà quản trị cần sử dụng nguồn lực nhất định để đạt được mục tiêu của mình Các nguồn lực mà các nhà quản trị sử dụng có thể được phân thành bốn loại: con người, tài chính, cơ sở vật chất và thông tin

Nguồn lực con người:

Nguồn lực con người bao gồm những người cần thiết để hoàn thành công việc Mục tiêu của nhà quản trị là tác động và thông qua con người để hoàn thành công việc

Nguồn lực tài chính:

Nguồn lực tài chính bao gồm số tiền mà nhà quản trị và tổ chức sử dụng để đạt được mục tiêu của tổ chức

Nguồn lực vật chất:

Nguồn lực vật chất gồm tài sản hữu hình và tài sản vô hình của công ty:

- Tài sản hữu hình là bất động sản, nguyên vật liệu, văn phòng, nhà máy sản xuất, các thiết bị văn phòng, phương tiện vận chuyển và công nghệ…

- Tài sản vô hình là tài sản không thấy bằng mắt như uy tín, thương hiệu, lòng trung thành…

Nguồn lực thông tin:

Nguồn lực thông tin là những dữ liệu mà nhà quản trị và tổ chức sử dụng để hoàn thành công việc

5.2 Các chức năng quản trị

Vào năm 1916, trong tác phẩm “Quản trị công nghiệp và quản trị tổng quát”, nhà tư bản công nghiệp người Pháp Henry Fayol cho rằng tất cả nhà quản trị đều thực hiện năm hoạt động quản trị và được xem như là “tiến trình quản trị”, đó là lập kế hoạch, tổ chức, phối hợp, điều khiển và kiểm tra Vào giữa thập niên 1950, hai giáo sư của trường ULCA là Harold Koontz và Cyril O’Donnell đề nghị một tiến trình bao gồm các chức năng hoạch định, tổ chức, định biên, lãnh đạo và kiểm soát làm cơ sở cho các sách nói về quản trị trong thế kỉ này Các nhà lí luận và thực hành quản trị tiếp tục nghiên cứu, phát triển và thống nhất ở 4 chức năng quản trị: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra

Tổ chức (Organizing)

Sau khi phác thảo xong các kế hoạch, nhà quản trị cần phải làm cho những ý tưởng tương đối vắn tắt này trở thành thực tế Hiểu biết về tổ chức là yêu cầu vô cùng thiết yếu để thực thi được điều đó Tổ chức là tiến trình thiết lập một cấu trúc

về các mối quan hệ giúp cho mọi người có thể thực hiện các kế hoạch đã đề ra và thỏa mãn các mục tiêu của tổ chức Thực hiện hiệu quả chức năng tổ chức giúp các nhà quản trị phối hợp tốt hơn các nguồn lực của tổ chức Sự thành công của tổ chức phụ thuộc phần lớn vào khả năng sử dụng các nguồn lực này một cách hữu hiệu và hiệu quả

Lãnh đạo (Leading)

Sau khi hoàn thành việc lập kế hoạch, thiết kế cơ cấu tổ chức, sắp xếp đội ngũ nhân viên, các nhà quản trị cần thực hiện chức năng lãnh đạo đối với tổ chức Lãnh đạo bao gồm các hoạt động nhằm thúc đẩy mọi người thực hiện những công việc cần thiết để hoàn thành mục tiêu của tổ chức Chức năng lãnh đạo không phải được thực hiện sau khi các chức năng hoạch định và tổ chức được hoàn tất, nó còn

là một yếu tố then chốt của các chức năng này

Kiểm tra (Controlling)

Tiến trình mà trong đó một cá nhân, nhóm hoặc tổ chức giám sát kết quả thực hiện một cách liên tục và thực hiện các hoạt động điều chỉnh những sai lệch

so với mục tiêu (hoặc các hoạt động không theo kế hoạch) gọi là kiểm tra

Mỗi cấp bậc quản trị trong tổ chức sẽ phân bổ thời gian khác nhau cho các chức năng quản trị Khi nhà quản trị dịch chuyển lên trên theo hệ thống cấp bậc, họ

sẽ thực hiện công việc hoạch định càng nhiều và giám sát, chỉ đạo trực tiếp hơn Tất cả nhà quản trị, cho dầu ở cấp bậc nào, đều ra quyết định liên quan đến 4 chức năng trong tiến trình quản trị nhưng thời lượng họ dùng cho các hoạt động không nhất thiết phải như nhau Hơn nữa, nội dung của các hoạt động quản trị cũng thay đổi theo cấp bậc quản trị

6 Các kĩ năng quản trị

Công việc của nhà quản trị là phức tạp và đòi hỏi nhiều kĩ năng Có nhiều quan điểm khác nhau về các kĩ năng này, nhưng nhìn chung thì để quản lí một bộ phận hoặc tổ chức có thể bao gồm 3 loại chủ yếu: kĩ năng nhận thức (conceptual skills), kĩ năng nhân sự (human skills) và kĩ năng chuyên môn (technical skills) Việc vận dụng các kĩ năng này thay đổi theo từng cấp quản trị Mặc dầu mức độ cần thiết của mỗi kĩ năng là khác nhau ở từng cấp quản trị, nhưng tất cả các nhà quản trị đều phải có chúng để thực thi công việc của mình một cách hiệu quả

6.2 Kĩ năng giao tiếp

Kĩ năng giao tiếp là khả năng của nhà quản trị làm việc với và thông qua người khác và khả năng làm việc một cách hiệu quả như là một thành viên nhóm

Kĩ năng này được minh họa theo cách thức mà nhà quản trị có quan hệ với người khác, bao gồm khả năng động viên, tạo thuận lợi, điều phối, lãnh đạo, truyền thông

và giải quyết mâu thuẫn Nhà quản trị với kĩ năng làm việc với con người cho phép cấp dưới phát biểu ý kiến mà không có sự sợ hãi hoặc bông đùa, và khuyến khích

sự tham gia của họ

6.3 Kĩ năng chuyên môn

Kĩ năng chuyên môn là khả năng am hiểu và thành thạo trong thực hiện các công việc cụ thể Kĩ năng chuyên môn bao gồm sự tinh thông về các phương pháp,

kĩ thuật và thiết bị liên quan đến các chức năng cụ thể như marketing, sản xuất hoặc tài chính Kĩ năng chuyên môn cũng bao gồm những kiến thức chuyên môn, khả năng phân tích và sử dụng các công cụ và kĩ thuật để giải quyết vấn đề trong một lĩnh vực cụ thể

Các nhà quản trị ở các cấp khác nhau thì mức độ đòi hỏi những kĩ năng này

có sự khác nhau, và điều này được mô tả ở trong hình dưới đây:

II CÁC NĂNG LỰC QUẢN TRỊ (Managerial Competencies)

Chúng ta đã đề cập đến các cấp quản trị và công việc của nhà quản trị, nhưng làm thế nào để thực hiện chúng một cách hiệu quả thì vẫn cần phải xem xét thêm Những đòi hỏi về kĩ năng để đảm bảo thực hiện tốt công việc quản trị như đã

đề cập ở trên là một hướng tiếp cận có tính truyền thống, mặc dù rất phổ biến nhưng vẫn không đáp ứng với những đòi hỏi và thay đổi của quản trị hiện đại Vì

để thành công, như tất cả các nghề nghiệp khác, bên cạnh kiến thức và kĩ năng thì quản trị viên cũng cần phải có những phẩm chất cá nhân nhất định mà những đòi

hỏi từ đặc thù công việc quản trị đặt ra Một hướng tiếp cận vấn đề mang tính tổng hợp hơn đã được Susan E Jackson, Don Hellriegel và John W Slocum đề xuất vào

đầu những năm 2000 trong tác phẩm “Management: A Competency Based

Approach” là tiếp cận theo năng lực quản trị Khái niệm về năng lực quản trị đã

được trình bày ở phần trước và trong phần này sẽ tập trung trình bày một cách chi tiết hơn những năng lực mà các nhà quản trị cần phải có để thành công trong công việc của mình

Bất kể các tổ chức có những mục tiêu cụ thể khác nhau như thế nào, công việc của nhà quản trị là giúp cho tổ chức đạt được các mục tiêu đó Và hầu hết các

nhà quản trị thành công đều đã phát triển những năng lực cho phép họ thực hiện

hiệu quả công việc quản trị ở các cấp khác nhau trong tổ chức Năng lực được xem

là một sự tổng hòa của kiến thức, kĩ năng, hành vi và thái độ góp phần tạo nên tính hiệu quả trong công việc của mỗi người Năng lực quản trị là tập hợp các

kiến thức, kĩ năng, hành vi và thái độ mà một quản trị viên cần có để tạo ra hiệu

Kĩ năng chuyên môn

Kĩ năng giao tiếp

Kĩ năng nhận thức

quả trong các hoạt động quản trị khác nhau và ở các loại tổ chức khác nhau Có 6 năng lực quản trị chủ yếu:

1 Năng lực truyền thông

Năng lực truyền thông là khả năng truyền đạt và trao đổi một cách hiệu quả thông tin làm sao để mình và những người khác có thể hiểu rõ Vì quản trị bao gồm việc thực hiện công việc thông qua người khác nên năng lực truyền thông là rất thiết yếu đối với việc thực hiện hiệu quả công việc quản trị hay nói cách khác, đây là năng lực cơ bản nhất của nhà quản trị Nó bao gồm:

- Truyền thông không chính thức:

Khuyến khích truyền thông 2 chiều thông qua đặt câu hỏi để có được các thông tin phản hồi, lắng nghe và thiết lập những cuộc trò chuyện thân mật

Hiểu được tình cảm của người khác

Thiết lập các mối quan hệ cá nhân mạnh mẽ với người khác

Thực hiện các hành động quyết đoán và công bằng với thuộc cấp

2 Năng lực hoạch định và điều hành

Năng lực hoạch định và điều hành bao gồm việc quyết định những nhiệm vụ

cần phải thực hiện, xác định rõ xem chúng có thể được thực hiện như thế nào, phân

bổ các nguồn lực để thực hiện các nhiệm vụ đó và giám sát toàn bộ tiến trình để đoán chắc rằng chúng được thực hiện tốt Đối với nhiều người, năng lực hoạch định và điều hành thường xuất hiện trong tâm trí của họ trước tiên khi họ nghĩ về các nhà quản trị và công việc quản trị Nó bao gồm:

Thu thập, phân tích thông tin và giải quyết vấn đề

Kiểm soát và sử dụng thông tin để xác định rõ các triệu chứng, các vấn đề và phác thảo những giải pháp có thể có

Đưa ra quyết định kịp thời

Tính toán những rủi ro và tiên liệu kết quả

Hoạch định và tổ chức thực thi các dự án

Phát triển các kế hoạch và tiến độ để đạt được các mục tiêu một cách hiệu quả

Phân định các ưu tiên trong thực thi nhiệm vụ và phân quyền để chịu trách nhiệm

Xác định, tổ chức và phân bổ các nguồn lực cần thiết để hoàn thành nhiệm

vụ

Quản lý thời gian

Kiểm soát các vấn đề chung và các dự án theo thời gian

Giám sát và duy trì công việc theo tiến độ hoặc thực hiện những thay đổi về tiến độ nếu cần

Thực hiện công việc một cách hiệu quả dưới áp lực của thời gian

Hoạch định ngân sách và quản trị tài chính

Hiểu rõ ngân sách, các dòng chu chuyển tiền mặt, các báo cáo tài chính, và biết cách sử dụng chúng để ra quyết định

Ghi chép đầy đủ và chính xác các sổ sách tài chính

Phác thảo các nguyên tắc tổng quát về ngân sách và làm việc với mọi người trên những nguyên tắc này

3 Năng lực làm việc nhóm

Việc hoàn thành công việc thông qua những nhóm người có cùng trách

nhiệm và thực hiện công việc mang tính phụ thuộc lẫn nhau yêu cầu năng lực làm

việc nhóm Các nhà quản trị có thể làm cho hoạt động nhóm trở nên hiệu quả hơn

Quản trị sự năng động của nhóm

Hiểu rõ những điểm mạnh và điểm yếu của từng thành viên trong nhóm và khai thác các điểm mạnh của họ để hoàn thành các nhiệm vụ của nhóm

Cởi mở đối với các mâu thuẫn và bất đồng, và xử lý tốt chúng để nâng cao kết quả công việc

Chia sẻ sự tin cậy đối với mọi người

4 Năng lực hành động chiến lược

Hiểu rõ sứ mệnh tổng quát và các giá trị của tổ chức, và của những thuộc

cấp được phân định, phối hợp rõ ràng là những nội dung chính yếu của năng lực

hành động chiến lược Năng lực hành động chiến lược bao gồm:

Hiểu rõ về ngành

Hiểu rõ về ngành hoạt động và nhận ra một cách nhanh chóng những thay đổi trong ngành có thể tạo ra những cơ hội và những đe dọa gì

Biết được hành động của các đối thủ cạnh tranh và các đối tác chiến lược

Có thể phân tích các xu hướng chung xảy ra trong ngành và các tác động của chúng trong tương lai

Thấu hiểu tổ chức

Hiểu rõ những sự quan tâm của các giới hữu quan (stakeholders)

Hiểu rõ những điểm mạnh và những giới hạn của các chiến lược của từng đơn vị kinh doanh

Nắm vững các năng lực khác biệt (the distinctive competencies) trong tổ chức

5 Năng lực nhận thức toàn cầu

Việc thực hiện công việc quản trị trong một tổ chức thông qua việc phối hợp

sử dụng các nguồn lực nhân sự, tài chính, thông tin và nguyên liệu từ nhiều quốc gia và đáp ứng nhu cầu thị trường với sự đa dạng về văn hóa đòi hỏi các nhà quản

trị phải có năng lực nhận thức toàn cầu Không phải tất cả các công ty đều sản

xuất sản phẩm và cung cấp dịch vụ cho thị trường toàn cầu, và không phải tất cả các tổ chức đều cần phải thiết lập các hoạt động ở những quốc gia khác để đạt được những lợi thế về thuế hoặc giá nhân công rẻ hay được đào tạo tốt hơn Mặc

dù vậy, trong sự nghiệp của mình các quản trị viên có thể sẽ làm việc cho một tổ chức có phạm vi hoạt động mang tính quốc tế Để chuẩn bị cho những cơ hội như vậy, quản trị viên tương lai nên bắt đầu phát triển năng lực nhận thức toàn cầu của mình, cụ thể là:

Hiểu biết và có kiến thức về văn hóa

Hiểu biết và cập nhật các khuynh hướng và các sự kiện chính trị, xã hội, và kinh tế trên toàn thế giới

Nhận thức rõ sự tác động của các sự kiện quốc tế đến tổ chức

Hiểu, đọc và nói thông thạo hơn một ngôn ngữ khác

Cởi mở và nhạy cảm về văn hóa

Hiểu rõ đặc trưng của những khác biệt về quốc gia, dân tộc và văn hóa và nên cởi mở khi xem xét những khác biệt này một cách khách quan và trung thực

Nhạy cảm đối với những xử sự văn hóa riêng biệt và có khả năng thích nghi một cách nhanh chóng với các tình huống mới

Điều chỉnh hành vi một cách thích hợp khi giao tiếp với những người có những nền tảng về dân tộc, chủng tộc và văn hóa khác

6 Năng lực tự quản

Con người phải có trách nhiệm đối với cuộc sống của mình bên trong cũng

như bên ngoài công việc Điều này ám chỉ đến năng lực tự quản Thông thường,

khi mọi việc tiến triển không tốt, mọi người có khuynh hướng đổ các khó khăn của mình cho hoàn cảnh Những quản trị viên thành công không rơi vào cái bẫy đó Năng lực tự quản bao gồm:

Cân bằng giữa công việc và cuộc sống

Thiết lập một sự cân bằng hợp lý giữa công việc và các khía cạnh khác của cuộc sống sao cho không có vấn đề nào của cuộc sống bị sao lãng

Có khả năng tự chăm sóc bản thân cả về thể xác lẫn tinh thần, biết cách giảm

III QUẢN TRỊ - MỘT TIẾN TRÌNH NĂNG ĐỘNG

Môi trường luôn thay đổi đòi hỏi hoạt động quản trị cũng thay đổi, đòi hỏi cách tư duy và thực hành quản trị cũng thay đổi cho phù hợp Sự thay đổi môi trường quản trị được thể hiện qua các mặt:

- Thay đổi quy mô và hình thức tổ chức:

Thay đổi quy mô: quy mô tổ chức thay đổi từ quy mô lớn, cồng kềnh sang quy mô nhỏ, gọn nhẹ hơn Sự thu nhỏ về quy mô nhằm mục đích cắt giảm chi phí, khuyến khích sự phân quyền và ra quyết định nhanh chóng, giảm thiểu cấp trung gian và sự quan liêu trong tổ chức và cải thiện những quan hệ với khách hàng

Thay đổi hình thức: tổ chức có quy mô lớn được tổ chức độc lập như những pháo đài trước đây đang dần được tách ra thành những đơn vị nhỏ có tính độc lập nhất định, nhưng có mối quan hệ rất chặt chẽ với nhau, trở thành khách hàng hay nhà cung cấp của nhau, điều này hình thành nên cơ cấu mạng của các tổ chức Với hình thức mới này, tổ chức sẽ linh hoạt hơn với sự thay đổi của môi trường

- Sự thay đổi trong lực lượng lao động:

Cùng với xu hướng toàn cầu hóa, tổ chức là nơi hội tụ của những người có quốc tịch khác nhau, phong tục tập quán, văn hóa và truyền thống khác nhau Điều này đòi hỏi các nhà quản trị phải có phong cách ngoại giao, biết thiết lập và duy trì quan hệ tốt đẹp với những người có nền tảng văn hóa khác nhau

- Sự thay đổi về công nghệ:

Ngày nay, khoa học kĩ thuật phát triển có trình độ cao, công nghệ mới hiện đại được ứng dụng vào công việc hằng ngày, rút ngắn được thời gian xử lí công việc và thu hẹp về không gian, có nhiều nhân viên làm việc bán thời gian tại văn phòng hay làm viện tại nhà Sự trao đổi thông tin, dữ liệu và phối hợp công việc được thực hiện qua mạng hay máy fax Tất cả sẽ làm thay đổi hình thức tổ chức, phương thức hoạt động cũng như không gian làm việc của tổ chức Sự thay đổi công nghệ không những mang lại cơ hội mà còn thách thức cho nhà quản trị trong thời đại ngày nay Cụ thể là, họ cần có nghị lực và ý chí, sẵn sàng làm chủ những công nghệ mới và vận dụng chúng vào nghiệp vụ hằng ngày

- Toàn cầu hóa:

Sự phát triển trong công nghệ vận tải và thông tin đã kích thích sự phát triển thương mại quốc tế Điều này dẫn đến các tổ chức kinh doanh không còn giới hạn phạm vị hoạt động trong một quốc gia nữa, mà thay vào đó là mở rộng ra phạm vi toàn cầu, các tập đoàn đa quốc gia xuất hiện ngày càng nhiều Sản phẩm do một hãng tạo ra có thể tiêu thụ ở nhiều quốc gia đồng thời nó cũng được hình thành bởi các chi tiết có xuất xứ từ nhiều quốc gia, những nguồn lực của tổ chức cũng có thể huy động từ nhiều nước khác nhau Toàn cầu hóa đòi hỏi nhà quản trị cấp cao phải thực hiện nhiều nhiệm vụ ở nước ngoài nhiều hơn

Câu hỏi ôn tập

1 Tổ chức là gì? Những đặc điểm của tổ chức?

2 Phân tích định nghĩa quản trị?

3 Định nghĩa về nhà quản trị và phân loại nhà quản trị?

4 Những nguồn lực cơ bản của tổ chức?

5 Sự khác biệt giữa kĩ năng quản trị và năng lực quản trị?

6 Nêu các chức năng quản trị trong tổ chức và phân tích mối quan hệ giữa chúng?

7 Nhà quản trị khác với nhân viên thừa hành như thế nào?

8 Giải thích tại sao không phải lúc nào chúng ta cũng dễ dàng xác định được chính xác ai là nhà quản trị trong một tổ chức

Chương 2: MÔI TRƯỜNG CỦA TỔ CHỨC

Sau khi nghiên cứu chương này, người đọc có thể:

- Trình bày được các loại môi trường và các yếu tố của môi trường

- Giải thích được các yếu tố của môi trường tác động như thế nào đến tổ chức và nhà quản trị

- Nhận thức được nguyên nhân nghiên cứu môi trường của tổ chức

- Thiết kế tổ chức trong xu hướng hiện nay của doanh nghiệp

I KHÁI NIỆM VỀ MÔI TRƯỜNG

1 Định nghĩa môi trường

Các tổ chức đều là những hệ thống mở, hay nói cách khác chúng hoạt động trong một môi trường nhất định, chúng chịu ảnh hưởng bởi môi trường đó và đồng thời các tổ chức cũng tác động lại môi trường Môi trường của tổ chức được định

nghĩa là tất cả các yếu tố, các điều kiện có sự ảnh hưởng và tác động qua lại với tổ

chức

Phân loại môi trường

Có nhiều cách tiếp cận để nghiên cứu môi trường của tổ chức, ở đây, căn cứ vào mức độ tác động trực tiếp và gián tiếp của các yếu tố môi trường, chúng ta có

thể chia môi trường thành 2 loại: môi trường bên ngoài và môi trường bên trong

II MÔI TRƯỜNG BÊN NGOÀI

Môi trường bên ngoài bao gồm tất cả các yếu tố tồn tại bên ngoài ranh giới

của tổ chức, có ảnh hưởng tiềm tàng đến hoạt động của tổ chức Và môi trường

Môi trường vĩ

mô

Doanh nghiệp

này được phân chia thành 2 lớp: môi trường vĩ mô (hay còn gọi là môi trường chung) và môi trường vi mô (hay còn gọi là môi trường tác nghiệp)

1 Môi trường vĩ mô

Môi trường vĩ mô gồm những yếu tố có ảnh hưởng rộng và không trực tiếp đến tổ chức, cụ thể là môi trường kinh tế, môi trường công nghệ, môi trường văn hóa xã hội, môi trường nhân khẩu, môi trường chính trị - pháp luật, và môi trường toàn cầu Các yếu tố của môi trường vĩ mô có thể tác động đến tổ chức theo 2 chiều hướng: hoặc là tạo ra những cơ hội cho sự phát triển của tổ chức hoặc gây nên những nguy cơ có thể làm phương hại đến hoạt động của tổ chức

a Môi trường kinh tế:

Môi trường kinh tế chỉ bản chất và định hướng của nền kinh tế trong đó

doanh nghiệp hoạt động Các ảnh hưởng của nền kinh tế đến một tổ chức có thể

làm thay đổi khả năng tạo giá trị và thu nhập của nó 4 nhân tố quan trọng trong môi trường này gồm:

- Tỉ lệ tăng trưởng kinh tế: Nếu tỉ lệ tăng trưởng là cao, tức có một sự bùng

nổ về chi tiêu của khách hàng, vì thế đem lại khuynh hướng thoải mái hơn về sức

ép cạnh tranh trong một ngành Do đó, đây là điều kiện thuận lợi để tổ chức bành trướng hoạt động và thu lợi nhuận cao hơn Ngược lại, khi suy giảm kinh tế diễn

ra, các tổ chức sẽ hoạt động khó khăn hơn

- Mức lãi suất: đây là nhân tố quan trọng khi các tổ chức phải vay mượn tài

chính để dùng cho hoạt động kinh doanh của mình

- Tỉ giá hối đoái: là tỉ lệ giá trị bằng tiền giữa các quốc gia khác nhau Tỉ giá

hối đoái thay đổi sẽ tác động đến vị thế cạnh tranh của các doanh nghiệp ở các quốc gia khác nhau Ví dụ, khi giá trị của nội tệ thấp so với giá trị của đồng tiền khác, các sản phẩm làm ra trong nước sẽ rẻ tương đối so với các sản phẩm làm ở nước ngoài Đồng nội tệ giá trị thấp trong khi đó, lại tạo ra cơ hội cho việc tăng doanh số bán ra bên ngoài

- Lạm phát: có thể làm giảm tính ổn định của nền kinh tế, làm cho nền kinh

tế tăng trưởng chậm hơn, lãi suất cao hơn, và cũng làm ảnh hưởng đến tỉ giá hối đoái Nếu lạm phát tăng, khiến cho các tổ chức khó dự đoán tình hình kinh tế, do

đó gây khó khăn cho các doanh nghiệp trong việc thực hiện các đầu tư mới Việc đầu tư mới cầm chừng, nhỏ giọt càng khiến nền kinh tế trì trệ hơn, do đó đây là mối đe dọa đối với công ty

b Môi trường công nghệ:

Công nghệ là quá trình chuyển hóa làm biến đổi đầu vào của tổ chức thành

đầu ra Vì vậy, công nghệ là những tri thức, công cụ, kĩ thuật và hoạt động được

sử dụng để chuyển đổi ý tưởng, thông tin và nguyên liệu thành hàng hóa và dịch vụ cuối cùng Sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ đóng vai trò quan trọng trong môi trường tổ chức, đặt nền tảng cho hiện tại và tạo sự bứt phá trong tương lai Ở đây, vai trò của công nghệ được đề cập trên 3 khía cạnh chính: sản xuất, phân phối

và chiến lược

-Vai trò của công nghệ đối với quá trình sản xuất:

Tiến bộ của công nghệ tạo ra sự thuận lợi trong quá trình thiết kế, tiết kiệm thời gian trong quá trình sản xuất và đưa sản phẩm mới ra thị trường

Cách sử dụng máy vi tính và phân tích thống kê trong sản xuất cũng làm gia tăng chất lượng sản phẩm Khi máy móc và quá trình xử lí được hợp nhất với nhau thông qua phương pháp cơ sở dữ liệu và lịch trình chung sẽ đơn giản hóa thủ tục

và hạn chế những sai sót thường thấy của con người

- Vai trò của công nghệ đối với quá trình phân phối sản phẩm:

Vào cuối thập niên 90, có lẽ sự thay đổi to lớn nhất trong quá trình phân phối là sự hiện diện của mạng Internet toàn cầu cung cấp những đơn đặt hàng, phân phối và bán sản phẩm ngay trên mạng Mua sắm trên internet đang dần dần thay thế cho cách mua sắm truyền thống ở các cửa hàng bán lẻ

- Vai trò của công nghệ đối với chiến lược:

Trong những năm 70, cứ 2 đồng hồ được bán ra thì có 1 cái mang nhãn hiệu Timex Đến những năm 90, thị phần của công ty này đã sụt giảm 5% và hiện nay các nhãn hiệu đồng hồ như Seiko, Citizen, Pulsar, Accutron và Swatch đang chiếm

ưu thế trên thị trường Tại sao lại xảy ra tình trạng này Nguyên nhân là do Timex

đã không nắm bắt xu thế phát triển của công nghệ là cần chuyển hướng từ cơ khí hóa sang điện tử Timex vẫn tiếp tục sản xuất đồng hồ dựa trên công nghệ cũ kỹ do

đó không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng Những tiến bộ trong ngành hóa tinh thể và sản xuất diot bán dẫn đã khiến cho công nghệ mà Timex sử dụng trở nên lạc hậu hơn bao giờ hết Đồng hồ điện tử tràn ngập khắp mọi nơi và giá của một chiếc đồng hồ giảm đến mức giờ đây ai cũng có thể sắm cho mình một chiếc Đây chính là nguyên nhân dẫn đến việc Timex mất dần đi thị trường của mình Tương tự như vậy, trong ngành sản xuất ô tô hiện nay, động cơ được chế tạo từ các nguồn vật liệu mới như gốm (ceramic) và sự thay đổi của hệ thống năng lượng hứa hẹn khả năng hoạt động hiệu quả và công suất cao hơn của động cơ đốt trong

c Môi trường văn hóa – xã hội:

Môi trường văn hóa xã hội liên quan đến thái độ xã hội và giá trị văn hóa Bởi vì các giá trị xã hội và thái độ xã hội tạo nên nền tảng của xã hội, nên nó thường dẫn dắt các thay đổi và các điều kiện của các môi trường còn lại của tổ chức Sự thay đổi về môi trường văn hóa xã hội có thể tạo ra cơ hội và thách thức cho tổ chức cũng như các nhà quản trị Chẳng hạn như chúng ta có thể nhận ra rằng một trong những dịch chuyển xã hội phổ biến trong những năm 70, 80 là khuynh hướng ý thức về sức khỏe Nếu các công ty nhận thức được cơ hội thì sẽ thu được lợi nhuận to lớn Ví dụ như Pepsi Cola giành được một phần thị trường từ đối thủ cạnh tranh Coca Cola bằng việc giới thiệu một loại cola và nước trái cây kiêng dựa trên cơ sở ban đầu là nước ngọt Đồng thời khuynh hướng này cũng tạo

ra đe dọa cho nhiều ngành, ví dụ như ngành thuốc lá hiện nay đang suy giảm như

là một kết quả của việc tăng nhận thức của khách hàng về tác hại của hút thuốc đến sức khỏe

Một xu hướng quan trọng nữa chính là sự gia tăng nhanh chóng tính đa dạng của lực lượng lao động Tính đa dạng này thể hiện ở kết cấu lao động tại một nơi làm việc đang trở nên ngày càng đa dạng, gồm nhiều người lao động khác biệt về chủng tộc, quốc tịch, giới tính, trình độ học vấn,…Bên cạnh đó, lực lượng lao động cũng dần được trẻ hóa và số lượng nữ giới ngày một tăng cao Đây cũng là cơ hội cho những người sử dụng lao động, họ có thể thuê được những người trẻ, năng động, nhanh nhẹn và tham vọng hơn, cũng như thuê được nhân viên nữ, có trình độ

và năng lực tương đương nam giới nhưng chỉ yêu cầu mức lương thấp hơn Nhưng điều này lại là đe dọa đối với những người già và nam giới bởi những người trẻ hơn và nữ giới có thể chiếm giữ vị trí của họ

d Môi trường nhân khẩu:

Phân đoạn nhân khẩu học liên quan đến dân số, cấu trúc tuổi, phân bố địa lí, cộng đồng dân tộc, và phân phối thu nhập

Sự phân bố dân cư không tập trung có thể là cơ hội và đe dọa, dân số tập trung tại một vùng sẽ mang lại một thị trường rộng lớn hơn, lực lượng lao động dồi dào, các tổ chức dễ chọn được người quản lí giỏi cũng như mở rộng hoạt động của mình Tuy nhiên, điều này lại dễ dẫn đến ô nhiễm môi trường, các vấn đề về rác thải, giao thông…

Cấu trúc tuổi già đi ở các nước phát triển do tỉ lệ sinh thấp và tuổi thọ có khuynh hướng tăng, cho thấy cơ hội đối với các ngành dịch vụ chăm sóc người già, dịch vụ bảo hiểm, nhưng lại tạo ra thách thức đối với các tổ chức về nguồn lao động

e Môi trường chính trị - luật pháp:

Thể chế chính trị giữ vai trò định hướng, chi phối toàn bộ các hoạt động trong xã hội, trong đó có hoạt động kinh doanh Hệ thống luật pháp được xây dựng dựa trên nền tảng của các định hướng chính trị, nhằm quy định những điều mà các thành viên trong xã hội không được làm, là cơ sở để chế tài những hành động vi phạm các mối quan hệ xã hội mà pháp luật bảo vệ Các nhà quản trị và các tổ chức cần nắm vững luật, các văn bản dưới luật và các chính sách, cũng như dự đoán những thay đổi của môi trường chính trị - pháp luật để phát hiện được những cơ hội cho tổ chức mình

f Môi trường toàn cầu:

Khía cạnh quốc tế hay toàn cầu đề cập đến những sự kiện xuất phát từ nước ngoài, tạo ra cơ hội và đe dọa đối với các tổ chức và doanh nghiệp trong nước Nghiên cứu sự thay đổi trong môi trường này giúp tổ chức phát hiện các đối thủ cạnh tranh, khách hàng và các nhà cung cấp mới cũng như những khuynh hướng

về xã hội, công nghệ và kinh tế trên phạm vi toàn cầu Ngày nay, mọi công ty đều

bị ảnh hưởng bởi sự cạnh tranh trên toàn cầu Chẳng hạn như công ty Dixon Ticonderoga Co., một công ty sản xuất bút chì của Mĩ đã gặp khó khăn do áp lực cạnh tranh từ nước ngoài, đặc biệt là từ các công ty sản xuất bút chì chi phí thấp ở Trung Quốc Ngày nay khoảng 50% bút chì bán ở Mĩ là đến từ các quốc gia khác, trong khi đó thập kỉ trước con số này chỉ là 16%

2 Môi trường vi mô

Có nhiều cách tiếp cận khác nhau trong nghiên cứu về môi trường vi mô (hay còn gọi là môi trường tác nghiệp), trong giới hạn của giáo trình này, chúng ta

sẽ nghiên cứu môi trường vi mô theo mô hình 5 lực lượng cạnh tranh của Micheal Porter Do đó, đến lúc này, môi trường vi mô sẽ còn được gọi là môi trường ngành

và 5 lực lượng cạnh tranh theo Micheal Porter bao gồm: năng lực thương lượng của người mua, năng lực thương lượng của người bán, đối thủ cạnh tranh hiện có trong ngành, đối thủ cạnh tranh tiềm tàng và sản phẩm thay thế Nói tóm lại, có 5 yếu tố môi trường vi mô mà chúng ta nghiên cứu đó là: khách hàng, nhà cung cấp,

đối thủ cạnh tranh hiện tại, đối thủ cạnh tranh tiềm tàng và sản phẩm thay thế Mối quan hệ giữa các yếu tố này được phản ánh trên mô hình sau:

a Khách hàng

Những cá nhân và tổ chức sử dụng sản phẩm hay dịch vụ của công ty là khách hàng của công ty Là người tiêu dùng sản phẩm đầu ra của tổ chức, khách hàng là quan trọng bởi vì họ quyết định sự thành công của tổ chức Một trong những vấn đề đối với các nhà quản trị hiện nay là Internet mang lại nhiều khả năng cho khách hàng trong việc ảnh hưởng trực tiếp đến tổ chức Ví dụ các trang than phiền chẳng hạn như Walmart-sucks.com, nơi khách hàng và các hiệp hội thương mại biết nhà bán lẻ lớn nhất quốc gia Kyle Shannon, tổng giám đốc của công ty tư

vấn thương mại điện tử Agency.com, phát biểu “Trong môi trường thông tin mới

này, bạn phải nên biết rằng khách hàng biết mọi điều”

Ở đây, chúng ta không chú ý phân tích đặc điểm của khách hàng mà cố gắng phân tích khía cạnh cạnh tranh của khách hàng Có nghĩa là coi khách hàng với tư cách như là người cạnh tranh, đó là sự cạnh tranh giữa người mua và người bán

Người mua sẽ có nhiều ưu thế hơn khi họ có các điều kiện sau:

- Khi số lượng người mua ít

- Khi người mua mua một sản lượng lớn và tập trung

- Khi người mua chiếm một tỉ trọng lớn trong sản lượng của người bán

- Các sản phẩm của người bán không có tính khác biệt và là sản phẩm cơ bản, do đó khách hàng chuyển sang mua sản phẩm của các nhà cung cấp khác

- Khách hàng có đủ điều kiện để đe dọa hội nhập về phía sau

b Đối thủ cạnh tranh hiện tại

Các công ty khác trong cùng ngành hoặc cùng loại kinh doanh cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ như công ty cho khách hàng được xem như là đối thủ cạnh tranh hiện tại của công ty Mỗi ngành có những vấn đề cạnh tranh cụ thể và các đối

Đối thủ cạnh tranh hiện tại

Doanh nghiệp

Đối thủ cạnh tranh tiềm tàng

Sản phẩm thay thế

Khách hàng Nhà cung

cấp

thủ cạnh tranh trong ngành sẽ quyết định tính chất và mức độ cạnh tranh trong cùng một ngành Mức độ cạnh tranh dữ dội phụ thuộc vào mối tương tác giữa các yếu tố như số lượng doanh nghiệp tham gia cạnh tranh, mức độ tăng trưởng của ngành, cơ cấu chi phí cố định và mức độ đa dạng hóa sản phẩm Các doanh nghiệp cần phân tích đối thủ cạnh tranh để nắm và hiểu được các biện pháp phản ứng và hành động mà họ có thể thông qua

c Đối thủ cạnh tranh tiềm ẩn

Ở những thị trường hấp dẫn, khả năng sinh lời cao thì trong tương lai gần sẽ

xuất hiện các đối thủ mới Sự xuất hiện các đối thủ cạnh tranh mới trong ngành có thể là yếu tố làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp, vì sẽ làm tăng mức độ cạnh tranh Những ngành có rào cản thâm nhập thấp chẳng hạn như ngành Photocopy hoặc thức ăn nhanh, sự cạnh tranh ở đó rất dữ dội Hiệu quả theo quy mô, tính khác biệt của sản phẩm, những đòi hỏi về nguồn vốn và các quy định của chính phủ là 4 nhân tố quan trọng nhất có tác động đến việc chuẩn đoán rào cản thâm nhập của tổ chức

Hiệu quả theo quy mô: hiệu quả đạt được do sản xuất với quy mô lớn và nhờ

vậy mà tiết kiệm chi phí, chủ yếu là chi phí cố định Hiệu quả theo quy mô càng cao thì tính hấp dẫn của ngành càng lớn và do vậy mức độ thu hút những người mới càng cao

Sự khác biệt sản phẩm: Đó là sự cam kết đem lại cho khách hàng những sản

phẩm độc đáo về chất lượng, giá cả, mẫu thiết kế và dịch vụ hậu mãi Sản phẩm càng khác biệt, khó bắt chước thì đối thủ cạnh tranh tiềm tàng càng khó thâm nhập

Yêu cầu về vốn: là khoản tài chính cần thiết cho trang thiết bị, nguyên liệu,

quảng cáo, R & D và những chi phí khác của một hãng Yêu cầu vốn càng cao thì rào cản thâm nhập càng lớn

Các quy định của chính phủ: cũng là một rào cản đối với công ty mới muốn

ty sử dụng ít nhà cung cấp hơn và cố gắng xây dựng mối quan hệ tốt với họ

Nhà cung cấp có ưu thế nhất khi:

- Số lượng nhà cung cấp là ít

- Khi sản phẩm thay thế không có sẵn

- Khi người mua thể hiện một tỉ trọng nhỏ trong sản lượng của nhà cung cấp

- Khi sản phẩm của nhà cung cấp là yếu tố quan trọng đối với khách hàng

- Khi sản phẩm của nhà cung cấp có tính khác biệt và được đánh giá cao bởi

khách hàng của người mua

- Chi phí chuyển đổi các nhà cung cấp là cao

- Khi nhà cung cấp có khả năng đe dọa hội nhập về phía trước

e Đe dọa từ sản phẩm thay thế

Một sản phẩm hay dịch vụ làm thỏa mãn nhu cầu nào đó của khách hàng trên thị trường không phải là duy nhất mà chúng sẽ có sản phẩm thay thế Nói cách

khác, sản phẩm thay thế là những sản phẩm của các nhà sản xuất khác có thể đáp ứng nhu cầu hiện tại của khách hàng Chẳng hạn, đối với nhu cầu đi lại, người tiêu dùng có thể lựa chọn xe đạp hoặc xe máy hoặc xe ô tô, chúng là những sản phẩm

có thể thay thế nhau

III MÔI TRƯỜNG BÊN TRONG

Hoạt động quản trị của nhà quản trị chịu tác động bởi yếu tố văn hóa và môi trường bên ngoài Nhưng cho dù chịu ảnh hưởng bởi những áp lực này, nhà quản trị không phải là bất lực, họ vẫn có thể tác động đến kết quả của tổ chức, điều này giúp ta phân biệt được ai là nhà quản trị giỏi, ai là nhà quản trị không có năng lực Trong phần còn lại, chúng ta sẽ nghiên cứu yếu tố văn hóa của tổ chức, xem xét nhà quản trị có thể tác động đến văn hóa như thế nào để ra quyết định kịp thời trong một môi trường luôn thay đổi

Chúng ta biết rằng mỗi người đều có một tính cách riêng Tính cách của mỗi người ảnh hưởng đến cách làm việc và giao tiếp với người khác Mỗi tổ chức cũng vậy, cũng có những tính cách riêng mà chúng ta gọi là văn hóa tổ chức

Văn hóa tổ chức là hệ thống các giá trị và niềm tin được chia sẻ trong một

tổ chức, có ảnh hưởng mạnh đến cách thức hành động của các thành viên trong tổ chức Nó thể hiện ý thức chung của tổ chức, và nó quy định cách ứng xử của họ

Mặc dù mỗi tổ chức đều có văn hóa riêng, nhưng không phải nền văn hóa nào cũng có tác động như nhau đối với ứng xử và hành động của nhân viên Văn hóa mạnh tồn tại ở tổ chức có những giá trị cốt lõi được phát huy mạnh mẽ và chia

sẻ rộng rãi Văn hóa mạnh có tầm ảnh hưởng đến nhân viên mạnh hơn văn hóa yếu Nếu như càng nhiều nhân viên chấp nhận giá trị cốt lõi của tổ chức và sự cam kết của họ đối với những giá trị đó càng lớn thì văn hóa của tổ chức càng mạnh Chẳng hạn như ở hãng Sony, hãng tập trung chủ yếu vào việc đổi mới sản phẩm, khen thưởng cho những ý tưởng đổi mới của nhân viên Kết quả là công ty liên tục phát triển những sản phẩm mới

- Đặc trưng của văn hóa:

Các nhà nghiên cứu gợi ý rằng có 7 khía cạnh phản ánh những yếu tố cơ bản của văn hóa tổ chức 7 yếu tố này có các mức độ liên tục từ thấp đến cao, sự kết hợp của 7 đặc trưng này theo những cách khác nhau sẽ tạo ra những tổ chức có văn hóa khác nhau Các yếu tố này được thể hiện trong hình vẽ dưới đây:

Tính chấp nhận mạo hiểm cao: một số tổ chức có nét văn hóa đặc trưng là

khuyến khích nhân viên mạo hiểm Có hệ thống khen thưởng cho những người có tính mạo hiểm Khi ngành ngân hàng của Australia đã được nới lỏng thì một số ngân hàng đã phát triển văn hóa của mình theo đó, khuyến khích nhân viên mạo hiểm hơn trước Trước đây, họ rất e dè khi cho khách hàng vay những khoản rủi

ro, giám đốc phụ trách việc vay tiền của các ngân hàng như Westpac và ANZ sẵn lòng cho vay hơn cho dù mức rủi ro là khá cao Điều này được khuyến khích bởi

hệ thống khen thưởng cho việc tăng doanh số tiền vay Nhưng ngân hàng Quốc gia Australia (NAB) thì lại không muốn nhân viên mình mạo hiểm Một số người cho rằng nhờ nét văn hóa đầy thận trọng này đã giúp cho NAB nổi lên với tư cách là một ngân hàng mạnh hơn so với các đổi thủ khác trong những thập kỉ 90 Tuy nhiên, trong số các đổi thủ đó của NAB thì không ngân hàng được coi là dám mạo

hiểm cao

Tính chú trọng đến chi tiết cao: trong loại văn hóa này, tổ chức chủ động tập

trung đến các chi tiết cơ bản của doanh nghiệp Các tổ chức có chất lượng thường

có tính cách là tập trung đến từng chi tiết, chẳng hạn tổ chức tên tuổi trong ngành sản xuất các sản phẩm chất lượng cao thường có nét văn hóa là tập trung quan tâm đến từng chi tiết và chất lượng sản phẩm Honeywell Australia là một doanh nghiệp rất chú trọng đến việc định hướng chất lượng sản phẩm Đây là một trong những doanh nghiệp đầu tiên nhận chứng chỉ ISO 9000, và vào năm 1997 công ty

Văn hóa tổ chức

Đổi mới và mạo hiểm

Chú trọng chi tiết

Định hướng kết quả

Định hướng con người

Định hướng nhóm

trung vào mục tiêu, kết quả hướng đến

Mức độ công việc được tổ chức theo nhóm hơn là từng cá nhân

Mức độ quyết định của nhà quản trị tác động đến con người trong tổ chức

rất vinh dự nhận được Giải thưởng Chất lượng của Australia, giải thưởng uy tín

nhất nước về chất lượng

Tính định hướng kết quả cao: một số doanh nghiệp rất thành công nhờ tập

trung vào kết quả hay đầu ra, chẳng hạn như khâu dịch vụ khách hàng Nét văn hóa này giống như mô hình của cửa hàng bán lẻ Nordstrom ở Bắc Mĩ, chuỗi cửa hàng bán lẻ nổi tiếng này đã phát huy một trong những nét văn hóa mạnh nhất ở khâu dịch vụ khách hàng trong kênh bán lẻ Nhân viên Nordstrom biết rõ khách hàng cần gì, những yêu cầu và mong muốn từ khách hàng là phương châm hành động

của họ

Tính định hướng con người cao: một số doanh nghiệp coi yếu tố con người

là yếu tố trung tâm trong văn hóa của họ Công ty Rivers Footwear & Clothing ở Ballarat, bang Vitoria là một doanh nghiệp có tính định hướng con người cao với cách sắp xếp công việc linh hoạt, đối xử với nhân viên như người nhà trong một môi trường vui vẻ và hòa đồng Công ty đã cho thiết kế những hình ảnh vui vẻ về

công ty và nhân viên mình trên các mẫu catalogue và website của công ty

Tính định hướng nhóm cao: ngày càng có nhiều doanh nghiệp nhỏ và các chi

nhánh của các hãng lớn xây dựng văn hóa doanh nghiệp xoay quanh khái niệm nhóm Nhiều hãng luật và các văn phòng nghề nghiệp ngày càng tổ chức hoạt động của họ theo nhóm, họ lập ra các nhóm xử lí các vụ tranh chấp, nhóm xử lí các vấn

đề kinh doanh, nhóm xử lí các vấn đề về nhân sự và nhóm phụ trách luật môi trường Tính định hướng nhóm được thể hiện rõ ở hãng Tasman Pulp và các hoạt động sản xuất ở nhà máy Kawerau của công ty trên đất nước New Zealand Đây là một công ty được phân cấp và phân quyền rất chặt chẽ vào những năm đầu thập kỉ

90 nhưng sau đó đã thay đổi thành một công ty có tính định hướng nhóm cao dưới

sự lãnh đạo của Bruce Landman Dưới sự lãnh đạo của ông, công ty được chia thành 32 nhóm nhỏ Mỗi nhóm chịu trách nhiệm điều hành lĩnh vực của mình phụ trách gồm việc kiểm soát số người vắng mặt trong năm, số người nghỉ ốm, gồm cả

việc huấn luyện và tuyển dụng

Tính hiếu thắng cao: một số doanh nghiệp đánh giá cao tính hiếu thắng hơn

hết Chẳng hạn tập đoàn Microsoft được xem là tập đoàn siêu háo thắng, đây vừa

là một tính tốt cũng vừa là một tính xấu trong tinh thần doanh nghiệp Sự hiếu thắng của Microsoft được thể hiện trong việc cạnh tranh với đổi thủ để bảo vệ quyền sáng chế và danh sách những người bị kiện ra tòa ngày càng dài thêm (trong

đó có cả chính phủ liên bang Hoa Kì) và hiện nay vẫn còn nỗ lực kiểm soát bản

quyền trong tập đoàn khổng lồ này

Tính không ổn định cao: có nhiều tổ chức xác định nét văn hóa của họ bằng

việc chú trọng mạnh mẽ đến tăng trưởng Điển hình cho nét văn hóa này là hãng Intel, nhà sản xuất chip máy tính hàng đầu thế giới Khi nhu cầu về máy tính và phần mềm càng cao và đa dạng, đó là thời điểm Intel nhảy vào kinh doanh Nhưng công ty không đợi nhà sản xuất máy tính và các nhà phát triển phần mềm hỗ trợ cho công ty mà thay vào đó, Intel nhắm đến mục tiêu trở thành “người lãnh đạo tầm nhìn của ngành công nghiệp máy tính” Nét văn hóa đặc trưng của hãng là tập

trung kích thích khách hàng tiêu dùng bộ vi xử lí của hãng

Nguồn hình thành văn hóa:

Văn hóa tổ chức thường được hình thành bởi nhà sáng lập của tổ chức đó, họ

là người đưa ra ý tưởng đầu tiên về văn hóa và những giá trị hình thành nên văn hóa, đồng thời họ xây dựng giá trị văn hóa của doanh nghiệp trong thời gian đầu bằng cách vạch ra kế hoạch xây dựng hình ảnh doanh nghiệp Ở hầu hết các doanh nghiệp nhỏ mới thành lập, người sáng lập thường chia sẻ quan điểm với các thành viên trong doanh nghiệp Chẳng hạn như Anita Roddick, người sáng lập ra công ty Body Shop Tại công ty này, việc quan tâm đến các yếu tố về môi trường, xã hội

và quán triệt những quy tắc đạo đức trong kinh doanh khi làm ăn với người bản xứ

ở các nước đang phát triển là những nguyên tắc trung tâm mà Roddick đã đề ra từ những ngày đầu thành lập

Cách duy trì văn hóa:

- Quá trình chọn lựa đảm bảo nhân viên mới có ý thức và suy nghĩ phù hợp với các nhà quản trị cấp cao hoặc những người sáng lập của tổ chức

- Cách ứng xử của nhà quản trị liên tục được truyền tải đến tất cả các nhân viên đâu là giá trị của tổ chức và hành động nào sẽ được hưởng ứng

- Việc giúp nhân viên mới hòa nhập vào tổ chức phải gắn liên với việc duy trì văn hóa của tổ chức

Nhân viên tiếp thu văn hóa tổ chức như thế nào?

Văn hóa tổ chức được nhân viên tiếp thu bằng nhiều cách, chúng gồm những cách cơ bản sau:

-Những câu chuyện về công ty

- Các nghi thức

- Các biểu tượng

- Ngôn ngữ

Tác động của văn hóa đến nhà quản trị:

Văn hóa tạo ra sức ép lên những gì nhà quản trị có thể hoặc không thể làm, nhưng những sức ép này không hoàn toàn rõ ràng, chúng không được viết ra, càng không thể nói ra Nhưng nó tồn tại trong tổ chức và các nhà quản trị phải tiếp thu nhanh chóng để xác định những gì có thể làm và không nên làm trong tổ chức Ngoài ra, văn hóa tổ chức còn quyết định hành vi quản trị nào là phù hợp Ví dụ, khi tổng giám đốc công ty Woolworths là Roger Corbett kiểm tra một cửa hàng của công ty, ông bày tỏ những gì công ty mong đợi ở nhân viên và cũng bày tỏ ông muốn thấy những gì ở cửa hàng Ông thường đến cửa hàng trong trang phục bình

dị với một chiếc áo sơ mi không áo vét khoác ngoài, thương không được báo trước

và mọi người thường gọi tên khi giao tiếp với ông là Roger Ông cố gắng nói chuyện với nhân viên, bắt tay và xem họ làm việc Khi nào ra về ông cũng nhắc nhở, đại loại như “cần sắp xếp cẩn thận những quả chuối và táo trong khu vực hàng trái cây tươi” Việc ông đề nghị điều chỉnh giảm giá xuống chút ít, ví dụ từ 4,99 đo xuống 4,98 đô là điều bình thường Bỏ thời gian để tiến hành những công việc quản lí như vậy là một hoạt động đòi hỏi cao ở tổng giám đốc các công ty lớn

ở Australia (điều này giải thích tại sao những cuộc “vi hành” này thường rơi vào những ngày cuối tuần), kiểu quản lí của Corbett có hiệu quả tức thì, ông là tấm gương cho các nhân viên quản lí cửa hàng của Woolworths noi theo Theo ông, những người quản lí cửa hàng nên đi thực nghiệm chứ không nên ngồi tại văn phòng làm việc Thành công trong ngành bán lẻ phụ thuộc vào chất lượng, phong

cách trưng bày và giá rẻ, điều đó đòi hỏi phải có sự chăm sóc liên tục Để đưa quan điểm của mình vào công ty, ông thường dẫn các quản lí cửa hàng đi theo khảo sát một số đối thủ của công ty để kiểm tra xem họ đang cạnh tranh như thế nào Một lần nữa điều đó cho thấy tầm quan trọng của sự quan tâm chi tiết và năng lực cạnh tranh mà Corbett đã áp dụng

IV QUẢN TRỊ TRONG MÔI TRƯỜNG TOÀN CẦU

Hoạt động trong bối cảnh của nền kinh tế toàn cầu hoá, các nhà quản trị và

tổ chức cần chuẩn bị các khả năng để thích ứng với những biến đổi và ảnh hưởng của kinh tế toàn cầu cũng như sẵn sàng cho những chiến lược kinh doanh trên thị trường quốc tế

1 Những xu hướng của kinh tế toàn cầu

Khi nghiên cứu các đặc điểm của nền kinh tế toàn cầu hoá hiện nay, các nhà kinh tế đã tổng hợp thành một số xu hướng chính sau:

- Cạnh tranh ngày càng gay gắt trên phạm vi toàn cầu

- Chu kỳ sống của sản phẩm ngày càng được rút ngắn

- Tầm quan trọng của hoạt động xuất nhập khẩu được nâng cao

- Công nghệ thông tin mang tính toàn cầu

- Sự xuất hiện của những thị trường mới

- Sự hình thành các tổ chức không biên giới

- Lực lượng lao động toàn cầu

2 Chiến lược kinh doanh quốc tế

Phần này sẽ mô tả các chiến lược thường được các tổ chức áp dụng để tiến hành kinh doanh trên thị trường quốc tế Doanh nghiệp có thể chọn 1 trong 6 chiến lược này và chúng được sắp xếp từ thấp đến cao về mức độ linh động và sự đòi hỏi nguồn lực Hình III- 3 mô tả các chiến lược kinh doanh quốc tế

- Mức độ linh hoạt: Xem xét đến cấu trúc của tổ chức (ví dụ: số lượng các

cấp quản trị của tổ chức, số lượng đội ngũ nhân viên và phòng ban), khối lượng những sự phối hợp cần thiết để đem một sản phẩm từ nơi sản xuất đến tay người tiêu dùng cuối cùng

- Giới hạn nguồn lực: Cho biết mức độ tài sản tài chính và hệ thống hỗ trợ

thông tin được tổ chức sử dụng cho chiến lược kinh doanh toàn cầu

Các chiến lược của tổ chức có thể được thay đổi theo thời gian tuỳ thuộc vào kinh nghiệm mà họ trải qua trên thương trường Chẳng hạn, Celanese Chemical Corporation lựa chọn chiến lược xuất khẩu để thâm nhập các thị trường như: Thái Lan, Trung Quốc, Việt Nam và nhiều quốc gia Đông nam Á khác từ những năm đàu tiên của thập kỷ 90 Thông qua một cá nhân hay tổ chức có quyền lực và do đó cần rất ít sự hỗ trợ từ văn phòng trung tâm ở Dallas, Texas Khi ngành kinh doanh hoá chất phát triển mạnh trong suốt những năm 90, Celanese đã thay đổi chiến lược kinh doanh của mình và phát triển thành một tập đoàn kinh doanh hoá chất quy mô toàn cầu Khi đó cấu trúc tổ chức của tập đoàn cũng bắt đầu trở nên phức tạp và cần đến nhiều nguồn lực hơn cho sự phát triển vượt bậc của tổ chức Tập đoàn này đã đầu tư hơn 300 triệu đôla để xây dựng một nhà máy ở Singapore và thuê 100 nhân viên người bản xứ để quản lý hoạt động của nó Đầu ra của nhà máy này được kết hợp với sản phẩm của các nhà máy khác ở Texas, Canada và California để cung cấp sản phẩm hoá chất cho thị trường thế giới