Nghiên cứu tổng hợp lý thuyết về hệ thống điều hành tinh gọn. Các phương hướng cắt giảm chi phí và nâng cao chất lượng tại các doanh nghiệp sản xuất ở Việt Nam thông qua áp dụng hệ thống điều hành tinh gọn
Trang 2MỤC LỤC
I Tổng quan
1 Giới thiệu về hệ thống điều hành tinh gọn
2 Mục tiêu của đề tài
3 Đối tượng, phạm vi phân tích
4 Phương pháp thực hiện đề tài
5 Cấu trúc các nội dung
II Phân tích và vận dụng
1 Nghiên cứu tổng hợp lý thuyết về hệ thống điều hành tinh gọn.
1.1 Sơ lược về hệ thống điều hành tinh gọn
1.2 Các nguyên tắc của hệ thống điều hành tinh gọn
1.2.1 Loại bỏ lãng phí 1.2.2 Tăng tốc độ và khả năng đáp ứng 1.2.3 Cải thiện chất lượng
1.2.4 Giảm chi phí
1.3 Các công cụ tiếp cận hệ thống điều hành tinh gọn
2 Các phương hướng cắt giảm chi phí và nâng cao chất lượng tại các doanh nghiệp sản xuất ở Việt Nam thông qua hệ thống điều hành tinh gọn.
2.1 Đặc điểm của doanh nghiệp Việt Nam
2.2 Các công cụ để tiến hành hệ thống điều hành tinh gọn thành công ở Việt Nam
III Kết luận
IV Danh mục tài liệu tham khảo + Phụ lục
Trang 3I Tổng quan
1 Giới thiệu về hệ thống điều hành tinh gọn.
Hệ thống điều hành tinh gọn là mục tiêu hướng tới của bất kì doanh nghiệp nào Trong thời kỳ hội nhập thương mại quốc tế ngày nay, nhu cầu tiêu dùng ngày càng tăng cao, việc cạnh tranh trở nên gay gắt, để đứng vững trên thị trường, vấn đề “chất lượng” phải được quan tâm để đưa doanh nghiệp phát triển Tuy nhiên, để nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp, tổ chức cần đạt được đồng thời mục tiêu nâng cao chất lượng và cắt giảm chi phí chất lượng kém trong hoạt động Và để đạt được điều đó, một trong những mục tiêu quan trọng mà doanh nghiệp cần hướng tới đó là hệ thống điều hành tinh gọn Mô hình này là một cách thức quản trị hiện đại ngày nay, giúp doanh nghiệp tinh gọn hóa quá trình sản xuất, cắt giảm các chi phí chất lượng kém và tránh được những lãng phí không nên có để góp phần đưa doanh nghiệp đứng vững trên thị trường Chủ đề này sẽ giới thiệu một cách có hệ thống, xoay quanh
hệ thống điều hành tinh gọn và việc áp dụng nó vào trong doanh nghiệp ở Việt Nam
2 Mục tiêu của chủ đề:
Giúp mọi người có những cái nhìn khái quát hơn về hệ thống điều hành tinh gọn cũng như tầm quan trọng của chất lượng trong doanh nghiệp Nắm được các cách thức loại bỏ lãng phí, nguyên nhân và hướng giải pháp Hiểu được cách vận hành của hệ thống điều hành tinh gọn để góp phần nâng cao chất lượng, cắt giảm được chi phí, đẩy nhanh năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường, tạo ra giá trị vượt trội mang đến cho khách hàng
3 Đối tượng, phạm vi phân tích:
Chủ đề đi sâu phân tích các đối tượng là những doanh nghiệp hoạt động hướng tới hệ thống điều hành tinh gọn ở Việt Nam
4 Phương pháp thực hiện chủ đề:
Chủ đề sử dụng phương pháp nghiên cứu tài liệu là chủ yếu Từ việc tham khảo một cách có hệ thống từ các dữ liệu thứ cấp tổng hợp liên quan đến cơ sở lí thuyết để chứng minh, diễn giải, làm rõ các vấn đề của đề tài
5 Cấu trúc các nội dung: Chủ đề gồm 2 nội dung chính sau:
1 Nghiên cứu và tổng hợp lý thuyết về các loại lãng phí hệ thống điều hành tinh gọn
2 Các phương hướng cắt giảm chi phí và nâng cao chất lượng tại các doanh nghiệp sản xuất ở Việt Nam thông qua hệ thống điều hành tinh gọn
Trang 4II Phân tích và vận dụng.
1 Nghiên cứu tổng hợp lý thuyết về các nguyên tắc của hệ thống điều hành tinh gọn.
1.1 Sơ lược về hệ thống điều hành tinh gọn.
Tư duy tinh gọn còn được gọi là sản xuất tinh gọn hay triết lí Toyota
Tư duy tinh gọn đề cập đến các cách để loại bỏ lãng phí ở bất kì hình thức Hay nói cách khác, bất cứ thứ gì không cần thiết cho sản xuất hay dịch vụ đều phải được loại bỏ Nhằm tạo sự nhịp nhàng trong dòng chảy vật liệu và thông tin trong chuỗi giá trị Từ đó, giúp doanh nghiệp đạt được đồng thời mục tiêu nâng cao chất lượng và cắt giảm chi phí chất lượng trong hoạt động của doanh nghiệp
Hệ thống điều hành tinh gọn được hiểu là việc áp dụng những nguyên tắc trong sản xuất tinh gọn để điều hành sản xuất và dịch vụ trong doanh nghiệp
Khái niệm hệ thống điều hành tinh gọn bước đầu phát triển và thực hiện bởi Toyota Motor Corporation, và hệ thống điều hành tinh gọn thường được chuẩn hóa với "Hệ thống sản xuất Toyota (TPS)."
Hệ thống điều hành tinh gọn tập trung vào việc nhận diện và loại bỏ các lãng phí Tức
là nó không mang lại thêm lợi ích hay giá trị cho khách hàng nhưng lại gia tăng chi phí cho sản xuất trong từng chuỗi hoạt động của doanh nghiệp
Bài viết này nhằm tóm tắt các lý thuyết về hệ thống điều hành tinh gọn và rút ra những vấn đề cần giải quyết khi áp dụng tại các doanh nghiệp Việt Nam
1.2 Các nguyên tắc của hệ thống điều hành tinh gọn.
1.2.1 Loại bỏ lãng phí
Một trong những nguyên tắc cơ bản và quan trọng nhất của hệ thống điều hành tinh gọn là việc loại bỏ lãng phí để nâng cao chất lượng Và để đứng vững trên thị trường, nhà quản trị cần quản lí chi phí một cách cẩn thận tránh gây ra lãng phí
Dưới đây là 7 loại lãng phí thường gặp mà doanh nghiệp cần phải loại bỏ để có thể cắt giảm được chi phí không cần thiết:
Trang 5a) Lãng phí do sản xuất dư thừa: Sản xuất dư thừa được hiểu là sản xuất nhiều hơn hay quá sớm so với những gì được yêu cầu Nói cách khác, vào thời điểm chưa cần thiết doanh nghiệp lại sản xuất với số lượng không cần thiết dẫn tới dư thừa Đây là loại lãng phí nguy hiểm nhất trong các loại lãng phí vì nó là nguồn gốc gây ra các dạng lãng phí khác Sản xuất dư thừa sẽ dẫn tới tồn kho và mất chi phí cho vận chuyển Bên cạnh đó, khi dư thừa quá nhiều doanh nghiệp sẽ rất khó thay đổi sản phẩm theo những yêu cầu của khách hàng, thị trường và những tiến bộ công nghệ Đối mặt với tình hình hàng hóa bị hết hạng,… Nói tóm lại, sản xuất dư thừa không chỉ gây lãng phí do tồn kho mà còn lãng phí gia công, kiểm tra, đóng gói, chờ đợi, thao tác,…
Ví dụ: khi công ty tiến hành sản xuất nhưng lập kế hoạch sản xuất không ổn định, dự báo và thông tin nhu cầu không chính xác sẽ là nguồn gốc phát sinh nên những sản phẩm thừa
Nguyên nhân:
+ Do dự đoán sai nhu cầu: Thường thì doanh nghiệp muốn chủ động trong sản xuất kinh doanh, chấp nhận dự phòng hàng tồn kho vì muốn đáp ứng yêu cầu của khách hàng càng nhanh càng tốt Kết quả, là chi phí cho việc dự phòng quá cao
+ Tiếp nhận thông tin không chính xác: Khi chưa có những hợp đồng chính thức mà doanh nghiệp đã vội sản xuất một cách ồ ạt, dẫn tới những sản phẩm được tạo ra là quá nhiều
so với hợp đồng chính thức
+ Việc đầu tư vào các máy móc với công sức lớn: điều này thúc đẩy việc sản xuất ra các lô hàng với số lượng lớn
+ Không tin tưởng vào độ tin cậy của quy trình: sản xuất ra một lượng dư để có thể bù đắp cho những sản phẩm bị lỗi, bị khuyết tật
+…
Trang 65 b) Lãng phí do tồn kho: Tiền mặt là rất quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp Tuy nhiên, hàng tồn kho chỉ là tiền được tính trên vật chất bởi doanh nghiệp đã dùng tiền mặt để mua chúng, những hàng tồn kho này sẽ không được sử dụng ngay mà phải biến đổi qua từng quy trình để thành chính phẩm Doanh nghiệp thường có xu hướng dự trữ để đối phó với những tình huống khi sản phẩm bị sai sót Tuy nhiên, nếu dự trữ quá mức sẽ dẫn đến tồn kho Điều này sẽ mất thêm một khoản chi phí để bảo quản các nguyên vật liệu tồn kho này Tức là chi phí tài chính, bảo quản sẽ cao và cũng không tránh khỏi tỷ lệ khuyết tật cũng sẽ cao Song song với đó, doanh nghiệp có thể gặp phải khi dự trữ quá mức là hạn sử dụng của những nguyên vật liệu cũng sẽ ngắn dần theo thời gian và những rủi ro khác tạo nên một khoản chi phí chất lượng kém Cho nên tiền chi cho tồn kho chỉ nằm trên lí thuyết và phải tốn công bảo quản, nếu không hoạch định đúng nhu cầu thì thật sự là lãng phí quá lớn
Ví dụ: một công ty sản xuất bánh kẹo, khi dự trữ bột mì quá nhiều, sẽ tốn thêm chi phí bảo quản, dự trữ Nhưng những bột mì này đều có hạn dùng, khi mà công ty không thể giải quyết hết những nguyên liệu này trong kho ở thời gian dài, những bột mì này có thể hết hạn, bị nấm mốc hoặc bị côn trùng khác như gián xâm nhập
Nguyên nhân:
+ Sản xuất quá mức: Khi việc hoạch định không đúng thì doanh nghiệp sẽ sản xuất thừa hoặc sớm hơn so với nhu cầu của khách hàng Kết quả là sẽ dẫn đến tồn kho, sản phẩm không thể được giải quyết
+ Thiếu công bằng trong dòng chảy sản xuất: Điều này sẽ tạo ra nút thắt, tắc nghẽn quá trình sản xuất dẫn đến hàng tồn kho bị ứ động
+ Hoạch định không đúng nhu cầu: Khi những nhà quản trị không hoạch định đúng nhu cầu hoặc dự báo nhu cầu bị sai lệch, dẫn đến việc sản xuất không theo một kế hoạch nào
sẽ kéo theo hàng tồn kho bị thừa
+ Những lo ngại không đúng yêu cầu: Điều này xuất phát là do những nhà quản trị sợ thiếu nguyên vật liệu trong khi sản xuất nên họ có xu hướng dự trữ thật nhiều để tránh tình trạng tắc nghẽn quy trình sản xuất dẫn đến giảm doanh thu và tăng thời gian chờ đợi của khách hàng
+…
c) Lãng phí do chời đợi: Chờ đợi là sự nhàn rỗi trong quá trình tạo ra sản phẩm của công nhân hay máy móc Nó phát sinh bởi sự tắc nghẽn trong một quy trình hay luồng sản xuất ở xưởng
Trang 76 gặp vấn đề Thời gian trì hoãn giữa các công đoạn cũng được xem là chờ đợi Trong một doanh nghiệp, việc chờ đợi quá nhiều cũng gây phát sinh nên những lãng phí không đáng có
và những chi phí phát sinh khác như chi phí nhân công và chi phí khấu hao trên từng đơn vị sản phẩm
Ví dụ: khi doanh nghiệp bị thiếu nguyên vật liệu, vật tư,… công nhân sẽ ngừng sản xuất cho đến khi cung cấp đủ các nguyên liệu để tiến hành công việc Và trong thời gian chờ đợi ấy, công nhân sẽ không bị trừ lương Như vậy, đã xảy ra lãng phí do chờ đợi của công nhân và máy móc
Nguyên nhân:
+ Không đủ máy móc thiết bị: Khi số lượng nhân viên là nhiều hơn so với máy móc, thiết bị thì thời gian chờ đợi sẽ tăng
+ Luồng thông tin bị tắc nghẽn hoặc bị chẫm trễ: Điều này có thể thấy khi những nhân viên phải chờ đợi những chỉ dẫn của cấp trên quá lâu
+ Phát sinh sự số: Khi những máy móc, thiết bị bị trục trặc cũng thời gian chờ của công nhân tăng
+ Thiếu nguyên vật liệu hoặc những sản phẩm đang từ công đoạn trước chuyển tới + …
d) Lãng phí do thao tác: Đây là loại lãng phí liên quan tới hoạt động của con người Bất kì những động tác, cử động nào của công nhân mà không tạo ra giá trị cho sản phẩm được thực hiện nhiều lần hoặc không gắn liền với gia công sản phẩm đều là những lãng phí Bởi nó làm giảm hiệu quả công việc Bên cạnh đó, những thao tác thừa đôi khi lại ảnh hưởng đến sức khỏe của người lao động tham gia trực tiếp vào công việc
Chẳng hạn: việc công nhân đi uống nước, đi vệ sinh, gặp cấp trên, hay những thao tác thừa,…
nó không gắn liền với gia công sản phẩm thì là lãng phí
Nguyên nhân:
+ Bố trí chỗ làm việc không phù hợp, thiếu không gian, các vật dụng để bừa bộn thiếu gọn gàng
Trang 87 + Việc hướng dẫn của cấp trên chưa được cụ thể dẫn tới việc công nhân còn lúng túng trong các thao tác
+ Thiếu biện pháp hợp lí để tối ưu hóa thao tác từ các cấp trên
e) Lãng phí do di chuyển: Việc lãng phí do vận chuyển là sự di chuyển của vật liệu từ địa điểm này tới địa điểm khác một cách không cần thiết và không tạo thêm một giá trị nào cho sản phẩm Ngày nay, lãng phí trong của doanh nghiệp nằm ở mức báo động, nó xuất hiện trong môi trường làm việc nhiều đến mức người ta coi như là một hành động bình thường Việc di chuyển không cần thiết với tần suất dày đặc dẫn đến việc giảm năng suất, chất lượng, kéo dài thời gian làm việc,… nó không tạo ra một giá trị nào khác, thậm chí còn lại phát sinh nên nhiều chi phí đáng e ngại khác cho doanh nghiệp
Điều này có thể hiểu là một công ty có cơ sở sản xuất ở Trung Quốc nhưng lại được vận chuyển đến dây chuyền lắp ráp ở Mỹ Việc vận chuyển này không mang lại giá trị gì cho sản phẩm, không làm biến đổi sản phẩm và khách hàng sẽ không hài lòng khi trả tiền thêm cho sản phẩm Nếu bạn nhìn vào Toyota, nơi các công cụ và kỹ thuật đằng sau Sản xuất Tinh gọn
đã được tinh chỉnh như một phần của Hệ thống Sản xuất Toyota (TPS), bạn sẽ thấy rằng nhiều nhà cung cấp của họ đã ăn ở gần các nhà máy Sản phẩm không được vận chuyển với khoảng cách xa với chi phí lớn và có khả năng bị chậm trễ, hư hỏng
Nguyên nhân: Có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc lãng phí do vận chuyển, dưới đây là một số nguyên nhân điển hình
+ Việc bố trí mặt bằng không phù hợp: Có thể hiểu là việc sắp xếp các loại máy móc, thiết bị, dòng nguyên vật liệu, nhà kho, nơi sản xuất, sản phẩm trung gian giữa các công đoạn,
… không đáp ứng đủ yêu cầu về không gian, thời gian và tối thiếu hóa chi phí Nó làm tăng sự
di chuyển không cần thiết, kéo dài thời gian hoàn thành công việc và đôi khi là gây khó khăn cho việc sửa chửa
+ Quá trình sản xuất kém: Khi một doanh nghiệp có nhiều quá trình sản xuất trung gian, có nhiều công đoạn không cần thiết,… dẫn đến việc di chuyển sẽ nhiều hơn từ nơi này sang nơi khác
+ Sản xuất ồ ạt, không theo một quy trình: Việc sản xuất quá mức cũng làm phát sinh những lãng phí vận chuyển Khi sản phẩm bị dư thừa thì sẽ được vận chuyển đến khắp các kho, các cơ sở để lưu trữ
Trang 98 + Quản lí, kiểm soát kém: Khi việc quản lí, kiểm soát kém hiệu quả thì thời gian vận chuyển sẽ tăng và doanh nghiệp sẽ hoạt động kém hiệu quả hơn do lãng phí Ví dụ, trong quá trình vận chuyển, người láy xe có thể láy chậm hơn hoặc chọn quãng đường xa hơn để giảm thời gian làm việc Hoặc việc không có quy định cụ thể ở kho, dẫn tới việc những hàng được đưa vào kho hằng ngày để không đúng nơi, đúng chỗ, hàng cứ được đẩy vào trong, đến khi cần hàng thì sẽ rất mất thời gian cho việc tìm kiếm
f) Lãng phí do khuyết tật: Các khuyết tật ở đây là các sản phẩm bị lỗi nó trực tiếp làm tăng chi phí hàng bán Ngoài ra, cũng bao gồm các sai sót về giấy tờ, thông tin sai lệch về sản phẩm, giao hàng trễ,…Có thể hiểu khuyết tật ở đây là các sản phẩm không đạt tiêu chuẩn kỹ thuật do thiếu sàng lọc, nguồn nguyên liệu không đảm bảo, dây chuyền sản xuất lỗi thời, chưa đạt chuẩn, không tuân thủ đúng quy trình mà doanh nghiệp đã quy định, dẫn tới sai kích thước, giá trị sử dụng, chất lượng, Kết quả là tạo ra các sản phẩm khuyết tật, không thể sửa, sử dụng và cung ra thị trường được Doanh nghiệp cần phải loại bỏ hoặc tận dụng cho việc khác nhằm đảm bảo chất lượng Việc đưa sản phẩm bị khuyết tật ra thị trường lưu thông, tiêu thụ sẽ gây ảnh hưởng rất lớn đến “chữ tín” của doanh nghiệp
Ví dụ: các sản phẩm không được sản xuất đúng cách thức và quy trình dẫn tới bị sai lỗi, thay
vì được bán ra thị trường thì nó sẽ được gia công lại
Nguyên nhân:
+ Các yếu tố đầu vào không đáp ứng được yêu cầu như máy móc hư hỏng, công nhân không được huấn luyện kĩ càng, nguyên vật liệu không đảm bảo,…
+ Thiếu sự tập trung: Khi công nhân không tập trung làm việc sẽ ảnh hưởng đến một công đoạn nào đó trong quá trình sản xuất
+ Phương pháp, quy trình không rõ ràng, không đánh giá, kiểm tra đúng chất lượng sản phẩm hiện tại Chỉ tập trung vào kết quả mà không tập trung vào việc ngăn chặn các cái sai lỗi
g) Lãng phí do gia công thừa: là việc thực hiện nhiều công việc gia công hơn yêu cầu của khách hàng dưới hình thức chất lượng hay công năng của sản phẩm
Ví dụ: khi khách hàng yêu cầu một doanh nghiệp chuyên sản xuất những chiếc bàn gỗ làm ra một chiếc bàn với 3 lớp sơn ngoại trừ phần khuất của sản phẩm, việc doanh nghiệp cố gắng
Trang 109 thực hiện sơn toàn bộ chiếc bàn ấy, kể cả những phần bị che đi và không thấy Điều này đã tạo nên lãng phí
Nguyên nhân:
+ Tiêu chuẩn và các thông số kĩ thuật không rõ ràng Các doanh nghiệp thường mong muốn làm ra những sản phẩm tốt nhất cho khách hàng nhưng lại không nhận thức rõ những việc đó là không cần thiết, khách hàng sẽ không sẵn lòng chi trả thêm cho những gia công ngoài yêu cầu này và doanh nghiệp sẽ bị lãng phí thời gian và công sức
+ Chưa phân tích hợp lí về dung sai, các bước trong quy trình, máy móc, nguyên vật liệu,… dẫn tới việc mất nhiều chi phí sản xuất, kiểm tra và đo lường
+ Chưa chuẩn hóa quy trình ,…
1.2.2 Tăng tốc độ và khả năng đáp ứng
Việc tăng tốc độ và khả năng đáp ứng là một trong những nguyên tắc cần thiết của hệ thống điều hành tinh gọn nhằm hướng tới việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng từ các khâu thiết kế, sản xuất, phân phối, thanh toán,… thậm chí là việc giải đáp yêu cầu của khách hàng, tức là tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ để họ hài lòng và sẵn sàng cho việc chi trả Khi tốc độ đáp ứng này tăng lên, đồng nghĩa với sự hài lòng của khách hàng cũng tăng, họ sẽ có ấn tượng tốt
về doanh nghiệp của mình và có xu hướng gắn bó lâu dài hơn
Đồng bộ hóa toàn bộ chuỗi các hoạt động là cách hiệu quả để tăng tốc độ và khả năng đáp ứng nhằm tăng giá trị trong từng bước của quy trình bởi tất cả các yếu tố đều tập trung vào một mục tiêu đã thống nhất, tất cả các luồng thông tin và di chuyển vật liệu được phối hợp một cách nhịp nhàng nhằm đạt hiệu quả cao Các hoạt động phải đảm bảo thực hiện theo một dòng chảy trôi chảy, không bị gián đoạn, từ khi bắt đầu đến khi kết thúc quá trình sản xuất Hiệu quả cuối cùng của nguyên tắc này là tất cả các bước của quy trình đều được tập trung và liên kết để gia tăng giá trị Đồng thời, loại bỏ tất cả các hoạt động gây lãng phí và không cần thiết khỏi quy trình
1.2.3 Cải thiện chất lượng
Như chúng ta đã biết, chất lượng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo lợi thế cạnh cho doanh nghiệp trên thị trường, đặc biệt là trong thời kỳ hội nhập thương mại quốc tế ngày nay, nhu cầu tiêu dùng ngày càng tăng cao, việc cạnh tranh trở nên gay gắt, để đứng vững trên